Proceso de Compra 01.08.08

NETCORPERU S.A.C.TERMOREP S.A.EBB PERU S.A.C.

MANUAL DE PROCESOS AREA LOGISTICA

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

1 de 28Rev. 01 18/04/2023Aprobado 18/04/2023

1 INFORMACIÓN GENERAL

La gestión logística, es actualmente una gestión estratégica de apoyo directo de las

operaciones de producción y/o de ventas, que regula todo el flujo de materiales y

servicios para el usuario solicitante, desde el punto inicial (proveedores) hasta el punto

final de consumo del material o servicio (clientes).

Permite reducir tiempos en la respuesta al cliente o usuario sea este intermedio o final en

la cadena de abastecimiento, así como permite reducir costos y elevar el nivel de servicio

integral al cliente.

2 OBJETIVO

Proporcionar un flujo continuo en la cadena de abastecimiento, manteniendo las

normas de calidad adecuadas (estándares)

Trabajo con sistemas integrados de información con ventas, producción, finanzas y

todas las áreas, disminuyendo el tiempo de espera en la atención de los pedidos.

Orientada al cliente. Debemos mantener un cliente satisfecho.

Alta flexibilidad ante cambios.

Lograr confiabilidad absoluta en las fuentes de abastecimientos

Brindar información rápida, precisa y confiable para toma de decisiones logísticas

Comprar al precio más conveniente para la empresa.

Mínima inversión en Stock y Alta rotación de inventarios.

Alianzas estratégicas con proveedores competentes (confiables)

Reducir significativamente los niveles de stock inmovilizados

Contribuir a la posición competitiva de la organización.

INFORMACION GENERAL Y OBJETIVO

SELECCION DEL PROVEEDOR




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1.1 REQUISITOS

1.1.1 Elaborado por personal capacitado

El departamento encargado de evaluar y seleccionar los proveedores es la Oficina de

Logística, si el producto/servicio es estándar, caso contrario será el área solicitante que

hará este proceso en conjunto con la Oficina de Logística y posteriormente enviará el

requerimiento debidamente sustentado para la emisión de la Orden de Compra.

1.1.2 Criterios de Evaluación y Selección

La organización toma en cuenta principalmente tres factores fundamentales: plazo de

pago, calidad de mercadería y costos.

1.2 DESCRIPCIÓN

Búsqueda de proveedores potenciales y determinar la probabilidad de que se

conviertan en buenos proveedores. La selección de proveedores competentes es

crítica, ya que de lo contrario todos los demás esfuerzos de compra se desperdiciarían.

Compras debe asegurarse de que el proveedor tenga una apreciación de los

requerimientos de calidad, los programas y las entregas, el sistema de pagos y las

políticas de adquisición.

1.3 NEGOCIACION

La Negociación es una actividad en la primera fase del ciclo logístico del pedido

(logística de entrada) que permite aplicar técnicas para alcanzar un punto de equilibrio

en la defensa de los intereses institucionales (empresa), dejando de lado posiciones o

intereses personales que entorpezcan la negociación.

Es importante buscar un acuerdo a largo plazo, que derive en una “Alianza estratégica

con proveedores”, que finalmente serán vistos como “socios”.

¿Qué negociamos?

Condiciones de pago

Calidad

Precio

Disponibilidad de stock

Tiempo de entrega

Descuentos por volumen

Lotes, presentación y embalaje

Forma de transporte




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Lugar de entrega

1.4 PROCESO DE EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

El proceso de compras está conformado por 5 sub-procesos

Investigación del mercado de proveedores.

Evaluación de posibles proveedores por tipo de mercadería que ofrece

Desde la óptica de Precios Ofertados

Alta a proveedores

Relaciones con proveedores.

1.4.1 Investigación del mercado de proveedores.

Implica la localización y puesta en contacto con las fuentes de suministro, Incluyendo

nuevos, sustitutos y actuales productos. Existen tres situaciones:

Cuando son productos específicos solicitados por el área de Obras,

Proyectos y ventas se consultará para saber si ellos tienen o conocen un

proveedor de ese producto / servicio (referencias). De ser necesario

recurrirán a la página web.

Si el producto se compra frecuentemente se acudirá a solicitar el Pedido

de Material por el sistema CASTOR.

Si el producto es nuevo y estandarizado, investigar las posibles fuentes en

las páginas amarillas.

1.4.2 Evaluación de posibles proveedores

Verificar sus datos en los Registros de la SUNAT

Revisar en la web de la SUNAT si el posible proveedor esta inscrito y habilitado. En

caso de estar considerado como un buen contribuyente tendrá un excelente respaldo

para trabajar con ellos. (www.sunat.gob.pe)

Luego, asegurar una rápida referencia a los catálogos y listas de precios que nos dan

información adecuada sobre lo que cada proveedor puede ofrecer, basándonos en un

mínimo de cotizaciones y/o propuesta de tres (3).

1.4.3 Analizar propuestas de los posibles proveedores

Para la selección del proveedor deben ser decisivos tres factores importantes:

La calidad del producto / servicio.

El plazo de pago.




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El costo que se paga por el producto.

Además se debe considerar los siguientes aspectos:

Línea de Crédito. Tener preferencia en la compra en los proveedores que den

mayor línea de crédito, siempre y cuando los valores sean similares.

Tener un proveedor principal pero a la vez tener alternativas por si en algún

momento llegara a fallar.

Considerar su reputación de servicio y honradez con sus clientes.

Tener en cuenta la calidad y el costo del bien / servicio solicitado.

Ingresar al sistema Castor al Kardex para ver los movimientos de cada artículo

y a su vez se registran las compras valorizadas con precios actualizados e

históricos.

1.4.4 Desarollo del proveedor

Tener presente que los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre nueva

tecnología, materiales que sustituyan a los que nosotros conocemos. Las compras son

un modo de transmitir esta información a la gente apropiada en la organización.

Además, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está

comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en las

características del producto/servicio solicitado, en el programa de adquisición (de ser

un producto de compra frecuente), plazos de entrega, el sistema de pagos y otros que

fueran necesarios para mantener las buenas relaciones.

1. PROCEDIMIENTO

1.1 ÁREAS INVOLUCRADAS

Área solicitante / encargado

Gerencia General : Gerente General

Ingeniero Asistente : Ing. Responsable de generar el pedido

Obras y Proyectos : Ing. de Obras / Jefe de Obras - Proyectos

Adm. y Finanzas : Gerente de Administración y Finanzas

PROCESO DE COMPRAS LOCALES




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Logística : Jefe de Logística

Comercial : Gerente Comercial

Secretaria de Gerencia : Asistente responsable de generar el pedido

Área responsable

Oficina : Logística

Responsable : Compras

Personas responsables

Obras y Proyectos : Gerencia Obras y Proyectos

Administración : Gerencia de Administración y Finanzas

Comercial : Gerencia Comercial

1.2 PROCESO DE COMPRA LOCAL

El proceso de compras está conformado por 8 sub-procesos

A. Solicitud Pedido de Material

B. Autorización de Pedido de Material

C. Revisión de stock del almacén

D. Solicitud de Compra

E. Emisión de Orden de Compra

F. Aceptación Orden de Compra

G. Seguimiento de la Orden de Compra

H. Entrega del producto / servicio

Solicitud de Pedido de Material

Autorización del Pedido de Material

n de compra validada

Mercadería lista para la venta/entrega al cliente

Coordinación con obras y/o ventas para establecer destino de

mercadería

Emisión de Orden de Compra

Aceptación de Orden de Compra

Seguimiento de Orden de Compra

Revisión del Stock del Almacén

Solicitud de Compra




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1.2.1 Requerimiento de Compra

Todo proceso de compra local se inicia con la elaboración del Pedido de Material

por medio del sistema Castor; este pedido de Material es solicitado por el Area de

Obras por intermedio de Claudia Alarcón, luego es revisado y aprobado por el Jefe

del área quien es el Ing. Antony Suazo, al aprobarse este Pedido, el almacén

verifica el stock mediante el sistema y físicamente. Después de esta verificación

el almacenero elabora la Solicitud de Compra de los artículos que no se tiene en

stock; en base a esta solicitud, el Area de Logística procederá a elaborar la ó las

ordenes de compra según el tipo de mercadería requerida.

Entrega Producto / Servicios




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TERMOREP S.A.

R.U.C. Nº 20305541240

PEDIDO DE MATERIALESAv. Guillermo Prescott 476 - San Isidro - Lima 27 PerúTelfs.: (511) 472-2002, (511) 472-2003 Fax: (511) 470-0070 Nº PM-081433www.termorep.com.pe

Solicitante: RAFAEL GUARDAMINO Fecha Emisión:

22/07/2008

Cargo: RESIDENTE DE OBRA Fecha Requerida:

22/07/2008Referencia: C.Costo: 003003847 SUMIN. E INST. DE EQUIPOS CANTA CALLAO TOTTUS

Itm Código Cantidad Descripción

1 MT3106 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG AMARILLO

2 MT0176 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG BLANCO

3 MT3107 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG NEGRO

4 MT1611 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG ROJO


6 MT1886 200.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AZUL


8 MT1371 65.000 m TUBERIA CONDUIT FE.GALV. FLEX. C/FORRO PVC 1/2"

9 MT1370 12.000 m TUBERIA CONDUIT FE.GALV. FLEX. C/FORRO PVC 1"

10 MT1400 1.000 m TUBERIA PVC FLEXIBLE 1/2" CORRUGADA

11 MT1401 1.000 m TUBERIA PVC FLEXIBLE 3/4" CORRUGADA





8 de 28Rev. 01 18/04/2023Aprobado 18/04/2023

13 MT2612 150.000 m CABLE TELEFONICO XPT 4 X 22 AWG

14 MT1889 100.000 m CABLE VULCANIZADO 3 X 10 AWG

15 MT1880 100.000 m CABLE VULCANIZADO 3 X 12



18 MT0222 15.000 rll CINTA AISLANTE NEGRA 3/4" x 10 Mts.

19 MT1750 2.000 rll CINTA AUTOFUNDENTE DE 3/4 " X 9.14 MTS X 0.76 MM 3M

20 MT1983 10.000 u CONECTOR CURVO CONDUIT HERMETICO 3/4"


22 MT1986 10.000 u CONECTOR RECTO CONDUIT HERMETICO 1/2"


24 MT0389 60.000 pza CURVA PVC SAP 3/4"

25 MT1160 50.000 var SOLDADURA DE PLATA AL 0%

26 MT1624 120.000 m TUBERIA PVC SAP 3/4" X 3 MTS

27 MT0268 60.000 u CODO COBRE 90º X 1/2" SOLD.

Gerente de Obras Gerente de ObrasGerente de Obra Gerente de Obra

Ok

Recepción de Requerimiento de

Compra

Almacén verifica Stock

Formula Solicitud de Compra

Atiende al Area solicitante

Si

No




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TERMOREP S.A.

R.U.C. Nº 20305541240

SOLICITUD DE COMPRAAv. Guillermo Prescott 476 - San Isidro - Lima 27 PerúTelfs.: (511) 472-2002, (511) 472-2003 Fax: (511) 470-0070 Nº SC-081009www.termorep.com.pe

Solicitante: RAFAEL GUARDAMINO Fecha Emisión: 23/07/2008

Cargo: RESIDENTE DE OBRA Fecha Requerida: 23/07/2008Referencia: C.Costo: 003003847 SUMIN. E INST. DE EQUIPOS CANTA CALLAO TOTTUS

Itm Código Cantidad Descripción


2 MT0176 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG BLANCO

3 MT3107 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG NEGRO



6 MT1886 200.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AZUL



9 MT2612 150.000 m CABLE TELEFONICO XPT 4 X 22 AWG





14 MT0222 15.000 rll CINTA AISLANTE NEGRA 3/4" x 10 Mts.

15 MT1750 2.000 rll CINTA AUTOFUNDENTE DE 3/4 " X 9.14 MTS X 0.76 MM 3M








10 de 28Rev. 01 18/04/2023Aprobado 18/04/2023

20 MT0389 60.000 pza CURVA PVC SAP 3/4"

21 MT1160 50.000 var SOLDADURA DE PLATA AL 0%


23 MT0268 60.000 u CODO COBRE 90º X 1/2" SOLD.

Gerente de Obras Jefe de AlmacénGerente de Obra Jefe Almacén

Reposición de materiales de oficina (Economato)

El requerimiento es realizado por los usuarios de las diversas áreas de la

empresa, cada área tiene un representante quien se encarga de realizar la

relación y solicitar la respectiva aprobación del Jefe/o Gerente de Area, luego

canaliza el pedido enviando un correo electrónico al Sr. Leoncio Castro

(Almacén) adjuntando el Formato de Requerimiento de Utiles de Oficina (ver

líneas abajo)




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REQUERIMIENTO DE UTILES DE OFICINA

ITEM DESCRIPCIÓN DE ARTICULOS U/M CANTIDADSOLICITADA

CANTIDADVERIFICADA

1 Anillos de color azul(150-200 hojas) unidad

2 Archivadores de Palanca delgado unidad

3 Archivadores de Palanca unidad

4 Block cuadriculado T/A4 unidad

5 Block de taquigrafia unidad

6 Block rayado tamaño carta unidad

7 Bolsas colgantes para archivo unidad

8 Borrador blanco unidad

9 Borrador de lapicero unidad

10 Caja de CD grabables Sony unidad

11 Caja de CD regrabable unidad

12 Caja de Fastetner unidad

13 Caja de grapas unidad

14 Cinta masking tape unidad

15 Cinta scotch chica unidad

16 Diskettes unidad

17 Egrampador unidad

18 Fine pen negro unidad

19 Folders manila tamaño A4 unidad

20 Lapicero color rojo unidad

21 Lapicero color azul unidad

22 Lapices unidad

23 Papel craft unidad

24 Papel lustre color amarillo unidad

25 Paq de hojas bond A4 paquetes

26 Paq. De hojas Bond A3 unidad

27 Pegamento UHU en barra unidad

28 Plumón Indeleble unidad

29 Plumones de pizarra azul unidad

30 Plumones de pizarra rojo unidad

31 Resaltador amarillo unidad

32 Separadores de cartulina de color unidad

33 Sobres blanco tamaño A4 unidad




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34 Sobres blanco tamaño oficio unidad

35 Sobres manila tamaño A4 unidad

36 Sobres manila tamaño oficio unidad

37 Tajador unidad

38 Tapa azul para anillado unidad

39 Tapas transparentes unidad

40 Vinifan tamaño oficio unidad

1.2.2 Autorización de Compra

La orden de compra que elabora y emite el encargado de compras es una

autorización por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de cada tipo de

bienes especificados de acuerdo con los términos estipulados en la fecha y lugar

acordado.

Firmas Autorizadas

Departamento/ÁreaVo Bo

Jefe Área

Primera

Autorización

Segunda

Autorización

Tercera

Autorización

Logistica Daniel Manchego Jefe de Logística

Gerencia Operaciones Carlos TejedaGerente

Operaciones

Administración y Finanzas Cecilia Navarrete

Gerente

Administracion y

Finanzas

En caso de encontrarse ausente una de las personas autorizadas, el formato de la

Orden de Compra podrá ser firmada por dos de ellas.

Ok

Solicitud de Compra

Aprobación de la Solicitud de la Compra

Devolver al área solicitante

Verificación de Firmas

Si

No

Registro de Firmas

No




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1.2.3 Emisión de Orden de Compra

Las compras deberán ser solicitadas y debidamente autorizadas por las personas

encargadas antes de ser enviadas por e-mail o fax. Cumplidos todos los requisitos

antes mencionados y seleccionado el proveedor, el Departamento de Compras

procederá a emitir la Orden de Compra.

Ok

Ir a EmisiónOrden de Compra

Si




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TERMOREP S.A. R.U.C. Nº 20305541240

ORDEN DE COMPRAAv. Guillermo Prescott 476 - San Isidro - Lima 27 PerúTelfs.: (511) 472-2002, (511) 472-2003 Fax: (511) 470-0070www.termorep.com.pe Nº OC-08137024 de Julio de 2008

Señor(es): JORVEX Y COMPAÑIA S.R.L. R.U.C.: 20100073219Dirección: AV. TINGO MARIA 311, BREÑA, LIMA 05 Atención: JORGE RUIZ BARDALESTeléfonos: 4312042 Fax: 4319324 Solicitado: RAFAEL GUARDAMINOReferencia: 847, SC-081009, CCosto: 003003847 Moneda: DOLARES

Les agradeceremos se sirvan atendernos en lo siguiente:

Item Descripción Cantidad V. Unitario Total

1 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG AMARILLO 300.0 m 0.50 149.692 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG BLANCO 300.0 m 0.50

149.693 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG NEGRO 300.0 m 0.50 149.694 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG ROJO 300.0 m 0.50 149.695 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AMARILLO 200.0 m 0.33 66.066 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AZUL 200.0 m 0.33 66.067 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG ROJO 200.0 m 0.33 66.068 CABLE TELEFONICO XPT 4 X 22 AWG 150.0 m 0.31 46.279 CABLE VULCANIZADO 3 X 10 AWG 100.0 m 2.97 297.28

CANTA CALLAO TOTTUS

Sub-Total Venta Total Descuento Valor de Venta IGV 19 %

Total Venta

US$1,140.49 US$0.00 US$ 1,1,140.49 US$ 216.69 US$ 1,357.18

Condiciones de Compra:

Forma de Pago: FACTURA 60 DIAS

Recepción de Facturas: Lunes, Miércoles y Viernes de 10.00 a 12:30 y de 15:00 a 17:30 en la Av. Guillermo Prescott 476 - San Isidro (Sírvase adjuntar copia de la Guías de Remisión después de entregada la mercadería y copia de la presente Orden de Compra).

Para la recepción de la factura es requisito indispensable adjuntar la Nota de Ingreso del

material a nuestro almacén. Asimismo toda Factura debe ser emitida y entregada dentro del

mes de realizada la compra, caso contrario no será aceptada.

http://www.termorep.com.pe/




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Pago de Facturas: Viernes de 16:00 a 18:00 horas

Fecha de entrega: 31/07/2008

Lugar de entrega: Av. La Paz 981 San Miguel.

Daniel Manchego Carlos Tejeda Cecilia Navarrete Jefe Logística Gerente de Operaciones Gerente Administracion

Y Finanzas

A. En el caso de la contratación de un servicio recurrente, Administración deberá

revisar la formalidad legal del contrato a firmar con el apoyo del Asesor Legal, por lo

cual se solicitará entregar una copia con la debida anticipación. Una vez firmado el

contrato, el original del mismo quedará en poder del Departamento de Compras,

procediendo a emitir una Orden de Compra abierta. La administración de dichos

contratos será detallada en el “Proceso de Manejo de Contratos”.

B. En caso de contratos por servicios recurrentes o situaciones que así lo ameriten, el

Departamento de Compras podrá emitir Ordenes de Compra Abiertas por un período

no mayor a seis (6) meses.

C. De existir una O.C. que se encuentre pendiente de ejecución por más de 30 días

posteriores a la fecha de emisión, queda automáticamente anulada, informando de

esta acción al área solicitante y al proveedor.

D. De existir una OC atendida que se encuentre pendiente de facturar a partir de la

fecha de ejecución, el Departamento de Compras será responsable de hacer el

reclamo y obtener la factura en un plazo máximo de 2 días.

Toda Orden de compra se realizará con las siguientes condiciones de compra:

Documento : Factura

A nombre de : TERMOREP S.A.C.

RUC : 20....................

Términos de crédito : Factura y/o letra a 30, 60, 75 y 90 días

Recepción de Facturas : Días .......... de hora ..... a ......

Medio de Pago : Cheque, Letras.

Días de Pago : Viernes

Horario de Pagos : 16:00 a 18:00 horas

Lugar de pago : Av. Guillermo Prescott 476 San Isidro

No se deberá negociar ni aceptar condiciones de compra diferentes a las

indicadas. De requerir el proveedor una condición distinta a las estipuladas, éstas




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deberán ser evaluadas y aceptadas previamente por Logística y en algunos casos por

Administración. De ser necesario se buscarán cotizaciones adicionales.

1.2.4 Aceptación de Orden de Compra

Se coordinará por correo electrónico con el proveedor local para la conformidad de la

recepción de la Orden de Compra y la aceptación de la misma, en tal sentido deberá

enviar un e-mail o enviarlo por fax.

1.2.5 Seguimiento de la Orden de Compra

Seguimiento de las órdenes de compra es el control sistemático de los pedidos

mediante Hojas de control (Anexo N°....), en la cual las órdenes de compra son

controladas tres días antes de la fecha establecida para su recepción. Al consultar

como va nuestro pedido la respuesta posible que el proveedor dará:

a. Las mercancías han sido enviadas y están en camino

b. La entrega será efectuada a su debido tiempo o antes incluso

c. La entrega será efectuada en fecha posterior a la convenida inicialmente

d. La fecha de la entrega queda indeterminada debido a ciertas razones.

Si la casa proveedora contesta que el pedido se entregará en la fecha prometida o

antes no se hace ninguna marca en la hoja de control. En el caso de que la fecha de

la entrega haya sido retrasada, se hace una marca de control en rojo en la columna

correspondiente a la nueva fecha de entrega. Cuando al fin, llega el pedido, se hace

una marca azul en la fechas de entrega. Esto quiere decir que el pedido ha sido

completado y no hay necesidad de control posterior.

En el control la marca en rojo tiende a un doble objetivo, ya que no sólo nos muestra

que la entrega se retrasa, sino también nos dice cual es el proveedor que no hace las

entregas en el día prometido. Esta información puede ser muy útil cuando la calidad

de los pedidos haga necesaria forzosamente una entrega rápida de los mismos.




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1.2.6 Entrega del Bien / Servicio y Recepción de la Factura

Una vez entregado el bien en nuestro Almacén, el área de Recepción (Sra. Giannina

Urbina) recibe la Factura del Proveedor, conjuntamente con la Guía de Remisión y el

Formato de “Nota de Ingreso Almacén TERMOREP”, la cual es registrada en su

cuaderno de control y entregada al Area de Contabilidad luego de la coordinación y

conformidad que realiza con el Area de Logística, en simultáneo registra el número

de la factura en el reverso de la Orden de Compra, Logística verifica la entrega

parcial o total a través de la Guía de Remisión y del Formato “Nota de Ingreso al

Almacén”.

(

Ok

Comunicarse con el proveedor

Consultar fecha de entrega

Entrega del bien / servicioa tiempo

Controlar demoraen Hoja de Control

Ir a Recepción de bienes / Servicios

Si

No




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TERMOREP S.A. R.U.C. Nº 20305541240

Av. Guillermo Prescott 476 - San Isidro - Lima 27 Perú NI-COMPRAS

LOCALES

Telfs.: (511) 472-2002, (511) 472-2003 Fax: (511) 470-0070 E002-3183

Cta.Cte. : JORVEX Y COMPAÑIA S.R.L. Fecha Emisión : 25/07/2008

Dirección : AV. TINGO MARIA 311, BREÑA, LIMA 05 RUC : 20100073219

Referencia : OC-081370 C.Costo-Alm.: 002001-001

Item Código Descripción Cantidad V. Unitario V. Total

1 MT3106 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG AMARILLO 300m 0.50 149.69 2 MT0176 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG BLANCO 300m 0.50 149.69

3 MT3107 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG NEGRO 300m 0.50 149.69

4 MT1611 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG ROJO 300m 0.50 149.69

5 MT2494 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AMARILLO 200m 0.33 66.06 6 MT1886 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AZUL 200m 0.33 66.06 7 MT1885 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG ROJO 200m 0.33 66.06 8 MT2612 CABLE TELEFONICO XPT 4X22AWG 150m 0.31 46.27 9 MT1889 CABLE VULCANIZADO 3X10 AWG 100m 2.97

297.28 Total Transacción : US$

1,140.49

MATERIAL SOLICITADO POR ING: RAFAEL GUARDAMINOOBRA 847 TOTTUS CANTA CALLAO.

Recibí Conforme TERMOREP S.A. Sello y Firma




19 de 28Rev. 01 18/04/2023Aprobado 18/04/2023

En el caso de Servicios, Logística verificará la entrega a través de la Orden de Servicio

respectiva o la confirmación del área solicitante que el servicio ha sido prestado y concluido

satisfactoriamente.

En ambos casos Logística verificará cantidad, especificaciones del bien / servicio,

precio, tiempo de entrega y condiciones de pago.

1.2.7 Supervisión Factura del Proveedor

Ok

Area de Recepción

recibe la Factura, Guía

Remisión y Formato

de Ingreso al Almacén.

Logística verifica la mercadería v.s. solicitado en la Orden de

compra

Pedir rectificación al proveedor

Ir a Supervisiónde Factura

Dpto. Recepción

Si

No

Avisa al Area de Logística




20 de 28Rev. 01 18/04/2023Aprobado 18/04/2023

Recepción, en coordinación con Logística, validará la factura y entregará la factura

adjuntando la guía de remisión, Nota de Ingreso del Almacén y la orden de compra

original al Area de Contabilidad – Finanzas para su registro en obligaciones por

pagar.

1.2.8 Preparación Pago de Factura

Al emitir la orden de compra se debe solicitar al proveedor el envío por fax de la

factura para programar el pago (cuando se trate de casos por pago al contado)

Finalmente la factura será enviada con un V°B° de Compras a Finanzas –

Contabilidad, junto con la copia de la OC respectiva.

Cuentas por Pagar procederá con la cancelación de la factura según las condiciones

de pago acordadas en la Orden de Compra.

***IMPORTANTE***

Ok

Recepción recibe la Factura,

junto con la Nota de Ingreso,

Guía de Remisión y O/Compra

Valida la factura

Pedir rectificación al proveedor por medio de Logística.

Factura pasa a RegistroArea Contabilidad-

Finanzas

Si

No

Avisa al Proveedor




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NO SE EFECTUARÁ NINGUNA ORDEN DE COMPRA Y/O PAGOS SI NO SE

HUBIERA CUMPLIDO CON EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

DESCRITO.

PROCESO DE IMPORTACIONES




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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1OBJETIVO

Establecer procedimientos para toda compra del exterior, permitiendo realizar los procesos

de una manera eficaz y rápida.

1.2REQUISITOS

Los requisitos principales para la realización de este proceso son:

1.2.1 Elaborado por personal calificado

El personal a realizar este proceso debe tener conocimiento de importación, el

encargado es el Area de Logística.

1.2.2 Manejo del idioma Inglés

El personal a cargo de este proceso por las constantes coordinaciones vía email o

telefónicas con los proveedores del exterior, debe tener un buen conocimiento del

idioma Ingles.

1.2.3 Coordinación

Este proceso se debe coordinar con las áreas respectivas con la finalidad tener la

mercadería en el almacén y cumplir con los plazos programados para su distribución o

entrega.

En la oficina: con el área solicitante y finanzas.

En el exterior, con el proveedor y

Localmente con la Agencia de Carga, Agencia de Aduana, Compañía de

Seguro e Instituciones que emitan los permisos correspondientes.

1.2.4 Requisitos legales de importación

Documentos necesarios para el proceso en Aduanas:

o Traducción de la factura

o Declaración Jurada de Valor

o Declaración Jurada de Especificaciones Técnicas

o Póliza de Seguro

o Factura Comercial

o Conocimiento de Embarque / Guía Aérea ( ABW )

o Permiso y autorización de Instituciones pertinentes.

Requisitos exigidos por otras Instituciones ( permisos, autorizaciones, otros)

Documentos necesarios de ser el caso:




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1.3DESCRIPCIÓN

Este proceso comprende todas las actividades que se deben realizar para importar la

mercancía de la empresa con la cual se tiene un contrato o de otro origen dependiendo del

caso y dejarlo en los almacenes, listo para la venta o entrega al cliente.

Incluye los sub-procesos de aceptación de orden de compra, trámite documentario y

trámite aduanero para la respectiva nacionalización.

1.4ALCANCES

Si la importación es menor a US$2,000.00 ( Valor FOB) se manejará con un agente de

courier ( Declaración Simplificada )

Si la importación se superior a los US$2,000.00 se manejará con la Agencia de

Aduanas que nos otorgue buenas condiciones de crédito en lo que respecta a los

gastos y derechos en Aduanas y su comisión se encuentre en lo permitido.

2. PROCEDIMIENTO

2.1.1 AREAS INVOLUCRADAS

2.1.1 Área solicitante / usuaria

Gerencia de Obras

Gerencia Comercial

2.1.2 Área responsable

Oficina : Logística

Responsable : Compras Internacionales

2.2 PROCESO DE COMPRA INTERNACIONAL

El proceso de importación esta conformado por 7 subprocesos

a. Requerimiento de Compra

b. Evaluación y selección de proveedores

c. Autorización de Compra

d. Emisión de Orden de Compra

e. Aceptación de la orden de compra

f. Trámite documentario

g. Trámite aduanero y nacionalización.




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2.2.1 REQUERIMIENTO DE COMPRA

El Área de Obras o Comercial enviará su requerimiento de compra por correo

electrónico con copia al Gerente de Obras y Proyectos en el Formato de Requisición

de Compra (Anexo N°...). Adicionalmente el área solicitante enviará el Margen de

utilidad de la propuesta (Estructura de Costos)

Con el requerimiento se procede a emitir la Orden de Compra.

2.2.2 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Requerimiento de compra

Evaluación y Selección de Proveedores

Orden de compra validada

Recepción del“Aviso de Envío”

Mercadería lista para la venta/entrega al cliente

Coordinación con ventas y/o operaciones para establecer destino

de mercadería

Aceptación de la orden de compra

Trámite Documentario

Trámite aduaneroy Nacionalización

Autorización de Compra

Emisión de Orden de Compra




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El área de obras y comercial tienen sus proveedores principales, caso contrario son

ellos los encargados de evaluar y seleccionar al proveedor idóneo según el Proceso

de Evaluación y Selección de Proveedores (Anexo N°..... ), una vez elegido deberán

consignar en el Formato de Requisición de Compra los datos del proveedor, el cual

deberá ser debidamente autorizado por el encargado del área.

2.2.3 AUTORIZACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

La orden deberá adjuntar el requerimiento del área solicitante, la Estructura de Costos,

la Orden de Venta y la Orden de Compra del Cliente.

Esta orden deberá ser verificada por el área solicitante, confirmando las características

y cantidades del producto a comprar.

Verificada esta información se procederá a obtener las firmas de autorización

correspondientes.

2.2.4 EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

Autorizada la adquisición se procederá a enviar la orden de compra vía correo

electrónico “scaneada” o por fax.

2.2.5 ACEPTACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

Se coordinará por correo electrónico con el proveedor extranjero para la conformidad

de la recepción de la Orden de Compra y la aceptación de la misma. Para lo cual

deberá enviar un e-mail de “Aviso de Envio” adjuntando la Factura o Pro forma

Factura en archivo PDF indicando la cantidad, producto, precios, especificaciones, N°

de factura, fecha de factura, y N° de orden de compra del producto que ya está listo

para ser embarcado, así como la fecha y el número de la guía de embarque.

La mercadería embarcada tiene que estar acompañada de la factura original y del

“packing list”.

El flujo grama de este sub proceso es:

2.2.6 TRÁMITE DOCUMENTARIO Ok

Recepción del requerimiento

aprobado por el responsable del

área solicitante

Firmas de Autorización

Ir a compras

Pasa a trámite documentario

Si

No




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Con los datos de la orden de Compra se preparan y solicitan los pre requisitos los

cuales son presentados para la importación, los mismos que deben ser obtenidos

10 días útiles antes de la salida del barco y 3 días si es por avión, del lugar de

origen. Una vez recibidos los pre requisitos, estos son entregados a la Agencia de

Aduana.

Cuando se reciben los documentos originales en el mismo embarque, es decir, la

Factura Comercial y el Paking list, se procede a solicitar un “previo” para ser

revisados con la Agencia de Aduanas y observar que todo está conforme, de lo

contrario se podrá informar al proveedor para que realice la corrección. El “previo”

es opcional y se solicita a criterio del importador.

En resumen, a la Agencia de Aduana se le entrega los siguientes

documentos originales:

o Factura Comercial

o Traducción de la factura

o Declaración Jurada de Valor

o Declaración Jurada de Especificaciones Técnicas

o Póliza o Certificado de Seguro

o Conocimiento de Embarque / Guía Aérea ( ABW ) endosada

o Permiso y autorización de Instituciones pertinentes.

2.2.7 TRÁMITE ADUANERO Y NACIONALIZACIÓN

Previa a la llegada del barco o avión debemos coordinar con la Agencia de

Aduanas el crédito a 15 ó 30 días respecto al pago de los gastos y derechos

calculados en la cotización o liquidación presentada por ellos.

Se procede a dar la documentación correspondiente al Agente de Aduana sobre la

mercadería a nacionalizar a efectos de presentar y numerar la póliza (DUA) y

obtengamos el canal de salida:

Canal verde – La mercadería está a disposición en 1 día

Canal naranja – La mercadería está a disposición en 2 días, pasa a verificación de

documentos.

Canal rojo – La mercadería está a disposición en 3 días, pasa a aforo físico y a

verificación de documentos.

Entrega de pre requisitos al

Agente de Aduana

Elaboración de solicitud de pre requisitos para la

importación del MTC

Recepción de documentos de

importación

Revisión de documentos

Comunicación al proveedor para

corrección

OK

Entrega originales Agencia Aduanas

Ir a trámite aduanero y nacionalización




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La naturaleza del trámite requerirá en algún momento que el personal de logística

con el personal técnico se movilicen conjuntamente a la zona de aduanas para

responder ante eventualidades y dudas técnicas que tenga el inspector de

aduanas, de tal forma que se obtenga el levante de la documentación y autorice la

salida de la mercadería del almacén.

IMPORTACIÓN TEMPORAL PARA REEXPORTACIÓN EN EL MISMO ESTADOEs el régimen aduanero, que permite recibir en el territorio nacional con suspensión de los derechos arancelarios y demás impuestos aplicables a la importación, debidamente garantizados, las mercancías extranjeras que se señalen por resolución del Ministerio de Economía destinadas a cumplir un fin determinado en un lugar específico y ser reexportadas en el mismo plazo establecido sin haber experimentado modificación alguna, con la excepción de la depreciación normal como consecuencia del uso.




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EL SEGUROCálculo de la suma aseguradaS.A. (suma asegurada) = CFR + DeducibleS.A. (suma asegurada) = CFR + 20% S.A.

Desembolso a la compañía de segurosPrima Neta = % de la suma Asegurada =

DERECHOS E IMPUESTOSDe acuerdo a nuestras leyeas vigentes, podemos establecer el cuadro para la determinación de los derechos e impuestos:

TRIBUTO BASE IMPONIBLE TASAAd valorem CIF Aduanero 4%, 7%, 12% ó 20%IGV CIF + ADV + ISC 17%Imp. De Prom. Munic. CIF + ADV + ISC 2%

GASTOS DE IMPORTACIÓNDerecho de emisión (del seguro)Informe de Verfciación (si lo requiere) : pagado a la empresa supervisora a que se desee, tomando en cuenta lo siguiente:Para productos nuevos:

- de US$5000,00 a US$5000 se deberá pagar US$250,00- de US$50001 a más se deberá pagar el 0.5% del FOB

Descarga INAFECTO AL PAGO DEL IGVHandling (manipuleo d edocuemtnos) INAFECTO AL PAGO DEL IGVTracción INAFECTO AL PAGO DEL IGVMovilización de carga INAFECTO AL PAGO DEL IGVConducciónGastos OperativosAlmacenajeServicio al clienteUso de equipoServicios administrativosLavado del contenedorComisión del agente de AduanasOtros gastos (dependerán del producto importado)

GASTOS ADMINISTRATIVOS Y FNANCIEROSComisiones por apertura y confirmación de la Carta de CréditoComisiones por transferenciaIntereses de letras en descuentosIntereses de Pagaré (ejm. Garantía Warrant)Intereses del Advance AccountOtros intereses y comisionesGastos administrativos

COSTO TOTAL DE IMPORTACIÓN esta formado por: CIF + Derechos + Gastos de importación + Gastos administrativos y financieros

Proceso de Compra 01.08.08

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