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PRESUPUESTOS EN LAS EMPRESAS

INTRODUCCIN

En la presente unidad se dan a conocer los conceptos, ventajas,

limitaciones y clasificaciones de los presupuestos, adems se describe el sistema

presupuestario con sus correspondientes objetivos y los mtodos para desarrollar

informes presupuestarios.

En las empresas, los informes presupuestarios son utilizados en el desarrollo

de futuros negocios, siendo herramientas de direccin que permiten controlar y

coordinar las cifras monetarias, logrando la toma de decisiones en la alta

gerencia.

PRESUPUESTOS

Definicin y concepto

El presupuesto, conceptualizado en forma amplia, es una herramienta de

direccin que tiene como principal objetivo prever, coordinar y controlar en cifras

monetarias el desarrollo de la actividad futura de una empresa durante un

perodo.

Los presupuestos permiten a los diferentes niveles de toma de decisiones

formarse una idea aproximada, pero aun as, lo suficientemente clara y precisa

de las posibilidades futuras de lograr el objetivo propuesto, como para confirmar

el acierto de la gestin y permitirles en forma oportuna su rectificacin o ajuste a

travs de la comparacin continua de los resultados reales con las cifras

presupuestadas. Todo esto requerir de un eficiente sistema de control

presupuestario.

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En resumen, se puede sealar que los resultados de la gestin de los

negocios se muestran en los estados financieros. Entonces, los presupuestos son

los estados financieros proyectados, los cuales sern expresiones formales de los

planes administrativos que abarcan todas las reas o fases de operaciones de la

empresa.

Los presupuestos proporcionan a la administracin general de las

empresas las siguientes ventajas:

a) Obliga a la administracin a fijar los objetivos y metas en forma

anticipada.

b) Contiene dispositivos de control que permiten evaluar la gestin

administrativa y planear mecanismos que permitan mantener la

caracterstica de flexibilidad de los presupuestos.

c) Asegura la coordinacin entre las unidades de la empresa.

d) Establece que exista una estructura organizacional definida y acorde con

los objetivos que se quiere lograr.

e) Facilita la asignacin eficiente de los recursos.

A pesar de sus ventajas y los objetivos que tienen los presupuestos, su uso

debe ser cuidadoso porque es una herramienta que tiene limitaciones. Estas

limitaciones deben conocerse para que el presupuesto sea utilizado en forma

adecuada y se obtengan con l los resultados esperados. Estas limitaciones son:

a) Los presupuestos son una estimacin aproximada de lo que traer el futuro,

pero no es una medicin exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en ellos

como algo esttico, sino como un instrumento de planificacin muy flexible.

b) Los resultados no se obtendrn por el solo hecho de presupuestar. Los

resultados se obtendrn cuando el presupuesto comience a ejecutarse.

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c) El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en s mismo. Por

lo tanto, no es un sustituto de la administracin, solo es una herramienta de

apoyo.

El perodo que pueden abarcar los presupuestos depender de la

naturaleza de la empresa o bien de las necesidades de informacin que

requiera, pero lo ms generalizado es un perodo de un ao, el que puede estar

coordinado con el perodo contable. Tambin se puede efectuar la planeacin

a corto, mediano o largo plazo.

Una vez conocidas las ventajas y limitaciones de los presupuestos, es

importante conocer su clasificacin:

1) PRESUPUESTO DE CAPITAL.

Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto

especfico de inversin, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera

del mismo, a travs de la medicin de indicadores tales como la Tasa Interna de

Retorno (TIR) o el Valor Actual Neto (VAN).

2) PRESUPUESTOS OPERATIVOS.

Son informes que tienen relacin directa con la operacin o giro de la empresa:

Existen los siguientes presupuestos operativos:

Presupuesto de Ventas.

Presupuesto de Produccin.

Presupuesto de Costos.

Presupuesto de Gastos.

Estado de Resultado Proyectado.

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3) PRESUPUESTOS FINANCIEROS.

Son informes que se refieren a las decisiones financieras de las organizaciones,

estos son:

Presupuesto de Caja.

Balance General Proyectado.

Estado de Cambio en la Posicin Financiera.

4) PRESUPUESTOS PERIDICOS.

Son informes que se confeccionan por un nmero fijo de perodos, es decir, al

vencer cada perodo, se agrega uno nuevo a los presupuestos.

5) PRESUPUESTOS FLEXIBLES.

Son informes que buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a

travs del tiempo, de tal forma que se conozcan los resultados a distintos

valores, en este caso es similar al llamado anlisis de sensibilidad.

6) PRESUPUESTOS POR NIVEL.

Son informes que determinan los presupuestos a distintos niveles de actividad

programada, por ejemplo, al 100% de capacidad instalada o al 80%, entre

otros

7) PRESUPUESTO PARCIAL.

Son informes que se presupuestan con una sola actividad en forma aislada

dentro de la organizacin y se administra en forma independiente.

8) PRESUPUESTO BASE CERO.

Son informes que se basan en el supuesto, por ejemplo cuando una empresa

recin inicia actividades o el desconocimiento de lo sucedido en perodos

anteriores.

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9) PRESUPUESTO DE RESPONSABILIDAD.

Es el informe que divide a la actividad presupuestada anual en trminos de

responsabilidad individual. Por ejemplo: las metas por vendedor o los niveles

de produccin.

10) PRESUPUESTO MAESTRO.

Es el informe en el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas

actividades de la empresa.

Para poder aplicar cada uno de los presupuestos indicados anteriormente, se

debe conocer el funcionamiento del sistema presupuestario, el cual se da a

conocer a continuacin.

SITEMA PRESUPUESTARIO

Definicin

Es el conjunto de presupuestos que se relacionan entre s; que sirven para

controlar peridicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones.

Est destinado a construir los objetivos de la empresa, constituyendo una

herramienta de planificacin, coordinacin y control.

A continuacin se describen los objetivos del sistema de presupuestos:

Objetivos del presupuesto como herramienta de planificacin.

a) Sirve para estimar los resultados de la empresa para un perodo

determinado.

b) Sirve para fijar metas y estndares.

c) Sirve para asignar responsabilidades mostrando los planes futuros en

trminos de las personas respecto de la ejecucin.

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d) Toma de decisiones y orientar futuras acciones al hacer evaluaciones

peridicas de estos.

Objetivos del presupuesto como herramienta de coordinacin.

a) Coordinar las actividades de la empresa en su conjunto de manera tal que

la encause a conseguir los objetivos finales.

b) Hace posible una efectiva accin administrativa.

Objetivos del presupuesto como herramienta de control.

a) Evaluacin peridica del avance de la operacin. b) Ayuda a sealar el grado de eficiencia al evaluar los resultados obtenidos.

El sistema presupuestario, adems de objetivos, tiene un modo de

funcionamiento que se grafica en el siguiente esquema:

RETROALIMENTACIN

Donde las entradas son la informacin interna y externa, cuantificable o no; el

proceso corresponde al desglose, registro y orden de la informacin obtenida; las

salidas, corresponden a los presupuestos propiamente tal y, finalmente, la

retroalimentacin, que indica la comparacin de datos y el anlisis de stos para

volver a planificar.

ENTRADA PROCESO SALIDA

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PRESUPUESTOS DE VENTAS

PRESUPUESTOS DE PRODUCCIN

PRESUPUESTO DE COSTOS PRESUPUESTO DE GASTOS

BALANCE GENERAL PROYECTADO PRESUPUESTO DE CAJA

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO

En el sistema presupuestario tambin existen etapas que se deben efectuar para

un buen control, estas son:

a) Fijar estndar de rendimientos basados en la experiencia o en clculos

financieros.

b) Medir los resultados reales en el perodo presupuestario.

c) Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados.

d) Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo

originan.

e) Determinar medidas de rectificacin.

La estructura presupuestaria, agrupa los distintos presupuestos existentes, que se

diagraman y definen a continuacin:

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1) PRESUPUESTO DE VENTAS

Este presupuesto es el punto de partida del sistema presupuestario, ya que sobre

la base de las ventas se planifica la produccin, los costos y gastos.

Las variables a considerar son los pronsticos de ventas en unidades, la

proyeccin de precios, la publicidad, el estudio de mercado, los vendedores,

entre otros.

Existen diversos mtodos para pronosticar las ventas, entre ellos encontramos los

siguientes:

a) Mtodo de los mnimos cuadrados: consiste en linealizar el

comportamiento de las ventas, mediante la siguiente frmula, Y= b x +a

(Y) = variable dependiente (cantidad, unidades fsicas, etc.)

(b) = pendiente

(x) = variable independiente (tiempo, mes, ao, etc.)

(a)= parmetro de posicin

b) Mtodos en Base a Porcentajes.

c) Mtodos en Base a la Experiencia.

El presupuesto de ventas se determina de acuerdo a lo siguiente:

PRESUPUESTO DE VENTAS

Ventas proyectadas (Unidades)

*

Precio de ventas

=

Ventas Netas

+

IVA dbito fiscal

=

Ventas Brutas

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Tambin se debe elaborar el presupuesto de ingresos por venta, el cual est

referido a proyectar el ingreso efectivo producto de las ventas del giro; en l se

consideran las ventas brutas proyectadas y las polticas de crdito otorgada a

los clientes con su respectiva incobrabilidad.

Se debe presentar de acuerdo a la siguiente estructura:

Detalle Perodo 1 Perodo 2 Perodo 3 Total Ventas contado

Ventas crdito

2) PRESUPUESTO DE PRODUCCIN

En el presupuesto de produccin se consideran las siguientes variables: las ventas

proyectadas en unidades fsicas y la poltica de inventario final de artculos

terminados.

El presupuesto de produccin se determina de acuerdo a lo siguiente:

PRESUPUESTO DE PRODUCCIN

Ventas proyectadas (unidades)

+

Inventario final en artculos terminados.

-

Inventario Inicial en artculos terminados.

=

Cantidad a producir.

El presupuesto de produccin contempla los presupuestos de costos y gastos que

se detallan a continuacin:

a) Presupuesto de consumo de materia prima directa El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:

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PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA DIRECTA

Cantidad a producir

*

Tasa de uso

=

Consumo de materia prima directa (unidades)

*

Costo unitario

=

Consumo de materia prima directa valorizado ($)

b) Presupuesto de compra de materia prima directa El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:

PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA

Consumo de materia prima directa

+

Inventario Final de MPD

-

Inventario Inicial de MPD Cantidad a comprar

=

Cantidad a comprar

*

Costo unitario ($)

+

IVA crdito fiscal. Compras brutas

=

Compras brutas

Para el presupuesto de compra de materia prima directa se debe elaborar el

presupuesto de egresos por compras, el cual se confecciona de acuerdo a la

siguiente estructura.

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Detalle Perodo 1 Perodo 2 Perodo 3 Total Compras

contado

Compras

crdito

c) Presupuesto de Mano de Obra Directa

El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MANO DE OBRA DIRECTA

Cantidad a producir

*

Tasa de uso

=

Consumo de MOD (hrs.)

*

Valor de la hora

=

Consumo de MOD valorizado ($$)

d) Presupuesto de consumo costos indirectos de fabricacin

El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:

PRESUPUESTO DE CONSUMO COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN CIF

Base de distribucin

*

cuota

=

Consumo de CIF valorizado ($)

e) Presupuesto de costo de produccin El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:

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PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCIN

Consumo de MOD

+

Consumo de MPD

+

Consumo de CIF

=

Costo Total de Produccin

f) Presupuesto de IVA El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:

PRESUPUESTO DE IVA.

IVA dbito fiscal

-

IVA crdito fiscal

=

IVA por pagar o recuperar

3) PRESUPUESTO DE CAJA

Representa el comportamiento de los flujos de efectivo para mantener en todo

momento la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer frente a

todos sus compromisos.

En el presupuesto de caja se proyectan las entradas y salidas de dinero, si ambas

corrientes no coinciden, pueden suceder dos cosas:

Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En este

caso la empresa no tendr suficiente liquidez, dicho de otra forma tendr

un saldo negativo de caja.

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Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este

caso la empresa tendr un saldo positivo de caja. Esto significa que puede

hacer frente a todos sus compromisos y aun as tener excedente.

La empresa buscar la manera de financiar su saldo negativo (va prstamos

bancarios, por ejemplo) y utilizar en forma adecuada su saldo positivo o

excedente (invirtiendo ese excedente en un depsito a plazo, por ejemplo).

El presupuesto de caja es una de las herramientas ms importante para tomar

decisiones de corto plazo que involucren la administracin de los recursos

financieros (dinero).

Desde el presupuesto de caja se obtiene la siguiente informacin: * Entradas de dinero y sus fuentes.

* Salidas de dinero y sus usos.

* Saldo de efectivo y su financiamiento o utilizacin.

El presupuesto de caja se debe confeccionar de acuerdo a la siguiente

estructura.

DETALLE Perodo 1 Perodo 2 Perodo 3 TOTAL

INGRESOS

Ventas contado

Ventas crdito

Otros ingresos

TOTAL INGRESOS

EGRESOS

Compras contado

Compras crdito

Sueldos por pagar PPM

por pagar

IVA por pagar

Leyes sociales

Gastos

Otros egresos

TOTAL EGRESOS

SUPERVIT O DFICIT PARCIAL

(+) SALDO INICIAL DE CAJA

SUPERVIT O DFICIT TOTAL

DEPSITOS

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INTERS GANADO

PRSTAMO

INTERS PAGADO

SALDO FINAL DE CAJA

4) BALANCE GENERAL PROYECTADO

El balance general proyectado es un estado que, basndose en datos

de todos los presupuestos realizados con anterioridad, permite tener una

visin sobre el estado futuro de los activos y pasivos de la empresa.

El balance general proyectado es un estado fundamental de la

empresa por cuanto nos mostrar en forma anticipada cul ser el

patrimonio de sta, a travs de una relacin valorada de sus activos y

pasivos, producto de las acciones que lleve a cabo la entidad durante

el perodo presupuestado.

Adems, este estado proyectado nos mostrar cul podr ser la

situacin econmica y financiera de la empresa si se cumplieran todos

los planes trazados por la empresa para el perodo, a travs de la

relacin sistematizada de los recursos econmicos y financieros,

debidamente clasificados y valorizados. Este debe ser elaborado de

acuerdo a los formatos establecidos en la normativa legal vigente

(PCGA o IFRS).

5) ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO

Es un estado proyectado que, incorporando informacin sintetizada de

presupuestos diversos realizados con anterioridad, nos permite mostrar

cmo se produce el resultado econmico de la empresa.

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En trminos generales, este presupuesto permite apreciar cul ser el

resultado probable de la gestin empresarial al final del perodo

presupuestado y, en particular, permite conocer los detalles que

provocaran este resultado. Es decir, nos muestra la situacin

econmica futura que tendra la empresa producto de la eficiencia en

la administracin del negocio durante el ejercicio presupuestado.

Este debe ser elaborado de acuerdo a los formatos establecidos en la

normativa legal vigente (PCGA o IFRS).

CONCLUSIN

Los presupuestos en la actualidad son informes de gestin determinantes para las

empresas, ya que con ellos se logra evaluar los actuales negocios y tambin las

posibilidades de concretar futuros negocios, si bien las cantidades monetarias que

se muestran en los presupuestos no son exactas, s se logra obtener una idea

bastante cierta de cmo se comportar el negocio en el futuro.

Los presupuestos son aplicables a todo tipo de negocio, empresas y/o

dependencias de stas, tambin en el diario vivir de las personas, mediante el

control y coordinacin de los recursos y obligaciones, que son variables de los

presupuestos y con esto permitir la toma de decisiones ante posibles proyectos,

negocios, inversiones, entre otros.