Qué son los sistemas ERP?

En la actualidad, donde la feroz competencia en el mercado lleva a que las empresas mejoren sus servicios día a día, se vuelve necesaria la realización de una adecuada planificación de recursos mediante los denominados sistemas de información gerenciales, tales como el ERP.

El sistema de planificación denominado ERP, siglas del nombre en inglés Enterprise Resource Planning, surgió de la necesidad de englobar todos los datos referentes a la totalidad de la cadena de producción de las empresas, con el fin de brindar información confiable en tiempo real.

Mediante los sistemas ERP se realiza el seguimiento de las diversas áreas de una

compañía, desde la fabricación de un producto, pasando por la logística, la distribución, el

control de stock, la contabilidad de la organización y demás.

Se trata básicamente de un software desarrollado para el manejo eficaz de la información

de las empresas, que permite tomar decisiones acertadas en los momentos

oportunos, gracias a la veracidad de los datos que se manejan mediante el ERP.

Por este motivo, por lo general los sistemas ERP son denominados en el ambiente

empresarial como sistemas de Back Office, ya que sólo se encuentran involucrados en él

los diferentes sectores de la compañía.

Por el contrario, los sistemas llamados Front Office o más comúnmente denominados CRM,

son aquellos que como su nombre lo indica permite una relación directa con los clientes,

como lo son los negocios de comercios electrónicos, entre otros.

Gracias a la utilización de ERP, todos los departamentos de una organización logran estar

comunicados e integrados con el fin de mejorar la productividad de la empresa, ya que al

disponer de información concreta en tiempo real se hacen posible las tomas de decisiones

inteligentes.

La característica fundamental del ERP reside en que contiene diferentes partes, cada una

de ellas destinada a las diversas áreas de la empresa, y las integra en un sólo programa

para compilar la información que puede ser utilizada a la vez por cualquiera de los sectores

que componen una organización.

Por ello, uno de los objetivos más importantes de los sistemas ERP será lograr alcanzar la

mayor optimización de todos los procesos propios de una compañía.

Esto es posible gracias a que los ERP permiten el acceso permanente a la información

generada por cada área de la empresa, pudiendo recurrir a los datos de manera confiable y

oportuna.

Asimismo, la optimización de la información se logra mediante la eliminación de los datos

irrelevantes, que podrían provocar la realización de operaciones innecesarias y malas tomas

de decisiones.

ón entre sectores que permite los sistemas ERP, las operaciones realizadas resultan en

importantes beneficios para las empresas, ya que mediante la utilización de este tipo de

sistemas es posible el manejo eficaz de información, que permitirá no sólo la eficaz

finalización de la operación, sino también obtener respuestas inmediatas a los problemas

que puedan surgir y una notable disminución en los costos de las operaciones.

Si bien en algunas ocasiones el ERP puede llegar a ser definido erróneamente como una

suite de administración empresarial, provocando por ende un uso incorrecto del software,

lo cierto es que se trata de una sola aplicación que funciona utilizando diversidad de

bibliotecas, y la información ingresada en él se compila en una extensa y organizada base

de datos centralizada.

Por ello, la característica fundamental de este tipo de software reside en recopilar y

mantener disponible y actualizada la información de la que podrán hacer uso todos los

sectores de la empresa, en cualquier momento que se requiera.

Por otra parte, cabe destacar que entre todas las alternativas que existen en la actualidad

en el campo de las herramientas de gestión empresarial, el sistema ERP es sin lugar a

dudas el que ofrece mayores posibilidades y se adecúa mejor a las distintas necesidades

de cada empresa.

En qué se diferencia el sistema ERP del resto de las herramientas de su tipo? Puedes

encontrar información al respecto en el artículo titulado "Comparativa entre ERP y Suite

de Gestión".

Comparativa entre ERP y Suite de Gestión

Si bien existen en la actualidad diversas alternativas eficaces en el campo del software que brindan respuesta a la problemática de una organización adecuada en la gestión empresarial, lo cierto es que los sistemas de administración de información ERP suelen ser la mejor herramienta para lograr una real optimización de los procesos productivos. En la actualidad gran cantidad de compañías dedicadas a la programación ofrecen sus servicios a las empresas, creando aplicaciones que respondan a las necesidades de cada una de las áreas de dicha organización, muchas veces sin reparar en la importancia de crear un sistema que englobe de manera eficaz toda la información recolectada.

Partiendo de la base que señala que la única forma de tomar decisiones correctas con el fin

de optimizar la producción, reducir los costos y ofrecer un mejor servicio, es utilizar los

datos de manera eficaz y oportuna, es lógico que las empresas necesiten de un sistema de

información que logre una convergencia real entre los departamentos que componen la

organización.

El sistema ERP brinda respuestas a esta problemática de manera más eficaz que el resto

de los softwares empresariales, debido a una serie de características que lo convierten en

la mejor opción para una correcta administración de los recursos de una compañía.

En principio, cabe destacar que los ERP son totalmente integrales, ya que brindan la

posibilidad de gestionar todos los procesos y operaciones que se realizan en una empresa,

permitiendo que todos los sectores se relacionen entre sí.

La interacción entre departamentos funciona en forma de cadena, donde cada área

representa un eslabón, y donde el resultado de un proceso es el punto de partida del

proceso siguiente.

En otro tipo de herramientas en las que no se utiliza la integración, cada una de las áreas de

una empresa funciona de manera independiente, dando lugar así a la aparición de

información errónea, irrelevante y redundante.

Por el contrario, el sistema ERP, al funcionar de manera integrada y permitir de esta

manera la interacción de los diversos departamentos en una misma operación, ofrece

resultados favorables, ya que los datos no son corrompidos ni manipulados, y la

información utilizada es siempre confiable y precisa.

Asimismo, a diferencia de otros software para gestión empresarial, los sistemas ERP se

basan en una estructura modular, es decir que su funcionalidad está dividida en módulos

que corresponden a cada uno de los departamentos de la empresa, y los cuales pueden ser

configurados según los requerimientos de cada sector.

Todos estos módulos interactúan entre sí, a pesar de parecer diferentes en su forma, y al

prescindir de programas especiales para cada una de las áreas de una organización, la

utilización de ERP no sólo resulta provechosa debido a su eficacia, sino que también

representa una gran ventaja económica, ya que reduce los costos que se invierten en

herramientas informáticas.

Por otra parte

Como mencionamos, cada uno de estos módulos es totalmente adaptable para

responder a las necesidades de cada sector. Es decir que la implementación de un sistema

ERP no sólo significa que el software estará adaptado a los requerimientos de la empresa,

sino que además cada uno de los distintos módulos que lo componen también estará

construido en función de las tareas que se realizan en cada área, de manera independiente,

para converger en una misma base de datos.

Dentro de las ventajas que presentan los sistemas ERP, cabe destacar el efectivo manejo

de la información que se logra a través de este tipo de software, ya que además de ser

precisa, relevante y oportuna, permite obtener datos consistentes, concretos y comunes,

gracias a que la información sólo deberá ser ingresa por única vez, evitando así

manipulación de los datos y redundancia en los mismos.

Por todas estas ventajas, los sistemas de gestión empresarial ERP son los más utilizados

en la actualidad, tanto en grandes compañías como en Pymes. No obstante, para lograr

una implementación eficaz de este tipo de herramienta, es necesario tener en cuenta una

serie de parámetros para lograr el mejor resultado en su uso. Al respecto, te

recomendamos la lectura del artículo titulado "Implementación de Sistemas ERP".

Implementación de Sistemas ERP

Cuando una empresa decide implementar tecnología informática en sus procesos productivos, con el fin de optimizar las operaciones y reducir los costos, el primer paso será evaluar cuáles son las necesidades concretas de la compañía, y cuál es la mejor herramienta para lograr los resultados esperados.

Si bien existen gran cantidad de empresas que ofrecen servicios de software de versiones denominadas sectoriales, que son creadas especialmente a medida de cada uno de los requerimientos de los distintos departamentos de una organización, lo cierto es que lo más recomendable es la utilización de un sistema ERP debido a las ventajas que brinda en cuanto a correcto manejo de la información, reducción de costos e interacción permanente de las áreas de la empresa.

En general, cuando una compañía decide cambiar sus herramientas informáticas por un

software de ERP deberá pasar por un proceso denominado comúnmente como

reingeniería de procesos, durante el cual los distintos sectores de la organización deberán

adecuarse a la nueva aplicación y su forma de uso.

Para lograr la implementación inmediata de un sistema ERP en una empresa, este tipo de

software posee la virtud de poder ser configurado o parametrizado para responder a las

necesidades propias de cada departamento.

No obstante, la implementación exitosa de un sistema ERP requiere tiempo y esfuerzo,

por lo cual antes de comenzar a utilizarlo es conveniente definir ciertos aspectos

relacionados al futuro de nuestra empresa.

Es fundamental saber cuál es el modelo de gestión y de negocio que perseguimos con

nuestro emprendimiento, de qué manera llevaremos a cabo la implementación de

tecnología informática en los procesos productivos, y qué resultados pretendemos obtener

mediante la utilización de un ERP.

Por otra parte, deberemos evaluar los posibles cambios que se deberán enfrentar al

implementar este tipo de sistemas, ya que al comenzar a utilizar software ERP quizás

deberemos modificar la estructura y plataforma tecnológica actual, y producir un

significativo cambio en la organización de los procesos.

Una vez implantando el sistema ERP en nuestra empresa, deberemos realizar un

seguimiento del mismo, para evaluar los resultados técnicos y económicos de esta nueva

herramienta.

No obstante, en la actualidad existe la tendencia de tercerizar este tipo de actividades, es

decir que muchas empresas contratan a una compañía especializada en software

ERP para llevar adelante la implementación y seguimiento de la aplicación en el desarrollo

productivo diario.

En general, la mayoría de los proveedores de software de gestión empresarial aseguran que

mediante un preciso examen piloto de la implementación y posterior funcionamiento de un

sistema ERP pueden obtenerse resultados confiables en un lapso no mayor a seis meses.

De esta manera, la puesta en marcha de un ERP se ha vuelto mucho más sencilla que lo

que solía ser hace algunos años atrás, cuando las empresas necesitaban contratar a un

equipo especializado en informática para dicho fin. Con la tercerización de este tipo de

servicios no sólo es sencilla y rápida la implementación de un sistema ERP, sino que además

incide directamente en los costos de inversión.

Por ello, lo más recomendable es contratar a una compañía que comercialice software

ERP de manera integral, es decir que ofrezca una solución técnica y de negocios, tanto en la

personalización de cada uno de los módulos que componen al sistema ERP, como en la

configuración del propio sistema en sí, con el fin de lograr una herramienta lo más adecuada

posible a las necesidades de nuestra organización.

Recordemos que una de las características fundamentales de los sistemas ERP, que lo

convierten en una de las herramientas más eficaces en los procesos productivos, radica en

la integración total de los sectores en un sólo software.

No obstante, los ERP también poseen una serie de desventajas que deberán evaluarse

antes de la implementación de este tipo de software. Para saber más al respecto te

recomendamos la lectura del artículo "Limitaciones de los Sistemas ERP".

Limitaciones de los Sistemas ERP

A pesar de las grandes virtudes que caracterizan a los sistemas ERP para mejorar los procesos productivos de las empresas, lo cierto es que la implementación de este tipo de software también puede conllevar una serie de desventajas que pueden resultar un inconveniente para las operaciones de una compañía.

En otro artículo hemos mencionado que los sistemas ERP poseen como principal beneficio el hecho de ofrecer un herramienta única que permite la interacción de los diversos sectores que componen una empresa.

Esto se traduce en información confiable, precisa y oportuna que colabora con el proceso

de toma de decisiones para mejorar la productividad y reducir los costos aprovechando

todos los recursos de nuestra compañía.

No obstante, los ERP también pueden presentar ciertas limitaciones y obstáculos en el

desarrollo de los procesos, dando como resultado futuros inconvenientes en las

operaciones. Cabe destacar que en este aspecto, la mayor parte de los problemas surgidos

en las compañías por la implementación de un sistema ERP se debe en muchos casos a la

falta de capacitación del personal, inexistencia de una política corporativa adecuada, la falta

de actualización del software, e inversiones inadecuadas.

Sin embargo, es importante resaltar que los ERP pueden llegar a resultar difíciles de

operar, ya que se trata de un sistema rígido, que en ocasiones no presenta una adaptación

adecuada a los procesos de negocios.

Por otra parte, según la experiencia de algunas empresas, la eficacia en la funcionalidad de

un sistema ERP puede verse perjudicada cuando surge un problema o una inconsistencia

de datos en alguno de los módulos correspondientes a alguno de los sectores de la

compañía.

Esto puede provocar la aparición de información poco confiable, o bien la omisión de

datos relevantes para el proceso productivo, además de poder surgir algún tipo de

manipulación de los datos, en casos en los que el personal de alguna de las áreas de la

empresa se resiste a compartir la información interna con el resto de los sectores de la

organización.

Por ello, antes de la implementación de un sistema ERP es sumamente necesario

capacitar y educar al personal de la empresa no sólo en el uso de este tipo de software,

sino también en una idiosincrasia que apunte a ampliar las perspectivas de trabajo,

estableciendo como puntos fundamentales de éxito el hecho de compartir y convertirse así

en uno de los importantes eslabones de la cadena productiva.

Debido a la necesaria educación del personal y la inclusión de maquinaria y software para

llevar adelante un sistema de gestión empresarial, cabe destacar que la implementación

de los ERP suele ser muy costosa.

No obstante, la implementación de cualquier tipo de software de gestión implica una

inversión importante, pero la diferencia fundamental es que en el caso de un sistema ERP

estaremos utilizando una herramienta integral que permite la interacción de todos los

departamentos de nuestra compañía, es decir un mismo software para todos, al contrario

de otro tipo de herramientas informáticas.

Lo cierto es que antes de implementar un sistema ERP en nuestra empresa, debemos

evaluar la necesidad real del mismo en los procesos productivos de nuestra organización,

ya que muchas veces la ingeniería informática de este tipo de sistemas puede llegar a ser

extremadamente excesiva con respecto a las necesidades reales de nuestra compañía.