SISTEMA PARA LA SELECCIÓN,

DISTRIBUCIÓN Y DESARROLO

ÓPTIMOS DE LA FUERZA DE

TRABAJO CALIFICADA EN UNA

EMPRESA, CON EXTENSIONES

TERRITORIALES Y RAMALES

Introducción

El contenido fundamental del trabajo es un

Método que pretende ser el soporte

matemático-computacional fundamental para

la selección óptima y la distribución y

desarrollo de la fuerza de trabajo calificada

La selección de personal

En tanto la selección de la fuerza de trabajo calificada

(Cuadros), se realice en pequeños grupos, el conocimiento

directo de cada canditato a ocupar los puestos (Cargos), de

la entidad, puede garantizar, en principio, una buena

selección de cada Cuadro para cada Cargo.

Pero hay otras posibilidades que veremos a continuación.

Otras cuestiones que inciden en la

Selección (1-a)

En primer lugar, en el mundo moderno la escala del problema

aumenta en una proporción fuera de toda medida.

Así no es difícil encontrar entidades con 500 o 1000

trabajadores o más.

En estos casos es prácticamente imposible el conocimiento

personal.

Claramente se puede conocer personalmente a un candidato,

pero es mucho más difícil conocer a todos los posibles.

De ahí que, muchas veces el conocimiento personal es

sustituido por parámetros que miden la idoneidad de los

atributos de un trabajador con relación a los requisitos del cargo.

Otras cuestiones que inciden en la

Selección (1-b)

Observación: En las entidades donde se ha aplicado el

sistema, se suponía que la fuente primaria y fundamental

de candidatos proviene del total de trabajadores de la

entidad. Es decir, existe una política de cuadros que tiende a

autosatisfacer las necesidades de la entidad.

De aquí que el problema de la selección de personal se asocia con

mucha fuerza al problema de su capacitación y entrenamientos.

La existencia de ambos problemas tan estrechamente

vinculados, planteó al ponente la cuestión de intentar dar

respuestas, de la misma naturaleza optimizadora, a ambos

problemas.

Otras cuestiones que inciden en la

Selección (2-a)

En segundo lugar, no solo se necesita valorar

múltiples aspectos que inciden en la idoneidad

del candidato para un cargo.

En el contexto de la Política de Cuadros

presupuesta, se necesita más bien valorar la

idoneidad del candidato para múltiples cargos, si no

para todos los cargos de la entidad o, al menos,

para una gran parte de ellos

Otras cuestiones que inciden en la

Selección (2-b)

Un aspecto generalmente desconocido en la

selección de Cuadros, se refiere a la propia

idoneidad de los Cargos.

Dicho de otro modo: ¿La “suma” de las funciones de

todos los cargos de la entidad garantizan el cumplimiento

de las funciones de la entidad?

Esta cuestión también fue considerada dentro del

contexto de la preparación de la información

para el sistema que propondremos más adelante.

Otras cuestiones que inciden en la

Selección (3)

Es evidente que la existencia de técnicas

computacionales modernas facilita en mucho la

acumulación y procesamiento de la información

relacionada con este complejo asunto.

Pero ¿cómo pueden ayudar estas técnicas si nos

enfrentamos al problema, digamos, de seleccionar

entre 300 candidatos para 50 cargos?

Claro que se pueden seleccionar, pero si hablamos de

selección óptima, ya es otra la cuestión.

La selección óptima de personal. (1-a)

En primer lugar habría que reflexionar sobre lo que es una selección

óptima.

Yo, que no soy un experto en el tema, estoy seguro de que se

puede hacer una selección óptima desde múltiples puntos de

vista.

Una, muy pedestre, pero que estoy seguro que funciona, pudiera

ser aquella que trata de obtener los mejores cargos para los

miembros de mi familia.

Pero quizás, la que deberíamos intentar obtener preferentemente

es la que aportara más potencialidades a la entidad en sus desempeños

técnicos, económicos y productivos, actual y perspectivamente.

La selección óptima de personal. (1-b)

Planteado el problema en estos términos, intentemos dar una

aproximación a lo que entendemos por tal:

Supongamos que en una entidad es posible hacer evaluaciones de una

cantidad dada de candidatos a los cargos. Supondremos que

cada candidato es evaluado para una cantidad de cargos

relacionados con su perfil actual, quizás para todos, pero no para un

solo cargo. Si este último fuera el caso, no necesitamos continuar esta

exposición.

Supongamos también que disponemos de valoraciones numéricas,

derivadas de las evaluaciones, preferentemente en términos

porcentuales, que relacionen funcionalmente cada candidato con cada

cargo.

La selección óptima de personal. (1-c)

No negaré que, con esta información, puedan aplicarse

diferentes criterios, incluso óptimos desde diferentes puntos

de vista, para seleccionar a los candidatos y convertirlos en los

Titulares de los cargos.

No entraré en esos análisis, para los cuales no estoy calificado.

Pero yo vengo a esta reunión a proponer uno que, en mi

opinión y con mi experiencia, posee gran efectividad y grandes

potencialidades para dar respuesta adecuada a las necesidades técnicas,

económicas y productivas, entre otros factores, de la entidad en cuestión.

El método que propongo es el de la Aplicación de modelos económico-matemáticos.

El Método: Aplicación de Modelos

Económico-Matemáticos.

El modelo que proponemos es el de la Programación Lineal para

Asignación de Personal.

La descripción formal es como sigue:

Es un procedimiento que permite realizar la selección y distribución en conjuntos de cualquier número de trabajadores, teniendo en cuenta un número ilimitado de factores laborales y de otro tipo, para un alto número de trabajadores y cargos simultáneamente, al mismo tiempo que se seleccionan los mejores equipos de hombres, entendiendo como tal, aquellos que alcancen un valor máximo total de sus coeficientes requisitos-atributos.

Reflexiones sobre algunos principios del

Método propuesto

Quizás lo que diferencia más significativamente al método

propuesto con respecto a otros es el concepto de Selección de

Equipos.

Este concepto está asociado al concepto de Team Work.

Veamos una definición de este concepto, en forma general, pero

también en lo que atañe a nuestro tema de análisis.

Concepto de Team Work

El trabajo en equipo es una acción conjunta de dos o más personas, en la

que cada persona contribuye con diferentes habilidades y expresa sus

intereses y opiniones individuales a la unidad y la eficiencia del grupo

con el fin de alcanzar objetivos comunes.

Esto no significa que el individuo ya no es importante, sin embargo,

significa que el trabajo eficaz y eficiente en equipo va más allá de los

logros individuales.

El trabajo en equipo más eficaz se produce cuando todas las personas

involucradas armonizan sus contribuciones y trabajan hacia una meta

común.

Las empresas y otras organizaciones hacen a menudo esfuerzos de

coordinación de eventos de team building en un intento de conseguir

que la gente trabaje como un equipo y no como individuos.

Importancia del concepto de Team Work en la

elección del Método de selección de personal.

Esta definición evidencia la importancia de seleccionar personal

atendiendo al principio de Selección de Equipos.

Esta definición para mi fue muy grata, porque estaba

desarrollando este trabajo en un contexto donde la selección

individual era la norma y era muy difícil, ya se imaginarán,

cambiar esos puntos de vista, a lo que contribuyó con fuerza

dicha definición.

Esto fue una gratificación adicional, debido a que el método que

yo propuse finalmente, realiza las selecciones óptimas de equipos

y no individuales.

Así que, como se dice, el alma se juntó con el cuerpo.

Selección de personal bajos el principio del

máximo de puntos por cargo.El argumento que se empleaba para la selección de personal cuando se

realizó este trabajo, era: los cuadros se seleccionaban tomando como el

mejor aquel que obtenía más puntos(el coeficiente requisitos-atributos) con

respecto a un cargo. He aquí un análisis de este principio.

Supongamos una entidad que tiene 5 cargos y 5 candidatos:

CARGOS

C

U

A

D

R

O

S

1 2 3 4 5

A 87 0

B 92 97

C 91 83

D 81 94

E 85 77 91

Análisis del caso.

Bajo el principio de selección a base del máximo de puntos por cargo,

tendríamos la siguiente situación:

• El cuadro A se asigna al cargo 1 con 87 puntos;

• El cuadro B se asigna al cargo 2 con 92 puntos;

• El cuadro C se asigna al cargo 3 con 91 puntos.

El problema surge cuando se intenta asignar un cuadro al cargo 4, pues el

cuadro de máxima puntuación (por columnas) es el cuadro B con 97

puntos, pero él ya fue asignado al cargo 2 porque también tenía el

máximo de puntos (92).

Entonces parece razonable asignar el cuadro B al cargo 4, porque su

coeficiente en el cargo 4 (97) es mayor que en el cargo 2 (92).

Pero la consecuencia inmediata de esta decisión es que el cuadro asignado al

cargo 2 sería el D, con lo que se han perdido 9 puntos.

Análisis del caso (continuación)

Regresando una vez mas atrás, notamos que si dejamos al cuadro B en el

cargo 2, entonces deberíamos elegir al cuadro D para el cargo 2, con lo

que se pierden solamente 3 puntos de asignación. Situación que parece

ser la más favorable.

Finalmente, asignaríamos el cuadro E al cargo 5 y la solución final sería:

• Cuadro A al cargo 1: 87 puntos;

• Cuadro B al cargo 2: 92 puntos; (El máximo de puntos por este cuadro es 97)

• Cuadro C al cargo 3: 91 puntos;

• Cuadro D al cargo 4: 94 puntos; (El máximo de puntos en este cargo es 97)

• Cuadro E al cargo 5: 91 puntos;

El valor total de la asignación es 455 puntos y, sin embargo, no se

han respetado los principios de asignación por el máximo de puntos por

cargos ni tampoco por el máximo de puntos por cuadros.

Análisis del caso. Conclusiones.

1. Se ha seleccionado al mejor equipo (Team) posible. Es óptimo

porque cualquier otra combinación daría un resultado menor o a lo

sumo igual a éste. Y no se han respetado los principios de asignación del

hombre al cargo, ni del cargo al hombre.

2. En un problema real, digamos con 200 hombres y 50 cargos,

la cantidad de combinaciones a evaluar superan en mucho las

capacidades humanas. Pero es que también superan las

capacidades de la mayoría de las computadoras disponibles.

3. El método de la Programación lineal, en cambio, puede resolver

problemas aún mayores en un tiempo relativamente breve, pues dispone

de un poderoso algoritmo, instrumentado para el cálculo con

ordenadores, de gran eficiencia y comprobado universalmente.

El sistema de selección de personal.

Condiciones iniciales.

Ahora nos encontramos en la siguiente situación:

• Disponemos de un principio de selección, la selección de

equipos que va un paso adelante a otros tipos de selecciones.

• Disponemos de un Método matemático optimizador, la

Programación Lineal, y de un algoritmo efectivo, el Método

Simplex, instrumentado en computadoras y listo para usar.

• Debemos poder disponer de los coeficientes que asocian cada

candidato a cada cargo, donde se expresan, en términos

porcentuales, los resultados de las diversas evaluaciones sobre

una ilimitada cantidad de factores. Tantos como puedan ser

evaluados con cierto grado de fiabilidad.

Y, finalmente, nos tenemos a nosotros mismos, que no es poco.

El sistema de selección de personal.

Esquema general.

Tomando como base una empresa dada, la aplicación del

Sistema requiere:

• Plantilla de Cargos que se considerarán. Para cada uno se

necesita conocer los Requisitos necesarios para ocuparlos.

• Preselección de los Candidatos a los cargos. Para cada

candidato considerado se necesita conocer los Atributos con

respecto a cada uno de los requisitos de los cargos

considerados. Si no tiene objeto considerar un candidato

para un cargo, su coeficiente de asociación es 0. La

metodología y otros procedimientos que se utilicen para la

medición de los atributos de los candidatos queda fuera de

los alcances de esta exposición.

El sistema de selección de personal. Esquema

general. Continuación.

• Los coeficientes de asociación del candidato i al cargo j, que

denominaremos a partir de ahora Cij, serán números enteros, del 0 al 100.

• Estos coeficientes pueden obtenerse de las sumas ponderadas de los

valores de los coeficientes primarios de asociación del candidato a cada uno

de los requisitos del cargo. Los Cij indicarán, porcentualmente, el grado

en que el candidato cumple el total de requisitos del cargo.

• No los agobiaré a ustedes con la explicación del Modelo matemático.

Baste decir que es un lugar común en la literatura especializada. Sin

embargo pueden enunciarse brevemente sus principios:

El modelo de Programación Lineal para la selección de personal busca el máximo

de la forma lineal de los productos de los coeficientes de asociación,

multiplicados por las variables de asociación, bajo las condiciones de que todos

los cargos estén ocupados.

El sistema de selección de personal. Esquema

general. Continuación (2)

• En una de las aplicaciones que se realizó de este Sistema, se

impuso la condición adicional de que todos los candidatos fueran

asignados a cargos. Para lograrlo se empleo el artificio de crear un

Cargo general de Reserva, al que iban a parar todos aquellos que

no eran asignados a cargos reales.

• Bajo los principios de la Política de Cuadros existente en la

entidad, este procedimiento permitió hacer un análisis “post-

morten” más detallado y determinar quiénes realmente tenían

posibilidades futuras en la entidad, como cuadros de dirección.

• Este análisis se complementó con otro modelo de

Programación Lineal que seleccionó óptimamente las vías de

calificación, recalificación y entrenamientos de esos candidatos

El sistema de selección de personal. Esquema

general. Continuación (3)

• Finalmente este modelo para la Capacitación Óptima de los

Candidatos llevados a la Reserva de Cuadros, se formalizó

como complemento del modelo de Selección de Personal y

pasó a formar parte integral del sistema, no solo para los

candidatos llevados a la Reserva de Cuadros, sino para todos los

candidatos en general.

Como puede verse, todo es relativamente simple y factible.

Ahora examinaremos brevemente la Metodología empleada en las

aplicaciones realizadas que, si bien no tiene un carácter

universal, tiene el mérito de haberse formulado y comprobado

en problemas verdaderamente complejos y de gran tamaño, en

empresas de 300 a 5000 trabajadores y 50 a 300 cargos.

La Metodología.

Esta metodología está asociada a las especificidades de las

entidades y del país donde se aplicó y, por ello tiene digamos,

un cierto carácter local. Pero espero que sus principios tengan

el suficiente carácter general para marcar un camino de otras

metodologías que se elaboren en otros entornos y

condiciones.

En ella se mezclan, inevitablemente, cuestiones de la estricta

selección de personal con cuestiones de la informática y, no

podían faltar, cuestiones de las matemáticas.

Pero nadie se asuste. A pesar de que todo el mundo declara odiar

las matemáticas, todos sabemos pagar el autobús, verificar el

vuelto del pan y, a no dudarlo, nuestro salario mensual.

La Metodología. Continuación.

La Metodología del Sistema consta de 11 pasos:

1. Análisis de las Funciones de la entidad y las Funcionesexpresadas en todos y cada uno de los cargos;

2. Determinación de los Requisitos específicos de cada cargo,

de acuerdo a las Categorías medibles en el momento dado;

3. Determinación del conjunto de Candidatos a los Cargos;

4. Captación de los Datos que expresen los Atributos de los y

Candidatos agrupados según los Requisitos de los Cargo;

5. Elaboración del Aseguramiento Computacional para el

procesamiento y obtención de los Cij.

La Metodología. Continuación (2)

1. (6) Obtener los Programas del Algoritmo Simplex.

Verificación y comprobación de sus características y su

funcionalidad para el problema en cuestión, capacidad,

velocidad, método Simplex empleado, etc. Por supuesto, esto

es previo a la compra de los programas;

2. (7) Determinación de los coeficientes Cij;

3. (8) Revisión y ajustes de los coeficientes Cij;

4. (9) Determinación de la Asignación Óptima matemática, por

el Programa Simplex, de los Candidatos a los Cargos;

5. (10) Análisis de la Solución Matemática. Ajustes;

6. (11) Toma de Decisión Final.

Observaciones a la Metodología.

Los pasos 10 y 11 requieren una explicación complementaria.

Al obtenerse la Asignación Óptima Matemática se supone una determinada

calidad de los datos y de las reglas de asignación.

El análisis de la solución obtenida permite comprobar la calidad real,

debiendo introducirse las modificaciones necesarias, no tanto en los

datos (lo que se realiza en el paso 8), sino para incorporar algunas

situaciones, tales como una determinada restricción para que un

candidato ocupe determinado cargo, o para fijar algunas asignaciones

extra modelo, etc.

Una de las ventajas más significativas del uso de estos procedimientos es

que estas situaciones y otras parecidas pueden introducirse reiteradas

veces en el algoritmo de asignación, hasta conformar el grupo de

candidatos que serán elegidos finalmente como Titulares de los Cargos.

Observaciones a la Metodología. Continuación.

Una cuestión de primer orden es que, a diferencia de lo que se

piensa comúnmente, un procedimiento de este tipo no elige automáticamente a los cuadros. Solamente proporciona a los

directivos una información compactada, manejable y debidamente

estructurada que esclarece significativamente los aspectos más

importantes del proceso de selección. Ellos son los que tienen

que tomar las decisiones finales.

En particular, los directivos pueden establecer una comunicación

interactiva con el Sistema con un grado de objetividad y precisión

difícil de lograr por otras vías y métodos.

Piénsese que basta teclear unos pocos datos, apretar un botón y ya está lista,

en pocos minutos, una nueva asignación óptima.

Las aplicaciones del Sistema.

El sistema se ha aplicado en tres entidades de distinta naturaleza:

• En el Ministerio de Transportes de Cuba. Se seleccionaron 5

de las más importantes empresas. Las aplicaciones fueron

excepcionalmente satisfactorias. En honor a la verdad, por las

bondades reales del Sistema, pero también por el caos en que

se desenvolvía el anterior sistema de selección. No es despreciable

el orden que impone el Sistema en cualquier burocracia.

• En la Marina de Guerra de Cuba, un importante y propicio

campo para estas aplicaciones.

• En algunas entidades del Ministerio de Cultura de Cuba, con

menos rimbombancia pero también con gran efectividad.

Otras aplicaciones del Sistema.

En el proceso de elaboración y aplicación del Sistema, surgieron

inevitablemente dos líneas de posible aplicación:

• El Problema Ramal: En las condiciones de Cuba, donde la

economía tiene un marcado carácter estatal, la exitosa

aplicación del Sistema en el Ministerio de Transporte puso a

discusión la posibilidad de aplicarlo en todo el Ministerio. A

pesar de que no se obtuvieron resultados, si se analizaron

teóricamente las posibilidades reales y algunas pruebas se

hicieron. Tanto entusiasmo despertó esta posibilidad que se

mandaron a comprar a Chile dos Supercomputadoras (de

aquella época), pues la capacidad de cómputo disponible en

el país no hacía factible esta aplicación. Finalmente, todo

quedó en agua de borrajas.

Otras aplicaciones del Sistema.

Continuación.

• El Problema Territorial: Por las mismas razones apuntadas,

también se pensó en el problema territorial. Es decir como la

economía pertenece al Estado en todos los Ministerios y en todos los

Territorios, pues era muy fácil la posibilidad del “intercambio” de

cuadros entre empresas de distintos ministerios pero de un mismo

Territorio.

Pronto pude comprobar que con la potencia de las dos

supercomputadoras era factible dar respuesta a ambos problemas

Ramal y Territorial. Mis experimentos llegaron a estudiar algoritmos

de cálculo especiales para tratar el problema segmentadamente, una

técnica poco común pero muy aceptada en los medios profesionales.

Lo difícil era que los departamentos de cuadros respectivos pusieran el

huevo juntos. Finalmente ambos proyectos se archivaron, con la

promesa de esperar por tiempos mejores.

Algunas cuestiones interesantes de la

Programación Lineal

Por el tema específico de la exposición, he insistido

fundamentalmente en las cuestiones matemáticas y

algorítmicas.

Pero la Programación Lineal es una poderosísima herramienta de

Análisis Económico que se aplica en los más variados campos.

De sus múltiples potencialidades quisiera resaltar una: la cuestión

de los llamados Precios Sombra. Y para no abrumarlos

innecesariamente, me valdré de un ejemplo que tiene cercanía

estructuralmente con el problema de la asignación de personal.

Algunas cuestiones interesantes de la

Programación Lineal. El Modelo de la Dieta.

Este modelo se refiere a que cada alimento contiene una

cantidad de nutrientes de distinto tipo, como calcio, proteínas,

vitaminas, etc.

Conociendo esas cantidades de nutrientes por tipo de alimento,

los requisitos de cada nutriente en la alimentación diaria,

mensual, etc, y los precios de los alimentos, el problema

consiste en lograr una dieta que contenga, al menos, las

cantidades mínimas necesarias de cada nutriente, al costo más bajo

posible.

Este es un problema de amplísima aplicación en la alimentación

humana y animal. Hay una variante de este problema que se

usa para obtener las mezclas óptimas de turrones.

El Modelo de la Dieta. Continuación.

Pero lo realmente importante de este modelo tiene que ver con un modelo

derivado de él, llamado el Modelo Dual.

En este modelo, en lugar de minimizar el costo de los alimentos, se

maximiza el valor de los nutrientes.

No insistiré más en el Modelo de la Dieta. Solo diré que es de parecida

naturaleza que el Modelo de Selección de Personal, por lo que, haciendo

las extensiones obvias, del Modelo Dual del Problema de Asignación de

Personal, podremos extraer valoraciones para los “nutrientes” de ese modelo: las

personas. La importancia que puede tener esto en la Selección de Personal

la dejo a consideración de ustedes.

El Sistema de Selección óptima de personal.

CONCLUSIONES

Es un sistema que integra racionalmente las Técnicas de

Evaluación de Personal, las Técnicas Computacionales y las

Técnicas Matemáticas.

Es un sistema que da un paso adelante en la selección de

personal, mediante la Selección de Equipos Óptimos de

Candidatos a los Cargos.

Es un sistema de gran fiabilidad y gran facilidad operacional,

constituyéndose en herramienta imprescindible de los

Directivos para realizar su labor fundamental: la Selección de

Personal.

Es un sistema de gran capacidad de generalización, que lo hace

extremadamente rentable

El Sistema de Selección óptima de personal.

Consideraciones para su aplicación

El sistema, en lo referido a las Técnicas Matemáticas y Computacionales, las

que están a mis alcances valorar, solo requiere de un par de ordenadores de

buena potencia y un par de buenos programadores.

La compra del Algoritmo Simplex se hace una sola vez y sirve para

siempre, quizás con algunas actualizaciones.

Una buena parte de la programación en computadoras debe repetirse en

cada entidad de aplicación, aunque los caminos estarían trillados y el

esfuerzo adicional pudiera ser mínimo.

Claramente yo tengo gran interés en participar en las posibles futuras

aplicaciones del Sistema. Aparte las cuestiones económicas, nada

despreciables, quizás habrán notado a lo largo de la exposición que este

Sistema es mi “hijo” más querido, por lo que cualquier intento de

aplicarlo tendrá mi más decidido apoyo.