Presentación. Gestion de Archivos
24
JOSE MANUEL LUNA CORREA
Transcript of Presentación. Gestion de Archivos
JOSE MANUEL LUNA CORREA
MODULO IV.Las Tic Aplicadas a
la Gestión de
Archivos
CARACTERISTICAS CHILE ESPANA MEXICO
PANAMA
Definición de conceptos de sistema electrónico
Si No Si Si
Se aplica todo el territorio nacional Si Si No Si
Hablan de las características del documento electrónico
Si Si Si Si
Dividido en artículos Si Si Si Si
Los documentos no se pueden modificar sin fundamento legal.
No Si Si Si
La base de datos es pública Si Si Si Si
Toda acción administrativa debe de estar en soporte electrónico
Si Si Si Si
Transitorios Si No Si Si
Señala responsables Si Si Si Si
CONCLUSIONES
En los cuatro casos su creación fue impulsada desde las esferas gubernamentales con la intención de tener un registro general de las personas físicas y morales obligadas a realizar ciertos trámites fiscales y administrativos y con ello contar con un mejor control en la recaudación de impuestos.
Los casos analizados el reglamento- ley es aplicado a particulares, servidores públicos y a empresas nacionales y extranjeras domiciliadas en territorio local y/o nacional.
El cuadro comparativo aquí analizado tiene que ver con los documentos electrónicos almacenados por y desde una reglamentación estatal con el propósito de alcanzar una eficacia administrativa de particulares y empresas, públicas y privadas.
En todos los casos "analizados" se detecto una labor de convencimiento por parte del Estado para incorporar al mayor número de usuarios a esta nueva tecnología
La implementación de normas para el uso de documentos electrónicos, ayuda en gran medida a las instituciones para poder organizar y conservar este tipo de archivos, es por eso que se deben fijar bien las directrices y los aspectos que se deben tomar en cuenta, los diversos formatos, los documentos adjuntos, asegurando siempre la integridad, autenticidad y confiabilidad.
ANALISIS DE LAS EMPRESAS QUE OFRECEN SOFWARE PARA LA GESTION ELECTRONICA Y DIGITALIZACION
CARACTERISTICAS
• Hablan de la Gestión Documental aplicada a los documentos papel y a los electrónicos para cumplir las funciones de un Archivo : conservar, organizar y servir.
• Utiliza y sugiere la Metodología ISO-15489.
CONCLUSION
De acuerdo a las políticas o normativas establecidas en las instituciones estas pueden brindar y/o restringir el acceso a la información aun siendo publica.
El archivo digital/electrónico debe ser un complemento del archivo tradicional y viceversa.
Los documentos/expediente independientemente de su naturaleza no pueden ser alterados mutilados, robados. Su acceso debe ser científico, cultural, tecnológico.
OBJETIVOS
Proponen como medida de seguridad la necesidad de algún tipo de migración que asegure la
supervivencia a largo plazo de los documentos.
Empresa DMS
ofrece una gestión documental.Archivador central que es una computadora,
que almacena los documentos.
Recuperar los documentos y localizar rápido los documentos.
Archiva todos los documentos generados diariamente.
Acceder a los documentos por palabras claves, en cualquier soporte, papel,
electrónico, etc.
Ahorro de tiempo y recursos.
Evita perdidas de documentos, sobretodo en cuestiones como facturas.
Los documentos en papel se escanean, se hacen índices, y se crean palabras clave.
Documentos electrónicos solo se arrastran al archivador.
Protección de los documentos contra calamidades.
Empresa NORMADAT.
Recolección de documentos.Descarga en el edificio.
Digitalizan la documentación, documentos, libros, planos y se hace
un índice.Se entrega la documentación se
entrega al cliente.
Custodia de documentos, un depósito muy seguro contra incendios.
Bóvedas de seguridad para documentos en soportes especiales.
En caso de que el cliente lo quiera se puede destruir la documentación.
Gestiona los documentos en todas las fases.
Entrega los documentos en forma rápida.
Empresa DOCUWARE.
Amacenan las facturas, se copia e imprime en una tiffmaker.
Se hacen índices.
No se pierden las facturas y otros documentos.
Compatibilidad con software comercial.
Búsquedas rápidas.Almacenamiento
EMPRESAS DMS NORMATAD PETERS
VENTAJAS Facilitar la consulta
cotidiana de la información.
Todo lo almacena en un
archivador central.
Se tiene acceso a todos los
documentos.
Optimización de recursos y
tiempo.
Se localizan por índices.
Migración inmediata.
Tiene sello digital.
Saca palabras clave
automáticamente.
Describe el recorrido del
documento.
Se puede consultar a través de
la red.
Custodia de la documentación
en cajas debidamente
localizables.
Entrega de documentos en
forma rápida.
Respaldo y destrucción de los
documentos.
15 años de experiencia.
Puede ser compatible con
cualquier software comercial
y es un apoyo al área de
informática.
Se crea un respaldo de todos
los documentos que se
imprimen.
DESVENTAJAS No habla de una seguridad
en cuanto al servidor.
No dice el precio.
No mencionan la ubicación,
ni horarios.
No habla de una seguridad en
cuanto al servidor.
No dice el precio.
No mencionan la ubicación, ni
horarios.
No habla de una seguridad
en cuanto al servidor.
La información solo se
maneja en cd y USB.
No informa si se destruye la
documentación.
No dice el precio.
No mencionan la ubicación,
ni horarios.
1.AREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1.Código de referencia MX-16/053/AGHPEM
1.2 Titulo Mapa del Distrito de Jiquilpan de Juárez
1.3. Fecha
1.4. Nivel de descripción Colección de Planos de los 16 Distritos del Estado de
Michoacán.
1.5.Volumen y soporte 1, Soporte Papel
UNIVERSIDAD SAN NICOLAS DE HIDALGODIPLOMADO: GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
MÓDULO No.4 LAS TIC APLICADAS A LA GESTIÓN DE ARCHIVOSDESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: fotos y mapas
2. AREA DE CONTEXTO
2.1.Nombre del Productor Litografía Escuela Industrial Militar Porfirio Díaz,
Morelia.
2.2. Historia de la Institución La Secretaria de Gobierno se funda a partir de 1824
cuando el Estado de Michoacán forma parte de la
Federación el Poder Ejecutivo del Estado de Michoacán.
2.3. Historia del Archivo El Archivo Histórico del Poder Ejecutivo fue Fundado el
30 de Noviembre de 1891, durante la administración de
Aristeo Mercado.
2.4 Forma de ingreso Transferencia
3.AREA DE CONTENIDO Y
ESTRUCTURA
3.1.Contenido Describe la situación geográfica del Distrito de Jiquilpan,
Identifica los Pueblos Villas y Rancherías, además de los
caminos terrestres, las vías de comunicación telegráficas
y telefónicas. Describe los limites distritales y estatales.
3.2 Valoración, Selección y
Eliminación
Se encuentra en Buen Estado.
3.3 Nuevos Ingresos N/A (No Aplica).
3.4 Organización Secretaria de GobiernoDirección General de Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Michoacán. Archivo General e Histórico del Poder Ejecutivo.Mapoteca del Archivo General e Histórico del Poder Ejecutivo.
4.AREA DE CONDICIÓN DE
ACCESO Y USO
4.1Condiciones de acceso Presentando Identificación ficha de registro de consulta.
4.2. Condiciones de reproducción Restringida.
4.3 Lengua de los documentos Español
4.4 Características físicas Mapa, fiel copia del original.
4.5 Instrumentos de descripción Inventario y utilizando la Norma ISAD-G
5. AREA DOCUMENTACIÓN
ASOCIADA
5.1 Existencia y localización de los
documentos originales
Si existen y se localizan en la Mapoteca del Archivo General
e Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Michoacán.
5.2 Existencia y localización de
copias
Es fiel copia de su original.
5.3. Unidad de descripción
relacionadas
Inventario.
5.4 Nota de publicación
6. AREA DE NOTAS
7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
7.1 Nota del Archivero Norma ISAD-G, Presentación de Humberto
Smith mediante unas diapositivas, y revisando
el libro Pueblos, Villas y Ciudades., de Gerardo
Sánchez Díaz
José Manuel Luna c.
7.2 Reglas o Normas ISAD-G
7.3 Fecha de descripción 2011/12/09
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: fotos y mapas
1.AREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1.Código de referencia
1.2 Titulo Equipo de futbol de historia
1.3. Fecha Abril de 1996
1.4. Nivel de descripción Colección Particular de Fernando Sierra Zavala.
1.5.Volumen y soporte (1) 21cm de ancho x 15 cm de Largo, Soporte Papel
Fotográfico Kodak.
2. AREA DE CONTEXTO
2.1.Nombre del Productor Archivo Privado de Fernando Sierra Zavala.
2.2. Historia de la Institución
2.3. Historia del Archivo
2.4 Forma de ingreso Por Compra.
3.AREA DE CONTENIDO Y
ESTRUCTURA
3.1.Contenido Equipo de la Facultad de Historia de la Universidad
Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, integrado por
14 estudiantes y Profesores de la Facultad, en la
década de los 90’s.
3.2 Valoración, Selección y
Eliminación
La fotografía se encuentra en estado regular ya que
presenta 2 pequeñas perforaciones.
3.3 Nuevos Ingresos
3.4 Organización
4.AREA DE CONDICIÓN DE
ACCESO Y USO
4.1Condiciones de reproducción Es Libre.
4.2. Condiciones de reproducción Restringida
4.3 Lengua de los documentos
4.4 Características físicas La documentación se encuentra con 2 pequeñas perforaciones.
4.5 Instrumentos de descripción ISAD G
5. AREA DOCUMENTACIÓN
ASOCIADA
5.1 Existencia y localización de
los documentos originales
El documento se localiza en la Colección Fotográfica
Privada del Historiador Fernando Sierra Zavala.
5.2 Existencia y localización de
copias
Colección Privada de Fernando Sierra Zavala.
5.3. Unidad de descripción
relacionadas
NORMA ISAD G
5.4 Nota de publicación
6. AREA DE NOTA
Colección Formada de las Memorias Institucionales
del Historiador Fernando Sierra Zavala a lo largo de
sus Estudios Académicos de Licenciatura.
7. AREA DE CONTROL DE LA
DESCRIPCIÓN
7.1 Nota del Archivero Norma ISAD G, Fotografía que se
adquirió de la Colección Privada del
Historiador Fernando Sierra Zavala.
7.2 Reglas o Normas ISAD G
7.3 Fecha de descripción 2011/12/10
