Control y cuidado de los documentos históricos desde la experiencia del Archivo Nacional Histórico

Emma de RamónCoordinadora ANH

Archivo Nacional El Archivo Nacional es una Institución del Estado, dependiente

de la Dirección de Bibliotecas Archivos y Museos (Dibam). Su función es reunir y conservar toda la documentación

administrativa, política, judicial y militar del país, y todos los documentos y manuscritos relativos a la historia nacional, de manera que se garantice su conservación, ordenación y aprovechamiento para los investigadores constituyéndose así en el mayor y más extenso repositorio documental del país.

Misión: En su calidad de organismo público de jurisdicción nacional, el Archivo Nacional tiene como misión reunir, organizar y preservar el Patrimonio Documental producto de la gestión del Estado y de la acción privada, con el fin de facilitar a la comunidad nacional el acceso a la información política, administrativa, jurídica e histórica que dichos registros contienen, contribuyendo con su gestión a resguardar los derechos y responsabilidades adquiridos por el Estado y la Ciudadanía y aportando a la construcción de un estado democrático y al desarrollo cultural del país.

Archivo Nacional

El Archivo Nacional se encuentra conformado por tres servicios centrales que prestan servicios a los archivos del país;

y por cuatro archivos:Archivo Nacional HistóricoArchivo Nacional de la AdministraciónArchivo Regional de la AraucaníaArchivo Regional de Tarapacá

Antecedentes del Archivo Nacional 1847: Oficina de Estadísticas 1875, ley orgánica de tribunales: creación

de archivos judiciales (Santiago y Valparaíso)

1886: se fundó la sección Manuscritos de la Biblioteca Nacional (Luis Montt).

1887: Archivo General de Gobierno creado a partir de la nueva ley de organización y funciones de los Ministerios

Archivo Nacional Histórico Nació oficialmente en 1925 como Archivo Nacional

Histórico gracias a un reglamento orgánico. Se señaló su ubicación junto a la Biblioteca Nacional y el Museo Nacional Histórico, en un edificio que nunca se levantó.

En 1927 se ratificó la fundación mediante un DFL por medio del cual se fundieron el Archivo Nacional Histórico (1925) y el Archivo General de Gobierno (1887).

Recién el DFL 5.200 de 18 de noviembre de 1929 creó la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos dependiente del Ministerio de Educación, organismo en el cual se insertó el Archivo Nacional con la actual legislación que lo rige.

Transferencias de acuerdo al DFL 5.200

De acuerdo a lo expresado en el DFL 5200, ingresan al AN: Los documentos de los Departamentos del Estado que hayan cumplido

cinco años de antigüedad Los documentos de las Intendencias y Gobernaciones que hayan

cumplido 60 años de antigüedad Los libros de Actas de las Municipalidades que tengan más de 60 años

de antigüedad Los protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros

conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales que hayan cumplido 80 años de antigüedad

Los protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales de las provincias de Tarapacá y Antofagasta y de los territorios de Aysén y Magallanes que hayan cumplido 30 años de antigüedad.

Fondos del Archivo Nacional Histórico Después de la separación del ARNAD

(1994) y el Archivo Histórico, los fondos de este repositorio quedaron constituidos por los siguientes:

Fondos Coloniales (1541 a 1815 aproximadamente)

Fondos Republicanos (1817 a 1900) Fondos de Intendencias, gobernaciones y

municipalidades (1541 a 1973) Fondos Privados (1541 a1990) Fondos Judiciales (1590 a 2004)

Fondos coloniales

15 fondos; entre ellos: Capitanía General Real Audiencia Real Universidad de San Felipe Escribanos de Santiago Tribunal de la Inquisición Jesuitas de América

En total, 16.465 volúmenes

Fondos Republicanos

32 fondos, entre ellos Fondos Ministeriales Aduanas (Chiloé, Huasco, Iquique, Los

Andes, Talcahuano y Tocopilla) Justicia Militar Escuelas Normales Universidad de Chile

En total 18.398 volúmenes

Fondos de Intendencias, gobernaciones y municipalidades 23 fondos de Intendencias desde

Tarapacá hasta Aysén 43 fondos de Gobernaciones desde

Taltal hasta Magallanes 71 fondos de Municipalidades

En total 15.252 volúmenes

Fondos Privados (y semiprivados) 26 fondos privados donados al ANH o

adquiridos por éste, entre ellos Fondo Salitre 5.440 volúmenes Salvador Trucíos Valentín Letelier Sergio Fernández Larraín Claudio Gay

En total 4.474 volúmenes

Fondos Judiciales

Corresponden a unos 2.500.000 expedientes judiciales, Cortes de Apelaciones y Libros Copiadores de Sentencias

Tribunales abarcan un área geográfica que va desde Arica hasta Tierra del Fuego y temporalmente se inician a fines del siglo XVI y culminan en los primeros años de este siglo

Mapoteca

Sobre 3.500 mapas y planos abarcando dibujos desde principios del siglo XVII hasta fines del siglo XX

Total de la documentación En total nuestros volúmenes suman un

poco menos de 55.000 Se agregan a este número los documentos

sueltos (Fernández Larraín, Santa María, mapoteca)

Los expedientes, algo menos de 2.5 millones

Se ubican en 8 depósitos y en los pasillos del ANH por falta de espacio pues en su conjunto ocupan un poco más de 8 kms. La disponibilidad de espacio en estanterías corresponde a 7.8 kms.

La seguridad en el Archivo El tema de la seguridad no puede

reducirse al problema de las eventuales sustracciones de materiales

Seguridad del ANH pasa por tres problemas:Espacio disponible en depósitos y

estanteríasConservación aplicada a los documentosAcceso a los documentos por parte de los

usuarios

Espacio La superficie útil de

estanterías en el ANH alcanza a los 7,8 kms.

La cantidad de documentación excede esa disponibilidad en unos 400 mts., lineales, aproximadamente.

Esto implica que existe gran cantidad de documentación, particularmente algunos documentos de los fondos judiciales, se encuentran fuera de las estanterías o en los pasillos.

Hacinamiento…

El hacinamiento implica la disminución del control de la documentación por parte de los archiveros, clave en la seguridad

ConservaciónEl ANH recibe asistencia en

materias de conservación preventiva y restauración de parte de una unidad especializada en conservación de papel:

Conservación preventiva: las acciones destinadas a prevenir daños en la documentación (embalaje en unidades de conservación, encintado, etc.)

Restauración: acciones destinadas a reparar daños en la documentación o en su encuadernación

Encuadernación de documentos

Labores de conservaciónAcciones de restauración y conservación preventivaLabores de difusión, asesoría y acompañamiento

Acceso

Proceso a través del cual los usuarios tienen acceso a la documentación del ANH

CatálogosAutomatizadosImpresos

CirculaciónMateriales microfilmados o

digitalizadosDocumentos en originales

Usuarios que vistan el ANH 2010

MESN° N°

USUARIOS OCASIONALES USUARIOS INVESTIGADORES Hombres Mujeres Total Hombres Mujeres Total

Enero 75 66 141 192 153 345

Febrero 80 68 148 156 51 207

Marzo 11 11 22 60 38 98

Abril 84 72 156 286 144 430

Mayo 187 185 372 204 59 263

Junio 214 142 356 181 93 274

Julio 240 131 371 199 97 296

Agosto 191 201 392 178 116 294

Septiembre 179 176 355 155 101 256

Octubre 197 166 363 152 127 279

Noviembre 177 157 334 135 96 231

Diciembre 48 63 111 72 49 121

3.121 3.094

Volúmenes solicitados 2010

ARCHIVO NACIONAL HISTORICO

MESN°

VOLUMENESSala Microfichas Mapoteca Sala Invest. Total

Enero 1.105 699     1.804

Febrero 1.050 503     1.553

Marzo 378 26     404

Abril 1.552 592     2.144

Mayo 1.676 636     2.312

Junio 1.626 769     2.395

Julio 1.580 970     2.550

Agosto 1.840 1.083     2.923

Septiembre 1.553 1.041     2.594

Octubre 1.382 1.214     2.596

Noviembre 1.445 1.111     2.556

Diciembre 516 396     912

24.743

Circulación Las amenazas son de dos

tipos:Manipulación incorrecta o

descuidada de la documentación

Sustracción de documentación:○ En sala por parte de usuarios

(volúmenes completos u hojas sueltas)

○ Por parte de los funcionarios contactados por coleccionistas

Respuesta a estos peligros Aplicación de ley de

protección al patrimonio (17.288 art. 38 bis) con participación del Consejo de Defensa del Estado (fiscalía especializada en delitos contra el Medio Ambiente y el Patrimonio)

Disminución de la circulación por medio de la ampliación del acceso indirecto

Proyecto patrimonial de seguridad (2011)

Conclusión Los peligros a la documentación de archivo son

reales y no existen medios que nos garanticen su protección absoluta

Los peligros a su seguridad son de dos tipos: Primeramente su conservación íntegra la que peligra

por:Condiciones del almacenamientoManipulación de los documentos

En segundo lugar, los intentos de hurtoReferidos a encargos de coleccionistas hacia los

funcionariosInterés de los propios usuarios de apropiarse de los

documentos.