PROCESOS DEL PMBOK GUIDE

El PMBOK describe los procesos básicos de la dirección de proyectos a través de lo que el PMI ha denominado "las nueve áreas del conocimiento". Las nueve áreas del conocimiento propuestas son:

Gestión de la Integración del Proyecto Gestión del Alcance del Proyecto Gestión de Tiempos del Proyecto Gestión de Costos del Proyecto Gestión de la Calidad del Proyecto Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Gestión de Riesgos del Proyecto Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

• Incluye los procesos requeridos para asegurar que los diferentes elementos de los proyectos sean adecuadamente coordinados. Los procesos principales de esta área son: el desarrollo del plan del proyecto, ejecución del plan del proyecto y el control integrado de cambios.

GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

• Describe los procesos requeridos que definirán qué hacer y qué no hacer en el proyecto para tener éxito en ésta. La gestión del alcance tiene varios procesos: la iniciación, la planificación del alcance, definición del alcance, verificación del alcance y control de cambios del alcance

GESTIÓN DE TIEMPOS DEL PROYECTO

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete a tiempo.

Esta área consta de los siguientes procesos: 1) Definición de las actividades. 2) Secuenciamiento de las actividades. 3) Cálculo o estimación de la duración de las

actividades.4) Desarrollo del cronograma. 5) Control del cronograma pretende lograr que los

cambios del proyecto sean acordados y determinados, ya que muchas veces ni siquiera se identifican los cambios en el proyecto.

GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO

esta área de la dirección de proyecto es la encargada de garantizar que el proyecto se realice sin sobrepasar el presupuesto estimado y aprobado para el mismo. Esta área también se encarga de analizar el impacto de las decisiones sobre los costos de los proyectos.

Contiene los siguientes procesos fundamentales: 1)Planificación de los recursos.2) Estimación de costos.3) Asignación del presupuesto de costos.4) Control de costos.

GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

Esta área de gran importancia para Gerencia de Proyectos describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades por las cuales ha sido creado, además de lo establecido en las políticas de calidad. Contiene los procesos de Planificación de Calidad, Aseguramiento de la Calidad y Control de la Calidad (PMBOK, 2000, 95).

Vale la pena aclarar que el PMBOK plantea en el área de Dirección de la Calidad del Proyecto un enfoque compatible con la International Organization for Standarization (ISO) en las series: ISO 9000 y 10000; y con otros enfoques de la gestión de calidad.

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

• Se define como un conjunto de procesos necesarios para mejorar la efectividad de las personas que van a estar involucradas en el proyecto, algunos de los temas que se tratan en esta dirección son: el liderazgo, la delegación, desarrollo de equipos y la evaluación del desempeño.

• Esta área incluye los procesos de:1)Planificación de la Organización.2) Adquisición de personal.3) Desarrollo del equipo.

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

• Esta área incluye los procesos requeridos para asegurar la generación, la recolección, la distribución, el almacenamiento y destino final de la información del proyecto para que se realice en tiempo y forma (PMBOK, 2000, 7-8). Las comunicaciones afectan a todo el proyecto y a la organización, es por esto que todos lo involucrados en él deben estar preparados para enviar y recibir comunicaciones.

GESTIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTO

El riesgo en un proyecto es un evento o una condición que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del mismo”. La Gestión de riesgos se encarga de identificar, analizar y responder a los riesgos. Incluye procesos como:1) La planificación de los riesgos.2) La identificación de los riesgos.3) Análisis cualitativo de riegos.4) Planificación de la respuesta a riesgos.5)Supervisión y control de riesgos.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

• Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios (productos) desde fuera de la organización ejecutante del proyecto.Incluye los siguientes procesos:1) Planificación de Adquisiciones: consiste en la identificación de los productos externos a la organización necesarios para la satisfacción de los proyectos y debe ser realizado para cada producto.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

2) Planificación de la búsqueda de proveedores: el éxito del proceso depende del diligenciamiento de la documentación necesaria para la elección del proveedor adecuado.3) Búsqueda de proveedores: tiene como objetivo la recolección de ofertas y propuestas de proveedores potenciales del proyecto.4) Selección de proveedores: es el proceso siguiente y consiste en la aplicación de criterios de selección a las propuestas obtenidas con el fin de escoger el mejor proveedor del producto.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

• 5) Administración del contrato: se encarga de procurar que el (los) proveedor (es) cumplan con los requisitos exigidos.

• 6) Cierre del contrato: tiene por fin la verificación de que el proveedor (es) haya cumplido con los requerimientos, además de la documentación correspondiente, la cual debe incluir la aceptación del producto (s) por la organización contratante.

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN

• El Grupo de Procesos de Iniciación se compone de procesos que facilitan la autorización formal para comenzar un nuevo proyecto o Los procesos de iniciación, por lo general, se realizan fuera del ámbito de control del proyecto por la organización o por los procesos del programa o del portafolio ,lo cual puede hacer borrosos los límites del proyecto en lo que se refiere a entradas iníciales del proyecto.

EL GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN INCLUYE LOS SIGUIENTES PROCESOS DE

DIRECCIÓN DE PROYECTOS:

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

• Este proceso se relaciona principalmente con la autorización del proyecto o, en un proyecto de múltiples fases, de una fase del proyecto.

DESARROLLAR EL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO PRELIMINAR.

• Es el proceso necesario para producir una definición preliminar de alto nivel del proyecto usando el Acta de Constitución del Proyecto con otras entradas a los procesos de iniciación

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

• El equipo de dirección del proyecto usa el Grupo de Procesos de Planificación, y los procesos e interacciones que lo componen, para planificar y gestionar con éxito un proyecto para la organización. El Grupo de Procesos de Planificación ayuda a recoger información de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza. El Grupo de Procesos de Planificación facilita la planificación del proyecto entre procesos múltiple

DESARROLLAR EL PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

• Es el proceso necesario para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestión del proyecto.

PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE

• Es el proceso necesario para crear un plan de gestión del alcance del proyecto que documente cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo.

DEFINICIÓN DEL ALCANCE

• Es el proceso necesario para desarrollar un enunciado detallado del alcance del proyecto como base para futuras decisiones del proyecto

CREAR EDT

• Es el proceso necesario para subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de gestionar.

DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDAD

• Es el proceso necesario para identificar las actividades específicas que deben realizarse para producir los diversos productos entregables del proyecto

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES

• Es el proceso necesario para identificar y documentar las dependencias entre las actividades del cronograma.

ESTIMACIÓN DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

Es el proceso necesario para estimar los tipos y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma

ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

• Es el proceso necesario para estimar la cantidad de períodos laborables que se requerirán para completar cada actividad del cronograma.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

• Es el proceso necesario para analizar las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de los recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto

ESTIMACIÓN DE COSTES

• Es el proceso necesario para desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE COSTES

• Es el proceso necesario para sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de coste.

PLANIFICACIÓN DE CALIDAD

• Es el proceso necesario para identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cómo satisfacerlos

PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

• Es el proceso necesario para identificar y documentar los roles dentro del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de comunicación, así como para crear el plan de gestión de personal.

PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

• Es el proceso necesario para determinar las necesidades con respecto a la información y las comunicaciones de los interesados en el proyecto.

PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS

• Es el proceso necesario para decidir cómo abordar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

• Es el proceso necesario para determinar qué riesgos podrían afectar al proyecto y documentar sus características.

ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

• Es el proceso necesario para priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto.

ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

• Es el proceso necesario para analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto.

PLANIFICACIÓN DE LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

• Es el proceso necesario para desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

PLANIFICAR LAS COMPRAS Y ADQUISICIONES

• Es el proceso necesario para determinar qué comprar o adquirir, y cuándo y cómo hacerlo

PLANIFICAR LA CONTRATACIÓN

• Es el proceso necesario para documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, y para identificar a los posibles vendedores.

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN

• El Grupo de Procesos de Ejecución se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto. La mayor parte del presupuesto del proyecto se invertirá en los procesos del Grupo de Procesos de Ejecución. El Grupo de Procesos de Ejecución incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos:

DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

• Es el proceso necesario para dirigir las diversas interfaces técnicas y de la organización que existen en el proyecto a fin de ejecutar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto. Los productos entregables son producidos como salidas de los procesos realizados según se define en el plan de gestión del proyecto.

REALIZAR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

• Es el proceso necesario para realizar las actividades planificadas y sistemáticas de calidad a fin de garantizar que el proyecto utilice todos los procesos necesarios para satisfacer los requisitos.

ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

• Es el proceso necesario para obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto

DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

• Es el proceso necesario para mejorar las competencias y la interacción de los miembros del equipo a fin de lograr un mejor rendimiento del proyecto.

DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

• Es el proceso necesario para poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto cuando corresponda.

SOLICITAR RESPUESTAS DE VENDEDORES

• Es el proceso necesario para obtener información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas.

SELECCIÓN DE VENDEDORES

• Es el proceso necesario para analizar ofertas, seleccionando entre los posibles vendedores y negociando un contrato por escrito con el vendedor.

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

• El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto. :

EL GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL INCLUYE

• El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control incluye, por ejemplo:

• • El seguimiento de las actividades en curso del proyecto, comparándolas con el plan de gestión del proyecto y la línea base de rendimiento del proyecto

• • Influir sobre los factores que podrían eludir el control integrado de cambios de tal forma que solamente se implementen los cambios aprobados

SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

• Es el proceso necesario para recoger, medir y difundir información sobre el rendimiento, y para evaluar las mediciones y tendencias para mejorar el proceso

CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

• Es el proceso necesario para controlar los factores que producen cambios, a fin de asegurarse que esos cambios sean beneficiosos, para determinar si se ha producido un cambio y gestionar los cambios aprobados, incluyendo cuando se producen

VERIFICACIÓN DEL ALCANCE

• Es el proceso necesario para formalizar la aceptación de los productos entregables terminados del proyecto.

CONTROL DEL ALCANCE

• Es el proceso necesario para controlar los cambios en el alcance del proyecto.

CONTROL DEL CRONOGRAMA

• Es el proceso necesario para controlar los cambios en el cronograma del proyecto

CONTROL DE COSTES

• Es el proceso de ejercer influencia sobre los factores que crean variaciones y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

PROCESOS DE CIERRECierre del proyecto

Finaliza todas las actividades de todos los PGP

Confirma que todos los objetivos han sido alcanzados

•Plan de gestión del proyecto (PGP)

•Documentación del contrato

•Factores ambientales de la empresa

•Activos de los procesos de la organización

•Información sobre el desempeño del trabajo

•Productos entregables

Cerrar Proyecto

•Procedimiento de cierre administrativo

•Procedimiento de cierre del contrato

•Producto, servicio o resultado final

•Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)

PROCESOS DE CIERRECierre del contrato

Conclusión y aprobación del vínculo contractual

Obtención de la aceptación formal por parte del cliente

•Plan de gestión de las adquisiciones

•Plan de gestión del contrato

•Documentación del contrato

•Procedimiento de cierre del contrato

Cerrar Proyecto

•Contratos concluidos

•Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)