PROYECTO FINAL

SEMAFORIZACIÓN EN LA DROGUERIA UNIDROGAS S.A.

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA

TECNOLOGÍA EN TEGENCIA DE FARMACIA

CREAD - TUNJA

2013

PROYECTO FINAL

SEMAFORIZACIÓN EN LA DROGUERIA UNIDROGAS S.A. ALEMANA

MARTHA CECILIA GALLEGO VICTORIA

201022441

NIDIA ROCIO SAENZ PEÑA

201022447

ANGIE ROBAYO

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA

TECNOLOGÍA EN TEGENCIA DE FARMACIA

CREAD - TUNJA

2013

INTRODUCCIÓN

Hoy en día el almacenamiento de los medicamentos e insumos médicos,

constituye un elemento fundamental dentro de toda institución destinada al

manejo de productos farmacéuticos, las mismas que engloban políticas,

actividades y recursos con el objeto de mantener y garantizar la calidad,

conservación y el cuidado de los medicamentos reconocidos por ley, para una

buena prestación de servicios de salud.

En la droguería UNIDROGRAS S.A. Alemana, ubicada en la ciudad de Tunja;

en la Carrera 10 Nº 23 – 28 las nieves; se aplicó la herramienta de

semaforización de medicamentos con el fin de determinar en el momento

oportuno que medicamentos están próximos a vencer, y del mismo modo

ejercer un control con los medicamentos de baja rotación.

OBJETIVO GENERAL

Garantizar un sistema eficaz y seguro de almacenaje, coordinación y

organización; para una correcta clasificación y dispensación de los

medicamentos e insumos médicos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Verificar las tablas de control de humedad y temperatura 2 veces al día,

registrando los resultados.

Gestionar con los proveedores la transferencia de los medicamentos e

insumos médicos de baja rotación y los medicamentos próximos a

vencer, para de esta manera tener un correcto control.

Identificar el medicamento con el color correspondiente de acuerdo a la

fecha de vencimiento.

MISIÓN

La empresa UNIDROGAS S.A. tiene como MISIÓN:

Proveer medicamentos para el consumo humano a través de un excelente

servicio a los mejores precios del mercado, con los mejores estándares de

adquisición y garantizando las buenas prácticas de almacenamiento, además

de la eficacia de nuestros productos, contribuyendo al mejoramiento de la

calidad de vida de la sociedad en general y al desarrollo de la región; logrando

un crecimiento permanente de nuestros colaboradores y un rendimiento justo a

sus accionistas.

VISIÓN

La compañía UNIDROGAS S.A. tiene como visión:

Para el 2012 continuar siendo la primera opción de compras de medicamentos

en el nororiente colombiano; brindando el mejor servicio, el mayor surtido a los

mejores precios apoyados en el sistema de gestión de la calidad ISO

9001:2008, permanente actualización tecnológica y excelente cultura

organizacional.

MARCO TEÓRICO

LA SEMAFORIZACIÓN

Es una herramienta que  permite determinar en el momento oportuno que

medicamentos están próximos a vencer, permitiendo del mismo modo ejercer

un control con los medicamentos de baja rotación.

OBJETIVOS

Almacenar, coordinar y organizar la estantería en forma

anatofarmacológica, esto quiere decir por especialidad terapéutica y por

presentación farmacológica, lo cual le permitirá asumir una supervisión

constante sobre los medicamentos.

Elaborar las fichas de control del medicamento en un formato  anexo, se

debe imprimir y plastificar con  transparente. Con marcador  borrable se

debe colocar la fecha de vencimiento e identificar el medicamento con el

color correspondiente de acuerdo a la fecha de vencimiento (margen inferior

derecho). 

Estar permanentemente en  contacto  con el jefe del servicio farmacéutico,

y con los otros almacenistas, para coordinar las transferencias de los

medicamentos de baja rotación, y para gestionar con los proveedores los

medicamentos próximos a  vencerse.

Verificar y recordar constantemente al personal encargado de la

dispensación de los medicamentos,  el estricto cumplimiento de la

organización de los mismos en la estantería para evitar posibles

vencimientos y perdidas económicas.

Elaborar, verificar las tablas de control de humedad, temperatura y registrar

los resultados de las muestras por lo menos 2 veces al día.

Hacer seguimiento y al reportar al servicio farmacéutico el cuadro mensual

de transferencias, debe reportara el número de la salida del medicamento y

el numero con que el almacenista le dio la entrada al almacén que le hace

la transferencia.  

CLASIFICACIÓN POR COLORES

El color rojo indica que tiene menos de 3 meses de rotación.

El color amarillo indica que tiene menos de 6 meses de  rotación.

El color verde indica que tiene menos de 6 meses de rotación.

KARDEX

Es el principal instrumento de la gestión. Se hace uno para cada producto

basándote en la lista de precios, debe ser puesto al día por la persona que

estuvo en el turno.

SIRVE

Para conocer el consumo mensual, por lo tanto permitirá hacer un

pedido más racional.

Localizar pérdidas (diferencia entre stock e inventario).Y

Llenar tu informe mensual.

Características y sistemas de evaluación de inventarios de

mercancías

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan

los sistemas pertinentes para evaluar sus existencias de mercancías con

el fin de fijar su posible volumen de producción y ventas

Comprender el concepto, características y los fundamentos de los

sistemas de valoración de inventarios pueden ser de gran utilidad para la

empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción

que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe

tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el

manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. 

Sistema de Inventario Periódico 

Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las

existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en

forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea

el caso.

Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias

de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades,

después de hacer un conteo físico.

Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo

contable.

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía

en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo

físico, porque los movimientos de compra y venta de mercancías se

registra directamente en el momento de realizar la transacción a su

precio de costo.

Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar

de mercancías denominado "Kárdex", en el cual se registra cada artículo

que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las

operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de

mercancías. 

Comentario: Las empresas que estén por ley obligadas a presentar

declaración tributaria, deben utilizar el sistema de inventario permanente

Acoplando el criterio: Los inventarios de mercancías constituyen todas

las existencias a precio de costo con los cuales la empresa produce

bienes o comercializa sus productos terminados

Métodos para la valoración de Inventarios

Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus

inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la

producción con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los

siguientes métodos para valorar los inventarios:

1. Valoración por identificación específica

En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero

cada una de ellos se distingue de los demás por sus características

individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los

automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que

estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color,

número de motor, serie, modelo etc.

INVENTARIO

Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una

fecha determinada; y contablemente es una cuenta de activo que representa el

valor de las mercancías existentes en una farmacia o almacén.

En los sistemas de inventario los resultados deben ser auditados por la misma

farmacia mensualmente para obtener los resultados deseados.

(1). Auditaremos las ventas diarias

(2). Los costos de compra

(3). Movimiento de inventario

(4). Establecer los niveles de inventario según su movimiento

Al establecer un inventario, se establecen unos pasos a seguir para poder tener

unos resultados. Estas etapas deben ser ejecutadas en orden.

(1). Crear los suplidores y unirlos al productos o medicamento. Para poder

hacer comparaciones de precios del mismo producto por suplidor.

(2) .Establecer los controles por usuarios. Estos no deben tener acceso a los

precios de ventas, costos, cantidad de inventario, reportes, fórmulas de precios,

descuentos, etc. Estos se establecen según los criterios del comerciante.

(3).Establecer los precios de compra (costo) y venta al público.

(4).Borrar o desactivar los productos o medicamentos que no son usados.

Preparar la base de datos para minimizar los errores a tal punto que solo

tengamos los productos que vamos a manejar o mantenemos en inventario.

(5).Hacer inventario físico.

(6).Usar el sistema de órdenes de compra para establecer los mínimos de

inventario por productos de forma tal que el sistema pueda indicarnos la

cantidad que debemos comprar en base a nuestro movimiento de inventario.

Los reportes de movimiento de inventario por producto o medicamento que nos

indican cuánto debemos comprar para 10 o 15 de días de suministro.

NORMATIVIDAD

Resolución 1403 de 2007 Por la cual se determina el Modelo de Gestión del

Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y

Procedimientos y se dictan otras disposiciones. El ministro de la protección

social en ejercicio de sus facultades legales, en especial, las conferidas por el

numeral 2º del artículo 173 de la ley 100 de 1993 y los artículos 18 del decreto

2200 de 2005 y 2º del decreto 205 de 2003,

Decreto 2200 de 2005 el presidente de la república de Colombia, en ejercicio

de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el

numeral 11 del artículo 189 de la constitución política, la ley 23 de 1962 y

demás normas que la desarrollan o modifican, el numeral 42.3 del artículo 42

de la ley 715 de 2001 y el literal c) del artículo 154 de la ley 100 de 1993,

MARCO CONCEPTUAL

Semaforización: Es una herramienta que  permite determinar en el momento

oportuno que medicamentos están próximos a vencer, permitiendo del mismo

modo ejercer un control con los medicamentos de baja rotación.

Auxiliar de droguería: Persona con capacitación técnica laboral que colabora

al director de farmacia en funciones operativas de la misma. El título es

otorgado por entidades educativas autorizadas por el Ministerio de Educación

Nacional

Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos

médicos a un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el

Químico Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia.

Droguería: establecimiento dedicado a la venta al detal de drogas oficinales,

drogas genéricas, sustancias químicas, especialidades farmacéuticas

higiénicas, alimenticias y dietéticas; preparados farmacéuticos de venta libre,

insecticidas.

Farmacia: Práctica de la preparación y dispensación de fármacos; también el

lugar donde se preparan los productos medicinales.

Medicamento: Sustancia o composición que puede ser administrada al

hombre o animal con vistas a establecer un diagnóstico médico o de restaurar,

corregir o modificar funciones orgánicas en el hombre o animal.

Sérvicio: son aspectos de la asistencia que conducen a un alto grado de

satisfacción del paciente y actitudes positivas respecto a la calidad.

VALORES DE LA ORGANIZACIÓN

Lealtad

Ética profesional

Responsabilidad

Equidad

Democracia

Solidaridad

Honestidad

Responsabilidad social

Humanismo

Respeto

Integridad

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ADMINISTRADOR

AUXILIAR

AUXILIAR

MENSAJERO

DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL

ÁREA ADMINISTRATIVABAÑO

ALMACENAMIENTO

DISPENSACIÓN

ÁREA DE RECEPCIÓN

ÁREA INSUMOS MÉDICOS

ACTIVIDADES REALIZADAS

ESTUDIANTE: MARTHA CECILIA GALLEGO VICTORIA 201022441

FECHA HORARIO ACTIVIDADES REALIZADAS

11/03/13 2 – 6 PM Presentación de personal y reconocimiento de área.12/03/13 2 – 6 PM Organización según laboratorios, limpieza y fechas

vencimiento.13/03/13 2 – 6 PM Organización, limpieza, surtido y fechas de

vencimiento.14/03/13 2 – 6 PM Reconocimientos de laboratorios, elaboración de

kardex.15/03/13 2 – 6 PM Reconocimiento laboratorios, elaboración de kardex.18/03/13 2 – 6 PM Reconocimiento laboratorios, elaboración de kardex,

recepción de mercancía.19/03/13 2 – 6 PM Organización, elaboración kardex.20/03/13 2 – 6 PM Elaboración de kardex, fechas de vencimiento,

conocimiento de sustancias.21/03/13 2 – 6 PM Surtidos, relación de sustancias con marcas y

patologías.26/03/13 2 – 6 PM Relación sustancias, marcas, patologías, dosis

según vademécum.27/03/13 2 – 6 PM Relación sustancias, marcas, patologías, dosis

según vademécum.01/04/13 1:30 – 6:30 Relación de sustancias, marcas, patologías, dosis

según vademécum.

FECHA HORARIO ACTIVIDADES REALIZADAS

02/04/13 1:30 – 6:30 Socialización de los temas con el personal de farmacia.

03/04/13 1:30 – 6:30 Indicación de normatividad interna de la compañía.04/04/13 2 - 7 PM Surtido, elaboración de kardex, limpieza y fechas de

vencimientos.08/04/13 1:30 – 6:30 Socialización de la normatividad y valores de la

compañía.

09/04/13 2 - 6 PM Interpretación de fórmulas médicas y elaboración de kardex.

10/04/13 1:45 – 6:45 Interpretación de fórmulas médicas y despacho de medicamentos.

11/04/13 1:45 – 6:45 Interpretación de fórmulas médicas, despacho de medicamentos, atención al cliente.

12/04/13 2:10 – 6:10 Despacho de medicamentos, atención al cliente, surtido de mercancía.

15/04/13 1:15 – 6:15 Atención al cliente y despacho de medicamentos.16/04/13 2:15 – 6:15 Atención al cliente y despacho de medicamentos.17/04/13 1:45 – 6:45 Atención al cliente y despacho de medicamentos.

ACTIVIDADES REALIZADAS

ESTUDIANTE: NIDIA ROCIO SAENZ PEÑA 201022447

FECHA HORARIO ACTIVIDADES REALIZADAS

11/03/13 2 – 6 PM Limpieza de tramos.12/03/13 2 – 6 PM Limpieza de tramos.13/03/13 2 – 6 PM Limpieza de tramos.14/03/13 2 – 6 PM Limpieza de tramos.15/03/13 2 – 6 PM Kardex.18/03/13 2 – 6 PM Consulta en vademécum.19/03/13 2 – 6 PM Próximos vencimientos.20/03/13 2 – 6 PM Próximos vencimientos.21/03/13 2 – 6 PM Próximos vencimientos.26/03/13 2 – 6 PM Próximos vencimientos.01/04/13 1:00 – 6:00 Ubicación de medicamentos de próximos a

cuarentena.

FECHA HORARIO ACTIVIDADES REALIZADAS

02/04/13 1:00 – 6:00 Ubicación de medicamentos de próximos a cuarentena.

03/04/13 1:00 – 6:00 Kardex.04/04/13 7:30–11:30 Kardex.04/04/13 1 - 6 PM Kardex.05/04/13 7:30–11:30 Entrega de medicamentos a instituciones.08/04/13 1:30 – 6:30 Entrega de medicamentos a instituciones.

09/04/13 2 - 7 PM Entrega de medicamentos a instituciones.

10/04/13 1:30 – 6:30 Entrega de medicamentos a instituciones.

11/04/13 2 - 6 PM Entrega de medicamentos y ventas.15/04/13 7:30-11:30 Sacar proyecciones de ventas.16/04/13 2:30 – 6:30 Entrega de medicamentos y ventas.17/04/13 1:30-6:30 Entrega de medicamentos y ventas.

ANEXOS

FOTOS PRÁCTICAS

SEMAFORIZACIÓN

CONCLUSIONES

Concluimos que este nuevo proceso (práctica comercial), nos permitió

afianzar más nuestros conocimientos en cuanto a medicamentos,

dispositivos médicos, como realizar un kardex, inventario, interpretación

de fórmulas médicas, reconocimiento de laboratorio (Comercial –

Genérico), dispensación y como ofrecer una buena atención al cliente.

Cabe anotar que para que una empresa logre su objetivo, no solo basta

que cuente con un muy buen capital económico, si no; que el grupo de

trabajo tengan un buen líder y que conjunto a esto los demás sean

emprendedores, creativos y con mucha calidad humana.

BIBLIOGRAFIA

enferlic.blogspot.com/2012/10/semaforizacion-de-medicamentos.html manejodelkardex.blogspot.com/p/kardex.html www.gerencie.com/archivos/manejo-contable-del- inventario .doc