Planificación de Personal WFM

Workforce Productivity con SP-EXPERT

En la vanguardia.

Con SP-EXPERT de Interflex ha comenzado

una nueva era. Esta solución de software

constituye uno de los sistemas de planifica-

ción del personal con gestión de tiempos más

amplios y eficaces. Gracias a varias décadas

de experiencia, el fomento continuo de la

innovación y el estrecho contacto con nues-

tros clientes, hemos podido desarrollar un

sistema líder capaz de marcar las pautas y de

utilizarse en los sectores más diferentes. Con

SP-EXPERT, nuestros clientes tendrán pleno

control de su negocio, independientemente

de si son empresas de producción y logística,

centralitas telefónicas, organismos públicos o

empresas de servicios.

Todo lo que se puede planificar es posible.

Gracias a su estructura modular, SP-EXPERT

puede trabajar como un sistema independien-

te o como una solución global integrada en los

procesos de la empresa. Cada cliente puede

personalizar el sistema decidiendo qué módu-

los y funciones son más importantes para su

empresa. La flexibilidad juega uno de los pa-

peles más importantes en todas las empresas.

Por este motivo, SP-EXPERT se puede ajustar

y ampliar en todo momento.

En las siguientes páginas podrá conocer mejor

las funciones y los módulos de SP-EXPERT.

Nuestros expertos asesores estarán encanta-

dos de ayudarle a configurar la solución más

apropiada para usted.

Planificación Inteligente de Personal Workforce Productivity

con SP-EXPERT


Contenido

El plan básico de turnos – una buena base 4-5

La gestión de tiempos 6-7

El terminal Web 8-9

El esquema de destinos 10-11

El control de tiempos 12-13

El plan anual 14-15

El Forecast Management 16-19

El registro de productos 20-21

El plan maestro 22-23

El plan de disposición 24-25


SP-EXPERT • El plan básico

¿Quién está presente y quién no? El plan

básico de turnos de SP-EXPERT constituye la

base para la planificación de personal. Permite

organizar de manera óptima las presencias y

ausencias de los empleados a lo largo de un

periodo cualquiera. El tiempo de trabajo dia-

rio y los puestos de trabajo se pueden asignar

fácilmente a los empleados teniendo en cuen-

ta sus contratos, cualificaciones y funciones.

El plan básico se puede configurar libremente

en función de las exigencias de cada empresa

(por ejemplo según los distintos contratos o

convenios). Además, los derechos de acceso

y autorización están regulados mediante un

concepto de perfil de usuario.

El plan básico está vinculado con un sistema

de gestión de tiempos online que supone una

aportación determinante para una planifica-

ción de calidad. Hay disponibles cuentas de

tiempo de trabajo objetivo y real, de diferen-

cia entre el tiempo de trabajo objetivo y el

real, de vacaciones, de vacaciones pendientes

y de horas extra. Los efectos de los cambios

realizados en la planificación se reflejan in-

mediatamente en las cuentas. No obstante, el

número de cuentas es libre y se adapta a las

necesidades de cada empresa.

Además de la función de edición manual,

el plan básico también dispone de distintas

funciones de planificación automática con

distintos grados de complejidad y que se

adaptan a las exigencias de cada empresa.

Algunos ejemplos serían el desarrollo automá-

tico de programas de turnos en función de las

condiciones almacenadas o la planificación de

los empleados para las necesidades intradia-

rias utilizando algoritmos genéticos.

Además, el plan básico dispone de múltiples

asistentes de planificación para simplificarlo

todavía más. Ofrecen ayuda, por ejemplo,

• para reducir los excesos y déficits de

personal

- mediante listas de recomendaciones

- calculando y mostrando los tiempos sus-

ceptibles de complementos y pluses

- procurando que la planificación sea

imparcial

• para comprobar automáticamente la plani-

ficación de acuerdo con las disposiciones

de los convenios colectivos, normativa

y tiempos; las infracciones de las reglas

se muestran de forma inmediata. De esta

forma se garantiza la seguridad del plan a la

hora de realizar sustituciones.

¿Cuáles son las ventajas del plan básico de

turnos y los asistentes de planificación?

· Normalización de la planificación y mejora

de la transparencia

- Proceso de planificación continuo, unita-

rio y lógico para todos los implicados

- Toda la información relevante para la

planificación está disponible y se puede

consultar rápidamente (p.ej. listado de

turnos ordenados por categoría, emplea-

do, periodos de tiempo, etc.)

Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El plan básico de turnos –

una buena base

Descenso considerable de los costes en

el salario bruto sin que la calidad se vea

afectada

- Sincronización óptima de la planificación de

personal con las necesidades operativas

- Prevención de los excesos y déficits de

personal y del impacto negativo en la

calidad del servicio que ello conlleva.

· Aumento de la motivación de los emplea-

dos, descenso de los índices de absentismo

y de las fluctuaciones

- Imparcialidad de planificación óptima

y participación de todos los miembros

gracias a la posibilidad de introducir

preferencias de turnos

- Comprobación automática de la planifi-

cación de acuerdo con las reglas contrac-

tuales y legales

- Gracias a que la planificación tiene en

cuenta la cualificación de los empleados,

éstos trabajan en función de su forma-

ción y experiencia.

· Alivio en el trabajo de los encargados del

personal

- El ahorro de tiempo en la planificación

del personal permite dedicarse a otras

tareas importantes, como por ejemplo la

formación del personal.

- Planificación previsora y comprobación

automática de alternativas

- Múltiples etapas de planificación y opcio-

nes de acceso en función de los roles

· Compatibilidad con el control de personal

(Controlling)

- Disponibilidad inmediata de los datos de

planificaciones anteriores

- Previsión de los efectos futuros de un

cambio en el plan

- La planificación tiene en cuenta los

límites salariales (p.ej. para controlar los

costes del personal)

- Resumen inmediato de todos los índices

característicos relevantes de la planifica-

ción y el personal

- Comparación de datos objetivos / reales

e identificación origen de las desviaciones

· Optimización de los procesos y las estructu-

ras de la empresa

- Simplificación gracias a la implementa-

ción de modelos de tiempo de trabajo

flexibles

- Disponibilidad inmediata de los datos

para el comité de personal

- La planificación de personal deja de ser

una simple “gestión del trabajo” para con-

vertirse en un sistema activo y consciente

de gestión de la calidad y los costes. Vista de la comparación de

datos objetivos / reales en el

plan básico con señalización

en color de los empleados y los

valores críticos de las cuentas

SP-EXPERT • La gestión de tiempos

El paso del tiempo es algo que no se puede

detener ni mucho menos evitar. La gestión de

tiempos de SP-EXPERT ayuda a administrar

con sentido el tiempo limitado de los recursos

humanos.

Este módulo constituye una ampliación del

plan básico, que de por sí ya contiene varias

cuentas de tiempo preconfeccionadas y de

gran importancia. La gestión de tiempos per-

mite ampliarlas a un número libre de cuentas

personalizadas (p.ej. para el cálculo de costes

y prestaciones de servicio).

Una de las características especiales de

SP-EXPERT es la integración en una misma

solución de la gestión de tiempos y la planifi-

cación de personal. Gracias a esto, al planificar

los turnos se calculan directamente online las

consecuencias para la empresa y los horarios

y ello se refleja en el plan. El encargado de

planificar la ocupación de los empleados pue-

de ver inmediatamente cómo se ven afectadas

las cuentas de tiempo.

¿Control de costes de personal en la

planificación? – ¡Sí, por favor!

SP-EXPERT permite asignar los empleos de

trabajo y las actividades a distintos proyec-

tos y centros presupuestarios y, además,

permite evaluarlos de forma individual en

caso de necesidad. Los índices característicos

personalizables (p.ej. costes variables, gastos

generales, gastos derivados del aplazamiento

de vacaciones pendientes y comparación de

los datos reales con la planificación) permiten

controlar los costes y el personal con gran

eficacia. De esta forma se puede gestionar la

ocupación de los empleados desde la planifi-

cación del personal y respetando los costes.

Otro aspecto de gran importancia para la

planificación y el control de proyectos es la

simulación de los costes generados mediante

escenarios “Qué pasaría si”. Esta función

permite ver los efectos de la planificación en

la gestión de tiempos de forma retrospectiva

y también por adelantado.

Las vistas personalizadas adicionales permi-

ten ver simultáneamente toda la información

relevante. Además, SP-EXPERT Reporting

permite analizar toda la información rela-

cionada con los planes y los tiempos de una

manera personalizada y en el formato elegido

por el cliente. Todo ello con un nivel máximo

de protección de datos, puesto que el siste-

ma trabaja con derechos de acceso también

personalizados.

Asimismo, la gestión de tiempos online inte-

grada, además de comprobar automáticamen-

te las reglas durante la planificación automá-

tica, también permite hacerlo al modificar el

plan manualmente: el sistema comprueba las

condiciones de la reglamentación de tiempos

de trabajo, los acuerdos de la empresa y las

disposiciones del Convenio (p.ej. descanso

mínimo, ergonomía laboral) y, en caso de

detectar una violación de las reglas, ésta se

visualiza y se documenta.

¿Qué ventajas tiene la gestión de

tiempos?

• Operación de procesos y procedimientos

- Reducción drástica del trabajo adminis-

trativo gracias al soporte de procesos

continuos desde la planificación hasta la

facturación

Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT La gestión de tiempos – Ahorrar tiempo teniéndolo en cuenta

La gestión de tiempos convencional sólo

funciona de forma retrospectiva. Por el

contrario, SP-EXPERT agrupa los procesos

de planificación y gestión de tiempos. De

esta forma es posible prever y prevenir los

causantes de gastos innecesarios. Además,

también se ofrecen alternativas de gran

utilidad.

- La gestión de tiempos de SP-EXPERT per-

mite implementar complejas regulaciones

de gratificación que, gracias a su libertad

a la hora de configurar los parámetros, se

pueden reajustar más adelante en caso de

introducir algún cambio.

• Mejora de la transparencia

- Disponibilidad inmediata de los datos de

tiempo y función de cálculo retrospectivo

- Los datos de tiempo anteriores permiten

mejorar la planificación del futuro median-

te el cálculo de alternativas de planifica-

ción

- Multitud de opciones de análisis y expor-

tación a MS Excel utilizando los asistentes

de evaluación

- Localización de los causantes de gastos

mediante el desglose por centros presu-

puestarios

· Control óptimo de los costes y del personal

- Cumplimiento de los objetivos de control

y las normas presupuestarias mediante la

comprobación automática de los límites de

cuentas y gastos

- Simplificación del control de proyectos

mediante la simulación de gastos y la com-

paración de datos objetivos / reales utili-

zando el control de tiempos del proyecto.

- Control óptimo del personal mediante

informes detallados sobre las presencias

y las ausencias

· Optimización de la ergonomía laboral y la

imparcialidad de la planificación

- Cumplimiento de las disposiciones legales

y contractuales durante la planificación.

El resultado es un aumento en la motiva-

ción de los empleados y una reducción en

los índices de absentismo.

- Mejora de la imparcialidad de la planifi-

cación mediante una distribución óptima

del trabajo.

· Integración y racionalización de los

procesos de TI

- Preparación y transferencia automáticas

de los datos de la gestión de tiempos

- Reducción del número de errores provo-

cados por la transferencia manual

- Simplificación del flujo de trabajo desde

la planificación hasta la contabilización

Vista de cuentas personaliza-

bles con señalización en color

de los valores, p.ej. para crear

cuentas de compensación

SP-EXPERT • El terminal Web

SP-EXPERT permite trabajar con flexibilidad.

Gracias a la integración de un terminal Web,

los empleados pueden utilizar Intranet o

Internet para mantener sus datos maestros,

añadir preferencias de turnos, registrar tiem-

pos de trabajo y analizar cuentas de tiempo,

todo ello personalmente e independientemen-

te de su ubicación. Además, también se hacen

realidad varios conceptos de autoservicio

que ayudan a aumentar la motivación de los

empleados.

Con la función de planificación anual, los em-

pleados pueden introducir sus días de vaca-

ciones, libres y de baja por enfermedad en un

periodo determinado. Un contingente permite

controlar el número máximo de preferencias

de días (equivalentes a tiempo completo)

que se pueden introducir. El empleado puede

consultar el estado de sus preferencias en

cualquier momento.

Otra función del terminal Web que resulta de

gran utilidad para el control son sus múltiples

opciones de análisis y generación de informes.

Estas opciones incluyen, entre otras cosas, las

hojas de horas por día o mes, los programas

de vacaciones y de turnos, y las cuentas de

tiempo.

El terminal Web reproduce distintas jerarquías

de acceso que reflejan la estructura organiza-

tiva y los procesos de la empresa. Además, el

flujo de trabajo de la empresa se digitaliza y

descentraliza con el fin de mejorar su eficien-

cia y la ergonomía de los procedimientos.

El terminal Web permite tener en cuenta

la identidad corporativa de la empresa que

lo está utilizando. Con este fin, se pueden

agregar logotipos y modificar los colores y el

tipo y el tamaño de la fuente para ajustarla al

diseño corporativo de la empresa.

¿Qué ventajas tiene el terminal Web?

• Motivación de los empleados

- Las opciones de colaboración y de ex-

presión de preferencias personales del

terminal Web suponen una motivación

para los empleados: el hecho de partici-

par de forma activa y de sentirse respon-

sable del proceso de planificación reduce

el descontento con los trabajos asignados.

- Alto nivel de transparencia en los datos

de los empleados gracias a múltiples

opciones de análisis, como por ejemplo el

análisis y la visualización de cuentas de

tiempo

• Reducción de los costes en el control de

tiempos

- Los propios empleados introducen sus

presencias a través de Internet o Intranet.

El trabajo del departamento de personal

disminuye.

- El terminal Web también simplifica el

control de tiempos de los proyectos y el

registro de los datos de servicio.

Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El terminal Web – Trabajo descen-

tralizado desde cualquier lugar

• Reducción del trabajo de los planificadores

de personal

- Si los empleados introducen personal-

mente sus preferencias de turnos, de

vacaciones, etc. a través del terminal

Web, el trabajo del encargado del per-

sonal disminuye gracias a que la comu-

nicación está canalizada, normalizada y

digitalizada.

- Además, la opción de autoinformación de

los empleados (p.ej. sobre las vacaciones

pendientes) también reduce el trabajo del

departamento de personal.

• Soporte para las tareas de control y genera-

ción de informes

- El terminal Web proporciona importantes

índices característicos para las tareas de

control y ayuda a mejorar la transparen-

cia a nivel directivo.

Vista del control de tiempos en el terminal Web con opciones de apuntes de llegada/salida y salidas de

servicio

Vista del registro de productos en el terminal Web con visualización de las actividades relacionadas con

el proyecto

Vista del plan anual en el terminal

Web con visualización (filas 2 a 5) de

las normas presupuestarias, el presu-

puesto disponible, el turno

actual del día y las preferencias (verde:

concedido, amarillo: solicitado, rojo:

rechazado)

SP-EXPERT • El esquema de destinos

Evitar las ocupaciones dobles y la subocupa-

ción de los puestos de trabajo: con el esquema

de destinos de SP-EXPERT es posible.

Mientras que el plan básico planifica las

presencias y las ausencias de los empleados

para cada día, el esquema de destinos define

las actividades y los puestos de trabajo dentro

de un día. Con este fin, para cada puesto

de trabajo se definen perfiles de ocupación

orientados a cubrir las necesidades. Todas

las planificaciones tienen en cuenta que las

necesidades pueden cambiar a lo largo del día.

El esquema de turnos utiliza varias estrategias

(p.ej. en función de los empleados disponi-

bles) y automatismos de planificación

(p.ej. los algoritmos genéticos) para com-

pensar las variaciones intradiarias en las

necesidades de la forma más óptima y con el

mínimo de gastos posible. Al contrario que el

plan básico, el esquema de destinos permite

planificar cuadrículas de tiempo muy preci-

sas, por ejemplo, en base a horas o incluso

minutos. Además, los empleados se asignan a

puestos de trabajo específicos (p.ej. la máqui-

na A o el almacén 1).

Mediante las funciones de control y gene-

ración de informes del esquema de destinos

se pueden identificar en todo momento las

actividades realizadas y pendientes, hecho

que mejora considerablemente el control en

función de las actividades.

¿Qué ventajas tiene el esquema de

destinos?

• Máxima sincronización entre las ne-

cesidades diarias, las actividades y los

puestos de trabajo necesarios

• Durante la planificación del esquema de

destinos intradiario se tienen en cuenta

las funciones y cualificaciones de los

empleados

• El tiempo de trabajo se utiliza y planifica

con eficacia y precisión de minutos

• Planificación y registro de actividades

en los centros de costes para facilitar la

contabilización.

Uso planificado del personal con SP-EXPERT El esquema de destinos – Precisión

garantizada en la coordinación

Vista generalizada del esquema de destinos para dos días laborales

Vista del esquema de destinos con visualización detallada de las actividades y los puestos de trabajo dentro de un día

SP-EXPERT • El control de tiempos

El control de tiempos de SP-EXPERT regis-

tra, analiza y en caso necesario corrige los

tiempos apuntados. Los registros de tiempo

pueden o bien importarse de un sistema de

control de tiempos conectado o bien regis-

trarse directamente mediante el terminal Web

de SP-EXPERT. Esta opción está disponible

en combinación con la función control de

tiempos (véase el documento correspondiente

al terminal Web y al control de tiempos). Con

Interflex, los clientes pueden recibir todos los

productos de un mismo proveedor: termi-

nales, gestión de tiempos y planificación de

personal. No obstante, también se pueden

conectar sistemas de terceros sin problemas.

Los datos registrados se comprueban automá-

ticamente para verificar que estén completos

y sean correctos. En caso de detectarse algún

tipo de imprecisión (p.ej. un marcaje múlti-

ple), ésta puede corregirse en una pantalla

muy clara. Este análisis permite comparar las

especificaciones originales de la planificación

del trabajo con los datos reales registrados.

Además, el uso de interfaces permite esta-

blecer una comunicación entre el control

de tiempos de SP-EXPERT y los procesos

económico-financieros (tales como el cálculo

de cuentas y salarios, el cálculo de costes

y prestaciones de servicio, facturas y otros

cálculos), gracias a lo cual las tareas de conta-

bilización disminuyen notablemente.

¿Qué ventajas tiene el control de tiempos?

• Ventajas para los administradores de

tiempos de trabajo y para los gestores de

planificación de personal

- Resumen de las diferencias entre los

registros de tiempo y la planificación del

trabajo

- Simplificación de las modificaciones

gracias a las correcciones automáticas y

a la visualización detallada de los errores

en el registro de tiempos (marcajes)

- Representación de los acuerdos indivi-

duales de la empresa

- Facilidad para corregir los errores me-

diante una pantalla muy práctica

- La conexión entre el control de tiempos

y la planificación del trabajo permite

identificar los tiempos productivos

• Ventajas para la dirección de la empresa:

- Simplificación de las tareas de control

del tiempo trabajado por empleado/a,

grupo de empleados, puesto de trabajo o

departamento

- Implementación del control de presencia

- Simplificación y soporte a los procesos de

toma de decisiones gracias a informes de

gran valor informativo y a la disponibili-

dad inmediata de los datos de tiempo

- Protección de la inversión y seguridad

para el futuro de la solución de control de

presencia

- Posibilidad de modificar los modelos de

tiempo de trabajo, p.ej. cambio al tiempo

de trabajo anual, modificación del tiempo

de trabajo semanal

Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El control de tiempos –

Ahorrar tiempo registrándolo

• Ventajas para los empleados y sus mandos:

- Simplicidad para registrar los datos

de tiempo gracias al uso de medios y

mecanismos adecuados (p.ej. marcajes

virtuales, teléfono o terminal Web)

- Garantía de la protección de los datos

almacenados gracias al uso del concepto

de perfil de usuario.

- Utilización del terminal Web para regis-

trar los datos de tiempo y para introducir

preferencias de los empleados, por ejem-

plo, en cuanto a turnos.

- Simplificación del flujo de información

(p.ej. para consultar y solicitar permiso

de las vacaciones pendientes, etc.)

- Garantía de un registro de tiempos exacto

y cumplimiento de los tiempos previstos

gracias a la reducción del número de

errores (p.ej. realizar un marcaje o intro-

ducir un tiempo, etc.)

- Posibilidad de contabilizar le tiempo de

trabajo real con una precisión de minutos

- Simplificación de las funciones de auto-

control para los empleados (p.ej. median-

te la impresión de listados de horas)

• Ventajas para la dirección técnica:

- Perfecta integración del control de tiem-

pos en otros procesos de IT, como p. ej.

el cálculo de cuentas y salarios mediante

interfaces estándar

- Integración de la apertura y el control de

accesos

- Rápida implementación y puesta en ser-

vicio del sistema de control de presencia.

- Control de presencia conforme a los

estándares de la industria

• Ventajas para la seguridad en la empresa:

- Aumento de la seguridad gracias al uso

de un control de acceso combinado. El

uso de soportes de almacenamiento de

información apropiados (p.ej. chips de

memoria, tarjetas, llaveros y/o biometría)

impide el acceso no autorizado.

- “Un único proveedor” – Software y hard-

ware de un único fabricante

• Ventajas para el departamento financiero.

- Simplificación de la transferencia de

información al sistema de Nómina.

- Reducción de las reclamaciones de

los empleados gracias a la detección y

corrección prematura de los errores en el

registro de tiempos

- Cálculo de los gastos de los proyectos

mediante el registro de tiempos con

cambio de centro de coste

- Simplificación de la transferencia de

datos para los sistemas de facturación

SP-EXPERT accede a los datos

registrados por los terminales

de Interflex y los trata de

manera óptima

Extracto de una hoja de horas

con apuntes de tiempo de un

empleado

SP-EXPERT • El plan anual

El plan anual de SP-EXPERT permite registrar

las presencias y ausencias de cada empleado

a lo largo de todo el año. En una única vista

se agrupan de forma clara las ausencias (p.ej.

vacaciones o seminarios) y las presencias

(p.ej. turnos o plazos de proyectos). El plan

anual es la herramienta ideal para el departa-

mento de personal, que necesita poder con-

sultar la información de todos los empleados

de forma rápida y completa.

El plan anual permite realizar tareas de con-

trol por empleados. Todos los datos importan-

tes de un empleado se puede abrir inmedia-

tamente en la pantalla. El uso de cuentas

personalizables para las cuentas de salario y el

saldo anual (p.ej. horas de vacaciones, horas

de trabajo, preferencias de turnos aceptadas o

rechazadas) ayuda a mejorar la transparencia.

El plan anual de SP-EXPERT permite definir

libremente varios tipos de ausencias, tales

como días de baja por enfermedad y hospi-

talización, formación continuada, seminarios,

etc.

El plan anual dispone de distintas vistas que

se pueden configurar, modificando así la

visualización de la información. Esto significa

que el usuario puede elegir cómo se deben

agregar y visualizar los datos. La presencia de

varios modos de visualización (vista simple

de ausencias o vista doble de ausencias y

presencias) aumenta la claridad. Además, la

posibilidad de asignar marcas de color cuando

se sobrepasan los límites de las cuentas mejo-

ra más aún la claridad.

Gracias a un eficaz sistema de derechos de

usuario por perfil, determinadas personas sólo

pueden, por ejemplo, introducir vacaciones,

mientras que otros empleados también pue-

den editar otros tipos de información. Difere-

entes empleados pueden ser gestionados por

diferentes supervisores. Asimismo, también se

pueden configurar los tipos de ausencia que

se pueden introducir dependiendo del tipo de

usuario.

En la misma medida que la gerencia de la

empresa, el empleado también puede acceder

a una visualización clara de sus presencias y

ausencias, hecho que, además de mejorar la

transparencia, aumenta su responsabilidad y,

al mismo tiempo, su motivación.

¿Qué ventajas tiene el uso del plan anual?

• Visualización clara de las presencias y au-

sencias de cada empleado a lo largo del año

• Control de los empleados mediante valores

de cuentas anuales personalizables (p.ej.

vacaciones, vacaciones restantes, cuentas

de tiempo de trabajo anuales, cuentas de

compensación, etc.)

• Registro sencillo de las presencias y ausen-

cias mediante una interfaz estándar antes

del periodo planificado

• La transparencia del plan anual mejora la

motivación de los empleados

Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El plan anual –

Todo el año de un vistazo

IF-6020-Time > Módulo de ampliación del software

Vista del plan anual con

presencias (p.ej. F: turno de

mañana o S: turno de tarde) y

ausencias (KR: enfermedad o

UR: vacaciones)

Vista del plan anual con filtro

de ausencias

SP-EXPERT • El Forecast Management

Interflex simplifica considerablemente la

previsión de las necesidades operativas

futuras. El módulo Forecast Management de

SP-EXPERT es una herramienta que ayuda

a optimizar la planificación. Los cálculos de

previsión estratégicos, tácticos y por días de

las necesidades operativas son un elemento

fundamental para sincronizar de la mejor

forma posible las necesidades operativas con

el trabajo de los empleados. El objetivo del

módulo Forecast Management de SP-EXPERT

es pronosticar las necesidades con la máxima

precisión a fin de impedir que se produzcan

sobreocupaciones y subocupaciones en la

planificación del personal. De esta forma se

reducen al mínimo el tiempo no productivo

por falta de trabajo y la sobrecarga del perso-

nal derivada de los picos de trabajo.

Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El Forecast Management – Aumento

de la productividad mediante una planificación previsora

Los módulos del Forecast Management de SP-EXPERT

Módulo: Planificación táctica Módulo: Planificación operativaMódulo: Planificación estratégica

▪ Predicción anual Pronóstico para todos los servicios teniendo en cuenta la planificación de las necesidades operativas de personal para los proyectos actuales

▪ Cálculo de capacidades para elaborar presupuestos: recálculo y simulación de los recursos humanos en caso de modificarse el tiempo o el volumen de las necesidades

▪ Determinación y exportación de los contingentes de vacaciones

▪ Periodo de 1 a 4 años

▪ Importación y análisis de datos

▪ Pronóstico y cálculo de necesida-des operativas:

□ Índices de absentismo de productividad

□ Complementos y bonuses □ Eventos

▪ Periodo de 1 a 8 semanas

▪ Pronósticos a corto plazo en función de los datos de produc-ción actuales con base diaria, semanal o mensual para mejorar el control del personal (Intraday Management)

▪ Planificación de actividades de backoffice

▪ Periodo < 24 horas

Planificación estratégica

La planificación estratégica de SP-EXPERT

permite realizar previsiones a largo plazo con

ayuda de la función de pronóstico anual, que

utiliza los datos históricos de varios años para

realizar pronósticos de hasta cuatro años. El

contraste de los equivalentes de tiempo com-

pleto del módulo Forecast y los equivalentes

de tiempo completo que hay disponibles en

SP-EXPERT (p.ej. por cualificación) permi-

te realizar una comparación previsora de la

capacidad del personal. De esta forma se pue-

den determinar los planes de formación y de

vacaciones y la necesidad de realizar nuevas

contrataciones.

Las capacidades calculadas permiten pro-

nosticar la capacidad de producción (p.ej. el

número de llamadas que se pueden gestionar

al cabo de un mes en un call center) y con-

vertirla en previsiones de trabajo concretas.

Al mismo tiempo, las capacidades de personal

calculadas permiten planificar los presupues-

tos. El pronóstico anual se puede dividir por

días, semanas y meses y tiene en cuenta las

tendencias previstas y las variaciones en la

productividad de los empleados (p.ej. índices

de baja por enfermedad, perfiles de rendi-

miento por periodos, etc.).

Los resultados de estas simulaciones son

cálculos aproximados que se pueden utili-

zar como base para realizar programas de

turnos detallados en SP-EXPERT. El uso de

la previsión anual permite detectar de forma

anticipada las posibles dificultades y tomar las

medidas adecuadas para afrontarlas.

Planificación táctica

La planificación táctica permite planificar por

adelantado de una a ocho semanas. Después

de calcular la capacidad basándose en los

datos históricos, resulta fácil comprobar si el

personal necesario está realmente disponible.

A continuación, las necesidades determinadas

a partir del módulo Forecast se convierten

en SP-EXPERT en un programa de turnos

detallado.

La calidad del pronóstico juega un papel muy

importante. Este factor no afecta sólo a la

precisión de la planificación, sino también a

la fiabilidad del plan respecto a la necesidad

de cambios o ajustes temporales. Cuanto más

fiel sea la asignación de los empleados en

comparación con la planificación de personal

original, mayor será su aceptación entre los

empleados.

Planificación operativa

El mayor potencial de optimización de la

mayoría de las aplicaciones reside en la ges-

tión intra-diaria de las operaciones internas y

externas.

Para ello, SP-EXPERT puede leer los datos de

producción actualizados de cada día (llama-

das, correos, etc.) y realizar pronósticos me-

diante el análisis de tendencias de las necesi-

dades operativas (p.ej. para la siguiente hora).

Estos pronósticos se pueden comparar con la

planificación para determinar las sobreocupa-

ciones y subocupaciones actuales y tomar las

medidas adecuadas. Intraday-Management de

SP-EXPERT permite determinar rápidamente

el número de empleados que se necesitan en

un momento determinado. De esta forma se

pueden realizar propuestas de requerimientos

SP-EXPERT • El Forecast Management

de personal de una forma rápida y sencilla.

Todo esto se traduce en un alto nivel de acep-

tación entre los empleados, especialmente

cuando, gracias a la gran fiabilidad de nuestro

módulo se les puede informar a su debido

tiempo (y no sólo unas horas antes) que el dia

siguiente tendrán que prolongar su jornada de

trabajo.

Asimismo, SP-EXPERT permite planificar de

forma óptima las actividades backoffice, como

por ejemplo responder los correos y las cartas.

Mientras que el call center determina los

momentos con más llamadas, el planificador

puede utilizar las estrategias de optimiza-

ción automática para repartir los trabajos de

backoffice. El desafío consiste en planificar

las actividades de backoffice de forma que se

realicen durante las horas con menos llama-

das. De esta forma, los tiempos que antes no

eran productivos se aprovechan de la mejor

forma posible. En call centers esto se rea-

liza manualmente y resulta muy laborioso.

En este caso SP-EXPERT ofrece modelos al

planificador y le muestra los picos de produc-

tividad para permitirle planificar óptimamente

el trabajo de backoffice.

Estructura modular y flexibilidad

El Forecast Management de SP-EXPERT tiene

una estructura modular que permite valorar

de forma óptima los requisitos individua-

les de una planificación de las necesidades

operativas.

La versión básica es el Forecast StartUp, que

resulta especialmente apropiado para peque-

ñas y medianas empresas.

El módulo basico se coloca por encima de la

versión básica y ofrece también una función

que permite tener en cuenta los suplementos

y eventos. El módulo básico de Forecast pue-

de ampliarse mediante otros componentes de

gran importancia, tales como la planificación

de presupuestos y capacidades, simulaciones,

planificación de actividades de backoffice y

análisis de tendencias. Los experimentados

asesores de Interflex estarán encantados de

ayudarle a seleccionar las funciones adecua-

das para sus necesidades.

Otro valor añadido del Forecast Management

de SP-EXPERT es que todos los módulos es-

tán basados en la misma lógica y están equi-

pados con la misma interfaz gráfica. Asimis-

mo, la edición de los distintos módulos sigue

una misma estructura, hecho que simplifica

considerablemente el trabajo del usuario. ¡Un

módulo distinto no significa una nueva forma

de navegar!

Una de las mayores ventajas del Forecast

Management de SP-EXPERT es su flexibili-

dad. El usuario puede configurar el sistema

de forma que se pueden reproducir desde

los procesos más complicados hasta los más

sencillos. Gracias a esto, los especialistas pue-

den desarrollar modelos de gran complejidad

generados mediante operadores matemáticos.

Por el contrario, aquellas empresas que sólo

trabajan con procesos estándar pueden limi-

tarse a los pasos más simples. De esta forma,

Forecast

Management de SP-EXPERT ofrece opciones

de configuración con un alto nivel de perso-

nalización.

¿Qué ventajas tiene el Forecast Manage-

ment?

• Mejora de la productividad mediante

análisis diarios de la ocupación, optimi-

zación de la asignación de los empleados

en entornos multimedia, que requieran

múltiples habilidades o que se desarrollen

en múltiples puestos, prevención de los

periodos no productivos y mejora del

nivel del servicio

• Aumento de la calidad gracias a un mayor

nivel de servicio mediante un sistema de

control intradiario y mensual

• Descenso de los costes gracias a la ocupa-

ción óptima de los recursos humanos

• Mayor aprovechamiento de las unida-

des de planificación mediante procesos

estructurados y automatizados

Vista de las curvas de necesi-

dades para distintas actividades

rellenando los “picos” de

trabajo con actividades “de

relleno”

SP-EXPERT • El registro de productos

El registro de productos de SP-EXPERT se

muestra como un módulo extremadamente

flexible. Su función es registrar la distribución

del tiempo de trabajo de los empleados y de

los equipos en distintas actividades. El tiempo

de trabajo se puede formular por días o por

periodos de tiempo personalizados.

El registro de productos accede a los datos de

la planificación de personal de SP-EXPERT.

De esta forma se puede realizar una compa-

ración objetivo / real entre las actividades

planificadas y las que se han realizado en

realidad. De ser necesario, las actividades

registradas se pueden agrupar en proyectos

de ámbito superior.

El registro de productos y proyectos puede

analizarse en función de tres criterios: por

empleados, por actividades o por el periodo

seleccionado. El registro de productos indica

las actividades que ha desempeñado un em-

pleado o un grupo de empleados determinado

durante un periodo específico. Estos análisis

se elaboran en forma de informes, p.ej. como

hojas de horas o informes de horarios que se

almacenan en el sistema. Gracias a la docu-

mentación exacta de las actividades desem-

peñadas, el registro de productos constituye

una base ideal para realizar los cálculos y la

facturación.

El uso de interfaces apropiadas permite trans-

ferir los datos desde el registro de productos

a los procesos económico-financieros, es decir

al cálculo de cuentas y salarios o al cálculo de

costes y prestaciones de servicio.

¿Qué ventajas tiene el registro de produc-

tos?

• Soporte óptimo para el cálculo de costes

y prestaciones de servicios mediante la

asignación de actividades a los empleados y

grupos de empleados

• Registro transparente de las actividades y

asignación de las mismas a los empleados o

grupos de empleados

• Comparación detallada de las actividades

desempeñadas con la planificación

• Análisis claro y generación de informes so-

bre los proyectos registrados por empleado,

actividad o periodo de tiempo

• Transferencia sin problemas de los datos

registrados a los sistemas de contabilidad

Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El registro de productos –

Potencial sin límites

Vista del registro de productos

con actividades del proyecto

SP-EXPERT • El plan maestro

Cuando es necesario asignar los empleados

a los turnos en función de sus funciones,

el plan maestro consulta SP-EXPERT. La

implementación de este módulo es impor-

tante cuando la planificación de personal

necesita sobrepasar los límites del departa-

mento debido a las cualificaciones necesarias.

Generalmente, la programación de turnos

clásica trabaja dentro de un departamento

o área funcional. No obstante, a menudo se

planifican actividades cuya prestación afecta

a varias áreas, como por ejemplo las guardias

y las urgencias.

Para poder realizar estas tareas de planifica-

ción, el plan maestro trabaja con necesida-

des operativas diarias que incluyen varios

departamentos y que contienen exigencias

de calidad y de función y cualificación de los

empleados. Estas necesidades operativas se

pueden vincular con requisitos especiales para

los días laborales y también para periodos o

días especiales (p.ej. vacaciones).

Las empleadas se planifican por tipos de

servicio (como por ejemplo guardia) y/o por

funciones o puestos de trabajo. De esta for-

ma, a las empleadas de varios departamentos

se les pueden asignar varias actividades que

afectan a más de un departamento; esto se

muestra en el programa de turnos del depar-

tamento maestro.

El plan maestro se puede abrir como un plan

diario o semanal independientemente del

plan básico. Para ello deben seleccionarse el

grupo de planificación (p.ej. guardia en fin de

semana) y el periodo de planificación (en días

o semanas) pertinentes. La planificación de

las empleadas para los servicios correspon-

dientes puede realizarse de forma rápida y

sencilla con la función de arrastrar y soltar del

ratón. Las empleadas disponibles se muestran

en una ventana propia junto con sus cuentas

de tiempo, las cuales se pueden personalizar:

de esta forma, por ejemplo, se puede mostrar

cuantos días hace que no han trabajado en un

servicio en particular o cuantos servicios de

un tipo determinado han prestado. Asimismo,

en las cuentas también se pueden añadir pre-

cios por hora y el coste salarial para realizar

los cálculos de forma automática. De esta for-

ma, el planificador puede ver inmediatamente

las consecuencias económicas de la planifica-

ción y organizarla en función de los costes.

Con este fin, el plan dispone de distintas

vistas.

Durante la planificación, el sistema comprue-

ba automáticamente qué empleadas pueden

desempeñar las funciones requeridas o po-

seen las cualificaciones necesarias.

Las empleadas se pueden asignar a distintos

centros presupuestarios para poder realizar

análisis detallados en función de las activida-

des desempeñadas y los servicios prestados.

Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El plan maestro –

Una ampliación importante

¿Qué ventajas tiene el plan maestro?

• Planificación de empleados que afecta a

distintas áreas y visualización unitaria en

un plan

• Definición de las necesidades operativas

para distintas áreas

• Cálculo online de las cuentas de tiempo

en caso de modificar el plan (opción de

almacenar las cuentas de salario y calcular

automáticamente los costes laborales).

• Verificación automática de las funciones y

cualificaciones

• Visualización automática de las sobreocu-

paciones y subocupaciones funcionales

• Mejora de la transparencia y apoyo del

control durante la propia planificación

Vista del plan maestro con

visualización de cuentas de

apuntes

SP-EXPERT • El plan de disposición

El plan de disposición permite controlar los

datos del programa de turnos en cuadrículas

de tiempo más precisas y en función de la

situación del día actual. La gran ventaja del

plan de disposición es la opción de acortar o

alargar los periodos de tiempo de los datos

del programa de turnos del plan maestro. Para

poderlo hacer, el plan maestro no puede estar

abierto. Si la necesidad de mano de obra varía

de forma considerable dentro de un mismo

día (p.ej. debido a un encargo de producción

urgente que dura poco tiempo, a un volumen

de llamadas elevado en call center o a un re-

traso en el programa de vuelos), el encargado

del personal puede utilizar el plan de disposi-

ción para alargar (o acortar en consecuencia)

las actuaciones de los empleados para cubrir

las necesidades del grupo de planificación. El

plan de disposición también permite insertar

y eliminar turnos, añadir observaciones y

modificar las asignaciones de funciones. Estas

optimizaciones se pueden realizar a través de

la ventana de edición, el menú contextual o

directamente en el plan.

¿Qué ventajas tiene el plan de disposición?

Un ejemplo de aplicación

En una imprenta de gran tamaño se utiliza

el plan de disposición de SP-EXPERT para

controlar con precisión el personal de forma

intradiaria. La empresa funciona con un

servicio de tres turnos y los empleados tienen

un tiempo de trabajo objetivo por contrato de

ocho horas. El modelo de tiempo de trabajo se

ha elaborado de forma que el día laboral está

dividido en una cuadrícula de tiempo de tres

horas y los empleados tienen asignado un tur-

no fijo planificado de seis horas. Dentro de un

mismo día (dependiendo de las necesidades),

este turno se puede alargar o acortar otras

dos horas. Las horas pendientes se apuntan

en una cuenta de disponibilidad. Entonces,

si durante un día se produce un incremento

en el volumen de pedidos, los turnos de los

empleados que se encuentran en la empresa

se podrán alargar en consecuencia para no

tener que rellenar estos huecos de necesidad

con empleados que deberían venir de forma

expresa.

Esto facilita enormemente el desarrollo del

día, puesto que resulta más sencillo que

permanezcan más tiempo los empleados que

ya están trabajando en la tarea que no llamar

a nuevos empleados cuyo turno se alarga-

ría para poder completar el pico de trabajo.

Además, también se eliminan los suplementos

caros, puesto que los empleados cuyos turnos

se ven alargados en el plan de disposición

no sobrepasan su tiempo de trabajo obje-

tivo. En el caso opuesto, es decir cuando el

volumen de trabajo disminuye y los emplea-

dos no trabajan a pleno rendimiento, el plan

de disposición permite acortar los turnos y

Planificación Inteligente de Personal con SP-EXPERT El plan de disposición –

Turnos rígidos, ¡No, gracias!

guardar este tiempo de trabajo para situacio-

nes donde realmente sea necesario. El plan de

disposición también dispone de una función

de comprobación de reglas para asegurarse de

que en ningún momento se infrinjan las reglas

de tiempo de trabajo.

Existen multitud de ámbitos de aplicación

para el plan de disposición también en otros

sectores, especialmente en aquellos donde es

difícil prever las variaciones en el volumen de

trabajo dentro del día y no es posible aplazar

las tareas; un ejemplo serían los hospitales

(en los días cuando se acumulan las urgen-

cias), call centers, las comisarías de policía,

las empresas de seguridad y la industria de la

aviación.

Vista del plan de disposición de SP-EXPERT con columna de función (1),

indicación de las horas en la vista diaria (2) e indicación de las necesidades

operativas por funciones (3)

El plan de disposición con gestión de tiempos online integrada proporciona de forma inme-

diata una visión general de las cuentas de tiempo personalizables (1) y liquida el estado de

las cuentas con retrospectiva y por adelantado (2).

Interflex ofrece soluciones completas combi-

nadas de sistemas de seguridad, controles de

acceso con producción de tarjetas, componen-

tes offline y biometría, así como soluciones

para la gestión de la fuerza de trabajo, gestión

de tiempos y planificación de personal.

Más de 14.000 instalaciones donde se gestio-

nan alrededor de 4,5 millones de empleados

convierten a Interflex en el líder del mercado

europeo.

Interflex lleva más de 30 años con presencia

en todo el mundo y trabaja con clientes desde

más de 35 centros en 12 países. Esta amplia

experiencia se traduce en una protección

máxima de la inversión.

Entre nuestros clientes cuentan empresas,

administraciones y hospitales de gran impor-

tancia:

Deutsche Bank, Behr Group, Bertelsmann,

Festo, Grupo Hospitalario Quirón, Roche,

Henkel, el aeropuerto de Hamburgo,

Blohm & Voss, Motorola Deutschland, Brose,

Carl Zeiss, Volkswagen, Weishaupt,

Continental AG.

Encontrará más información en

www.interflex.de.

Estamos presentes en todo el mundo con 35 centros en 12 países. Para más información, por favor,

consulte nuestro sitio Internet.

Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG

Zettachring 16 • 70567 Stuttgart (Alemania)

Teléfono: +49 711 1322-0 • Fax: +49 711 1322-111

E-mail: [email protected] • www.interflex.de Not

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