Procedimientos y procesosExperiencia en la Universidad Pública de Navarra

Joaquim Llansó Sanjuan

Alicante, 4 junio 2009Archivo General de la Universidad de Jaén

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Jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General

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Procedimientos y procesos

• Marco regulador:– Ley estatal: 17/2007– Leyes autonómicas: Navarra LF 5/2007

• Referentes:– ISO 9000– Manuales de procedimientos

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Qué son

• Definiciones (ISO 9000:2005): – Proceso (apartados 2.4, 3.4.1)

“Cualquier actividad o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados”

– Procedimiento (apartado 3.4.5)“Forma especificada para llevar a cabo una actividad

o un proceso”

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Encaje para su definición

• Actores:– Archivo General

• búsqueda de información y preparación del expediente

• comentario y acuerdo con la oficina responsable de la ejecución del procedimiento

• diagramación y formalización en acciones

• actualización periódica

• elaboración y gestión del manual de procedimientos

– Comisión de Archivo de la Universidad• aprobación de las propuestas y normalización institucional

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Punto de partida

• Vacío institucional en temas de definición de procedimientos asociados a procesos de gestión– La vertiente "organización" en la Universidad trabaja a

destajo en el EEES más en programas de ANECA relacionados con las titulaciones

• No existe un programa de calidad enfocado a la gestión– Sí existe en el ámbito académico y del profesorado

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Punto de partida• El único órgano que conoce en profundidad los

procedimientos administrativos, en el ejercicio de sus funciones específicas, es la Comisión de Archivo– El conocimiento del procedimiento le es imprescindible

para tomar decisiones en la definición del ciclo de vida de cada serie, especialmente en cuanto a su disposición final.

• La Secretaria General es consciente del problema y apoya la iniciativa– Asume el compromiso de iniciar una reflexión al respecto

en el seno del equipo de gobierno.

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La ocasión

• Visita del Rector al Archivo General– en el proceso de visitas a todas las oficinas una vez

obtenido su nombramiento

• Transmisión de una inquietud por "lo que no se hace"

• El Rector entiende el problema, pero manifiesta sus limitaciones en cuanto a articular una solución– El Rector me propone asistir a una reunión del equipo

de gobierno (formado por el propio Rector, los vicerrectores, la Secretaria General y el Gerente)

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La ocasión

• Tiene lugar la reunión del equipo– Vista la importancia del problema, pide mi opinión al

respecto

– Hago una propuesta sencilla, con ejemplos

– Se me platea qué recursos serían necesarios

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La ocasión• A las pocas semanas, se empiezan a dar las

circunstancias que favorecen el cambio de coyuntura– en octubre de 2008 se me confirma la posibilidad de obtener

los recursos que solicité: un técnico superior (se incorpora a la plantilla del archivo el 8 de junio, una vez finalizado el proceso selectivo)

– en la RPT de 2009, aprobada en diciembre de 2008, se cambia el nombre de la unidad: Sección de Gestión de Documentos y Archivo General

– en abril de 2009 se amplían las competencias de la Comisión de Archivo, que a su vez incrementa el número y especialización profesional de sus miembros: técnico de organización

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Conclusiones1. Importancia de identificar qué es un proceso

general entendido como suma de procedimientos orientada a

una finalidad determinada

un procedimientoque es la suma de acciones, documentos y procesos menores

y un procesodonde se define un responsable de proceso, un marco temporal, los responsables de cada acción y los indicadores asociados a cada acción identificada

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Conclusiones

2. Importancia de relacionar la definición de procedimientos con la formalización de procesos de trabajo (identificación de acciones, responsables e indicadores) y la conexión con herramientas de work flow

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Conclusiones

3. Importancia de la formalización de los procedimientos como punto de partida para la e-Administración

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Muchas gracias

joaquim.llanso@unavarra.es