PLANIFICACION Y DOCUMENTACION DE

AUDITORIA

DRA. CORALI DE LOS SANTOS RONCEROS

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• La planeación refiere los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de una auditoría financiera, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoría y el diagnóstico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.

PLANEACION

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PROCESO DE PLANEACION

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PARTES DE LA PLANIFICACION

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• ACEPTACION DE UN CLIENTE NUEVO Y CONTINUACION

• IDENTIFICAR LAS RAZONES DEL CLIENTES PARA UNA AUDITORIA

• PRSONAL IDEONEO P AUDITORIA

• OBTENCION DE UNA CARTA DE COMPROMISO

ELEMENTOS: PLAN PREVIO

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ELEMENTOS:OBTENCION DE ANTECEDENTES

• CONOCIMIENTO DE LA INDUSTRIA Y NEGOCIO DEL CLIENTE

• VISITA A LA PLANTA Y OFICINAS

• IDENTIFICAR A LAS PARTES RELACIONADAS

• EVALUAR LA NECESIDAD DE ESPECIALISTAS EXTERNOS

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ELEMENTOS: INFORMACION LEGAL DE LA EMPRESA

• ACTA CONSTITUTIVA Y ESTATUTOS

• MINUTAS

• CONTRATOS

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ELEMENTOS: PROCEDIMIENTOS ANALITICOS PRELIMINARES

• COMPARACION CON LOS AÑOS ANTERIORES Y CON PROMEDIOS DE LA INDUSTRIA.

• ESTABLECR DIFERENCIAS SIGNIFICATIVAS

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PROGRAMA DE AUDITORIA

• El auditor debe preparar un programa de auditoria por escrito, estableciendo los procedimientos que se necesiten para poner en ejecución el respectivo plan.

• El programa también puede contener los objetivos de auditoria por cada área y debe estar lo suficientemente detallado para servir como conjunto de instrucciones para los asistentes que intervendrán en la auditoria y como un medio para controlar la adecuada ejecución del trabajo.

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CARACTERISTICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

• Debe ser sencillo y comprensivo.• Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos

que se utilizarán de acuerdo al tipo de empresa a examinar.• El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo

principal.• Debe desecharse los procedimientos excesivos o de

repetición.• El programa debe permitir al auditor a examinar, analizar,

investigar, obtener evidencia para luego poder dictaminar y recomendar.

• Las sociedades auditoras, acostumbran tener formatos pre-establecidos los cuales deben ser flexibles para que puedan ser adecuados a un determinado tipo de empresa.

• El programa de auditoría debe ser confeccionado en forma actualizada y con amplio sentido critico del auditor.

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• El Programa de Auditoria, es el procedimiento a seguir, en el examen a realizarse, el mismo que es planeado y elaborado con anticipación y debe ser de contenido flexible, sencillo y conciso, de tal manera que los procedimientos empleados en cada Auditoria estén de acuerdo con las circunstancias de examen.

• En la preparación del Programa de Auditoria se debe tomar en cuenta :

• Las normas de Auditoria• Las técnicas de Auditoria• Las experiencias anteriores• Los levantamientos iniciales• Las experiencias de terceros

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Propósito Del Programa De Auditoria

• El planeamiento se condensa o concretiza en el programa de auditoría, el mismo que se ira reajustando o graduando durante el proceso del trabajo del campo de acuerdo a las circunstancias, por lo que, puede inferirse que el programa de auditoría cumple dos propósitos fundamentales:

• Servir como guía de orientación, a través de procedimientos mínimos para ser aplicados durante el desarrollo de auditoría; y,

• Servir como un registro de control de la labor realizada, evitando así omitir algún procedimiento importante.

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Clases De Programa De Auditoría:

• Los programas de Auditoría generales:• Son aquellos que se limitan a un enunciado

genérico de las técnicas a aplicarse, con indicación de los objetivos a alcanzarse, y son generalmente distintos al uso de los jefes de los equipos de auditoría.

• Los Programas de auditoría detallados:• Son aquellos en los cuales se describe con

mayor minuciosidad la forma practica de aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría, y se destinas generalmente al uso de los integrantes del equipo de auditoría.

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VENTAJAS DEL PROGRAMA. DE AUDITORIA

• Fija la responsabilidad por cada procedimiento establecido.• Efectúa una adecuada distribución del trabajo entre los componentes

del equipo de auditoría, y una permanente coordinación de labores entre los mismos.

• Establece una rutina de trabajo económico y eficiente.• Ayuda a evitar la omisión de procedimientos necesarios.• Sirve como historial del trabajo efectuado y como una guía para

futuros trabajos.• Facilita la revisión del trabajo por un supervisor o socio.• Asegura una adherencia a los Principios y Normas de Auditoría.• Respalda con documentos el alcance de la Auditoría.• Proporciona las pruebas que demuestren que el trabajo fue

efectivamente realizado cuando era necesario.

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MEMORANDUM DE PLANEACION DE AUDITORIA

A que se enfoca?A cambios importantes en:1. El negocio del cliente2. El entorno de los negocios3. Sistemas y controles

Con el propósito de:Resumir cambios en el cliente y en nuestro enfoque de

auditoria.Actualizar nuestro Plan de Auditoria y otra

documentación de planeación.

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• PROGRAMAS DE AUDITORÍA

• CLIENTE : EMPRESA AGRARIA AZUCARERA .• PERIODO : 2006

• CUENTA DE RUBRO : EXISTENCIASPROCEDIMIENTOS

• REF.• P-T

• HECHO• POR

• In.

• FECHA

• TERMINÓ

• 1.- Aplique el cuestionario de control Interno a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo presente que algunas respuestas deben ser confirmadas.

• 2.- Solicitar copias de las instrucciones inscritas al personal comprendido en la toma de inventario. Evalúe y estudie la eficiencia de tales procedimientos

• 3.- Presencie la toma de inventarios físicos de fin de año y observe si los procedimientos adoptados por los empleados se ajustan a las instrucciones impartidas por la Empresa.

• 3.1.- Seleccione ciertas partidas importantes y efectúe recuento físico.• 3.2.- Anote en sus cédulas de trabajo los datos de los recuentos efectuados.

• 3.3.- Observe si todos lo bienes son inventariados de acuerdo a las instrucciones.• 3.4.- Observe si existe bienes defectuosos obsoletos o de poca salida.

• 3.5.- Revise el parte para determinar si el control es satisfactorio a efecto de prevenir la duplicidad, mediante inventarios de partidas facturadas a los

• clientes antes del inventario físico o partidas llevadas en tránsito

• 3.6.- Confirme los inventarios en consignación.• 4.- Posteriormente, obtengan de la Empresa una copia del inventario final

debidamente valuada.

• 4.1.- Compruebe su corrección aritmética.• 4.2.- Compare las cantidades recontadas según lo expuesto en los puntos 3.1. y 3.2.-

con las que aparezcan en el inventario final, investigando la discrepancia.• 4.3.- Seleccione un número de partida significativas para comprobar la corrección de

los precios unitarios alas cuales está valuado el inventario.

• 4.4.- Coteje algunas partidas que aparecen en el inventario final contra las tarjetas del mayor auxilio del almacén.

• 4.5.- Asegúrense que se tomaron en cuenta los depósitos fuera de la Empresa o en conciliación con las distribuciones.

• 4.6.- Asegúrese de que se excluyeron las existencias que no son de propiedad de la Empresa.

•

• •

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PAPELES DE TRABAJO

• LOS PAPELES DE TRABAJO COMPRENDEN LA TOTALIDAD DE LOS DOCUMENTOS PREPARADOS O RECIBIDOS POR EL AUDITOR, DE MANERA QUE EN CONJUNTO, CONSTITUYEN UN COMPENDIO DE LA INFORMACION UTILIZADA Y DE LAS PRUEBAS EFECTUADAS EN LA EJECUCION DEL TRABAJO, JUNTO CON LAS DECISIONES QUE HA DEBIDO TOMAR PARA LLEGAR A FORMARSE UNA OPINION

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• LOS PAPELES DE TRABAJO DEBEN SER CLAROS Y CONCISOS , DEBE EVITARSE LA INCLUSION DE INFORMACION EXCESIVA E INNECESARIA YA QUE REDUCE SIGNIFICATIVAMENTE LA EFICIENCIA DEL AUDITOR.

• EL AUDITOR DEBE SER CONSCIENTE QUE DEBE PRIMAR LA CALIDAD DEL TRABAJO ANTES QUE LA CANTIDAD

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EL PROCESO DE EJECUCION REDISEÑADO CONSISTE EN:

• La calidad se contribuye durante todo el proceso.

• Participación mas directa de los socios, gerentes.

• Documentación y revisión dinamizadas

• Beneficio para todos: PARTICIPACION MAS DIRECTA DE LOS EJECUTIVOS

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• PAPELES DE TRABAJO

1. PREPARACION2. CONTENIDO3. ORDENAMIENTO4. ARCHIVO

• PAPELES DE TRABAJO

1. PREPARACION2. CONTENIDO3. ORDENAMIENTO4. ARCHIVO

REGISTROS CONTABLES

INFORME DE AUDITORIA

AUDITORIA

PAPELES DE TRABAJO

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OBJETIVOS

• AYUDAR AL AUDITOR EN LA CONDUCION DE SU TRABAJO.

• FACILITA EL EXAMEN Y PROPORCIONA UN REGISTRO DE TRABAJO ADECUADO

• SERVIR COMO DOCUMENTO DE PRUEBA PARA LAS DECISIONES QUE DEBE TOMAR EL AUDITOR.

• CONSTITUYEN UNA CONSTANCIA DE LA MANERA EN QUE SE EFECTUO LA AUDITORIA Y POR OTRO, UN LUGAR DONDE QUEDAN ESCRITAS Y RAZONADAS SUS CONCLUSIONES FINALES

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• . Por tanto éstos deberán claramente indicar:

1. La relación de la información contenidas en los EEFF con los registros auxiliares de contabilidad y con las conclusiones del auditor, basadas en su examen de la evidencia de auditoria

2. La confianza depositada por el auditor en el sistema de control interno.

3. Que la auditoria ha sido cuidadosamente planeada, organizada y conducida.

4. Que se ha examinado suficiente evidencia que apoye la opinión del auditor respecto al cumplimiento de los principios de contabilidad.

Los papeles de trabajo deberán apoyar las pretensiones del auditor de que ha cumplido con las normas de auditoria generalmente aceptadas

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CARACTERISTICAS

1. DEBERAN SER PREPARADOS CON SUFICIENTE DETALLE PARA FACILITAR LA REVISION Y SUPERVISION DEL TRABAJO DE LOS AYUDANTES.

2. CONTENER GUIAS PARA EL DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS DETALLADOS DE AUDITORIA, EN LA FORMA DE AUDITORIA PASO A PASO.

3. CONTENER SUFICIENTE INFORMACION QUE FACILITE LA REVISION DE ESTADOS FINANCIEROS

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UTILIDADES

• DEBEN CONSTITUIR ELEMENTOS DE PRUEBA DE LA TAREA REALIZADA.

• FACILITAR LA ADMINISTRACION DE LA AUDITORIA, RESPECTO AL PROGRAMA DE AUDITORIA.

• SERVIR DE SUPERVISION DE LAS TAREAS DE LOS ASISTENTES

• SERVIR DE ANTECEDENTES PARA FUTURAS AUDITORIAS.

• SERVIR PARA LA PREPARACION Y RESPALDO DE LA OPINION.

• SERVIR DE REGISTRO Y PROTOCOLO25

CUALIDADES FUNDAMENTALES

• DEBEN IDENTIFICAR EL ALCANCE DEL SERVICIO PROFESIONAL, DESCRIBIR EL TRABAJO REALIZADO , INDICANDO FECHAS, IDENTIFICANDO A LOS AUDITORES Y SUPERVISORES QUE EFECTUARON EL TRABAJO.

• ES NECESARIA LA CLARIDAD EN LOS PAPELES, ES IMPORTANTE QUE EL ALCANCE SEA DEFINIDO CLARAMENTE .

• LA PRESENTACION Y CONTENIDO DE CADA PAPEL DEBEN PERMITIR QUE UNA PERSONA NO FAMILIARIZADA CON EL TRABAJO PUEDA COMPRENDERLO RAPIDAMENTE.

• LA SINTESIS ES UNA CUALIDAD MUY IMPORTANTE EN LOS P/T, ES DECIR, SOLO DEBEN PREPARARSE AQUELLOS QUE SON ESTRICTAMENTE NECESARIOS

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– LOS P/T DEBEN INCLUIR DOCUMENTACION QUE MUESTRE QUE:

1. EL TRABAJO HA SIDO PLANEADO Y SUPERVISADO ADECUADAMENTE

2. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO HA SIDO SUFIENTEMENTE ESTUDIADO Y EVALUADO PARA DETERMINAR SI DEBEN LIMITARSE OTROS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

3. LA CERTIDUMBRE OBTENIDA DURANTE LA AUDITORIA , LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA APLICADOS Y LAS PRUEBAS REALIZADAS HAN PROPORCONADO SUFICIENTE EVIDENCIA COMPROBATORIA COMPETENTE PARA SOPORTAR EL EXPRESAR UNA OPINION SOBRE BASES RAZONABLES

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• El trabajo desempeñado y las conclusiones alcanzadas por el auditor deben documentarse en papeles de trabajo.

• El auditor debe documentar todo aquello que sea importante, para poder evidenciar que la auditoria se ha llevado a cabo de conformidad con los principios básicos de las NIAS

• Los papeles de trabajo son de propiedad del auditor y deben establecerse procedimientos apropiados para proteger esta información confidencial.

• La cantidad de papeles de trabajo varia de acuerdo a la naturaleza de la auditoria y circunstancias específicas

PAPELES DE TRABAJO

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INSTRUCCIONES PARA LA PREPARACION DE LOS P/T

• MIENTRA SE DESARROLLA EL TRABAJO DE AUDITORIA, SE DEBE PREPARAR UNA RELACIONDE LOS PUNTOS QUE UNO NO PUEDA RESOLVER.

• SEA LIMPIO.- ESCRIBA EN FORMA LEGIBLE, MANTENGA LAS CIFRAS EN EL LUGAR CORRESPONDIENTE.

• SEA EXACTO• PONGA TITULO EN CADA PAPEL DE

TRABAJO• FIRMAR Y FECHAR CADA HOJA

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• INDICAR CLARAMENTE LA FUENTE DE LOS DATOS

• EXPLIQUE TODOS LOS SIMBOLOS USADOS.• EMPLEAR HOJAS DE CLACULO DE

TAMAÑO • DEJAR SUFICIENTE ESPACIO EN CADA

HOJA • HACER REFERENCIA CRUZADA A OTROS

PAPELES DE TRABAJO • INDICARA CLARAMENTE EL ALCANCE DE

LAS PRUEBAS EFECTUADAS

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ORDENAMIENTO DE LOS PAPELES

• FILE PERMANENTE.- DEBE INCLUIRSE TODA LA INFORMACION CON RESPECTO A LA EMPRESA

• TEMAS LEGALES Y SOCIETARIOS GENERALES.- ACUERDOS, CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOY ESTATUTOS.

• TEMAS FINANCIEROS.- PRESUPUESTOS Y PLANES DE ACCION, PRESTAMOS, LINEAS DE CREDITO

• DIVERSOS.- ACTAS, DISPOCISIONES NORMATIVAS RELEVANTES

• ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 31

– FILE CORRIENTE.-EN ESTE FILE SE DEBEN INSERTAR LOS PAPELES DE TRABAJO RELATIVOS AL PERIODO EN REVISION, PROCEDIMIENTOS PROGRAMADOS (LEGAJO CORRIENTE).

• DEBE CONTENER BORRADORES DE INFORMES (ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS)

• ASUNTOS GENERALES , INSTRUCCIONES, CONTROL DEL TIEMPO, PUNTOS PARA EL FUTUTO , LISTA DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES.

• ACTIVOS , PASIVOS Y CAPITAL , SE INCLUYEN DIVERSAS CÉDULAS MATRICES ANALITICAS, MEMORANDUM, ETC.

• INFORME FINAL, INFORME PRELIMINAR Y RESPUESTA RECIBIDA, OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES, SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES VIGENTES, INFORME DE ESPECIALISTAS, R4ESUMEN DE ACTAS,

• PAPELES DE TRABAJO DE ACTIVIDADES EFECTUADAS, CON LA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Y LAS REFERENCIAS UTILIZADAS.

• BALANCE DE COMPROBACION, CONTINGENCIAS Y OTROS.

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33

34

DERECHO DE PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS P/T• LOS PAPELES DE TRABAJO SON DE PROPIEDAD

DEL AUDITOR INDEPENDIENTE, EL DERECHO DE PROPIEDAD SOBRE LOS PAPELES DE TRABAJO ESTA SUJETA SIN EMBARGO A LAS LIMITACIONES ETICAS DESIGNADAS PARA EVITAR IMPROPIAS REVELACIONES DE PARTE DEL AUDITOR DE ASUNTOS CONFIDENCIALES, RELACIONADAS CON LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL CLIENTE.

• EL AUDITOR INDEPENDIENTE DEBE ADOPTAR PROCEDIMIENTOS RAZONABLES PARA ASEGURAR LA CUSTODIA DE SUS PAPELES DE TRABAJO CONSERVARLOS POR UN PERIODO DE TIEMPO SUFICIENTE PARA CUMPLIR CON LAS NECESIDADES DE SU PRACTICA Y SATISFACER CUALQUIER REQUISITO LEGAL PERTINENTE.

Sociedad de Auditoría

MIPESA

31.12.2008

PAPELES DE TRABAJO

A.- BALANCE GTENERAL AL 31.12.98

B.- RESUMEN DE MATRICES O SUMARIAS

C.- CAJA Y BANCOS

D.- CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

E.- EXISTENCIAS

G.- GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

H.- INVERSIONES SIN VALORES

I.- INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO

J.- OTROS ACTIVOS

K.- CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES

L.- OTRAS CUENTAS POR PAGAR

M.- PROVISION PARA BENEFICIOS SOCIALES

N.- PATRIMONIO

0.- GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Sociedad de Auditoría

MIPESA

Dic.98

EXISTENCIAS

Saldo al Reclasificaciones Saldo

Auditoría CUENTA RESaldo

Auditoría Reclasificaciones Saldo

Auditoría

31.12.97 y/o Ajustes 31.12.98 P/T 31.12.98 y/o Ajustes 31.12.98

DB CR CODIG DENOMINACIÓN DB CR

426,590.00 426,590.00 20 MERCADERIAS 11 920,670 920,670 √

1,432,935 1,432,935 21 PRODUCTOS TERMINADOS 12 2,845,859 2,845,859 √

5,312,467 5,312,467 23 PRODUCTOS EN PROCESO 13 4,525,174 4,525,174 √

3'079,708 3'079,708 24 MATERIAS PRIMAS 14 7,786,863 7,786,863 √

16,275 16,275 25 ENVASES Y AMBALAJES 15 30,364 30,364 √

201,314 201,314 26 SUMINISTROS DIVERSOS 16 481,850 481,850 √

1'675,586 1'675,586 28 EXISTENCIAS POR RECIBIR 17 3,313,308 3,313,308 √

12,141,375 12,141,375 19,404,358 19,404,358

∑ ∑

√= Importes cotejados con el mayor

∑= Sumas Verificadas conforme

MÉTODOS PARA HACER ÍNDICES DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Método

I II III IV Informe de auditoría y Estados financieros

1 A AA 1 Programa de auditoría y cuestionario de control interno 2 B BB 2 Agenda 3 C CC 3 Extracto de minutas 4 D DD 4 Papeles de trabajo del Balance de comprobación 5 E EE 5 Asientos de ajuste del Diario (Hoja 1) 5-1 E-1 EE-1 6 Asientos de ajuste del Diario (Hoja 2) 5-2 E-2 EE-2 7 Asiento de ajuste del Diario (Hoja 3) 6 F 101 8 Resumen del efectivo 6-1 F-1 101A 9 Banco (Banco Nacional) 6-2 F-2 101B 10 Ratificación bancaria 6-3 F-3 101C 11 Fondo de Caja chica 6-4 F-4 10D 12 Fondo de nómina 7 G 102 13 Cuentas y Documentos por cobrar y tolerancias relacionadas 7-1 G-1 102A 14 Cuentas por cobrar. 7-2 G-2 102B 15 Documentos por cobrar. 7-3 G-3 102C 16 Tolerancia para Cuentas incobrables 7-4 G-4 102D 17 Datos de ratificación 8 H 103 18 Resumen del inventario 8-1 H-1 103A 19 Materias primas 8-2 H-2 103B 20 Trabajo en proceso 8-3 H-3 103C 21 Mercancías terminadas 8-4 H-4 103D 22 Certificado de inventario 8-5 H-5 103E 23 Relación de Pruebas de inventario

Modelo 9

Preparado por____ PROGRAMA DE AUDITORIA

Fecha___________

Revisado por_____ INFORMES GENERALES

Fecha___________

1. Nombre del cliente

2. Dirección

3. Ejercicio contable termina en

4. Nombre y dirección de las sucursales y subsidiarias

5. Ejercicio contable termina en

6. Auditoría: Principia Termina

7. Estimación de hombre-horas

8. Personal asignado: Principal

Contador en Jefe

Ayudantes

9. Descríbase el tipo general de auditoría

10. Número de informes: Completos Cortos

11. Dirigir los informes a:

12. Declaraciones para impuestos: federales estatales otros

13. Valores bursátiles inscritos: Bolsa de Valores

14. Capital en acciones: Registrador Agente de transferencias

15. Sociedad Sociedad Propietario Estatal Otras

16. Fecha de constitución Estado

17. Otros Estados en que se tiene autorización para operar

18. Funcionarios, Directores, Empleados (Colóquese un "D" después del nombre de los Directores:

Presidente Auditor Interno

Vicepresidente Gerente de Oficina

Secretario Tenedor(es) de libros

Tesorero Cajero

Contralor Otros

19. Abogados

20. Descripción del Plan de pensiones y bonos de retiro

21. Bancos: Nombres:

Tipo de cuenta

Firma(s) necesaria(s) Cargo

22. Observaciones especiales

INVENTARIO FÍSICO DE EXISTENCIAS RECORDATORIOS DE PROCEDIMIENTOS

SI NO N/A

Aspectos generales

1. ¿Emitíó la empresa Instrucciones por escrito?

2. ¿Se entregaron las Instrucciones a:

a) todo el personal que tomó parte en el Inventario?

b) el contador general?

c) los auditores Independientes?

Preparación

3. Ordenamiento previo del área de la planta y depósitos

4. Estibamiento de las mercaderías en pilas

5. Marcación y separación de mercaderías que no son de propiedad de la empresa.

6. Marcación preparatoria de mercderíasque no son de propiedad de la empresa.

7. Cierre de los registros de mercaderías recibidas y despachadas y registros de los últimos

numeros de todos los documentos que controlan los movimientos

8. Preparación de las hojas de Inventario mostrando las partidas a ser contadas.

9. Establecimiento de separación física de las mercaderías en las secciones Despacho y

Recepción.

10. Actualización de los registros de existencias

11. Prenumeración de las hojas de recuento físico, marbetes, etc.

12. Arreglos para minimizar y controlar el movimiento de exisxtencias

13. Delegación de la responsabilidad por el control y realización del recuento a personal:

a) Independiente de aquellos responsables por la custodia de las existencias

b) Competente para identificar las mercaderías y su estado de conservación.