SEGUNDA ENTREGA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

JESS ALBERTO GUZMN BUITRAGO CD. 1121600052

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

BOGOT D.C.

JUNIO DE 2014

INTRODUCCIN

Este proyecto pretende desarrollar el plan estratgico de comunicacin

organizacional interna de un almacn de cadena llama Sutiestreno. Dar a

conocer cules son las necesidades comunicacionales que tiene una empresa

que funciona como cadena de almacenes en todo el pas, que es una de las

ms grandes generadoras de empleo en este gremio y que se caracteriza por

ofrecer a sus clientes los mejores artculos con los precios ms bajos.

Nos hemos dado cuenta de cun importante es para nuestras vidas la

comunicacin; todo lo que emprendemos ya sea la tarea ms simple requiere

actos comunicacionales, sobre todo en la actualidad estos actos son de suma

importancia para las empresas, puesto que todas las funciones administrativas

involucran alguna forma de comunicacin ya sea para planear, dirigir, organizar

o controlar; de forma directa o indirecta siempre van a estar en comunicacin

con otros y a travs de otros. Una comunicacin eficaz es definitiva para construir

las bases de una organizacin.

Es por todo lo anterior, que el inters de este proyecto se encuentra basado en

saber las necesidades comunicacionales de una empresa de la magnitud de los

almacenes de cadena. Como sabemos necesidades comunicacionales existen

en todo momento y lugar, pero lo que nos compete es averiguar cul es

claramente la necesidad particular de esta organizacin.

La comunicacin en general es una necesidad del ser humano y hace parte de

nuestro diario vivir; para las empresas de hoy se ha vuelto un requerimiento la

llamada Comunicacin Organizacional que encierra todo lo que se refiere a:

Cultura Organizacional, Comunicacin interna, Comunicacin Externa,

Comunicacin Corporativa, Marketing, etc. En la actualidad las organizaciones

que cuentan con un DirCom son altamente valoradas, no solo por el trabajo que

ste hace con la Imagen Corporativa y Comunicacin Externa o con los procesos

publicitarios; que por mucho tiempo era lo ms importante porque vincula la

identidad de la empresa, sus pblicos externos, que para los directivos traduca

clientes y la forma del cmo lo vamos a vender, sino, sobre todo con la

Comunicacin Interna, es decir los empleados o mejor dicho los colaboradores.

Se dice que estamos viviendo la era de las humanidades, donde en una empresa

lo ms valorado debe ser el talento humano.

Para este trabajo nos centraremos especialmente en los empleados de los

almacenes de cadena, en especial en la relacin de estos con sus superiores. Por

medio de encuestas a los colaboradores de la empresa buscaremos realizar un

anlisis de la situacin actual y de esta manera disear una estrategia que los

ayude a solucionar los problemas comunicacionales hallado, pero el mayor

inters de este proyecto es detectar las necesidades especficas en cuanto a

Comunicacin Interna de la organizacin y as adelantar una propuesta o plan

estratgico que supla dichas necesidades.

Entendemos que si una empresa que hoy quisiera sobresalir no lo podra hacer sin

la ayuda de un buen Plan de Comunicacin que empiece desde adentro, desde

el interior de la organizacin. Sin la existencia de una comunicacin eficiente,

eficaz y transparente entre el personal y sus altos mandos o entre los mismos

compaeros no sera correcto el funcionamiento de una empresa. La

coordinacin del trabajo es prcticamente imposible si hay carencia en los

procesos de comunicacin o si estos son llevados a cabo de forma incorrecta. La

comunicacin, no solo es un simple proceso de actos de habla, sta adems

contribuye en el cumplimiento de todas las acciones administrativas como:

planeacin, organizacin y ejecucin de proyectos. Una buena comunicacin

sirve como elemento unificador haciendo que los miembros de la organizacin se

junten para lograr sus objetivos.

JUSTIFICACIN

Hoy en da la presencia de un Departamento de Comunicaciones o Direccin de

Comunicaciones, se ha vuelto un requisito para muchas empresas; es vital contar

con la presencia de expertos en el rea de la Comunicacin Social y

Organizacional, Relaciones Pblicas y Relaciones Humanas al momento de crear

empresa o de hacer cambios en las ya existentes.

La Cultura Organizacional es parte fundamental de la Comunicacin Interna en

las organizaciones, el hecho de que cada miembro de la empresa se sienta parte

de una familia, que tenga claro no solo sus deberes, sino tambin los valores que

debe representar, su misin, su visin, sus objetivos y sus metas; que no solo tenga

puesta la camiseta sino que adems lleve a la organizacin en su corazn, son

entre muchos los aspectos ms importantes que debe tener en cuenta las

empresas de hoy.

Es por esto es que antes de plantear un plan de comunicaciones para reforzar

nuestra imagen externa debemos revisar el interior de nuestra organizacin. Antes

de hacer cambios de imagen corporativa, debemos primero saber si esa imagen

que queremos proyectar al exterior la vivimos y la sentimos en nuestro interior. Por

ejemplo, queremos que nuestros clientes al momento de ingresar a nuestros

almacenes se sientan cmodos, pues bien, antes que nada debemos

cerciorarnos de que quien lo atiende se siente cmodo con la empresa y con lo

que en ella vive y experimenta, de no ser as, es poco probable que esta persona

transmita al cliente sentimiento de comodidad. Como este pueden haber

mltiples ejemplos que nos ayudaran a explicar la importancia que tiene el

talento humano y la comunicacin interna en nuestras organizaciones, y como

haciendo buen empleo de ellos podemos mejorar nuestra comunicacin con los

pblicos externos y nuestra imagen corporativa.

Es aqu donde nace este proyecto en conjunto con la necesidad comunicacional

de los almacenes de cadena, y con el fin de demostrar una vez ms la

importancia que tiene la Comunicacin Organizacional, en una empresa que a

pesar de tener aos en el mercado y un buen posicionamiento, nunca haba

pensado que haciendo un buen trabajo de Comunicacin Interna, podra

mejorar su Imagen Corporativa y su Comunicacin Externa, y as proyectar una

mejor imagen que le ayude a incrementar sus ingresos.

Se requiere entonces de una intervencin que permita elaborar un diagnstico

detallado, para saber realmente que demanda esta organizacin para mejorar

sus relaciones internas y de all tener suficiente material que nos permita crear un

plan para optimizar dicha comunicacin y fomentar una cultura que identifique y

diferencie la marca de la empresa. Teniendo en cuenta que esta es una cadena

de almacenes, es importante resaltar que debe ser vista igual en todas sus

sucursales, por esto el trabajo que se realice en un debe aplicarse de manera

global, as sus miembros se sentirn todos parte de una misma familia y el sentido

de pertenencia ser ms alto.

Es fundamental reflexionar en primer lugar sobre la Imagen Corporativa desde un

anlisis interno que permita definir los siguientes parmetros: Quin somos?

Cmo somos? Qu hacemos? Y Cmo lo hacemos? Cules son sus creencias

y valores fundamentales. Es primordial tambin reconocer la especificidad de la

organizacin dentro del mercado al que se enfrenta y de la sociedad en la que

vive.

Una de las premisas ms interesante y primordial y por la cual se hace esencial el

anlisis interno, es que la compaa reconozca si hay diferencias entre la Imagen

Corporativa deseada y la Cultura Corporativa existente. De haberlas se debe

buscar soluciones para corregirlas, ya que las incongruencias que existan entre

estos dos importantes puntos podran afectar la percepcin que tengan los

pblicos sobre la empresa.

Es as como grandes empresas del mundo han comenzado a cambiar su Imagen

Corporativa, desde el interior, luego de que el problema interno sea resuelto, se

puede pasar a realizar los diagnsticos competentes al rea de Comunicacin

Externa, donde los procesos, los pblicos y la metodologa son diferentes, pero

para los cuales la Comunicacin Organizacional ya tiene preparado un plan.

La comunicacin es el enlace que mantiene unidas a las organizaciones y visto

en todas sus formas es lo que permite que estas funcionen sin problemas o que

por lo menos sirva para prevenirlos o minimizarlos. Estamos en la era de la

comunicacin, el problema es que muchos no sabemos realmente para qu nos

sirve, en qu podemos usarla y sacarle el mejor provecho, para esto se requiere

de la presencia de un especialista en Comunicacin Organizacional.

En la actualidad las estrategias de comunicacin o planes estratgicos de

comunicacin se desarrollan en los mercados altamente competitivos, pues los

consumidores tienen muchos productos como oferta y diferentes marcas para

escoger. Desde este punto de vista es menester crear un plan que no solo vaya

dirigido a impulsar productos, sino a mejorar los actos comunicativos de las

empresas.

Si la Imagen Corporativa es el conjunto de caractersticas o atributos que la

organizacin desea que sea percibida por sus pblicos, vendra siendo en pocas

palabras un producto en s mismo elaborado desde y por la misma organizacin;

esto quiere decir una vez ms que la Imagen Corporativa es en resumen la

organizacin desde su corazn, desde su interior y desde quienes la representan

(todos sus miembros internos) que son en ultimas los emisores principales de la

organizacin.

Las empresas existen de acuerdo al espacio que ocupan en la mente de sus

pblicos. Es fundamental que la accin comunicativa que se emprenda en la

empresa sea para dejar huella en la mente de todos sus stakeholders, hacer que

esta sea diferenciada entre las dems que manejen su misma razn social y que

el cliente que ingrese a los almacenes salga de l y no borre nunca la experiencia

vivida en ella, lgicamente debe ser una experiencia agradable y confortable,

que permita al cliente recomendarla, preferirla y regresar a ella; experiencia que

debe ser transmitida por los colaboradores.

OBJETIVO GENERAL

Disear un Plan Estratgico de Comunicacin interna que permita dar solucin a

los problemas de comunicacin interna de la empresa.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Elaborar un diagnstico que permita conocer las necesidades

comunicacionales de la empresa, con el fin de mejorar el clima laboral.

Realizar un mapa que nos permita identificar los pblicos internos con

mayor influencia en la organizacin.

Medir el conocimiento que tienen los empleados de la empresa, respecto

a la visin, misin y valores de sta.

MARCO CONCEPTUAL

La preocupacin por mejorar las relaciones humanas entre los empleados y los

empleadores no es nada nuevo, sus inicios se remontan al siglo XIX, en Estados

Unidos, al terminar la revolucin industrial, con los postulados de Taylor de la

Escuela Cientfica de la Administracin y Fayol con la Teora Clsica de la

Administracin. Ambos estudiosos trataron de darle mayor importancia al que

hacer del obrero. Por un lado, Taylor propone que al obrero se le debe remunerar

segn su produccin de piezas, adems debe haber una divisin del trabajo, es

decir, tareas nicas y especficas, tambin se deba elegir el mejor trabajador

para la tarea asignada, sin embargo este modelo tena un problema que de

hecho tienen an muchas empresas hoy en da, la unidad de mando, una nica

cabeza que toma las decisiones.

Frente a estas nuevas circunstancias, nace la necesidad por crear una

comunicacin con un carcter ms estratgico que le permitiera a las

organizaciones poder mostrar al mundo su misin, su visin y sus ideas del mismo,

porque frente una sociedad democrtica, la organizacin debe justificar su papel

ante la comunidad.

Se puede decir que la privatizacin de algunas empresas abre las puertas a

compaas transnacionales que trajeron modelos estratgicos de gestin. Sin

embargo, la crisis econmica del pas y la poca influencia que le daban los

gerentes a las Relaciones Pblicas para mejorar la productividad llevaron al

declive esta actividad.

En la actualidad se puede decir que la necesidad de la Comunicacin

Organizacional, en especial de una Direccin de Comunicaciones recae en que

la organizacin se debe presentar con una personalidad coherente ante los

ciudadanos, como consecuencia de su condicin de entidad social.

El futuro de la Comunicacin Organizacional est en la creacin de

organizaciones Socialmente Responsables y en la idea de un Desarrollo

Sostenible. Una Comunicacin Organizacional comprometida con que las

instituciones vayan ms all y se vinculen realmente con la comunidad. Adems

de la utilizacin de herramientas tecnolgicas que la ayuden a realizar una mejor

gestin en las organizaciones usando recursos que le permita difundir sus ideas y

mensajes a todos los pblicos.

METODOLOGA

En este apartado se explicarn los diferentes procedimientos de recoleccin de

informacin que se utilizar. Tambin se hace necesario indicar en esta parte el

nmero de personas que ser entrevistado, la cantidad de cuestionarios que ser

aplicada, el tamao y la conformacin de las muestras. Adems se explicar en

este punto el anlisis que se har de los datos y la elaboracin posterior del

informe final.

Tambin habr que indicar si el cuestionario ser aplicado al colectivo o a una

muestra y, en este ltimo caso, cmo se obtendr esta muestra. Es importante

explicar las caractersticas de los grupos de diagnstico, explicar en qu consiste

esta tcnica, la composicin de los grupos, el tiempo en que se requerir contar

con las personas involucradas, etc., a fin de que la organizacin pueda planificar

la asistencia de sus miembros a esta actividad, sin interferir con sus labores

habituales.

Para efectos del presente estudio se contemplan los siguientes procedimientos de

recoleccin y anlisis de la informacin:

Tipo de Investigacin:

En este momento se describe el alcance de la investigacin, existen cuatro tipos

de investigacin o estudios; los exploratorios que sirven para preparar el terreno y

por lo comn anteceden a investigaciones con alcances descriptivos,

correlacinales o explicativos. Los estudios descriptivos por lo general son la base

de las investigaciones correlacinales, las cuales a su vez proporcionan

informacin para llevar a cabo estudios explicativos que generan un sentido de

entendimiento y son altamente estructurados.

Para el caso de este trabajo vamos a utilizar el tipo de investigacin descriptiva,

que buscan medir o recoger informacin de manera conjunta sobre los

conceptos especficos que le interesan puntualmente conocer para llegar al

logro del objetivo.

Los estudios descriptivos son tiles para mostrar con precisin los ngulos o

dimensiones de un fenmeno, suceso, comunidad, contexto, o situacin; para el

caso de este estudio la descripcin nos servir al momento de analizar un

fenmeno y su contexto en una comunidad especifica (saber cmo funciona la

comunicacin en almacenes).

Diseo de Investigacin:

El termino diseo se refiere al plan o estrategia concebida para obtener la

informacin que desea.

En el enfoque cuantitativo, el investigador utiliza su o sus diseos para analizar la

certeza de las hiptesis formuladas en un contexto en particular o para aportar

evidencia respecto de los lineamientos de la investigacin.

Hay dos clasificaciones de diseos investigacin experimental y no experimental,

la primera se divide en: pre-experimentos, experimentos puros y cuasi-

experimentos, la segunda se subdivide en: diseos transeccionales y diseos

longitudinales. Los diseos transeccionales se dividen a su vez en: exploratorios,

descriptivos, correlacinales-causal y, los longitudinales: de tendencia, de anlisis

evolutivo de grupo y panel.

Para este caso se hace uso del diseo transeccional-descriptivo que tiene como

objetivo indagar la incidencia de las modalidades o niveles de una o ms

variables en una poblacin. El procedimiento consiste en ubicar en una o diversas

variables a un grupo de personas (los comportamientos comunicacionales, de los

colaboradores de almacenes).

Muestra

Para el proceso cuantitativo la muestra es un subgrupo de la poblacin de inters

sobre el cual se recolectaran datos, este deber ser representativo de la

poblacin total. En el caso de este trabajo hemos elegido una muestra de 54 de

150 colaboradores de todas las sedes de los almacenes. Fueron escogidos de

forma aleatoria y por conveniencia, pertenecen a diferentes sedes en porque el

inters del estudio se centra en los almacenes de esta ciudad y debamos analizar

el comportamiento de al menos 5 trabajadores de cada sede para obtener

resultados que nos permitan elaborar estrategias unificadas para mejorar los

procesos internos de comunicacin. Entre los encuestados se encontraban

asesoras de ventas, personal administrativo, vigilantes y coordinadores; son todos

mayores de edad.

Tcnicas de Recoleccin:

La siguiente etapa consiste en recolectar los datos pertinentes, pero antes es

necesario escoger la tcnica correcta para esta recoleccin.

En la investigacin disponemos de diversos tipos de instrumentos para medir las

variables de inters y en algunos casos llegan a combinarse varias tcnicas de

recoleccin de los datos, teniendo en cuenta que este estudio es cuantitativo

haremos uso del cuestionario que es tal vez el instrumento ms utilizado para

recolectar los datos, este consiste en un conjunto de preguntas respecto de una a

ms variables a medir. Para su construccin tuvimos en cuenta preguntas

cerradas, de seleccin mltiple y escala de Likert, que consiste en un conjunto de

tems presentados en forma de afirmaciones o juicios, ante las cuales se pide la

reaccin de los participantes. Es decir, se presenta cada afirmacin y se solicita al

sujeto que externe su reaccin eligiendo uno de los 5 puntos o categoras de la

escala, a cada punto se le asigna un valor numrico. Este instrumento permitir

obtener informacin cuantitativamente analizable a cerca de problemas que

han sido percibidos por el colectivo de personas de la empresa.

Encuesta Universal:

Anlisis de la informacin:

Reunida la informacin de la encuesta, se proceder a su anlisis. En esta etapa

se deber hacer uso de tcnicas computacionales que permitan la elaboracin

estadstica de los datos para su anlisis posterior y presentacin de un informe que

date lo encontrado.

A continuacin presentaremos el paso a paso que llevaremos a cabo para el

desarrollo de este proyecto. El proceso incluye las siguientes cuatro (4) fases:

Fase 1: Investigacin

Anlisis de la organizacin

Anlisis de los pblicos

Anlisis de la situacin

Fase 2: Propuesta Estratgica

Establecimiento de metas y objetivos

Formulacin de acciones estratgicas

Desarrollo de mensajes

Fijacin del Presupuesto de comunicacin

Fase 3: Tcticas

Seleccin de las tcticas de comunicacin (Mix de actividades y medios).

Cronograma.

Fase 4: Evaluacin del plan

Plan de evaluacin

A continuacin el desarrollo de cada una de las fases mencionadas:

RESULTADOS ENCONTRADOS

Lectura de datos:

Edad

Como podemos ver en la grfica del total de la muestra encuestada el 57,4%

tienen entre los 20 y 29 aos de edad, el 27,8% entre 30 y 39, el 11,1% entre 18 y 19

aos y finalmente una persona con 41 aos y otra que no dio respuesta a este

dato.

Sexo

El 88,9% de la muestra es de sexo femenino que es el equivalente a 48 personas

del grupo y el 9,3% masculino es decir 5 de los encuestados son hombres y una

persona no contesto a esta pregunta.

Dependencia

El 55,6% son operarios, el 31,5% no contestaron a estapregunta, el 7,4% son

vigilantes y el 5,6% pertenecen al rea administrativa, con este resultado

debemos tener en cuenta a partir de este momento que el 55,6% de respuestas se

centrarn en el rea de operarios.

Sede

Como se ve en la grfica la mayor poblacin encuestada pertenece a las sedes,

Surtidora N3 y Estreno N1, esto se debe a que son los almacenes ms grandes y

con mayor cantidad de colaboradores.

Conoce la Misin, la Visin y los Valores de la empresa?

Segn la figura un 92,6% de los encuestados dicen conocer estos tres elementos

del direccionamiento estratgico, mientras un 7,4% no los conoce. Se puede

interpretar que este resultado representa gran importancia para el proceso, pues

segn lo que vemos en la grfica la gran mayora de la muestra conoce el

direccionamiento estratgico de la empresa.

Diga 2 de los valores corporativos con los que se siente ms identificado

Teniendo en cuenta el listado de valores sealado por encargada del

Departamento de Recursos Humanos de la empresa (Responsabilidad, Lealtad,

Respeto, Compromiso, Confianza, Calidad, Orden, Perseverancia, Trabajo en

equipo), tenemos que el 24,1% de los colaboradores se sienten identificados con

el respeto, un 13% con la responsabilidad, pero un 20,4% que es un porcentaje

significativo no contesto a esta pregunta y un 9,3% dice identificarse con la

honestidad, valor que no ha sido contemplado por la organizacin, de igual

manera que puntualidad, sinceridad, servicio al cliente, amabilidad,

disponibilidad; mientras que calidad y perseverancia no fueron contemplados por

ninguno de los encuestados.

Siento que la Misin, Visin y Objetivos de la empresa cumplen con la razn de

ser de la misma

Un 74.4% de los encuestados estn totalmente desacuerdo con que la misin,

visin y objetivos de la empresa cumplen con la razn de ser de la misma, un

22,2% est desacuerdo con sta afirmacin, un 5,6% no est ni de acuerdo ni en

desacuerdo. Finalmente un 1.9% de los encuestadas no respondieron esta

afirmacin.

Me siento orgulloso y satisfecho de mi pertenencia y trayectoria en la empresa

Segn los datos arrojados por la encuesta un 87% se siente completamente

satisfecho de pertenecer a, el 9,3% satisfechos y un 3,7% no estn ni satisfechos ni

insatisfechos con sus pertenencia y trayectoria en la organizacin. Este resultado

es satisfactorio para la organizacin porque demuestra que gran parte de sus

colaboradores se siente satisfecho con su pertenencia en la organizacin, esto

ayudar a que el proceso cultura interna sea ms efectivo y fcil de asumir por

todos los miembros de la organizacin.

Cree usted que la organizacin trabaja en pro de que se identifique con la

misin, la visin y los valores?

Series1; N/R; 1,9

Series1; Neutral; 5,6

Series1; De acuerdo; 22,2

Series1; Muy de acuerdo;

70,4

Series1; Neutral; 3,7

Series1; De acuerdo;

9,3

Series1; Muy de

acuerdo; 87,0

La figura anterior muestra que un 94,4% de la poblacin encuestada cree que

almacenes Surtidora y Estreno si trabajan en pro de que todos se identifiquen con

su direccionamiento estratgico, sin embargo un 5,6% no lo ve de esta manera.

Aunque este resultado fue positivo no es del todo congruente, pues nos dbamos

cuenta que en la pregunta sobre los valores no hubo mucha concordancia con

la realidad de la organizacin.

Siente usted que los objetivos de la organizacin estn alineados con sus

objetivos personales?

Un significativo 88,9% siente que los objetivos de la organizacin van en la misma

va de sus objetivos personales, aun as hay un 7,4% que no lo siente de la misma

forma y un 3,7% que se abstuvo a responder a esta pregunta. Esto resulta muy

positivo porque ayudar a que el personal camine en una misma va para el logro

de las metas que la empresa se ha trazado.

Por qu?

A la pregunta de por qu siente que los objetivos de la organizacin y los

personales se encuentran alineados la gran mayora de los encuestados (38,9%)

no dice por qu, sin embargo un 27,8% manifiesta que el crecimiento profesional

es su objetivo y el de la organizacin, un 13% satisfacer al cliente, otro 13% tener

estabilidad laboral y un 7,4% dice que los objetivos suyos y de la empresa se

cumplen a cabalidad.

Qu tipo de actividad le gustara realizar para recordar los valores, la misin y la

visin de la organizacin?

El 50% de los encuestados les gustara realizar integraciones para recordar los

valores, la misin y la visin de la organizacin, un 25,9% les gustara que fuera por

medio de celebraciones de cumpleaos mensuales, un 9,3% por medio de charla,

un 9.3% por medio de la cartelera informativa, un 3,7% en la etapa de induccin y

finalmente un 1,9% de los encuestados no respondi esta pregunta.

Siente usted que la organizacin lo mantiene motivado?

El 70,4% de los colaboradores encuestados sienten que la organizacin los

mantiene motivados, pero el 24,1% que equivale a 13 personas no lo ven de este

modo y un 5,6% no responde a la pregunta. Este resultado aunque se vea positivo

podra llegar a verse de forma negativa si vemos que el porcentaje de

desmotivados es relativamente medio, lo que quiere decir que debemos trabajar

en la motivacin del personal, adems porque esto no contribuye a que los

procesos internos se lleven a cabo de la forma correcta.

Si se siente desmotivado diga Por qu?

De los 54 encuestados 38 contestaron a la pregunta anterior (Siente usted que la

organizacin lo mantiene motivado?), que s se sentan motivados, sin embrago

vemos que segn los porcentajes arrojados en esta siguiente pregunta 3 de

quienes se sentan motivados dieron razones por las cuales se llegaran a sentir

desmotivados y 13 personas ms que manifiestan estar desmotivados. De lo

anterior un 24,1% dice que esto se debe a las largas horas de trabajo de pie, un

5,6 porque no le ayuda a cumplir con sus metas y objetivos y, razones como; no

cumplir con sus expectativas laborales, tener que hacer aseo inicio y final de la

jornada y, la mala actitud de los coordinadores comparten un porcentaje igual

del 1,9%.

Al momento de proponer una idea se siente apoyado por sus compaeros de

trabajo?

Segn los datos de la grfica el 88,9% sienten que sus ideas son aceptadas y

apoyadas por sus compaeros, contra un 9,3% que lo se siente apoyado por su

equipo de trabajo y un 1,9% que no responde. Esto es de suma importancia pues

son los compaeros de trabajo los encargados de que crear un clima laboral

armonioso.

Ms que un trabajador o empleado, siento que hago parte de una familia en esta

empresa

Series1; En desacuerdo; 3,7

Series1; Muy en desacuerdo; 5,6

Series1; Neutral; 11,1

Series1; De acuerdo; 11,1

Series1; Muy de acuerdo; 68,5

Un 68,5% de los colaboradores encuestados estn totalmente de acuerdo que

ms que empleados son parte de una familia en esta empresa, un 11,1% est

desacuerdo con sta afirmacin, un 11,1% no est ni desacuerdo ni en

desacuerdo, un 5,6% estn muy en desacuerdo con esta afirmacin y finalmente

un 3,7% est en desacuerdo con esta afirmacin.

Que la mayora de los encuestados se sientan como parte de una familia es muy

importante porque significa que tienen sentido de pertenencia por su empresa y

que sus labores las emprenden con aprecio y afecto.

Me encuentro conforme con el sistema de remuneracin e incentivos de la

empresa

El 66,7% de los encuestados se encuentran totalmente conforme con el sistema

de remuneracin en incentivos de la empresa, un 16,7% est en desacuerdo con

esta afirmacin, un 9,3% no est desacuerdo ni en desacuerdo, el 5,6% est en

desacuerdo y por ltimo un 1,9% est totalmente en desacuerdo con sta

afirmacin.

Tengo suficiente autonoma y capacidad de iniciativa en el desempeo de mi

trabajo

Series1; Muy en desacuerdo; 1,9

Series1; En desacuerdo; 5,6

Series1; Neutral; 9,3

Series1; De acuerdo; 16,7

Series1; Muy de acuerdo; 66,7

Con respecto a esta afirmacin el 74,1% de los encuestados se siente con total

autonoma y capacidad de iniciativa en el desempeo de su trabajo, un 11,1%

siente tener una autonoma menor, otro 11,1% no se siente autnomo pero

tampoco siente que no tenga esta capacidad y un 3,7% final siente que no tienen

autonoma, ni capacidad de iniciativa en su desempeo laboral.

Siento que mis ideas son escuchadas por mis jefes y superiores

Los colaboradores de Surtidora y Estreno encuestados se sienten completamente

de acuerdo con esta afirmacin un 53,7%, solo de acuerdo un 18,5%, ni de

acuerdo ni en desacuerdo un 14,8%, en desacuerdo un 7,4% y totalmente en

desacuerdo un 5,6%. En este momento debemos empezar a tener cuidado con

las respuestas, porque como sabemos es fundamental que los empleados sientan

que son atendidos y escuchados por sus jefes o superiores; en este caso vemos

que un nmero importante no est completamente seguro de ser atendido, lo

que podra llegar a causar complicaciones en la comunicacin superiores-

Series1; En desacuerdo;

3,7

Series1; Neutral; 11,1

Series1; De acuerdo;

11,1

Series1; Muy de acuerdo;

74,1

Series1; Muy en desacuerdo; 5,6

Series1; En desacuerdo; 7,4

Series1; Neutral; 14,8

Series1; De acuerdo; 18,5

Series1; Muy de acuerdo; 53,7

subordinados.

Considero que mi trabajo est suficientemente reconocido y considerado por mis

jefes y superiores

Del total de la muestra encuestada un 55,6% se encuentra totalmente de

acuerdo con la afirmacin, sin embargo un 24,1% no est completamente seguro

de si siente que su trabajo est bien reconocido y considerado, por otro lado un

14,8% cree medianamente que lo est, un 3,7% definitivamente considera que no

le estn reconociendo su trabajo de la mejor manera y finalmente un 1,9% est en

desacuerdo con esta afirmacin.

Cules son los canales por los que recibe la informacin habitualmente?

Segn la versin que arroja los resultados de la muestra un 63% dice que el canal

comunicativo ms usado es el personal, un 18,5% que son las carteleras, un 14,8%

el memorando y un 3,7% el boletn. Teniendo en cuenta que la organizacin

actualmente no cuenta con cartelera informativa y que el memorando funciona

Series1; En desacuerdo; 1,9

Series1; Muy en desacuerdo; 3,7

Series1; Neutral; 14,8

Series1; De acuerdo; 24,1

Series1; Muy de acuerdo; 55,6

solo para llamados de atencin, esta respuesta resulta un poco incoherente con

los canales reales con que cuenta la empresa.

Por cules canales comunicativos le gustara recibir la informacin que brinda la

organizacin?

La figura nos dice que el 68,5% de la muestra desea recibir la informacin

personalmente, el 16,7% por medio de la cartelera, el 9,3% por memorando, el

3,7% le gustara que fuera por boletn y el 1,9 restante no sabe no responde. Lo

anterior quiere decir que los colaboradores de a pesar de preferir la

comunicacin personal, requieren otros tipos de canales importantes y formales

como: la cartelera, el memorando y el boletn.

Qu mecanismo comunicativo que le considera ms apropiado para exponer

quejas o sugerencias?

Un 53,7% considera que lo ms apropiado para exponer sugerencias o quejas es

la comunicacin personal, un 35,2% la creacin de un buzn de sugerencias, el

3,7% otro medio, 3,7% el correo electrnico, un 1,9% un mural y otro 1,9% no

responde a la pregunta.

Cuento con los medios de comunicacin o canales comunicativos suficientes

parar enterarme de lo que acontece en la empresa

En cuanto a la afirmacin anterior (Cuento con los medios de comunicacin o

canales comunicativos suficientes parar enterarme de lo que acontece en la

empresa) el 25,9% est de acuerdo, otro 25,9% est en desacuerdo, un 24,1%

mantiene una posicin neutral, el 14,8% se encuentra totalmente de acuerdo y el

9,3% restante est totalmente en desacuerdo. Esta respuesta confirma aun ms la

necesidad de crear mecanismos, canales y/o herramientas comunicativas que

ayuden a todos los miembros a tener la misma informacin de manera oportuna,

clara, concisa y precisa.

Cuento con un medio que me permita expresar mis inconformidades o dar

sugerencias

Series1; Muy en desacuerdo; 9,3

Series1; Muy de acuerdo; 14,8

Series1; Neutral; 24,1

Series1; En desacuerdo; 25,9

Series1; De acuerdo; 25,9

Series1; Muy en desacuerdo;

9,3

Series1; De acuerdo; 13,0

Series1; En desacuerdo;

14,8

Series1; Neutral; 31,5

Series1; Muy de acuerdo;

31,5

El 31,5% dice estar totalmente de acuerdo con la afirmacin planteada, mientras

que otro 31,5% no se encuentra seguro y toma una posicin neutral, por otro lado

el 14,8% cree que no tiene los medios suficientes para esta actividad, el 13% si

cree contar con el medio eficaz y un 9,3% est totalmente de acuerdo en no

tener el medio adecuado.

Me comunico de manera fcil, rpida y efectiva con los altos mandos

Segn los resultados que indica la tabla el 42,6% se encuentra completamente

satisfecho con la manera en que fluye la comunicacin, el 25,9% no se encuentra

ni totalmente satisfecho ni insatisfecho, el 20,4% esta simplemente satisfecho, el

7,4% no est satisfecho y el 3,7% no est para nada satisfecho con la manera de

comunicarse hacia los altos mandos. En este punto se reitera la necesidad de

crear un puente directo entre los empleados y sus jefes, de esta manera crear

confianza y facilitar su comunicacin.

La comunicacin con mis compaeros fluye de forma gil y adecuada

Series1; Muy en desacuerdo; 3,7

Series1; En desacuerdo; 7,4

Series1; De acuerdo; 20,4

Series1; Neutral; 25,9

Series1; Muy de acuerdo; 42,6

Series1; Neutral;

9,3

Series1; De acuerdo;

25,9

Series1; Muy de

acuerdo; 64,8

La grfica indica que un 64,8% est totalmente de acuerdo con la afirmacin

planteada, el 25,9% est solo de acuerdo y un 9,3% restante no est ni de

acuerdo ni en desacuerdo. Este resultado es importante sobre todo para el

momento en el que tengan que solucionar problemas grupales donde todos

puedan cooperar de forma integrada para llevar a cabo la labor de la manera

ms adecuada en el menor tiempo posible.

Anlisis de la situacin actual:

Con los datos obtenidos al realizar una encuesta el da 28 de Septiembre de 2013,

a 54 colaboradores de los almacenes Surtidora y Estreno, encontramos que la

mayora de los colaboradores encuestados conocen la misin, la visin y los

valores de la organizacin, sin embargo, cuando se pregunta por los valores con

los cuales se identifican un nmero significativo menciona valores que no se

encuentran contemplados por la empresa; esto demuestra que a pesar de que la

empresa ha venido trabajando en la socializacin de su direccionamiento

estratgico, an debe hacer actividades que le permita que sus colaboradores

no slo lo conozcan, sino que adems lo interioricen, lo reflejen y expresen en sus

acciones diarias. Es importante tener en cuenta que segn los datos arrojados por

la encuesta los empleados desean que esta actividad de socializacin se haga

por medio de integraciones o celebracin mensual de los cumpleaos.

Otro aspecto a resaltar es la necesidad de revisar el direccionamiento

estratgico, pues la estructura que tienen la misin, la visin y los objetivos no est

totalmente conectada con los valores y tampoco con los mensajes que quieren

transmitir a sus grupos de inters y, los intereses de sus colaboradores.

Un gran porcentaje de encuestados manifiesta sentirse orgulloso y satisfecho de

pertenecer a la organizacin y sienten que sus ideas son apoyadas por sus

compaeros de trabajo, pero hay un grupo significativo que se siente

desmotivado por las largas horas de trabajo en pie y sienten que la organizacin

no trabaja para motivarlos. En cuanto al sistema de remuneracin e incentivos

encontramos que muchos no estn totalmente satisfechos y el porcentaje que lo

est no es del todo alto.

Encontramos tambin con los resultados que los altos mandos deben reforzar la

comunicacin con sus subalternos y buscar la forma de reconocer el trabajo de

sus colaboradores, pues casi la mitad de los encuestados no encuentra que su

trabajo sea totalmente considerado por los jefes y creen que la comunicacin no

fluye de forma fcil, rpida y efectiva.

En cuanto a los medios de comunicacin o canales comunicativos, es importante

resaltar que la organizacin maneja un tipo de comunicacin informal, no tienen

correo electrnico corporativo, ni cartelera, ni boletn y los memorandos son

usados solo para llamados de atencin.

Respecto a lo anterior encontramos varias incongruencias en las respuestas, pues

cuando preguntamos por cul medio reciben informacin muchos de los

encuestados incluye la cartelera y el boletn, algo que no es lgico pues la

organizacin hasta el momento no cuenta con estos dos canales comunicativos.

Sin embargo, es importante resaltar que la gran mayora manifiesta en una

respuesta posterior el deseo de contar con estos dos medios para informarse.

Por otro lado, esta es una empresa que se encuentra acostumbrada a la

comunicacin personal, por lo tanto es necesario crear canales y vas

comunicativas que ayuden a cambiar esta cultura comunicacional, adems

porque gran parte de los colaboradores se encuentran en la disposicin de

hacerlo al manifestar el deseo de contar con medios como el buzn para dar

sugerencias o exponer quejas.

Partiendo de este anlisis y teniendo en cuenta los resultados del diagnstico de

comunicacin interna, pasaremos a elaborar un plan de comunicacin interna

guiado a solucionar y satisfacer las necesidades comunicacionales de la

organizacin.

PLAN ESTRATGICO Y ANALISIS DE COMUNICACIONES

OBJETIVO

Disear un plan estratgico de comunicacin interna que permita dar solucin a

los problemas de comunicacin interna de la empresa.

ESTRATEGIAS

ESTRETEGIA 1: Nuestros medios, nueva informacin, mejor comunicacin

Por medio de esta estrategia se implementar un sistema de medios de

comunicacin interna. Segn los hallazgos encontrados llegamos a la conclusin

de que la empresa carece de canales comunicativos que deben ser creados y

transformados.

Objetivo:

Mantener informados al personal que labora en cada una de las sedes, de

los acontecimientos diarios de la empresa y brindarles un espacio donde

puedan exponer sugerencias.

Tcticas y Acciones

Implementar una cartelera corporativa para cada sede: sern dos por

cada sede, una de estas cartelera ser ubicada en la zona del comedor

con el objetivo de que mientras los colaboradores se encuentran en receso

tengan tiempo para leerlas, la segunda se colocar la seccin de ventas al

por mayor, pues este es un espacio que suelen frecuentar las asesoras. En

las carteras tendrn los mismos contenidos (fechas especiales,

cumpleaos, informacin general, el empleado del mes, direccionamiento

estratgico, etc.

Disear un boletn informativo semestral interno: en este se publicarn un

resumen de los contenidos y eventos ms destacados del semestre.

Crear un buzn de sugerencias corporativo: ir ubicado al lado de una de

las carteleras (comedor) y ser revisado cada mes con el fin de dar

respuestas y soluciones a las quejas, peticiones o sugerencias.

El repaso: Aprovechando que los almacenes poseen televisores y que slo

se usan para poner canales nacionales, seran pertinente crear un

informativo donde un colaborador informe mensualmente lo que ocurri

durante el mes.

Mensaje

Estamos comprometidos con la difusin de una informacin clara y oportuna para

todos nuestros colaboradores. Reconocemos que su labor y su opinin son

fundamentales para la organizacin.

Herramientas Periodicidad

Cartelera La cartelera deber actualizarse

cada ocho das.

Boletn Su actualizacin ser semestral.

Buzn de sugerencias. Las quejas y sugerencias que all se

expongan sern revisadas cada

quince das.

Memorando Cada vez que sea necesario enviar

una informacin a toda la empresa.

Televisores: El repaso Mensual

Indicadores de Medicin

Nmero de noticias publicadas, por nmero de personas que leen la

cartelera.

Nmero de sugerencias y quejas recibidas y, atendidas.

Nmero de memorandos enviados.

Plan de evaluacin

Indicadores de

Medicin

Nmero de

noticias

publicadas

, por

nmero de

personas

que leen la

cartelera.

Nmero de

sugerencia

s y quejas

Lecturabilidad Periodicidad Meta

Cartelera y

Memorando:

Encuesta a 30

colaboradores de los

contenidos

publicados.

Mensual > =70%

Boletn

Encuesta a 30

colaboradores de los

contenidos

publicados.

Semestral > =70%

Buzn Mensual > =50%

recibidas y,

atendidas.

Nmero de

memorand

os

enviados.

Nmero de

Sugerencias y Quejas

recibidas y nmero de

las mismas

contestadas.

Responsable:

Departamento de Recursos Humanos y Gerente de la organizacin.

ESTRATEGIA 2: todos por un mismo camino hacia la meta

En esta estrategia revisaremos el direccionamiento estratgico de la empresa de

tal manera que podamos encontrar uno donde la misin, la visin, los objetivos y

los valores estn guiados a un mismo logro, adems de planear su divulgacin y

socializacin.

Objetivo:

Vincular a los colaboradores con el direccionamiento estratgico de la

organizacin.

Tcticas y acciones

Planear una reunin con los Gerentes y con la persona encargada del rea

de Recursos Humanos para la revisin del direccionamiento estratgico: la

idea es que ellos vean los resultados de las encuestas y el anlisis realizado

para transformar el direccionamiento estratgico actual, con fin de que el

nuevo apunte a las necesidades de la organizacin.

Crear una campaa de expectativa sobre la divulgacin del

direccionamiento estratgico: durante una semana se publicarn en cartelera

mensajes que aludan al direccionamiento estratgico, adems el locutor de

cada almacn lo recordar durante el da.

Realizar una socializacin por medio de chalas y exposicin del nuevo

direccionamiento estratgico: estas charlas se realizarn en la sala de

reuniones, con la presencia del Gerente y la persona encargada de Recursos

Humanos.

Hacer una dinmica de retroalimentacin para verificar que todos han

entendido la misin, visin, objetivos y valores. Por medio de ldicas y

pasatiempos como: Sopas de letras, Crucigramas y Completes, de esta

manera la retroalimentacin ser ms amena.

Realizar charlas de formacin personal y profesional para los colaboradores.

Las charlas sern de formacin en la familia cmo comportarse, como padre,

hermano, hijo, vecino, etc., y otra dirigida a la formacin cultural,

comportamientos con los dems en cualquier lugar. Las conferencias de

formacin profesional, sern dirigidas para cada grupo de colaboradores

segn la actividad que realicen en la empresa.

Mensaje

En los almacenes estamos convencidos de que para lograr nuestros objetivos

debemos ir todos en la misma direccin.

Herramientas Periodicidad

Video Beam Durante las charlas

Carteleras Para la etapa de expectativa (ocho

das) y exposicin.

Salas de reuniones Cinco reuniones en una semana.

Memorando Uno cada da para convocar a las

reuniones.

Boletn Para divulgar las actividades

realizadas en el marco de la

socializacin.

Saln de eventos Un fin de semana de actividades de

retroalimentacin.

Indicadores de medicin

Nmero de charlas y asistencia a las mismas.

Nmero de personas que atendieron a la campaa de expectativa.

Plan de evaluacin

Indicadores de

medicin

Recordacin Periodicidad Meta

Nmero de

charlas y

asistencia

a las

mismas.

Nmero de

personas

que

atendieron

a la

campaa

de

expectativ

a.

La recordacin del

direccionamiento

estratgico se har

por medio de las

actividades de

retroalimentacin a 50

personas.

Trimestral

> =80%

Responsable

Departamento de Recursos Humanos y Gerente de la organizacin.

ESTRATEGIA 3: SutiEstreno integrados somos una sola familia

La idea de esta estrategia es tratar de cambiar el tipo de comunicacin. Hacer

que por medio de varias dinmicas todos puedan llegar a comunicarse con los

altos mandos, creando de esta forma confianza entre todos.

Objetivo:

Mejorar las dinmicas de comunicacin formal integrando a los

colaboradores de todas las sedes con sus altos mandos.

Tcticas y Acciones

Crear espacios donde juntos puedan construir ideas y establecer entre

todas nuevas metas y proyectos como una familia: cada dos meses habr

una reunin con el gerente y los coordinadores de cada almacn, los

colaboradores de cada sede debern elegir a un representante que asista

a la reunin y exponga sus ideas en ella.

Desayuno con el Gerente: Proporcionar un espacio donde los gerentes y

sus subalternos puedan compartir, proponer ideas sobre los proyectos de la

organizacin y recibir una retroalimentacin inmediata de su jefe.

Abrir un espacio donde se tome en cuenta a los hijos de los empleados.

Para celebrar el da del nio, los hijos de los colaboradores vivirn un da

como pap o mam, en el saln de eventos de la empresa se montar

una escenografa con ambiente de almacn y los nios actuarn como sus

padres durante una maana completa.

En la celebracin de da de los angelitos, todos los hijos de los

colaboradores podrn demostrar sus habilidades y creatividad, diseando

el calendario del ao siguiente, es decir, se harn 12 grupos de nios y

cada nio de cada grupo har un dibujo alusivo a un mes del ao, luego

se escogern los 12 mejores dibujos y ser los que se usarn para el

calendario que se entrega a fin de ao.

Hacer integraciones que incluyan a todas las sedes. Se celebrar

carnavales (se har en el saln de eventos), da del trabajador (realizar un

paseo), celebracin de amor y amistad (Amigo Secreto) y Halloween

(Chiva rumbera).

Celebracin de cumpleaos y fechas especiales: Cada dos meses se

realizar un compartir en el saln de eventos y se nombrarn los

cumplimentados de los dos meses.

Mensaje

Somos una organizacin que trabaja en equipo de manera integrada, donde sus

jefes escuchan las propuestas de sus subalternos hacindolos sentir parte de una

familia y se preocupa por el bienestar de cada miembro de la organizacin.

Herramienta Periodicidad

Saln de Eventos Desayuno con el gerente: este

se realizar cada dos meses

con sedes distintas cada vez.

Da del nio y Navidad.

Celebracin de Cumpleaos y

fechas especiales cada dos

meses.

Saln de reuniones Charlas, Capacitaciones y formacin

cada tres meses.

Cartelera Divulgacin de todos estos eventos

cada vez que se den.

Memorando Convocatoria a cada uno de estos

eventos para informar en qu fecha

se harn.

Boletn Cada seis meses se publicaran las

actividades que se llevaron a cabo.

Indicadores de medicin

Nmero de reuniones y asistentes a las mismas.

Nmero de horas y personas capacitadas.

Nmero de nios que asisten a los eventos.

Plan de evaluacin

Indicadores de medicin

Medicin

Meta

Nmero de

reuniones y

asistentes a las

mismas.

Nmero de horas y

personas

capacitadas.

Nmero de nios

que asisten a los

eventos.

Formatos de

Asistencias a:

Integraciones,

charlas y eventos.

Formato de

evaluacin de

eventos (ver

anexos).

Formato de

evaluacin de

conferencias (ver

anexos).

> =80%

Responsable

Departamento de Recursos Humanos

CONCLUSIONES

La comunicacin organizacional es esencial para la integracin de las funciones

administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeacin se

comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional

apropiada.

Tambin esencial en la seleccin, evaluacin y capacitacin de los gerentes

para que desempeen sus funciones en esta estructura. De igual modo, el

liderazgo eficaz y la creacin de un ambiente conducente a la motivacin

dependen de esta comunicacin. Ms an, mediante la comunicacin

organizacional se puede determinar si los acontecimientos y el desempeo se

ajustan a los planes

La comunicacin dentro de una empresa adquiere un carcter jerrquico,

basado en rdenes y mandatos, aceptacin de polticas, etc. Es por ello que hay

que destacar la importancia de la relacin individual frente a las relaciones

colectivas y la cooperacin entre directivos o altos mandos y trabajadores. La

efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una

buena comunicacin organizacional.

La importancia de la comunicacin organizacional radica en que sta se

encuentra presente en toda actividad empresarial y por ser adems el proceso

que involucra permanentemente a todos los empleados. Para los dirigentes es

fundamental una comunicacin eficaz porque las funciones de planificacin,

organizacin y control slo cobran cuerpo mediante la comunicacin

organizacional.

BIBLIOGRAFA

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organizaciones. Ariel, Barcelona.

BEL MALLN, J. I. (coord.) (2004) Comunicar para crear valor. La direccin de

comunicacin en las organizaciones. Eunsa, Pamplona.

DANSEREAU, F. y MARKHAM, S. (1987) Superior-subordinate communication: multiple levels of analysis. En: JABLIN, F., PUTNAM, L., ROBERTS, K. y PORTER, L. (eds.) Handbook of organizational communication, Sage, Newbury Park.

DEETZ, S. (2001) Conceptual foundations. En: JABLIN, Frederic M. y PUTNAM, Linda

L. (eds.) The new handbook of organizational communication. Advances in

Theory, Research and Methods. Sage, Thousand Oaks.