Sap Fi AP Guia Contabilizacion de Factura Por Fi

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Contabilización de Factura por FI

Contenido

Contabilización de Factura por FI ............................................................................................................

Introducción ........................................................................................................................................ 2

Flujo de Proceso ................................................................................................................................. 3

Contabilizar una Factura por FI .......................................................................................................... 6

Visualizando un Documento SAP ..................................................................................................... 10

Anulación de Individual de Documento ............................................................................................ 15

Visualizar un documento anulado..................................................................................................... 21

Anulación masiva de documentos .................................................................................................... 24

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Introducción

Se ha recibido una Factura de un Acreedor que debe ser contabilizada por FI (FB60) en el sistema SAP. Luego como esa Factura fue contabilizada en la cuenta equivocada es necesario reversar la misma.

Acreedores

Al contabilizar datos en Acreedores, el sistema crea un documento y transfiere los datos introducidos al libro mayor. A continuación, se actualizan las cuentas de mayor y de acreedor, en función de las actividades de pago de acreedor (deuda, anticipo, abono, etc.) que afectan a la operación. Todas las operaciones contables se contabilizan y gestionan mediante cuentas, y para ello se crean registros maestros de acreedor. Para evitar la acumulación de grandes cantidades de datos maestros, se utilizan proveedores esporádicos.

Objetivo

En este escenario se trata la contabilización de datos contables para acreedores en Acreedores.

Ventajas

Acreedores es también una parte integral del sistema de compras.

Las contabilizaciones efectuadas en Acreedores también se registran directamente en el libro mayor.

El programa de pagos puede efectuar automáticamente las transferencias bancarias y los anticipos.

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Flujo de Proceso

Este procedimiento muestra como ingresar una Factura de un Acreedor de materiales de oficina en el sistema SAP y luego como anular la misma.

Cada día se reciben Facturas de Acreedores que es necesario contabilizar por FI (sin Orden de Compra). Una vez contabilizada la Factura se procederá a visualizar la Factura contabilizada. Esto permitirá verificar si el documento ha sido contabilizado de forma correcta. En el caso de que sea identificado algún error se deberá proceder a reversar el documento y luego contabilizarlo nuevamente.

Contabilización de documentos de contabilidad de acreedores

Compensación manual y automática de partidas abiertas

Contabilización de anticipos mediante el programa de pagos

Contabilización manual y automática de pagos efectuados

Sí

Co

nta

ble

de

acre

ed

ore

s 2

Even

to

Co

nta

ble

de a

cre

ed

ore

s 1

¿Existen anticipos

?

Creación de registros

maestros de acreedor

Registros

maestros

Sí

No

Compensación Entrada de

documentos Anticipo

Traslado de

anticipos

Contabilización de facturas

de acreedor

Contabilización de anticipos

mediante el programa de

pagos

Contabilización de

solicitudes de anticipos

Revisión y bloqueo de

facturas para pago según

las necesidades

Selección de facturas a

pagar

Revisión y liberación de

facturas bloqueadas

¿Existen abonos

de acreedor

?

Contabilización de abonos

con referencia a la

factura

Seleccione el

método de pago

Creación de medios de pago mediante el

programa Classical Payment Medium

(alternativa 2)

Creación de medios de pago mediante Payment

Media Workbench (alternativa 1)

Tratamiento de

extractos de cuenta manuales

Contabilización manual de pagos efectuados

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Iconos

Icono Significado

Precaución

Ejemplo

Nota

Recomendación

Sintaxis

Convenciones tipográficas

Tipo de Estilo Descripción

Texto de Ejemplo Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. Incluyen nombres de campo, títulos de la pantalla, botones así como nombres de menú, las trayectorias y las opciones.

Referencias cruzadas a otra documentación.

Texto de Ejemplo Palabras o frases en texto del cuerpo, títulos de gráficos y tablas que se desean resaltar.

TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos en el sistema. Incluyen los nombres del informe, nombres del programa, códigos de transacción, nombres de tabla, y palabras claves individuales de un lenguaje de programación, cuando son acompañadas por texto del cuerpo, por ejemplo, SELECT y INCLUDE.

Texto de Ejemplo Salida de pantalla. Esto incluye nombres de archivo y directorio y sus trayectorias, mensajes, código de fuente, nombres de variables y parámetros así como nombres de instalación, upgrade y de base de datos.

TEXTO DE EJEMPLO Teclas en el teclado, por ejemplo, Tecla de funcionamiento (tales como F2) o la Tecla de INSERTAR.

Texto de Ejemplo Entrada de usuario exacta. Estas son palabras o caracteres que usted incorpora en el sistema exactamente como aparecen en la documentación.

<Texto de Ejemplo> Entrada de usuario variable. Los soportes acentuados indican que usted substituye estas palabras y los caracteres por las entradas apropiadas.

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Abreviaciones

R Entrada Requerida

(Usar los procesos de usuario final)

O Entrada Opcional


C Entrada Condicional


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Contabilizar una Factura por FI

Ingresar una Factura por FI de un gasto genérico.

Objetivo

Ingresar una Factura por FI para luego compensar el Anticipo ingresado en el documento anterior con esta Factura.

Documento de Instrucción

1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

Menú Finanzas Gestión financiera Acreedores

Contabilización FB60 - Factura

Código de transacción FB60

SAP Easy Access

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2. Haga doble-clic en .

Registrar factura de acreedor: Sociedad BP01

3. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:

Nombre del Campo R/O/C Descripción

Fecha factura R Descripción de Fecha factura.

Ejemplo: 10.11.2004

Importe R Descripción de Importe.

Ejemplo: 12000

Moneda R Descripción de Importe.

Ejemplo: MXP

4. Haga clic en .

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Cta.mayor R Descripción de Cta.mayor.

Ejemplo: 630040

Importe moneda doc. R Descripción de Importe moneda doc.

Ejemplo: *

Ind.impuestos R Descripción de Ind.impuestos.

Ejemplo: V2

Centro coste R Descripción de Centro coste.

Ejemplo: 1901

6. Haga clic en .

Resumen de documentos

7. Haga clic en .

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Registrar factura de acreedor: Sociedad BP01

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Visualizando un Documento SAP

A través de esta transacción es posible visualizar un Documento específico que fue contabilizado en el sistema SAP.

Objetivo

Visualizar la Factura contabilizada en el paso anterior.




Documento FB03 - Visualizar


SAP Easy Access

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Visualizar documento: Acceso



Nº documento R Descripción de Nº documento.

Ejemplo: 19000066

Sociedad R Descripción de Sociedad.

Ejemplo: BP01

Ejercicio R Descripción de Ejercicio.

Ejemplo: 2004

4. Haga clic en .

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Resumen de documentos: Visualizar


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Visualizar documento: Posición 001

6. Haga clic en .

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Modificar doc.: Posición 001



Texto R Descripción de Texto.

Ejemplo: Texto Uno

8. Haga clic en .

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Anulación de Individual de Documento

A través de esta transacción podemos visualizar un Documento de Anulación.

Objetivo

Anular documento individual, visualizando documento antes de anular.




Anular FB08 – Anulación Individual


SAP Easy Access

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Anular documento: Datos cabecera

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Motivo de anulación o contabilización inversa (1) 5 Entradas encontradas

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Anular documento: Datos cabecera

2. Haga clic en .

19


3. Haga clic en .

Anular documento

20

4. Haga clic en .


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Visualizar un documento anulado

Objetivo

Visualizar el documento que genera el sistema después de realizar una anulación individual




Documento FB03 - Visualizar


Visualizar documento: Acceso

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Nº documento R Descripción de Nº documento.

Ejemplo: 17000016

Sociedad R Descripción de Sociedad.

Ejemplo: BP01


Ejemplo: 2004

3. Haga clic en .



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Visualizar documento: Posición 001

5. Haga clic en .

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Anulación masiva de documentos

Objetivo

Realizar anulaciones de documentos de manera masiva mediante criterios pre-establecidos



Menú Finanzas Gestión Financiera Acreedores Anular Anulación en Masa

Código de transacción F.80

SAP Easy Access


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Anulación de documentos en masa: Acceso



Nﾺ documento R Descripción de Nﾺ documento.

Ejemplo: 19000065

a R Descripción de a.

Ejemplo: 19000069


Ejemplo: 2004

4. Haga clic en .

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Motivo de anulación R Descripción de Motivo de anulación.

Ejemplo: 01

6. Haga clic en .

Anular documentos en masa: Ejec.test log

7. Haga clic en .

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Anulación de documentos en masa: Acceso

8. Haga clic en .

9. Haga clic en .

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Anular documentos en masa: Ej.act. log

El sistema despliega el mensaje de los documentos anulados, si existieran dentro del rango definido documentos previamente anulados no serian afectados y el reporte en pantalla despliega cual si fue posible anular.

10. Ha concluido esta transacción.

Resultado

Se ha podido cumplir exitosamente los pasos del Documento.

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