DiagnósticoElementos esenciales para su realización

Por: María Isabel Pérez

Agosto 2014.

¿Qué es un diagnóstico?

• Un diagnóstico es una herramienta administrativa diseñada para analizar de forma sistemática una organización y el funcionamiento de un área objeto de estudio.

Propósito de un diagnóstico

• A través de la combinación de elementos como la entrevista, el cuestionario, lectura de documentos entre otros; el diagnóstico tiene como objetivo detectar problemas dentro de una organización, causas y efectos de los mismos a fin de determinar si se están cumpliendo los objetivos y metas iniciales de la empresa, si están causando un desvío en los mismos o bien; si están ocasionando crisis organizacional.

Elementos del diagnóstico

• Las preguntas esenciales que se consideran para un levantar un estudio o diagnóstico son:

1. ¿Dónde estamos ahora?

2. ¿A dónde queremos llegar?

3. ¿Qué hacemos para llegar a la situación ideal?

4. ¿Cómo llegamos allá? ¿Cómo lo hacemos?

Planeación del diagnóstico

• Toda herramienta administrativa debe cumplir con los requisitos esenciales de la administración y que son: planeación, organización, control y evaluación. En el caso del diagnóstico las preguntas para planear un diagnóstico están integradas en este proceso tal como lo muestra la tabla que sigue.

Elementos del proceso para diagnosticar

Planeación Organización Control Evaluación

¿Dónde estamos ahora?

¿A dónde queremos llegar?

¿Qué hacemos para llegar a la situación ideal?

¿Cómo llegamos allá? ¿Cómo lo hacemos?

En este punto se analiza el entorno y las características de la organización y sus empleados(as)

Aquí se identifican la visión y los objetivos de RH en situación ideal. El estándar el cual deberíamos cumplir.

A partir de las actividades que se necesitan, definimos aquí la estrategia y los recursos requeridos.

Se analizan resultados de las estrategias implementadas, se registran resultados comparados con objetivos.

Brechas (Gap’s)

• Las brechas son las diferencias encontradas entre la situación ideal (objetivos) y la situación real encontrada en la organización. Cuánta más grande sea la brecha, mayor serán las acciones y su impacto en la solución de la misma.

Situación actual Situación ideal

BRECHA A CERRAR

Visión integral

• De los elementos más importantes para realizar un diagnóstico es tener la visión integral de la organización, es decir; tener la habilidad de verla como un todo así como ser capaces de separar por partes la información recopilada durante la investigación.

Resultados del diagnóstico

• La presentación del diagnóstico dependerá de la persona que lo realiza así como el contexto en que este se mueva, pero en esencia un reporte de resultados es un documento que combina prosa y gráficos con contenido preciso, conciso e impecable a fin de que los resultados del mismo puedan ser interpretados y comprendidos de manera sencilla y cuyo aspecto pueda ser digno de confianza. Faltas de ortografía en un diagnóstico dan pésima imagen y la confiabilidad del estudio y su investigador(a) puede venirse abajo.

Resultados del diagnóstico

• Los elementos del reporte de diagnóstico deberían considerar los siguientes puntos para su realización:

1. Titulo del estudio

2. Fecha de emisión

3. Periodo de estudio (Ejemplo: Ventas Dic 2014 vs Ventas Dic 2013)

4. Alcance. Redacción que explica de dónde a dónde se realizó el estudio es decir; si el estudio se realizó a toda la organización o específicamente a un área o proceso.

Resultados del diagnóstico

5. Propósito del estudio o diagnóstico

6. Responsabilidades. En esta sección se mencionan los responsables involucrados para su implementación y aprobación.

7. Política. En este punto se define si el diagnóstico será un documento de uso confidencial o de uso compartido.

8. Descripción del diagnóstico. A partir de este punto se integran los siguientes subtemas:

a) Antecedentes del estudio. Justificación. El porqué se consideró un estudio para diagnosticar la organización.

Resultados del diagnóstico

b) Descripción de metodología utilizada para la investigación y diagnóstico

c) Descripción sobre la situación actual encontrada en la organización apoyada de estadísticas y gráficos.

d) Descripción de los objetivos establecidos por parte de la organización (situación ideal en la que se planeó).

e) Descripción de las brechas encontradas

f) Descripción de estrategias para el cierre de brechas

Cierre

• Con estos elementos básicos el diagnóstico administrativo puede concentrarse y ser una herramienta de evaluación importante.