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DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL NUEVO SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACÁ

DIANA CATALINA SÁNCHEZ SAAVEDRA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2007

3

DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL NUEVO SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA – BOYACÁ

DIANA CATALINA SÁNCHEZ SAAVEDRA

Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ESAP: Fredy Suárez Castañeda

Asesor Académico

ASESOR ENTIDAD: José Danilo Cepeda Arias

Secretario General y de Gobierno Municipal

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2007

4

A mi madre, gracias por tu aliento, apoyo y paciencia incondicional.

5

AGRADECIMIENTOS

Al Honorable Alcalde de Villa de Leyva, Dr. Alfredo Igua Sáenz, por abrirme las puertas de su Municipio para realizar este trabajo. Al Secretario General y de Gobierno Municipal, Dr. José Danilo Cepeda Arias, por su interés, apoyo y valiosa colaboración. A mi Asesor Académico, Doctor Fredy Suárez Castañeda, por su aporte a mi formación como profesional y por compartir conmigo sus conocimientos e ideas, base fundamental para la realización de éste trabajo. A mis padrinos, por que sin ellos no hubiera sido posible alcanzar mis metas. A mis amigos y novio por su ánimo y su compañía.

6

TABLA DE CONTENIDO

Pagina

INTRODUCCION

19

I PARTE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

26

1.

DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

27

2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

29

2.1 GENERAL

29

2.2 ESPECÍFICOS

29

2.3 RESULTADOS ESPERADOS

30

3. MARCO DE REFERENCIA

31

3.1 ESTADO DEL ARTE

31

3.2 MARCO TEORICO

40

3.2.1 Evaluación del Desempeño

40

3.2.2 Calificación de la Evaluación del Desempeño

41

3.2.3 Competencias Laborales

41

3.3 MARCO CONCEPTUAL

42

3.3.1 Carrera Administrativa

42

3.3.2 Comisión Evaluadora

42

3.3.3 Comisión Nacional del Servicio Civil

42

3.3.4 Competencia Laboral 43

7

3.3.5 Competencias Comportamentales Comunes

43

3.3.6 Competencias Comportamentales por Nivel jerárquico

43

3.3.7 Competencias Funcionales

43

3.3.8 Conformidad

43

3.3.9 Conocimientos Básicos o Esenciales

43

3.3.10 Contribuciones Individuales

43

3.3.11 Criterio de Desempeño

43

3.3.12 Documento

43

3.3.13 Elemento de Competencia

43

3.3.14 Empleo Público

43

3.3.15 Equipo de trabajo

44

3.3.16 Evaluación Anual u Ordinaria

44

3.3.17 Evaluaciones Definitivas

44

3.3.18 Evaluación del Desempeño Laboral

44

3.3.19 Evaluaciones Parciales Semestrales

44

3.3.20 Evaluación por Competencias

45

3.3.21 Evaluación del Período de Prueba

45

3.3.22 Evaluación Extraordinaria

45

3.3.23 Evaluaciones parciales Eventuales

46

3.3.24 Evaluador

46

3.3.25 Evidencia

46

3.3.26 Evidencias Requeridas 47

8

3.3.27 Función Pública

47

3.3.28 Funciones

47

3.3.29 Funciones Esenciales del Empleo

47

3.3.30 Instrumento de Evaluación

47

3.3.31 Jefe Inmediato

47

3.3.32 Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales

47

3.3.33 Merito

48

3.3.34 Metas

48

3.3.35 Parámetro

48

3.3.36 Período de Prueba

48

3.3.37 Portafolio de Evidencias

48

3.3.38 Propósito Principal del empleo

48

3.3.39 Registrar

48

3.3.40 Registro

48

3.3.41 Transparencia

48

3.3.42 Unidad de Competencia

48

3.3.43 Verificación

49

3.4 MARCO GEOGRAFICO

49

3.5 MARCO HISTORICO

49

3.6 MARCO NORMATIVO

51

4. METODOLOGÍA

53

9

II PARTE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

55

5.

DIAGNOSTICO

56

5.1 DIAGNOSTICO DEL ENTORNO

56

5.1.1 Aspectos Demográficos

56

5.1.2 Aspectos Geográficos y Físicos

57

5.1.3 Aspectos Económicos

58

5.1.4 División Política

59

5.2 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL

60

5.2.1 Desempeño Fiscal

60

5.2.2 Estructura Administrativa

61

5.2.3 Reformas en torno a la gestión del Recurso Humano

66

5.2.4 Proyección Institucional

69

6. SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA – BOYACÁ FORMATO NO. 001

71

6.1 JUSTIFICACION

71

6.2 PROCEDIMIENTO

72

6.2.1 Fases de la Evaluación del Desempeño Laboral

72

6.2.2 Identificación de cada uno de los intervinientes en el proceso de Evaluación del Desempeño Laboral en el Municipio, así como la oportunidad y naturaleza de sus actuaciones

76

6.2.3 Concertación de los Compromisos a Evaluar

83

6.2.4 Identificación de la (s) Meta (s) Institucional (es) a cuya realización contribuye el empleo

83

10

6.2.5 Identificación del Propósito Principal en cada uno de los

empleos de carrera

83

6.2.6 Identificación de las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) referidas al Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales y a los Planes, programas y Proyectos Institucionales en cada uno de los empleos de carrera

84

6.2.7 Identificación de las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel Jerárquico (Unidades de Competencia)

87

6.2.8 Total en Puntos de los Compromisos a Evaluar

94

6.2.9 Total de Puntos que es Posible Obtener / Obtenidos

95

6.2.10 Identificación del tipo de Evaluación de Desempeño a realizar

95

6.2.11 Consolidación de las Evaluaciones Parciales Eventuales

98

6.2.12 Consolidación de la Evaluación Anual del Desempeño Laboral

98

6.2.13 Resultado de la Evaluación del Desempeño Laboral (Calificación)

99

6.2.14 Observaciones y Plan de Mejoramiento

100

6.2.15 Comunicación del Resultado de las Evaluaciones Parciales o Semestral ó Notificación de la Evaluación definitiva y de la Calificación de Servicios

101

6.2.16 Información sobre los recursos

102

6.2.17 Identificación de las Contribuciones y/o Competencias Extraordinarias

102

6.2.18 Identificación de los Ajustes a los Compromisos del empleado para el período a evaluar por motivo de cambios en los Planes, Programas o Proyectos Institucionales

103

6.2.19 Despliegue de Contribuciones y Metas Individuales y de las Competencias Comportamentales

103

11

6.2.20 Impedimentos y Recusaciones

105

6.2.21 Usos de La Evaluación

106

7. SISTEMA DE EVALUACION MENSUAL – SEGUIMIENTO A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (UNIDADES DE COMPETENCIA) DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACÁ FORMATO NO. 002

108

7.1 JUSTIFICACIÓN

108

7.2 DESCRIPCION

111

7.3 PROCEDIMIENTO

112

7.3.1 Término de la Evaluación

112

7.3.2 Identificación de los intervinientes en la Evaluación

112

7.3.3 Descripción de la Contribución Individual Objeto de Seguimiento

113

7.3.4 Resultados Mensuales

113

7.3.5 Evidencias aportadas a la Contribución Individual

116

7.3.6 Observaciones

118

7.3.7 Subtotal en Puntos Evaluación Seguimiento Mensual a las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia)

120

7.3.8 Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos

120

8. SISTEMA PARA LA EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS Y POR NIVEL JERÁRQUICO

121

8.1 JUSTIFICACION

121

8.2 DESCRIPCION 122

12

8.3 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE

LASCOMPETENCIAS COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS

123

8.4 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERARQUICO

126

8.4.1 Nivel Profesional

126

8.4.2 Nivel Técnico

131

8.4.3 Nivel Asistencial

133

9. CAPACITACIÓN REALIZADA A LOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL EN LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPAL

136

9.1 METODOLOGÍA

136

9.2 MATERIAL DE CAPACITACIÓN

137

10. PRUEBA PILOTO PARA LA VALIDACIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA – BOYACA

138

III PARTE ESTUDIO TECNICO

139

11.

ESTUDIO TECNICO SOPORTE DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PROPUESTO PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACA

140

11.1 PRESENTACION

140

13

CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL APLICAR EL NUEVO SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

186

BIBLIOGRAFIA

192

GLOSARIO

195

ANEXOS

202

14

INDICE DE TABLAS

Pagina

Tabla 1

PROYECCIÓN DE POBLACIÓN POR CABECERA Y RESTO 1995 – 2005

56

Tabla 2 POBLACIÓN TOTAL CENSADA 1993 – VILLA DE LEYVA

57

Tabla 3 DIVISIÓN POLÍTICA VILLA DE LEYVA

59

Tabla 4 PLANTA GLOBAL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA SEGÚN DECRETO 041DE 2003

63

Tabla 5 ESTRUCTURA POR CARGOS AÑO 2006 MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

64

Tabla 6 PLANTA DE PERSONAL SEGÚN DECRETO 065 DE 2006 – MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

67

Tabla 7 INTERVINIENTES EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EMPLEADOS A EVALUAR: NOMENCLATURA, ÁREA, JEFE INMEDIATO. EVALUADOR: FORMA DE VINCULACIÓN – MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

79

Tabla 8 EJEMPLO: CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL Y META A ALCANZAR PARA EL CARGO COMISARIO DE FAMILIA E INSPECTOR MUNICIPAL DE POLICÍA, CÓDIGO 202, GRADO 06

85

Tabla 9 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS DE ACUERDO CON EL DECRETO 2539 DE 2005

88

Tabla 10 COMPETENCIA COMPORTAMENTAL COMUN A LOS SERVIDORES PUBLICOS “COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN PARA LOS EMPLEOS DE CARRERA MUNICIO DE VILLA DE LEYVA

90

15

Tabla 11 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERARQUICO - NIVEL PROFESIONAL - DE ACUERDO CON EL DECRETO 2539 DE 2005

91

Tabla 12 EJEMPLO: COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS Y POR NIVEL JERÁRQUICO DE ACUERDO CON EL DECRETO 2539 DE 2005 PARA EL CARGO COMISARIO DE FAMILIA E INSPECTOR MUNICIPAL DE POLICÍA, CÓDIGO 202, GRADO 06

93

Tabla 13 RANGOS PARA LA CALIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO SEGÚN PUNTOS POSIBLES

99

Tabla 14 EJEMPLO: DESCRIPCION DE LA CONTRIBUCION INDIVIDUAL OBJETO DE SEGUIMIENTO

113

Tabla 15 EJEMPLO: CONSIGNACIÓN DE LOS RESULTADOS MENSUALES

114

Tabla 16 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ORIENTACIÓN A RESULTADOS

123

Tabla 17 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO

124

Tabla 18 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRANSPARENCIA

124

Tabla 19 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN

125

Tabla 20 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA APRENDIZAJE CONTINUO

126

Tabla 21 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA EXPERTICIA PROFESIONAL

127

Tabla 22 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACION

127

16

Tabla 23 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA

COMPETENCIA CREATIVIDAD E INNOVACIÓN

128

Tabla 24 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA LIDERAZGO DE GRUPOS DE TRABAJO

129

Tabla 25 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TOMA DE DECISIONES

130

Tabla 26 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA EXPERTICIA TECNICA

131

Tabla 27 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRABAJO EN GRUPO

131

Tabla 28 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA CREATIVIDAD E INNOVACION

132

Tabla 29 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA MANEJO DE LA INFORMACION

133

Tabla 30 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ADAPTACION AL CAMBIO

133

Tabla 31 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA DISCIPLINA

134

Tabla 32 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA RELACIONES INTERPERSONALES

134

Tabla 33 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA COLABORACION

135

17

INDICE DE FIGURAS

Pagina

Figura 1

MAPA POLITICO DE VILLA DE LEYVA

60

Figura 2 ORDEN JERARQUICO – ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

62

18

INDICE DE ANEXOS

Pagina

Anexo A

INDICADORES FISCALES 2002-2005 MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA – BOYACÁ

203

Anexo B ESTRUCTURA MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

204

Anexo C ESTRUCTURA ORGANICA DECRETO 037 DE 2003 MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

205

Anexo D ESTRUCTURA POR CARGOS MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

206

Anexo E FORMATO DE EVALUACIÓN No. 001 SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

207

Anexo F FORMATO DE EVALUACIÓN No. 002 EVALUACIÓN MENSUAL – SEGUIMIENTO A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia) DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA VILLA DE LEYVA – BOYACÁ

222

Anexo G PRESENTACIÓN – CAPACITACIÓN SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

247

Anexo H CARTILLA DOCUMENTAL – CAPACITACION SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

255

19

INTRODUCCION

Gran parte de la teoría administrativa y de las organizaciones – un poco más reciente la teoría Administrativa Pública-, ha destacado la importancia y utilidad que puede tener la medición, apreciación, estimación y valoración que, de su desempeño y el de sus empleados, se haga al interior de las instituciones, no solo como una herramienta que permita orientarlas hacia el mejoramiento de su gestión –bien sea publica o privada-, sino también para optimizar las condiciones laborales y personales de su recurso humano en contextos tan cambiantes como los actuales. De acuerdo con Chiavenato 1, La Evaluación del Desempeño es considerada como una “apreciación sistemática del desempeño de cada persona en el cargo o del potencial de desarrollo futuro”. A pesar de que ha suscitado reacciones positivas y negativas, es una herramienta de gran utilidad para la Administración del recurso humano, pues permite principalmente, identificar las falencias y necesidades de los empleados y, determinar y desarrollar una política de recursos humanos adecuada a las necesidades de la organización. De esta manera, “la Evaluación del Desempeño no es un fin en sí mismo, sino un instrumento, un medio, una herramienta para mejorar los resultados de los recursos humanos de la empresa”2. Tres objetivos básicos, pueden resumir los propósitos de los sistemas de evaluación así:

• Permitir condiciones de medición del potencial humano para determinar su

pleno empleo. • Permitir el tratamiento de los recursos humanos como una importante

ventaja competitiva de la empresa, y cuya productividad puede desarrollarse de modo indefinido, dependiendo del sistema de Administración.

• Dar oportunidad de crecimiento y condiciones de efectiva participación a

todos los miembros de la organización. Teniendo en cuenta, por una parte, los objetivos organizacionales y, por otra, los objetivos individuales3.

Este mismo autor4 ilustra cómo los sistemas formales de Evaluación del Desempeño han sido utilizados desde la Edad Media y se han ido perfeccionado

1 CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. 5ª Edición. Bogotá: MacGraw-Hill, 2000. pp. 357. 2 Ibíd., p. 364. 3 Ibíd., p. 364. 4 Ibíd., p. 354.

20

al mismo tiempo que han evolucionado los sistemas y técnicas de producción de bienes y servicios. Si bien la teoría administrativa en un comienzo se preocupaba por el rendimiento y productividad de la maquina dejando al hombre el papel de “operador de botones”, es a partir de la escuela de las Relaciones Humanas donde el énfasis se orienta hacia el “ser humano en las organizaciones y su papel dinamizador de los demás recursos organizacionales”5. A partir de este momento, han sido desarrollados diversos modelos y enfoques, no solo para planear e implementar el desempeño sino también para evaluarlo, todos ellos orientados a “crear condiciones para un efectivo mejoramiento del desempeño humano dentro de la organización y a consolidar la motivación por el trabajo desarrollado”6. Dentro de estos modelos y enfoques, a finales del Siglo XX surge un nuevo modelo en la Administración denominado como “Enfoque de Competencias Laborales”, cuyo principal objetivos es orientar la evaluación como una herramienta que permita medir la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que deberá estar determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado. A partir de este enfoque, se han estructurado diversas metodologías para analizar el comportamiento y desempeño personal e institucional, metodologías que están orientadas principalmente a impulsar la formación de la mano de obra”7 y el mejoramiento de las condiciones laborales y personales de los empleados. Estas metodologías son:

• El análisis de tipo conductista, cuyo precursor es el profesor en

psicología David McClelland. Este enfoque “parte de la persona que hace bien su trabajo (de acuerdo a los resultados esperados), y define el puesto en términos de las características de dichas personas. El énfasis está en el desempeño superior y se parte de considerar los atributos de los gerentes exitosos realizando entrevistas sobre el comportamiento de estos en determinados momentos críticos”8. Este análisis se basa en la comparación del rendimiento real de un empleado, frente a un modelo ideal de rendimiento genéricamente definido.

• El análisis de tipo funcional, que tiene su base en la escuela de

pensamiento funcionalista en la sociología y “es un enfoque de trabajo

5 Ibíd., p. 355. 6 Ibíd., p. 355. 7 CASTAÑEDA PALACIOS, Jesús. Breve Historia y Evolución de los modelos de competencias laborales. Bogotá. Escuela Superior de Administración Pública. ESAP. 2005. 8 Ibíd.

21

para acercarse a las competencias requeridas mediante una estrategia deductiva. Parte de la identificación de los objetivos principales de la organización y del área de ocupación y termina con la formulación de las funciones productivas simples que realiza el agente o empleado que corresponden a los “elementos de competencia” o contribuciones individuales”9. Este enfoque va de lo general a lo particular y mide el desempeño individual y su contribución a los objetivos organizacionales.

• El análisis de tipo constructivista cuyo precursor es Bertrand Schwartz,

en Francia. “Este análisis construye la competencia y su evaluación teniendo en cuenta a las personas, incluso a las de bajo nivel educativo. Considera importante la participación de los trabajadores en la definición de los contenidos y concede igual importancia a la persona, a sus objetivos y posibilidades”. Este enfoque evalúa a partir de la concertación y de la consideración de las condiciones, vivencias, experiencias y expectativas previas.

El nuevo enfoque de Administración, aplicado al sector público, exige a las instituciones buscar la mejor manera de prestar los servicios a su cargo de manera eficiente y eficaz, definiendo desde sus objetivos, cuales son o deberían ser sus competencias, aquello que mejor hace para el cliente-ciudadano y que por supuesto deben saber hacer quienes trabajan en ellas. De acuerdo con el Departamento Administrativo de la Función Pública10, en Colombia el éxito de una buena Administración de personal, dentro del sector publico, estará sin duda, en la capacidad de los administradores para precisar aquellas acciones que a la vez que garanticen el acertado cumplimiento de los objetivos institucionales, sean generadoras de crecimiento y adelanto en la carrera de cada uno de los servidores. En consecuencia, en cada una de las entidades que conforman el sector público, se debe determinar los logros institucionales esperados dentro de su área misional, así como identificar las áreas fuertes potenciales del servidor, demostradas en el desarrollo de sus funciones. El empalme entre institución y servidor deberá, por tanto, producir unos efectos previamente planeados, tanto a nivel corporativo como a nivel personal que responda a las necesidades de la comunidad y a los esquemas de proyección personal de los empleados. En este sentido, la Evaluación del Desempeño debe concebirse como un instrumento de mejora institucional y personal. “En lo institucional, deberá llevar progresivamente a la entidad a una altísima eficiencia mediante la dispensación de servicios de calidad que consulte la idiosincrasia y necesidades particulares del

9 Ibíd. 10 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Evaluación del Desempeño Laboral – Carrera Administrativa-. Bogotá. DAFP. 1997. p. 9.

22

usuario, que conozca cuales son sus expectativas al respecto, y que disminuya la distancia entre su solicitud y su prestación efectiva. Así mismo, como consecuencia de la Evaluación del Desempeño, se deberá tomar la decisión de basar las compensaciones institucionales en la calidad de los productos laborales y en los resultados obtenidos”11. En lo personal, el sistema de Evaluación del Desempeño para los empleados que conforman la Función Pública, debe concebirse como una herramienta que, junto con la selección, el análisis ocupacional, la capacitación, la promoción, los programas de compensación y de incentivos, los programas de bienestar social y los esquemas motivacionales, se constituya en un medio que le permitirán alcanzar los propósitos de eficiencia, calidad, rentabilidad, supervivencia y sobretodo, permitirán su crecimiento profesional y humano. A partir de la promulgación de la nueva Ley de carrera administrativa –Ley 909 de 2004- y sus Decretos reglamentarios, el enfoque del sistema de Evaluación del Desempeño es complementado con nuevos elementos que permitirán medir, fundamentalmente, la responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado, así como el cumplimiento de las metas institucionales e individuales, conceptos básicos orientados a la satisfacción de los intereses generales y la efectiva prestación de los servicios. En este sentido establece la Comisión:

“La Evaluación del Desempeño laboral verifica, con base en los compromisos adquiridos y, preferencialmente, en evidencias, la competencia laboral del empleado para alcanzar los resultados esperados en el ejercicio de las funciones inherentes a su empleo, en un contexto laboral y en las condiciones previstas, como contribución a los propósitos institucionales12.

Al incluir la actual legislación el concepto de competencias laborales, se establece que toda Evaluación del Desempeño debe estar encaminada a verificar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la idoneidad de las personas en el desarrollo de sus funciones, atendiendo a los principios que orientan la función publica, en especial el merito y responsabilidad, a partir de la concertación de objetivos sobre esas metas y no simplemente en el cumplimiento de las funciones asignadas a cada empleo, todo ello con un solo propósito: Asegurar el merito como garantía de permanencia en el servicio.

Determina el nuevo sistema que, ante todo, los resultados de la Evaluación del Desempeño laboral deben permitir tomar acciones preventivas o correctivas para

11 Ibíd., p. 12. 12 COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL. ACUERDO Nº 07 (5 de diciembre de 2006). Por la cual se señalan los criterios legales y se establecen las directrices de la CNSC para la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba. CNSC. 2006.

23

mejorar la calidad del servicio, el desempeño del empleado y el desempeño institucional. De la misma manera, el sistema introduce el concepto de Calificación del Desempeño13, entendiéndolo como el juicio objetivo o dictamen que, por el desempeño en un período determinado, se emite sobre la conducta laboral y el resultado alcanzado por el empleado en cumplimiento de sus funciones, y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales, con base en los resultados del proceso de evaluación, que se expresará en una calificación de Sobresaliente, Satisfactorio o No- Satisfactorio. En relación con el enfoque de Competencias Laborales define las competencias comportamentales comunes, las comportamentales por nivel jerárquico y las funcionales que deben ser evaluadas a todos los servidores:

“Las competencias comportamentales comunes se definen como el comportamiento laboral requerido en los empleados para el cumplimiento de sus funciones y la prestación de los servicios en el Estado… Las competencias comportamentales por nivel jerárquico son un conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares para el desempeño del empleo, según su nivel jerárquico… competencias funcionales son la capacidad de un empleado para alcanzar el resultado esperado en cumplimiento de las funciones y responsabilidades inherentes a un empleo, dentro de un contexto laboral y de acuerdo con criterios de calidad previamente establecidos.”

En dicho instrumento se procura interrelacionar los tres tipos de metodologías para el análisis del comportamiento y desempeño personal e institucional que se han desarrollado en el contexto del enfoque de Administración por Competencias:

• Parte de la premisa de que el sistema de evaluación está fundamentado en los principios de igualdad, mérito, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad, transparencia, celeridad y publicidad, por lo cual, dispone un análisis del desempeño basado en la comparación del rendimiento real de los empleados frente a un modelo ideal de rendimiento, apoyado en estos principios legales y constitucionales. El análisis del desempeño toma como punto de referencia un desempeño superior e “ideal” del funcionario público, sin embargo, reconoce que son las capacidades personales y la capacidad laboral de la persona, el criterio de mérito para el ingreso y permanencia en el servicio público.

• Articula los objetivos y metas institucionales y del área de ocupación con los

objetivos y metas propuestos para cada empleado y su cargo transformándolos en los “Unidades de competencia” o contribuciones

13 COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL. Op. Cit., Art. 3.

24

individuales” que la persona hace tanto al área como a la organización. Así mismo, presupone que el sistema de evaluación debe estar enmarcado dentro de la cultura y los valores institucionales, así como dentro de parámetros previamente establecidos, planes anuales de gestión de las diferentes áreas y las evaluaciones de gestión que realice la Oficina de Control Interno.

• Construye la evaluación teniendo en cuenta al empleado. Identifica los actores que intervienen en el proceso, donde el evaluado participa activamente y concerta los objetivos y compromisos a evaluar. Considera importante la participación de los trabajadores en la definición de los contenidos y concede igual importancia a la persona, a sus objetivos y posibilidades, al considerar la adquisición de nuevas competencias y los hechos concretos y comportamientos demostrados y apreciados dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones.

De esta manera, la Comisión Nacional del servicio Civil, a partir de la Promulgación del Acuerdo 07 del 5 de diciembre de 2006 - Por la cual se señalan los criterios legales y se establecen las Directrices de la CNSC para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba-, la Resolución 1534 del 5 de diciembre de 2006 - Por la cual se establecen las directrices para que las entidades desarrollen y adopten sistemas propios para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba y se establece el Sistema Tipo- y la “Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba”, dota a las entidades y organismos del Estado, a cuyos empleados les aplica el sistema de carrera administrativa, de un instrumento para la Evaluación del Desempeño que responde a los nuevos conceptos y postulados del enfoque de Administración de personal orientado a identificar, definir, determinar, evaluar y fortalecer las competencias de las personas en el ejercicio de las funciones a su cargo. En este contexto, a continuación se presenta el Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral, propuesto para los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva – Boyacá. El Sistema presentado tiene como principal propósito, contribuir al cumplimiento de los principios y fines de la función publica consagrados en la Constitución Política y las actuales Leyes y a la implementación y desarrollo en el municipio de los criterios legales y directrices que la Comisión Nacional del Servicio Civil ha establecido para la adopción del sistema de Evaluación del Desempeño, a partir de las disposiciones contenidas en la Ley 909 de 2004 y sus Decretos reglamentarios. Todo ello se ha estructurado, a partir de la primacía del merito, las competencias laborales, la responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado y el aporte que, en el desarrollo de sus funciones, puedan hacer al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, como base para el logro de la efectiva prestación de los servicios a su cargo.

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En la primera parte, se hará una descripción de la práctica administrativa abordada en el municipio. En la segunda parte, se presentan los resultados de la práctica administrativa que contiene:

• El Diagnostico Institucional. • El Sistema de Evaluación del Desempeño propuesto para el municipio. • El sistema de Evaluación Mensual – Seguimiento a las Contribuciones

Individuales (Unidades de Competencia), propuesto como un instrumento complementario a la Evaluación del Desempeño Laboral.

• El Sistema Especifico propuesto para la Evaluación de las Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico y las Competencias Comunes a los Servidores Públicos.

• Descripción de la capacitación realizada a los intervinientes en el proceso de Evaluación del Desempeño -empleados de carrera y evaluadores- de la Administración Central Municipal.

• El Estudio Técnico soporte del Sistema de Evaluación propuesto para el municipio.

Por ultimo, se presentarán las conclusiones del trabajo de desarrollado y las recomendaciones para la implementación del Sistema de Evaluación en el municipio.

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I PARTE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

En el marco de una República unitaria y descentralizada como Colombia, el municipio cumple un papel fundamental en el desarrollo de las funciones del Estado. La transferencia de poder político, recursos y responsabilidades a este nivel, consolida su autonomía en aras de que el gobierno cumpla efectivamente con los fines del Estado. El municipio de Villa de Leyva se encuentra ubicado en el Departamento de Boyacá, a 60 Kilómetros de la capital del Departamento –Tunja- y a 200 kilómetros de la Capital del país, entre las serranías de Iguaque y Merchán. Su territorio tiene una extensión aproximada de 112 Kilómetros cuadrados, esta situado a una altura de 2.143 metros sobre el nivel del mar y tiene una temperatura media de 18 grados centígrados. Limita al norte con los municipios de Arcabuco y Gachantivá; por el sur con Sáchica; por el oriente con Chiquiza, por el occidente con Sutamarchán; y por el noroeste con Santa Sofía. Fue Fundado el 12 de Junio de 1572 por el Gobernador, Capitán General del Nuevo Reino de Granada y primer Presidente de la Real Audiencia Don Andrés Díaz Venero de Leyva y en 1954 durante el gobierno del General Gustavo Rojas Pinilla, mediante Decreto 3641 fue declarado Monumento Nacional.

En términos de Administración y Desarrollo del recurso Humano, como municipio, Villa de Leyva esta llamado a desarrollar su propio Sistema de Evaluación del Desempeño pues, en su estructura, cuenta con 27 empleados perneados por el sistema de carrera administrativa, sistema que es aplicable a todas aquellas personas que prestan servicios personales remunerados, con vinculación legal y reglamentaria, en los organismos y entidades de la Administración Pública y que ha sido regulado por la Ley 909 de 2004. Los empleos que se encuentran dentro del Sistema de Carrera Administrativa deberán ajustarse a lo ordenado por esta Ley, - dado expresa, que hacen parte de la función pública, entre otros, los empleos públicos de carrera y que, por tanto, es aplicable a los empleados de las entidades del nivel territorial: departamentos, distritos y municipios y sus entes descentralizados que se encuentre dentro de éste sistema-, entre tanto, cada entidad deberá desarrollar su propio Sistema de Evaluación del Desempeño, acorde con los criterios legalmente establecidos, y presentarlo para su aprobación ante la Comisión Nacional del Servicio Civil. En atención a estos preceptos legales, se hace necesario estructurar el Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del municipio de Villa de Leyva, como una

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herramienta que permita contribuir al cumplimiento de los principios y fines de la función publica consagrados en la Constitución Política y las actuales Leyes, y a la implementación y desarrollo en el municipio de los criterios legales y directrices que la Comisión Nacional del Servicio Civil ha establecido para tal fin.

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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.1. General Diseñar e Implementar un Nuevo Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral para los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva – Boyacá, como un instrumento que permitan definir, valorar y medir el merito, las competencias laborales, la responsabilidad de los servidores públicos en el desarrollo de las funciones a su cargo y su contribución al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y al mejoramiento de la gestión institucional, de acuerdo con los criterios legales y directrices establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

2.2. Específicos 2.1.1. Elaborar un Diagnostico que identifique las condiciones y características de

la Administración Central Municipal para la implementación de un Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral.

2.1.2. Diseñar un Sistema de Evaluación del Desempeño para la Administración

Central del municipio de Villa de Leyva, de acuerdo con sus condiciones organizacionales, las circunstancias específicas de cada uno de los empleos y con el ambiente particular en el cual los empleados desempeñan sus funciones, que permita medir y valorar el merito, las competencias laborales, la responsabilidad de los servidores públicos en el desarrollo de las funciones a su cargo, su contribución al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y al mejoramiento de la gestión institucional, enmarcado en los criterios legales y directrices dadas por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

2.1.3. Realizar una prueba piloto que permita la validación del Nuevo Sistema de

Evaluación del Desempeño. 2.1.4. Elaborar el Estudio Técnico soporte del Nuevo Sistema para que el

municipio lo remita a la Comisión Nacional del Servicio Civil para su aprobación.

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2.3. Resultados Esperados

Diseño e Implementación del Nuevo Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva – Boyacá, que contendrá: • Diagnostico que identifique las condiciones y características

de la Administración Central Municipal para la implementación de un Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral.

• Sistema de Evaluación del Desempeño para la Administración

Central del municipio de Villa de Leyva, diseñado de acuerdo con sus condiciones organizacionales, las circunstancias específicas de cada uno de los empleos y con el ambiente particular en el cual los empleados desempeñan sus funciones, enmarcado en los Criterios Legales y Directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

• Prueba Piloto para la validación del Sistema de Evaluación del

Desempeño propuesto. • Estudio Técnico soporte del Sistema.

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3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 ESTADO DEL ARTE

En virtud de su naturaleza y de sus fines esenciales∗ , la Constitución Política de Colombia define la organización y estructura administrativa del Estado colombiano; estructura que esta orientada fundamentalmente a garantizar la prestación de los servicios a su cargo, a proteger los derechos y deberes de los habitantes y al mantenimiento del orden en todas sus dimensiones dentro del territorio nacional. Dicha estructura administrativa es la base sobre la cuál se construye la función publica, que comprende, el conjunto de individuos que prestan servicios personales remunerados, con vinculación legal y reglamentaria, en los organismos y entidades del Estado, y que están orientados a asegurar la atención y satisfacción de los intereses generales de la comunidad mediante el cumplimiento de unas funciones claramente definidas y detalladas en las Leyes o los reglamentos.

El conjunto de esas funciones, junto con las tareas y responsabilidades que adquiere una persona para cumplir con los fines del Estado dentro de sus organismos y entidades es lo que constituye el empleo público y para ejercerlo, de acuerdo con la Constitución, no solo se requiere que “estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto ∗ En la Constitución política de 1991 se promulga al Estado colombiano como un “Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del interés general”, cuyos fines esenciales son:

• Servir a la comunidad

• Promover la prosperidad general

• Garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución

• Facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación

• Defender la independencia nacional

• Mantener la integridad territorial

• Asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.

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correspondiente”15 sino que, además, se requiere de un serio compromiso de “cumplir y defender la Constitución y desempeñar los deberes que le incumben”, dado que “los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad”16 y la Ley será la encargada de determinar el grado de responsabilidad que los servidores adquieren en el ejercicio de esas funciones y la manera de hacerla efectiva.

Para cumplir con estos propósitos, la Constitución formula su normalización, mediante la promulgación de un sistema que regule y dirija la vida laboral de las personas al servicio del Estado estableciendo la carrera administrativa∗ , cuyo ingreso y ascenso se hará con base en el cumplimiento de los requisitos y condiciones que para el efecto fije la Ley en donde, ante todo, se determinen el méritos y las calidades de los aspirantes, y cuya permanencia estaría determinada por la evaluación que, del desempeño del empleado en ejercicio de sus funciones, haga la respectiva entidad, entre otros factores.

De la misma manera, la Constitución ha demandado la creación de una Comisión Nacional del Servicio Civil cuyo propósito fundamental es la Administración y vigilancia de este sistema de carrera de los servidores públicos, entre tanto, otorga un papel fundamental a la ciudadanía en términos del ejercicio del control a la gestión de los empleados del Estado y de las organizaciones publicas al promover su participación en las decisiones que los afectan y al suscitar la constitución de “mecanismos democráticos de representación en las diferentes instancias de participación, concertación, control y vigilancia de la gestión pública que se establezcan”17. Por ultimo, pone especial énfasis en el papel del control interno18 15 WORLD WIDE WEB. Página Web versión HTML. Bogotá: Secretaria del Senado de la República, 2006. Disponible en Internet: <http://www.secretariasenado.gov.co. Constitución Política de Colombia. Título V. Capítulo II. Artículo 122. Inciso 2. 16 Ibíd. , Artículo 123. Inciso 2. ∗ Entendido como un “sistema técnico de Administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la Administración pública y ofrecer estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso al servicio público”. Ley 909 de 2004. Título V. Capítulo I. Artículo 27. 17 Ibíd., Título IV. Capítulo I. Artículo 103. Inciso 2. 18 “En desarrollo del citado mandato constitucional, el artículo 9º. de la Ley 87 de 1993, definió la naturaleza de la Oficina de Control Interno, para todas las entidades y organismos de las ramas del poder público, en sus diferentes niveles (art. 5º), así: "es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargada de evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles y de asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos..." Es, pues, preponderante el rol que tanto la Constitución Política y la Ley asignan a la oficina asesora de control interno, dada la importancia sin precedentes que en la nueva visión del control que plasmó el Constituyente de 1991, juega el control interno para la modernización de la Administración pública y el mejoramiento de la capacidad de gestión de sus instituciones, todo lo cual, connota un énfasis particular en el control estratégico de gestión, y un serio compromiso con el monitoreo de los resultados de la

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al interior de las entidades, al determinar que la Administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley19.

En desarrollo de estos preceptos constitucionales, en el año 1998 se expide la Ley 443, cuyo propósito era establecer las normas y directrices sobre carrera administrativa así como los criterios que debían orientar los procesos de selección, permanencia, ascenso y retiro del personal que prestara sus servicios en los organismos y entidades del Estado. Esta Ley preveía un sistema de carrera administrativa fundamentado en los principios de mérito e igualdad de condiciones - además de los consagrados en el Articulo 209 de la Constitución Política -. La igualdad estaba referida a que todos los procesos en el sistema se llevaran a cabo en los mismos términos y oportunidades y sin ningún tipo de discriminación para las personas que estuvieran o aspiraran a estar dentro de él y, el mérito, reseñaba un sistema en el cuál el acceso, la permanencia y el ascenso de los empleados estuvieran determinados por la demostración de calidades académicas, experiencia, buen desempeño laboral y observancia de buena conducta de los mismos.

En materia de Evaluación del Desempeño del personal, la Ley estableció tres situaciones en los cuales debería aplicarse. Una, cuando las personas seleccionadas por concurso fueran nombradas en periodo de prueba, al término del cuál, se le aplicaría una evaluación de su desempeño durante ese periodo que determinaría el ingreso a la carrera y la adquisición de los derechos establecidos en ella. Otra, que evaluaría el desempeño del empleado inscrito en el sistema de carrera dentro del normal ejercicio de las funciones propias del cargo del cual fuere titular en un periodo de tiempo determinado, previa concertación de los objetivos a evaluar. Finalmente, la evaluación procedería si durante el periodo objeto de evaluación el jefe del organismo recibiera información, debidamente soportada, de que el desempeño laboral de un empleado fuera deficiente, situación en la cuál, debería ordenar una evaluación de manera inmediata.

En este sentido, establecía la Ley que la evaluación de los empleados de carrera debía estar soportada sobre factores objetivos, medibles, cuantificables y verificables para que este instrumento se convirtiera en una herramienta de gestión que buscara el mejoramiento y desarrollo de los empleados de carrera y además que sirviera para:

• Adquirir los derechos de carrera;

acción institucional, para el cabal cumplimiento de sus fines y objetivos, de acuerdo a los principios constitucionales rectores del ejercicio de la función pública. Sentencia C-506-99 de 14 de julio de 1999. 19 Ibíd., Titulo VII. Capitulo V. Artículo 209. Inciso 2.

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• Conceder estímulos a los empleados; • Participar en concursos de ascenso; • Formular programas de capacitación. • Otorgar becas y comisiones de estudio; • Evaluar los procesos de selección.

De igual forma, la Evaluación del Desempeño laboral sería un factor fundamental para determinar la permanencia en el servicio, pues cuando la calificación que resultare fuera no satisfactoria, se declararía la insubsistencia del nombramiento causando el retiro del empleado del servicio20.

Respecto de las facultades constitucionales otorgadas a la Comisión Nacional del Servicio Civil, la Ley 443 determino que sería la encargada de adoptar o modificar los instrumentos de Evaluación del Desempeño laboral, a los cuales se acogerían, por regla general, los organismos de carácter nacional, departamental, distrital y municipal y que en dichos instrumentos se determinarían los objetivos a lograr a través de la concertación, entre quienes tuvieran la responsabilidad de evaluar y el evaluado21.

En virtud de ello, se expide el Decreto 1572 de 1998 que regula el ingreso al servicio público en los empleos de carrera, la permanencia en ellos y el retiro del servicio. En materia de Evaluación del Desempeño normalizo las directrices de la Ley 443 y estableció: que las entidades debían formular los planes anuales de gestión, por dependencias, como marco de referencia para la concertación de objetivos con cada empleado dentro del proceso de evaluación; la realización de evaluaciones parciales∗ ; que el responsable de efectuar la evaluación sería el jefe inmediato del empleado22, que durante el período de prueba se surtirían evaluaciones parciales bien sea por cambio de evaluador o por interrupción de dicho período por término igual o superior a treinta (30) días calendario continuos, entre otras.

Posteriormente, el Departamento Administrativo de la Función Pública - en virtud de su carácter de organismo superior de la Administración Pública Nacional y por ende de carácter normativo, asesor, coordinador, directivo y de formulación de 20 WORLD WIDE WEB. Página Web versión HTML. Bogotá: Secretaria del Senado de la República, 2006. Disponible en Internet: <http://www.secretariasenado.gov.co. Ley 443 de 1998. Titulo V. Artículo 37. 21 Ibíd., Titulo III. Artículos 30-34. ∗ Entre otras por cambio de jefe, por cambio definitivo de empleo como resultado de traslado, por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro empleo, o con ocasión de licencia o de vacaciones. 22 WORLD WIDE WEB. Página Web versión HTML. Bogotá: Secretaria del Senado de la República, 2006. Disponible en Internet: <http://www.secretariasenado.gov.co. Decreto 1572 de 1998. Título III. Artículos 104-119.

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políticas23 -, presenta ante la Comisión Nacional del Servicio Civil el instrumento de Evaluación del Desempeño para efectuar las evaluaciones parciales y las calificaciones definitivas, el cual, es adoptado mediante el acuerdo 055 de 1999 y estaba compuesto por un juego de tres (3) formularios que corresponden respectivamente a las fases de concertación de objetivos, seguimiento y evaluación cuantitativa. La fase de concertación de objetivos debía realizarse al comienzo del período de evaluación donde el evaluador y el evaluado acordarían los objetivos a alcanzar, los logros esperados y el valor porcentual de cada uno de ellos; la fase de seguimiento se haría en la mitad del período donde se determinaría el grado de avance de los objetivos y se tomarían los correctivos necesarios para garantizar su cumplimiento. Por último, en la fase de evaluación final se determinaría la calificación correspondiente al desempeño del empleado. Para efectos de las ponderaciones, la valoración del logro de los objetivos tendría un peso del 65% del total de la calificación y la valoración de los factores del desempeño el 35% restante, al sumar estos dos resultados, daría la calificación final para determinar si el desempeño del empleado en el periodo de evaluación fue satisfactorio o insatisfactorio. Este instrumento además, hizo una clasificación de los empleados de carrera, de acuerdo con la naturaleza de las funciones y de las responsabilidades asignadas, en grupos que distinguían, básicamente, el nivel del empleo al cual pertenezcan y la responsabilidad de tener o no personal a cargo. Igualmente, para la valoración de los factores, definió las áreas de productividad, Administración de personal y comportamiento laboral que debían tenerse en cuenta, de acuerdo con cada uno de los niveles de desempeño. Este instrumento de Evaluación del Desempeño laboral, propuesto por el Departamento Administrativo de la Función Pública, ha sido utilizado por los organismos y entidades del Estado, no obstante la suspensión de la Ley 443 de 1998 mediante sentencia C-368 de la Corte Constitucional y el periodo de transición que supuso la redefinición del Sistema de Carrera Administrativa en Colombia. Para Septiembre de 2004 es sancionada la Ley 909 “Por medio de la cuál se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones” cuyo contenido, responde a los lineamientos que, en materia de carrera administrativa, ha formulado la Corte Constitucional a través de las varias sentencias que afectaron la Ley 443 de 1998 y, además, propone normas sobre planes y plantas de empleo, cuadros funcionales de empleo, sistema de información administrativa y ordenación de la jornada laboral; que serán la base a partir de la cual se estructure un modelo de 23 Ley 443 de 1998. Op. Cit., Titulo VI. Capitulo 2. Articulo 57. Numeral 4.

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empleo publico que responda a las necesidades de una Administración Pública moderna, eficaz y eficiente. Con relación a la Evaluación del Desempeño, con las normas sobre carrera administrativa que establece la Ley, y que guardan armonía con la Carta Iberoamericana de la Función Publica, se integran los criterios de mérito y Evaluación de la gestión a la Administración de los empleos. Al respecto la Ley 909 de 2004 contempla: ARTÍCULO 37. PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LA PERMANENCIA EN EL SERVICIO:

a) Mérito. Principio según el cual la permanencia en los cargos de carrera administrativa exige la calificación satisfactoria en el desempeño del empleo, el logro de resultados y realizaciones en el desarrollo y ejercicio de la función pública y la adquisición de las nuevas competencias que demande el ejercicio de la misma;

b) Cumplimiento. Todos los empleados deberán cumplir cabalmente las normas que regulan la función pública y las funciones asignadas al empleo;

c) Evaluación. La permanencia en los cargos exige que el empleado público de carrera administrativa se someta y colabore activamente en el proceso de evaluación personal e institucional, de conformidad con los criterios definidos por la entidad o autoridad competente;

d) Promoción de lo público. Es tarea de cada empleado la búsqueda de un ambiente colaborativo y de trabajo en grupo y de defensa permanente del interés público en cada una de sus actuaciones y las de la Administración Pública. Cada empleado asume un compromiso con la protección de los derechos, los intereses legales y la libertad de los ciudadanos.

Por otro lado, la renovación del concepto de función publica esta dado en el énfasis que hace la Ley en el papel de la Evaluación como instrumento de gestión que permita fundamentar un juicio objetivo no solo sobre la conducta laboral de los empleados, sino también sobre sus aportes al cumplimiento de los propósitos institucionales, pues determina que los instrumentos para la evaluación y calificación del desempeño de los empleados se diseñarán principalmente en función de las metas institucionales24. Es de notar entonces, como el nuevo concepto implica la articulación entre las funciones desempeñadas por el empleado y la gestión de los organismos y entidades del Estado, al incorporar los objetivos de cada empleo a los planes, programas y proyectos institucionales.

24 WORLD WIDE WEB. Página Web versión HTML. Bogotá: Secretaria del Senado de la República, 2006. Disponible en Internet: <http://www.secretariasenado.gov.co. Ley 909 de 2004. Titulo VI. Capítulo II. Artículo 38.

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La nueva Ley también armoniza las instancias y actores involucrados en la evaluación, pues incluye a los funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción en el proceso y a los Jefe de Control Interno, - o quien haga sus veces en las entidades u organismos- a quienes les asigna la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas en cuenta para la respectiva evaluación de los empleados25. Por otro lado, otorga a las entidades la facultad de desarrollar sus propios Sistemas de Evaluación del Desempeño de acuerdo con los criterios legales y las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil los cuales, deberán ser presentados ante esta Comisión para su aprobación. Entre tanto, La Comisión Nacional del Servicio Civil desarrollará un sistema de Evaluación del Desempeño como Sistema Tipo, que deberá ser adoptado por las entidades mientras desarrollan sus propios sistemas26. En este sentido, la Comisión Nacional del Servicio Civil, prevista en la Constitución Política, es redefinida como un órgano independiente de garantía y protección del sistema de mérito en el empleo público, cuyo accionar estará perneado por los principios de objetividad, independencia e imparcialidad para garantizar la plena vigencia de este principio en el empleo público de carrera administrativa. En materia de Evaluación del Desempeño, la dota de autoridad para establecer los instrumentos necesarios para la aplicación de las normas que sobre la materia dicte, elaborar y difundir estudios sobre aspectos generales o específicos de la gestión del empleo público en lo relacionado con el tema y velar por la aplicación correcta de los procedimientos de evaluación. A las Unidades de Personal de las entidades les otorga la responsabilidad de implantar el sistema de Evaluación del Desempeño al interior de cada entidad y a las Comisiones de Personal el velar porque el proceso de Evaluación del Desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. En desarrollo de los preceptos de la Ley 909 se expide el Decreto 1227 de 2005 que reglamenta los procesos de Evaluación del Desempeño, definiendo al respecto: Artículo 50. La Evaluación del Desempeño laboral es una herramienta de gestión que con base en juicios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales de los empleados de carrera y en período de prueba en el desempeño de sus respectivos cargos, busca

25 Ibíd. , Artículo 39. 26 Ibíd., Artículo 40.

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valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamenten su permanencia y desarrollo en el servicio.

Introduce el Decreto nuevos conceptos en materia de evaluación como:

• La objetividad e imparcialidad en el proceso que están determinadas por que se evalúen tanto las actuaciones positivas como las negativas.

• Igualmente la Evaluación debe estar referida a hechos concretos y a

comportamientos demostrados por el empleado durante el lapso evaluado y apreciados dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones27.

• El desempeño laboral deberá ser evaluado y calificado con base en

parámetros previamente establecidos a partir de los Planes Anuales de Gestión del área respectiva, de las metas Institucionales y de la Evaluación que sobre el área realicen las oficinas de Control Interno, de los comportamientos y competencias laborales, habilidades y actitudes del empleado, enmarcados dentro de la cultura y los valores Institucionales28.

• Los instrumentos de evaluación deberán permitir evidenciar la

correspondencia entre el desempeño individual y el desempeño institucional.

• Las evaluaciones semestrales que sumadas conformaran la evaluación

anual u ordinaria.

• Las calificaciones producto de las evaluaciones anual y extraordinaria deberán ser motivadas y notificadas ante la Comisión Nacional del Servicio Civil.

• La calificación anual o extraordinaria declarada como No Satisfactoria como

resultado del Desempeño Laboral, producirá la declaratoria de insubsistencia del nombramiento del empleado de carrera29.

• Las funciones para el Jefe de personal quien deberá proponer el Sistema

particular de Evaluación del Desempeño para la entidad, capacitar a los evaluados y evaluadores sobre el sistema adoptado, realizar los estudios

27 WORLD WIDE WEB. Página Web versión HTML. Bogotá: Secretaria del Senado de la República, 2006. Disponible en Internet: <http://www.secretariasenado.gov.co. Decreto 1227 de 2005. Título IV. Capítulo I. Artículo 51. Numeral 2. 28 Ibíd., Artículo 52. 29 Ibíd., Artículo 59.

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que soporten y justifiquen el Sistema de Evaluación aplicado y tomar las medidas tendientes a su mejoramiento.

En esta perspectiva, la Comisión Nacional del Servicio Civil a partir de a Promulgación del Acuerdo 07 del 5 de diciembre de 2006 - Por la cual se señalan los criterios legales y se establecen las Directrices de la CNSC para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba-, la Resolución 1534 del 5 de diciembre de 2006 - Por la cual se establecen las directrices para que las entidades desarrollen y adopten sistemas propios para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba y se establece el Sistema Tipo- y la “Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba”, orienta a los organismos y entidades del Estado en los procesos de diseño, ajuste e implementación del Sistema de Evaluación del Desempeño - teniendo en cuenta los lineamientos contenidos en la Ley 909 y sus Decretos reglamentarios -. El nuevo instrumento supone el enfoque de Evaluación por Competencias Laborales que articula: el cumplimiento de los objetivos previamente establecidos mediante la identificación del Propósito Principal del empleo y las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia), la contribución del empleado a la gestión de la dependencia al incorporar los informes de gestión de la Oficina de Control Interno, el aporte que el empleado, en el desempeño de sus funciones, hace a los objetivos institucionales, a partir de la definición la meta institucional a cuya realización contribuye el empleo en el marco de los planes, programas y proyectos y, el desarrollo de habilidades comportamentales de acuerdo tanto con el nivel jerárquico del empleo, como con las competencias comunes para todos los empleados públicos; todo ello soportado en evidencias y orientado a tomar las “acciones remediales, correctivas y de mejoramiento necesarias para que la evaluación sea un instrumento de mejora continua tanto personal como institucional”30. De esta manera, la Ley 909 de 2004 y sus Decretos reglamentarios, se constituyen en un conjunto normativo que proporciona pautas fundamentales para la modernización de la Administración Pública y el desarrollo de su talento humano, donde el criterio predominante es el acceso y la permanencia al Servicio Público con fundamento exclusivo en el desempeño, el merito y el nivel de competencia como condiciones de calidad. En este contexto, se redefine el Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral como un instrumento que, además de evaluar la idoneidad del empleado para el ejercicio del cargo, permite determinar el grado de desarrollo de las entidades y organismos del Estado y su capacidad, pertinencia y posibilidad de optimización de su gestión y la prestación de los servicios a su cargo. 30 Ibíd.

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3.2 MARCO TEORICO

3.2.1 Evaluación del Desempeño. La Evaluación del Desempeño Laboral se constituye como un instrumento de medición, apreciación, estimación y valoración del ejercicio de las funciones propias de un cargo y de sus resultados por un individuo, así como de su potencial de desarrollo, excelencia, cualidades y competencias para desarrollarlas31. Es un instrumento de mejora continua personal e institucional a través del cual se mide, fundamentalmente, la responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado, así como el cumplimiento de las metas institucionales e individuales, conceptos básicos orientados a la satisfacción de los intereses generales y la efectiva prestación de los servicios. “La evaluación es el proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de una persona y el cumplimiento de los requerimientos establecidos, en el ejercicio de las funciones y responsabilidades inherentes a un empleo, como aporte al logro de las metas institucionales y del valor agregado que deben generar las instituciones”32. Básicamente, la Evaluación del Desempeño significa comparar el rendimiento real del empleado con los compromisos a evaluar previamente establecidos principalmente en los manuales de funciones y en los acuerdos de gestión. Al incluir la actual legislación el concepto de competencias laborales, se establece que toda Evaluación del Desempeño debe estar encaminada a verificar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la idoneidad de las personas en el desarrollo de sus funciones atendiendo a los principios que orientan la función publica, en especial el merito y responsabilidad, a partir de la concertación de objetivos sobre esas metas y no simplemente en el cumplimiento de las funciones asignadas a cada empleo, todo ello con un solo propósito: Asegurar el merito como garantía de permanencia en el servicio. Los resultados de la Evaluación del Desempeño laboral deben permitir tomar acciones preventivas o correctivas para mejorar la calidad del servicio, el desempeño del empleado y el desempeño institucional.

31 CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. México. MacGraw-Hill.1985. p. 297-300. 32 COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL –CNSC-. Op. Cit.,

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Además de contribuir al mejoramiento institucional y personal y de garantizar el cumplimiento y fortalecimiento de los principios que orientan la función pública, las evaluaciones de desempeño también deben tenerse en cuenta para33:

• Adquirir los derechos de carrera • Ascender en la carrera • Conceder becas o comisiones de estudio • Otorgar incentivos económicos o de otro tipo • Planificar la capacitación y la formación • Determinar la permanencia en el servicio

3.2.2 Calificación de la Evaluación del Desempeño34. La calificación de la Evaluación del Desempeño es el juicio objetivo o dictamen que, por el desempeño en un período determinado, se emite sobre la conducta laboral y el resultado alcanzado por el empleado en cumplimiento de sus funciones, y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales, con base en los resultados del proceso de evaluación. Básicamente define el grado de satisfacción del desempeño laboral de un empleado, donde el resultado de la evaluación definitiva se clasifica en rangos para la calificación, que distingue entre resultado No Satisfactorio, Satisfactorio y Sobresaliente y sus resultados se deben tener en cuenta para:

• Adquirir los derechos de carrera. • Determinar la permanencia en el servicio. • Otorgar comisiones para desempeñar cargos de libre nombramiento y

remoción o de período. • Desempeñar empleos en encargo. • Otorgar incentivos, beneficios y estímulos. • Conceder becas o comisiones de estudio.

3.2.3 Competencias Laborales. Las competencias laborales refieren a un nuevos concepto en la Administración Pública, que se define como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector publico, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que esta determinada por los

33 CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo publico, la carrera administrativa, la gerencia publica y se dictan otras disposiciones. Bogotá. DAFP – ESAP -Unidad de Publicaciones- 2005. Art. 38. 34 COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL –CNSC-. Op. Cit.,

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conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. Las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y las comportamentales por nivel jerárquico, además de los requisitos de estudio y experiencia, conforman las competencias laborales. Las competencias comportamentales comunes y por nivel jerárquico hacen referencia al conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad, cuyos criterios para describirlas están definidos en los artículos 6, 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005, los cuales se aplican de la siguiente forma:

• Competencias comportamentales comunes a los servidores públicos a quienes se les aplica los Decretos Leyes 770 y 785 de 2005 y

• Competencias comportamentales mínimas por nivel jerárquico. Competencias funcionales son aquellas que precisan y detallan lo que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definen a partir del contenido funcional del empleo.

3. 3 MARCO CONCEPTUAL 3.3.1 Carrera Administrativa. La carrera administrativa es un sistema técnico de Administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la Administración pública y ofrecer estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso al servicio público. Para alcanzar este objetivo, el ingreso y la permanencia en los empleos de carrera administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, mediante procesos de selección en los que se garantice la transparencia y la objetividad, sin discriminación alguna. 3.3.2 Comisión Evaluadora. Grupo de evaluadores responsables de realizar la valuación del desempeño laboral de los empleados, uno de los cuales debe ser de libre nombramiento y remoción. 3.3.3 Comisión Nacional del Servicio Civil. La Comisión Nacional del Servicio Civil prevista en el artículo 130 de la Constitución Política, responsable de la Administración y vigilancia de las carreras, excepto de las carreras especiales, es un órgano de garantía y protección del sistema de mérito en el empleo público en los términos establecidos en la Ley 909 de 2004, de carácter permanente de nivel

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nacional, independiente de las ramas y órganos del poder público, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio. 3.3.4 Competencia Laboral. Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo. 3.3.5 Competencias Comportamentales Comunes. Comportamiento laboral requerido en los empleados para el cumplimiento de sus funciones y la prestación de los servicios en el Estado. 3.3.6 Competencias Comportamentales por Nivel jerárquico. Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares para el desempeño del empleo, según su nivel jerárquico. 3.3.7 Competencias Funcionales. Capacidad de un empleado para alcanzar el resultado esperado en cumplimiento de las funciones y responsabilidades inherentes a un empleo, dentro de un contexto laboral y de acuerdo con criterios de calidad previamente establecidos. 3.3.8 Conformidad. Cumplimiento de un requisito. 3.3.9 Conocimientos Básicos o Esenciales. Conjunto de saberes teóricos, prácticos (metodologías y técnicas) y valorativos (jurídicos, éticos y morales) que debe poseer, comprender y aplicar el empleado para alcanzar el resultado esperado. 3.3.10 Contribuciones Individuales. Conjunto de productos laborales que debe realizar el empleado, en el ejercicio de las funciones inherentes a un empleo, en cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales. 3.3.11 Criterio de Desempeño. Requisitos de calidad del resultado obtenido. Condiciones o características que debe reunir el producto o servicio para satisfacer los requerimientos de cada uno de los elemento de competencia. Características de los resultados relacionados con el elemento de competencia. 3.3.12 Documento. La información y su medio de soporte . 3.3.13 Elemento de Competencia. Función productiva que puede ser realizada por una persona como contribución a la realización de la unidad de competencia. 3.3.14 Empleo Público. Es el núcleo básico de la estructura de la función pública. Se entiende como el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a

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cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. 3.3.15 Equipo de trabajo. Grupo de personas que laboran en forma interdependiente y coordinada, aportando sus conocimientos, las habilidades y destrezas individuales requeridas para la consecución de un resultado concreto, en el cumplimiento de planes y resultados institucionales. Los integrantes de los equipos de trabajo pueden ser empleados de una misma dependencia o de distintas dependencias de la entidad. 3.3.16 Evaluación Anual u Ordinaria. La evaluación anual u ordinaria abarca el período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente y se debe producir a más tardar el quince (15) de febrero de cada año e incluye dos evaluaciones parciales semestrales. Cuando el empleado no haya servido la totalidad del año se califican los servicios correspondientes al período laboral cuando éste sea superior a treinta (30) días. Los períodos inferiores a este lapso serán calificados conjuntamente con el período siguiente. La Evaluación Anual u Ordinaria esta dividida en dos períodos semestrales así: el primero entre el 1º de Febrero y el 31 de Julio y el segundo, entre el 1º de Agosto y el 31 de Enero del año siguiente. En ella se deben tener en cuenta las evaluaciones parciales eventuales que se realicen. 3.3.17 Evaluaciones Definitivas. Son evaluaciones definitivas: La evaluación anual u ordinaria, la evaluación del período de prueba y la evaluación extraordinaria. 3.3.18 Evaluación del Desempeño Laboral. Proceso que permite verificar, valorar y calificar el resultado alcanzado por el empleado, en cumplimiento de las funciones inherentes a un empleo, de acuerdo con lo previsto durante la fijación de Compromisos para un período de evaluación. 3.3.19 Evaluaciones Parciales Semestrales. Son evaluaciones parciales semestrales las dos (2) evaluaciones que conforman la evaluación anual u ordinaria, las cuales se realizarán así:

• Primera evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de agosto del mismo año, y

• Segunda evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el

primero (1) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente,

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período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de febrero de cada año.

3.3.20 Evaluación por Competencias. La evaluación por competencias es el proceso de reunión de evidencias y que implica la revisión, el análisis de las mismas y la emisión de un juicio por parte del evaluador sobre la evidencia, con el propósito de reconocer el desempeño que ha realizado el empleado en un contexto determinado y hacer inferencias sobre su desempeño futuro. 3.3.21 Evaluación del Período de Prueba. Se entiende por período de prueba el tiempo durante el cual el empleado debe demostrar su capacidad para alcanzar los resultados esperados, su adaptación progresiva al empleo y su integración a la cultura institucional. El empleado debe ser evaluado al vencimiento del período de prueba, con base en los compromisos fijados al momento de la vinculación laboral del empleado. Superada la evaluación del período de prueba, se deben ajustar los compromisos para el período que resta para completar el período de evaluación anual u ordinaria si éste es superior a treinta (30) días. Durante el período de prueba se surtirán evaluaciones parciales en los siguientes casos:

• Por cambio de evaluador. • Por el lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el final

del período de prueba.

• Durante la interrupción del período de prueba por embarazo y mientras permanezca en el servicio la empleada, solo se le podrá evaluar con fines de adecuación a la cultura y valores institucionales y mejoramiento de su desempeño.

3.3.22 Evaluación Extraordinaria. Se realizará cuando el jefe del organismo la ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del empleado. Esta evaluación solo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses de la última evaluación definitiva, comprenderá todo el período no evaluado y tendrá en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado. Si la evaluación extraordinaria del desempeño laboral resultare satisfactoria, el lapso comprendido entre la fecha de dicha evaluación y el 31 de enero del año siguiente constituirá un nuevo período de evaluación. Durante este período se podrán realizar las evaluaciones

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parciales eventuales a que hubiere lugar. Con base en el resultado de esta evaluación se asignará de inmediato la correspondiente calificación. La evaluación extraordinaria comprende el período no evaluado y deja sin efectos las evaluaciones parciales eventuales que se hubieren surtido durante el respectivo período anual de evaluación. 3.3.23 Evaluaciones parciales Eventuales. Son evaluaciones parciales eventuales del desempeño laboral de los empleados las que deben realizarse en los siguientes casos y circunstancias:

• Por cambio de evaluador. • Por cambio definitivo de empleo del evaluado, como resultado de un

traslado.

• Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del empleo por más de treinta (30) días calendario.

• Por interrupción del período de prueba por un término igual o superior a

veinte (20) días calendario.

• La que deba realizarse cuando se produzcan modificaciones a consecuencia de cambios en los planes, programas o proyectos, siempre y cuando hayan transcurrido, por lo menos, treinta (30) días calendario a partir de la fecha de fijación de los compromisos.

• La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la

hubiere, y el final de la evaluación parcial semestral correspondiente. Las evaluaciones parciales eventuales que se realicen tendrán un valor ponderado dentro de la evaluación parcial semestral, en proporción a los días correspondientes al período evaluado. Estas evaluaciones deberán realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que las origine, con excepción de la ocasionada por cambio de jefe que deberá realizarse al retiro de éste. 3.3.24 Evaluador. Persona o Comisión Evaluadora responsable de realizar la Evaluación del Desempeño laboral. 3.3.25 Evidencia. Prueba inobjetable que demuestra que los productos, servicios o comportamientos del empleado, corresponden o no a lo esperado. Las evidencias consisten en productos, registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información verificable que sea pertinente para los propósitos de la auditoria.

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3.3.26 Evidencias Requeridas. Pruebas necesarias y suficientes requeridas para Evaluar y juzgar la competencia laboral de un empleado en el período a evaluar y de acuerdo con los parámetros definidos. 3.3.27 Función Pública. Comprende el conjunto de individuos que prestan servicios personales remunerados, con vinculación legal y reglamentaria, en los organismos y entidades de la Administración publica, orientados a asegurar la atención y satisfacción de los intereses generales de la comunidad. 3.3.28 Funciones. Las funciones son un cuerpo ordenado de ideas que expresan lo que es necesario hacer o lograr en términos de un resultado, en el contexto del cumplimiento de un propósito general que enmarca un cargo. Las funciones deben ser precisas y describir el qué hacer y el para qué de cada función, de conformidad con la misión institucional, las actividades de la dependencia en la cual se encuentre el cargo, los programas y proyectos y con el nivel y naturaleza general del empleo. 3.3.29 Funciones Esenciales del Empleo. Son aquellas que se requieren para el cumplimiento del propósito principal del empleo y presentan las siguientes características:

• Describen lo que una persona debe realizar • Responden a la pregunta: “¿que debe hacerse para lograr el propósito

principal?” • Expresan lo que debe hacerse • Cada función enuncia un resultado diferente

3.3.30 Instrumento de Evaluación. Mecanismo o medio diseñado para realizar la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba. 3.3.31 Jefe Inmediato. Persona a quien se le han asignado las funciones de supervisión del empleado evaluado o quien tenga la competencia para ello. 3.3.32 Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales35. El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales es un instrumento de Administración de personal, a través del cual, se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo. 35 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA - ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL. Instructivo para el ajuste del manual especifico de funciones y de competencias laborales. Bogotá. ESAP. 2005.

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3.3.33 Merito. Principio según el cual el ingreso a los cargos de carrera administrativa, el ascenso y la permanencia en los mismos estarán determinados por la demostración permanente de las calidades académicas, la experiencia y las competencias requeridas para el desempeño de los empleos. 3.3.34 Metas. Resultados esperados del desempeño de un empleado, expresados en términos de calidad, magnitud o cantidad, como contribución al logro de los resultados y metas institucionales. 3.3.35 Parámetro. Referente técnico que permite establecer la conformidad de los resultados alcanzados con los compromisos fijados: Unidades y elementos de competencia objeto de la evaluación, escalas de valoración, criterios de desempeño y calificación e instrumento de evaluación. 3.3.36 Período de Prueba. Tiempo durante el cual el empleado debe demostrar su capacidad para alcanzar los resultados esperados, su adaptación progresiva al empleo y su integración a la cultura institucional. El período de prueba deberá iniciarse con la inducción en el puesto de trabajo . 3.3.37 Portafolio de Evidencias. Conjunto de pruebas recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar la competencia laboral del empleado, sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales y su potencial de desarrollo profesional. 3.3.38 Propósito Principal del empleo. Razón de ser del empleo que explica la necesidad de su existencia, dentro de la estructura de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece. 3.3.39 Registrar. Consignar en un medio físico la información. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de éstos. 3.3.40 Registro. Documento que contiene información sobre los resultados alcanzados o que provee evidencias sobre el desempeño. 3.3.41 Transparencia. Libre acceso a la información pública. La información relacionada con la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados debe estar disponible para los actores del proceso y de libre acceso para evaluador y evaluado. 3.3.42 Unidad de Competencia. Conjunto de funciones productivas o elementos de competencia, que puede realizar una persona y que contribuyen a la realización del propósito principal del empleo.

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3.3.43 Verificación. Confirmación, con base en evidencias, del resultado alcanzado por empleado.

3.4 MARCO GEOGRAFICO

El Municipio de Villa de Leyva se encuentra ubicado en el Departamento de Boyacá, a 60 Kilómetros de la capital del departamento –Tunja- y a 200 kilómetros de la capital del país, entre las serranías de Iguaque y Merchán. Su territorio tiene una extensión aproximada de 112 Kilómetros cuadrados, esta situado a una altura de 2.143 metros sobre el nivel del mar y tiene una temperatura media de 18 grados centígrados. Limita con el norte con los municipios de Arcabuco y Gachantivá; por el sur con Sáchica; por el oriente con Chiquiza, por el occidente con Sutamarchán; y por el noroeste con Santa Sofía. Fue Fundado el 12 de Junio de 1572 por el Gobernador, Capitán General del Nuevo Reino de Granada y primer Presidente de la Real Audiencia Don Andrés Díaz Venero de Leyva y en 1954 durante el gobierno del General Gustavo Rojas Pinilla, mediante Decreto 3641 fue declarado Monumento Nacional.

3.5 MARCO HISTORICO∗ De acuerdo con los estudios realizados sobre los fenómenos de asentamiento en el territorio, desde hace mas de doce mil años estas tierras fueron ocupadas por habitantes transitorios cuyas principales actividades eran la recolección, la caza y la pesca, obteniendo los suministros básicos para su subsistencia. Posteriormente, fueron estableciéndose comunidades agrícolas, alfareras y mineras que coexistían con las comunidades nómadas creando la necesidad de ocupar nuevos territorios para sus cultivos, dado el perfeccionamiento de las técnicas agrícolas. De esta forma, “los ecosistemas de las montañas se transforman en agro ecosistemas y los paisajes creados expresan ahora la consolidación progresiva de la sociedad indígena”36. A la par de esta consolidación de la sociedad indígena y de sus diversas formas de producción, se intensifica su actividad comercial, lo que permitió la configuración de un espacio comercial en el área donde actualmente se encuentra Villa de Leyva conocido con el nombre del mercado de Sorocotá, que mas

∗ Esta reseña histórica se presenta a manera de resumen tomando como principal fuente de información el numeral 4 –ANTECEDENTES- del Plan de Desarrollo Municipal 2004-2007. 36 ALCALDÍA MUNICIPAL. Plan de Desarrollo Municipal 2004-2007 “Administración y Transparencia para el cambio”. Villa de Leyva. p. 10.

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adelante se convertiría en uno de los principales nodos de articulación comercial de los departamentos vecinos, principalmente entre los grupos que ocupaban el actual departamento de Santander. Al mismo tiempo se fueron configurando “poblados o aldeas nucleadas como lugares desde donde se organizaba la concentración y distribución de excedentes y también como asiento de las autoridades de los cacicazgos”37. Cuando los españoles comenzaron la colonización de las tierras a partir del siglo XVI, esta parte del territorio estaba habitada por una población con un alto grado de desarrollo en sus procesos productivos y sobretodo una importante estructura comercial, como lo era el mercado semanal de Sorocotá, enmarcado en las costumbres y creencias indígenas. Pero es solo a partir de la conquista española que se empiezan a transformar las dinámicas de ocupación y uso del suelo obedeciendo a la forma de capitalismo naciente en Europa. Para mediados del siglo XVI el territorio empieza a ser objeto de la misión colonizadora-evangelizadora de la Iglesia Dominica, fenómeno que viene acompañado de nuevas relaciones de producción determinadas principalmente, por la “imposición de un régimen tributario dirigido hacia la acumulación requerida por la expansión mercantil”38. Paralelamente, se institucionalizan los resguardos ubicados estratégicamente en cercanías de las haciendas, ciudades, Villas o pueblos donde, “según Ocampo (1983), se organizó la producción a través de parcelas, donde cada familia indígena tenía su vivienda; había también parcelas donde se efectuaba la labranza de la comunidad y había tierras comunes denominadas ejidos donde se criaba ganado caprino, ovino, porcino y aves de corral”39. Para Junio de 1572 es fundada Villa de Leyva por el Gobernador, Capitán General del Nuevo Reino de Granada y primer Presidente de la Real Audiencia Don Andrés Díaz Venero de Leyva y a finales del siglo XVI se inicia la adjudicación de muchos resguardos a sus alrededores, estableciéndose así el de Chiquinquirá, Monquirá e Iguaque en 1595, luego los de Tinjacá, Cucaita, Samacá en 1599 y posteriormente los de Suta, Sáchica, Ráquira y Saboyá en 1635 en los cuales, se establecieron las autoridades como cabildos, la Policía, la burocracia administrativa y la Iglesia con sus doctrineros y presbíteros. “La jurisdicción de Villa de Leyva abarco administrativamente el territorio de Ráquira y Suta y los pueblos vecinos, extendiéndose hacia el occidente hasta los paramos de Tinjacá y Chiquinquirá, y por el norte hasta la región de Moniquirá40”.

37 Ibíd. , p. 10. 38 Ibíd. , p. 15. 39 Ibíd. , p. 16. 40 Ibíd. , p. 24.

51

“Una de las primeras casas construidas fue la del cronista y beneficiado de la iglesia de Tunja, Don Juan de Castellanos, terminada en 1607. A partir de ese momento, van surgiendo las principales casas en el marco de la plaza y las manzanas aledañas. De esta forma, a mediados del siglo XVII, la fisonomía de la Villa se va perfilando con el empedrado de algunas de sus calles, la construcción de sus puentes y el incremento de los molinos”. “A finales del siglo XVII, Villa de Leyva alcanza su máximo desarrollo, especialmente en lo económico, principalmente, debido al cultivo del trigo y la producción de harinas…Pero para mediados del siglo XVIII, estaba en franca decadencia, numerosos Leyvanos emigraron y las edificaciones abandonadas cayeron en completa ruina. Pero, gracias a su clima especial, y la conjunción de muchos factores, entre ellos políticos, en 18I2, sirve de sede al Primer Congreso de las Provincias Unidas, convirtiéndose en epicentro nacional. Concluido el Congreso, entra en un largo letargo, que paradójicamente la salva, para la posteridad, como Monumento Nacional”. “Villa de Leyva fue muy importante en la época de la colonia ya que la población era visitada por virreyes, oidores, altos empleados de Santa fe y por las familias de grandes abolengos. Fue testigo del nacimiento de la Republica, pues allí se instalo el Primer Congreso de las Provincias Unidas de la Nueva Granada el 4 de octubre de 1812, del cual, fue presidente don Camilo Torres y al que concurrieron otras personalidades de la política del momento de Cartagena y otros lugares distantes…”41. “Villa de Leyva fue declarada Municipio en 1811 y elevado a MONUMENTO NACIONAL el 17 de diciembre de 1954. Se hizo esta mención por medio del Decreto 264 de 1963 y la Ley 103 de 1959 de la defensa y conservación de su patrimonio arqueológico histórico y artístico”. Durante todo el siglo XX, gracias a la construcción de la carretera que la comunica con Tunja, Villa de Leyva se va configurando como epicentro turístico, debido principalmente a que ella “se fue construyendo paso a paso a través de muchos momentos memorables de la historia política y social…”, y a que “dentro de esta formación del municipio se encuentra la vida de muchos monumentos y construcciones arquitectónicas como casas, conventos, haciendas, molinos, etc.”42 3.6 MARCO NORMATIVO

• Constitución Política de Colombia de 1991. 41 Ibíd. , p. 25. 42 Ibíd. , p. 26.

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• Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo

publico, la carrera administrativa, la gerencia publica y se dictan otras disposiciones”

• Decreto 1227 de 2005 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909

de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998”

• Acuerdo 07 de 2006 “Por la cual se señalan los criterios legales y se establecen las directrices de la CNSC para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba”

• Resolución 1534 de 2006 “Por la cual se establecen las directrices para que

las entidades desarrollen y adopten sistemas propios para la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba y se establece el Sistema Tipo”

• Sistema Tipo para la Evaluación del Desempeño Laboral - STEDL 1000-

2006 –

• Decreto 1228 de 2005 “Por el cual se reglamenta el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal”

• Decreto 2539 de 2005 “Por el cual se establecen las Competencias

Laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-Ley 770 y 785 de 2005”

• Decreto 760 de 2005 “por el cual se establece el procedimiento que debe

surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funciones”

• Decreto 785 de 2005 “por el cual se establece el sistema de nomenclatura y

clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”.

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4. METODOLOGÍA

• Recolección de Información (Decretos y Acuerdos relacionados con la estructura orgánica y administrativa, con los Manuales de Funciones, con las Evaluaciones de Desempeño realizadas y con los planes, programas y proyectos institucionales).

• Análisis y articulación de la información suministrada por la Administración

Municipal.

• Identificación de la Misión, Estructura Organizacional, características y condiciones propias de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva – Boyacá.

• Identificación del Propósito Principal de cada uno de los empleos de

carrera, las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) y las metas asignadas a cada uno de los empleados de carrera de acuerdo con los planes, programas o proyectos institucionales.

• Identificación de cada uno de los participantes en la Evaluación del

Desempeño Laboral en el Municipio, así como la oportunidad y naturaleza de sus actuaciones.

• Identificación para cada uno de los cargos de carrera del Municipio las

evidencias que darán sustento a la Evaluación del Desempeño Laboral, así como la forma en que serán incorporados en el Portafolio de Evidencias.

• Definición del procedimiento que permita identificar las Contribuciones y

Metas Individuales, y las Competencias Comportamentales que deberán alcanzar los empleados de carrera durante el periodo a evaluar.

• Definición de los criterios y las escalas para la Evaluación del Desempeño -

fijar los valores correspondientes a cada uno de los factores a evaluar -.

• Definición del procedimiento para ponderar las Evaluaciones Parciales Eventuales.

• Definición de los mecanismos para la comunicación de los resultados de las

Evaluaciones Parciales y Semestrales y la notificación de las Evaluaciones Definitivas.

• Consolidación del Nuevo Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral.

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• Difusión y despliegue del Sistema dentro de la entidad.

• Capacitación a los funcionarios para la aplicación del Sistema.

• Realización de la prueba piloto a los empleados de carrera de la

Administración Central Municipal.

• Documentación del Sistema.

• Elaboración del Estudio Técnico que lo soporta.

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II PARTE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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5. DIAGNOSTICO

5.1 DIAGNOSTICO DEL ENTORNO 5.1.1 Aspectos Demográficos. De acuerdo con las proyecciones del DANE, para el año 1995 la población del municipio de Villa de Leyva era de 8622 habitantes. Para el año 2000 se proyecto un incremento poblacional de 8.04% con respecto al año 1995, donde la población de la Cabecera Municipal seria de 4625 y la Rural de 4691. En el año 2005 la población del municipio crecería en un 7.51% con respecto al año 2000 y en un 16.16% con respecto al año 1995, siendo la Cabecera Municipal un total de 5109 habitantes y 4907 la rural, para un total de 10016 habitantes. Como lo muestra la siguiente tabla:

• Población Sectorial.

Tabla 1 PROYECCIÓN DE POBLACIÓN POR CABECERA Y RESTO 1995 – 2005 VILLA DE LEYVA

POBLACIÓN PORCENTUAL AÑOS SECTOR

1995

2000

2005 1995-2000 2000-2005

VARIACION 1995-2005

Cabecera Municipal

4162

4625

5109 11.12% 10.46% 22.75%

Rural 4460 4691 4907 5.17% 4.60% 10.02% TOTAL 8622

9316

10016 8.04% 7.51% 16.16%

Fuente: Dane – Proyecciones 1995-2000-200543

Sin embargo, en el CENSO realizado en el año 1993 se estimo que la población total del municipio era de 7333 habitantes donde el 50.66% pertenecía a la cabecera municipal y el 49.33% restante al área rural:0

43 WORLD WIDE WEB. Página Web versión HTML. Bogotá: Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE- , 2006. Disponible en Internet: <http:// www.dane.gov.co

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• Población Total Censada 1993.

Tabla 2 POBLACIÓN TOTAL CENSADA 1993 – VILLA DE LEYVA

Fuente: Dane XVI Censo Nacional de Población y Vivienda – 1993 Población Total censada por área, según municipios44.

5.1.2 Aspectos Geográficos y Físicos∗

• Localización. El Municipio de Villa de Leyva se encuentra ubicado en el departamento de Boyacá, en la Provincia del Alto Ricaurte sobre las estribaciones de la Cordillera Oriental entre las latitudes 5º 24' L.N., Sector Meridional y 5º 38' LS, Sector Septentrional y entre las longitudes 73º 28' W.G. Parte Oriental y 73º 41' W.G. Parte Occidental.

• Altura sobre el nivel del mar. Se encuentra a una altura aproximada de

entre 2000 y 3800 metros sobre el nivel del mar; su cabecera municipal se localiza sobre los 2.100 m.s.n.m.

• Distancia de la capital departamental. De la capital del departamento

(Ciudad de Tunja) esta a 37 Km. de distancia; A 172 Km. de la capital de la república de Colombia (Bogotá Distrito Capital), 38 Km. del Municipio de Chiquinquirá, 22 Km. del Municipio de Arcabuco y 17 Km. del Municipio de Santa Sofía en el Departamento de Boyacá.

• Extensión territorial. Tiene un área de 12755,29 hectáreas.

• Límites. Villa de Leyva limita por el norte con los municipios de Gachantivá

y Arcabuco, por el sur con el municipio de Sáchica, por el oriente con el municipio de Chiquiza y por el occidente con los municipios de Sutamarchán y Santa Sofía.

• Condiciones climáticas. Su temperatura promedio es de 18º C.

44Ibíd.,www.dane.gov.co/files/investigaciones/poblacion/poblacion_vivienda/poblacion_colombia.XLS ∗ ALCALDÍA MUNICIPAL. Plan de Desarrollo Municipal 2004-2007 “Administración y Transparencia para el cambio”. Villa de Leyva. 2004.

CABECERA MUNICIPAL 3715 RURAL 3618 TOTAL 7333

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• Hidrografía. Bajo su jurisdicción se encuentra el Santuario de Fauna y

Flora de Iguaque declarado como tal, bajo la Resolución 173 de 1997 del Ministerio de Agricultura, patrimonio Nacional Natural. Las zonas para el abastecimiento continuo de agua al territorio están conformadas por las cuencas del Río Cane y el Río Sutamarchán las cuales conforman la macro cuenca del Río Moniquirá en los linderos entre los municipios de Villa de Leyva, Santa Sofía y Gachantivá, el Río Moniquirá desemboca en el Río Suárez que posteriormente desemboca en el Río Magdalena. Los tributarios del Municipio son: Quebradas de Chaina, Amotuas, Los Micos y Los Murciélagos. Otras fuentes importantes de abastecimiento son el río Leyva, ocho (8) lagunas de origen glacial que dan origen a numerosas quebradas en el flanco oriental, nororiental y occidental del Anticlinal, la serranía conocida como Morro Negro y Los Humedales - (Laguna) Carrizal, Curíes, Urbanización “Recreo San Miguel”, Mesopotamia y San Francisco.

5.1.3 Aspectos Económicos∗ . La economía del municipio esta dinamizada principalmente por el sector turístico, hotelero y de servicios, de donde la mayoría de sus habitantes devengan su sustento. Sin embargo, también encontramos otro tipo de actividades que complementan su sostenimiento como:

• Agrarias. Cultivos de cebolla de bulbo, maíz, papa, tomate, arveja, fríjol, trigo, frutales de hoja caduca y otros de pan coger.

• Pecuarias. Existen especies mayores y menores donde el ganado bovino

es de mayor importancia predominando las razas criolla y normanda para leche y carne, pues son las especies que más se adaptan al clima y condiciones de alimentación y manejo. Otras especies como la porcina, caprina y ovina se explotan en menor cantidad.

• Minera. Explotación de Travertino –Carbonato de Calcio-, Yeso –Sulfato

de Calcio-, Calizas –Carbonato de Calcio y Magnesio-, Arcillas, Caolín –Silicato de Aluminio- y Materiales de Construcción –piedras y lajas-.

• Piscícola. Se cultiva población piscícola de clima tropical como mojarra y

cachama.

• Agroindustrial. Procesamiento de uva para la producción vinícola y procesamiento de leche en derivados como el queso, yogurt y otros.

∗ ALCALDÍA MUNICIPAL. Plan de Desarrollo Municipal 2004-2007 “Administración y Transparencia para el cambio”. Villa de Leyva. 2004. p. 53-89.

59

• Comercio. Se destacan los almacenes de artesanías, establecimientos comerciales de víveres, bebidas, tiendas, ferreterías, expendios de carnes, cafeterías, entre otros.

• Transporte. El Terminal de Transportes concentra las empresas

prestadoras de todo tipo de servicio Nacional, Intermunicipal y Local.

• Otros. Actividades de tipo artesanal y manufacturero. En las artesanías se trabaja los tejidos a partir de la lana de oveja e hilaza; adicionalmente fabrican sombreros en palmiche, telares y otros productos elaborados en algodón; accesorios (joyería) y cerámica. En la manufactura se destaca los talleres de ebanistería y ornamentación, esta última desarrollándose con fuerza en muebles y accesorios.

5.1.4 División Política∗ . El municipio se encuentra dividido territorialmente en 12 veredas distribuidas así: Tabla 3 DIVISIÓN POLÍTICA VILLA DE LEYVA

NOMBRE ÁREA (hectáreas) Llano Blanco 572,7 Capilla 3031 Cardonal 312,6 Sabana 1358,9 El Roble 1842,2 Salto y la Lavandera 969,4 Monquirá 1029,7 Llano del Árbol 367 Cañuela 495,5 Sopotá 664,4 Ritoque 594,9 Centro 1397,8 Fuente: Alcaldía Municipal de Villa de Leyva. Plan de Desarrollo Municipal 2004-200745

∗ ALCALDÍA MUNICIPAL. Plan de Desarrollo Municipal 2004-2007 “Administración y Transparencia para el cambio”. Villa de Leyva. 2004. p. 6-8. 45 Ibíd., p. 6.

60

Figura 1 MAPA POLÍTICO VILLA DE LEYVA

Fuente: Alcaldía Municipal de Villa de Leyva. Plan de Desarrollo Municipal 2004-200746

La zona urbana del municipio se localiza en la vereda Centro y proyecta su desarrollo y consolidación en una extensión de 187.27 hectáreas. En el área urbana del Municipio de Villa de Leyva, existen 9 barrios localizados así: En el Centro Histórico se localizan Los Barrios: El Carmen; Los Ángeles; San Francisco; San Juan de Dios y Centro. En el área de Influencia se localizan los Barrios: Santander; La Palma; Luís Carlos Galán; Los Olivos y El Carmen.

5.2 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL 5.2.1 Desempeño Fiscal47. De acuerdo con el Departamento Nacional de Planeación48, por su población y sus Ingresos Corrientes de Libre Destinación, para el año 2006 Villa de Leyva es un municipio de Sexta (6ª) categoría. En el año 2005, el porcentaje de ingresos corrientes destinados a los gastos de funcionamiento fue del 59.78%49 y, a pesar de que en los años 2003 y 2004 se había logrado una disminución significativa con respecto al 2002, año en el cual representaban el 74.21% de sus ingresos, para el 2005 se presento un aumento 46 Ibíd., p. 8. 47 Ver Anexo A. 48 WORLD WIDE WEB. Página Web versión HTML. DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION. Anexos Definitivos - CONPES 097-. Bogotá: Disponible en Internet: <http:// Www.dnp.gov.co. DNP: 2006. 49 WORLD WIDE WEB. Página Web versión HTML. DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION. Indicadores de Desempeño Fiscal años 2002-2005. Bogotá: Disponible en Internet: <Http:// Www.dnp.gov.co. DNP: 2006.

61

de 2.73 puntos porcentuales con respecto al 2004. Igualmente, aunque para los años 2003 y 2004 el municipio logro disminuir el porcentaje de deuda con respecto a sus ingresos totales (pues del13.36% en el año 2002, se paso al 6.83% y 2.78% para el año 2003 y 2004 respectivamente), para el año 2005 este indicador muestra un incremento considerable al ascender al 13.14%. Por otra parte, para el año 2005 la composición de sus ingresos esta representada en un 44.83% por transferencias y el 36.76% correspondiente a ingresos por recursos propios; esta situación nos muestra un avance positivo en el recaudo de sus ingresos, pues en el año 2004 estos porcentajes fueron del 61.82% y 19.56% respectivamente, de tal suerte que en el año 2005 el municipio pudo disminuir su dependencia de los recursos de la nación y se esforzó por mejorar el recaudo de recursos propios. De estos ingresos, se observa que en el año 2005 destino un 70.67% para inversión, 2 puntos porcentuales por debajo de su destinación en el año 2004. En general, el desempeño fiscal del municipio para el año 2005 nos muestra que disminuyo su capacidad de ahorro al pasar de 45.37% en el año 2004 al 30.06%, a pesar de haber mejorado para los dos años anteriores. Así mismo, de estar en el puesto 173 en el año 2004 con respecto al total de municipios de la nación en el ranking de desempeño fiscal, en el año 2005 se ubico en el puesto 183 (sin embargo, es de notar que en estos dos años se mejoro significativamente su nivel, pues en los años 2002 y 2003 se ubico en los puestos 316 y 246 respectivamente). Por ultimo, se observa que ha mejorado su posición con respecto al nivel departamental en donde del puesto 19 en el año 2004 paso al puesto 15 en el 2005, después de estar en el puesto 40 en el 2002. 5.2.2 Estructura Administrativa. Hasta el año 2003, en la Administración Municipal laboraron noventa y cinco (95) funcionarios en las diferentes dependencias, entre los que se encontraban los cargos de la Administración Central, la empresa de Servicios Públicos ESVILLA - Entidad descentralizada -, el Concejo Municipal y la Personería, con gastos mensuales aproximados de treinta millones ($30.000.000) de pesos por concepto de nómina50. A partir de junio de ese mismo año, se emprende un proceso de reestructuración administrativa en la cual, mediante el Decreto 037 del 18 de junio, se fijan las funciones y la misión para cada una de las dependencias del Municipio y se define la Estructura Orgánica así: (Ver Anexos B y C)

50 ALCALDÍA MUNICIPAL. Plan de Desarrollo Municipal 2004-2007. “Administración y Transparencia para el cambio”. Villa de Leyva. 2004. p. 89.

62

• Siete (7) dependencias de Nivel Directivo, conformadas por el Despacho del Alcalde, cinco (5) Secretarías de Despacho: General y de Gobierno, Planeación y Control Interno, Infraestructura Física, Hacienda, Desarrollo Social y Comunitario; y una (1) Unidad de Asistencia Técnica Agropecuaria.

• Veinticinco (25) órganos asesores y consultivos, así:

Consejo de Gobierno, Comisión de Personal, Consejo Municipal Territorial Planeación, Junta Municipal de Educación, JUME, Comité de Participación Comunitaria en Salud, Consejo Territorial de Seguridad Social Salud, Consejo Municipal de Desarrollo Rural, Comité de Atención y Prevención de Desastres, Comité de Control Interno, Junta Municipal de Deporte, Comité Permanente Estratificación, Consejo Municipal de Cultura, Consejo Municipal de Juventud, Junta de Compras y Licitaciones, Comité de Vivienda de Interés Social, Consejo Municipal de Política Económica y Fiscal, COMFIS, Comité Técnico del SISBEN, Comité Técnico Municipal del Plan de Atención Básica, PAB, Comité de Vigilancia en Salud Pública, COVE, Comité de Contabilidad, Junta Técnica Patrimonio Cultural y Ordenamiento Territorial, Comité Municipal de Archivo, Comité Municipal para la Atención Integral, Comité Protección al Consumidor, Comité Municipal Medio Ambiente.

El orden jerárquico del municipio se estructura de la siguiente manera: Figura 2 ORDEN JERÁRQUICO – ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

Fuente: Autoría Propia

ALCALDE

SECRETARIAS DE DESPACHO Y UNIDAD

MUNICIPAL DE ASISTENCIA TECNICA AGROPECUARIA

INSPECCION DE POLICIA Y COMISARIA DE FAMILIA Y UNIDAD DE SERVICIOS

COMUNITARIOS

AREAS DE APOYO DE LOS NIVELES 1, 2 Y 3

63

En cuanto a la Administración Central, mediante el Decreto 041 de Junio 18 de 2003, es constituida la planta global de personal por treinta y ocho (38) funcionarios así:

Tabla 4 PLANTA GLOBAL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA SEGÚN DECRETO 041 DE 2003

No. CARGOS DENOMINACIÓN DEL EMPLEO CÓDIGO GRADO

DESPACHO DEL ALCALDE

1 (UNO) Alcalde 005 08

1 (UNO) Secretario Ejecutivo Despacho del Alcalde 535 04

1 (UNO) Conductor Mecánico 601 02

1 (UNO) Auxiliar de Servicios Generales 605 01

PLANTA GLOBAL

5 (CINCO) Secretarios de Despacho 020 07

1 (UNO) Director Técnico 026 07

1 (UNO) Jefe de Unidad 207 05

1 (UNO) Inspector Municipal de Policía y Comisario de Familia

333 06

7 (SIETE) Técnicos 401 04

8 (OCHO) Secretarios 540 03

1 (UNO) Supervisor 545 03

1 (UNO) Inspector 515 04

2 (DOS) Auxiliar Administrativo 550 02

2 (DOS) Conductores Mecánicos 601 02

1 (UNO) Celador 615 01

1 (UNO) Guardián 630 01

2 (DOS) Auxiliares de Servicios Generales 605 01

1 (UNO) Operario 625 02

Fuente: Alcaldía Municipal de Villa de Leyva. Decreto 041 de Junio 18 de 2003. Esta planta de personal queda conformada por: un (1) cargo de Elección Popular, seis (6) cargos de Libre Nombramiento y remoción, veintiocho (28) de carrera administrativa y tres (3) trabajadores oficiales. Posteriormente, con la creación de la Dirección de Cultura y Turismo mediante Decreto 041 Bis de 2003, se crean dos cargos más para la planta de personal, conformados por un (1) Director y un (1) Secretario para dicha dependencia.

64

Finalmente, en el año 2006, mediante Decreto 062 del 30 de Agosto, previo estudio Técnico para la Reestructuración de la Administración Central del Municipio realizado por la Escuela Superior de Administración Pública51, se suprimen dos cargos: 1 (un) Jefe de Unidad 207 y una (1) Secretaria 540 de la Secretaría de Desarrollo Social y Comunitario, con lo cuál la Planta de Personal queda estructurada en cada una de las dependencias como se muestra a continuación: (Ver Anexo D) Tabla 5 ESTRUCTURA POR CARGOS AÑO 2006 MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

DENOMINACIÓN DEL CARGO FORMA VINCULACIÓN

Despacho del Alcalde

Alcalde

ELECCION POPULAR

Secretaria Ejecutiva de la Alcaldía CARRERA ADMINISTRATIVA

Conductor Mecánico TRABAJADOR OFICIAL

Auxiliar de Servicios Generales

CARRERA ADMINISTRATIVA

Secretaría General y de Gobierno

Secretario de Despacho

LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN

Inspector de Policía y Comisaría de Familia


Secretario CARRERA ADMINISTRATIVA


Secretario


Técnico de Personal y Almacén General CARRERA ADMINISTRATIVA

Técnico Biblioteca y Archivo CARRERA ADMINISTRATIVA

Auxiliar Administrativo


Auxiliar Administrativo CARRERA ADMINISTRATIVA

Auxiliar de Servicios Generales CARRERA ADMINISTRATIVA



Guardián CARRERA ADMINISTRATIVA

Celador CARRERA ADMINISTRATIVA

Secretaría de Planeación y Control Interno



51 ORDUZ DE GARCÍA, Nery del Carmen. Estudio Técnico para la Reestructuración Administrativa del Municipio de Villa de Leyva. Escuela Superior de Administración Pública Territorial Boyacá – Casanare. Tunja. ESAP. 2005.

65

Inspector



Secretaría de Infraestructura Física



Secretario CARRERA ADMINISTRA TIVA

Supervisor CARRERA ADMINISTRATIVA

Conductor Mecánico


Conductor Mecánico TRABAJADOR OFICIAL

Operario TRABAJADOR OFICIAL

Secretaría de Hacienda



Técnico de Contabilidad CARRERA ADMINISTRATIVA

Técnico en Presupuesto


Técnico en Recaudo CARRERA ADMINISTRATIVA

Secretaría de Desarrollo Social y Comunitario




Unidad municipal de Asistencia Técnica y Agropecuaria –UMATA-

Director


Técnico CARRERA ADMINISTRATIVA

Técnico CARRERA ADMINISTRATIVA

Secretario


Dirección de Cultura y Turismo

Director


Secretario


RESUMEN DE FORMA DE VINCULACIÓN

Elección popular 1

Libre Nombramiento y Remoción 7

Carrera Administrativa 27

Trabajador Oficial 3


66

De esta forma, la planta queda conformada por un (1) cargo de Elección Popular, siete (7) cargos de Libre Nombramiento y remoción, veintisiete (27) cargos de Carrera Administrativa y tres (3) trabajadores oficiales, para un total de treinta y ocho (38) cargos. 5.2.3 Reformas en torno a la gestión del Recurso Humano. A partir del año 2004, con la promulgación de la Ley 909 y sus Decretos reglamentarios, el municipio debe realizar algunos cambios y modificaciones frente a su estructura administrativa y a la Administración de su recurso humano, todo ello con el fin de ajustarse con los nuevos lineamientos y directrices promulgados por la nueva Ley de Carrera Administrativa y la reglamentación en materia de empleo público. En este sentido los ajustes se refieren, en primera instancia, al Ajuste del Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales en el cual, se actualiza la información de los empleos de la planta, de acuerdo con lo estipulado en la Ley en mención y sus Decretos reglamentarios 785 y 2539 de 2005. Esta modificación se hace mediante el Decreto 025 del 12 de Abril del 2006 en donde, se determina la identificación de cada empleo, el propósito principal, las competencias funcionales propias del empleo especifico, los conocimientos esenciales, las competencias comportamentales comunes para todos los empleos de la Administración pública, las competencias comportamentales por cada nivel jerárquico y los respectivos requisitos de estudio y experiencia. La información relacionada con la identificación de los empleos, así como los requisitos mínimos y máximos de estudio y experiencia para cada nivel jerárquico se definieron con base en lo establecido en el Decreto 785 de 2005, mientras que la descripción de las competencias, tanto comunes como por nivel jerárquico se obtuvieron a partir de lo establecido en el Decreto 2539 de 2005. En segunda instancia, se procede a hacer la homologación y la correspondiente incorporación y distribución de los cargos de la planta de personal del municipio mediante el Decreto 065 del 1 de Septiembre de 2006, tomando como referencia el Decreto 785 del 17 de marzo de 2005 - que establece el nuevo sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004-. De esta manera, la planta de personal se constituye como se describe a continuación:

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Tabla 6 PLANTA DE PERSONAL SEGÚN DECRETO 065 DE 2006 MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

HOMOLOGACION CARGOS DE CONFORMIDAD CON EL DECRETO 785 DE MARZO 17 DE 2005

NIVEL DENOMINACION CODIGO No. DE CARGOS

ALCALDE 005 1

SECRETARIO DE DESPACHO 020 5

DIRECTIVO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO O FINANCIERO O TECNICO U

OPERATIVO 009 2

PROFESIONAL COMISARIO DE FAMILIA 202 1

TECNICO ADMINISTRATIVO 367 5 TECNICO

TECNICO OPERATIVO 314 2

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 1

SECRETARIO EJECUTIVO DEL DESPACHO DEL ALCALDE 438 1

SECRETARIO 440 8

INSPECTOR 416 1

AUXILIAR ADMINSITRATIVO 407 2

CONDUCTOR MECANICO

482

3

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES 470 3

CELADOR 477 1

OPERARIO 487 1

ASISTENCIAL

GUARDIAN 485 1

68

TOTAL CARGOS

38

Fuente: Alcaldía Municipal de Villa de Leyva. Decreto 065 de Septiembre 01 de 2006

De conformidad con el Decreto 785 de 2005, según la naturaleza general de sus funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos se clasifican ahora en los niveles jerárquicos Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial de tal manera que, los empleos pertenecientes al Nivel Ejecutivo pasan a formar parte del Nivel Directivo y los empleos pertenecientes a los niveles Administrativo, Auxiliar y Operativo quedan agrupados en el nivel Asistencial. En tercera instancia, una de las reformas que debía emprender el Municipio, atendiendo a lo ordenado por la Ley 909 de 2004 y sus Decretos reglamentarios, es el diseño e implementación de un Nuevo Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral, que deberá aplicarse a todos los cargos de la Administración Central Municipal conforme a los lineamientos y criterios establecidos para cada una de las formas de vinculación de los empleados. En este sentido, antes de la promulgación de la nueva Ley de Carrera Administrativa, el municipio aplicaba el instrumento de Evaluación expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública mediante el Acuerdo 055 de 1999 el cual, estaba compuesto por un juego de tres (3) formularios que corresponden respectivamente a las fases de concertación de objetivos, seguimiento y evaluación cuantitativa. Sin embargo, el municipio deberá acogerse a lo establecido en el Decreto 1227 del año 2005. Este nuevo Decreto determina que para los empleos de carácter gerencial (Libre Nombramiento y Remoción), la evaluación deberá realizarse “con base en los Acuerdos de Gestión, documentos escritos y firmados entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con fundamento en los planes, programas y proyectos de la entidad para la correspondiente vigencia”52. De esta manera, “los Acuerdos de Gestión deberán pactarse para una vigencia anual, la cual debe coincidir con los períodos de programación y evaluación previstos en el ciclo de planeación de la entidad”. Por otro lado establece que, para los empleos que se encuentren dentro del sistema de Carrera Administrativa, cada una de las entidades deberán diseñar un Sistema propio denominado “Sistema de Evaluación del Desempeño” con base en los criterios legales y directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

52 CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto 1227 del 21 de Abril de 2005. Bogotá: CR: 2005. Artículos 102-103.

69

En este sentido, el diseño e implementación del nuevo Sistema deberá ser aplicado a los 27 empleos de Carrera Administrativa que hay actualmente en la Administración Central del Municipio. Este sistema deberá evaluar tanto el cumplimiento de las funciones y responsabilidades propias de cada cargo, como la contribución del empleado al logro de los objetivos y metas institucionales toda vez que la nueva Ley determina la Evaluación como un instrumento de gestión que permita fundamentar un juicio objetivo no solo sobre la conducta laboral de los empleados, sino también sobre sus aportes al cumplimiento de los propósitos Institucionales. 5.2.4 Proyección Institucional. Para el periodo 2004-2007, mediante el Acuerdo 020 del 14 de julio de 2004, la Administración Municipal ha definido el Plan de Desarrollo “Administración y Transparencia para el Cambio” el cuál, presentado en forma de diagnostico, define el conjunto de acciones que se requiere realizar para dar solución a los problemas identificados en el municipio y para mejorar las situaciones favorables y potencializar sus fortalezas; con ese objetivo en dicho Plan se definen las políticas y estrategias propuestos para lograr el fortalecimiento institucional y el progreso económico, político, social y cultural del Villa de Leyva. El mencionado Plan ha estructurado la misión, visión y principios que deberán orientar el desempeño y gestión de los empleados de la Administración Municipal así: La misión esta orientada a “Construir conjuntamente condiciones óptimas y eficientes para el crecimiento económico, la sostenibilidad territorial y vida con calidad, mejorando servicios de infraestructura, espacio público, salud, vivienda bienestar social, educación y ciencia, articulada al territorio cultural y patrimonial” La Visión propuesta conjuga diversos factores de la realidad municipal y define y orienta al municipio “como ejemplo regional de protección, recuperación y sostenimiento de patrimonio natural y cultural; territorio alternativo para la producción integral que conduzca al mejoramiento de la calidad de vida de la sociedad diversa y dinámica alrededor del conocimiento, las artes y la ciencia”. Por otro lado, los principios están definidos en función de la misión del Programa de Gobierno y posterior Plan de Desarrollo propuesto por el Alcalde y se estructuran como ejes transversales de sus propósitos y metas y como pilares que deben orientar la labor de todos los empleados de la Administración Central, estos propósitos están determinados por 5 principios básicos:

• TRANSPARENCIA: Los VillaLeyvanos como comunidad (oriundos o vinculados), serán garantes de la aplicación de lineamientos claros de transparencia que elimine la corrupción, la politiquería y el clientelismo.

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• PARTICIPACIÓN CIUDADANA: Cada contrato que se ejecute por las Entidades del Estado dentro del Municipio, serán objeto de control ciudadano a través de veedurías. La contratación administrativa se hará a través de licitación y/o convocatoria pública, con amplia divulgación para que participe la mayor cantidad de profesionales del sector, las juntas de acción comunal serán nuestras grandes aliadas para que conjuntamente logremos el desarrollo que Villa de Leyva se merece. La Comunidad decidirá a través de sus mecanismos de participación, sobre los grandes proyectos de nuestro municipio.

• SEGURIDAD: Será una de las grandes tareas que emprenderemos, para

garantizar la vida, bienes y honra a los VillaLeyvanos y Turistas. Un Municipio seguro será garantía de desarrollo.

• COMPETITIVIDAD: Será el propósito preferencial del desarrollo del Municipio. Las ventajas comparativas de Villa de Leyva serán aprovechadas para acelerar su crecimiento y desarrollo e integrar su economía al mercado del Departamento, de la Nación y a nivel Internacional.

o Villa de Leyva territorio de oportunidades. Nuestro Municipio debe

repensar como lo que es, un “Territorio Rico” en: recursos naturales (renovables y no renovables), riqueza paisajística, riqueza cultural, riqueza espiritual, de gentes nobles, trabajadoras y esforzadas.

• COOPERACIÓN INTERNACIONAL: Nuestros grandes proyectos de

desarrollo local, deberán contar con los recursos suficientes para su ejecución y servicio a la comunidad. Gestionaré a nivel Nacional e Internacional, recursos humanos, técnicos, logísticos y económicos para garantizar la real concreción de los proyectos de desarrollo municipal.

En este contexto, el Plan de Desarrollo Municipal, estructura un análisis a manera de diagnostico situacional por cada uno de los sectores determinantes en el progreso y desarrollo municipal: salud, vivienda, educación, servicios públicos, recreación y deporte, infraestructura vial, cultura, finanzas y presupuesto, etc.; Para identificar las políticas y acciones pertinentes y necesarias para alcanzar la situación deseada plasmada en la Visión del mismo.

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6. SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS

EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA – BOYACÁ FORMATO NO. 001

6.1 JUSTIFICACION En el año 2004 es promulgada la Ley 909, que tiene por objetivo “la regulación del sistema de empleo público y el establecimiento de los principios básicos que deben regular el ejercicio de la gerencia pública”. Esta Ley, es aplicable a todas aquellas personas que prestan servicios personales remunerados, con vinculación legal y reglamentaria, en los organismos y entidades de la Administración Pública. En este entendido, los empleos que se encuentran dentro del Sistema de Carrera Administrativa en el Municipio de Villa de Leyva – Boyacá deberán ajustarse a lo ordenado por esta Ley, dado que en ella se expresa, que hacen parte de la función pública, entre otros, los empleos públicos de carrera y que, por tanto, es aplicable a los empleados de las entidades del nivel territorial: departamentos, Distrito Capital, Distritos, Municipios y sus entes descentralizados. De igual forma, la Ley determina que cada entidad deberá desarrollar su propio Sistema de Evaluación del Desempeño, acorde con los criterios legalmente establecidos y que deberá presentarlo para aprobación de la Comisión Nacional del Servicio Civil. En este sentido, la Comisión Nacional del Servicio Civil ha promulgado el Acuerdo 07 del 5 de Diciembre de 2006 - Por el cual se señalan los criterios legales y se establecen las Directrices de la CNSC para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba-, la Resolución 1534 del 5 de diciembre de 2006 - Por la cual se establecen las directrices para que las entidades desarrollen y adopten sistemas propios para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba y se establece el Sistema Tipo- y la “Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba”, instrumentos a los que deberán ajustarse quienes intervengan en el proceso de Evaluación en cada una de las entidades. En atención a estos preceptos legales y, una vez efectuado el diagnóstico externo e interno del Municipio, a continuación se presenta el SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO

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DE VILLA DE LEYVA – BOYACÁ, que tendrá por objetivo contribuir al cumplimiento de los principios y fines de la función publica consagrados en la Constitución Política y las actuales Leyes, y a la implementación y desarrollo en el municipio de los criterios legales y directrices que la Comisión Nacional del Servicio Civil ha establecido para tal fin. Todo ello estructurado a partir de la primacía del merito, las competencias laborales y la responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado, como base para el logro de la efectiva prestación de los servicios a su cargo.

6.2 PROCEDIMIENTO A continuación se establece el procedimiento que deberán seguir los intervinientes en el proceso de Evaluación del Desempeño Laboral, de acuerdo con el instrumento de Evaluación, Formato 001. (Ver Anexo E)

6.2.1 Fases de la Evaluación del Desempeño Laboral.

• Primera fase: Planear la evaluación. En esta fase de planeación, el jefe inmediato y el evaluado deben llegar a un acuerdo sobre los resultados esperados, los parámetros a evaluar y los criterios aplicables al desempeño en cada compromiso para poder valorar el resultado general. El tiempo previsto para este acuerdo son los quince días siguientes a una evaluación definitiva (ordinaria o extraordinaria) o cuando los planes institucionales sufran modificaciones significativas.

Todo cuanto contribuya de manera significativa al logro de las metas institucionales debe ser contemplado en este proceso.

Son tres las actividades a realizar, así:

1. Definir compromisos (Unidades y elementos de competencia)

para el período a evaluar. La técnica para formular los compromisos, tanto en términos de contribuciones y metas individuales como de competencias comportamentales, es su formulación en una frase que contenga un verbo, un objeto y una condición.

73

El verbo debe ser activo, o sea, indicar un resultado que sea observable y verificable.

El objeto es la concreción del resultado (producto o servicio) esperado.

La condición especifica las características de calidad que debe cumplir el resultado esperado.

Los compromisos o parámetros de evaluación son la base para realizar la Evaluación del Desempeño laboral del empleado; se organizan en:

- Unidades y elementos de competencia: función asignada al

empleado, diferente de las demás y que tiene significado y valor independiente. La unidad de competencia está integrada por un conjunto de partes denominadas elementos de competencia que expresan lo que el empleado debe ser capaz de hacer en el trabajo, de acuerdo con unos criterios de desempeño y en un contexto determinado.

- Metas a alcanzar en cada unidad con su respectiva dimensión

(cantidades, calidades, grados): se dimensionan en términos cuantitativos (números, porcentajes, proporciones o cualitativos (características, grados, especificaciones, de acuerdo con la naturaleza del resultado.

- Criterios con los que se evaluarán los logros alcanzados:

conjunto de atributos o características de calidad que deberán presentar tanto los resultados obtenidos como el desempeño mismo del empleado en la realización de cada elemento de competencia; precisan el cómo y el qué se espera del desempeño del empleado que es el objeto de evaluación.

- Evidencias requeridas para demostrar el cumplimiento de los

compromisos: pruebas incontrovertibles del desempeño competente del empleado en la realización de su trabajo.

2. Definir criterios y evidencias de desempeño laboral.

3. Asignar peso relativo a cada unidad y elemento y a cada

evidencia. El valor total (100%) de la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados se debe distribuir entre las contribuciones y metas individuales y las competencias comportamentales, de manera que refleje la importancia e

74

impacto en el suministro de bienes y servicios a cargo de la entidad.

El peso asignado a las contribuciones y metas individuales y a las competencias comportamentales se distribuye, a su vez, entre las unidades de competencia que las integren. El peso asignado a cada unidad se distribuye entre sus elementos. Los plazos, condiciones y cuantías de entrega de productos o de presentación de resultados deben tomar en cuenta las situaciones imprevistas que se presenten durante el período objeto de evaluación, así como los márgenes de error o porcentajes de cumplimiento que sean aceptables.

• Segunda fase: Ejecutar el proceso de evaluación. Esta fase comprende las siguientes actividades:

1. Realizar el seguimiento al desempeño del empleado: El

seguimiento consiste en el acompañamiento y orientación constante que se debe ofrecer al empleado para su desempeño normal, buscando siempre el logro de resultados en grado de excelencia, razón por la cual se deben verificar frecuentemente los avances alcanzados, las causas de los incumplimientos y aplicar las medidas preventivas y correctivas o de mejoramiento, según el caso.

2. Conformar el Portafolio de Evidencias: El Portafolio de Evidencias

es el conjunto de pruebas requeridas y recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar la competencia laboral del empleado, sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales y su potencial de desarrollo profesional y se basa en las ejecuciones y logros obtenidos por el empleado durante dicho período.

Este proceso es una selección deliberada y sistemática de hechos, datos y referentes, convenida entre evaluador y evaluado, que busca dar a conocer los esfuerzos, progresos y estrategias que sigue el empleado para lograr los objetivos con los cuales está comprometido.

El acopio de evidencias es la inclusión en el portafolio, de acuerdo con el procedimiento establecido, de los documentos, datos o hechos convenidos en la primera fase de este proceso.

75

3. Prescribir acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento: La Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública (NTCGP 1000.2004, Nos. 3.1 y 3.2) define de la siguiente manera las acciones preventivas y correctivas:

- Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para

eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad. NOTA 2 La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. NOTA 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

- Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

• Tercera fase: Verificar el cumplimiento de los compromisos. La fase de verificación del cumplimiento de compromisos se realiza al finalizar cada período de evaluación parcial, semestral o eventual, en la evaluación extraordinaria y al finalizar el período de prueba.

A diferencia de las revisiones periódicas que se efectúan durante el período objeto de evaluación, esta verificación se debe realizar en los plazos y casos contemplados en la Ley, en las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil y de acuerdo con la metodología establecida en el sistema de Evaluación del Desempeño que adopte la entidad.

Esta fase comprende las siguientes actividades:

1. Comparar los logros obtenidos contra compromisos adquiridos en

relación con las contribuciones y metas y, las competencias comportamentales. Al comparar los logros obtenidos contra los compromisos adquiridos se debe tener en cuenta que estos últimos han sido fijados en función del cumplimiento de las metas institucionales de responsabilidad del área dentro de la cual se desempeña el empleado.

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2. Valorar los resultados alcanzados por el empleado (Aplicar criterios de evaluación). En la primera fase del proceso de evaluación se definieron los compromisos (contribuciones y metas individuales y competencias comportamentales), se le asignó un peso relativo o valor porcentual a cada unidad, a cada elemento de competencia y a cada evidencia, de acuerdo con su importancia e impacto esperado para la consecución de las metas institucionales.

En esta tercera fase, al valorar el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos se procede así:

a) Verifique si se obtuvo el resultado esperado y en qué

proporción, de acuerdo con la meta establecida. b) Verifique si dicho resultado cumple con todos y cada uno de

los criterios establecidos. c) Verifique que en el Portafolio de Evidencias se encuentren las

evidencias requeridas que comprueban el resultado anterior. d) Asigne los valores obtenidos por el empleado en cada

elemento de cada unidad, así:

Si las tres (3) condiciones anteriores (a), b) y c)) se cumplen, la valoración que se debe asignar es del 100% del valor establecido para ese resultado.

Si no se cumplen las condiciones anteriores, la

valoración asignada debe corresponder proporcionalmente al porcentaje de la meta alcanzada y al cumplimiento de los criterios fijados, de acuerdo con la importancia y el impacto que representen para el logro de las metas institucionales.

Si una de las tres condiciones señaladas en a), en b) ó

en c) supera lo esperado, la valoración que se asigne al resultado en mención estará entre el 1% y el 10% adicional al valor establecido para dicho resultado.

Si el resultado no coincide con lo esperado o es inferior

al 50%, se le asignará un valor entre cero (0) y un máximo del 50% del valor del elemento, según corresponda.

6.2.2 Identificación de cada uno de los intervinientes en el proceso de

Evaluación del Desempeño Laboral en el Municipio, así como la oportunidad y naturaleza de sus actuaciones. En este punto se debe

77

describir los participantes de la Evaluación del Desempeño Laboral dentro de la estructura de la Administración Central municipal a saber:

• El Evaluado. De acuerdo con la Ley 909 de 2004, la Evaluación del Desempeño laboral es aplicable a los empleados de carrera administrativa o en periodo de prueba de las entidades y organismos del Estado de los órdenes nacional y territorial que se rigen por esta Ley. En este sentido existen actualmente en la Administración Central Municipal 27 cargos cuya vinculación esta perneada por el sistema de carrera que, de acuerdo con su nivel, son los que se describen a continuación:

En el Nivel Profesional

Un (1) Comisario de Familia Código 202

En el Nivel Técnico

Cinco (5) Técnicos Administrativos Código 367 a saber:

• Un (1) Técnico de Personal y Almacén General a cargo de la secretaría

General y de Gobierno • Un (1) Técnico Biblioteca y Archivo a cargo de la secretaría General y de

Gobierno • Un (1) Técnico en Contabilidad a cargo de la Secretaría de Hacienda • Un (1) Técnico en Presupuesto Contabilidad a cargo de la Secretaría de

Hacienda • Un (1) Técnico en Recaudo a cargo de la Secretaría de Hacienda

Dos (2) Técnicos Operativos Código 314 de la Unidad Municipal de Asistencia Técnica y Agropecuaria –UMATA-

En el Nivel Asistencial

Tres (3) Auxiliares Administrativos Código 407 a saber:

• Dos (2) a cargo de la Secretaría General y de Gobierno • Uno (1) – Supervisor- a cargo de la Secretaría de Infraestructura Física

Un (1) Secretario Ejecutivo del Despacho del Alcalde Código 438

Ocho (8) Secretarías Código 440 a saber:

• Dos (2) a cargo de la Secretaría General y de Gobierno • Una (1) a cargo de la Comisaría de Familia • Una (1) a cargo de la Secretaría de Planeación y Control Interno

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• Una (1) a cargo de la Secretaría de Infraestructura Física • Una (1) a cargo de la Secretaría de Desarrollo Social y Comunitario • Una (1) a cargo de la UMATA • Una (1) a cargo de la Dirección de Cultura y Turismo

Un (1) Inspector Código 416 de la Secretaría de Planeación y Control Interno

Tres (3) Auxiliares de Servicios Generales Código 470 a saber:

• Uno (1) a cargo del Despacho del Alcalde • Dos (2) a cargo de la Secretaría General y de Gobierno

Un (1) Celador Código 477 a cargo de la Secretaría General y de Gobierno

Un (1) Guardián Código 485 a cargo de la Secretaría General y de Gobierno Un (1) Conductor Mecánico Código 482 a cargo de la Secretaría de Infraestructura Física

• Los Evaluadores: En concordancia con el Acuerdo 07 de 2006, el responsable de evaluar será el jefe inmediato del empleado de carrera. Sin embargo, advierte la Comisión, es valida la opción de establecer que el evaluador sea una Comisión Evaluadora o un empleado diferente al jefe inmediato, pero éste debe ser de Libre Nombramiento y Remoción. Cuando el jefe inmediato sea un empleado de carrera administrativa o vinculado a través de nombramiento provisional, se podrá optar entre cambiar al evaluador por uno de libre nombramiento y remoción o conformar una Comisión Evaluadora, la cual, actuará como un solo evaluador. No obstante, al conformar una Comisión Evaluadora, deberá haber siempre un empleado de libre nombramiento y remoción el cual, debe ocupar, por lo menos, un empleo de nivel o grado superior al del empleado a evaluar.

En este sentido, los empleados de período se asimilarán a empleados de libre nombramiento y remoción y en todos los

79

casos los responsables de evaluar deben estar ocupando un empleo de grado o nivel superior al del empleado a evaluar. De esta manera, en primer lugar, se debe señalar el empleo, nomenclatura, código y área del jefe inmediato de cada uno de los empleados de carrera señalados anteriormente así:

Tabla 7 INTERVINIENTES EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EMPLEADOS A EVALUAR: NOMENCLATURA, ÁREA, JEFE INMEDIATO EVALUADOR: FORMA DE VINCULACIÓN – MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

No. EMPLEADO A EVALUAR

AREA O DEPENDENCIA

EVALUADOR JEFE INMEDIATO

FORMA DE VINCULACIÓN

1 Comisario de Familia

Código 202 Secretaría General y

de Gobierno

Secretario de Despacho (General y de Gobierno) Código

020

Libre Nombramiento y

Remoción

2

Técnico Administrativo Código

367 (Técnico de Personal y Almacén

General)



020


Remoción

3


367 (Técnico Biblioteca y Archivo)



020


Remoción

4


367 (Técnico en Contabilidad)



020


Remoción

5


367 (Técnico en Presupuesto)


Secretario de Despacho (Hacienda)

Código 020


Remoción

6


367 (Técnico en Recaudo)


Secretario de Despacho (Hacienda)

Código 020


Remoción

7 Técnico Operativo

Código 314 UMATA Director Técnico

(UMATA) Código 009


Remoción

8 Técnico Operativo

Código 314 UMATA Director Técnico

(UMATA) Código 009


Remoción

9 Auxiliar Administrativo


de Gobierno


020


Remoción



de Gobierno


020


Remoción

80


Código 407 (Supervisor)

Secretaría de Infraestructura Física


(Infraestructura Física) Código 020


Remoción

12 Secretario Ejecutivo Código 438

Despacho del Alcalde Alcalde Municipal Código 005

Elección popular

13 Secretaría Código 440

Comisaría de Familia

Comisario de Familia Código 202

Carrera Administrativa

14 Secretaría Código

440 Secretaría General y

de Gobierno


020


Remoción


440 Secretaría General y

de Gobierno


020


Remoción


440

Secretaría de Planeación y Control

Interno

Secretario de Despacho (Planeación

y Control Interno) Código 020


Remoción


440 Secretaría de

Infraestructura Física




Remoción


440

Secretaría de Desarrollo Social y

Comunitario

Secretario de Despacho (Desarrollo Social y Comunitario)

Código 020


Remoción


440 UMATA Director Técnico

(UMATA) Código 009


Remoción


440 Dirección de Cultura y

Turismo

Director Administrativo (Cultura y Turismo)

Código 009


Remoción

21 Inspector Código 416 Secretaría de

Planeación y Control Interno

Secretario de Despacho (Planeación

y Control Interno) Código 020


Remoción

22 Auxiliar de Servicios Generales Código

470 Despacho del Alcalde

Alcalde Municipal Código 005

Elección Popular


470



020


Remoción


470



020


Remoción

25 Celador Código 477 Secretaría General y

de Gobierno


020


Remoción

81

26 Guardián Código 485

Secretaría General y

de Gobierno


020


Remoción

27 Conductor Mecánico

Código 482 Secretaría de





Remoción


Como se puede observar, de acuerdo con el Manual Especifico de Funciones y de Competencias laborales para la Administración Central Municipal, en la actualidad, para el cargo de Secretaría Código 440 de la Comisaría de Familia del municipio, el jefe Inmediato es un empleado de Carrera Administrativa lo cuál implica que, para efectos de desarrollar el Sistema de Evaluación, se deberá conformar la respectiva Comisión Evaluadora. Por otro lado, para los demás cargos de carrera que componen la planta de personal, los jefes inmediatos son de Libre Nombramiento y Remoción – excepción del Alcalde Municipal que es de Elección Popular - por lo cuál, serían los principales evaluadores. No obstante, el municipio acoge la disposición de que el evaluador pueda ser: - Una Comisión Evaluadora cuando la estructura

administrativa del municipio determinara que los jefes inmediatos sean de carrera administrativa. Dicha Comisión estaría conformada, como mínimo, por el Jefe inmediato y un empleado de libre Nombramiento y Remoción - y actuará como un solo evaluador – ó,

- Un empleado de libre Nombramiento y Remoción designado

por el jefe de la entidad.

Los evaluadores deberán seguir la metodología contenida en este instrumento (Formato 001 y el instructivo de diligenciamiento correspondiente) y en los términos señalados para tal fin. El incumplimiento de este deber constituye falta grave y será sancionable disciplinariamente, sin perjuicio de que se cumpla con la obligación de evaluar y aplicar rigurosamente el procedimiento señalado. De la misma manera se advierte que, cuando el empleado responsable de evaluar se retire del servicio sin efectuar las evaluaciones que le correspondían, estas deberán ser realizadas

82

por su superior inmediato o por el empleado que para el efecto sea designado por el Jefe de la entidad. Si el empleado continúa en la entidad mantiene la obligación de realizarla y deberá motivar y notificar las calificaciones anual y extraordinaria ante la Comisión Nacional del Servicio Civil.

En caso de que la Evaluación del Desempeño de un empleado de carrera o en periodo de prueba resultase No Satisfactoria, es deber del evaluador notificar, al jefe de personal o a quien haga sus veces, esta situación para efectos de que se declare la insubsistencia del nombramiento mediante resolución motivada del jefe de la entidad.

En todo caso, corresponde al jefe de personal o a quien haga sus veces, velar por la oportuna y adecuada aplicación del Sistema de Evaluación, para lo cuál debe capacitar a los evaluados y evaluadores sobre las normas y procedimientos que rigen la materia, suministrar oportunamente los formularios y los demás apoyos necesarios para proceder a las evaluaciones y realizar estudios tendientes a comprobar las bondades del sistema de evaluación aplicado y propender por su mejoramiento.

• La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y la Oficina de Planeación: De acuerdo con la Ley 909 de 200453, El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las áreas, con el fin de que sean tomadas en cuenta en la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual debe hacer seguimiento para verificar su estricto cumplimiento.

Para el caso del Municipio de Villa de Leyva, el área encargada de llevar a cabo esta función será la Secretaría de Planeación y Control Interno quien tiene como propósito principal “Generar mecanismos y alternativas tendientes a que el territorio municipal, se desarrolle física, social, económica y ambientalmente de una manera controlada, armónica y enmarcada dentro de los planes de desarrollo Nacional, Departamental y el municipal; así como planear, dirigir y organizar el sistema de control interno para la

53 CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 909 de 23 de Septiembre de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Bogotá: CR: 2004. Artículo 39.

83

adecuada formulación y desarrollar planes, programas y proyectos municipales”54.

6.2.3 Concertación de los Compromisos a Evaluar. Una vez definidos los compromisos a evaluar en el periodo, éste acuerdo deberá ser firmado por los participantes los cuales, deberán escribir su Nombre, Documento de Identidad y su Firma.

• Fecha de Concertación: En este aparte se deberá escribir la Fecha (día/mes/año) en la cuál los compromisos a evaluar fueron concertados.

6.2.4 Identificación de la (s) Meta (s) Institucional (es) a cuya realización contribuye el empleo. Entendiendo las metas institucionales como los resultados esperados del desempeño de la entidad, como respuesta a las demandas de los usuarios y beneficiarios, expresados en términos de calidad, magnitud o cantidad, se deberá identificar aquella Meta Institucional a cuya realización contribuye el empleo del cuál es titular el empleado a evaluar.

6.2.5 Identificación del Propósito Principal en cada uno de los empleos de

carrera. El propósito principal del empleo se establece como la intención fundamental y única que persigue cada empleo para cumplir con la misión institucional. Dicho propósito es la descripción de su objeto fundamental y debe agrupar todas aquellas contribuciones que hace el empleado en el ejercicio de cada función asignada al cargo. El propósito principal, junto con las funciones asignadas al cargo, describen lo que es necesario hacer o lograr en términos de resultados y deberá estar consignado en el respectivo Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales.

Para el caso de los empleos de carrera de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva, el propósito principal esta definido en el Decreto 025 del 12 de Abril del 2006 – Por medio del cual se ajusta el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Alcaldía Municipal de Villa de Leyva -. A manera de ejemplo, se describe a continuación el propósito principal

54 ALCALDÍA MUNICIPAL. Decreto 025 de abril 12 de 2006 Por medio del cual se ajusta el manual especifico de funciones y competencias laborales para los empleos de la planta de personal de la alcaldía municipal de Villa de Leyva. Villa de Leyva: 2006.

84

del cargo Comisario de familia e Inspector Municipal de Policía, Código 202, Grado 06:

Propósito Principal:

“Atender e Intervenir en los conflictos relacionados con menores de edad, la familia, la tranquilidad, la salubridad y la seguridad, para promover el orden y la convivencia ciudadana en el Municipio de Villa de Leyva”.

De esta manera, de acuerdo con el área de desempeño especifica, se observa que el propósito principal resume y agrupa las funciones asignadas al cargo y define lo que es su misión o el objeto que tiene y lo que justifica su utilidad y, por ende, su existencia. Este propósito principal deberá ser redactado conforme esta expresado en el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales (Decreto 025 de 2006) en el NUMERAL 2.2 PROPOSITO DEL EMPLEO.

6.2.6 Identificación de las Contribuciones Individuales (Unidades de

Competencia) referidas al Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales y a los Planes, programas y Proyectos Institucionales en cada uno de los empleos de carrera. Las contribuciones individuales se refieren al conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en términos de resultados observables como consecuencia de la realización del trabajo. Describen en forma detallada lo que el evaluado, ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idóneo. Estas contribuciones se identifican con base en lo establecido en el Manual Especifico de Funciones y con los propósitos, objetivos y metas institucionales para el periodo de evaluación, en el marco del correspondiente Plan Desarrollo Municipal y los Acuerdos de gestión de cada Área.

La definición de estas contribuciones individuales deberá permitir establecer

un juicio objetivo acerca del desempeño del empleado, para lo cuál, se deberán concertar aquellas contribuciones que sean medibles, cuantificables y basadas en hechos comprobables, de tal manera que se pueda llevar a cabo un seguimiento objetivo que demuestre su cumplimiento.

Dicha definición deberá cumplirse en los primeros quince (15) días de cada

período de evaluación y, deberán ser concertadas y delimitadas entre el

85

empleado a evaluar, el evaluador o jefe inmediato y el segundo evaluador o empleado de Libre Nombramiento y Remoción, según el caso.

De esta manera, para la definición de las contribuciones individuales de los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central de Villa de Leyva, se deberá consultar el Acuerdo 025 de 2006 - Por medio del cual se ajusta el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Alcaldía Municipal-, así como los planes, programas y proyectos institucionales y los Acuerdos de gestión de cada Área, que se estén ejecutando o se prevea ejecutar durante el periodo de evaluación.

Se podrán determinar las contribuciones que se estimen necesarias, sin que en ningún caso se determinen menos de dos (2).

• Meta (Cuantificación de la Contribución Individual). Se

estima pertinente que, una vez concertadas las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia), se identifique de manera independiente la meta a alcanzar en el marco de cada contribución. Entendiendo la meta como la parametrización del resultado esperado durante el periodo, en el cuadro respectivo, se deberá fijar el producto, en términos cuantificables, que permita verificar el cumplimiento de la contribución.

A manera de ejemplo, se ilustra una contribución individual –hipotética- para el cargo Comisario de familia e Inspector Municipal de Policía, Código 202, Grado 06 en la cuál, es posible fijar una meta específica cuantificable, de tal manera que, al final del periodo de evaluación, se podrá verificar el logro de la contribución concertada de manera más sencilla y objetiva:

Tabla 8 EJEMPLO: CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL Y META A ALCANZAR PARA EL CARGO COMISARIO DE FAMILIA E INSPECTOR MUNICIPAL DE POLICÍA, CÓDIGO 202, GRADO 06

CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL META A ALCANZAR

Inspección y verificación de la documentación en los establecimientos comerciales que funcionan en el Municipio para comprobar que cumplan con los requisitos legales para su funcionamiento de conformidad con la Ley 232 de 1995.

Inspección y verificación 20 de establecimientos

comerciales.


86

La meta propuesta para la contribución será la Inspección y verificación de 20 establecimientos comerciales. Esta cuantificación del resultado obtenido para la contribución, permitirá tener un criterio de evaluación objetivo, por cuanto el punto de referencia para asignar la calificación será la inspección y verificación de los 20 establecimientos. Todas las Contribuciones Individuales concertadas deberán tener un criterio de evaluación medible y/o cuantificable.

• Fecha de Entrega. La fecha en la que el empleado deberá hacer

entrega de los resultados y/o productos alcanzados se consignará con el fin de facilitar el seguimiento y verificación de las contribuciones individuales durante el periodo de evaluación. De esta manera, a cada Contribución Individual se deberá fijar una fecha de entrega de los resultados al inicio de cada periodo de evaluación.

• Valor Asignado en Puntos. En este aparte se señala el valor

asignado en puntos, que el empleado podrá obtener por el cumplimiento de cada una de las contribuciones individuales consignadas en el formato, de acuerdo con su desempeño. De esta manera al seleccionar las contribuciones individuales, el valor asignado en puntos se definirá de acuerdo con la importancia que cada contribución represente tanto para desempeño institucional, así como para el cumplimiento de los objetivos y metas del área. Cada contribución debe tener un valor asignado en puntos, pero la sumatoria de todos los valores no podrá exceder sesenta (60) puntos, que es el valor total asignado a la Evaluación de las Contribuciones Individuales.

• Puntos Obtenidos. En este espacio se debe señalar el puntaje

obtenido por el empleado para cada Contribución Individual como resultado del cumplimiento de las metas fijadas y de las evidencias aportadas que lo soporten.

En este sentido, se estima que en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y Determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados, la puntuación que se vaya asignando estará determinada por el seguimiento mensual a la Contribución Individual contenida en el Formato de Evaluación No. 002. Este puntaje se obtendrá sumando los puntos asignados en cada mes

87

por el cumplimiento de la contribución para cada periodo de evaluación. El puntaje obtenido deberá oscilar dentro del rango establecido por la escala de puntuación asignada a cada contribución.

• Subtotal en puntos Evaluación Contribuciones y Metas

Individuales. Al Finalizar el período de evaluación, se deberá identificar el subtotal en puntos obtenido por el empleado como consecuencia del cumplimiento de los compromisos concertados. Este puntaje se obtendrá del TOTAL EVALUACIÓN SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia), contenido en el formato de Evaluación No. 002, que será el resultado de sumar los puntos asignados en el seguimiento mensual de todas las contribuciones.

• Subtotal de Puntos que es posible Obtener / obtenidos. En

este mismo sentido, se estima un margen para las realizaciones que superen lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación. De esta manera, se deberán establecer los puntos adicionales obtenidos del SUBTOTAL EN PUNTOS QUE ES POSIBLE OBTENER/OBTENIDOS, contenido en el formato de Evaluación No. 002, de tal suerte que el subtotal de la evaluación de las contribuciones y metas individuales no exceda sesenta y seis (66) puntos.

6.2.7 Identificación de las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel Jerárquico (Unidades de Competencia).

• Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico. Las

competencias comportamentales, junto con los requisitos de estudio y experiencia y las competencias funcionales del empleo, determinan la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo - competencia laboral de una persona -.

88

Las competencias comportamentales por Nivel jerárquico, se entienden como el conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares para el desempeño del empleo, según su nivel jerárquico.

Estas competencias se encuentran definidas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales de acuerdo con el Artículo 8 del Decreto 2539 de 2005, que define las competencias comportamentales mínimas establecidas para cada empleo de acuerdo con el nivel jerárquico, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Responsabilidad por personal a cargo. • Habilidades y aptitudes laborales. • Responsabilidad frente al proceso de toma de decisiones. • Iniciativa de innovación en la gestión. • Valor estratégico e incidencia de la responsabilidad.

• Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos. De acuerdo con el Decreto 2539 del 2005, todo los servidores públicos a quienes les aplican los Decretos 770 y 785 de 2005 deberán poseer y evidenciar determinadas competencias - que están definidas en el articulo 7º- las cuales, deberán estar plasmadas en el respectivo Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales. Estas competencias definen el comportamiento laboral requerido en los empleados para el cumplimiento de sus funciones y la prestación de los servicios en el Estado.

Estas competencias son:

Tabla 9 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS DE ACUERDO CON EL DECRETO 2539 DE 2005

COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS

Orientación a resultados

Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad.

? Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. ? Asume la responsabilidad por sus resultados. ? Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. ? Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los

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objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan.

Orientación al usuario y al ciudadano

Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.

? Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general. ? Considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos o servicios. ? Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. ? Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. ? Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros.

Transparencia Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental.

? Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos. ? Facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad en que labora. ? Demuestra imparcialidad en sus decisiones. ? Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. ? Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.

Compromiso con la

Organización

Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales.

? Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. ? Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. ? Apoya a la organización en situaciones difíciles ? Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.

Fuente: Congreso de la Republica. Decreto 2539 de Julio 22 de 2005

90

Para efectos de realizar la Evaluación de las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y por nivel jerárquico, se deberán identificar mínimo dos (2) competencias comportamentales que estén asociadas a las contribuciones individuales y a las metas y/o compromisos concertados, de acuerdo con el nivel jerárquico en que se encuentre el empleado. De otra parte se deberán identificar mínimo dos (2) competencias comunes a los Servidores Públicos donde, en todo caso, se deberá evaluar “el Compromiso con la Organización”, competencia que se constituye como esencial en el proceso de evaluación, debido a la importante vocación turística del municipio, tal y como se define a continuación:

Tabla 10 COMPETENCIA COMPORTAMENTAL COMUN A LOS SERVIDORES PUBLICOS “COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN PARA LOS EMPLEOS DE CARRERA MUNICIO DE VILLA DE LEYVA

COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA

CONDUCTAS ASOCIADAS

Compromiso con la Organización

Alinear el propio comportamiento a las

necesidades, prioridades y metas organizacionales

Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. Antepone las necesidades de la organización ante sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. Colabora como apoyo en los eventos y festivales que el Municipio organiza en razón de su vocación turística.

Fuente: Alcaldía Municipal de Villa de Leyva. Decreto 025 de Abril 12 de 2006.

Este proceso se llevará a cabo dentro de los primeros quince (15) días de cada período de evaluación. Para una mejor ilustración, continuamos con el ejemplo del cargo Comisario de familia e Inspector Municipal de Policía, Código 202, Grado 06, que es un cargo de Nivel Profesional dentro de la estructura administrativa del municipio. En este sentido, el Decreto 2539 de 2005 establece las competencias comportamentales para los empleos de este nivel jerárquico, las cuales se encuentran consignadas en el Decreto 025 de 2006 –por el cuál se ajusta el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Alcaldía Municipal de Villa de Leyva – como se muestra a continuación:

91

Tabla 11 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERARQUICO55 - NIVEL PROFESIONAL - DE ACUERDO CON EL DECRETO 2539 DE 2005

COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA

COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS

Aprendizaje Continuo

Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener altos estándares de eficacia organizacional.

? Aprende de la experiencia de otros y de la propia. ? Se adapta y aplica nuevas tecnologías que se implanten en la organización. ? Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíos que se presentan en el desarrollo del trabajo. ? Investiga, indaga y profundiza en los temas de su entorno o área de desempeño. ? Reconoce las propias limitaciones y las necesidades de mejorar su preparación. ? Asimila nueva información y la aplica correctamente.

Experticia profesional

Aplicar el conocimiento profesional en la Resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral.

? Analiza de un modo sistemático y racional los aspectos del trabajo, basándose en la información relevante. ? Aplica reglas básicas y conceptos complejos aprendidos. ? Identifica y reconoce con facilidad las causas de los problemas y sus posibles soluciones. ? Clarifica datos o situaciones complejas. ? Planea, organiza y ejecuta múltiples tareas tendientes a alcanzar resultados institucionales.

Trabajo en Equipo y

Colaboración

Trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecución de metas institucionales comunes.

? Coopera en distintas situaciones y comparte información. ? Aporta sugerencias, ideas y opiniones. ? Expresa expectativas positivas del equipo o de los miembros del mismo. ? Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales. ? Establece diálogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad. ? Respeta criterios dispares y distintas opiniones del equipo.

Creatividad e Innovación

Generar y desarrollar nuevas ideas, conceptos, métodos y soluciones.

? Ofrece respuestas alternativas. ? Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas. ? Desarrolla nuevas formas de hacer y

55 CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto 2539 del 22 de Julio de 2005. Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos Ley 770 y 785 de 2005. Bogotá: CR: 2005. Artículo 8.

92

tecnologías. ? Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales. ? Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas específicas.

Se agregan cuando tengan personal a cargo:

COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA

COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS

Liderazgo de Grupos de

Trabajo

Asumir el rol de orientador y guía de un grupo o equipo de trabajo, utilizando la autoridad con arreglo a las normas y promoviendo la Efectividad en la consecución de objetivos y metas institucionales.

? Establece los objetivos del grupo de forma clara y equilibrada. ? Asegura que los integrantes del grupo compartan planes, programas y proyectos institucionales. ? Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir. ? Facilita la colaboración con otras áreas y dependencias. ? Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo. ? Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas. ? Garantiza que el grupo tenga la información necesaria. ? Explica las razones de las decisiones.

Toma de decisiones

Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema y tomar las acciones concretas y consecuentes con la elección realizada.

? Elige alternativas de solución efectivas y suficientes para atender los asuntos encomendados. ? Decide y establece prioridades para el trabajo del grupo. ? Asume posiciones concretas para el manejo de temas o situaciones que demandan su atención. ? Efectúa cambios en las actividades o en la manera de desarrollar sus responsabilidades cuando detecta dificultades para su realización o mejores prácticas que pueden optimizar el desempeño. ? Asume las consecuencias de las decisiones adoptadas. ? Fomenta la participación en la toma de decisiones.

Fuente: Congreso de la Republica. Decreto 2539 de Julio 22 de 2005

Con base en los anteriores criterios, en el ejemplo se toman cuatro competencias comportamentales que están sujetas al desempeño del empleado, de acuerdo con su nivel jerárquico, y directamente

93

relacionadas con los compromisos que deberá alcanzar en el periodo de evaluación, y dos competencias comunes a los Servidores Públicos que el empleado deberá evidenciar como acreditación del mérito, principio rector de este sistema.

En el ejemplo, se toman las siguientes competencias:

Tabla 12 EJEMPLO: COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS Y POR NIVEL JERÁRQUICO DE ACUERDO CON EL DECRETO 2539 DE 2005 PARA EL CARGO COMISARIO DE FAMILIA E INSPECTOR MUNICIPAL DE POLICÍA, CÓDIGO 202, GRADO 06

No.

2.3.2 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS

(Unidades de Competencia) De acuerdo con el Decreto 2539 de 2005

Valor Asignado en

Puntos

Puntos obtenidos

1 Compromiso con la Organización 10 2 Transparencia 10

2.3.2.1 SUBTOTAL EN PUNTOS EVALUACION COMPETENCIAS COMUNES

20

2.3.2.2 SUBTOTAL EN PUNTOS QUE ES POSIBLE OBTENER/OBTENIDOS

22

No.

2.3.3 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO

(Unidades de Competencia) De acuerdo con el Decreto 2539 de 2005

Valor Asignado en

Puntos

Puntos obtenidos

1 Aprendizaje Continuo 5 2 Experticia profesional 5 3 Trabajo en Equipo y Colaboración 5 4 Toma de decisiones 5

2.3.3.1 SUBTOTAL EN PUNTOS EVALUACION COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL

JERÁRQUICO 20

2.3.3.2 SUBTOTAL EN PUNTOS QUE ES POSIBLE OBTENER/OBTENIDOS

22


De la misma manera como se definieron las ponderaciones para las contribuciones individuales, se deberá determinar el valor asignado en puntos que podrá alcanzar el evaluado, como resultado de su desempeño, en la calificación de cada Competencia Comportamental. En este sentido, el valor asignado en puntos dependerá de la importancia e impacto que la demostración de la competencia tenga, tanto para el área especifica de desempeño, como para la institución y la eficiente prestación de los servicios a su cargo. El puntaje asignado será definido de tal manera que el puntaje total máximo a obtener en las Competencias Comportamentales no exceda veinte (20) puntos.

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Igualmente, en las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos será definido el puntaje asignado de tal manera que el puntaje total no exceda veinte (20) puntos. Finalmente, con base en los valores asignados en puntos, el evaluador deberá asignar la calificación obtenida por el empleado de acuerdo con el comportamiento observado y su impacto en el área y en la prestación del servicio y con las evidencias aportadas para soportarlas. Esta calificación deberá hacerse con base en el Sistema para la Evaluación de las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel jerárquico desarrollado en el Capitulo 8.

• Subtotal en puntos Evaluación Competencias

Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel Jerárquico. Al Finalizar el período de evaluación se deberá identificar el subtotal en puntos obtenido por el empleado en las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel Jerárquico, que será el resultado de sumar los puntos obtenidos por el desempeño de cada competencia concertada – en los términos definidos en el Sistema de Evaluación desarrollado –.

• Subtotal de Puntos que es posible Obtener / Obtenidos. En

este mismo sentido, se estima un margen para las realizaciones que superen lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación. De esta manera, se deberán establecer los puntos adicionales obtenidos de tal suerte que el total de la evaluación de las competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel Jerárquico no exceda veintidós (22) puntos, respectivamente.

6.2.8 Total en Puntos de los Compromisos a Evaluar. El total de puntos de los

Compromisos a Evaluar se obtiene sumando los siguientes factores:

• Subtotal en Puntos de las Contribuciones y Metas Individuales, • Subtotal en Puntos de las Competencias Comportamentales

Comunes a los Servidores Públicos y • Subtotal en Puntos de las Competencias Comportamentales por

Nivel Jerárquico.

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Una vez realizada la anterior suma, al finalizar el período de evaluación, escriba el puntaje obtenido en los compromisos a evaluar, que en ningún caso podrá exceder cien (100) puntos.

6.2.9 Total de Puntos que es Posible Obtener / Obtenidos. El total de puntos

que es posible obtener / obtenidos se obtiene sumando los siguientes factores:

• Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos de las Contribuciones y Metas Individuales,

• Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos de las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y

• Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos de las Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico.

Una vez realizada la anterior suma, al finalizar el período de evaluación, escriba el puntaje obtenido, si las realizaciones del evaluado han superado lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación. Este puntaje en ningún caso podrá exceder ciento diez (110) puntos.

6.2.10 Identificación del tipo de Evaluación de Desempeño a realizar. En

concordancia con el Acuerdo 07 de Diciembre de 2006, existen tres (3) tipos de Evaluación del Desempeño los cuales, dependen de la situación y el momento en el cuál se encuentre el empleado. Se debe señalar el tipo de Evaluación a realizar de acuerdo con los siguientes criterios:

• Evaluación Definitiva. Son evaluaciones definitivas:

- La evaluación anual u ordinaria: La evaluación anual u ordinaria abarca

el período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente. Se debe producir a más tardar el quince (15) de febrero de cada año e incluye dos evaluaciones parciales semestrales.

Cuando el empleado no haya servido la totalidad del año se califican los servicios correspondientes al período laboral cuando éste sea superior a treinta (30) días. Los períodos inferiores a este lapso serán calificados conjuntamente con el período siguiente.

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- La evaluación del período de prueba: El período de prueba es aquel

tiempo durante el cual el empleado deberá demostrar su capacidad de adaptación al empleo, su competencia en el desempeño laboral y su integración a la cultura institucional una vez surtido el proceso de selección y el nombramiento del empleado en el cargo.

De acuerdo con el Decreto 1227 de 2005, al finalizar el periodo de prueba deberá realizarse una evaluación donde se califiquen los criterios anteriormente descritos con base en los compromisos fijados al momento de la vinculación laboral del empleado. Al llevarse a cabo la Evaluación deberá efectuarse la correspondiente calificación con el fin de determinar la permanencia del empleado en el cargo para el cual fue nombrado y su inscripción en el Registro Público de Carrera Administrativa o, por el contrario, el retiro del empleado de la entidad en el evento en que la calificación resultará ser No-satisfactoria.

Durante el período de prueba, igualmente podrán llevarse a cabo

evaluaciones parciales que deberán comprender la totalidad del término de las siguientes situaciones:

- Cambio de evaluador. - Interrupción de dicho periodo en término igual o superior a veinte

(20) días continuos, caso en el cual el período de prueba se prolongará por el término que dure la interrupción.

- Por el lapso comprendido entre la última evaluación parcial, si la hubiere, y el final del período.

Superada la evaluación del período de prueba, se deben ajustar los compromisos para el período que resta para completar el período de evaluación anual u ordinaria si éste es superior a treinta (30) días.

- La evaluación extraordinaria: Se realizará cuando el jefe del organismo

la ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del empleado.

Esta evaluación solo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses de la última evaluación definitiva, comprenderá todo el período no evaluado y tendrá en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado.

Si la evaluación extraordinaria resultare satisfactoria, el lapso comprendido entre la fecha de dicha evaluación y el 31 de enero del año siguiente constituirá un nuevo período de evaluación. Durante este

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período se podrán realizar las evaluaciones parciales eventuales a que hubiere lugar.

• Evaluaciones Parciales Semestrales. Las evaluaciones parciales

semestrales son las dos (2) evaluaciones que conforman la evaluación anual u ordinaria, las cuales se realizarán así:

- Primera evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el

primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de agosto del mismo año.

- Segunda evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el primero (1) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de febrero de cada año.

• Evaluaciones Parciales Eventuales. Son evaluaciones parciales

eventuales del desempeño laboral de los empleados las que deben realizarse en los siguientes casos y circunstancias:

- Por cambio de evaluador. - Por cambio definitivo de empleo del evaluado, como resultado de un

traslado. - Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las

funciones del empleo por más de treinta (30) días calendario. - Por interrupción del período de prueba por un término igual o superior a

veinte (20) días calendario. - La que deba realizarse cuando se produzcan modificaciones a

consecuencia de cambios en los planes, programas o proyectos, siempre y cuando hayan transcurrido, por lo menos, treinta (30) días calendario a partir de la fecha de fijación de los compromisos.

- La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el final de la evaluación parcial semestral correspondiente.

Las evaluaciones parciales eventuales que se realicen tendrán un valor ponderado dentro de la evaluación parcial semestral, en proporción a los días correspondientes al período evaluado.

Estas evaluaciones deberán realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que las origine, con excepción de la ocasionada por cambio de jefe que deberá realizarse al retiro de éste.

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6.2.11 Consolidación de las Evaluaciones Parciales Eventuales. Según la reglamentación, si la evaluación realizada corresponde a una evaluación parcial eventual, se deberá establecer el puntaje ponderado, dentro de la evaluación semestral, obtenido por el empleado. Este valor estará determinado en proporción a los días del período parcial.

Para obtener la ponderación correspondiente a las evaluaciones parciales se deberá aplicar la formula propuesta y cuando, de manera especial, el período a evaluar sea superior a treinta días (30) e inferior a ciento ochenta (180), el divisor será igual a los días correspondientes a dicho período.

El resultado de la evaluación semestral será la sumatoria ponderada de los puntajes de las evaluaciones parciales, cuando procedan.

• Motivo de la Evaluación Parcial Eventual. Se deberá identificar la

situación que motiva la evaluación parcial eventual y, posteriormente, aplique la siguiente fórmula, según los días del periodo de evaluación parcial:

Evaluación Período Evaluado (EPE) X Días del Período Evaluado (DPE)

180 (Días correspondientes al semestre)

• (EPE) Evaluación Periodo Evaluado. Se deberá identificar el puntaje obtenido por el empleado en el total en puntos de los compromisos a evaluar o en el total de puntos que es posible obtener / obtenidos para el Periodo de Evaluación parcial.

• Puntos Obtenidos. Se identifica el valor obtenido, como resultado de

la aplicación de la fórmula anterior, que deberá estar expresado en puntos.

• Evaluación Semestral con Evaluaciones Parciales. Se consigna el

puntaje obtenido por el empleado en el semestre, que será la sumatoria de los puntajes obtenidos en las evaluaciones parciales eventuales.

6.2.12 Consolidación de la Evaluación Anual del Desempeño Laboral. La

evaluación Ordinaria o Anual o Evaluación Definitiva será el resultado de sumar las evaluaciones semestrales.

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Se debe identificar el resultado de sumar los puntajes obtenidos en cada Evaluación Semestral, posteriormente, al dividir éste resultado entre dos (2), se obtiene una puntuación con una escala máxima de ciento diez (110) puntos, valor correspondiente para realizar la respectiva calificación.

• Obtenido. En este aparte, se describe el puntaje obtenido al realizar

la anterior operación.

• Evaluación Extraordinaria. Si la evaluación realizada es Extraordinaria, se identifica el puntaje obtenido en esta evaluación para realizar la calificación correspondiente.

• Evaluación del Período de Prueba. Si la evaluación realizada es la

del Período de Prueba, se identifica el puntaje obtenido en esta evaluación para realizar la calificación correspondiente.

6.2.13 Resultado de la Evaluación del Desempeño Laboral (Calificación).

Según se trate del resultado de la Evaluación del Desempeño Laboral Extraordinaria o, en período de prueba o, de las Evaluaciones Parciales, se deberá determinar la calificación obtenida, de acuerdo con el puntaje asignado para el período de evaluación, con base en los siguientes criterios:

Tabla 13 RANGOS PARA LA CALIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO SEGÚN PUNTOS POSIBLES

RANGOS SEGÚN PUNTOS POSIBLES Si el empleado obtuvo (...) puntos como

resultado de la valoración de sus resultados, la calificación del desempeño será:

Extraordinaria - Período de Prueba – Parciales (Esperado)

CALIFICACION CORRESPONDIENTE

CALIFICACION OBTENIDA

ENTRE 101 Y 110 PUNTOS SO = SOBRESALIENTE

ENTRE 80 Y 100 PUNTOS SA = SATISFACTORIA

79 PUNTOS O MENOS NS = NO SATISFACTORIA

Fuente: Sistema tipo para la Evaluación del Desempeño Laboral - STEDL 1000-2006 –56

56 Comisión Nacional del Servicio Civil. Sistema Tipo para la Evaluación del Desempeño Laboral - STEDL 1000-2006 -. Bogota. CNSC. 2006.

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• Calificación Obtenida. Una vez obtenido el puntaje de la Evaluación Definitiva (Anual u Ordinaria), Extraordinaria ó del Período de Prueba, se debe identificar la calificación correspondiente al resultado obtenido y escribir el símbolo correspondiente.

6.2.14 Observaciones y Plan de Mejoramiento. Con base en los resultados de

la Evaluación del Desempeño Laboral, los intervinientes de la evaluación deberán:

• Identificar las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación

con los resultados esperados. • Prescribir las acciones preventivas, correctivas o de capacitación

a que haya lugar.

• Definir los apoyos o recursos que requiere el empleado para su mejoramiento.

• Establecer Plan de Mejoramiento, cuando se considere

necesario.

• Establecer un cronograma para el seguimiento y evaluación del plan de mejoramiento cuando se considere necesario.

• Verificar los progresos del empleado de acuerdo con el plan

establecido.

• Realizar las demás observaciones que considere pertinente.

Este proceso, es de vital importancia en la fase de Ejecución de la Evaluación pues, en él, se podrán identificar las acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento a que haya lugar. La Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública (NTCGP 1000.2004, Nos. 3.1 y 3.2) define de la siguiente manera las acciones preventivas y correctivas:

• Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar

la(s) causa(s) de una no-conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1: Puede haber más de una causa para una no-conformidad. Nota 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

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• Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar

la(s) causa(s) de una no-conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Nota 1: Puede haber más de una causa para una no-conformidad potencial.

Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

Así mismo, al revisar periódicamente el avance de los planes, programas, proyectos y compromisos a cargo del empleado, se puede llegar a una de las siguientes conclusiones:

• Se cumplen como estaba previsto: en este caso la acción a seguir es

mantener el ritmo de trabajo y tomar medidas que prevengan la ocurrencia de fallas o deficiencias.

• No se han logrado o, cuando menos, en el grado esperado: la acción

a seguir es identificar y analizar las causas de las deficiencias, antes que buscar culpables, y tomar las medidas correctivas que, en principio, subsanen los errores cometidos (“acción remedial”) y que, en forma definitiva, eliminen la causa de la deficiencia o del incumplimiento (“acción recurrente”). Las acciones remediales son transitorias; las recurrentes, obligan a definir nuevas formas de encarar el trabajo para lograr el resultado propuesto.

• Se están logrando en mayor proporción y con mayores ventajas

competitivas a las previstas en el plan inicial: caso en el cual la acción a seguir es “mejoramiento continuo”, base del progreso sostenible que induce a actuar bajo el principio de que “por bien que estén hechas las cosas, siempre habrá la posibilidad de hacerlas mejor”, dentro de los requerimientos del usuario o beneficiario.

6.2.15 Comunicación del Resultado de las Evaluaciones Parciales o

Semestral ó Notificación de la Evaluación definitiva y de la Calificación de Servicios. Los resultados de las evaluaciones parciales (semestrales o eventuales) se comunican en virtud de que carecen de recursos∗ . Las

∗ Contra las evaluaciones semestrales o parciales, expresas o presuntas no procederá recurso alguno (Art. 36, Decreto 760 de 2005).

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evaluaciones Definitivas ((Anual u Ordinaria - Extraordinaria - Período de Prueba) se notifican en virtud de que contra ellas proceden recursos∗ .

El (los) evaluador (es) deberá comunicar al evaluado, personalmente y por escrito, el resultado de las evaluaciones parciales, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se produzcan, con copia a la Unidad de Personal. Así mismo, deberá notificar, en un solo acto, la Evaluación Definitiva del Desempeño Laboral.

6.2.16 Información sobre los Recursos. De acuerdo con el Artículo 38 de la Ley 909 de 2004, sobre la evaluación definitiva del desempeño procede el recurso de reposición y de apelación. Según sea el caso, si el evaluado presente alguno de los dos recursos, se deberá consignar la información correspondiente de manera que quede registrada dicha situación en el instrumento de evaluación.

El recurso de Reposición que se presente contra la Evaluación Definitiva, se interpone ante la el evaluador y el de apelación ante el superior jerárquico del jefe inmediato del evaluado. La notificación del acto que resuelve el recurso de reposición, interpuesto contra la Evaluación del Desempeño, corresponde al jefe inmediato del evaluado y la del que resuelve el recurso de apelación estará a cargo del empleado que adopte la decisión.

6.2.17 Identificación de las Contribuciones y/o Competencias

Extraordinarias. Se estima que en este punto, el evaluador consigne aquellos productos o resultados del empleado, que hayan excedido las contribuciones y metas individuales o las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y/o por nivel jerárquico, fijadas al comienzo del período a evaluar, y que contribuyan a mejorar los resultados del área, de la institución y/o la prestación del servicio. Se escribe la Contribución, meta, y/o competencia que haya sido concertada al inicio del período, posteriormente, se identifica el producto superado de manera extraordinaria y las observaciones que se consideren pertinentes.

∗ Contra la evaluación definitiva procederá el recurso de reposición ante el evaluador y el de apelación ante el superior jerárquico de éste, cuando considere que se produjeron con violación de las normas legales o reglamentarias que la regulan. (Art. 38 de la Ley 909 de 2004 y Art. 35 del Decreto 760 de 2005)

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6.2.18 Identificación de los Ajustes a los Compromisos del empleado para el período a evaluar por motivo de cambios en los Planes, Programas o Proyectos Institucionales. Si por motivo de cambios en los planes, programas o proyectos institucionales que puedan incidir en los resultados de la Evaluación del Desempeño, se hace necesario realizar ajustes a los compromisos del empleado, para el período a evaluar, esta información deberá quedar consignada en el Formato de Evaluación.

6.2.19 Despliegue de Contribuciones y Metas Individuales y de las

Competencias Comportamentales. En este punto se procederá hacer el despliegue de los compromisos a evaluar de acuerdo con los siguientes conceptos:

• No. Unidad de competencia. Este número corresponde a la Contribución

Individual y/o de la Competencia Comportamental que ha sido concertada previamente para el período de evaluación y que deberá corresponder a una función asignada al empleado, diferente de las demás y que tiene significado y valor independiente.

• Elementos de Competencia. Una vez identificada la Contribución

Individual y/o de la Competencia Comportamental, se debe identificar lo que el empleado debe ser capaz de hacer en el trabajo, de acuerdo con unos criterios de desempeño y en un contexto determinado. Identifique los elementos de competencia como las actividades específicas que deberá realizar el empleado para alcanzar cada una de las Contribuciones y/o Competencias concertadas.

• Metas. Identifique las metas para cada una de las Contribuciones

Individuales y/o Competencias Comportamentales que han sido concertadas previamente y que el empleado deberá alcanzar. Estas metas se dimensionan en términos cuantitativos (números, porcentajes, proporciones) o cualitativos, de acuerdo con la naturaleza del resultado esperado.

• Criterios. Determine los criterios de desempeño, entendidos como el

conjunto de atributos o características de calidad que deberán presentar tanto los resultados obtenidos, como el desempeño mismo del empleado en la realización de cada elemento de competencia. Estos criterios deberán precisar el cómo y el qué se espera del desempeño del empleado que es el objeto de evaluación. El criterio de desempeño deberá definirse como un indicador de la calidad de los resultados y de los comportamientos esperados y como el punto de referencia para evaluar.

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• Evidencias. De acuerdo con el Decreto 1227 de 200557, la Evaluación del Desempeño laboral es una herramienta de gestión que con base en juicios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales de los empleados de carrera y en período de prueba, en el desempeño de sus respectivos cargos, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamenten su permanencia y desarrollo en el servicio. Para ello se establece que las evaluaciones del desempeño laboral deben ser:

• Objetivas, imparciales y fundadas en principios de equidad, para

lo cual deben tenerse en cuenta tanto las actuaciones positivas como las negativas; y

• Referidas a hechos concretos y a comportamientos demostrados

por el empleado durante el lapso evaluado y apreciados dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones.

Dentro de los primeros quince (15) días de cada período de evaluación, se deberán concertar las evidencias requeridas para verificar el cumplimiento y desempeño de cada parámetro objeto de evaluación. Identifique aquellas pruebas incontrovertibles del desempeño competente del empleado en la realización de su trabajo, que se constituyan como los hechos a través de los cuales el empleado prueba, sin objeción y con absoluta claridad, el cumplimiento de sus compromisos. Se debe convenir con el empleado qué evidencias requerir, de qué tipo y en qué número, de tal manera que no quede duda sobre cómo valorar los resultados del desempeño. En este sentido, se identifican tres tipos de evidencias:

- Evidencias de producto: Resultados esperados (el “qué”) del trabajo del empleado, con sus características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones y metas individuales. - Evidencias de desempeño o comportamiento del empleado: son las que están directamente relacionado con la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo. Se define en términos de actitudes, valores o manifestaciones tales como oportunidad, presteza, diligencia, amabilidad, transparencia. - Evidencias de conocimientos y comprensión: se refieren a la aplicación de los conceptos, principios, teorías, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un desempeño eficaz en la realización del trabajo.

57 CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 1227 de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998. Bogotá. CR. 2005. Art. 50-51.

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Se determina que, una vez identificadas, conjuntamente entre evaluado y evaluador, las evidencias requeridas para verificar el cumplimiento de cada uno de las Contribuciones Individuales y de las Competencias Comportamentales, objeto de evaluación, en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados, el registro, verificación y acopio de estas evidencias se deberá realizar al final de cada mes durante el periodo a evaluar, en la fecha de entrega establecida en el Formato de Evaluación o, en el momento en que se produzcan los resultados o productos del empleado como consecuencia de su desempeño, de acuerdo con el procedimiento para el seguimiento mensual a la Contribución Individual contenido en el Formato de Evaluación No. 002. De esta manera, las evidencias aportadas por el empleado se deberán consignar en el formato de seguimiento mensual a la Contribución Individual, de tal manera que la información consignada en este Formato se constituya como la evidencia que soporte el Sistema General de Evaluación. En este entendido, la conformación del portafolio de evidencias se constituye como el soporte de la Evaluación del Desempeño que permitirá desarrollar una evaluación objetiva y referida a hechos concretos, al tener en cuenta lo acaecido durante todo el periodo a evaluar soportado en el conjunto de pruebas recolectadas a lo largo del periodo de las actuaciones y logros obtenidos por el empleado. Se deben exigir tantas evidencias cuantas sean necesarias para comprobar el desempeño a satisfacción del empleado, sin olvidar que una misma evidencia puede sustentar o ser aplicable a diferentes contribuciones y metas individuales o a diferentes competencias comportamentales. Cada parámetro a evaluar deberá tener por lo menos una evidencia que lo soporte y solo valdrán como evidencias las definidas en este formulario.

6.2.20 Impedimentos y Recusaciones. Cuando alguno de los participantes en el

proceso de Evaluación del Desempeño laboral se encuentre incurso en cualquiera de las situaciones previstas en los artículos 38, 39 y 40 del Decreto Ley 760 de 2005 y normas complementarias debe declararse impedido.

Cuando exista alguna causal de impedimento en un miembro de la Comisión Evaluadora, éste podrá ser recusado por el empleado a ser

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evaluado ante el jefe de la entidad, de acuerdo con el procedimiento establecido. Cuando exista alguna causal de impedimento en un miembro de la Comisión de Personal, éste podrá ser recusado por el empleado a ser evaluado, así: • Si la recusación afecta a alguno de los representantes del nominador,

ésta se dirigirá al jefe de la entidad. • Si la recusación afecta a alguno de los representantes de los

empleados, ésta se presentará ante los demás miembros de la Comisión de Personal a través del Secretario de la misma, de acuerdo con el procedimiento establecido.

6.2.21 Usos de La Evaluación. La Evaluación del Desempeño laboral de los

empleados debe tenerse en cuenta:

• Como indicador de gestión. • Como base para que las unidades de personal formulen los planes,

programas o proyectos de capacitación, para el desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los empleados; propiciar la eficacia, eficiencia y efectividad personal, grupal y organizacional; permitir el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios, e implementar programas de bienestar e incentivos.

• Para revisar o ajustar los Manuales de Funciones y Competencias

Laborales.

• Para ajustar o reorientar planes, programas y proyectos del área o de la entidad.

• Para validar procesos de selección de personal y de formación y

capacitación.

• Tomar acciones de prevención, corrección o mejoramiento del desempeño personal e institucional, mediante la prescripción de un plan remedial o de mejoramiento a cumplir en un tiempo estimado, determinando los resultados a obtener y las fechas de control.

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El resultado de la Evaluación del Desempeño de los empleados constituye la base para que las unidades de personal formulen los planes, programas y proyectos de capacitación, para:

• El desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades,

valores y competencias fundamentales de los empleados. • Propiciar la eficacia personal, grupal y organizacional.

• Permitir el desarrollo profesional de los empleados y el

mejoramiento en la prestación de los servicios.

• Implementar programas de bienestar e incentivos.

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7. SISTEMA DE EVALUACION MENSUAL – SEGUIMIENTO A LAS

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (UNIDADES DE COMPETENCIA) DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA

ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACÁ

FORMATO NO. 002

7.1 JUSTIFICACIÓN

De acuerdo con la Ley 909, la permanencia en los empleos de carrera administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, principio que exige, el cumplimiento de las funciones asignadas por el respectivo Manual, la demostración de determinadas competencias comportamentales del empleado y, fundamentalmente, la acreditación del compromiso adquirido en el cumplimiento de los principios que orientan la función publica, el buen desempeño institucional y la eficiente gestión y prestación de los servicios a su cargo. La acreditación del principio del mérito para cada uno de los empleados de carrera, demanda un Sistema de Evaluación constante que permita fundamentar un juicio objetivo de su desempeño. Este sistema deberá también incentivar el ejercicio de la evaluación como un proceso inherente a la labor diaria del empleado, proceso que le permitirá identificar las debilidades individuales y organizacionales a tiempo, tomar las medidas pertinentes y potencializar las fortalezas y el impacto generado por su gestión. La verificación de la idoneidad del empleado en el desempeño de su cargo y en el desarrollo organizacional, deberá hacerse de manera integral, objetiva y confiable, soportada en hechos reales y en competencias demostradas. De acuerdo con el Departamento Administrativo de la Función Publica, los resultados de la evaluación pueden verse afectados negativamente por ciertos comportamientos, actitudes, tendencias y posiciones del evaluador. Estos comportamientos han sido estudiados y, a pesar de que su origen y su naturaleza son complejos, a continuación se señalan algunos de estos factores a fin de que se conozca su existencia y la forma de manifestarse:

• Tendencia Central. Consiste en la concentración de las calificaciones alrededor de los puntajes medios de la escala. Las razones de esta típica distorsión son diversas. Entre ellas se mencionan a continuación algunas:

- El temor del evaluador de tener que discutir con los colaboradores o superiores, el resultado asignado y/o no estar en

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condiciones de presentar hechos suficientes que sustente tales resultados.

- El pensar que s a uno de sus colaboradores lo sitúa en un lugar distinguido corre el riesgo de que sea solicitado en otra dependencia o para otra actividad.

- Evitar que sus colaboradores se vean afectados negativa o positivamente por evaluaciones deficientes o sobresalientes y a la vez ocultar el desconocimiento del desempeño real de los evaluados.

- Evitar que se generen contratiempos en el trabajo o se propicie un ambiente hostil.

• Estimación temporal parcial. Es la tendencia a evaluar sobre la base del

lapso mas inmediato a la fecha de evaluación, de forma que si por ejemplo, en una valoración anual, en el ultimo mes la persona tuvo un comportamiento laboral muy positivo se le otorga un puntaje alto sin tener en cuenta que en el resto del periodo su rendimiento fue regular o deficiente y, al contrario, funcionarios con buenos meritos que han incurrido en errores en la prestación de servicios en el tiempo inmediatamente anterior a la fecha de la valoración se les califica muy bajo aun cuando su actividad en el resto del año hubiere sido satisfactoria.

En este aspecto incide la actitud del evaluador y del evaluado en cuanto a tener la concepción de que la Evaluación del Desempeño se reduce al acto formal de diligenciar un instrumento lo cual desvirtúa el carácter de proceso permanente y continuo de la evaluación.

• Evaluación lógica. Se presenta cuando el evaluador sobreestima la exacta relación que existe entre los factores o rasgos de evaluación. Por ello si guzga por ejemplo, que “Toma de decisiones” esta estrechamente correlacionada con “Orientación a resultados”, tendera a expresar un puntaje muy similar en ambos factores.

La situación se deriva fundamentalmente del análisis superficial de los factores. Por tanto, debe tenerse en cuenta que cada factor se refiere a un aspecto especifico del desempeño y por consiguiente debe considerarse de manera independiente.

• Importancia del cargo. Consiste en evaluar a los funcionarios

dependiendo del nivel del cargo al cual pertenece. Por ejemplo, si el empleado pertenece al grupo del nivel Profesional se estima previamente una evaluación buena o excelente, pero si se trata de evaluar un funcionario del nivel Asistencial, se le califica con exagerado rigor o descuido.

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• Efecto de halo. Consiste en otorgar puntajes altos o bajos, mas por una impresión general que por el análisis imparcial y profundo de cada uno de los factores a estimar. El evaluador se deja guiar por ciertas conductas que aprueba o desaprueba y consiguientemente concede mayores o menores puntajes en las demás. Así por ejemplo, el funcionario evaluado favorablemente en un aspecto, también es evaluado favorablemente en los demás o, al contrario, el evaluador desaprueba una determinada característica y puntúa bajas las demás.

• Efecto de la memoria. A diferencia de la estimación temporalmente

parcial, en el que la evaluación se basa en las ejecuciones más recientes del evaluado, el efecto de la memoria consiste en que el evaluador, a través del tiempo mantiene constantes sus apreciaciones sobre el evaluado sin que realmente se justifique. El mecanismo del error es sencillo: si ya ha evaluado varias veces al colaborador, las valoraciones posteriores están afectadas por el recuerdo de juicios anteriores.

• Benevolencia o dureza. Es la omisión por parte del evaluador de las

facetas negativas en el desempeño del evaluado señalando solo las positivas o, por el contrario, el evaluador solamente tiene en cuenta los aspectos negativos del evaluado. Estas tendencias a calificar mas alto o a subestimar las actuaciones de los colaboradores pueden ser producto de sentimientos de aprecio o antipatía por ejemplo, o bien pueden tener un propósito determinado para el propio evaluador, en pro o en contra del evaluado.

• Políticas institucionales. Las instituciones que no tengan unas políticas o

propósitos claros con respecto a la Evaluación del Desempeño, incidirán negativamente sobre el proceso. No contar con los recursos físicos, tecnológicos, logísticos, humanos y financieros mínimos para el logro de los propósitos institucionales, no disponer de personal idóneo para coordinar el programa de Evaluación del Desempeño, carecer de programas continuos de capacitación para evaluadores y evaluados sobre el tema, son aspectos que incidirán desfavorablemente en el proceso.

El formato No. 002 propuesto, es un instrumento diseñado para complementar la Evaluación del Desempeño Laboral, y los parámetros preestablecidos, con un sistema de seguimiento constante y efectivo de la labor del empleado y del alcance de los objetivos y metas propuestos en el sistema General de evaluación. Así mismo, permite facilitar la labor del evaluador en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados del proceso de evaluación.

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En este sentido el sistema propuesto, en ningún caso, tendrá el sentido o las implicaciones de una evaluación parcial y, menos aún, definitiva, por el contrario este formato ha sido diseñado con el propósito de contrarrestar los efectos de una evaluación basada en los aspectos anteriormente descritos y constituir la evidencia que soporte los puntos asignados en la Evaluación de las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) del empleado, en el Sistema de Evaluación. Por medio de este instrumento, se podrá verificar de manera oportuna, el grado de cumplimiento de las contribuciones individuales pactadas inicialmente, identificar los factores que afectan su cumplimiento y tomar las medidas pertinentes, al mismo tiempo que se implementa un sistema de evaluación constante y objetivo, a partir del registro y anotación mensual del desempeño laboral del empleado, de tal manera que los intervinientes en el proceso, podrán contar con los soportes necesarios para tomar confiablemente las decisiones. De esta manera, las evaluaciones que se desarrollen, reflejaran el desempeño real sustentado por el seguimiento a los resultados en el momento mismo en que se producen. El resultado de la aplicación del formato propuesto, debe ser la síntesis del seguimiento y orientación que ha de realizar el evaluador durante todo el periodo de evaluación.

7.2 DESCRIPCION El formato de Evaluación Mensual – seguimiento a las Contribuciones Individuales-, está diseñado con el fin de constituir una herramienta, a manera de bitácora, que facilite el seguimiento y verificación del cumplimiento del empleado de las contribuciones individuales (Unidades de Competencia), referidas al manual especifico de funciones y competencias laborales, a los planes, programas y proyectos institucionales y a los acuerdos de gestión de cada área, pactadas inicialmente, de manera periódica y articulada al sistema de evaluación general, en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados. La idea de construir este formato surge del propósito de hacer de la evaluación un proceso constante y pertinente. Es decir, el objeto fundamental es hacer que el ejercicio de evaluar no sea un proceso aislado a la gestión y del quehacer de los empleados, sino que se convierta en un proceso permanente y propio de la cultura institucional. El objetivo es evidenciar de manera oportuna el comportamiento de los empleados y su compromiso con la institución y tomar los correctivos pertinentes en las fallas identificadas o potencializar las fortalezas.

112

En este mismo sentido, el formato está diseñado para facilitar el proceso de evaluación de tal manera que, al finalizar el periodo de evaluación, el evaluador solo deberá tomar los resultados mensuales obtenidos de este formato de seguimiento y sumarlos para obtener la calificación correspondiente a los Puntos Asignados en la Evaluación de las Contribuciones Individuales. La estructura del formato y el respectivo procedimiento para su diligenciamiento es el que se describe a continuación:

7.3 PROCEDIMIENTO A continuación se establece el procedimiento a seguir por los intervinientes en el proceso de seguimiento mensual a las contribuciones y metas individuales, de acuerdo con el instrumento de Evaluación, Formato 002. (Ver Anexo F) 7.3.1 Término de la Evaluación. Se estima que el término de este seguimiento

sea mensual. De esta manera, los resultados obtenidos por el seguimiento de las contribuciones individuales se consignarán al finalizar cada mes del periodo de evaluación, en la fecha de entrega señalada en el Formato de Evaluación No. 001 o bien, en el momento en que el empleado haga entrega de los resultados o productos de su desempeño, en el marco de cada Contribución Individual previamente concertada.

7.3.2 Identificación de los intervinientes en la Evaluación.

• Los Evaluados. Este formato será aplicado a los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central Municipal, dentro de los cinco (5) días siguientes a la definición de las Contribuciones y Metas individuales en el Formato de Evaluación No. 001.

• Los Evaluadores. En este sistema, el evaluador será la misma

persona responsable de realizar la Evaluación del Desempeño Laboral contenida en el Formato de Evaluación No. 001.

De la misma manera, si el jefe inmediato del evaluado es de carrera, se deberá conformar una Comisión Evaluadora, determinada por el jefe de la entidad, que deberá estar integrada por el jefe inmediato

113

del empleado y un empleado de libre nombramiento y remoción el cual debe ocupar, por lo menos, un empleo de nivel o grado superior al del empleado a evaluar. Esta Comisión Evaluadora actuará como un solo evaluador.

7.3.3 Descripción de la Contribución Individual Objeto de Seguimiento. En

este punto, en cada cuadro de seguimiento, se consigna cada una de las contribuciones individuales plasmadas en el Formato de Evaluación No. 001, con su respectiva meta, valor asignado en puntos y fecha de entrega para el periodo de evaluación, criterios que han sido previamente concertados.

Estas contribuciones individuales podrán ser mínimo dos (2) y deberán

transcribirse siguiendo el orden en que fueron establecidas en el Formato de Evaluación No. 001.

Tabla 14 EJEMPLO: DESCRIPCION DE LA CONTRIBUCION INDIVIDUAL OBJETO DE SEGUIMIENTO

2. SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencias)

Referidas al Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales y a los Planes, Programas y Proyectos Institucionales

2.1 DESCRIPCION DE LA CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL

No. DEFINICION

META (Cuantificación

de la Contribución Individual)

Fecha de Entrega

(Día/mes/año)

Valor Asignado en Puntos

1


Inspección y verificación 20

de establecimientos

comerciales.

20/07/06 10


7.3.4 Resultados Mensuales. Aquí se consignan los resultados entregados por

el empleado en desarrollo de sus funciones al finalizar cada mes del periodo de evaluación, en la fecha de entrega señalada en el Formato de Evaluación No. 001 o bien, en el momento en que el empleado haga entrega de los resultados o productos de su desempeño, para cada contribución.

En primera medida, se debe identificar el mes en el cuál se está haciendo el seguimiento a la Contribución, con su fecha de inicio y de finalización. Seguidamente se establecerán los resultados alcanzados y entregados por el empleado, en el marco de las metas propuestas para cada contribución y,

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finalmente, se deberá identificar la fecha en la cuál, el empleado hizo entrega de los mismos.

A manera de ejemplo, se describe la contribución individual propuesta – hipotéticamente - para el cargo Comisario de familia e Inspector Municipal de Policía, Código 202, Grado 06, para el primer semestre de una evaluación ordinaria, comprendido entre el primero (1º) de Febrero y el treinta y uno (31) de Julio del 2006 cuyo valor asignado en puntos es de diez (10). Esta contribución ha sido concertada – hipotéticamente - en el Formato de Evaluación No. 001 entre el primero (1º) y el quince (15) de Agosto.

Tabla 15 EJEMPLO: CONSIGNACIÓN DE LOS RESULTADOS MENSUALES

2. SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia)

Referidas al Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales y a los Planes, Programas y Proyectos Institucionales

2.1 DESCRIPCIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL

No. DEFINICIÓN

META (Cuantificación de

la Contribución Individual)

Fecha de Entrega

(Día/mes/año)


1


Inspección y verificación 20 de establecimientos comerciales.

20/07/06 10

2.2 RESULTADOS MENSUALES

MES No.

DESDE (Día/mes/

año)

HASTA (Día/mes/

año) RESULTADOS ENTREGADOS

Fecha de Entrega

(Día/mes/año)

Puntos Asignados por Cumplimiento

1 01/02/06 28/02/06 Inspección y verificación 2 de establecimientos comerciales.

24/02/06 1


29/03/06 1.5


28/04/06 2.5


30/05/06 2

5 01/06/06 30/06/06 Inspección y verificación 4 de establecimientos comerciales. 30/06/06 2

6 1/07/06 31/07/06 Inspección y verificación 2 de establecimientos comerciales .

19/07/06 1

2.2.1 TOTAL PUNTOS ASIGNADOS SEGUIMIENTO MENSUAL (Suma Puntos asignados por cumplimiento)

10


La meta propuesta para la contribución es la Inspección y verificación de 20 establecimientos comerciales. A medida que transcurre el periodo de evaluación, se va estableciendo, al finalizar cada mes del periodo de

115

evaluación, en la fecha de entrega señalada en el Formato de Evaluación No. 001 o bien, en el momento en que el empleado haga entrega de los resultados o productos de su desempeño, los resultados entregados consignando la fecha en la cuál se hizo la entrega.

• Puntos asignados por cumplimiento PAPC. Los puntos

asignados por cumplimiento se determinarán siguiendo la formula: RE * VAP = PAPC MPE

RE = Resultados Entregados por el empleado en el mes (medibles y cuantificables). En el ejemplo, para el mes No. 1, el empleado Inspeccionó y verificó 2 establecimientos comerciales. VAP = Valor Asignado en Puntos a la contribución de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. En el ejemplo se asigno un valor de 10 puntos. MPE = Meta para el periodo de evaluación de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. En el ejemplo se estableció la inspección y verificación de 20 establecimientos comerciales. De esta manera la asignación de puntos por cumplimiento será: 2 * 10 = 1 punto por cumplimiento 20

• Total puntos asignados seguimiento mensual. El total de puntos obtenidos como resultado del seguimiento mensual será la sumatoria de los puntos asignados por cumplimiento. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para cada contribución - que en ningún caso podrá exceder del puntaje máximo asignado para cada contribución -, y deberá consignarse en el Formato No. 001 En los puntos obtenidos para cada Contribución Individual.

116

7.3.5 Evidencias aportadas a la Contribución Individual. En este punto se deberán describir las evidencias aportadas por el empleado para soportar los resultados entregados en el proceso de seguimiento, de acuerdo con las evidencias requeridas de contribuciones individuales consignadas en el Formato de Evaluación No. 001.

Las evidencias aportadas deberán constituirse como las pruebas incontrovertibles del desempeño competente del empleado en la realización de su trabajo. Estas evidencias deberán ser Evidencias de producto, definidas en la “Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral”58 del la CNSC, pues serán los soportes de los resultados esperados (el “qué”) del trabajo del empleado; Evidencias de desempeño o comportamiento del empleado, que están directamente relacionadas con la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo; o Evidencias de conocimientos y comprensión, que se refieren a la aplicación de los conceptos, principios, teorías, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un desempeño eficaz en la realización del trabajo.

Las evidencias deberán estar referidas única y exclusivamente a los resultados entregados por el empleado y deberán entregarse al momento de la definición de los resultados entregados - finalizando el mes, en la fecha de entrega definida o, en el momento en que se produzcan los resultados-, para efectos de sustentar la calificación y agruparse en un Portafolio de evidencias. De esta manera el portafolio definitivo deberá contener las evidencias aportadas por el empleado durante los meses del periodo de evaluación para soportar el cumplimiento de cada contribución.

Para la recolección de evidencias se podrá utilizar una o varias de las siguientes técnicas e instrumentos según se adecuen a las condiciones del trabajo, sin olvidar que la fuente principal de evidencia es la actuación del empleado en circunstancias laborales.

• Técnica de observación del desempeño en el lugar de trabajo y registro

de lo observado, en un protocolo o guía de observación especialmente diseñada para este efecto.

• Técnica de encuestas a usuarios sobre la calidad de los productos o

servicios generados por el evaluado y sobre su grado de satisfacción con los mismos. Para ello se utilizará un formulario de encuesta de fácil comprensión y diligenciamiento por parte de los encuestados.

58 COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL –CNSC-. Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba. Bogotá. CNSC. 2006.

117

• Técnica de sustentación de los trabajos o proyectos bajo su responsabilidad, para que explique el porqué de la aplicación de conocimientos, conceptos, principios, métodos o procedimientos en la realización del trabajo. Esto puede obrar como “evidencias de conocimiento” sobre el trabajo.

• Técnica de referencias de terceros sobre la calidad de los productos y

servicios o sobre el comportamiento del evaluado, en situaciones objeto de evaluación. Para ello, es necesario establecer, de común acuerdo con el evaluado, cuáles y cuántos de estos reportes o referencias se constituyen en evidencia de desempeño, para ameritar ser incluidos en el portafolio de evidencias.

• Técnica de análisis de “incidentes críticos” que impacten

significativamente, tanto de manera positiva como negativa, en el logro de las metas individuales o de la dependencia, o en el comportamiento esperado del evaluado. El registro de estos incidentes debe incluir las circunstancias en que ocurrieron y las consecuencias que de ellos se derivaron.

• Técnica de recopilación de materiales, muestras o productos del trabajo

del evaluado, registrados en medio físico (papel o magnético) tales como gráficos, diapositivas, documentos, fotografías, en el portafolio de evidencias.

Antes de incluir cualquier evidencia en el portafolio se debe verificar su autenticidad, suficiencia, actualidad y validez; de lo contrario, las pruebas no son procedentes y alterarían significativamente los resultados de la evaluación.

De acuerdo con la Guía de Evaluación del Desempeño Laboral, una evidencia es:

• Auténtica cuando es generada por el eva luado o cuando procede de una fuente original con autoridad moral y legal para generarla. Cualquier suplantación carece de autenticidad. Un producto presentado por el empleado como evidencia sin que él lo haya realizado carece de autenticidad.

• Suficiente si la evidencia cubre todos los criterios de desempeño

establecidos. Para efectos de la suficiencia se pueden presentar dos situaciones:

- Cuando las contribuciones y metas individuales o las competencias comportamentales requieren más de una evidencia: se debe establecer el valor o peso relativo que cada

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una de ellas tiene dentro del valor asignado a la contribución o competencia.

- Cuando una misma evidencia soporta a dos o más contribuciones y metas individuales o competencias comportamentales: tendrá el valor y peso específico que le corresponda según se trate de evidencia única o de evidencia compartida.

• Actual si la evidencia corresponde al período objeto de evaluación.

Comportamientos o realizaciones del empleado, aciertos o faltas, ocurridas en períodos anteriores, han perdido vigencia.

• Válida si la evidencia está directamente relacionada con el resultado del

trabajo o con el comportamiento objeto de evaluación. Validez es asegurarse de que una evidencia es la que, realmente, debe ser evaluada y no otra, para sustentar el cumplimiento de un compromiso o meta o de una competencia comportamental.

Una vez revisados los anteriores criterios en cada una de las Evidencias soporte de las Contribuciones Individuales, se hará el acopio de las mismas, en una carpeta (física o virtual) y se organizarán por unidades de competencia y por elementos.

Se deberán clasificar las evidencias que el evaluado vaya aportando o las que el evaluador obtenga, según que se trate de evidencias de producto, desempeño o conocimientos. Al finalizar el período de evaluación, se deberá adjuntar a las evidencias aportadas, el Formato de Evaluación no. 002 debidamente diligenciado y con la asignación de puntos correspondiente en cada Contribución Individual, de tal manera que éste Formulario se constituya en la Evidencia soporte de su cumplimiento en el Formato de Evaluación no. 001.

• Evaluación sin evidencias. Se estima la posibilidad que, si al momento de realizar la evaluación se carece de evidencias que permitan demostrar, establecer o verificar un logro o una falta, el (los) evaluador (es) y el evaluado deberán concertar la calificación a asignar como resultado del seguimiento y, de no ser posible dicha concertación, se asignará la calificación que el evaluador considere pertinente, la cuál, deberá estar sustentada en su verificación y apreciación personal.

7.3.6 Observaciones. Con base en los resultados del seguimiento, cada mes, al

entregar los resultados de las contribuciones individuales, los participantes deberán establecer:

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• Las dificultades que obstaculizaron el cumplimiento de la contribución, si las hubiere.

• Los factores de mejoramiento que permitan el cumplimiento de la contribución.

• Las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados esperados.

• Las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar.

• Los apoyos o recursos requeridos por el empleado para el cumplimiento de la contribución.

• Evaluar a eficacia de las acciones prescritas. • O las demás observaciones a que haya lugar.

Este proceso, es de vital importancia en la fase de Ejecución de la evaluación, pues en él, se podrán identificar las acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento a que haya lugar. La Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública (NTCGP 1000.2004, Nos. 3.1 y 3.2) define de la siguiente manera las acciones preventivas y correctivas:

• Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no-conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1: Puede haber más de una causa para una no-conformidad. Nota 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a

producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.


• Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no-conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no-conformidad potencial. Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.


• Se cumplen como estaba previsto: en este caso la acción a seguir es mantener el ritmo de trabajo y tomar medidas que prevengan la ocurrencia de fallas o deficiencias.

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• No se han logrado o, cuando menos, en el grado esperado: la acción a seguir es identificar y analizar las causas de las deficiencias, antes que buscar culpables, y tomar las medidas correctivas que, en principio, subsanen los errores cometidos (“acción remedial”) y que, en forma definitiva, eliminen la causa de la deficiencia o del incumplimiento (“acción recurrente”). Las acciones remediales son transitorias; las recurrentes, obligan a definir nuevas formas de encarar el trabajo para lograr el resultado propuesto.



7.3.7 Subtotal en Puntos Evaluación Seguimiento Mensual a las

Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia). El subtotal de la Evaluación por el seguimiento mensual a las contribuciones individuales será la sumatoria de los puntos asignados como resultado del seguimiento mensual a todas las contribuciones. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para la totalidad de las contribuciones concertadas al inicio del periodo – que en ningún caso podrá excederlos sesenta (60) puntos que es el valor asignado en puntos para este factor de evaluación -, y se constituye como la evidencia que soporta su evaluación. Este resultado deberá consignarse en el Formato No. 001 en el subtotal en puntos de las Contribuciones y Metas Individuales.

7.3.8 Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos. De la misma

forma que en el formato de Evaluación No. 001 se contempla, que si las realizaciones del evaluado han superado lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación, se deberán asignar puntos adicionales obtenidos, de tal suerte que el total de la evaluación de las contribuciones y metas individuales no exceda sesenta y seis (66) puntos.

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8. SISTEMA PARA LA EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS

COMPORTAMENTALES COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS Y POR NIVEL JERÁRQUICO

8.1 JUSTIFICACION El sistema de Evaluación del Desempeño propuesto para los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva, contempla la aplicación del enfoque por Competencias Laborales al contener, como criterios de evaluación, además de las contribuciones individuales, las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y las competencias comportamentales por nivel jerárquico. En este sentido, la utilidad del sistema de Evaluación estará determinada por su capacidad de dotar a los intervinientes en el proceso de evaluación, de un instrumento que permita medir la capacidad de los empleados para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que deberá estar determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado. De esta manera, una vez identificadas las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y las competencias comportamentales por nivel jerárquico a evaluar, contempladas en el Decreto 2539 de 2005, a continuación se presenta el sistema que permitirá realizar su correspondiente evaluación, basado en la metodología conductista de Evaluación del Desempeño, desarrollado por el profesor en psicología David McClelland∗ .

∗ Nacido en Vernon, Nueva York, se licenció en 1938 en WesLeyan University, y obtuvo un master en Psicología en la Universidad de Missouri antes de doctorarse en Psicología en Yale en 1941. Fue profesor en Connecticut College y en la WesLeyan University antes de ser nombrado profesor de Psicología en Harvard en 1956. En 1987, a la edad de 69 años, fue nombrado profesor de la Universidad de Boston, en la que continuó enseñando hasta su fallecimiento. Antes de “descubrir” las competencias, McClelland ya había realizado aportes esenciales a la ciencia psicológica y a la gestión de Recursos Humanos. En 1973, McClelland publicó un artículo, en el que por primera vez se utilizaba el término “competencia” en su significado actual. El título “Testing for competence rather than for intelligence” (“Evaluar la competencia en lugar de la inteligencia”) era toda una declaración de intenciones: superar el obsoleto concepto de cociente intelectual (C.I.) en la gestión de Recursos Humanos para bucear directamente en lo que comparten los excelentes (competentes) en un puesto y una cultura concretos, y que los diferencia de los mediocres en el mismo contexto. Tres años después, Richard Boyatzis (actual presidente de Hay/McBer) escribió el primer libro sobre competencias “The competent manager” (“El directivo competente”).

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Este enfoque persigue evaluar el desempeño a partir de la identificación de la persona que hace bien su trabajo de acuerdo a los resultados esperados, -modelo ideal de comportamiento- y define los criterios de calificación en términos de las características de dicha persona. El énfasis está en el desempeño superior y se parte de considerar los atributos de los gerentes exitosos desarrollando diversos escenarios fundamentados en su comportamiento en determinados momentos críticos. Este análisis se basa en la comparación del rendimiento real de un empleado frente a un modelo ideal de rendimiento genéricamente definido. Aplicado a la evaluación de las competencias comportamentales, este enfoque nos permite identificar un modelo de comportamiento ideal, - definido a partir de los criterios establecidos en el Decreto 2539 de 2005 que define las competencias comunes a los servidores públicos y las comportamentales por nivel jerárquico- para tomarlo como punto de referencia de lo que se espera, sea el comportamiento optimo de los empleados, en las diferentes situaciones que se presentan en su que hacer diario y, a partir de él, identificar diferentes escenarios de comportamiento, todo ello con el fin de ofrecer un instrumento de calificación objetivo.

8.2 DESCRIPCION

El sistema para la Evaluación de las competencias, contempla tanto las comportamentales comunes a los servidores públicos como las comportamentales por nivel jerárquico –Para los niveles en los cuales, hay actualmente empleados de carrera en la Administración Central Municipal, estos son: Profesional, Técnico y Asistencial -, definidas en el Decreto 2539 de 2005. A partir de su descripción y de la caracterización de los comportamientos asociados, se establecen cuatro (4) escenarios que describen los posibles comportamientos demostrados por los empleados sujetos de evaluación donde, el primer escenario será el comportamiento definido como ideal o superior, los siguientes serán los escenarios que van demostrando posibles comportamientos en función de la competencia a evaluar y el último será el comportamiento mínimo que la persona podrá tener respecto de la competencia. El valor asignado en puntos en las competencias sujeto de evaluación será el que, concertadamente, se determine entre el evaluado y el evaluador. De la misma manera, se deberán concertar los puntajes que podrán tomar los diferentes escenarios de comportamiento pero, en ningún caso, el puntaje mínimo podrá ser cero (o). De esta manera, al escoger el escenario de comportamiento ideal, la calificación a asignar será el valor asignado en puntos concertado en el Formato de Evaluación no. 001. Por el contrario, al escoger el comportamiento mínimo, el

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puntaje deberá ser mínimo de un (1) punto, por considerar que las personas deberán demostrar un mínimo comportamiento favorable en función de la competencia. De esta manera, con base en el comportamiento demostrado por el evaluado y las evidencias aportadas durante el periodo de evaluación, se deberá escoger entre los escenarios definidos, el comportamiento que se ajusta al evaluado y asignar el puntaje correspondiente de acuerdo con los siguientes criterios:

8.3 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LASCOMPETENCIAS COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS

Tabla 16 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ORIENTACIÓN A RESULTADOS

ORIENTACIÓN A RESULTADOS

DEFINICION Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad.

COMPORTAMIENTO DEMOSTRADO POR EL EMPLEADO PUNTAJE A ASIGNAR DE ACUERDO CON EL COMPORTAMIENTO

Cumple con las funciones asignadas orientando los resultados a los objetivos y metas institucionales, Asume la responsabilidad por sus resultados, Optimiza los recursos a su disposición y Minimiza riesgos.

Cumple con las funciones asignadas orientando los resultados a los objetivos y metas institucionales, Asume la responsabilidad por sus resultados y Optimiza los recursos a su disposición.

Cumple con las funciones asignadas, Asume la responsabilidad por sus resultados y Optimiza los recursos a su disposición.

Cumple con las funciones asignadas y Asume la responsabilidad por sus resultados. Fuente: Autoría Propia

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Tabla 17 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO

ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO

DEFINICION Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.


Atiende las necesidades y peticiones de los usuarios, Considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos o servicios, Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y Responde a las mismas.

Atiende las necesidades y peticiones de los usuarios, Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y Responde a las mismas.

Atiende las necesidades y peticiones de los usuarios y Da respuesta oportuna a las mimas.

Atiende las peticiones de los usuarios y Da respuesta a las mismas. Fuente: Autoría Propia Tabla 18 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRANSPARENCIA

TRANSPARENCIA

DEFINICION Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental


Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos, Facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad, Demuestra imparcialidad en sus decisiones, Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables y Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.

Demuestra imparcialidad en sus decisiones, Facilita el acceso a la información relacionada con el servicio a cargo de la entidad, Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios

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aplicables y Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Demuestra imparcialidad en sus decisiones, Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables y Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.

Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables y Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.


Tabla 19 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN

COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN

DEFINICION Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales


Promueve las metas de la organización y respeta sus normas, Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones, Apoya a la organización en situaciones difíciles y Colabora activamente en los eventos y festivales que el Municipio organiza en razón de su vocación turística.

Promueve las metas de la organización y respeta sus normas, Demuestra sentido de pertenencia en sus actuaciones y Colabora como apoyo en los eventos y festivales que el Municipio organiza en razón de su vocación turística.

Respeta las normas de la organización y Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.

Respeta las normas de la organización. Fuente: Autoría Propia

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8.4 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERARQUICO

8.4.1 NIVEL PROFESIONAL

Tabla 20 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA APRENDIZAJE CONTINUO

APRENDIZAJE CONTINUO

DEFINICION Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos, destrezas y habilidades con el fin de obtener altos estándares de eficacia organizacional.


Aprende de la experiencia de los otros y de la propia, Se adapta y aplica nuevas tecnologías que se implantan en al organización, Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíos que se presentan en el desarrollo del trabajo, Investiga, indaga y profundiza en los temas de su entorno o área de desempeño y Asimila nueva información y la aplica correctamente.

Aprende de la experiencia de los otros y de la propia, Se adapta a las nuevas tecnologías que se implantan en al organización, Aplica los conocimientos adquiridos en el desarrollo del trabajo y Investiga en los temas de su entorno o área de desempeño

Se adapta a las nuevas tecnologías que se implantan en al organización y Aplica los conocimientos adquiridos en el desarrollo del trabajo.

Aplica los conocimientos adquiridos en el desarrollo del trabajo y Aplica la nueva información.


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Tabla 21 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA EXPERTICIA PROFESIONAL

EXPERTICIA PROFESIONAL

DEFINICION Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral.


Analiza de un modo sistemático y racional los aspectos del trabajo, basándose en la información relevante, Aplica reglas básicas y conceptos complejos aprendidos, Identifica y reconoce con facilidad las causas de los problemas y sus posibles soluciones, Clarifica datos y situaciones complejas y Planea, Organiza y ejecuta múltiples tareas pendientes a alcanzar en torno a los resultados institucionales.

Aplica reglas básicas y conceptos complejos aprendidos, Identifica y reconoce las causas de los problemas y sus posibles soluciones, Clarifica datos y situaciones complejas y Planea, Organiza y ejecuta las tareas pendientes a alcanzar en torno a los resultados institucionales.

Aplica reglas básicas y conceptos aprendidos, Clarifica datos y situaciones complejas y Organiza y ejecuta las tareas pendientes a alcanzar en torno a los resultados institucionales.

Aplica reglas básicas y conceptos y Ejecuta las tareas pendientes a alcanzar. Fuente: Autoría Propia Tabla 22 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACION

TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACION

DEFINICION Trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa integrando esfuerzos para la consecución de metas institucionales comunes.


Coopera en distintas situaciones y comparte información, Aporta sugerencias, ideas y opiniones, Expresa expectativas positivas del equipo o de los miembros del mismo, Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales,

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Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo. Coopera en distintas situaciones y comparte información, Aporta sugerencias, ideas y opiniones, Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales, Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

Coopera en distintas situaciones, Aporta sugerencias, ideas y opiniones, Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

Coopera en distintas situaciones y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo. Fuente: Autoría Propia

Tabla 23 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA CREATIVIDAD E INNOVACIÓN

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN

DEFINICION Generar y desarrollar nuevas ideas, conceptos, métodos y soluciones.


Ofrece respuestas alternativas, Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas, Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías, Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales e Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas especificas.

Ofrece respuestas alternativas, Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones, Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías, e Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas especificas.

Ofrece respuestas alternativas,

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Desarrolla nuevas formas de hacer e Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas especificas. Ofrece respuestas alternativas y Desarrolla nuevas formas de hacer. Fuente: Autoría Propia

• Cuando tengan personal a cargo Tabla 24 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA LIDERAZGO DE GRUPOS DE TRABAJO

LIDERAZGO DE GRUPOS DE TRABAJO

DEFINICION Asumir el rol de orientador y guía de un grupo de trabajo o equipo de trabajo, utilizando la autoridad con arreglo a las normas y promoviendo la efectividad en la consecución de objetivos y metas institucionales.


Establece los objetivos del grupo en forma clara y equilibrada, Asegura que los integrantes del grupo compartan planes, programas y proyectos institucionales, Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir, Facilita la colaboración con otras áreas y dependencias, Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo, Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas, Garantiza que el grupo tenga la información necesaria y Explica las razones de las decisiones.

Establece los objetivos del grupo en forma clara, Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir, Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo, Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas y Explica las razones de las decisiones.

Establece los objetivos del grupo en forma clara, Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir y Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas.

Establece los objetivos, Orienta el trabajo del grupo y Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las

130

metas propuestas. Fuente: Autoría Propia Tabla 25 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TOMA DE DECISIONES

TOMA DE DECISIONES

DEFINICION Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema y tomar las acciones concretas y consecuentes con la elección realizada.


Elige alternativas de solución efectivas y suficientes para atender los asuntos encomendados, Decide y establece prioridades para el trabajo del grupo, Asume posiciones concretas para el manejo de temas o situaciones que demandan su atención, Efectúa cambios en las actividades o en la manera de desarrollar sus responsabilidades cuando detecta dificultades para su realización o mejores prácticas que puedan optimizar el desempeño, Asume las consecuencias de las decisiones adoptadas y Fomenta la participación en la toma de decisiones.

Elige alternativas de solución efectivas y suficientes para atender los asuntos encomendados, Decide y establece prioridades para el trabajo del grupo, Asume posiciones concretas para el manejo de temas o situaciones que demandan su atención, Asume las consecuencias de las decisiones adoptadas y Fomenta la participación en la toma de decisiones.

Elige alternativas de solución para atender los asuntos encomendados, Establece prioridades para el trabajo del grupo, Asume posiciones concretas para el manejo de temas o situaciones que demandan su atención y Asume las consecuencias de las decisiones adoptadas.

Elige alternativas de solución para atender los asuntos encomendados y Asume las consecuencias de las decisiones adoptadas.


131

8.4.2 NIVEL TÉCNICO Tabla 26 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA EXPERTICIA TECNICA

EXPERTICIA TÉCNICA

DEFINICION Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y mantenerlos actualizados.


Capta y asimila con facilidad conceptos e información, Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas, Analiza la información de acuerdo con las necesidades de la organización, Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado y Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos.

Capta y asimila con facilidad conceptos e información, Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas, Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado y Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos.

Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas y Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos.

Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas. Fuente: Autoría Propia

Tabla 27 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRABAJO EN GRUPO

TRABAJO EN GRUPO DEFINICION Trabajar con otros para conseguir metas comunes.


Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos, Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales, Coopera en distintas situaciones y comparte información,

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Aporta sugerencias, ideas y opiniones y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo. Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos, Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales, Coopera en distintas situaciones y Aporta sugerencias, ideas y opiniones.

Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales, Coopera en distintas situaciones y Aporta sugerencias, ideas y opiniones.

Identifica los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos y Coopera en distintas situaciones.


Tabla 28 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA CREATIVIDAD E INNOVACION

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN DEFINICION Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en acciones.


Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas, Es recursivo, Es práctico, Busca nuevas alternativas de solución y Revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados.

Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas, Es recursivo, Es práctico y Busca nuevas alternativas de solución.

Encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas, Es recursivo y Es práctico.

Es recursivo y práctico. Fuente: Autoría Propia

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8.4.3 NIVEL ASISTENCIAL Tabla 29 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA MANEJO DE LA INFORMACION

MANEJO DE LA INFORMACIÓN

DEFINICION Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone.


Evade temas que indagan sobre información confidencial, Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea, Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización, No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas, Diferencia entre lo que se puede hacer público y lo que no y Transmite información oportuna y objetiva.

Evade temas que indagan sobre información confidencial, Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea, Organiza y guarda la información a su cuidado, Diferencia entre lo que se puede hacer público y lo que no y Transmite información oportuna y objetiva.

Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea, Organiza y guarda la información a su cuidado y Transmite información oportuna y objetiva.

Organiza y guarda la información a su cuidado y Transmite información objetiva. Fuente: Autoría Propia

Tabla 30 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ADAPTACION AL CAMBIO

ADAPTACIÓN AL CAMBIO

DEFINICION Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente.


Acepta y se adapta fácilmente a los cambios, Responde al cambio con flexibilidad y

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Promueve el cambio. Acepta y se adapta fácilmente a los cambios y Responde al cambio con flexibilidad.

Acepta y se adapta fácilmente a los cambios. Acepta los cambios. Fuente: Autoría Propia

Tabla 31 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA DISCIPLINA

DISCIPLINA

DEFINICION Adaptarse a las políticas institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente.


Acepta y acata las instrucciones, Cumple con el horario de trabajo establecido, Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo, Acepta la supervisión constante y Realiza funciones orientadas a apoyar la acción de otros miembros de la organización.

Acepta y acata las instrucciones, Cumple con el horario de trabajo establecido, Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo y Acepta la supervisión constante

Acepta y acata las instrucciones, Cumple con el horario de trabajo establecido y Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo

Acepta las instrucciones y Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo. Fuente: Autoría Propia

Tabla 32 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA RELACIONES INTERPERSONALES

RELACIONES INTERPERSONALES

DEFINICION Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás.


Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás y Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas

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que puedan generar conflictos. Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás y Transmite las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos.

Escucha a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás y Transmite las ideas, sentimientos e información.

Escucha a las personas y Transmite las ideas, sentimientos e información. Fuente: Autoría Propia

Tabla 33 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA COLABORACION

COLABORACION DEFINICION Cooperar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales.


Ayuda al logro de los objetivos articulando sus actuaciones con los demás, Cumple los compromisos que adquiere y Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo.

Ayuda al logro de los objetivos, Cumple los compromisos que adquiere y Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo.

Cumple los compromisos que adquiere y Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo.

Cumple los compromisos que adquiere. Fuente: Autoría Propia

136

9. CAPACITACIÓN REALIZADA A LOS INTERVINIENTES EN EL

PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL EN LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPAL

La capacitación realizada a los intervinientes en el proceso de Evaluación del Desempeño -empleados de carrera y evaluadores- de la Administración Central Municipal, tuvo como propósito fundamental, dar cumplimiento al deber que tiene la Entidad de difundir y desplegar los Criterios Legales y Directrices promulgados para tal fin, el marco teórico, conceptual y legal del Sistema de Evaluación y los procedimientos, herramientas e instrumentos para la implementación del Sistema propuesto para el municipio. En cumplimiento de éste deber y de realizar la prueba piloto que permita la validación y posterior aprobación del Sistema de Evaluación por parte de la CNSC, el día 15 de Diciembre del año 2006 se desarrollo una jornada de socialización en el Claustro San Francisco del municipio, con una intensidad horaria de 3 horas académicas que contó con la asistencia de 36 empleados de la Administración Central municipal, entre los que se encontraban tanto empleados de carrera administrativa como sus respectivos jefes inmediatos, responsables de evaluar.

9.1 METODOLOGÍA La metodología utilizada para realizar la capacitación fue la exposición magistral y fue desarrollada en el orden que se describe a continuación: • Presentación por parte del Señor Secretario General y de Gobierno Municipal

Dr. Danilo Cepeda. • Introducción General, Marco Teórico y Conceptualización. (Ver Anexo G) • Descripción del Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral propuesto. • Descripción de los Formatos de Evaluación No. 001 y 002. • Descripción del Sistema para la Evaluación de las Competencias

Comportamentales por Nivel Jerárquico y las comunes a los Servidores Públicos propuesto.

• Solución de dudas, inquietudes y sugerencias. • Definición de criterios para la realización de la prueba piloto que validará el

sistema.

137

9.2 MATERIAL DE CAPACITACIÓN

Para efectos de dotar a los involucrados de la información necesaria que les permita desarrollar el proceso de manera oportuna y eficiente, se estructuro una presentación en Power Point con los temas desarrollados durante la capacitación (Ver Anexo G). Asimismo, se le hizo entrega a cada uno de los asistentes de una cartilla documental con la información detallada del sistema, así como de los respectivos formatos de evaluación No. 001 y 002, cada uno de los cuales, cuenta con su correspondiente Instructivo de diligenciamiento. (Ver Anexo H)

138

10. PRUEBA PILOTO PARA LA VALIDACIÓN DEL SISTEMA DE

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACA

Una vez realizada la capacitación descrita anteriormente, se determino la realización de la prueba piloto, como una prueba parcial que permitirá, ante todo, presentar el Estudio Técnico para la validación de las propuestas de adición y/o modificación del Sistema Tipo adoptado por la CNSC mediante Resolución No. 1534 del 05 de diciembre de 2006, para ser tomado como el Formulario de Evaluación No. 001 del Sistema de Evaluación del municipio –tomando su misma estructura y criterios -, así como la validación del Sistema de Seguimiento a las Contribuciones Individuales (Formato No. 002) y del Sistema de Evaluación de las Competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y por nivel jerárquico. La prueba realizada presenta las siguientes características:

• Población Objetivo: Al contar la Administración Central Municipal con una Planta de personal relativamente pequeña, para efectos de realizar la prueba piloto, se determino que la población objetivo sería la totalidad de los empleados perneados por el sistema de carrera administrativa. De esta forma, los empleados evaluados en la prueba piloto son 27 y los responsables de la evaluación son los jefes inmediatos, Secretarios de Despacho.

• Metodología: La prueba piloto se llevo a cabo utilizando los formatos de

diligenciamiento No. 001 y 002, entregados en el marco de la capacitación realizada. Así mismo, se determino adoptar los procedimiento y criterios de evaluación definidos en los mismos.

• Término de la Evaluación: La prueba piloto fue desarrollada para un

periodo de evaluación de tres semanas calendario, de tal manera que la evaluación inicio el 18 de Diciembre de 2006 y finalizo el 12 de Enero de 2007, día en el cuál, los responsables de la evaluación, debieron remitir los resultados de la misma a la Secretaria General y de Gobierno Municipal, oficina responsable del diseño e implementación del Sistema.

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III PARTE

ESTUDIO TECNICO

140

11. ESTUDIO TECNICO SOPORTE DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN

DEL DESEMPEÑO LABORAL PROPUESTO PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL


11.1 PRESENTACION

Una vez estructurado el Sistema de Evaluación propuesto para los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva – Boyacá, a continuación se presenta el Estudio Técnico soporte del mismo, en el formato final como fue enviado a la Comisión Nacional del Servicio Civil. La presentación del Estudio Técnico a la CNSC, es el resultado mas importante de este trabajo pues, con el, se busca la validación de las propuestas de adición y/o modificación del Sistema Tipo adoptado por la Comisión mediante Resolución No. 1534 del 05 de Diciembre de 2006, para ser tomado como el Formulario de Evaluación No. 001 del Sistema de Evaluación del Municipio – tomando su misma estructura y criterios -, así como la validación del Sistema de Seguimiento a las Contribuciones Individuales (Formulario de Evaluación No. 002) y del Sistema para la Evaluación de las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel Jerárquico. Este Estudio Técnico esta soportado en la capacitación realizada a los intervinientes en el proceso de evaluación y en la realización de la Prueba Piloto que validara el sistema.

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Monumento Nacional

ALCALDIA MUNICIPAL VILLA DE LEYVA - BOYACA

“Administración y Transparencia para el Cambio”

ESTUDIO TECNICO SOPORTE DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

PROPUESTO PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL


Villa de Leyva, Enero de 2007

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CONTENIDO PRESENTACIÓN 1. DESCRIPCIÓN DEL MUNICIPIO 2. SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PROPUESTO PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA – BOYACÁ

FORMATO DE EVALUACIÓN No. 001: SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

FORMATO DE EVALUACIÓN No. 002: SISTEMA DE EVALUACION MENSUAL – SEGUIMIENTO A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia) DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACÁ

Justificación Descripción

SISTEMA PARA LA EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO

Justificación Descripción

3. CAPACITACIÓN REALIZADA A LOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL EN LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPAL 4. PRUEBA PILOTO PARA LA VALIDACIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACA CONCLUSIONES

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PRESENTACIÓN A partir de la promulgación de la nueva Ley de carrera administrativa –Ley 909 de 2004- y sus Decretos reglamentarios, el enfoque del sistema de Evaluación del Desempeño es complementado con nuevos elementos que permiten medir La responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado, así como el cumplimiento de las metas institucionales e individuales, conceptos básicos orientados a la satisfacción de los intereses generales y la efectiva prestación de los servicios. Al incluir la actual legislación el concepto de competencias laborales, se establece que toda Evaluación del Desempeño debe estar encaminada a verificar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la idoneidad de las personas en el desarrollo de sus funciones, atendiendo a los principios que orientan la función publica, en especial el merito y responsabilidad, a partir de la concertación de objetivos sobre esas metas y no simplemente en el cumplimiento de las funciones asignadas a cada empleo, todo ello con un solo propósito: Establecer el merito como garantía de permanencia en el servicio. Determina el nuevo sistema que, ante todo, los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral deben permitir tomar acciones preventivas o correctivas para mejorar la calidad del servicio, el desempeño del empleado y el desempeño institucional. De esta manera, la Comisión Nacional del servicio Civil, a partir de la Promulgación del Acuerdo 07 del 5 de diciembre de 2006 - Por la cual se señalan los criterios legales y se establecen las Directrices de la CNSC para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba-, la Resolución 1534 del 5 de diciembre de 2006 - Por la cual se establecen las directrices para que las entidades desarrollen y adopten sistemas propios para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba y se establece el Sistema Tipo- y la “Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba”, ha dotado a las entidades y organismos del Estado, a cuyos empleados les aplica el Sistema de carrera administrativa, de un instrumento para la Evaluación del Desempeño que responde a los nuevos conceptos y postulados del enfoque de administración de personal, orientado a identificar, definir, determinar, evaluar y fortalecer las competencias de las personas en el ejercicio de las funciones a su cargo. En este contexto, a continuación se presenta el Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral, propuesto para los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva – Boyacá. El Sistema presentado tiene como principal propósito, contribuir al cumplimiento de los principios y fines de la función publica, consagrados en la Constitución Política y las actuales Leyes, y a la implementación y desarrollo en el municipio de los criterios legales y las directrices que la Comisión Nacional del Servicio Civil, ha establecido para la adopción de un sistema propio de Evaluación del Desempeño Laboral, a partir de las disposiciones contenidas en la Ley 909 de 2004 y sus Decretos

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reglamentarios. Todo ello se ha estructurado a partir de la primacía del merito, las competencias laborales, la responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado y el aporte que, en el desarrollo de sus funciones, puedan hacer al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, como base para el logro de la efectiva prestación de los servicios a su cargo. En la primera parte, se hace una descripción de nuestro municipio, permitiendo identificar las condiciones y características propias de la Administración Central Municipal para la implementación del Sistema. Posteriormente, se describe el Sistema de Evaluación del Desempeño propuesto para el municipio, de acuerdo con sus condiciones organizacionales, las circunstancias específicas de cada uno de los empleos y con el ambiente particular en el cual los empleados desempeñan sus funciones. Este sistema dotará a los encargados de la gestión del recurso humano de un instrumento que permita medir y valorar el merito, las competencias laborales, la responsabilidad de los servidores públicos en el desarrollo de las funciones a su cargo, su contribución al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y al mejoramiento de la gestión institucional. A pesar de que el Sistema General de Evaluación propuesto, recoge los criterios de evaluación y la estructura del Sistema Tipo para la Evaluación del Desempeño Laboral adoptado por la Comisión Nacional del Servicio Civil mediante la Resolución CNSC No. 1534 del 05-12-06, particularmente, se ha diseñado un sistema de Evaluación mensual – seguimiento a las contribuciones individuales (Unidades de Competencia), como un instrumento que complementa la Evaluación del Desempeño Laboral, y los parámetros preestablecidos, con un sistema de seguimiento constante y efectivo de la labor del empleado y del alcance de los objetivos y metas propuestos en el sistema general de Evaluación. Este sistema para el seguimiento o la revisión periódica del avance de resultados, en ningún caso, tendrá el sentido o las implicaciones de una evaluación parcial y, menos aún, definitiva sin embargo, ha sido diseñado para facilitar el seguimiento a la labor del empleado y constituir la evidencia que soporte el sistema de Evaluación. A continuación, se describe la capacitación realizada a los intervinientes en el proceso de Evaluación del Desempeño -empleados de carrera y evaluadores- de la Administración Central Municipal. Esta capacitación, realizada el 15 de Diciembre del año 2006, tuvo como propósito dar cumplimiento al deber que tiene la Entidad de difundir y desplegar los Criterios Legales y Directrices promulgados para tal fin, el marco teórico, conceptual y legal del Sistema de Evaluación y los procedimientos, herramientas e instrumentos para la implementación del Sistema propuesto para el municipio. Finalmente, se referencia la prueba piloto realizada en el municipio para un período de Evaluación comprendido entre el 18 de Diciembre del año 2006 y el 18 de Marzo del año 2007, como una prueba parcial que permitirá, ante todo, presentar el Estudio Técnico para la validación de las propuestas de adición y/o modificación del Sistema Tipo adoptado por la CNSC mediante Resolución No. 1534 del 05 de diciembre de 2006, para ser tomado como el Formulario de Evaluación No. 001 del Sistema de Evaluación del municipio –tomando su misma estructura y criterios -, así como la validación del Sistema de Seguimiento a las Contribuciones Individuales (Formato No. 002).

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1. DESCRIPCIÓN DEL MUNICIPIO En el marco de una República unitaria y descentralizada como Colombia, el municipio cumple un papel fundamental en el desarrollo de las funciones del Estado. La transferencia de poder político, recursos y responsabilidades a este nivel, consolida su autonomía en aras de que el gobierno cumpla efectivamente con los fines del Estado. El municipio de Villa de Leyva se encuentra ubicado en el departamento de Boyacá, a 60 Kilómetros de la capital del departamento –Tunja- y a 200 kilómetros de la capital del país, entre las serranías de Iguaque y Merchán. Su territorio tiene una extensión aproximada de 112 Kilómetros cuadrados, esta situado a una altura de 2.143 metros sobre el nivel del mar y tiene una temperatura media de 18 grados centígrados. Limita al norte con los municipios de Arcabuco y Gachantivá; por el sur con Sáchica; por el oriente con Chiquiza, por el occidente con Sutamarchán; y por el noroeste con Santa Sofía. Fue Fundado el 12 de Junio de 1572 por el Gobernador, Capitán General del Nuevo Reino de Granada y primer Presidente de la Real Audiencia Don Andrés Díaz Venero de Leyva y en 1954 durante el gobierno del General Gustavo Rojas Pinilla, mediante Decreto 3641 fue declarado Monumento Nacional. En términos de Administración y Desarrollo del recurso Humano, como municipio, Villa de Leyva esta llamado a desarrollar su propio Sistema de Evaluación del Desempeño pues, en su estructura, cuenta con 27 empleados perneados por el sistema de carrera administrativa, sistema que es aplicable a todas aquellas personas que prestan servicios personales remunerados, con vinculación legal y reglamentaria, en los organismos y entidades de la Administración Pública y que ha sido regulado por la Ley 909 de 2004. Los empleos que se encuentran dentro del Sistema de Carrera Administrativa deberán ajustarse a lo ordenado por esta Ley, - dado que expresa, que hacen parte de la función pública, entre otros, los empleos públicos de carrera y que, por tanto, es aplicable a los empleados de las entidades del nivel territorial: departamentos, distritos y municipios y sus entes descentralizados que se encuentre dentro de éste sistema-, entre tanto, el municipio ha desarrollado su propio Sistema de Evaluación del Desempeño, acorde con los criterios legalmente establecidos, para ser presentado ante la Comisión Nacional del Servicio Civil para su aprobación. 1.1 Aspectos Demográficos. De acuerdo con las proyecciones del DANE, para el año 1995 la población del municipio de Villa de Leyva era de 8622 habitantes. Para el año 2000 se proyecto un incremento poblacional de 8.04% con respecto al año 1995, donde la población de la Cabecera Municipal seria de 4625 y la Rural de 4691. En el año 2005 la población del municipio crecería en un 7.51% con respecto al año 2000 y en un 16.16% con respecto al año 1995, siendo la Cabecera Municipal un total de 5109 habitantes y 4907 la rural, para un total de 10016 habitantes. Como lo muestra la siguiente tabla:

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• Población Sectorial.

Cuadro 1. PROYECCIÓN DE POBLACIÓN POR CABECERA Y RESTO 1995 - 2005 VILLA DE LEYVA

POBLACIÓN PORCENTUAL AÑOS

SECTOR

1995

2000

2005 1995-2000 2000-2005

VARIACION 1995-2005

Cabecera Municipal

4162

4625

5109

11.12% 10.46% 22.75%

Rural 4460 4691 4907 5.17% 4.60% 10.02%

TOTAL 8622

9316

10016 8.04% 7.51% 16.16%

Fuente: Dane – Proyecciones 1995-2000-200559

Sin embargo, en el CENSO realizado en el año 1993 se estimo que la población total del municipio era de 7333 habitantes donde el 50.66% pertenecía a la cabecera municipal y el 49.33% restante al área rural:

• Población Total Censada 1993.

Cuadro 2. POBLACIÓN TOTAL CENSADA 1993 – VILLA DE LEYVA

Fuente: Dane XVI Censo Nacional de Población y Vivienda – 1993 Población Total cens ada por área, según municipios60.

1.2 Aspectos Geográficos y Físicos∗ • Localización. El Municipio de Villa de Leyva se encuentra ubicado en el departamento de

Boyacá, en la Provincia del Alto Ricaurte sobre las estribaciones de la Cordillera Oriental entre las latitudes 5º 24' L.N., Sector Meridional y 5º 38' LS, Sector Septentrional y entre las longitudes 73º 28' W.G. Parte Oriental y 73º 41' W.G. Parte Occidental.

• Altura sobre el nivel del mar. Se encuentra a una altura aproximada de entre 2000 y 3800

metros sobre el nivel del mar; su cabecera municipal se localiza sobre los 2.100 m.s.n.m. • Distancia de la capital departamental. De la capital del departamento (Ciudad de Tunja)

esta a 37 Km. de distancia; A 172 Km. de la capital de la república de Colombia (Bogotá 59 WORLD WIDE WEB. Página Web versión HTML. Bogotá: Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE-, 2006. Disponible en Internet: <http:// www.dane.gov.co 60Ibíd.,www.dane.gov.co/files/investigaciones/poblacion/poblacion_vivienda/poblacion_colombia.XLS ∗ ALCALDÍA MUNICIPAL. Plan de Desarrollo Municipal 2004-2007 “Administración y Transparencia para el cambio”. Villa de Leyva. 2004.

CABECERA MUNICIPAL 3715 RURAL 3618 TOTAL 7333

147

Distrito Capital), 38 Km. del Municipio de Chiquinquirá, 22 Km. del Municipio de Arcabuco y 17 Km. del Municipio de Santa Sofía en el Departamento de Boyacá.

• Extensión territorial. Tiene un área de 12755,29 hectáreas. • Límites. Villa de Leyva limita por el norte con los municipios de Gachantivá y Arcabuco, por

el sur con el municipio de Sáchica, por el oriente con el municipio de Chiquiza y por el occidente con los municipios de Sutamarchán y Santa Sofía.

• Condiciones climáticas. Su temperatura promedio es de 18º C. 1.3 Aspectos Económicos∗ . La economía del municipio esta dinamizada principalmente por el sector turístico, hotelero y de servicios, de donde la mayoría de sus habitantes devengan su sustento. Sin embargo, también encontramos otro tipo de actividades que complementan su sostenimiento como:

• Agrarias. Cultivos de cebolla de bulbo, maíz, papa, tomate, arveja, fríjol, trigo, frutales de hoja caduca y otros de pan coger.

• Pecuarias. Existen especies mayores y menores donde el ganado bovino es de mayor

importancia predominando las razas criolla y normanda para leche y carne, pues son las especies que más se adaptan al clima y condiciones de alimentación y manejo. Otras especies como la porcina, caprina y ovina se explotan en menor cantidad.

• Minera. Explotación de Travertino –Carbonato de Calcio -, Yeso –Sulfato de Calcio-, Calizas

–Carbonato de Calcio y Magnesio -, Arcillas, Caolín –Silicato de Aluminio- y Materiales de Construcción –piedras y lajas-.

• Piscícola. Se cultiva población piscícola de clima tropical como mojarra y cachama.

• Agroindustrial. Procesamiento de uva para la producción vinícola y procesamiento de

leche en derivados como el queso, yogurt y otros.

• Comercio. Se destacan los almacenes de artesanías, establecimie ntos comerciales de víveres, bebidas, tiendas, ferreterías, expendios de carnes, cafeterías, entre otros.

• Transporte. El Terminal de Transportes concentra las empresas prestadoras de todo tipo

de servicio Nacional, Intermunicipal y Local.


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• Otros. Actividades de tipo artesanal y manufacturero. En las artesanías se trabaja los tejidos a partir de la lana de oveja e hilaza; adicionalmente fabrican sombreros en palmiche, telares y otros productos elaborados en algodón; accesorios (joyería) y cerámica. En la manufactura se destaca los talleres de ebanistería y ornamentación, esta última desarrollándose con fuerza en muebles y accesorios.

1.4 División Política∗. El municipio se encuentra dividido territorialmente en 12 veredas distribuidas así:

Cuadro 3. DIVISIÓN POLÍTICA VILLA DE LEYVA

NOMBRE ÁREA (hectáreas) Llano Blanco 572,7

Capilla 3031 Cardonal 312,6 Sabana 1358,9 El Roble 1842,2

Salto y la Lavandera 969,4 Monquirá 1029,7

Llano del Árbol 367 Cañuela 495,5 Sopotá 664,4 Ritoque 594,9 Centro 1397,8

Figura 1. MAPA POLÍTICO VILLA DE LEYVA

La zona urbana del municipio se localiza en la vereda Centro y proyecta su desarrollo y consolidación en una extensión de 187.27 hectáreas.


149

1.5 Estructura Administrativa. Mediante el Decreto 041 de Junio 18 de 2003, es constituida la planta global de personal por treinta y ocho (38) funcionarios así:

Cuadro 4. PLANTA GLOBAL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA SEGÚN DECRETO 041 DE 2003

No. CARGOS DENOMINACIÓN DEL EMPLEO CÓDIGO GRADO


1 (UNO) Alcalde 005 08

1 (UNO) Secretario Ejecutivo Despacho del Alcalde 535 04

1 (UNO) Conductor Mecánico 601 02

1 (UNO) Auxiliar de Servicios Generales 605 01

PLANTA GLOBAL

5 (CINCO) Secretarios de Despacho 020 07

1 (UNO) Director Técnico 026 07

1 (UNO) Jefe de Unidad 207 05

1 (UNO) Inspector Municipal de Policía y Comisario de Familia

333 06

7 (SIETE) Técnicos 401 04

8 (OCHO) Secretarios 540 03

1 (UNO) Supervisor 545 03

1 (UNO) Inspector 515 04

2 (DOS) Auxiliar Administrativo 550 02

2 (DOS) Conductores Mecánicos 601 02

1 (UNO) Celador 615 01

1 (UNO) Guardián 630 01

2 (DOS) Auxiliares de Servicios Generales 605 01

1 (UNO) Operario 625 02 Fuente: Alcaldía Municipal de Villa de Leyva. Decreto 041 de Junio 18 de 2003.

Esta planta de personal queda conformada por: un (1) cargo de Elección Popular, seis (6) cargos de Libre Nombramiento y remoción, veintiocho (28) de carrera administrativa y tres (3) trabajadores oficiales. Posteriormente, con la creación de la Dirección de Cultura y Turismo mediante Decreto 041 Bis de 2003, se crean dos cargos más para la planta de personal, conformados por un (1) Director y un (1) Secretario para dicha dependencia. Finalmente, en el año 2006, mediante Decreto 062 del 30 de Agosto, previo estudio Técnico para la Reestructuración de la Administración central del Municipio realizado por la Escuela Superior de Administración Pública, se suprimen dos cargos: 1 (un) Jefe de Unidad 207 y una (1) Secretaria 540

150

de la Secretaría de Desarrollo Social y Comunitario, con lo cuál la Planta de Personal queda estructurada en cada una de las dependencias como se muestra a continuación:

Cuadro 5. ESTRUCTURA POR CARGOS AÑO 2006 MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

DENOMINACIÓN DEL CARGO FORMA VINCULACIÓN

Despacho del Alcalde Alcalde

ELECCION POPULAR

Secretaria Ejecutiva de la Alcaldía


Conductor Mecánico

TRABAJADOR OFICIAL



Secretaría General y de Gobierno Secretario de Despacho


Inspector de Policía y Comisaría de Familia


Secretario


Secretario


Secretario


Técnico de Personal y Almacén General


Técnico Biblioteca y Archivo










Guardián


Celador


Secretaría de Planeación y Control Interno Secretario de Despacho


Inspector


151

Secretario


Secretaría de Infraestructura Física Secretario de Despacho


Secretario


Supervisor


Conductor Mecánico


Conductor Mecánico

TRABAJADOR OFICIAL

Operario

TRABAJADOR OFICIAL

Secretaría de Hacienda Secretario de Despacho


Técnico de Contabilidad


Técnico en Presupuesto


Técnico en Recaudo


Secretaría de Desarrollo Social y Comunitario Secretario de Despacho


Secretario


Unidad municipal de Asistencia Técnica y Agropecuaria –UMATA- Director


Técnico


Técnico


Secretario


Dirección de Cultura y Turismo Director


Secretario


RESUMEN DE FORMA DE VINCULACIÓN

Elección popular 1

152

Libre Nombramiento y Remoción 7

Carrera Administrativa 27

Trabajador Oficial 3

De esta forma, la planta queda conformada por un (1) cargo de Elección Popular, siete (7) cargos de Libre Nombramiento y remoción, veintisiete (27) cargos de Carrera Administrativa y tres (3) trabajadores oficiales, para un total de treinta y ocho (38) cargos. 1.6 Reformas en torno a la gestión del Recurso Humano. A partir del año 2004, con la promulgación de la Ley 909 y sus Decretos reglamentarios, el municipio debe realizar algunos cambios y modificaciones frente a su estructura administrativa y a la administración de su recurso humano, todo ello con el fin de ajustarse con los nuevos lineamientos y directrices promulgados por la nueva Ley de Carrera Administrativa y la reglamentación en materia de empleo público. En este sentido, los cambios se refieren, en primera instancia, al Ajuste del Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales, en el cual, se actualiza la información de los empleos de la planta, de acuerdo con lo estipulado en la Ley en mención y sus Decretos reglamentarios 785 y 2539 de 2005. Esta modificación se hace mediante el Decreto 025 del 12 de Abril del 2006 en donde, se determina la identificación de cada empleo, el propósito principal, las competencias funcionales propias del empleo especifico, los conocimientos esenciales, las competencias comunes para todos los empleos de la administración pública, las competencias comportamentales por cada nivel jerárquico y los respectivos requisitos de estudio y experiencia. En segunda instancia, se procede a hacer la homologación y la correspondiente incorporación y distribución de los cargos de la planta de personal del municipio mediante el Decreto 065 del 1 de Septiembre de 2006, tomando como referencia el Decreto 785 del 17 de marzo de 2005, que establece el nuevo sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004. De esta manera, la planta de personal se constituye como se describe a continuación:

Cuadro 6. PLANTA DE PERSONAL SEGÚN DECRETO 065 DE 2006 – MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

HOMOLOGACION CARGOS DECRETO 785 DE MARZO 17 DE 2005

NIVEL DENOMINACION CODIGO No. DE CARGOS

ALCALDE 005 1

SECRETARIO DE DESPACH O 020 5 DIRECTIVO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO O FINANCIERO O TECNICO U

OPERATIVO 009 2

PROFESIONAL COMISARIO DE FAMILIA 202 1

TÉCNICO TECNICO ADMINISTRATIVO 367 5

153

TECNICO OPERATIVO 314 2

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 1

SECRETARIO EJECUTIVO DEL DESPACHO DEL ALCALDE 438 1

SECRETARIO 440 8

INSPECTOR 416 1

AUXILIAR ADMINSITRATIVO 407 2

CONDUCTOR MECANICO 482 3

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES 470 3

CELADOR 477 1

OPERARIO 487 1 GUARDIAN 485 1

ASISTENCIAL

TOTAL CARGOS

38

2. SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PROPUESTO PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA – BOYACÁ 2.1 DESCRIPCION El sistema de Evaluación del Desempeño Laboral propuesto para los empleados de carrera y en periodo de prueba de la Administración Central municipal, esta compuesto por dos Formularios de Evaluación, como se describen a continuación:

FORMATO DE EVALUACIÓN No. 001: SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA El Formulario No. 001, recoge los criterios de Evaluación contenidos en el Acuerdo 07 de 2006 de la CNSC y la estructura del Sistema Tipo para la Evaluación del Desempeño Laboral adoptado por la CNSC mediante la Resolución CNSC No. 1534 del 05-12-06. Sin embargo, se han propuesto algunas adiciones y modificaciones a saber:

• Instructivo para el diligenciamiento del formato no. 001 Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en periodo de prueba. Con el fin de facilitar el diligenciamiento del Formulario de Evaluación, el municipio estructuro un Instructivo que recoge las disposiciones contenidas en el Acuerdo 07 de 2006, las

154

Resolución 1534 del mismo año y en la Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral, para permitir a los intervinientes en la evaluación, contar con una herramienta oportuna para desarrollar el proceso, afianzar los conceptos e identificar cada uno de los momentos o fases que conlleva el mismo. Este Instructivo de diligenciamiento, irá adjunto en la parte anterior del formulario de Evaluación.

• Identificación de los Responsables de la Evaluación. A continuación se presentan ante la

Comisión los responsables de la Evaluación del Desempeño Laboral dentro de la estructura de la Administración central municipal a saber:

- Empleado a Evaluar. Existen actualmente en la Administración Central

Municipal 27 cargos cuya vinculación esta perneada por el sistema de carrera que, de acuerdo con el nivel, son los que se describen a continuación:

En el Nivel Profesional Un (1) Comisario de Familia Código 202 En el Nivel Técnico Cinco (5) Técnicos Administrativos Código 367 a saber: Un (1) Técnico de Personal y Almacén General a cargo de la secretaría General y de Gobierno Un (1) Técnico Biblioteca y Archivo a cargo de la secretaría General y de Gobierno Un (1) Técnico en Contabilidad a cargo de la Secretaría de Hacienda Un (1) Técnico en Presupuesto Contabilidad a cargo de la Secretaría de Hacienda Un (1) Técnico en Recaudo a cargo de la Secretaría de Hacienda Dos (2) Técnicos Operativos Código 314 de la Unidad Municipal de Asistencia Técnica y Agropecuaria –UMATA- En el Nivel Asistencial Tres (3) Auxiliares Administrativos Código 407 a saber: Dos (2) a cargo de la Secretaría General y de Gobierno Uno (1) – Supervisor- a cargo de la Secretaría de Infraestructura Física Un (1) Secretario Ejecutivo del Despacho del Alcalde Código 438 Ocho (8) Secretarías Código 440 a saber: Dos (2) a cargo de la Secretaría General y de Gobierno

155

Una (1) a cargo de la Comisaría de Familia Una (1) a cargo de la Secretaría de Planeación y Control Interno Una (1) a cargo de la Secretaría de Infraestructura Física Una (1) a cargo de la Secretaría de Desarrollo Social y Comunitario Una (1) a cargo de la UMATA Una (1) a cargo de la Dirección de Cultura y Turismo Un (1) Inspector Código 416 de la Secretaría de Planeación y Control Interno Tres (3) Auxiliares de Servicios Generales Código 470 a saber: Uno (1) a cargo del Despacho del Alcalde Dos (2) a cargo de la Secretaría General y de Gobierno Un (1) Celador Código 477 a cargo de la Secretaría General y de Gobierno Un (1) Guardián Código 485 a cargo de la Secretaría General y de Gobierno Un (1) Conductor Mecánico Código 482 a cargo de la Secretaría de Infraestructura Física

- Los Evaluadores. De acuerdo con las Disposiciones que regulan la Evaluación

del Desempeño Laboral, los principales evaluadores serán los jefes inmediatos de los empleados a evaluar.

De acuerdo con la estructura del municipio, los evaluadores serán:

Cuadro 7. PARTICIPANTES EN LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EVALUADOS: NOMENCLATURA, ÁREA, JEFE

INMEDIATO. EVALUADOR: FORMA DE VINCULACIÓN – MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

No. EVALUADO - EMPLEADO DE CARRERA

AREA EVALUADOR JEFE INMEDIATO


1 Comisario de Familia Código

202 Secretaría General y de

Gobierno

Secretario de Despacho (General y de Gobierno)

Código 020

Libre Nombramiento y Remoción

2

Técnico Administrativo Código 367 (Técnico de

Personal y Almacén General)



Código 020


3 Técnico Administrativo Código 367 (Técnico Biblioteca y Archivo)



Código 020


4 Técnico Administrativo

Código 367 (Técnico en Contabilidad)

Secretaría de Hacienda Secretario de Despacho (General y de Gobierno)

Código 020



Código 367 (Técnico en Presupuesto)

Secretaría de Hacienda Secretario de Despacho (Hacienda) Código 020


156


Código 367 (Técnico en Recaudo)

Secretaría de Hacienda Secretario de Despacho (Hacienda) Código 020


7 Técnico Operativo Código 314

UMATA Director Técnico (UMATA) Código 009


8 Técnico Operativo Código 314

UMATA Director Técnico (UMATA) Código 009



Código 407 Secretaría General y de

Gobierno


Código 020



Código 407 Secretaría General y de

Gobierno


Código 020



Código 407 (Supervisor) Secretaría de


Secretario de Despacho (Infraestructura Física)

Código 020


12 Secretario Ejecutivo Código 438


Elección popular

13 Secretaría Código 440 Comisaría de Familia Comisario de Familia Código 202


14 Secretaría Código 440 Secretaría General y de

Gobierno


Código 020


15 Secretaría Código 440 Secretaría General y de

Gobierno


Código 020


16 Secretaría Código 440 Secretaría de Planeación

y Control Interno

Secretario de Despacho (Planeación y Control Interno) Código 020


17 Secretaría Código 440 Secretaría de



Código 020


18 Secretaría Código 440 Secretaría de Desarrollo

Social y Comunitario

Secretario de Despacho (Desarrollo Social y

Comunitario) Código 020


19 Secretaría Código 440 UMATA Director Técnico (UMATA) Código 009


20 Secretaría Código 440 Dirección de Cultura y

Turismo

Director Administrativo (Cultura y Turismo) Código

009


21 Inspector Código 416 Secretaría de Planeación

y Control Interno

Secretario de Despacho (Planeación y Control Interno) Código 020


22 Auxiliar de Servicios Generales Código 470


Elección Popular

23 Auxiliar de Servicios

Generales Código 470 Secretaría General y de

Gobierno


Código 020


24 Auxiliar de Servicios

Generales Código 470 Secretaría General y de

Gobierno


Código 020


25 Celador Código 477 Secretaría General y de Gobierno



157

Código 020

26 Guardián Código 485

Secretaría General y de

Gobierno


Código 020


27 Conductor Mecánico Código

482 Secretaría de



Código 020


Como se puede observar, de acuerdo con el Manual Especifico de Funciones y de Competencias laborales para la Administración Central Municipal, en la actualidad, para el cargo de Secretaría Código 440 de la Comisaría de Familia del municipio, el jefe Inmediato es un empleado de carrera administrativa lo cuál, implica que para efectos de desarrollar el sistema de evaluación, se deberá conformar la respectiva Comisión Evaluadora. Por otro lado, para los demás cargos de carrera que componen la planta de personal, los jefes inmediatos son de Libre Nombramiento y Remoción – excepción del Alcalde Municipal que es de Elección Popular - por lo cuál, serían los principales evaluadores. No obstante, el municipio acoge la disposición de que el evaluador pueda ser:

- Una Comisión Evaluadora cuando la estructura administrativa del municipio

determinara que los jefes inmediatos sean de carrera administrativa. Dicha Comisión estaría conformada, como mínimo, por el Jefe inmediato y un empleado de libre Nombramiento y Remoción - y actuará como un solo evaluador – ó,

- Un empleado de libre Nombramiento y Remoción designado por el jefe de la entidad si se considera pertinente que haya para cada evaluado un segundo evaluador.

• Identificación de los Parámetros de la Evaluación del Desempeño. Para efectos de

identificar los Parámetros de la Evaluación del Desempeño, se estima que los intervinientes en el proceso deberán consultar el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales ajustado mediante Decreto No. 025 de 2006 - por medio del cual se ajusta el manual especifico de funciones y competencias laborales para los empleos de la planta de personal de la Alcaldía Municipal-, y los propósitos, objetivos y metas institucionales para el periodo de evaluación, en el marco del correspondiente Plan Desarrollo Municipal y los Acuerdos de gestión de cada Área.

- Meta (Cuantificación de la Contribución Individual). Se estima pertinente

que, una vez concertadas las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia), se identifique de manera independiente la meta a alcanzar en el marco de cada contribución. Entendiendo la meta como la parametrización del resultado esperado durante el periodo, en el cuadro respectivo, se deberá fijar el producto, en términos cuantificables, que permita verificar el cumplimiento de la contribución.

158

- Fecha de Entrega. La fecha de entrega de los resultados y/o productos alcanzados por el empleado se consignará con el fin de facilitar el seguimiento y verificación de las contribuciones individuales durante el periodo de evaluación. De esta manera, a cada Contribución Individual se deberá fijar una fecha de entrega de los resultados, al inicio de cada periodo de evaluación.

- Puntos Obtenidos. En este espacio se debe señalar el puntaje obtenido por el

empleado para cada contribución individual como resultado del cumplimiento de las metas fijadas y de las evidencias aportadas que lo soporten. En este sentido, se estima que en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados, la puntuación que se vaya asignando estará determinada por el seguimiento mensual a la Contribución Individual contenida en el Formato de Evaluación No. 002. Este puntaje se obtendrá sumando los puntos asignados en cada mes por el cumplimiento de la contribución para cada periodo de evaluación, como se describe más adelante cuando expliquemos el Sistema de Seguimiento a las Contribuciones Individuales propuesto.

• Evaluación de las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores

Públicos y por Nivel Jerárquico. Estas competencias se encuentran definidas en el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales – Decreto 025 de 2006- de acuerdo con los Artículos 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005. Sin embargo, para efectos de realizar la evaluación de las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos, se establece que, en todo caso, se deberá evaluar “el Compromiso con la Organización”, competencia que se constituye como esencial en el proceso de evaluación, debido a la importante vocación turística del municipio, tal y como se define a continuación:

CUADRO 8. COMPETENCIA COMUN A LOS SERVIDORES PUBLICOS

““COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN”


CONDUCTAS ASOCIADAS


Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y

metas organizacionales

Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. Antepone las necesidades de la organización ante sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones Colabora como apoyo en los eventos y festivales que el Municipio organiza en razón de su vocación turística.

Fuente: Alcaldía Municipal de Villa de Leyva. Decreto 025 de Septiembre 01 de 2006

159

• Acopio y Evaluación de las Evidencias requeridas de Contribuciones y Metas Individuales (Unidades de Competencia). Se determina que una vez identificadas, conjuntamente entre evaluado y evaluador, las evidencias requeridas para verificar el cumplimiento de cada uno de las Contribuciones Individuales objeto de evaluación, en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados, el registro, verificación y acopio de estas evidencias se deberá realizar al final de cada mes durante el periodo a evaluar, en la fecha de entrega establecida en el Formato de Evaluación o, en el momento en que se produzcan los resultados o productos del empleado como consecuencia de su desempeño, de acuerdo con el procedimiento para el seguimiento mensual a la Contribución Individual contenido en el Formato de Evaluación No. 002.

De esta manera, las evidencias aportadas por el empleado se deberán consignar en el formato de seguimiento mensual a la Contribución Individual contenida (Formato de Evaluación No. 002), de tal manera que la información consignada en este Formato se constituya como la evidencia que soporte el Sistema General de Evaluación.

- Concertación compromisos a evaluar. Una vez definidos los compromisos a

evaluar en el periodo, éste acuerdo deberá ser firmado por los participantes los cuales, deberán escribir el nombre, Documento de Identidad y su firma.

- Fecha de Concertación. En este aparte se deberá escribir la Fecha

(día/mes/año) en la cuál los compromisos a evaluar fueron concertados.

• Contribuciones y/o Competencias Extraordinarias. Se estima que en este punto, el evaluador consigne aquellos productos o resultados del empleado, que hayan excedido las contribuciones y metas individuales o las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y/o por nivel jerárquico, fijadas al comienzo del período a evaluar, y que contribuyan a mejorar los resultados del área, de la institución y/o la prestación del servicio. Se escribe la Contribución, meta, y/o competencia que haya sido concertada al inicio del período, posteriormente, se identifica el producto superado de manera extraordinaria y las observaciones que se consideren pertinentes.

• Observaciones y Plan de Mejoramiento. Con base en los resultados de la Evaluación del

Desempeño Laboral, se estima que los intervinientes en la evaluación:

- Identifique las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados esperados.

- Prescriban las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar.

- Definan los apoyos o recursos que requiere el empleado para su mejoramiento. - Establezcan Plan de Mejoramiento. - Establezcan un cronograma para el seguimiento y evaluación del plan de

mejoramiento.

160

- Verifiquen los progresos del empleado de acuerdo con el plan establecido. - Evalúen la eficacia de las acciones prescritas.

• Usos de la Evaluación. Se prevé que la Evaluación del Desempeño Laboral de los

empleados se tenga en cuenta:

- Como indicador de gestión. - Como base para que las unidades de personal formulen los planes, programas

o proyectos de capacitación, para el desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los empleados; propiciar la eficacia, eficiencia y efectividad personal, grupal y organizacional; Permitir el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios, e implementar programas de bienestar e incentivos.

- Para revisar o ajustar los Manuales de Funciones y Competencias Laborales. - Para ajustar o reorientar planes, programas y proyectos del área o de la entidad. - Para validar procesos de selección de personal y de formación y capacitación. - Tomar acciones de prevención, corrección o mejoramiento del desempeño

personal e institucional, mediante la prescripción de un plan remedial o de mejoramiento a cumplir en un tiempo estimado, determinando los resultados a obtener y las fechas de control.

Así mismo, el resultado de la Evaluación del Desempeño de los empleados será la base para la formulación de planes, programas y proyectos de capacitación que contribuyan a:

- El desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y

competencias fundamentales de los empleados. - Propiciar la eficacia personal, grupal y organizacional. - Permitir el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la

prestación de los servicios. - Implementar programas de bienestar e incentivos.

FORMATO DE EVALUACIÓN No. 002: SISTEMA DE EVALUACION MENSUAL – SEGUIMIENTO A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (UNIDADES DE COMPETENCIA) DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACÁ

JUSTIFICACIÓN De acuerdo con la Ley 909, la permanencia en los empleos de carrera administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, principio que exige, el cumplimiento de las funciones asignadas por el respectivo Manual, la demostración de determinadas competencias comportamentales del empleado y, fundamentalmente, la acreditación del compromiso adquirido en el cumplimiento de los principios que orientan la función publica, el buen desempeño institucional y la eficiente gestión y prestación de los servicios a su cargo.

161

La acreditación del principio del mérito para cada uno de los empleados de carrera, demanda un sistema de evaluación constante que permita fundamentar un juicio objetivo de su desempeño. Este sistema deberá también incentivar el ejercicio de la evaluación como un proceso inherente a la labor diaria del empleado, proceso que le permitirá identificar las debilidades individuales y organizacionales a tiempo, tomar las medidas pertinentes y potencializar las fortalezas y el impacto generado por su gestión. La verificación de la idoneidad del empleado en el desempeño de su cargo y en el desarrollo organizacional, deberá hacerse de manera integral, objetiva y confiable, soportada en hechos reales y en competencias demostradas. De acuerdo con el Departamento Administrativo de la Función Publica61, los resultados de la evaluación pueden verse afectados negativamente por ciertos comportamientos, actitudes, tendencias y posiciones del evaluador. Estos comportamientos han sido estudiados y, a pesar de que su origen y su naturaleza son complejos, a continuación se señalan algunos de estos factores a fin de que se conozca su existencia y la forma de manifestarse:

• Tendencia central. Consiste en la concentración de las calificaciones alrededor de los puntajes medios de la escala. Las razones de esta típica distorsión son diversas. Entre ellas se mencionan a continuación algunas:

El temor del evaluador de tener que discutir con los colaboradores o superiores, el resultado asignado y/o no estar en condiciones de presentar hechos suficientes que sustente tales resultados. El pensar que s a uno de sus colaboradores lo sitúa en un lugar distinguido corre el riesgo de que sea solicitado en otra dependencia o para otra actividad. Evitar que sus colaboradores se vean afectados negativa o positivamente por evaluaciones deficientes o sobresalientes y a la vez ocultar el desconocimiento del desempeño real de los evaluados. Evitar que se generen contratiempos en el trabajo o se propicie un ambiente hostil.

• Estimación temporal parcial. Es la tendencia a evaluar sobre la base del lapso más

inmediato a la fecha de evaluación, de forma que si por ejemplo, en una valoración anual, en el ultimo mes la persona tuvo un comportamiento laboral muy positivo se le otorga un puntaje alto sin tener en cuenta que en el resto del periodo su rendimiento fue regular o deficiente y, al contrario, funcionarios con buenos meritos que han incurrido en errores en la prestación de servicios en el tiempo inmediatamente anterior a la fecha de la valoración se les califica muy bajo aun cuando su actividad en el resto del año hubiere sido satisfactoria.

En este aspecto incide la actitud del evaluador y del evaluado en cuanto a tener la concepció n de que la Evaluación del Desempeño se reduce al acto formal de diligenciar un

61 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Evaluación del Desempeño Laboral – Carrera Administrativa-. Bogotá D.C: DAFP. 1997. p. 28.

162

instrumento lo cual desvirtúa el carácter de proceso permanente y continuo de la evaluación.

• Evaluación lógica. Se presenta cuando el evaluador sobreestima la exacta relación que

existe entre los factores o rasgos de evaluación. Por ello si guzga por ejemplo, que “Toma de decisiones” esta estrechamente correlacionada con “Orientación a resultados”, tendera a expresar un puntaje muy similar en ambos factores.

La situación se deriva fundamentalmente del análisis superficial de los factores. Por tanto, debe tenerse en cuenta que cada factor se refiere a un aspecto especifico del Desempeño y por consiguiente debe considerarse de manera independiente.

• Importancia del cargo. Consiste en evaluar a los funcionarios dependiendo del nivel del cargo al cual pertenece. Por ejemplo, si el empleado pertenece al grupo del nivel Profesional se estima previamente una evaluación buena o excelente, pero si se trata de evaluar un funcionario del nivel Asistencial, se le califica con exagerado rigor o descuido.

• Efecto de halo. Consiste en otorgar puntajes altos o bajos, mas por una impresión general

que por el análisis imparcial y profundo de cada uno de los factores a estimar. El evaluador se deja guiar por ciertas conductas que aprueba o desaprueba y consiguientemente concede mayores o menores puntajes en las demás. Así por ejemplo, el funcionario evaluado favorablemente en un aspecto, también es evaluado favorablemente en los demás o, al contrario, el evaluador desaprueba una determinada característica y puntúa bajas las demás.

• Efecto de la memoria. A diferencia de la estimación temporalmente parcial, en el que la

evaluación se basa en las ejecuciones más recientes del evaluado, el efecto de la memoria consiste en que el evaluador, a través del tiempo mantiene constantes sus apreciaciones sobre el evaluado sin que realmente se justifique. El mecanismo del error es sencillo: si ya ha evaluado varias veces al colaborador, las valoraciones posteriores están afectadas por el recuerdo de juicios anteriores.

• Benevolencia o dureza. Es la omisión por parte del evaluador de las facetas negativas en

el desempeño del evaluado señalando solo las positivas o, por el contrario, el evaluador solamente tiene en cuenta los aspectos negativos del evaluado. Estas tendencias a calificar mas alto o a subestimar las actuaciones de los colaboradores pueden ser producto de sentimientos de aprecio o antipatía por ejemplo, o bien pueden tener un propósito determinado para el propio evaluador, en pro o en contra del evaluado.

• Políticas institucionales. Las instituciones que no tengan unas políticas o propósitos

claros con respecto a la Evaluación del Desempeño, incidirán negativamente sobre el proceso. No contar con los recursos físicos, tecnológicos, logísticos, humanos y financieros mínimos para el logro de los propósitos institucionales, no disponer de personal idóneo para coordinar el programa de Evaluación del Desempeño, carecer de programas continuos de

163

capacitación para evaluadores y evaluados sobre el tema, son aspectos que incidirán desfavorablemente en el proceso.

El formato No. 002 propuesto, es un instrumento diseñado para complementar la Evaluación del Desempeño Laboral, y los parámetros preestablecidos, con un sistema de seguimiento constante y efectivo de la labor del empleado y del alcance de los objetivos y metas propuestos en el sistema General de evaluación. Así mismo, permite facilitar la labor del evaluador en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados del proceso de evaluación. En este sentido el sistema propuesto, en ningún caso, tendrá el sentido o las implicaciones de una evaluación parcial y, menos aún, definitiva, por el contrario este formato ha sido diseñado con el propósito de contrarrestar los efectos de una evaluación basada en los aspectos anteriormente descritos y constituir la evidencia que soporte los puntos asignados en la Evaluación de las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) del empleado, en el sistema de evaluación. Por medio de este instrumento se podrá verificar de manera oportuna, el grado de cumplimiento de las contribuciones individuales pactadas inicialmente, identificar los factores que afectan su cumplimiento y tomar las medidas pertinentes, al mismo tiempo que se implementa un sistema de evaluación constante y objetivo, a partir del registro y anotación mensual del desempeño laboral del empleado, de tal manera que los participantes del proceso podrán contar con los soportes de apoyo necesarios para tomar confiablemente las decisiones. De esta manera, las evaluaciones que se desarrollen, reflejaran el desempeño real sustentado por el seguimiento a los resultados en el momento mismo en que se producen. El resultado de la aplicación del formato propuesto, debe ser la síntesis del seguimiento y orientación que ha de realizar el evaluador durante todo el periodo de evaluación. DESCRIPCION El formato de Evaluación mensual – seguimiento a las contribuciones individuales-, está diseñado con el fin de constituir una herramienta, a manera de bitácora, que facilite el seguimiento y verificación del desempeño del empleado en función de las contribuciones individuales (Unidades de Competencia), referidas al manual especifico de funciones y competencias laborales, a los planes, programas y proyectos institucionales y a los acuerdos de gestión de cada área, pactadas inicialmente, de manera periódica y articulada al sistema de evaluación general, en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados. La idea de construir este formato surge del propósito de hacer de la evaluación un proceso constante y pertinente. Es decir, el objeto fundamental es hacer que el ejercicio de evaluar no sea un proceso aislado a la gestión y del quehacer de los empleados, sino que se convierta en un proceso permanente y propio de la cultura institucional. El objetivo es evidenciar de manera oportuna el comportamiento de los empleados y su compromiso con la institución y tomar los correctivos pertinentes en las fallas identificadas o potencializar las fortalezas.

164

En este mismo sentido, el formato está diseñado para facilitar el proceso de evaluación de tal manera que, al finalizar el periodo de evaluación, el evaluador solo deberá tomar los resultados mensuales obtenidos de este formato de seguimiento y sumarlos para obtener la calificación correspondiente a los Puntos Asignados en la Evaluación de las Contribuciones Individuales. La estructura del formato y el respectivo procedimiento para su diligenciamiento es el que se describe a continuación:

• Término de la Evaluación. Se estima que el término de este seguimiento sea mensual. De esta manera, los resultados obtenidos por el seguimiento de las contribuciones individuales se consignarán al finalizar cada mes del periodo de evaluación, en la fecha de entrega señalada en el Formato de Evaluación No. 001 o bien, en el momento en que el empleado haga entrega de los resultados o productos de su desempeño, en el marco de cada Contribución Individual concertada, todo ello, previamente concertadas las contribuciones individuales a evaluar.

• Identificación de los Intervinientes en la Evaluación.

- Los Empleados a Evaluar. Este formato será aplicado a los empleados de

carrera o en periodo de prueba de la Administración Central Municipal, dentro de los cinco (5) días siguientes a la definición de las contribuciones y metas individuales en el Formato de Evaluación No. 001.

- Los Evaluadores. En este sistema, el evaluador será la misma persona

encargada de realizar la Evaluación del Desempeño Laboral contenida en el Formato de Evaluación No. 001.

• Descripción de la Contribución Individual Objeto de Seguimiento. En este punto, en cada cuadro de seguimiento, se consigna cada una de las contribuciones individuales plasmadas en el Formato de Evaluación No. 001, con su respectiva meta, valor asignado en puntos y fecha de entrega para el periodo de evaluación, compromisos que han sido previamente concertados.

Estas contribuciones individuales podrán ser mínimo dos (2) y deberán transcribirse siguiendo el orden en que fueron establecidas en el Formato de Evaluación No. 001.

• Resultados Mensuales. Aquí se consignan los resultados entregados por el empleado en

desarrollo de sus funciones al finalizar cada mes del periodo de evaluación, en la fecha de entrega señalada en el Formato de Evaluación No. 001 o bien, en el momento en que el empleado haga entrega de los resultados o productos de su desempeño, para cada contribución.

165

En primera medida, se debe identificar el mes en el cuál se está haciendo el seguimiento a la Contribución, con su fecha de inicio y de finalización. Seguidamente se establecerán los resultados alcanzados y entregados por el empleado, en el marco de las metas propuestas para cada contribución y, finalmente, se deberá identificar la fecha en la cuál, el empleado hizo entrega de los mismos. A manera de ejemplo, se describe la contribución individual propuesta – hipotéticamente - para el cargo Comisario de familia e Inspector Municipal de Policía, Código 202, Grado 06, para el primer semestre de una evaluación ordinaria, comprendido entre el primero (1º) de Febrero y el treinta y uno (31) de Julio del 2006 cuyo valor asignado en puntos es de diez (10). Esta contribución ha sido concertada – hipotéticamente - en el Formato de Evaluación No. 001 entre el primero (1º) y el quince (15) de Agosto.

Cuadro 9. EJEMPLO: CONSIGNACIÓN DE LOS RESULTADOS MENSUALES

2. SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia)

2.1 DESCRIPCIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL

No. DEFINICIÓN

META (Cuantificación de

la Contribución Individual)

Fecha de Entrega (Día/mes/año)


1

Inspección y verificación de la documentación en los establecimientos comerciales que funcionan en el

Municipio para comprobar que cumplan con los requisitos legales para su funcionamiento de

conformidad con la Ley 232 de 1995.


comerciales.

20/07/06 10

2.2 RESULTADOS MENSUALES

MES No.

DESDE (Día/mes/a

ño)

HASTA (Día/mes/a

ño) RESULTADOS ENTREGADOS

Fecha de Entrega

(Día/mes/año)

Puntos Asignados por Cumplimiento


24/02/06 1


29/03/06 1.5


28/04/06 2.5


30/05/06 2


30/06/06 2


19/07/06 1

2.2.1 TOTAL PUNTOS ASIGNADOS SEGUIMIENTO MENSUAL (Suma Puntos asignados por cumplimiento)

10

La meta propuesta para la contribución es la Inspección y verificación de 20 establecimientos comerciales. A medida que transcurre el periodo de evaluación, se va

166

estableciendo, al finalizar cada mes del periodo de evaluación, en la fecha de entrega señalada en el Formato de Evaluación No. 001 o bien, en el momento en que el empleado haga entrega de los resultados o productos de su desempeño, los resultados entregados consignando la fecha en la cuál se hizo la entrega.

- Puntos Asignados por Cumplimiento PAPC. Los puntos asignados por

cumplimiento se determinarán siguiendo la formula:

RE * VAP = PAPC MPE

RE = Resultados Entregados por el empleado en el mes (medibles y cuantificables). En el ejemplo, para el mes No. 1, el empleado Inspeccionó y verificó 2 establecimientos comerciales. VAP = Valor Asignado en Puntos asignados a la contribución de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. En el ejemplo se estableció un valor máximo de 10 puntos. MPE = Meta para el periodo de evaluación de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. En el ejemplo se estableció la inspección y verificación de 20 establecimientos comerciales. De esta manera la asignación de puntos por cumplimiento será: 2 * 10 = 1 punto por cumplimiento 20


• Evidencias aportadas a la Contribución Individual. En este punto se deberán describir

las evidencias aportadas por el empleado para soportar los resultados entregados en el

167

proceso de seguimiento, de acuerdo con las evidencias requeridas de contribuciones individuales consignadas en el Formato de Evaluación No. 001.

Las evidencias aportadas deberán constituirse como las pruebas incontrovertibles del desempeño competente del empleado en la realización de su trabajo. Estas evidencias deberán ser Evidencias de producto, definidas en la “Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral” del la CNSC, pues serán los soportes de los resultados esperados (el “qué”) del trabajo del empleado; Evidencias de desempeño o comportamiento del empleado, que están directamente relacionadas con la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo; o Evidencias de conocimientos y comprensión, que se refieren a la aplicación de los conceptos, principios, teorías, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un desempeño eficaz en la realización del trabajo. Las evidencias deberán estar referidas única y exclusivamente a los resultados entregados por el empleado y deberán entregarse al momento de la definición de los resultados entregados - finalizando el mes, en la fecha de entrega definida o, en el momento en que se produzcan los resultados-, para efectos de sustentar la calificación y agruparse en un Portafolio de evidencias. De esta manera el portafolio definitivo deberá contener las evidencias aportadas por el empleado durante los meses del periodo de evaluación para soportar el cumplimiento de cada contribución. Para la recolección de evidencias se podrá utilizar una o varias de las siguientes técnicas e instrumentos según se adecuen a las condiciones del trabajo, sin olvidar que la fuente principal de evidencia es la actuación del empleado en circunstancias laborales.

- Técnica de observación del desempeño en el lugar de trabajo y registro de lo

observado, en un protocolo o guía de observación especialmente diseñada para este efecto.

- Técnica de encuestas a usuarios sobre la calidad de los productos o servicios generados por el evaluado y sobre su grado de satisfacción con los mismos. Para ello se utilizará un formulario de encuesta de fácil comprensión y diligenciamiento por parte de los encuestados.

- Técnica de sustentación de los trabajos o proyectos bajo su responsabilidad, para que explique el porqué de la aplicación de conocimientos, conceptos, principios, métodos o procedimientos en la realización del trabajo. Esto puede obrar como “evidencias de conocimiento” sobre el trabajo.

- Técnica de referencias de terceros sobre la calidad de los productos y servicios o sobre el comportamiento del evaluado, en situaciones objeto de evaluación. Para ello, es necesario establecer, de común acuerdo con el evaluado, cuáles y cuántos de estos reportes o referencias se constituyen en evidencia de desempeño, para ameritar ser incluidos en el portafolio de evidencias.

- Técnica de análisis de “incidentes críticos” que impacten significativamente, tanto de manera positiva como negativa, en el logro de las metas individuales o de la dependencia, o en el comportamiento esperado del evaluado. El registro

168

de estos incidentes debe incluir las circunstancias en que ocurrieron y las consecuencias que de ellos se derivaron.

- Técnica de recopilación de materiales, muestras o productos del trabajo del evaluado, registrados en medio físico (papel o magnético) tales como gráficos, diapositivas, documentos, fotografías, en el portafolio de evidencias.

Antes de incluir cualquier evidencia en el portafolio se debe verificar su autenticidad, suficiencia, actualidad y validez; de lo contrario, las pruebas no son procedentes y alterarían significativamente los resultados de la evaluación. De acuerdo con la Guía de Evaluación del Desempeño Laboral, una evidencia es:

- Auténtica cuando es generada por el evaluado o cuando procede de una fuente original con autoridad moral y legal para generarla. Cualquier suplantación carece de autenticidad. Un producto presentado por el empleado como evidencia sin que él lo haya realizado carece de autenticidad.

- Suficiente si la evidencia cubre todos los criterios de desempeño establecidos. Para efectos de la suficiencia se pueden presentar dos situaciones: 1. Cuando las contribuciones y metas individuales o las competencias comportamentales requieren más de una evidencia: se debe establecer el valor o peso relativo que cada una de ellas tiene dentro del valor asignado a la contribución o competencia. 2. Cuando una misma evidencia soporta a dos o más contribuciones y metas individuales o competencias comportamentales: tendrá el valor y peso específico que le corresponda según se trate de evidencia única o de evidencia compartida.

- Actual si la evidencia corresponde al período objeto de evaluación. Comportamientos o realizaciones del empleado, aciertos o faltas, ocurridas en períodos anteriores, han perdido vigencia.

- Válida si la evidencia está directamente relacionada con el resultado del trabajo o con el comportamiento objeto de evaluación. Validez es asegurarse de que una evidencia es la que, realmente, debe ser evaluada y no otra, para sustentar el cumplimiento de un compromiso o meta o de una competencia comportamental.

Una vez revisados los anteriores criterios en cada una de las Evidencias soporte de las Contribuciones Individuales, se hará el acopio de las mismas, en una carpeta (física o virtual) y se organizarán por unidades de competencia y por elementos. Se deberán clasificar las evidencias que el evaluado vaya aportando o las que el evaluador obtenga, según que se trate de evidencias de producto, desempeño o conocimientos. Al finalizar el período de evaluación, se deberá adjuntar a las evidencias aportadas, el Formato de Evaluación no. 002 debidamente diligenciado y con la asignación de puntos

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correspondiente en cada Contribución Individual, de tal manera que éste Formulario se constituya en la Evidencia soporte de su cumplimiento en el Formato de Evaluación no. 001.

• Evaluación sin evidencias. Se estima la posibilidad que, si al momento de realizar la

evaluación se carece de evidencias que permitan demostrar, establecer o verificar un logro o una falta, el (los) evaluador (es) y el evaluado deberán concertar la calificación a asignar como resultado del seguimiento y, de no ser posible dicha concertación, se asignará la calificación que el evaluador considere pertinente, la cuál, deberá estar sustentada en su verificación y apreciación personal.

• Observaciones. Con base en los resultados del seguimiento, cada mes, al entregar los

resultados de las contribuciones individuales, los participantes deberán establecer:

- Las dificultades que obstaculizaron el cumplimiento de la contribución, si las hubiere.

- Los factores de mejoramiento que permitan el cumplimiento de la contribución. - Las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados

esperados. - Las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar. - Los apoyos o recursos requeridos por el empleado para el cumplimiento de la

contribución. - Evaluar a eficacia de las acciones prescritas. - O las demás observaciones a que haya lugar.


- Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una no-conformidad detectada u otra situación indeseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no-conformidad. Nota 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Nota 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

- Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no-conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no-conformidad potencial. Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse”.


170

- Se cumplen como estaba previsto: en este caso la acción a seguir es mantener el ritmo de trabajo y tomar medidas que prevengan la ocurrencia de fallas o deficiencias.

- No se han logrado o, cuando menos, en el grado esperado: la acción a seguir es identificar y analizar las causas de las deficiencias, antes que buscar culpables, y tomar las medidas correctivas que, en principio, subsanen los errores cometidos (“acción remedial”) y que, en forma definitiva, eliminen la causa de la deficiencia o del incumplimiento (“acción recurrente”). Las acciones remediales son transitorias; las recurrentes, obligan a definir nuevas formas de encarar el trabajo para lograr el resultado propuesto.

- Se están logrando en mayor proporción y con mayores ventajas competitivas a las previstas en el plan inicial: caso en el cual la acción a seguir es “mejoramiento continuo”, base del progreso sostenible que induce a actuar bajo el principio de que “por bien que estén hechas las cosas, siempre habrá la posibilidad de hacerlas mejor”, dentro de los requerimientos del usuario o beneficiario.

• Subtotal en Puntos Evaluación Seguimiento Mensual a las Contribuciones

Individuales (Unidades de Competencia). El subtotal de la Evaluación por el seguimiento mensual a las contribuciones individuales será la sumatoria de los puntos asignados como resultado del seguimiento mensual a todas las contribuciones. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para la totalidad de las contribuciones concertadas al inicio del periodo – que en ningún caso podrá excederlos sesenta (60) puntos que es el valor asignado en puntos para este factor de evaluación -, y se constituye como la evidencia que soporta su evaluación. Este resultado deberá consignarse en el Formato No. 001 en el subtotal en puntos de las Contribuciones y Metas Individuales.

• Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos. De la misma forma que en el

formato de Evaluación No. 001 se contempla, que si las realizaciones del evaluado han superado lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación, se deberán asignar puntos adicionales obtenidos, de tal suerte que el total de la evaluación de las contribuciones y metas individuales no exceda sesenta y seis (66) puntos.

SISTEMA PARA LA EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO JUSTIFICACION El sistema de Evaluación del Desempeño propuesto para los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva, contempla la aplicación del enfoque por Competencias Laborales al contener como criterios de evaluación, además de las contribuciones individuales, las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y las competencias comportamentales por nivel jerárquico.

171

En este sentido, la utilidad del sistema de Evaluación estará determinada por su capacidad de dotar a los intervinientes en el proceso de evaluación, de un instrumento que permita medir la capacidad de los empleados para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que deberá estar determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado. De esta manera, una vez identificadas las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y las competencias comportamentales por nivel jerárquico a evaluar, contempladas en el Decreto 2539 de 2005, a continuación se presenta el sistema que permitirá realizar su correspondiente evaluación, basado en la metodología conductista de Evaluación del Desempeño, desarrollado por el profesor en psicología David McClelland∗. Este enfoque persigue evaluar el desempeño a partir de la identificación de la persona que hace bien su trabajo de acuerdo a los resultados esperados, -modelo ideal de comportamiento- y define los criterios de calificación en términos de las características de dicha persona. El énfasis está en el desempeño superior y se parte de consid erar los atributos de los gerentes exitosos desarrollando diversos escenarios fundamentados en su comportamiento en determinados momentos críticos. Este análisis se basa en la comparación del rendimiento real de un empleado frente a un modelo ideal de rendimiento genéricamente definido. Aplicado a la evaluación de las competencias comportamentales, este enfoque nos permite identificar un modelo de comportamiento ideal, - definido a partir de los criterios establecidos en el Decreto 2539 de 2005 que define las competencias comunes a los servidores públicos y las comportamentales por nivel jerárquico- para tomarlo como punto de referencia de lo que se espera, sea el comportamiento optimo de los empleados, en las diferentes situaciones que se presentan en su que hacer diario y, a partir de él, identificar diferentes escenarios de comportamiento, todo ello con el fin de ofrecer un instrumento de calificación objetivo.

∗ Nacido en Vernon, Nueva York, se licenció en 1938 en WesLeyan University, y obtuvo un master en Psicología en la Universidad de Missouri antes de doctorarse en Psicología en Yale en 1941. Fue profesor en Connecticut College y en la WesLeyan University antes de ser nombrado profesor de Psicología en Harvard en 1956. En 1987, a la edad de 69 años, fue nombrado profesor de la Universidad de Boston, en la que continuó enseñando hasta su fallecimiento. Antes de “descubrir” las competencias, McClelland ya había realizado aportes esenciales a la ciencia psicológica y a la gestión de Recursos Humanos. En 1973, McClelland publicó un artículo, en el que por primera vez se utilizaba el término “competencia” en su significado actual. El título “Testing for competence rather than for intelligence” (“Evaluar la competencia en lugar de la inteligencia”) era toda una declaración de intenciones: superar el obsoleto concepto de cociente intelectual (C.I.) en la gestión de Recursos Humanos para bucear directamente en lo que comparten los excelentes (competentes) en un puesto y una cultura concretos, y que los diferencia de los mediocres en el mismo contexto. Tres años después, Richard Boyatzis (actual presidente de Hay/McBer) escribió el primer libro sobre competencias “The competent manager” (“El directivo competente”).

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DESCRIPCION El sistema para la Evaluación de las competencias, contempla tanto las comportamentales comunes a los servidores públicos como las comportamentales por nivel jerárquico –Para los niveles en los cuales, hay actualmente empleados de carrera en la Administración Central Municipal, estos son: Profesional, Técnico y Asistencial -, definidas en el Decreto 2539 de 2005. A partir de su descripción y de la caracterización de los comportamientos asociados, se establecen cuatro (4) escenarios que describen los posibles comportamientos demostrados por los empleados sujetos de evaluación donde, el primer escenario será el comportamiento definido como ideal o superior, los siguientes serán los escenarios que van demostrando posibles comportamientos en función de la competencia a evaluar y el último será el comportamiento mínimo que la persona podrá tener respecto de la competencia. El valor asignado en puntos en las competencias sujeto de evaluación será el que, concertadamente, se determine entre el evaluado y el evaluador. De la misma manera, se deberán concertar los puntajes que podrán tomar los diferentes escenarios de comportamiento pero, en ningún caso, el puntaje mínimo podrá ser cero (o). De esta manera, al escoger el escenario de comportamiento ideal, la calificación a asignar será el valor asignado en puntos concertado en el Formato de Evaluación no. 001. Por el contrario, al escoger el comportamiento mínimo, el puntaje deberá ser mínimo de un (1) punto, por considerar que las personas deberán demostrar un mínimo comportamiento favorable en función de la competencia. De esta manera, con base en el comportamiento demostrado por el evaluado y las evidencias aportadas durante el periodo de evaluación, se deberá escoger entre los escenarios definidos, el comportamiento que se ajusta al evaluado y asignar el puntaje correspondiente de acuerdo con los siguientes criterios:

• CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LASCOMPETENCIAS COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS

Cuadro 10. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ORIENTACIÓN A RESULTADOS



COMPORTAMIENTO DEMOSTRADO POR EL EMPLEADO PUNTAJE A ASIGNAR DE

ACUERDO CON EL COMPORTAMIENTO



Cumple con las funciones asignadas,

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Asume la responsabilidad por sus resultados y Optimiza los recursos a su disposición. Cumple con las funciones asignadas y Asume la responsabilidad por sus resultados.

Cuadro 11. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL

CIUDADANO








Atiende las peticiones de los usuarios y Da respuesta a las mismas.

Cuadro 12. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRANSPARENCIA

TRANSPARENCIA





Demuestra imparcialidad en sus decisiones, Facilita el acceso a la información relacionada con el servicio a cargo de la entidad, Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables y Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.

Demuestra imparcialidad en sus decisiones, Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables y Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación

174

del servicio. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables y Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.

Cuadro 13. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN








Respeta las normas de la organización.

• CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERARQUICO

- NIVEL PROFESIONAL

Cuadro 14. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA APRENDIZAJE CONTINUO







Se adapta a las nuevas tecnologías que se implantan en al organización y

175

Aplica los conocimientos adquiridos en el desarrollo del trabajo. Aplica los conocimientos adquiridos en el desarrollo del trabajo y Aplica la nueva información.

Cuadro 15. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA EXPERTICIA PROFESIONAL







Aplica reglas básicas y conceptos aprendidos, Clarifica datos y situaciones complejas y Organiza y ejecuta las tareas pendientes a alcanzar en torno a los resultados institucionales.

Aplica reglas básicas y conceptos y Ejecuta las tareas pendientes a alcanzar.

Cuadro 16. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACION





Coopera en distintas situaciones y comparte información, Aporta sugerencias, ideas y opiniones, Expresa expectativas positivas del equipo o de los miembros del mismo, Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales, Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

Coopera en distintas situaciones y comparte información, Aporta sugerencias, ideas y opiniones, Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas

176

para la consecución de los objetivos grupales, Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo. Coopera en distintas situaciones, Aporta sugerencias, ideas y opiniones, Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

Coopera en distintas situaciones y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

Cuadro 17. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA CREATIVIDAD E INNOVACIÓN





Ofrece respuestas alternativas, Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas, Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías, Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales e Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas especificas.

Ofrece respuestas alternativas, Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones, Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías, e Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas especificas.

Ofrece respuestas alternativas, Desarrolla nuevas formas de hacer e Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas especificas.

Ofrece respuestas alternativas y Desarrolla nuevas formas de hacer.

Cuando tengan personal a cargo

Cuadro 18. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA LIDERAZGO DE GRUPOS DE TRABAJO

IDERAZGO DE GRUPOS DE TRABAJO




Establece los objetivos del grupo en forma clara y equilibrada, Asegura que los integrantes del grupo compartan planes, programas y proyectos

177

institucionales, Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir, Facilita la colaboración con otras áreas y dependencias, Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo, Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas, Garantiza que el grupo tenga la información necesaria y Explica las razones de las decisiones. Establece los objetivos del grupo en forma clara, Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir, Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo, Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas y Explica las razones de las decisiones.


Establece los objetivos, Orienta el trabajo del grupo y Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas.

Cuadro 19. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TOMA DE DECISIONES

TOMA DE DECISIONES







178


- NIVEL TÉCNICO

Cuadro 20. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA EXPERTICIA TECNICA

EXPERTICIA TÉCNICA DEFINICION Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y mantenerlos actualizados.



Capta y asimila con facilidad conceptos e información, Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas, Analiza la información de acuerdo con las necesidades de la organización, Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado y Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos.

Capta y asimila con facilidad conceptos e información, Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas, Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado y Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos.


Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas.

Cuadro 21. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRABAJO EN GRUPO




Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos, Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales, Coopera en distintas situaciones y comparte información, Aporta sugerencias, ideas y opiniones y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos, Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales, Coopera en distintas situaciones y Aporta sugerencias, ideas y opiniones.

Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales, Coopera en distintas situaciones y

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Aporta sugerencias, ideas y opiniones. Identifica los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos y Coopera en distintas situaciones.

Cuadro 22. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA CREATIVIDAD E INNOVACION


DEFINICION Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en acciones.



Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas, Es recursivo, Es práctico, Busca nuevas alternativas de solución y Revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados.

Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas, Es recursivo, Es práctico y Busca nuevas alternativas de solución.


Es recursivo y práctico.

- NIVEL ASISTENCIAL

Cuadro 23. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA MANEJO DE LA INFORMACION

MANEJO DE LA INFORMACIÓN DEFINICION Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone.





Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea,

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Organiza y guarda la información a su cuidado y Transmite información oportuna y objetiva. Organiza y guarda la información a su cuidado y Transmite información objetiva.

Cuadro 24. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ADAPTACION AL CAMBIO





Acepta y se adapta fácilmente a los cambios, Responde al cambio con flexibilidad y Promueve el cambio.

Acepta y se adapta fácilmente a los cambios y Responde al cambio con flexibilidad.

Acepta y se adapta fácilmente a los cambios. Acepta los cambios.

Cuadro 25. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA DISCIPLINA

DISCIPLINA







Acepta las instrucciones y Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo.

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Cuadro 26. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA RELACIONES INTERPERSONALES



COMPORTAMIENTO DEMOSTR ADO POR EL EMPLEADO PUNTAJE A ASIGNAR DE


Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás y Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos.

Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás y Transmite las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos.


Escucha a las personas y Transmite las ideas, sentimientos e información.

Cuadro 27. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA COLABORACION

COLABORACION

DEFINICION Cooperar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales.






Cumple los compromisos que adquiere.

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3. CAPACITACIÓN REALIZADA A LOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL EN LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPAL La capacitación realizada a los intervinientes en el proceso de Evaluación del Desempeño -empleados de carrera y evaluadores- de la Administración Central Municipal, tuvo como propósito fundamental, dar cumplimiento al deber que tiene la Entidad de difundir y desplegar los Criterios Legales y Directrices promulgados para tal fin, el marco teórico, conceptual y legal del Sistema de Evaluación y los procedimientos, herramientas e instrumentos para la implementación del Sistema propuesto para el municipio. En cumplimiento de éste deber y de realizar la prueba piloto que permita la validación y posterior aprobación del Sistema de Evaluación por parte de la CNSC, el día 15 de Diciembre del año 2006 se desarrollo una jornada de socialización en el Claustro San Francisco del municipio, con una intensidad horaria de 3 horas académicas que contó con la asistencia de 36 empleados de la Administración Central municipal, entre los que se encontraban tanto empleados de carrera administrativa como sus respectivos jefes inmediatos, responsables de evaluar. 3.1 METODOLOGÍA La metodología utilizada para realizar la capacitación fue la exposición magistral y fue desarrollada en el orden que se describe a continuación:

• Presentación por parte del Señor Secretario General y de Gobierno Municipal Dr. Danilo Cepeda.

• Introducción General, Marco Teórico y Conceptualización. • Descripción del Sistema de Evaluación de Desempeño propuesto. • Descripción de los Formatos de Evaluación No. 001 y 002. • Solución de dudas, inquietudes y sugerencias. • Definición de criterios para la realización de la prueba piloto que validará el sistema.

3.2 MATERIAL DE CAPACITACIÓN Para efectos de dotar a los involucrados de la información necesaria que les permita desarrollar el proceso de manera oportuna y eficiente, se estructuro una presentación en Power Point con los temas desarrollados durante la capacitación. Asimismo, se le hizo entrega a cada uno de los asistentes de una cartilla documental con la información detallada del sistema, así como de los respectivos formatos de Evaluación No. 001 y 002, cada uno de los cuales, cuenta con su correspondiente Instructivo de diligenciamiento.

183

4. PRUEBA PILOTO PARA LA VALIDACIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACA Una vez realizada la capacitación descrita anteriormente, se determino la realización de la prueba piloto, como una prueba parcial que permitirá, ante todo, presentar el Estudio Técnico para la validación de las propuestas de adición y/o modificación del Sistema Tipo adoptado por la CNSC mediante Resolución No. 1534 del 05 de diciembre de 2006, para ser tomado como el Formulario de Evaluación No. 001 del Sistema de Evaluación del municipio –tomando su misma estructura y criterios -, así como la validación del Sistema de Seguimiento a las Contribuciones Individuales (Formato No. 002). La prueba realizada presenta las siguientes características:

• Población Objetivo. Al contar la Administración Central Municipal con una Planta de personal relativamente pequeña, para efectos de realizar la prueba piloto, se determino que la población objetivo sería la totalidad de los empleados perneados por el sistema de carrera administrativa. De esta forma, los empleados evaluados en la prueba piloto son 27 y los responsables de la evaluación son los jefes inmediatos, Secretarios de Despacho, en su mayoría.

• Metodología. La prueba piloto se llevo a cabo utilizando los formatos de diligenciamiento

No. 001 y 002, descritos anteriormente, los cuales, fueron entregados en el marco de la capacitación realizada. Así mismo, se determino adoptar los procedimientos y criterios de evaluación definidos en los mismos.

• Término de la Evaluación. La prueba piloto fue desarrollada para un periodo de evaluación

de tres (3) meses, de tal manera que la evaluación inicio el 18 de Diciembre de 2006 y finalizo el 12 de Enero de 2007, día en el cuál, los responsables de la evaluación, debieron remitir los resultados de la misma a la Secretaria General y de Gobierno Municipal, oficina responsable del diseño e implementación del Sistema.

184

CONCLUSIONES El Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral propuesto para los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del municipio de Villa de Leyva – Boyacá, no solo recoge las directrices y criterios legales que la Comisión Nacional del Servicio Civil ha desarrollado para tal fin, asÍ como las disposiciones de la Ley 909 de 2004 y sus Decretos reglamentarios, en especial el 1227 de 2006, sino también, busca dotar a la Administración Municipal, de un instrumento que permita medir el grado de desarrollo de su recurso humano y de su contribución al desempeño institucional. Con esta propuesta, el Sistema Tipo de Evaluación adoptado por la Comisión Nacional del Servicio Civil mediante Resolución No. 1534 de 2006, es complementado con algunos conceptos que, básicamente, buscan facilitar el proceso de evaluación para que los participantes, puedan contar con una herramienta confiable y eficaz. La introducción de un sistema de seguimiento mensual, dota de una mayor objetividad al sistema de Evaluación, pues permite verificar de manera oportuna, el grado de cumplimiento de las contribuciones individuales (Unidades de Competencia) pactadas inicialmente, identificar los factores que afectan su cumplimiento y tomar las medidas pertinentes, al mismo tiempo que se implementa un sistema de evaluación constante y objetivo, a partir del registro y anotación mensual del desempeño laboral del empleado, de tal manera que los participantes del proceso podrán contar con los soportes de apoyo necesarios para tomar confiablemente las decisiones. De esta manera, las evaluaciones que se desarrollen, reflejaran el desempeño real sustentado por el seguimiento a los resultados en el momento mismo en que se producen. Con este instrumento se ha buscado hacer de la evaluación un proceso constante y pertinente. Es decir, el objeto fundamental es hacer que el ejercicio de evaluar no sea un proceso aislado a la gestión y del quehacer de los empleados, sino que se convierta en un proceso permanente y propio de la cultura institucional. El objetivo es evidenciar de manera oportuna el comportamiento de los empleados y su compromiso con la institución y tomar los correctivos pertinentes en las fallas identificadas o potencializar las fortalezas. También se destaca la importancia del sistema propuesto, como un instrumento de gestión tanto de recursos humanos como institucional, pues permite verificar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la idoneidad de las personas en el desarrollo de sus funciones, atendiendo a los principios que orientan la función publica, en especial el merito y responsabilidad, a partir de la concertación de objetivos sobre esas metas y no simplemente en el cumplimiento de las funciones asignadas a cada empleo, todo ello con un solo propósito: Garantizar el merito como garantía de permanencia en el servicio. Finalmente, en el instrumento de evaluación se ha procurado interrelacionar los diferentes tipos de metodologías que se han desarrollado para el análisis del comportamiento y desempeño personal e institucional en el contexto del enfoque de Administración por Competencias:

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Parte de la premisa de que el sistema de Evaluación está fundamentado en los principios de igualdad, mérito, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad, transparencia, celeridad y publicidad, por lo cual, dispone un análisis del desempeño basado en la comparación del rendimiento real de los empleados frente a un modelo ideal de rendimiento, apoyado en estos principios legales y constitucionales. El análisis del desempeño toma como punto de referencia un desempeño superior e “ideal” del funcionario público, sin embargo, reconoce que son las capacidades personales y la capacidad laboral de la persona, el criterio de mérito para el ingreso y permanencia en el servicio público.

Articula los objetivos y metas institucionales y del área de ocupación con los objetivos y metas propuestos para cada empleado y su cargo transformándolos en “Unidades de competencia” o contribuciones individuales” que la persona hace tanto al área como a la organización. Así mismo, presupone que el sistema de Evaluación debe estar enmarcado dentro de la cultura y los valores institucionales, así como dentro de parámetros previamente establecidos, planes anuales de gestión de las diferentes áreas y los respectivos Planes de Desarrollo Municipal.

Construye la evaluación teniendo en cuenta al empleado. Identifica los actores que intervienen en el proceso, donde el evaluado participa activamente y concerta los objetivos y compromisos a evaluar. Considera importante la participación de los trabajadores en la definición de los contenidos y concede igual importancia a la persona, a sus objetivos y posibilidades, al considerar la adquisición de nuevas competencias y los hechos concretos y comportamientos demostrados y apreciados dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones.

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CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y ASPECTOS A TENER EN

CUENTA AL APLICAR EL NUEVO SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN

PERIODO DE PRUEBA

• CONCLUSIONES

El Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral propuesto para los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del municipio de Villa de Leyva – Boyacá, no solo recoge las directrices y criterios legales que la Comisión Nacional del Servicio Civil ha desarrollado para tal fin, asÍ como las disposiciones de la Ley 909 de 2004 y sus Decretos reglamentarios, en especial el 1227 de 2006, sino también, busca dotar a la Administración Municipal, de un instrumento que permita medir el grado de desarrollo de su recurso humano y de su contribución al desempeño institucional. Con esta propuesta, el Sistema Tipo de Evaluación adoptado por la Comisión Nacional del Servicio Civil mediante Resolución No. 1534 de 2006, es complementado con algunos conceptos que, básicamente, buscan facilitar el proceso de evaluación para que los participantes, puedan contar con una herramienta confiable y eficaz. La introducción de un sistema de seguimiento mensual, dota de una mayor objetividad al sistema de Evaluación, pues permite verificar de manera oportuna, el grado de cumplimiento de las contribuciones individuales (Unidades de Competencia) pactadas inicialmente, identificar los factores que afectan su cumplimiento y tomar las medidas pertinentes, al mismo tiempo que se implementa un sistema de evaluación constante y objetivo, a partir del registro y anotación mensual del desempeño laboral del empleado, de tal manera que los participantes del proceso podrán contar con los soportes de apoyo necesarios para tomar confiablemente las decisiones. De esta manera, las evaluaciones que se desarrollen, reflejaran el desempeño real sustentado por el seguimiento a los resultados en el momento mismo en que se producen. Con este instrumento se ha buscado hacer de la evaluación un proceso constante y pertinente. Es decir, el objeto fundamental es hacer que el ejercicio de evaluar no sea un proceso aislado a la gestión y del quehacer de los empleados, sino que se convierta en un proceso permanente y propio de la cultura institucional. El objetivo es evidenciar de manera oportuna el comportamiento de los empleados y su compromiso con la institución y tomar los correctivos pertinentes en las fallas identificadas o potencializar las fortalezas.

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Por otro lado, en el marco del enfoque de Administración por competencias laborales, adoptado por la Comisión, se dota a la Administración Municipal de un instrumento de Evaluación que, a la vez que permite la comprensión y adaptación en la Cultura organizacional de este nuevo concepto en la Administración, facilita la evaluación de las competencias definidas en el Decreto 2539 de 2005, adoptando un enfoque conductista que, principalmente, busca identificar el comportamiento optimo de cada servidor publico en el marco del desempeño de las funciones a su cargo. En este sentido, la utilidad del sistema de evaluación esta determinada por su capacidad de dotar a los encargados de la evaluación, de un instrumento que permita medir la capacidad de los empleados para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que deberá estar determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado. También se destaca la importancia del sistema propuesto, como un instrumento de gestión tanto de recursos humanos como institucional, pues permite verificar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la idoneidad de las personas en el desarrollo de sus funciones, atendiendo a los principios que orientan la función publica, en especial el merito y responsabilidad, a partir de la concertación de objetivos sobre esas metas y no simplemente en el cumplimiento de las funciones asignadas a cada empleo, todo ello con un solo propósito: Asegurar el merito como garantía de permanencia en el servicio. Finalmente, en el instrumento de evaluación se ha procurado interrelacionar los diferentes tipos de metodologías que se han desarrollado para el análisis del comportamiento y desempeño personal e institucional en el contexto del enfoque de Administración por Competencias:

• Parte de la premisa de que el sistema de Evaluación está fundamentado en los principios de igualdad, mérito, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad, transparencia, celeridad y publicidad, por lo cual, dispone un análisis del desempeño basado en la comparación del rendimiento real de los empleados frente a un modelo ideal de rendimiento, apoyado en estos principios legales y constitucionales. El análisis del desempeño toma como punto de referencia un desempeño superior e “ideal” del funcionario público, sin embargo, reconoce que son las capacidades personales y la capacidad laboral de la persona, el criterio de mérito para el ingreso y permanencia en el servicio público.

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• Articula los objetivos y metas institucionales y del área de ocupación con los objetivos y metas propuestos para cada empleado y su cargo transformándolos en “Unidades de competencia” o contribuciones individuales” que la persona hace tanto al área como a la organización. Así mismo, presupone que el sistema de Evaluación debe estar enmarcado dentro de la cultura y los valores institucionales, así como dentro de parámetros previamente establecidos, planes anuales de gestión de las diferentes áreas y los respectivos Planes de Desarrollo Municipal.

• Construye la evaluación teniendo en cuenta al empleado. Identifica los

actores que intervienen en el proceso, donde el evaluado participa activamente y concerta los objetivos y compromisos a evaluar. Considera importante la participación de los trabajadores en la definición de los contenidos y concede igual importancia a la persona, a sus objetivos y posibilidades, al considerar la adquisición de nuevas competencias y los hechos concretos y comportamientos demostrados y apreciados dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones.

De esta manera, el Sistema desarrollado para la entidad, ha tenido como principal propósito contribuir al cumplimiento de los principios y fines de la función publica consagrados en la Constitución Política y las actuales Leyes y a la implementación y desarrollo en el municipio de los criterios legales y directrices que la Comisión Nacional del Servicio Civil ha establecido para la adopción del Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral, a partir de las disposiciones contenidas en la Ley 909 de 2004 y sus Decretos reglamentarios. Todo ello estructurado a partir de la primacía del merito, las competencias laborales, la responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado y el aporte que, en el desarrollo de sus funciones, puedan hacer al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, como base para el logro de la efectiva prestación de los servicios a su cargo.

• RECOMENDACIONES Y ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL APLICAR EL NUEVO SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PARA LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

Para la implementación del Sistema de Evaluación del Desempeño laboral de los empleados de carrera o en periodo de prueba, los intervinientes en el proceso de Evaluación en el municipio deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

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• Que la permanencia en el servicio debe estar determinada por los principios de mérito, cumplimiento, evaluación y promoción de lo público para todos los empleos que conformen la Función Pública.

• Que la Evaluación del Desempeño esta concebida como un instrumento de

medición del potencial humano y de su capacidad de desarrollo futuro. De esta manera no es, pues, un instrumento que pretenda descalificar el trabajo de los empleados sino que es un proceso que permitirá verificar la conformidad del resultado alcanzado por el empleado, en cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con lo concertado previamente con los actores que intervienen en el proceso y, posteriormente, permitirá tomar las medidas pertinentes para corregir las fallas identificadas y fortalecer las cualidades tanto personales como organizacionales permitiendo mejorar el entorno laboral de los empleados y de la organización. Además este sistema permite: • Adquirir los derechos de carrera • Ascender en la carrera • Conceder becas o comisiones de estudio • Otorgar incentivos económicos o de otro tipo • Planificar la capacitación y la formación • Determinar la permanencia en el servicio

• Que la Ley 909 de 2004 determina la obligación de evaluar el desempeño

de los empleados y la responsabilidad del jefe de cada organismo de adoptar un sistema de evaluación acorde con los criterios legalmente establecidos y, que no adoptarlo o no ajustarse a tales criterios constituye falta disciplinaria grave.

• Que la actual legislación involucra a los Jefes de Control Interno o quienes

haga sus veces en el proceso de evaluación, quienes tendrán la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas en cuenta en la evaluación de los empleados. Estas evaluaciones de gestión se constituyen pues, en parte fundamental de los criterios a evaluar, por lo cuál, las entidades deberán tomar conciencia de la importancia de establecer y/o fortalecer el sistema de control interno en la entidad.

• Que para efectos de implementar el Nuevos Sistema de Evaluación, el

municipio previamente deberá acogerse a la reglamentación vigente en materia de nomenclatura y clasificación de los empleos que conforman la planta de personal del municipio, así como a las normas en materia de ajuste al Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales contenidas en la Ley 909 de 2004, sus Decretos reglamentarios 770, 785 y

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2539 de 2005 y en el Instrumento emitido por la Escuela Superior de Administración Pública, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Comisión Nacional del Servicio Civil: “Instructivo para el Ajuste del Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales”.

• El enfoque por Competencias Laborales adoptado por la Comisión Nacional

del Servicio Civil en la definición de los Criterios Legales y Directrices señaladas para este fin. Dicho enfoque esta reflejado en la importancia que reviste tanto las contribuciones individuales del empleado, como las competencias comportamentales por nivel jerárquico y las comunes a los servidores públicos que deberán estar previamente definidas en los Manuales Específicos de Funciones y de Competencias Laborales.

• De la misma manera, se resalta la importancia del seguimiento del

desempeño. Esto implica establecer o verificar periódicamente el trabajo del empleado en relación con los resultados esperados y tomar las medidas preventivas, correctivas o de mejoramiento que fueren necesarias. La evaluación por competencias es el proceso de reunión de evidencias donde la revisión y el análisis de las mismas permite la emisión de un juicio objetivo por parte del evaluador sobre el desempeño que ha realizado el empleado en un contexto determinado y hacer inferencias sobre su desempeño futuro. En la evaluación basada en competencias, es el desempeño individual del sujeto el que se juzga contra criterios explícitos que reflejan el resultado esperado del desempeño competente. La forma ideal de hacerlo es por medio de las evidencias.

• Que el Decreto 1227 de 2005 diferencia entre la Evaluación aplicable a los

empleos de carrera administrativa y la que deberá implementarse para los empleos de carácter gerencial (de Libre Nombramiento y Remoción). Esta última deberá realizarse con base en los Acuerdos de Gestión, documentos escritos y firmados entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con fundamento en los planes, programas y proyectos de la entidad pactados para una vigencia anual. Así mismo, será fundamental contar con un instrumento de evaluación Institucional liderado por el Alcalde municipal que, junto con la evaluación de los empleados de carrera y los de libre Nombramiento y Remoción, reflejen el comportamiento institucional, el avance en las metas propuestas y la calidad de la prestación de los servicios a su cargo.

• Que es deber de la persona a cargo del Recurso Humano de la entidad

garantizar el conocimiento y comprensión por parte de todos los empleados de la entidad, de los ajustes dispuestos en razón de la Ley de Carrera Administrativa vigente, especialmente en lo relacionado con el Ajuste del Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales y el Nuevo

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Sistema de Evaluación, - su estructura y los criterios de evaluación - previo a su implementación.

• Así mismo, se resalta la necesidad de formular e implementar en la entidad

un Plan de Capacitación y Estímulos para los empleados de carrera, acorde con las necesidades organizacionales y humanas, que permita corregir las deficiencias y debilidades identificadas a partir del proceso de Evaluación y/o fortalecer las competencias.

• Finalmente, es pertinente recordar la importancia de que la Administración

Central Municipal tome conciencia de la importancia que representa brindar a sus empleados las herramientas suficientes para el óptimo desempeño de sus funciones y la eficiente prestación de los servicios a su cargo.

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GLOSARIO

Carrera Administrativa. La carrera administrativa es un sistema técnico de Administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la Administración pública y ofrecer estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso al servicio público. Para alcanzar este objetivo, el ingreso y la permanencia en los empleos de carrera administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, mediante procesos de selección en los que se garantice la transparencia y la objetividad, sin discriminación alguna. Comisión Evaluadora. Grupo de evaluadores responsables de realizar la valuación del desempeño laboral de los empleados, uno de los cuales debe ser de libre nombramiento y remoción. Comisión Nacional del Servicio Civil. La Comisión Nacional del Servicio Civil prevista en el artículo 130 de la Constitución Política, responsable de la Administración y vigilancia de las carreras, excepto de las carreras especiales, es un órgano de garantía y protección del sistema de mérito en el empleo público en los términos establecidos en la Ley 909 de 2004, de carácter permanente de nivel nacional, independiente de las ramas y órganos del poder público, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio. Competencia Laboral. Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo. Competencias Comportamentales Comunes. Comportamiento laboral requerido en los empleados para el cumplimiento de sus funciones y la prestación de los servicios en el Estado. Competencias Comportamentales por Nivel jerárquico. Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares para el desempeño del empleo, según su nivel jerárquico. Competencias Funcionales. Capacidad de un empleado para alcanzar el resultado esperado en cumplimiento de las funciones y responsabilidades inherentes a un empleo, dentro de un contexto laboral y de acuerdo con criterios de calidad previamente establecidos. Conformidad. Cumplimiento de un requisito.

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Conocimientos Básicos o esenciales. Conjunto de saberes teóricos, prácticos (metodologías y técnicas) y valorativos (jurídicos, éticos y morales) que debe poseer, comprender y aplicar el empleado para alcanzar el resultado esperado. Contribuciones Individuales. Conjunto de productos laborales que debe realizar el empleado, en el ejercicio de las funciones inherentes a un empleo, en cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales. Criterio de Desempeño. Requisitos de calidad del resultado obtenido. Condiciones o características que debe reunir el producto o servicio para satisfacer los requerimientos de cada uno de los elemento de competencia. Características de los resultados relacionados con el elemento de competencia. Documento. La información y su medio de soporte. Elemento de Competencia. Función productiva que puede ser realizada por una persona como contribución a la realización de la unidad de competencia. Empleo Público. Es el núcleo básico de la estructura de la función pública. Se entiende como el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. Equipo de trabajo. Grupo de personas que laboran en forma interdependiente y coordinada, aportando sus conocimientos, las habilidades y destrezas individuales requeridas para la consecución de un resultado concreto, en el cumplimiento de planes y resultados institucionales. Los integrantes de los equipos de trabajo pueden ser empleados de una misma dependencia o de distintas dependencias de la entidad. Evaluación Anual u Ordinaria. La evaluación anual u ordinaria abarca el período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente y se debe producir a más tardar el quince (15) de febrero de cada año e incluye dos evaluaciones parciales semestrales. Cuando el empleado no haya servido la totalidad del año se califican los servicios correspondientes al período laboral cuando éste sea superior a treinta (30) días. Los períodos inferiores a este lapso serán calificados conjuntamente con el período siguiente. La Evaluación Anual u Ordinaria esta dividida en dos períodos semestrales así: el primero entre el 1º de Febrero y el 31 de Julio y el segundo, entre el 1º de Agosto y el 31 de Enero del año siguiente. En ella se deben tener en cuenta las evaluaciones parciales eventuales que se realicen.

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Evaluaciones Definitivas. Son evaluaciones definitivas: La evaluación anual u ordinaria, la evaluación del período de prueba y la evaluación extraordinaria. Evaluación del Desempeño Laboral. Proceso que permite verificar, valorar y calificar el resultado alcanzado por el empleado, en cumplimiento de las funciones inherentes a un empleo, de acuerdo con lo previsto durante la fijación de Compromisos para un período de evaluación. Evaluaciones Parciales Semestrales. Son evaluaciones parciales semestrales las dos (2) evaluaciones que conforman la evaluación anual u ordinaria, las cuales se realizarán así:

• Primera evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de agosto del mismo año, y

• Segunda evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el primero (1) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de febrero de cada año.

Evaluación por Competencias. La evaluación por competencias es el proceso de reunión de evidencias y que implica la revisión, el análisis de las mismas y la emisión de un juicio por parte del evaluador sobre la evidencia, con el propósito de reconocer el desempeño que ha realizado el empleado en un contexto determinado y hacer inferencias sobre su desempeño futuro. Evaluación del Período de Prueba. Se entiende por período de prueba el tiempo durante el cual el empleado debe demostrar su capacidad para alcanzar los resultados esperados, su adaptación progresiva al empleo y su integración a la cultura institucional. El empleado debe ser evaluado al vencimiento del período de prueba, con base en los compromisos fijados al momento de la vinculación laboral del empleado. Superada la evaluación del período de prueba, se deben ajustar los compromisos para el período que resta para completar el período de evaluación anual u ordinaria si éste es superior a treinta (30) días. Durante el período de prueba se surtirán evaluaciones parciales en los siguientes casos:

• Por cambio de evaluador. • Por el lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el final

del período de prueba.

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• Durante la interrupción del período de prueba por embarazo y mientras permanezca en el servicio la empleada, solo se le podrá evaluar con fines de adecuación a la cultura y valores institucionales y mejoramiento de su desempeño.

Evaluación Extraordinaria. Se realizará cuando el jefe del organismo la ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del empleado. Esta evaluación solo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses de la última evaluación definitiva, comprenderá todo el período no evaluado y tendrá en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado. Si la evaluación extraordinaria del desempeño laboral resultare satisfactoria, el lapso comprendido entre la fecha de dicha evaluación y el 31 de enero del año siguiente constituirá un nuevo período de evaluación. Durante este período se podrán realizar las evaluaciones parciales eventuales a que hubiere lugar. Con base en el resultado de esta evaluación se asignará de inmediato la correspondiente calificación. La evaluación extraordinaria comprende el período no evaluado y deja sin efectos las evaluaciones parciales eventuales que se hubieren surtido durante el respectivo período anual de evaluación. Evaluaciones parciales Eventuales. Son evaluaciones parciales eventuales del desempeño laboral de los empleados las que deben realizarse en los siguientes casos y circunstancias:

• Por cambio de evaluador. • Por cambio definitivo de empleo del evaluado, como resultado de un

traslado. • Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las

funciones del empleo por más de treinta (30) días calendario • Por interrupción del período de prueba por un término igual o superior a

veinte (20) días calendario. • La que deba realizarse cuando se produzcan modificaciones a

consecuencia de cambios en los planes, programas o proyectos, siempre y cuando hayan transcurrido, por lo menos, treinta (30) días calendario a partir de la fecha de fijación de los compromisos.

• La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el final de la evaluación parcial semestral correspondiente.


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Estas evaluaciones deberán realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que las origine, con excepción de la ocasionada por cambio de jefe que deberá realizarse al retiro de éste. Evaluador. Persona o Comisión Evaluadora responsable de realizar la Evaluación del Desempeño laboral. Evidencia. Prueba inobjetable que demuestra que los productos, servicios o comportamientos del empleado, corresponden o no a lo esperado. Las evidencias consisten en productos, registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información verificable que sea pertinente para los propósitos de la auditoria. Evidencias Requeridas. Pruebas necesarias y suficientes requeridas para evaluar y juzgar la competencia laboral de un empleado en el período a evaluar y de acuerdo con los parámetros definidos. Función Pública. Comprende el conjunto de individuos que prestan servicios personales remunerados, con vinculación legal y reglamentaria, en los organismos y entidades de la Administración publica, orientados a asegurar la atención y satisfacción de los intereses generales de la comunidad. Funciones. Las funciones son un cuerpo ordenado de ideas que expresan lo que es necesario hacer o lograr en términos de un resultado, en el contexto del cumplimiento de un propósito general que enmarca un cargo. Las funciones deben ser precisas y describir el qué hacer y el para qué de cada función, de conformidad con la misión institucional, las actividades de la dependencia en la cual se encuentre el cargo, los programas y proyectos y con el nivel y naturaleza general del empleo. Funciones Esenciales del Empleo. Son aquellas que se requieren para el cumplimiento del propósito principal del empleo y presentan las siguientes características:

• Describen lo que una persona debe realizar • Responden a la pregunta: “¿que debe hacerse para lograr el propósito

principal?” • Expresan lo que debe hacerse • Cada función enuncia un resultado diferente

Instrumento de Evaluación. Mecanismo o medio diseñado para realizar la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba.

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Jefe Inmediato. Persona a quien se le han asignado las funciones de supervisión del empleado evaluado o quien tenga la competencia para ello. Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales. El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales es un instrumento de Administración de personal, a través del cual, se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo. Merito. Principio según el cual el ingreso a los cargos de carrera administrativa, el ascenso y la permanencia en los mismos estarán determinados por la demostración permanente de las calidades académicas, la experiencia y las competencias requeridas para el desempeño de los empleos. Metas. Resultados esperados del desempeño de un empleado, expresados en términos de calidad, magnitud o cantidad, como contribución al logro de los resultados y metas institucionales. Parámetro. Referente técnico que permite establecer la conformidad de los resultados alcanzados con los compromisos fijados: Unidades y elementos de competencia objeto de la eva luación, escalas de valoración, criterios de desempeño y calificación e instrumento de evaluación. Período de Prueba. Tiempo durante el cual el empleado debe demostrar su capacidad para alcanzar los resultados esperados, su adaptación progresiva al empleo y su integración a la cultura institucional. El período de prueba deberá iniciarse con la inducción en el puesto de trabajo. Portafolio de Evidencias. Conjunto de pruebas recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar la competencia laboral del empleado, sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales y su potencial de desarrollo profesional. Propósito Principal del empleo. Razón de ser del empleo que explica la necesidad de su existencia, dentro de la estructura de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece. Registrar. Consignar en un medio físico la información. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de éstos. Registro. Documento que contiene información sobre los resultados alcanzados o que provee evidencias sobre el desempeño.

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Transparencia. Libre acceso a la información pública. La información relacionada con la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados debe estar disponible para los actores del proceso y de libre acceso para evaluador y evaluado. Unidad de Competencia. Conjunto de funciones productivas o elementos de competencia, que puede realizar una persona y que contribuyen a la realización del propósito principal del empleo. Verificación. Confirmación, con base en evidencias, del resultado alcanzado por empleado.

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ANEXOS

203

ANEXO A INDICADORES FISCALES 2002-2005

MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACÁ

Año

Po

rcen

taje

de

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2002 74,21 13,36 53,71 21,14 74,90 19,83 59,44 316 40 2003 53,22 6,83 68,21 18,98 78,45 34,09 60,81 246 17

2004 57,06

2,78

61,82

19,56

72,89

45,37

63,48

173 19

2005 59,78

13,14

44,83

36,76

70,67

30,06

64,32

189 15

Fuente: www.dnp.gov.co. Departamento Nacional de Planeación. Indicadores de Desempeño Fiscal años 2002-2005.

204

ANEXO B ESTRUCTURA MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA



Gobierno

CONCEJO MUNICIPAL

PERSONERIA MUNICIPAL


Secretaría de Planeación y

Control Interno

Dirección UMATA

Secretaría de Desarrollo

Social y Comunitario

Secretaría de Infraestructura

Física

Dirección Local de Turismo

COMISARIA DE FAMILIA E INSPECCIÓN MUNICIPAL DE POLICIA

205

ANEXO C ESTRUCTURA ORGANICA DECRETO 037 DE 2003 MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

CONSEJO DE GOBIERNO

COMISIÓN DE PERSONAL

CONSEJO MUNICIP. TERRITORIAL PLANEACIÓN

JUNTA MUNICIPAL DE EDUCACIÓN - JUME

COMITÉ DE PARTICIP. COMUNITARIA EN SALUD

CONSEJO TERRITORIAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

CONSEJO MUNICIPAL DESARROLLO RURAL

COMITÉ ATENCIÓN PREVENCIÓN DESASTRES

COMITÉ DE CONTROL INTERNO

JUNTA MUNICIPAL DE DEPORTE

COMITÉ PERMANENTE DE ESTRATIFICACIÓN

CONSEJO MUNICIPAL DE CULTURA

CONSEJO MUNICIPAL DE JUVENTUD

CONSEJO MUNICIPAL DE PROTECCIÓN A LA FAMILIA

JUNTA DE COMPRAS Y LICITACIONES

COMITÉ DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL

CONSEJO MUNICIPAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y FISCAL, COMFIS

COMITÉ TÉCNICO DEL SISBEN

COMITÉ TÉCNICO MUNICIPAL DEL PLAN DE ATENCIÓN BÁSICA, PAB

COMITÉ DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA, COVE

JUNTA MUNICIPAL DE PLANEACIÓN

COMITÉ MUNICIPAL DE ARCHIVO

CONSEJO MUNICIPAL PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL

COMITÉ DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR

COMITÉ DE PREVENCIÓN INTEGRAL DEL CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS


SECRETARÍA

SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y CONTROL

INTERNO

SECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA

SECRETARÍA DE HACIENDA SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL Y

COMUNITARIO

UNIDAD DE ASISTENCIA TÉCNICA AGROPECUARIA

INSTITUTO MUNICIPAL DE CULTURA Y TURISMO

DESPACHO SECRETARIO

INSPECCIÓN MUNICIPAL DE

POLICÍA Y COMISARÍA DE FAMILIA

BIBLIOTECA Y ARCHIVO

PERSONAL Y ALMACÉN GENERAL

DESPACHO SECRETARIO

INSPECCIÓN URBANISMO Y

CONTROL INTERNO

DESPACHO SECRETARIO

SUPERVISIÓN DE OBRAS

DESPACHO SECRETARIO

CONTABILIDAD

PRESUPUESTO

RECAUDO

DESPACHO SECRETARIO

UNIDAD DE SERVICIOS

COMUNITARIOS

SISBEN

DESPACHO DIRECTOR

DIRECTOR

SECTOR DESCENTRALIZADO POR SERVICIOS

CONSEJO DIRECTIVO

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS "ESVILLA"

GERENTE JUNTA DIRECTIVA

ESTABLECIMIENTO PÚBLICO EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO

ÓRGANOS DE ASESORÍA ÓRGANOS DE ASESORÍA

206

ANEXO D ESTRUCTURA POR CARGOS MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

ALCALDE MUNICIPAL

Secretaria Ejecutiva

Conductor


Secretario General y de

Gobierno

Aux. Admtivo (2) Guardián

Aux. Serv. Grales (2)

Celador

Técnico Adtivo (2)

COMISARIO DE FAMILIA E

INSPECTOR MUNICIPAL DE

POLICIA

Secretario de Planeación y

Control Interno

Inspector

Secretario de Desarrollo Social y

Comunitario

Trabajadora Social

Secretario de Infraestructura

Física

Supervisor

Operario

Secretario de

Hacienda

Técnico Adtivo (3)

Director UMATA

Técnico Operativo

(2)

Secretario (8) Conductor (2)

N. Asistencial N. Técnico N. Directivo N. Asesor N. Profesional

207

ANEXO E FORMATO No. 001

SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

208

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 001 SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

VILLA DE LEYVA – BOYACÁ Atención: Este Formato de Evaluación es aplicable a los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva –Boyacá-, y deberá ser diligenciado por el respectivo jefe inmediato o Comisión Evaluadora - según sea el caso -, en compañía de cada empleado a evaluar. Diligencie el Formato de Evaluación No. 001 preferiblemente a máquina o manuscrita en letra imprenta y utilizando tinta de color negro. No presente este Formato con tachones, enmendaduras o borrones y tenga en cuenta los siguientes criterios para diligenciarlo:

1. IDENTIFICACIÓN GENERAL INTERVINIENTES Empleado a evaluar:

- Nombre Completo: Escriba los nombres y apellidos del empleado de carrera o en periodo de prueba al cuál se aplica la Evaluación del Desempeño Laboral. - Documento de Identidad: Escriba el número y Lugar de Expedición del documento de Identificación del evaluado. Los extranjeros que acrediten cédula de Extranjería deberán

escribir C.E. seguido del número respectivo. Los extranjeros que no tengan Cédula de Extranjería, podrán marcar C.E. y colocar el respectivo número del pasaporte. - Empleo (Denominación – Código – Grado): Escriba la Denominación, Código y Grado del cargo del cuál es titular el empleado de carrera o en periodo de prueba sujeto de

evaluación, de acuerdo con lo establecido en el respectivo Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales -Decreto 025 de 2006-. - Área: Identifique el área o dependencia a la que pertenece el cargo del cuál es titular el empleado de carrera o en periodo de prueba sujeto de evaluación.

Evaluador : Jefe Inmediato - Segundo Evaluador (Comisión Evaluadora): - Nombre Completo: Escriba los nombres y apellidos del Evaluador que podrá ser:

* El jefe inmediato del empleado de carrera o en periodo de prueba si es de Libre Nombramiento y Remoción, * Una Comisión Evaluadora cuando el Jefe inmediato sea de carrera - La Comisión estará conformada, como mínimo, por el Jefe inmediato y un empleado de libre nombramiento y remoción y actuará como un solo evaluador -,

* Un empleado de libre nombramiento y remoción designado por el jefe de la entidad. - Documento de Identidad: Escriba el número y Lugar de Expedición del documento de Identificación del Evaluador. Los extranjeros que acrediten cédula de Extranjería

deberán escribir C.E. seguido del número respectivo. Los extranjeros que no tengan Cédula de Extranjería, podrán marcar C.E. y colocar el respectivo número del pasaporte. - Denominación – Código – Grado: Escriba la Denominación, Código y Grado del cargo del cuál es titular el Evaluador, de acuerdo con lo establecido en el respectivo Manual

Específico de Funciones y de Competencias Laborales -Decreto 025 de 2006-. - Área: Identifique el área o dependencia a la que pertenece el cargo del Evaluador.

CONCERTACION COMPROMISOS A EVALUAR Al concertar los compromisos a evaluar durante los primeros quince (15) días del periodo, éste acuerdo deberá ser firmado por los participantes los cuales, deberán escribir el nombre, Documento de Identidad y su firma. Fecha de Concertación: Escriba la Fecha (día/mes/año) en la cuál los compromisos a evaluar fueron concertados.

209



2. PARÁMETROS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL Dentro de los primeros quince (15) días de cada período de evaluación se deberá definir: 2.1 Meta (s) Institucional (es) a cuya realización contribuye el empleo: Escriba la (s) meta (s) Institucional (es) -resultados esperados del desempeño de la entidad, como respuesta a las demandas de los usuarios y beneficiarios -, a cuya realización contribuye el empleo. 2.2 Propósito del empleo: Transcriba el Propósito Principal del empleo del cuál es titular el evaluado, de acuerdo con lo establecido en el respectivo Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales -Decreto 025 de 2006-.

2.3 Compromisos del empleado durante el Período a Evaluar 2.3.1 Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia): De acuerdo con el respectivo Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales -Decreto 025 de 2006-, y con los planes, programas y proyectos que se encuentren en ejecución, o se estime ejecutar, escriba las Contribuciones Individuales (resultado o producto final) que el empleado deberá alcanzar durante el periodo de evaluación. Estas contribuciones no podrán ser inferiores a dos (2).

- Meta: Con base en cada una de las Contribuciones Individuales definidas para el periodo de evaluación, escriba la cuantificación del resultado o producto esperado en cada una de ellas. Este resultado o producto deberá expresarse en parámetros medibles y/o cuantificables.

- Fecha de Entrega: Indique la fecha (día, mes y año) en la cuál, el empleado deberá hacer entrega del resultado o producto que demuestre cada una de las Contribuciones Individuales concertadas. - Valor Asignado en Puntos (*):De acuerdo con la importancia de cada criterio concertado, escriba el valor asignado en puntos, que el empleado podrá obtener por el cumplimiento en cada una de las

Contribuciones Individuales, según su desempeño, de tal manera que la sumatoria de todos los valores no exceda sesenta (60) puntos. Distribuya el valor de cada Unidad de Competencia entre los elementos de competencia que la componen, de acuerdo con su grado de incidencia en el logro de los resultados esperados.

- Puntos Obtenidos: Al Finalizar el período de evaluación, señale el puntaje obtenido por el empleado, para cada Contribución Individual, como resultado del cumplimiento de las metas fijadas. Esta puntuac ión estará determinada por el seguimiento mensual a la Contribución Individual contenida en el Formato de Evaluación No. 002. El puntaje asignado deberá oscilar dentro del rango establecido en la escala de puntuación máxima asignada a cada contribución. Es te puntaje se obtendrá sumando los puntos asignados en cada mes por el cumplimiento de la contribución para el periodo de evaluación.

2.3.1.1 Subtotal en puntos evaluación contribuciones y metas individuales: Al Finalizar el período de evaluación, escriba el valor obtenido del TOTAL EVALUACIÓN SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO), contenido en el formato de Evaluación No. 002, que será el resultado de sumar los puntos asignados como resultado del seguimiento mensual de todas las contribuciones.

2.3.1.2 Subtotal de Puntos que es posible Obtener / obtenidos: Si las realizaciones del evaluado han superado lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación, escriba los

puntos adicionales obtenidos, de tal suerte que el total de la evaluación de las contribuciones y metas individuales no exceda sesenta y seis (66) puntos.

210


VILLA DE LEYVA – BOYACÁ Atención: Este Formato de Evaluación es aplicable a los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva –Boyacá-, y deberá ser diligenciado por el respectivo jefe inmediato o Comisión Evaluadora - según sea el caso -, en compañía de cada empleado a evaluar. Diligencie el Formato de Evaluación No. 001 preferiblemente a máquina o manuscrita en letra imprenta y utilizando tinta de color negro. No presente este Formato con tachones, enmendaduras o borrones y tenga en cuenta los siguientes criterios para diligenciarlo: 2.3.2 Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos: Dentro de los primeros quince (15) días de cada período de evaluación, defina las competencias comunes a los servidores públicos a evaluar de acuerdo con lo establecido en el Artículo 8 del Decreto 2539 de 2005 y en el respectivo Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales. Estas competencias no podrán ser inferiores a dos (2)-. En todo caso, entre las competencias concertadas, deberá incluirse el “Compromiso con la Organización” definida en el artículo 10 del Decreto 025 de 2006.

- Valor Asignado en Puntos (*):De acuerdo con la importancia de cada criterio concertado, escriba el valor asignado en puntos, que el empleado podrá obtener por la demostración en cada una de las Competencias Comunes a los Servidores Públicos, de tal manera que la sumatoria de todos los valores no exceda veinte (20) puntos. Distribuya el valor de cada Unidad de Competencia entre los elementos de competencia que la componen, de acuerdo con su grado de incidencia en el logro de los resultados esperados.

- Puntos Obtenidos: Al Finalizar el período de evaluación, señale el puntaje obtenido por el empleado, en cada competencia común a los servidores públicos, de acuerdo con su nivel de desempeño. Este puntaje estará determinado por el sistema para la evaluación de competencias comunes a los Servidores Públicos desarrollado para tal fin.

2.3.2.1 Subtotal en puntos evaluación Competencias Comunes: Al Finalizar el período de evaluación, escriba el puntaje obtenido en las Competencias Comunes a los Servidores Públicos, que será el resultado de sumar los puntos obtenidos por el desempeño de cada competencia concertada – en los términos definidos en el sistema de evaluación desarrollado –. 2.3.2.2 Subtotal de Puntos que es posible Obtener / obtenidos: Si las realizaciones del evaluado han superado lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación, escriba los puntos adicionales obtenidos, de tal suerte que el total de la evaluación de las competencias comportamentales Comunes a los Servidores Públicos no exceda veintidós (22) puntos.

2.3.3 Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico: Dentro de los primeros quince (15) días de cada período de evaluación, defina las competencias comportamentales a evaluar de acuerdo con lo establecido en el Artículo 8 del Decreto 2539 de 2005, en el respectivo Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales –Decreto 025 de2006- y el nivel jerárquico al cuál pertenece el empleado sujeto de evaluación. Estas competencias no podrán ser inferiores a dos (2), y deberán estar relacionadas con los resultados y/o productos esperados en las contribuciones individuales.

- Valor Asignado en Puntos (*):De acuerdo con la importancia de cada criterio concertado, escriba el valor asignado en puntos, que el empleado podrá obtener por la demostración en cada una de las Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico, de tal manera que la sumatoria de todos los valores no exceda veinte (20) puntos. Distribuya el valor de cada Unidad de Competencia entre los elementos de competencia que la componen, de acuerdo con su grado de incidencia en el logro de los resultados esperados.

- Puntos Obtenidos: Al Finalizar el período de evaluación, señale el puntaje obtenido por el empleado, en cada Competencia Comportamental por Nivel Jerárquico, de acuerdo con su nivel de desempeño. Este puntaje estará determinado por el Sistema para la evaluación de las competencias comportamentales por nivel jerárquico desarrollado para tal fin.

2.3.3.1 Subtotal en puntos evaluación Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico : Al Finalizar el período de evaluación, escriba el puntaje obtenido en las Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico, que será el resultado de sumar los puntos obtenidos por el desempeño de cada competencia concertada – en los términos definidos en el sistema de evaluación desarrollado –. 2.3.3.2 Subtotal de Puntos que es posible Obtener / obtenidos: Si las realizaciones del evaluado han superado lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación, escriba los puntos adicionales obtenidos, de tal suerte que el total de la evaluación de las competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico no exceda veintidós (22) puntos.

211



2.4 TOTAL EN PUNTOS DE LOS COMPROMISOS A EVALUAR

El total de puntos de los Compromisos a Evaluar se obtiene sumando los siguientes factores: - Subtotal en Puntos de las Contribuciones y Metas Individuales (2.3.1.1), - Subtotal en Puntos de las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos (2.3.2.1) y - Subtotal en Puntos de las Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico (2.3.3.1).

Una vez realizada la anterior suma, al finalizar el período de evaluación, escriba el puntaje obtenido en los compromisos a Evaluar, que en ningún caso podrá exceder cien (100) puntos.

2.5 TOTAL DE PUNTOS QUE ES POSIBLE OBTENER / OBTENIDOS El total de puntos que es posible obtener / obtenidos se obtiene sumando los siguientes factores:

- Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos de las Contribuciones y Metas Individuales (2.3.1.2), - Subtotal en Punto s que es posible obtener / obtenidos de las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos (2.3.2.2) y - Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos de las Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico (2.3.3.2).

Una vez realizada la anterior suma, al finalizar el período de evaluación, escriba el puntaje obtenido si las realizaciones del evaluado han superado lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación. Este puntaje en ningún caso podrá exceder ciento diez (110) puntos. 3. TIPO DE EVALUACIÓN El numeral le indica los cinco (5) tipos de evaluación previstas en el Decreto 1227 de 2005. Marque con una X el tipo de evaluación que se va a realizar así:

- Si el periodo de evaluación es del primero (1º) de Febrero al treinta y uno (31) de Julio del año, marque con una X la opción Primer Semestre. - Si el período de evaluación es del el primero (1º) de Agosto al treinta y uno (31) de Enero del año siguiente, marque con una X la opción Segundo Semestre y Anual. - Si la evaluación se realiza por orden escrita del jefe del organismo con base en información soportada que verse sobre un eventual desempeño deficiente del empleado, marque con una X la opción Extraordinaria. - Si la evaluación se realiza por alg una de las causales establecidas en el Artículo 54 del Decreto 1227 de 2005, marque con una X la opción Parcial Eventual, caso en el cuál deberán realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que

las origine. - Si la evaluación se realiza en el período de prueba, marque con una X la opción Período de Prueba.

PERIODO EVALUADO: Indique la fecha (día, mes y año) en la cuál inicia el periodo de evaluación y la fecha (día, mes y año) en la cuál termina el periodo de evaluación. LUGAR Y FECHA DE LA EVALUACIÓN: Indique el lugar y la fecha (día, mes y año) en la cuál se efectúa la evaluación. 4. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL 4.1 CONSOLIDACIÓN DE LAS EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES: Si la eva luación realizada corresponde a una evaluación parcial eventual, se deberá establecer el puntaje ponderado, dentro de la evaluación semestral, obtenido por el empleado. Este valor estará determinado en proporción a los días del período parcial.

Motivo de la Evaluación Parcial Eventual: Identifique la situación que motiva la evaluación parcial eventual y, posteriormente, aplique la siguiente fórmula, según los días del periodo de evaluación parcial: Evaluación Período Evaluado (EPE) x Días del Período Evaluado (DPE) EPP = 180 (Días correspondientes al semestre) (EPE) Evaluación Periodo Evaluado: Escriba el puntaje obtenido por el empleado en el total en puntos de los compromisos a evaluar o en el total de puntos que es posible obtener / obtenidos para el Periodo de Evaluación parcial. Puntos Obtenidos: Escriba el valor obtenido, como resultado de la aplicación de la fórmula anterior, que deberá estar expresado en puntos. Evaluación Semestral con Evaluaciones Parciales: Escriba el puntaje obtenido por el empleado en el semestre, que será la sumatoria de los puntajes obtenidos en las evaluaciones parciales eventuales.

212


VILLA DE LEYVA – BOYACÁ Atención: Este Formato de Evaluación es aplicable a los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva –Boyacá-, y deberá ser diligenciado por el respectivo jefe inmediato o Comisión Evaluadora - según sea el caso -, en compañía de cada empleado a evaluar. Diligencie el Formato de Evaluación No. 001 preferiblemente a máquina o manuscrita en letra imprenta y utilizando tinta de color negro. No presente este Formato con tachones, enmendaduras o borrones y tenga en cuenta los siguientes criterios para diligenciarlo: 4.2 CONSOLIDACIÓN DE LA EVALUACION ANUAL DEL DESEMPEÑO LABORAL La evaluación ordinaria o anual o evaluación definitiva será el resultado de sumar las evaluaciones semestrales. Obtenido: Escriba el puntaje obtenido en cada Evaluación Semestral del año. Evaluación Definitiva Anual u Ordinaria: Escriba el resultado de sumar los puntajes obtenidos en cada Evaluación Semestral. Divida éste resultado entre dos (2) para obtener una puntuación con una escala máxima de ciento diez (110) puntos y realizar la calificación correspondiente. Evaluación Extraordinaria: Si la evaluación realizada es Extraordinaria, escriba el puntaje obtenido en esta evaluación para realizar la calificación correspondiente. Evaluación del Período de Prueba: Si la evaluación realizada es la del Período de Prueba, escriba el puntaje obtenido en esta evaluación para realizar la calificación correspondiente. 4.3 RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL (CALIFICACIÓN) Según se trate del resultado de la Evaluación del Desempeño Laboral Extraordinaria o, en período de prueba o, de las Evaluaciones Parciales, se deberá determinar la calificación obtenida de acuerdo con el puntaje asignado para el período de evaluación con base en los criterios establecidos. Calificación Obtenida: Una vez obtenido el puntaje de la Evaluación Definitiva (Anual u Ordinaria), Extraordinaria ó del Período de Prueba, identifique la calificación correspondiente al resultado obtenido y escriba el símbolo correspondiente. 5. OBSERVACIONES Y PLAN DE MEJORAMIENTO Con base en los resultados de la evaluación del desempeño laboral, los participantes de la evaluación deberán: · Identificar las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados esperados. · Prescribir las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar. · Definir los apoyos o recursos que requiere el empleado para su mejoramiento. · Establecer Plan de Mejoramiento, cuando se considere necesario. · Establecer un cronograma para el seguimiento y evaluación del plan de mejoramiento, cuando se considere necesario. · Verificar los progresos del empleado de acuerdo con el plan establecido. · Realizar las demás observaciones que considere pertinente.

6. EVALUADOR Escriba los datos del responsable evaluador: Nombre completo, Identificación, Empleo, área y firma según se trate de:

• El jefe inmediato del empleado de carrera o en periodo de prueba si es de Libre Nombramiento y Remoción, • Una Comisión Evaluadora cuando el Jefe inmediato sea de carrera - La Comisión estará conformada, como mínimo, por el Jefe inmediato y un empleado de libre nombramiento y remoción y

actuará como un solo evaluador -, Un empleado de libre nombramiento y remoción designado por el jefe de la entidad.

213



7. COMUNICACIÓN DEL RESULTADO DE LAS EVALUACIONES PARCIALES Los resultados de las evaluaciones parciales se comunican en virtud de que carecen de recursos (Art. 36 Decreto 760 de 2005). El (los) evaluador (es) deberá comunicar al evaluado, personalmente, el resultado de las evaluaciones parciales, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se produzca la evaluación, con copia a la Unidad de Personal. COMUNICA: Para verificar la comunicación de las evaluaciones parciales:

- Escriba los Nombres y Apellidos completos de la persona responsable de la comunicación –Evaluador- - Escriba el área o dependencia a la que pertenece el cargo del cuál es titular el responsable de la comunicación. - Escriba La Denominación – Código – Grado del cargo del cuál es titular el responsable de la comunicación. - Firma del responsable de la comunicación. - Escriba el lugar y la Fecha (día, me s y año) en la cuál se comunican las evaluaciones parciales.

RECIBE EVALUADO: Para verificar la comunicación de las evaluaciones parciales:

- Escriba los Nombres y Apellidos completos del evaluado. - Escriba el área o dependencia a la que pertenece el cargo del cuál es titular el evaluado. - Escriba La Denominación – Código – Grado del cargo del cuál es titular el evaluado. - Firma del Evaluado. - Escriba el lugar y la Fecha (día, mes y año) en la cuál se recibe la comunicación de las evaluaciones parciales.

8. NOTIFICACIÓN DEL RESULTADO DE LAS EVALUACIONES DEFINITIVAS Las Evaluaciones Definitivas (Ordinaria o Anual, Extraordinaria y en Período de Prueba) se notifican en virtud de que tiene recursos. (Podrá interponerse el Recurso de Reposición ante el Evaluador y el de Apelación ante el superior jerárquico de éste, cuando considere que se produjeron con violación de las normas legales o reglamentarias que las regulan – Art. 38 de la Ley 909 de 2004 y Art. 35 del Decreto 760 de 2005-). El (los) evaluador (es) deberá notificar, en un solo acto, Los resultados de las evaluaciones definitivas del desempeño laboral. NITIFICA: Para verificar la notificación de las evaluaciones definitivas:

- Escriba los Nombres y Apellidos completos de la persona responsable de la notificación –Evaluador- - Escriba el área o dependencia a la que pertenece el cargo del cuál es titular el responsable de la notificación. - Escriba La Denominación – Código – Grado del cargo del cuál es titular el responsable de la notificación. - Firma del responsa ble de la notificación. - Escriba el lugar y la Fecha (día, mes y año) en la cuál se notifican los resultados de las evaluaciones definitivas.

SE NOTIFICA: Para verificar la notificación de las evaluaciones definitivas: - Escriba los Nombres y Apellidos comp letos del evaluado. - Escriba el área o dependencia a la que pertenece el cargo del cuál es titular el evaluado. - Escriba La Denominación – Código – Grado del cargo del cuál es titular el evaluado. - Firma del Evaluado. - Escriba el lugar y la Fecha (día, mes y año) en la cuál se recibe la notificación de las evaluaciones definitivas.

9. INFORMACIÓN SOBRE LOS RECURSOS De interponerse o no alguno de los recursos establecidos en el Art. 38 de la Ley 909 de 2004 y/o Art. 35 del Decreto 760 de 2005, esta información deberá consignarse en el Formato de Evaluación. Interpuso Recurso: Señale con una X la Opción SI, si el evaluado interpuso recurso. Señale con una X la Opción No, si el evaluado no interpuso recurso.

Escriba el Lugar, Fecha y número de la radicación del recurso interpuesto por el evaluado. Primera Instancia: Señale la decisión promulgada en primera instancia. Señale con una X la opción correspondiente según si la Resolución Confirma, Revoca o Modifica la Evaluación Definitiva. Escriba el Lugar, Fecha y número de la decisión. Describa brevemente la Decisión Promulgada en primera instancia. Segunda Instancia: Señale la decisión promulgada en segunda instancia. Señale con una X la opción correspondiente según si la Resolución Confirma, Revoca o Modifica la Evaluación Definitiva. Escriba el Lugar, Fecha y número de la decisión. Describa brevemente la Decisión Promulgada en segunda instancia. La notificación del acto que resuelve el recurso de reposición, corresponde al jefe inmediato del evaluado y la del acto que resuelve el recurso de apelación estará a cargo del empleado que adopte la decisión.

214



CONTRIBUCIONES Y/O COMPETENCIAS EXTRAORDINARIAS

Consigne aquellos productos o resultados del empleado que hayan excedido las contribuciones y metas individuales o las competencias comportamentales y/o comunes a los servidores públicos fijadas al comienzo del período a evaluar y que contribuyan a mejorar los resultados del área y la prestación del servicio. Escriba la contribución, meta y/o competencia concertado al inicio del período, posteriormente, identifique el resultado superado de manera extraordinaria. Escriba las observaciones que considere pertinentes.

10. AJUSTES A LOS COMPROMISOS DEL EMPLEADO PARA EL PERÍODO A EVALUAR POR MOTIVO DE CAMBIOS EN LOS PLANES, PROGRAMAS O PROYECTOS INSTITUCIONALES

Determine los ajustes a los compromisos del empleado, para el período a evaluar, que sea necesario realizar por motivo de cambios en los planes, programas o proyectos institucionales que puedan incidir en los resultados de la Evaluación del Desempeño. 11. DESPLIEGUE DE CONTRIBUCIONES Y METAS INDIVIDUALES Y DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

En Este punto se procederá hacer el despliegue de los criterios de evaluación de acuerdo con los siguientes conceptos:

No. Unidad de competencia: Identifique el No. de la Contribución Individual y/o de la Competencia Comportamental que ha sido concertada previamente para el período de evaluación y que deberá corresponder a una función asignada al empleado, diferente de las demás y que tiene significado y valor independiente. Elementos de Competencia: Una vez identificada la Contribución Individual y/o de la Competencia Comportamental, escriba lo que el empleado debe ser capaz de hacer en el trabajo, de acuerdo con unos criterios de desempeño y en un contexto determinado. Identifique los elementos de competencia como las actividades especificas que deberá realizar el empleado para alcanzar cada una de las Contribuciones y/o Competencias concertadas. Metas: Escriba las metas para cada una de las Contribuciones Individuales y/o Competencias Comportamentales que han sido concertadas previamente y que el empleado deberá alcanzar. Estas metas se dimensionan en términos cuantitativos (números, porcentajes, proporciones) o cualitativos, de acuerdo con la naturaleza del resultado esperado. Criterios: Escriba los criterios de desempeño entendidos como el conjunto de atributos o características de calidad que deberán presentar tanto los resultados obtenidos como el desempeño mismo del empleado en la realización de cada ele mento de competencia. Estos criterios deberán precisar el cómo y el qué se espera del desempeño del empleado que es el objeto de evaluación. El criterio de desempeño deberá definirse como un indicador de la calidad de los resultados y de los comportamientos esperados y como el punto de referencia para evaluar. Evidencias: Dentro de los primeros quince (15) días de cada período de evaluación, se deberán concertar las evidencias requeridas para verificar el cumplimiento y desempeño de cada parámetro objeto de evaluación. Identifique aquellas pruebas incontrovertibles del desempeño competente del empleado en la realización de su trabajo. Identifique las evidencias que se constituyan como los hechos a través de los cuales el empleado prueba, sin objeción y con absoluta claridad, el cumplimiento de sus compromisos. Se debe convenir con el empleado qué evidencias requerir, de qué tipo y en qué número, de tal manera que no quede duda sobre cómo valorar los resultados del desempeño. En este sentido, se identifican tres tipos de evidencias: a. Evidencias de producto: Resultados esperados (el “qué”) del trabajo del empleado, con sus características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones y metas individuales. b. Evidencias de desempeño o comportamiento del empleado: son las que están directamente relacionado con la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo. Se define en términos de actitudes, valores o manifestaciones tales como oportunidad, presteza, diligencia, amabilidad, transparencia. c. Evidencias de conocimientos y comprensión: se refieren a la aplicación de los conceptos, principios, teorías, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un desempeño eficaz en la realización del trabajo. Se deben exigir tantas evidencias cuantas sean necesarias para comprobar el desempeño a satisfacción del empleado, sin olvidar que una misma evidencia puede sustentar o ser aplicable a diferentes contribuciones y metas individuales o a diferentes competencias comportamentales. Cada parámetro a evaluar deberá tener por lo menos una evidencia que lo soporte y solo valdrán como evidencias las definidas en este formulario. Las evidencias aportadas por el empleado, durante el periodo, se verificarán y consignaran en el formato de seguimiento mensual, de tal manera que la información consignada en él se constituya como la evidencia que soporta el Sistema General de Evaluación. El registro, acopio y verificación de estas evidencias se deberá realizar cada mes, durante el periodo a evaluar, y en la fecha de entrega definida, de acuerdo con el procedimiento establecido para el seguimiento mensual contenido en el Formato de Evaluación No. 002.

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ANEXO F FORMATO No. 002

EVALUACIÓN MENSUAL – SEGUIMIENTO A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia) DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

VILLA DE LEYVA – BOYACÁ

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INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 002 EVALUACIÓN MENSUAL – SEGUIMIENTO A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia)

DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA VILLA DE LEYVA – BOYACÁ

Atención: Este Formato de Evaluación es aplicable a los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva –Boyacá -, y deberá ser diligenciado por el respectivo jefe inmediato o Comisión Evaluadora - según sea el caso -, en compañía de cada empleado sujeto de evaluación. El formato No. 002 es un instrumento diseñado para complementar la evaluación del desempeño laboral, y los parámetros preestablecidos, con un sistema de seguimiento mensual de la labor del empleado y del alcance de los objetivos y metas propuestos en el sistema de evaluación del Formato No. 001. Es de vital importancia establecer que, en ningún caso, este formato para el seguimiento o la revisión periódica del avance de resultados tendrá el sentido o las implicaciones de una evaluación parcial y, menos aún, definitiva, por el contrario este formato ha sido diseñado para facilitar el seguimiento a la labor del empleado y constituir la evidencia que soporte el sistema de evaluación. Diligencie el Formato de Evaluación No. 002 preferiblemente a máquina o manuscrita en letra imprenta y utilizando tinta de color negro. No presente este Formato con tachones, enmendaduras o borrones y tenga en cuenta los siguientes criterios para diligenciarlo:

1. IDENTIFICACIÓN GENERAL INTERVINIENTES Empleado a evaluar:

- Nombre Completo: Escriba los nombres y apellidos del empleado de carrera o en periodo de prueba al cuál se aplica la Evaluación del Desempeño Laboral. - Documento de Identidad: Escriba el número y Lugar de Expedición del documento de Identificación del evaluado. Los extranjeros que acrediten cédula de Extranjería deberán escribir C.E. seguido del número respectivo. Los extranjeros que no tengan

Cédula de Extranjería, podrán marcar C.E. y colocar el respectivo número del pasaporte. - Empleo (Denominación – Código – Grado): Escriba la Denominación, Código y Grado del cargo del cuál es titular el empleado de carrera o en periodo de prueba sujeto de evaluación, de acuerdo con lo establecido en el respectivo Manual Específico

de Funciones y de Competencias Laborales -Decreto 025 de 2006-. - Área: Identifique el área o dependencia a la que pertenece el cargo del cuál es titular el empleado de carrera o en periodo de prueba sujeto de evaluación.

Evaluador : Jefe Inmediato - Segundo Evaluador (Comisión Evaluadora): - Nombre Completo: Escriba los nombr es y apellidos del Evaluador que podrá ser:

* El jefe inmediato del empleado de carrera o en periodo de prueba si es de Libre Nombramiento y Remoción, * Una Comisión Evaluadora cuando el Jefe inmediato sea de carrera - La Comisión estará conformada, como mínimo, por el Jefe inmediato y un empleado de libre nombramiento y remoción y actuará como un solo evaluador -,

* Un empleado de libre nombramiento y remoción designado por el jefe de la entidad. - Documento de Identidad: Escriba el número y Lugar de Expedición del documento de Identificación del Evaluador. Los extranjeros que acrediten cédula de Extranjería deberán escribir C.E. seguido del número respectivo. Los extranjeros que no tengan

Cédula de Extranjería, podrán marcar C.E. y colocar el respectivo número del pasaporte. - Denominación – Código – Grado: Escriba la Denominación, Código y Grado del cargo del cuál es titular el Evaluador, de acuerdo con lo establecido en el respectivo Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales -Decreto 025 de

2006-. - Área: Identifique el área o dependencia a la que pertenece el cargo del Evaluador.

PERIODO EVALUADO: Indique la fecha (día, mes y año) en la cuál inicia el periodo de evaluación y la fecha (día, mes y año) en la cuál termina el periodo de evaluación. 2. SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia) A continuación se procederá a hacer el seguimiento mensual a cada una de las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) concertadas para el período de evaluación en el Formato de Evaluación No. 001. Usted deberá diligenciar este Formato de seguimiento una vez concertadas las Contribuciones Individuales y en la entrega de los resultados por parte del evaluado, ya sea al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado. Diligencie este formato de acuerdo con los siguientes criterios: 2.1 DESCRIPCIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN Dentro de los cinco (5) días siguientes a la definición de las Contribuciones y Metas Individuales (Unidades de Competencia) en el Formato de Evaluación No. 001, se deberá definir: Número: Escriba el Número de la Contribución Individual (Unidad de Competencia) a la cuál se va hacer el seguimiento mensual, de acuerdo con el orden definido en el Formato de Evaluación No. 001. Definición: Transcriba la Contribución Individual (Unidad de Competencia) objeto de seguimiento mensual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Meta (Cuantificación de la Contribución Individual): Transcriba la cuantificación del resultado o producto esperado en la Contribución Individual (Unidad de Competencia), de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Fecha de Entrega: Indique la fecha (día, mes y año) en la cuál, el empleado deberá hacer entrega de los resultados o productos soportes de cada Contribución Individual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Valor Asignado en Puntos: Transcriba el valor (expresado en puntos) que el empleado podrá obtener por el cumplimiento en cada una de las Contribuciones Individuales (Unidad de Competencia), según su desempeño, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001.

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2.2 RESULTADOS MENSUALES Al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, se deberá identificar: MES Desde: Señale la fecha (día, mes y año) en la que inicia el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Hasta: Señale la fecha (día, mes y año) en la que termina el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Resultados Entregados: Escriba los resultados entregados por el empleado, al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, como cumplimiento de la Contribución Individual.

FIRMA: Una vez definidos los resultados entregados en el formato de evaluación, tanto el evaluado como el evaluador, deberán consignar su respectiva firma, para efectos de dar veracidad a la información allí consignada.

Fecha de Entrega: Escriba la fecha (día, mes y año) en la cuál el empleado hace la entrega de los resultados alcanzados.

Puntos Asignados por Cumplimiento (PAPC) : En el momento de la entrega de los resultados obtenidos, señale el puntaje adquirido por el empleado, como resultado del avance en el cumplimiento de las metas fijadas. Este puntaje deberá estar d entro de la escala de puntuación asignada al cumplimiento de la contribución Individual. Para establecer el puntaje obtenido deberá aplicarse la siguiente fórmula:

RE * VMP RE = Resultados Entregados por el empleado en el mes (medibles y cuantificables).

= PAPC VMP = Valor Asignado en Puntos asignados a la contribución de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001.

MPE MPE = Meta para el periodo de evaluación de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001.

2.2.1 Total Puntos Asignados Seguimiento Mensual: Escriba el puntaje total obtenido como resultado del seguimiento mensual a la Contribución, que será la sumatoria de los puntos asignados por cumplimiento. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para cada contribución - que en ningún caso podrá exceder del puntaje máximo asignado para cada contribución -, y deberá consignarse en el Formato No. 001 en los puntos obtenid os para cada Contribución Individual.

2.3 Evidencias Aportadas a la Contribución Individual: Escriba las evidencias aportadas por el empleado para soportar los resultados entregados, de acuerdo con las evidencias requeridas de Contribuciones Individuales consignadas en el Formato de

Evaluación No. 001. Estas evidencias deberán estar referidas única y exclusivamente a los resultados entregados por el empleado y deberán acopiarse al momento de la entrega de los resultados - al final de cada mes dentro del período de

evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado-, para efectos de sustentar la calificación y agruparse en el

respectivo Portafolio de evidencias. De esta manera el portafolio definitivo deberá contener las evidencias aportadas por el empleado durante los meses del periodo de evaluación para soportar el cumplimiento de cada contribución.

3. Observaciones: Con base en los resultados obtenidos al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia

del desempeño del empleado, producto del seguimiento a la Contribución Individual, los participantes de la evaluación deberán:

· Escribir las dificultades que obstaculizaron el cumplimiento de la contribución, si las hubiere. · Escribir las mejoras identificadas para el cumplimiento de la contribución. · Escribir las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados esperados. · Escribir las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar. · Definir los apoyos o recursos requeridos por el empleado para el cumplimi ento de la contribución. · Evaluar la eficacia de las acciones prescritas. O las observaciones a que haya lugar.

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Atención: Este Formato de Evaluación es aplicable a los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva –Boyacá-, y deberá ser diligenciado por el respectivo jefe inmediato o Comisión Evaluadora - según sea el caso -, en compañía de cada empleado sujeto de evaluación. El formato No. 002 es un instrumento diseñado para complementar la evaluación del desempeño laboral, y los parámetros preestablecidos, con un sistema de seguimiento mensual de la labor del empleado y del alcance de los objetivos y metas propuestos en el sistema de evaluación del Formato No. 001. Es de vital importancia establecer que, en ningún caso, este formato para el seguimiento o la revisión periódica del avance de resultados tendrá el sentido o las implicaciones de una evaluación parcial y, menos aún, definitiva, por el contrario este formato ha sido diseñado para facilitar el seguimiento a la labor del empleado y constituir la evidencia que soporte el sistema de evaluación. Diligencie el Formato de Evaluación No. 002 preferiblemente a máquina o manuscrita en letra imprenta y utilizando tinta de color negro. No presente este Formato con tachones, enmendaduras o borrones y tenga en cuenta los siguientes criterios para diligenciarlo:

2. SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia) A continuación se procederá a hacer el seguimiento mensual a cada una de las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) concertadas para el período de evaluación en el Formato de Evaluación No. 001. Usted deberá diligenciar este Formato de seguimiento una vez concertadas las Contribuciones Individuales y en la entrega de los resultados por parte del evaluado, ya sea al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado. Di ligencie este formato de acuerdo con los siguientes criterios: 2.1 DESCRIPCIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN Dentro de los cinco (5) días siguientes a la definición de las Contribuciones y Metas Individuales (Unidades de Competencia) en el Formato de Evaluación No. 001, se deberá definir: Número: Escriba el Número de la Contribución Individual (Unidad de Competencia) a la cuál se va hacer el seguimiento mensual, de acuerdo con el orden definido en el Formato de Evaluación No. 001. Definición: Transcriba la Contribución Individual (Unidad de Competencia) objeto de seguimiento mensual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Meta (Cuantificación de la Contribución Individual): Transcriba la cuantificación del resultado o producto esperado en la Contribución Individual (Unidad de Competencia), de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Fecha de Entrega: Indique la fecha (día, mes y año) en la cuál, el empleado deberá hacer entrega de los resultados o productos soportes de cada Contribución Individual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Valor Asignado en Puntos: Transcriba el valor (expresado en puntos) que el empleado podrá obtener por el cumplimiento en cada una de las Contribuciones Individuales (Unidad de Competencia), según su desempeño, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. 2.2 RESULTADOS MENSUALES Al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, se deberá identificar: MES Desde: Señale la fecha (día, mes y año) en la que inicia el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Hasta: Señale la fecha (día, mes y año) en la que termina el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Resultados Entregados: Escriba los resultados entregados por el empleado, al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, como cumplimiento de la Contribución Individual. FIRMA: Una vez definidos los resultados entregados en el formato de evaluación, tanto el evaluado como el evaluador, deberán consignar su respectiva firma, para efectos de dar veracidad a la información allí consignada. Fecha de Entrega: Escriba la fecha (día, mes y año) en la cuál el empleado hace la entrega de los resultados alcanzados. Puntos Asignados por Cumplimiento (PAPC): En el momento de la entrega de los resultados obtenidos, señale el puntaje adquirido por el empleado, como resultado del avance en el cumplimiento de las metas fijadas. Este puntaje deberá estar dentro de la escala de puntuación asignada al cumplimiento de la contribución Individual. Para establecer el puntaje obtenido deberá aplicarse la siguiente fórmula: RE * VMP RE = Resultados Entregados por el empleado en el mes (medibles y cuantificables). = PAPC VMP = Valor Asignado en Puntos asignados a la contribución de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. MPE MPE = Meta pa ra el periodo de evaluación de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. 2.2.1 Total Puntos Asignados Seguimiento Mensual: Escriba el puntaje total obtenido como resultado del seguimiento mensual a la Contribución, que será la sumatoria de los puntos asignados por cumplimiento. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para cada contribución - que en ningún caso podrá exceder del puntaje máximo asignado para cada contribución -, y deberá consignarse en el Formato No. 001 en los puntos obtenidos para cada Contribución Individual.

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2.3 Evidencias Aportadas a la Contribución Individual: Escriba las evidencias aportadas por el empleado para soportar los resultados entregados, de acuerdo con las evidencias requeridas de Contribuciones Individuales consignadas en el Formato de Evaluación No. 001. Estas evidencias deberán estar referidas única y exclusivamente a los resultados entregados por el empleado y deberán acopiarse al momento de la entrega de los resultados - al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado -, para efectos de sustentar la calificación y agruparse en el respectivo Portafolio de evidencias. De esta manera el portafolio definitivo deberá contener las evidencias aportadas por el empleado durante los meses del periodo de evaluación para soportar el cumplimiento de cada contribución. 3. Observaciones: Con base en los resultados obtenidos al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, producto del seguimiento a la Contribución Individual, los participantes de la evaluación deberán: · Escribir las dificultades que obstaculizaron el cumplimiento de la contribución, si las hubiere. · Escribir las mejoras identificadas para el cumplimi ento de la contribución. · Escribir las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados esperados. · Escribir las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar. · Definir los apoyos o recursos requeridos por el empleado para el cumplimiento de la contribución. · Evaluar la eficacia de las acciones prescritas. · O las observaciones a que haya lugar.

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2. SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia) A continuación se procederá a hacer el seguimiento mensual a cada una de las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) concertadas para el período de evaluación en el Formato de Evaluación No. 001. Usted deberá diligenciar este Formato de seguimiento una vez concertadas las Contribuciones Individuales y en la entrega de los resultados por parte del evaluado, ya sea al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado. Diligencie este formato de acuerdo con los siguientes criterios: 2.1 DESCRIPCIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN Dentro de los cinco (5) días siguientes a la definición de las Contribuciones y Metas Individuales (Unidades de Competencia) en el Formato de Evaluación No. 001, se deberá definir: Número: Escriba el Número de la Contribución Individual (Unidad de Competencia) a la cuál se va hacer el seguimiento mensual, de acuerdo con el orden definido en el Formato de Evaluación No. 001. Definición: Transcriba la Contribución Individual (Unidad de Competencia) objeto de seguimiento mensual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Meta (Cuantificación de la Contribución Individual): Transcriba la cuantificación del resultado o producto esperado en la Contribución Individual (Unidad de Competencia), de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Fecha de Entrega: Indique la fecha (día, mes y año) en la cuál, el empleado deberá hacer entrega de los resultados o productos soportes de cada Contribución Individual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Valor Asignado en Puntos: Transcriba el valor (expresado en puntos) que el empleado podrá obtener por el cumplimiento en c ada una de las Contribuciones Individuales (Unidad de Competencia), según su desempeño, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. 2.2 RESULTADOS MENSUALES Al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, se deberá identificar: MES Desde: Señale la fecha (día, mes y año) en la que inicia el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Hasta: Señale la fecha (día, mes y año) en la que termina el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Resultados Entregados: Escriba los resultados entregados por el empleado, al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, como cumplimi ento de la Contribución Individual. FIRMA: Una vez definidos los resultados entregados en el formato de evaluación, tanto el evaluado como el evaluador, deberán consignar su respectiva firma, para efectos de dar veracidad a la información allí consignada. Fecha de Entrega: Escriba la fecha (día, mes y año) en la cuál el empleado hace la entrega de los resultados alcanzados. Puntos Asignados por Cumplimiento (PAPC): En el momento de la entrega de los resultados obtenidos, señale el puntaje adquirido por el empleado, como resultado del avance en el cumplimiento de las metas fijadas. Este puntaje deberá estar dentro de la escala de puntuación asignada al cumplimiento de la contribución Individual. Para establecer el puntaje obtenido deberá aplicarse la siguiente fórmula: RE * VMP RE = Resultados Entregados por el empleado en el mes (medibles y cuantificables). = PAPC VMP = Valor Asignado en Puntos asignados a la contribución de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. MPE MPE = Meta para el periodo de evaluación de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. 2.2.1 Total Puntos Asignados Seguimiento Mensual: Escriba el puntaje total obtenido como resultado del seguimiento mensual a la Contribución, que será la sumatoria de los puntos asignados por cumplimiento. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para cada contribución - que en ningún caso podrá exceder del puntaje máximo asignado para cada contribución -, y deberá consignarse en el Formato No. 001 en los puntos obtenidos para cada Contribución Individual.

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2.3 Evidencias Aportadas a la Contribución Individual: Escriba las evidencias aportadas por el empleado para soportar los resultados entregados, de acuerdo con las evidencias requeridas de Contribuciones Individuales consignadas en el Formato de Evaluación No. 001. Estas evidencias deberán estar referidas única y exclusivamente a los resultados entregados por el empleado y deberán acopiarse al momento de la entrega de los resultados - al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado -, para efectos de sustentar la calificación y agruparse en el respectivo Portafolio de evidencias. De esta manera el portafolio definitivo deberá contener las evidencias aportadas por el empleado durante los meses del periodo de evaluación para soportar el cumplimiento de cada contribución. 3. Observaciones: Con base en los resultados obtenidos al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, producto del seguimiento a la Contribución Individual, los participantes de la evaluación deberán: · Escribir las dificultades que obstaculizaron el cumplimiento de la contribución, si las hubiere. · Escribir las mejoras identificadas para el cumplimiento de la contribución. · Escribir las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados esperados. · Escribir las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar. · Definir los apoyos o recursos requeridos por el empleado para el cumplimiento de la contribución. · Evaluar la eficacia de las acciones prescritas. · O las observaciones a que haya lugar.

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2. SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia) A continuación se procederá a hacer el seguimiento mensual a cada una de las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) concertadas para el período de evaluación en el Formato de Evaluación No. 001. Usted deberá diligenciar este Formato de seguimiento una vez concertadas las Contribuciones Individuales y en la entrega de los resultados por parte del evaluado, ya sea al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado. Diligencie este formato de acuerdo con los siguientes criterios: 2.1 DESCRIPCIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN Dentro de los cinco (5) días siguientes a la definición de las Contribuciones y Metas Individuales (Unidades de Competencia) en el Formato de Evaluación No. 001, se deberá definir: Número: Escriba el Número de la Contribución Individual (Unidad de Competencia) a la cuál se va hacer el seguimiento mensual, de acuerdo con el orden definido en el Formato de Evaluación No. 001. Definición: Transcriba la Contribución Individual (Unidad de Competencia) objeto de seguimiento mensual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Meta (Cuantificación de la Contribución Individual): Transcriba la cuantificación del resultado o producto esperado en la Contribución Individual (Unidad de Competencia), de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Fecha de Entrega: Indique la fecha (día, mes y año) en la cuál, el empleado deberá hacer entrega de los resultados o productos soportes de cada Contribución Individual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Valor Asignado en Puntos: Transcriba el valor (expresado en puntos) que el empleado podrá obtener por el cumplimiento en cada una de las Contribuciones Individuales (Unidad de Competencia), según su desempeño, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. 2.2 RESULTADOS MENSUALES Al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, se deberá identificar: MES Desde: Señale la fecha (día, mes y año) en la que inicia el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Hasta: Señale la fecha (día, mes y año) en la que termina el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Resultados Entregados: Escriba los resultados entregados por el empleado, al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, como cumplimiento de la Contribución Individual. FIRMA: Una vez definidos los resultados entregados en el formato de evaluación, tanto el evaluado como el evaluador, deberán consignar su respectiva firma, para efectos de dar veracidad a la información allí consignada. Fecha de Entrega: Escriba la fecha (día, mes y año) en la cuál el empleado hace la entrega de los resultados alcanzados. Puntos Asignados por Cumplimiento (PAPC): En el momento de la entrega de los resultados obtenidos, señale el puntaje adquirido por el empleado, como resultado del avance en el cumplimiento de las metas fijadas. Este puntaje deberá estar dentro de la escala de puntuación asignada al cumplimiento de la contribución Individual. Para establecer el puntaje obtenido deberá aplicarse la siguiente fórmula: RE * VMP RE = Resultados Entregados por el empleado en el mes (medibles y cuantificables). = PAPC VMP = Valor Asignado en Puntos asignados a la contribución de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. MPE MPE = Meta para el periodo de evaluación de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. 2.2.1 Total Puntos Asignados Seguimiento Mensual: Escriba el puntaje total obtenido como resultado del seguimiento mensual a la Contribución, que será la sumatoria de los puntos asignados por cumplimiento. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para cada contribución - que en ningún caso podrá exceder del puntaje máximo asignado para cada contribución -, y deberá consignarse en el Formato No. 001 en los puntos obtenidos para cada Contribución Individual.

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2.3 Evidencias Aportadas a la Contribución Individual: Escriba las evidencias aportadas por el empleado para soportar los resultados entregados, de acuerdo con las evidencias requeridas de Contribuciones Individuales consignadas en el Formato de Evaluación No. 001. Estas evidencias deberán estar referidas única y exclusivamente a los resultados entregados por el empleado y deberán acopiarse al momento de la entrega de los resultados - al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado -, para efectos de sustentar la calificación y agruparse en el respectivo Portafolio de evidencias. De esta manera el portafolio definitivo deberá contener las evidencias aportadas por el empleado durante los meses del periodo de evaluación para soportar el cumplimiento de cada contribución. 3. Observaciones: Con base en los resultados obtenidos al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, producto del seguimiento a la Contribución Individual, los participantes de la evaluación deberán: · Escribir las dificultades que obstaculizaron el cumplimiento de la contribución, si las hubiere. · Escribir las mejoras identificadas para el cumplimiento de la contribución. · Escribir las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados esperados. · Escribir las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar. · Definir los apoyos o recursos requeridos por el empleado para el cumplimiento de la contribución. · Evaluar la eficacia de las acciones prescritas. · O las observaciones a que haya lugar.

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2. SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia) A continuación se procederá a hacer el seguimiento mensual a cada una de las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) concertadas para el período de evaluación en el Formato de Evaluación No. 001. Usted deberá diligenciar este F ormato de seguimiento una vez concertadas las Contribuciones Individuales y en la entrega de los resultados por parte del evaluado, ya sea al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado. Diligencie este formato de acuerdo con los siguientes criterios: 2.1 DESCRIPCIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN Dentro de los cinco (5) días siguientes a la definición de las Contribuciones y Metas Individuales (Unidades de Competencia) en el Formato de Evaluación No. 001, se deberá definir: Número: Escriba el Número de la Contribución Individual (Unidad de Competencia) a la cuál se va hacer el seguimiento mensual, de acu erdo con el orden definido en el Formato de Evaluación No. 001. Definición: Transcriba la Contribución Individual (Unidad de Competencia) objeto de seguimiento mensual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Meta (Cuantificación de la Contribución Individual): Transcriba la cuantificación del resultado o producto esperado en la Contribución Individual (Unidad de Competencia), de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Fecha de Entrega: Indique la fecha (día, mes y año) en la cuál, el empleado deberá hacer entrega de los resultados o productos soportes de cada Contribución Individual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Valor Asignado en Puntos: Transcriba el valor (expresado en puntos) que el empleado podrá obtener por el cumplimiento en cada una de las Contribuciones Individuales (Unidad de Competencia), según su desempeño, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. 2.2 RESULTADOS MENSUALES Al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, se deberá identificar: MES Desde: Señale la fecha (día, mes y año) en la que inicia el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Hasta: Señale la fecha (día, mes y año) en la que termina el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Resultados Entregados: Escriba los resultados entregados por el empleado, al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, como cumplimiento de la Contribución Individual. FIRMA: Una vez definidos los resultados entregados en el formato de evaluación, tanto el evaluado como el evaluador, deberán consigna r su respectiva firma, para efectos de dar veracidad a la información allí consignada. Fecha de Entrega: Escriba la fecha (día, mes y año) en la cuál el empleado hace la entrega de los resultados alcanzados. Puntos Asignados por Cumplimiento (PAPC): En el momento de la entrega de los resultados obtenidos, señale el puntaje adquirido por el empleado, como resultado del avance en el cumplimiento de las metas fijadas. Este puntaje deberá estar dentro de la escala de puntuación asignada al cumplimiento de la contribución Individual. Para establecer el puntaje obtenido deberá aplicarse la siguiente fórmula: RE * VMP RE = Resultados Entregados por el empleado en el mes ( medibles y cuantificables). = PAPC VMP = Valor Asignado en Puntos asignados a la contribución de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. MPE MPE = Meta para el periodo de evaluación de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. 2.2.1 Total Puntos Asignados Seguimiento Mensual: Escriba el puntaje total o btenido como resultado del seguimiento mensual a la Contribución, que será la sumatoria de los puntos asignados por cumplimiento. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para cada contribución - que en ningún caso podrá exceder del puntaje máximo asignado para cada contribución -, y deberá consignarse en el Formato No. 001 en los puntos obtenidos para cada Contribución Individual.

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2.3 Evidencias Aportadas a la Contribución Individual: Escriba las evidencias aportadas por el empleado para soportar los resultados entregados, de acuerdo con las evidencias requeridas de Contribuciones Individuales consignadas en el Formato de Evaluación No. 001. Estas evidencias deberán estar referidas única y exclusivamente a los resultados entregados por el empleado y deberán acopiarse al momento de la entrega de los resultados - al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o pro ductos como consecuencia del desempeño del empleado -, para efectos de sustentar la calificación y agruparse en el respectivo Portafolio de evidencias. De esta manera el portafolio definitivo deberá contener las evidencias aportadas por el empleado durante los meses del periodo de evaluación para soportar el cumplimiento de cada contribución. 3. Observaciones: Con base en los resultados obtenidos al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, producto del seguimiento a la Contribución Individual, los participantes de la evaluación deberán: · Escribir las dificultades que obstaculizaron el cumplimiento de la contribución, si las hubiere. · Escribir las mejoras identificadas para el cumplimiento de la contribución. · Escribir las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados esperados. · Escribir las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar. · Definir los apoyos o recursos requeridos por el empleado para el cumplimiento de la contribución. · Evaluar la eficacia de las acciones prescritas. · O las observaciones a que haya lugar.

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2. SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia) A continuación se procederá a hacer el seguimiento mensual a cada una de las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) concertadas para el período de evaluación en el Formato de Evaluación No. 001. Usted deberá diligenciar este Formato de seguimiento una vez concertadas las Contribuciones Individuales y en la entrega de los resultados por parte del evaluado, ya sea al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado. Diligencie este formato de acuerdo con los siguientes criterios: 2.1 DESCRIPCIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN Dentro de los cinco (5) d ías siguientes a la definición de las Contribuciones y Metas Individuales (Unidades de Competencia) en el Formato de Evaluación No. 001, se deberá definir: Número: Escriba el Número de la Contribución Individual (Unidad de Competencia) a la cuál se va hacer el seguimiento mensual, de acuerdo con el orden definido en el Formato de Evaluación No. 001. Definición: Transcriba la Contribución Individual (Unidad de Competencia) objeto de seguimiento mensual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Meta (Cuantificación de la Contribución Individual): Transcriba la cuantificación del resultado o producto esperado en la Contribución Individual (Unidad de Competencia), de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Fecha de Entrega: Indique la fecha (día, mes y año) en la cuál, el empleado deberá hacer entrega de los resultados o productos soportes de cada Contribución Individual, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. Valor Asignado en Puntos: Transcriba el valor (expresado en puntos) que el empleado podrá obtener por el cumplimiento en cada una de las Contribuciones Individuales (Unidad de Competencia), según su desempeño, de acuerdo con lo definido en el Formato de Evaluación No. 001. 2.2 RESULTADOS MENSUALES Al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, se deberá identificar: MES Desde: Señale la fecha (día, mes y año) en la que inicia el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Hasta: Señale la fecha (día, mes y año) en la que termina el mes, en el cuál se hizo el seguimiento a la Contribución Individual. Resultados Entregados: Escriba los resultados entregados por el empleado, al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, como cumplimiento de la Contribución Individual. FIRMA: Una vez definidos los resultados entregados en el formato de evaluación, tanto el evaluado co mo el evaluador, deberán consignar su respectiva firma, para efectos de dar veracidad a la información allí consignada. Fecha de Entrega: Escriba la fecha (día, mes y año) en la cuál el empleado hace la entrega de los resultados alcanzados. Puntos Asignados por Cumplimiento (PAPC): En el momento de la entrega de los resultados obtenidos, señale el puntaje adquirido por el empleado, como resultado del avance en el cumplimiento de las metas fijadas. Este puntaje deberá estar dentro de la escala de puntuación asignada al cumplimiento de la contribución Individual. Para establecer el puntaje obtenido deberá aplicarse la siguiente fórmula: RE * VMP RE = Resultados Entre gados por el empleado en el mes (medibles y cuantificables). = PAPC VMP = Valor Asignado en Puntos asignados a la contribución de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. MPE MPE = Meta para el periodo de evaluación de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. 2.2.1 Total Puntos Asignados Seguimiento Mensual: Escriba el puntaje total obtenido como resultado del seguimiento mensual a la Contribución, que será la sumatoria de los puntos asignados por cumplimiento. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para cada contri bución - que en ningún caso podrá exceder del puntaje máximo asignado para cada contribución -, y deberá consignarse en el Formato No. 001 en los puntos obtenidos para cada Contribución Individual.

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2.3 Evidencias Aportadas a la Contribución Individual: Escriba las evidencias aportadas por el empleado para soportar los resultados entregados, de acuerdo con las evidencias requeridas de Contribuciones Individuales consignadas en el Formato de Evaluación No. 001. Estas evidencias deberán estar referidas única y exclusivamente a los resultados entregados por el empleado y deberán acopiarse al momento de la entrega de los resultados - al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado -, para efectos de sustentar la calificación y agruparse en el respectivo Portafolio de evidencias. De esta manera el portafolio definitivo deberá contener las evidencias a portadas por el empleado durante los meses del periodo de evaluación para soportar el cumplimiento de cada contribución. 3. Observaciones: Con base en los resultados obtenidos al final de cada mes dentro del período de evaluación, en la fecha de entrega definida en el Formato No. 001 o, en el momento en que se obtengan resultados o productos como consecuencia del desempeño del empleado, producto del seguimiento a la Contribución Individual, los participantes de la evaluación deberán: · Escribir las dificultades que obstaculizaron el cumplimiento de la contribución, si las hubiere. · Escribir las mejoras identificadas para el cumplimiento de la contribución. · Escribir las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados esperados. · Escribir las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar. · Definir los apoyos o recursos requeridos por el empleado para el cumplimiento de la contribución. · Evaluar la eficacia de las acciones prescritas. · O las observacion es a que haya lugar. 4. SUBTOTAL EN PUNTOS EVALUACIÓN SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (unidades de Competencia) Puntos Obtenidos: Escriba el resultado de sumar los puntos asignados como resultado del seguimiento mensual de todas las contribuciones. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para la totalidad de las contribuciones concertadas al inicio del periodo – que en ningún caso podrá excederlos sesenta (60) puntos que es el valor asignado en puntos para este factor de evaluación -. Este resultado deberá consignarse en el Formato No. 001 en el Subtotal en puntos de las Contribuciones y Metas Individuales. 4.1 Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos: Si las realizaciones del evalua do han superado lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación, escriba los puntos adicionales obtenidos, de tal suerte que el total de la evaluación de las contribuciones y metas individuales no exceda sesenta y seis (66) puntos.

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ANEXO G PRESENTACIÓN – CAPACITACION

SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

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ANEXO H CARTILLA DOCUMENTAL - CAPACITACION SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PARA LOS

EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

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ALCALDIA MUNICIPAL VILLA DE LEYVA BOYACA

Villa de Leyva Monumento Nacional

SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN

PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN

CENTRAL MUNICIPAL

PRESENTACIÓN

Para Septiembre de 2004 es sancionada la Ley 909 “Por medio de la cuál se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones”. El contenido de esta Ley, responde a los lineamientos que, en materia de carrera administrativa, ha formulado la Corte Constitucional a través de las varias sentencias que afectaron la Ley 443 de 1998 y, además, propone normas sobre planes y plantas de empleo, cuadros funcionales de empleo, sistema de información administrativa y ordenación de la jornada laboral. Estos postulados serán la base a partir de la cual se estructure un modelo de empleo publico que responda a las necesidades de una Administración Pública moderna, eficaz y eficiente. Con relación a la Evaluación del Desempeño, con las normas sobre carrera administrativa que establece la Ley y que guardan armonía con la Carta Iberoamericana de la Función Publica, se integran los criterios de mérito y evaluación de la gestión a la administración de los empleos. Al respecto la Ley 909 de 2004 contempla: ARTÍCULO 37. PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LA PERMANENCIA EN EL SERVICIO: a) Mérito. Principio según el cual la permanencia en los cargos de carrera administrativa exige la calificación satisfactoria en el desempeño del empleo, el logro de resultados y realizaciones en el desarrollo y ejercicio de la función pública y la adquisición de las nuevas competencias que demande el ejercicio de la misma; b) Cumplimiento. Todos los empleados deberán cumplir cabalmente las normas que regulan la función pública y las funciones asignadas al empleo; c) Evaluación. La permanencia en los cargos exige que el empleado público de carrera administrativa se someta y colabore activamente en el proceso de evaluación personal e institucional, de conformidad con los criterios definidos por la entidad o autoridad competente; d) Promoción de lo público. Es tarea de cada empleado la búsqueda de un ambiente colaborativo y de trabajo en grupo y de defensa permanente del interés público en cada una de sus actuaciones y las de la Administración Pública. Cada empleado asume un compromiso con la protección de los derechos, los intereses legales y la libertad de los ciudadanos. Por otro lado, la renovación del concepto de función publica esta dado en el énfasis que hace la Ley en el papel de la Evaluación como instrumento de gestión que permita fundamentar un juicio objetivo no solo sobre la conducta laboral de los empleados, sino también sobre sus aportes al cumplimiento de los propósitos institucionales, pues determina que los instrumentos para la evaluación y calificación del desempeño de los empleados, se diseñarán principalmente en función de las metas institucionales. Es de notar entonces, como el nuevo concepto implica la articulación, entre las funciones desempeñadas por el empleado y la gestión de los organismos y entidades del Estado, al incorporar los objetivos de cada empleo a los planes, programas y proyectos institucionales. La nueva Ley también armoniza las instancias y actores involucrados en la evaluación, pues incluye a los funcionarios de libre nombramiento y remoción en el proceso y a los

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Jefe de Control Interno, - o quien haga sus veces en las entidades u organismos- a quienes les asigna la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas en cuenta para la evaluación de los empleados. Por otro lado, otorga a las entidades la facultad de desarrollar sus propios sistemas de Evaluación del Desempeño, de acuerdo con los criterios legales y las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil y presentarlos ante esta Comisión para su aprobación. En desarrollo de los preceptos de la Ley 909 se expide el Decreto 1227 de 2005 que reglamenta los procesos de Evaluación del Desempeño y además, entre otros, introduce el concepto de calificación de servicios, encaminado a definir el grado de satisfacción del desempeño laboral y a mejorar las condiciones del empleado, pues define al respecto: Artículo 50. La Evaluación del Desempeño laboral es una herramienta de gestión que con base en jui cios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales de los empleados de carrera y en período de prueba en el desempeño de sus respectivos cargos, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamenten su permanencia y desarrollo en el servicio. Introduce el Decreto nuevos conceptos en materia de evaluación como:

ü La objetividad e imparcialidad en el proceso determinadas por que se evalúen tanto las actuaciones positivas como las negativas a través del acopio de evidencias que soporten el desempeño del empleado.

ü Igualmente la evaluación debe estar referida a hechos concretos y a comportamientos demostrados por el empleado durante el lapso de tiempo evaluado y apreciados dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones.

ü El desempeño laboral deberá ser evaluado y calificado con base en parámetros previamente establecidos a partir de las funciones de cada empleo, los planes anuales de gestión del área respectiva, de las metas institucionales y de la evaluación que sobre el área realicen las oficinas de control interno, de los comportamientos y competencias laborales, habilidades y actitudes del empleado, enmarcados dentro de la cultura y los valores institucionales.

ü Los instrumentos de evaluación deberán permitir evidenciar la correspondencia entre el desempeño individual y el desempeño institucional.

ü Las funciones para el jefe de personal, quien deberá proponer el Sistema Específico de Evaluación del Desempeño para la entidad, capacitar a los evaluados y evaluadores sobre el sistema adoptado, realizar los estudios que soporten y justifiquen el sistema de evaluación aplicado y tomar las medidas tendientes a su mejoramiento.

En esta perspectiva, la Comisión Nacional del Servicio Civil ha promulgado el Acuerdo 07 del 5 de Diciembre de 2006 - Por el cual se señalan los criterios legales y se establecen las Directrices de la CNSC para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba-, la Resolución 1534 del 5 de diciembre de 2006 - Por la cual se establecen las directrices para que las entidades desarrollen y adopten sistemas propios para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba y se establece el Sistema Tipo- y la “Guía para la Evaluación del

Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba”, con el propósito de orientar a los organismos y entidades del Estado en los procesos de diseño, ajuste e implementación del Sistema de Evaluación del Desempeño - teniendo en cuenta los lineamientos contenidos en la Ley 909 y sus Decretos reglamentarios - y de desarrollar un Sistema de Evaluación del Desempeño, como sistema tipo, que será adoptado por las entidades mientras des arrollan sus propios sistemas. El nuevo instrumento supone el enfoque de evaluación por competencias laborales que articula: el cumplimiento de los objetivos previamente establecidos mediante la identificación del propósito principal y de las contribuciones individuales, la contribución del empleado a la gestión de la dependencia al incorporar los informes de gestión de la Oficina de Control Interno, el aporte que el empleado en el desempeño de sus funciones hace a los objetivos institucionales a partir de la definición de las metas institucionales a cuya realización contribuye el empleo, de acuerdo con los planes, programas y proyectos y, el desarrollo de habilidades comportamentales de acuerdo, tanto con el nivel del empleo, como con las competencias comunes para todos los empleados públicos, todo ello soportado en Evidencias y orientado a tomar las acciones remediales, correctivas y de mejoramiento necesarias para que la evaluación sea un instrumento de mejora continua tanto personal como institucional. Así pues, el Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral se redefine como un instrumento que, además de evaluar la idoneidad del empleado para el ejercicio del cargo, permite determinar el grado de desarrollo de las entidades y organismos del Estado y su capacidad, pertinencia y posibilidad de optimización de su gestión y la prestación de los servicios a su cargo. En atención a estos preceptos legales, a continuación se presenta el SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA – BOYACÁ, que tendrá por objetivo contribuir al cumplimiento de los principios y fines de la función publica consagrados en la Constitución Política y las actuales Leyes, y a la implementación y desarrollo en el municipio de los criterios legales y directrices que la Comisión Nacional del Servicio Civil ha establecido para tal fin, diseñado a partir de la primacía del merito, las competencias laborales y la responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado, como base para el logro de la efectiva prestación de los servicios a su cargo.

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ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL APLICAR EL NUEVO SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA

Para la implementación del Nuevo Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en periodo de prueba, los intervinientes en el proceso de Evaluación en el municipio, deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

ü Que la permanencia en el servicio debe estar determinada por los principios de mérito, cumplimiento, evaluación y promoción de lo público para todos los empleos que conformen la Función Pública.

ü Que la Evaluación del Desempeño esta concebida como un instrumento de medición del potencial humano y de su capacidad de desarrollo futuro. De esta manera, es un proceso que permitirá verificar la conformidad del resultado alcanzado por el empleado, en cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con lo concertado previamente entre los actores que intervienen en el proceso y, posteriormente, permitirá tomar las medidas pertinentes para corregir las fallas identificadas y fortalecer las cualidades tanto personales como organizacionales permitiendo mejorar el entorno laboral de los empleados y de la organización. Además este sistema permite:

v Adquirir los derechos de carrera v Ascender en la carrera v Conceder becas o comisiones de estudio v Otorgar incentivos económicos o de otro tipo v Planificar la capacitación y la formación v Determinar la permanencia en el servicio

ü Que la Ley 909 de 2004 determina la obligación de evaluar el desempeño de los

empleados, y la responsabilidad del jefe de cada organismo de adoptar un sistema de evaluación acorde con los criterios legalmente establecidos y, que no adoptarlo o no ajustarse a tales criterios constituye falta disciplinaria grave.

ü Que la actual legislación involucra a los Jefes de Control Interno o quienes haga sus veces en el proceso de evaluación, quienes deben remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas en cuenta para la evaluación de los empleados por lo cuál, las entidades deberán tomar conciencia de la importancia de establecer y/o fortalecer el sistema de control interno en la entidad.

ü Que para efectos de implementar el Nuevos Sistema de Evaluación, el municipio previamente deberá acogerse a la reglamentación vigente en materia de nomenclatura y clasificación de los empleos que conforman la planta de personal del municipio, así como a las normas en materia de ajuste al Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales contenidas en la Ley 909 de 2004, sus Decretos reglamentarios 770, 785 y 2539 de 2005 y en el Instrumento emitido por la Escuela Superior de Administración Pública, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Comisión Nacional del Servicio Civil: “Instructivo para el Ajuste del Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales”.

ü El enfoque por Competencias Laborales adoptado por la Comisión Nacional del Servicio Civil en la definición de los Criterios Legales y Directrices señaladas

para este fin. Dicho enfoque esta reflejado en la importancia que reviste tanto las contribuciones individuales del empleado, como las competencias comportamentales por nivel jerárquico y las comunes a los servidores públicos que deberán estar previamente definidas en los Manuales Específicos de Funciones y de Competencias Laborales y soportadas en evidencias.

ü De la misma manera, se resalta la importancia del seguimiento del desempeño. Esto implica establecer o verificar periódicamente el trabajo del empleado en relación con los resultados esperados y tomar las medidas preventivas, correctivas o de mejoramiento que fueren necesarias. La evaluación por competencias es el proceso de reunión de evidencias donde la revisión y el análisis de las mismas permite la emisión de un juicio objetivo por parte del evaluador sobre el desempeño que ha realizado el empleado en un contexto determinado y hacer inferencias sobre su desempeño futuro. En la evaluación basada en competencias, es el desempeño individual del sujeto el que se juzga contra criterios explícitos que reflejan el resultado esperado del desempeño competente. La forma ideal de hacerlo es por medio de las evidencias.

ü Que el Decreto 1227 de 2005 diferencia entre la Evaluación aplicable a los empleos de carrera administrativa y la que deberá implementarse para los empleos de carácter gerencial (de Libre Nombramiento y Remoción). Esta última deberá realizarse con base en los Acuerdos de Gestión, documentos escritos y firmados entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con fundamento en los planes, programas y proyectos de la entidad pactados para una vigencia anual. Así mismo, será fundamental contar con un instrumento de evaluación Institucional liderado por el Alcalde municipal que, junto con la evaluación de los empleados de carrera y los de libre Nombramiento y Remoción, reflejen el comportamiento institucional, el avance en las metas propuestas y la calidad de la prestación de los servicios a su cargo.

ü Que es deber de la dependencia que tiene a su cargo la administración y desarrollo del Recurso Humano, garantizar el conocimiento y comprensión por parte de todos los empleados de la entidad, de los ajustes dispuestos en razón de la Ley de Carrera Administrativa vigente, especialmente en lo relacionado con el Ajuste del Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales y el Nuevo Sistema de Evaluación, - su estructura y los criterios de evaluación - previo a su implementación.

ü Así mismo, se resalta la necesidad de formular e implementar en la entidad un Plan de Capacitación y Estímulos para los empleados de carrera, acorde con las necesidades organizacionales y humanas, que permita corregir las deficiencias y debilidades identificadas a partir del proceso de Evaluación y/o fortalecer las competencias.

ü Finalmente, es pertinente recordar la importancia de que la Administración Central Municipal tome conciencia de la importancia que representa brindar a sus empleados las herramientas suficientes para el óptimo desempeño de sus funciones y la eficiente prestación de los servicios a su cargo.

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EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

La Evaluación del Desempeño Laboral se constituye como un instrumento de medición, apreciación, estimación y valoración del ejercicio de las funciones propias de un cargo y de sus resultados por un individuo, así como de su potencial de desarrollo, excelencia, cualidades y competencias para desarrollarlas. Es un instrumento de mejora continua personal e institucional a través del cual se mide, fundamentalmente, la responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado, así como el cumplimiento de las metas institucionales e individuales, conceptos básicos orientados a la satisfacción de los intereses generales y la efectiva prestación de los servicios. “La evaluación es el proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de una persona y el cumplimiento de los requisitos establecidos, en el ejercicio de las funciones y responsabilidades inherentes a un empleo, como aporte al logro de las metas institucionales y del valor agregado que deben generar las instituciones. (Art. 1º. Acuerdo No. 07 de 5 de diciembre de 2006)” . Básicamente, significa comparar el rendimiento real del empleado con los criterios de desempeño previamente establecidos, principalmente, en los manuales de funciones y en los planes, programas y proyectos institucionales. Al incluir la actual legislación el concepto de competencias laborales, se establece que toda Evaluación del Desempeño debe estar encaminada a verificar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la idoneidad de las personas en el desarrollo de sus funciones, atendiendo a los principios que orientan la función publica, en especial el merito y responsabilidad, a partir de la concertación de objetivos sobre esas metas y no simplemente en el cumplimiento de las funciones asignadas a cada empleo, todo ello con un solo propósito: Asegurar el merito como garantía de permanencia en el servicio. En este contexto, los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral deben permitir tomar acciones preventivas o correctivas para mejorar la calidad del servicio, el desempeño del empleado y el desempeño institucional.

MARCO NORMATIVO

ü Constitución Política de Colombia de 1991. ü Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo publico,

la carrera administrativa, la gerencia publica y se dictan otras disposiciones”

ü Decreto 1227 de 2005 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998”

ü Acuerdo 07 de 2006 “Por la cual se señalan los criterios legales y se establecen las directrices de la CNSC para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba”

ü Resolución 1534 de 2006 “Por la cual se establecen las directrices para que las

entidades desarrollen y adopten sistemas propios para la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba y se establece el Sistema Tipo”

ü SISTEMA TIPO PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL -

STEDL 1000-2006 –

ü Decreto 1228 de 2005 “Por el cual se reglamenta el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal”

ü Decreto 2539 de 2005 “Por el cual se establecen las Competencias Laborales

generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-Ley 770 y 785 de 2005”

ü Decreto 760 de 2005 “por el cual se establece el procedimiento que debe

surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funciones”

ü Decreto 785 de 2005 “por el cual se establece el sistema de nomenclatura y

clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”.

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¿QUÉ SE EVALÚA?

La competencia laboral del empleado a través de los resultados (contribuciones y metas individuales) alcanzados en el ejercicio de las funciones de un empleo y la manera de lograrlo (competencias comportamentales), como contribución a las metas institucionales.

Se entiende por competencia laboral la “Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público”. (Decreto 2539 de 2005).

Las contribuciones y metas individuales se definen en términos de resultado a lograr, en cantidad y calidad en un determinado período en función de las metas institucionales.

QUIENES INTERVIENEN EN LA EVALUACIÓN

La Comisión Nacional del Servicio Civil Corresponde a la Comisión Nacional del Servicio Civil: 1. Definir las directrices para que las entidades desarrollen su propio sistema de

Evaluación del Desempeño laboral. 2. Establecer los instrumentos necesarios para la aplicación de las normas sobre

Evaluación del Desempeño de los empleados de carrera o en período de prueba.

3. Desarrollar el Sistema Tipo para la Evaluación del Desempeño laboral, que deberá ser adoptado por las entidades mientras desarrollan su propio sistema.

4. Aprobar los sistemas de evaluación que desarrollen las entidades, previo ajuste a los criterios legales y directrices dadas por la CNSC.

5. Solicitar informes, ordenar visitas de inspección y, si fuere el caso, adoptar los mecanismos que le permitan verificar la aplicación correcta de los procedimientos de Evaluación del Desempeño laboral.

6. Tomar las medidas y acciones necesarias para garantizar la correcta aplicación del sistema de Evaluación del Desempeño laboral adoptado por la entidad y, si fuere del caso, iniciar la actuación administrativa a que hubiere lugar.

7. Imponer multas a los servidores públicos de las entidades responsables de aplicar la normatividad, directrices y sistema de Evaluación del Desempeño laboral adoptado por la entidad, por violación de las normas que regulan esta materia.

8. Absolver consultas que se le formulen sobre el proceso de Evaluación del Desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba.

9. Realizar las investigaciones que se deriven de las quejas, reclamos y peticiones escritas por violación de las normas relacionadas con la Evaluación del Desempeño laboral.

10. Comunicar a las autoridades competentes los hechos constitutivos de violación de los criterios legales y directrices de la CNSC sobre Evaluación del Desempeño laboral.

11. Elaborar y difundir estudios sobre la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados.

12. Poner en conocimiento de las autoridades competentes los hechos constitutivos de violación de las normas sobre Evaluación del Desempeño laboral, para efectos de establecer las responsabilidades disciplinarias, fiscales y penales a que haya lugar.

Las entidades

Corresponde a las entidades:

1. Desarrollar y adoptar su sistema de Evaluación del Desempeño laboral, de acuerdo con los criterios establecidos en la Ley y en las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil. No adoptarlo o no ajustarse a tales criterios constituye falta disciplinaria grave para el directivo responsable.

2. Decidir si continúan aplicando su sistema propio, previo ajuste a los criterios mínimos señalados en estas directrices o adoptan el Sistema Tipo, todo ello previa aprobación de la Comisión, en cuyo caso debe informarle de su determinación.

3. Asegurar que el sistema de evaluación que se adopte se oriente al desarrollo profesional de los servidores públicos y fomente procesos de desarrollo institucional permanente, a partir del diálogo, la concertación y el conocimiento de la misión de la institución y los fines del Estado.

4. Realizar la Evaluación del Desempeño laboral y calificación de servicios de los empleados de carrera y en período de prueba, con base en parámetros previamente establecidos que permitan fundamentar un juicio objetivo sobre su conducta laboral y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales. Por lo tanto, los instrumentos para la Evaluación del Desempeño laboral y la calificación de servicios de los empleados se diseñarán en función de las metas institucionales.

5. Asegurar que el sistema que se desarrolle y someta a la aprobación de la Comisión se ciña a los principios constitucionales y legales que orientan la función pública, la permanencia en el servicio y la Evaluación del Desempeño.

6. Realizar la evaluación y calificación de servicios en los plazos y casos señalados en las normas.

7. Asegurar que los empleados responsables o involucrados en el proceso de evaluación asuman sus funciones y responsabilidades como contribución al logro de los objetivos institucionales y que realicen la evaluación dentro de los plazos y en los casos establecidos para ello, utilizando la metodología, procedimiento e instrumentos señalados en el sistema adoptado por la entidad.

8. Mantener los registros y documentos necesarios para asegurar la efectividad del sistema.

254

El Jefe de la Entidad Corresponde al Jefe de la Entidad: 1. Adoptar el sistema de Evaluación del Desempeño laboral de acuerdo con los

criterios legales y directrices dadas por la CNSC. No adoptarlo o no ajustarse a tales criterios constituye falta disciplinaria grave para el directivo responsable. En caso de incumplimiento de estas disposiciones la CNSC trasladará a las autoridades competentes lo correspondiente y, de ser necesario, impondrá multas, sin perjuicio que se deba cumplir con la obligación omitida.

2. Adoptar el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño laboral de los empleados que desarrolle la CNSC, el cual regirá mientras le sea aprobado su propio sistema.

3. Ordenar las evaluaciones del desempeño laboral, semestrales o parciales, o la calificación de servicios de los empleados, previstas en la Ley.

4. Instruir a los evaluadores para que durante la evaluación tengan en cuenta la calificación que sobre las áreas emita la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

5. Ordenar, por escrito, la Evaluación del Desempeño laboral y calificación de servicios extraordinaria inmediata de un empleado de carrera, cuando reciba información soportada sobre su desempeño deficiente.

6. Resolver, dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario a su presentación, el recurso de reposición interpuesto, dentro del término legal, contra el acto administrativo que declare la insubsistencia del nombramiento de un empleado de carrera o en período de prueba por calificación no satisfactoria.

7. Declarar dentro de un término no superior a tres días la insubsistencia del nombramiento del empleado, cuando la calificación de servicios no satisfactoria esté en firme.

La Unidad de Personal Corresponde a la Unidad de Personal:

1. Proponer al jefe de la entidad el sistema específico de Evaluación del

Desempeño laboral para su posterior aprobación por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

2. Capacitar a los evaluadores y evaluados sobre las normas y procedimientos que rigen la materia.

3. Implantar en la entidad el sistema de Evaluación del Desempeño laboral de los empleados, de acuerdo con los criterios legales y directrices dadas por la CNSC.

4. Suministrar oportunamente los formularios y los demás apoyos necesarios para proceder a la Evaluación del Desempeño de los empleados.

5. Presentar al jefe de la entidad informes sobre los resultados obtenidos en las evaluaciones y calificaciones del servicio.

6. Realizar estudios tendientes a comprobar las bondades del sistema de evaluación aplicado y propender por su mejoramiento.

7. Diseñar y administrar los programas de formación y capacitación con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción y desarrollo de los empleados en su desempeño laboral y de contribuir al cumplimiento efectivo de

los resultados institucionales, teniendo en cuenta los resultados de la Evaluación del Desempeño.

8. Poner en conocimiento de la Comisión Nacional del Servicio Civil el incumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la Evaluación del Desempeño laboral.

9. Reportar a la Comisión Nacional del Servicio Civil los retiros del servicio de los empleados de carrera y de los empleados en período de prueba, generados en la declaratoria de insubsistencia de su nombramiento.

10. Suministrar a los evaluadores los documentos y registros requeridos para realizar su labor.

11. Proyectar, al día siguiente de recibir el expediente y para la firma del jefe de la entidad, el acto administrativo que declare insubsistente el nombramiento del empleado de carrera o en período de prueba que haya obtenido calificación No Satisfactoria de su desempeño laboral.

12. Declararse impedidos cuando se presenten las causales previstas el los artículos 40, 41 y 42 del Decreto-Ley 760 de 2005.

El jefe inmediato del evaluado Corresponde al jefe inmediato del evaluado:

1. Fijar con cada empleado, dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento del período evaluado, las contribuciones individuales (criterios de desempeño) que serán tenidas en cuenta para la evaluación de su desempeño laboral en el siguiente período.

2. Realizar el seguimiento del desempeño laboral del empleado, período dentro del cual deberá aplicar los correctivos y las recomendaciones requeridas por el empleado para el mejoramiento de su desempeño.

3. Generar las evidencias requeridas sobre logros y faltas del empleado e incluirlas en el Portafolio de Evidencias.

4. Participar como miembro de la Comisión Evaluadora del desempeño laboral, cuando así lo contemple el sistema o lo ordene el jefe de la entidad.

5. Comunicar al empleado el resultado de las evaluaciones parciales del desempeño laboral y notificarle las evaluaciones definitivas y las calificaciones de servicios obtenidas.

El superior jerárquico del jefe del evaluado Corresponde al superior jerárquico del jefe del evaluado:

1. Resolver los recursos de apelación que se interpongan contra la calificación de servicios, notificar al interesado y comunicar por escrito su decisión al jefe inmediato del evaluado y a la Unidad de Personal.

2. Hacer seguimiento, en su área, al cumplimiento de los criterios legales, directrices dadas por la CNSC y al sistema de Evaluación del Desempeño laboral adoptado por la entidad.

255

El empleado de libre nombramiento y remoción Corresponde al empleado de libre nombramiento y remoción: 1. Participar como miembro de la Comisión Evaluadora, cuando el jefe de la entidad lo designe, asegurándos e de que la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados se realice de acuerdo con los criterios legales y directrices dadas por la CNSC y con el sistema adoptado por la entidad. El empleado de carrera o en período de prueba. Corresponde al empleado de carrera o en período de prueba:

1. Ser consciente de que la permanencia en el empleo y su desarrollo en la institución se fundamentan en el mérito, los resultados y metas alcanzadas como contribución a los fines institucionales y en la adquisición de las nuevas competencias que demande el ejercicio del empleo.

2. Cumplir con las normas, responsabilidades, funciones y metas asignadas al empleo y participar de manera activa en el proceso de la Evaluación del Desempeño personal e institucional, de acuerdo con los criterios legales y directrices dadas por la CNSC y las instrucciones impartidas por la entidad.

3. La promoción de lo público y la protección de los derechos, de los intereses legales y de las libertades ciudadanas.

4. Solicitar ser evaluado, dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del plazo previsto para evaluar o a la ocurrencia del hecho que la motiva.

5. Obtener, como mínimo, calificación de servicios satisfactoria para permanecer en el empleo, acceder a estímulos y poder solicitar comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de período.

6. Obtener calificación de servicios sobresaliente para recibir encargos y tener derecho a comisiones para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de período.

7. Tener en cuenta que la declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado no satisfactorio en la calificación de servicios, implica el retiro del servicio, la separación de la carrera administrativa y la pérdida de los derechos inherentes a ella.

8. Presentar contra la calificación de servicios, cuando lo estime necesario, los recursos de reposición y de apelación.

9. Recusar a los evaluadores cuando advierta alguna de las causales de impedimento allegando las pruebas que pretenda hacer valer.

La Comisión de Personal Corresponde a la Comisión de Personal.

1. Verificar que el proceso de Evaluación del Desempeño laboral se realice según lo establecido en los criterios legales, directrices dadas por la CNSC y el sistema adoptado por la entidad.

2. Resolver las reclamaciones que le presenten sobre el proceso de Evaluación del Desempeño laboral en su entidad.

3. Participar en la elaboración y seguimiento del plan anual de formación y capacitación y constatar que se contemplen los requerimientos derivados de la Evaluación del Desempeño laboral.

4. Proponer, con base en los resultados de la evaluación, la medición del clima organizacional o la inclusión de acciones para su mejoramiento en el programa anual de capacitación y formación de la entidad.

5. Informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil las incidencias que afecten el proceso de Evaluación del Desempeño laboral.

6. Informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil, trimestralmente y por el medio que ésta establezca, sobre sus actuaciones y el cumplimiento de sus funciones en los asuntos relacionados con la Evaluación del Desempeño.

Los Evaluadores Corresponde a los evaluadores:

1. Realizar la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba dentro de los plazos y casos establecidos en las normas, en el marco de la cultura y los valores institucionales, con criterios de objetividad, imparcialidad y equidad, sobre parámetros previamente establecidos y basada en lo concertado al comienzo del período y en las evidencias que obran en el respectivo Portafolio.

2. Acatar las instrucciones recibidas del Jefe de la entidad para que los resultados por dependencia, procesos y proyectos se tengan en cuenta en la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados.

3. Tener en cuenta la evaluación de gestión de las áreas, emitida por la Oficina de Control Interno.

La Oficina de Control Interno Corresponde a la Oficina del Control Interno:

1. Remitir el informe sobre los resultados de la evaluación de gestión de las áreas de la entidad para que sean tomadas como criterio para la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados.

2. Realizar el seguimiento para que la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados tenga en cuenta las evaluaciones de gestión.

La Oficina de Planeación Corresponde a la Oficina de Planeación:

1. Evaluar el logro de los resultados asignados a cada área, en concordancia con la evaluación de gestión que le corresponde a la Oficina de Control Interno o su equivalente.

256

CUÁNDO SE EVALUA

DE MANERA DEFINITIVA EN FORMA PARCIAL 1. Al finalizar el período anual. 2. Al finalizar el período de Prueba. 3. En la evaluación Extraordinaria

1. Finalizado cada uno de los períodos semestrales. 2. Por cambio de evaluador o de empleo. 3. Por separación temporal del empleo 4. Por cambio de planes y proyectos 5. Por el tiempo faltante para finalizar el período de evaluación.

FASES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

ü Primera fase: Planear la evaluación.

En esta fase de planeación, el jefe inmediato y el evaluado deben llegar a un acuerdo sobre los resultados esperados, los parámetros a evaluar y los criterios aplicables al desempeño en cada compromiso para poder valorar el resultado general. El tiempo previsto para este acuerdo son los quince días siguientes a una evaluación definitiva (ordinaria o extraordinaria) o cuando los planes institucionales sufran modificaciones significativas. Todo cuanto contribuya de manera significativa al logro de las metas institucionales debe ser contemplado en este proceso.

Son tres las actividades a realizar, así: 1. Definir compromisos (Unidades y elementos de competencia) para el

período a evaluar. La técnica para formular los compromisos, tanto en términos de contribuciones y metas individuales como de competencias comportamentales, es su formulación en una frase que contenga un verbo, un objeto y una condición. El verbo debe ser activo, o sea, indicar un resultado que sea observable y verificable. El objeto es la concreción del resultado (producto o servicio) esperado. La condición especifica las características de calidad que debe cumplir el resultado esperado.

Los compromisos o parámetros de evaluación son la base para realizar la Evaluación del Desempeño laboral del empleado; se organizan en: - unidades y elementos de competencia: función asignada al empleado,

diferente de las demás y que tiene significado y valor independiente. La unidad de competencia está integrada por un conjunto de partes denominadas elementos de competencia que expresan lo que el empleado

debe ser capaz de hacer en el trabajo, de acuerdo con unos criterios de desempeño y en un contexto determinado.

- metas a alcanzar en cada unidad con su respectiva dimensión (cantidades, calidades, grados): se dimensionan en términos cuantitativos (números, porcentajes, proporciones o cualitativos (características, grados, especificaciones, de acuerdo con la naturaleza del resultado.

- criterios con los que se evaluarán los logros alcanzados: conjunto de atributos o características de calidad que deberán presentar tanto los resultados obtenidos como el desempeño mismo del empleado en la realización de cada elemento de competencia; precisan el cómo y el qué se espera del desempeño del empleado que es el objeto de evaluación.

- evidencias requeridas para demostrar el cumplimiento de los compromisos: pruebas incontrovertibles del desempeño competente del empleado en la realización de su trabajo.

2. Definir criterios y evidencias de desempeño laboral

3. Asignar peso relativo a cada unidad y elemento y a cada evidencia. El

valor total (100%) de la Evaluación del Desempeño laboral de los empleados se debe distribuir entre las contribuciones y metas individuales y las competencias comportamentales, de manera que refleje la importancia e impacto en el suministro de bienes y servicios a cargo de la entidad. El peso asignado a las contribuciones y metas individuales y a las competencias comportamentales se distribuye, a su vez, entre las unidades de competencia que las integren. El peso asignado a cada unidad se distribuye entre sus elementos. Los plazos, condiciones y cuantías de entrega de productos o de presentación de resultados deben tomar en cuenta las situaciones imprevistas que se presenten durante el período objeto de evaluación, así como los márgenes de error o porcentajes de cumplimiento que sean aceptables.

ü Segunda fase: Ejecutar el proceso de evaluación. Esta fase comprende las siguientes actividades:

1. Realizar el seguimiento al desempeño del empleado: El seguimiento consiste en el acompañamiento y orientación constante que se debe ofrecer al empleado para su desempeño normal, buscando siempre el logro de resultados en grado de excelencia, razón por la cual se deben verificar frecuentemente los avances alcanzados, las causas de los incumplimientos y aplicar las medidas preventivas y correctivas o de mejoramiento, según el caso.

2. Conformar el Portafolio de Evidencias: El Portafolio de Evidencias es el conjunto de pruebas requeridas y recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar la competencia laboral del empleado, sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales y su potencial de desarrollo profesional y se basa en las ejecuciones y logros obtenidos por el empleado durante dicho período. Este proceso es una selección deliberada y sistemática de hechos, datos y referentes, convenida entre evaluador y evaluado, que busca dar a conocer los

257

esfuerzos, progresos y estrategias que sigue el empleado para lograr los objetivos con los cuales está comprometido. El acopio de evidencias es la inclusión en el portaf olio, de acuerdo con el procedimiento establecido, de los documentos, datos o hechos convenidos en la primera fase de este proceso.

3. Prescribir acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento: La Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública (NTCGP 1000.2004, Nos. 3.1 y 3.2) define de la siguiente manera las acciones preventivas y correctivas: - Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad. NOTA 2 La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. NOTA 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

- Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

ü Tercera fase: Verificar el cumplimiento de los compromisos. La fase de verificación del cumplimiento de compromisos se realiza al finalizar cada período de evaluación parcial, semestral o eventual, en la evaluación extraordinaria y al finalizar el período de prueba. A diferencia de las revisiones periódicas que se efectúan durante el período objeto de evaluación, esta verificación se debe realizar en los plazos y casos contemplados en la Ley, en las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil y de acuerdo con la metodología establecida en el sistema de Evaluación del Desempeño que adopte la entidad. Esta fase comprende las siguientes actividades:

1. Comparar los logros obtenidos contra compromisos adquiridos en relación con: a. Las contribuciones y metas. b. Las competencias comportamentales.

Al comparar los logros obtenidos contra los compromisos adquiridos se debe tener en cuenta que estos últimos han sido fijados en función del cumplimiento de las metas institucionales de responsabilidad del área dentro de la cual se desempeña el empleado.

2. Valorar los resultados alcanzados por el empleado (Aplicar criterios de

evaluación):

En la primera fase del proceso de evaluación se definieron los compromisos (contribuciones y metas individuales y competencias comportamentales), se le asignó un peso relativo o valor porcentual a cada unidad, a cada elemento de competencia y a cada evidencia, de acuerdo con su importancia e impacto esperado para la consecución de las metas institucionales.

En esta tercera fase, al valorar el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos se procede así: a) Verifique si se obtuvo el resultado esperado y en qué proporción, de acuerdo con la meta establecida. b) Verifique si dicho resultado cumple con todos y cada uno de los criterios establecidos. c) Verifique que en el Portafolio de Evidencias se encuentren las evidencias requeridas que comprueban el resultado anterior. d) Asigne los valores obtenidos por el empleado en cada elemento de cada unidad, así:

Si las tres (3) condiciones anteriores (a), b) y c)) se cumplen, la valoración que se debe asignar es del 100% del valor establecido para ese resultado. Si no se cumplen las condiciones anteriores, la valoración asignada debe corresponder proporcionalmente al porcentaje de la meta alcanzada y al cumplimiento de los criterios fijados, de acuerdo con la importancia y el impacto que representen para el logro de las metas institucionales. Si una de las tres condiciones señaladas en a), en b) ó en c) superan lo esperado, la valoración que se asigne al resultado en mención estará entre el 1% y el 10% adicional al valor establecido para dicho resultado. Si el resultado no coincide con lo esperado o es inferior al 50%, se le asignará un valor entre cero (0) y un máximo del 50% del valor del elemento, según corresponda.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Los criterios para la Evaluación del Desempeño de los empleados son: Meta Institucional a cuya realización contribuye el empleo. Entendiendo las metas institucionales como los resultados esperados del desempeño de la entidad, como respuesta a las demandas de los usuarios y beneficiarios, expresados en términos de calidad, magnitud o cantidad, se deberá identificar aquella Meta Institucional a cuya realización contribuye el empleo del cuál es titular el empleado a evaluar. Propósito Principal del Empleo.

ü Intención fundamental y única que persigue cada empleo para cumplir con la misión institucional.

258

ü Agrupa las contribuciones que hace el empleado en el ejercicio de cada función asignada al cargo.

ü Describe lo que es necesario hacer o lograr en términos de resultados. ü Deberá estar consignado en el respectivo Manual Especifico de Funciones y de

Competencias Laborales. Contribuciones y Metas Individuales.

ü Productos o resultados laborales que permiten medir lo esperado, en términos de “resultados observables” como consecuencia de la realización del trabajo.

ü Describen lo que el empleado, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idóneo.

ü Se identifican con base en lo establecido en el Manual Especifico de Funciones y con los propósitos, objetivos y metas institucionales para el periodo de evaluación.

ü Se deberán concertar aquellas contribuciones que sean medibles, cuantificables y basadas en hechos comprobables.

Competencias Comportamentales. Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo.

Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico. Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares para el desempeño del empleo, según su nivel jerárquico. Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos. Comportamiento laboral requerido en los empleados para el cumplimiento de sus funciones y la prestación de los servicios en el Estado.

Evidencias. Pruebas incontrovertibles del desempeño competente del empleado en la realización de su trabajo, que se constituyan como los hechos a través de los cuales el empleado prueba, sin objeción y con absoluta claridad, el cumplimiento de sus compromisos. Se debe convenir con el empleado qué evidencias requerir, de qué tipo y en qué número, de tal manera que no quede duda sobre cómo valorar los resultados del desempeño. En este sentido, se identifican tres tipos de evidencias: - Evidencias de producto: Resultados esperados (el “qué”) del trabajo del empleado, con sus características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones y metas individuales. - Evidencias de desempeño o comportamiento del empleado: son las que están directamente relacionado con la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo. Se define en términos de actitudes, valores o manifestaciones tales como oportunidad, presteza, diligencia, amabilidad, transparencia.

- Evidencias de conocimientos y comprensión: se refieren a la aplicación de los conceptos, principios, teorías, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un desempeño eficaz en la realización del trabajo. Contribuciones y/o Competencias Extraordinarias. Productos o resultados del empleado, que hayan excedido las contribuciones y metas individuales o las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y/o por nivel jerárquico, fijadas al comienzo del período a evaluar, y que contribuyan a mejorar los resultados del área, de la institución y/o la prestación del servicio.

259

COMO SE EVALUA

SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE

LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA – BOYACÁ

FORMATO NO. 001

JUSTIFICACION En el año 2004 es promulgada la Ley 909, que tiene por objetivo “la regulación del sistema de empleo público y el establecimiento de los principios básicos que deben regular el ejercicio de la gerencia pública”. Esta Ley, es aplicable a todas aquellas personas que prestan servicios personales remunerados, con vinculación legal y reglamentaria, en los organismos y entidades de la Administración Pública. En este entendido, los empleos que se encuentran dentro del Sistema de Carrera Administrativa en el Municipio de Villa de Leyva – Boyacá deberán ajustarse a lo ordenado por esta Ley, dado que en ella se expresa, que hacen parte de la función pública, entre otros, los empleos públicos de carrera y que, por tanto, es aplicable a los empleados de las entidades del nivel territorial: departamentos, Distrito Capital, Distritos, Municipios y sus entes descentralizados. De igual forma, la Ley determina que cada entidad deberá desarrollar su propio Sistema de Evaluación del Desempeño, acorde con los criterios legalmente establecidos y que deberá presentarlo para aprobación de la Comisión Nacional del Servicio Civil. En este sentido, la Comisión Nacional del Servicio Civil ha promulgado el Acuerdo 07 del 5 de Diciembre de 2006 - Por el cual se señalan los criterios legales y se es tablecen las Directrices de la CNSC para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba-, la Resolución 1534 del 5 de diciembre de 2006 - Por la cual se establecen las directrices para que las entidades desarrollen y adopten sistemas propios para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba y se establece el Sistema Tipo- y la “Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba”, instrumentos a los que deberán ajustarse quienes intervengan en el proceso de Evaluación en cada una de las entidades. En atención a estos preceptos legales y, una vez efectuado el diagnóstico externo e interno del Municipio, a continuación se presenta el SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA – BOYACÁ, que tendrá por objetivo contribuir al cumplimiento de los principios y fines de la función publica consagrados en la Constitución Política y las actuales Leyes, y a la implementación y desarrollo en el municipio de los criterios legales y directrices que la Comisión Nacional del Servicio Civil ha establecido para tal fin. Todo ello estructurado a

partir de la primacía del merito, las competencias laborales y la responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado, como base para el logro de la efectiva prestación de los servicios a su cargo.

PROCEDIMIENTO A continuación se es tablece el procedimiento que deberán seguir los intervinientes en el proceso de Evaluación del Desempeño Laboral, de acuerdo con el instrumento de Evaluación, Formato 001.

1. Identificación de cada uno de los intervinientes en el proceso de

Evaluación del Desempeño Laboral en el Municipio, así como la oportunidad y naturaleza de sus actuaciones. En este punto se debe describir los participantes de la Evaluación del Desempeño Laboral dentro de la estructura de la Administración Central municipal a saber:

• El Evaluado. De acuerdo con la Ley 909 de 2004, la Evaluación del Desempeño laboral es aplicable a los empleados de carrera administrativa o en periodo de prueba de las entidades y organismos del Estado de los órdenes nacional y territorial que se rigen por esta Ley. En este sentido existen actualmente en la Administración Central Municipal 27 cargos cuya vinculación esta perneada por el sistema de carrera que, de acuerdo con el nivel, son los que se describen a continuación:

En el Nivel Profesional

Un (1) Comisario de Familia Código 202

En el Nivel Técnico

Cinco (5) Técnicos Administrativos Código 367 a saber:

• Un (1) Técnico de Personal y Almacén General a cargo de la

secretaría General y de Gobierno • Un (1) Técnico Biblioteca y Archivo a cargo de la secretaría

General y de Gobierno • Un (1) Técnico en Contabilidad a cargo de la Secretaría de

Hacienda • Un (1) Técnico en Presupuesto Contabilidad a cargo de la

Secretaría de Hacienda • Un (1) Técnico en Recaudo a cargo de la Secretaría de Hacienda

Dos (2) Técnicos Operativos Código 314 de la Unidad Municipal de Asistencia Técnica y Agropecuaria –UMATA-

En el Nivel Asistencial

Tres (3) Auxiliares Administrativos Código 407 a saber:

260

• Dos (2) a cargo de la Secretaría General y de Gobierno • Uno (1) – Supervisor- a cargo de la Secretaría de Infraestructura

Física • Un (1) Secretario Ejecutivo del Despacho del Alcalde Código 438

Ocho (8) Secretarías Código 440 a saber:

• Dos (2) a cargo de la Secretaría General y de Gobierno • Gobierno • Una (1) a cargo de la Comisaría de Familia • Una (1) a cargo de la Secretaría de Planeación y Control Interno • Una (1) a cargo de la Secretaría de Infraestructura Física • Una (1) a cargo de la Secretaría de Desarrollo Social y

Comunitario • Una (1) a cargo de la UMATA • Una (1) a cargo de la Dirección de Cultura y Turismo

Un (1) Inspector Código 416 de la Secretaría de Planeación y Control Interno

Tres (3) Auxiliares de Servicios Generales Código 470 a saber:

• Uno (1) a cargo del Despacho del Alcalde • Dos (2) a cargo de la Secretaría General y de Gobierno

Un (1) Celador Código 477 a cargo de la Secretaría General y de Gobierno

Un (1) Guardián Código 485 a cargo de la Secretaría General y de Gobierno Un (1) Conductor Mecánico Código 482 a cargo de la Secretaría de Infraestruc tura Física

• Los Evaluadores: En concordancia con el Acuerdo 07 de 2006

El responsable de evaluar será el jefe inmediato del empleado a de carrera. Sin embargo, advierte la Comisión, es valida la opción de establecer que el evaluador sea una Comisión Evaluadora o un empleado diferente al jefe inmediato, pero éste debe ser de Libre Nombramiento y Remoción. Cuando el jefe inmediato sea un empleado de carrera administrativa o vinculado a través de nombramiento provisional, se podrá optar entre cambiar al evaluador por uno de libre nombramiento y remoción o conformar una Comisión Evaluadora, la cual, actuará como un solo evaluador. No obstante, al conformar una Comisión Evaluadora, deberá haber siempre un empleado de libre nombramiento y remoción el cual, debe ocupar, por lo menos, un empleo de nivel o grado superior al del empleado a evaluar.

En este sentido, los empleados de período se asimilarán a empleados de libre nombramiento y remoción y en todos los casos los responsables de evaluar deben estar ocupando un empleo de grado o nivel superior al del empleado a evaluar. De esta manera, en primer lugar, se debe señalar el empleo, nomenclatura, código y área del jefe inmediato de cada uno de los empleados de carrera señalados anteriormente así:

INTERVINIENTES EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

EMPLEADOS A EVALUAR: NOMENCLATURA, ÁREA, JEFE INMEDIATO. EVALUADOR: FORMA DE VINCULACIÓN – MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA

No. EMPLEADO A EVALUAR

AREA O DEPENDENCIA

EVALUADOR JEFE INMEDIATO


1 Comisario de

Familia Código 202


Gobierno


(General y de Gobierno) Código

020


Remoción

2

Técnico Administrativo Código 367 (Técnico de Personal y Almacén General)


Gobierno



020


Remoción

3

Técnico Administrativo Código 367

(Técnico Biblioteca y

Archivo)


Gobierno



020


Remoción

4

Técnico Administrativo Código 367 (Técnico en

Contabilidad)




020


Remoción

5

Técnico Administrativo Código 367 (Técnico en

Presupuesto)



(Hacienda) Código 020


Remoción

6

Técnico Administrativo Código 367 (Técnico en Recaudo)



(Hacienda) Código 020


Remoción

7 Técnico

Operativo Código 314

UMATA Director Técnico (UMATA) Código

009


Remoción 8 Técnico UMATA Director Técnico Libre

261

Operativo Código 314

(UMATA) Código 009

Nombramiento y Remoción

9 Auxiliar

Administrativo Código 407


Gobierno



020


Remoción

10 Auxiliar

Administrativo Código 407


Gobierno



020


Remoción

11


Código 407 (Supervisor)


Física




Remoción

12 Secretario Ejecutivo

Código 438


Alcalde Municipal Código 005 Elección popular


Comisaría de Familia

Comisario de Familia Código

202




Gobierno



020


Remoción



Gobierno



020


Remoción



Control Interno


(Planeación y Control Interno)

Código 020


Remoción



Física




Remoción


Secretaría de Desarrollo Social

y Comunitario


(Desarrollo Social y Comunitario)

Código 020


Remoción

19 Secretaría Código 440 UMATA

Director Técnico (UMATA) Código

009


Remoción


Dirección de Cultura y Turismo

Director Administrativo


(Cultura y Turismo) Código 009

Remoción

21 Inspector Código 416


Control Interno


(Planeación y Control Interno)

Código 020


Remoción

22

Auxiliar de Servicios Generales Código 470


Alcalde Municipal Código 005 Elección Popular

23



Gobierno



020


Remoción

24



Gobierno



020


Remoción

25 Celador Código 477


Gobierno



020


Remoción

26 Guardián

Código 485


Gobierno



020


Remoción

27 Conductor Mecánico

Código 482


Física




Remoción

Como se puede observar, de acuerdo con el Manual Especifico de Funciones y de Competencias laborales para la Administración Central Municipal, en la actualidad, para el cargo de Secretaría Código 440 de la Comisaría de Familia del municipio, el jefe Inmediato es un empleado de Carrera Administrativa lo cuál, implica que para efectos de desarrollar el sistema de evaluación, se deberá conformar la respectiva Comisión Evaluadora. Por otro lado, para los demás cargos de carrera que componen la planta de personal, los jefes inmediatos son de Libre Nombramiento y Remoción – excepción del Alcalde Municipal que es de Elección Popular - por lo cuál, serían los principales evaluadores. No obstante, el municipio acoge la disposición de que el evaluador pueda ser: - Una Comisión Evaluadora cuando la estructura

administrativa del municipio determinara que los jefes

262

inmediatos sean de carrera administrativa. Dicha Comisión estaría conformada, como mínimo, por el Jefe inmediato y un empleado de libre Nombramiento y Remoción - y actuará como un solo evaluador – ó,

- Un empleado de libre Nombramiento y Remoción

designado por el jefe de la entidad si se considera pertinente que haya para cada evaluado un segundo evaluador.

Los evaluadores deberán seguir la metodología contenida en este instrumento (Formato 001 y el instructivo de diligenciamiento correspondiente) y en los términos señalados para tal fin. El incumplimiento de este deber constituye falta grave y será sancionable disciplinariamente, sin perjuicio de que se cumpla con la obligación de evaluar y aplicar rigurosamente el procedimiento señalado. De la misma manera se advierte que, cuando el empleado responsable de evaluar se retire del servicio sin efectuar las evaluaciones que le correspondían, estas deberán ser realizadas por su superior inmediato o por el empleado que para el efecto sea designado por el Jefe de la entidad. Si el empleado continúa en la entidad mantiene la obligación de realizarla y deberá motivar y notificar las calificaciones anual y extraordinaria ante la Comisión Nacional del Servicio Civil. En caso de que la Evaluación del Desempeño de un empleado de carrera o en periodo de prueba resultase No Satisfactoria, es deber del evaluador notificar, al jefe de personal o a quien haga sus veces, esta situación para efectos de que se declare la insubsistencia del nombramiento mediante resolución motivada del jefe de la entidad. En todo caso, corresponde al jefe de personal o a quien haga sus veces, velar por la oportuna y adecuada aplicación del Sistema de Evaluación, para lo cuál debe capacitar a los evaluados y evaluadores sobre las normas y procedimientos que rigen la materia, suministrar oportunamente los formularios y los demás apoyos necesarios para proceder a las evaluaciones y realizar estudios tendientes a comprobar las bondades del sistema de evaluación aplicado y propender por su mejoramiento.

• La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y la

Oficina de Planeación: De acuerdo con la Ley 909 de 200462, El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las áreas, con el fin de que sean tomadas en cuenta en la evaluación de los empleados,

62 CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 909 de 23 de Septiembre de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Bogotá: CR: 2004. Artículo 39.

aspecto sobre el cual debe hacer seguimiento para verificar su estricto cumplimiento.

Para el caso del Municipio de Villa de Leyva, el área encargada de llevar a cabo esta función será la Secretaría de Planeación y Control Interno quien tiene como propósito principal “Generar mecanismos y alternativas tendientes a que el territorio municipal, se desarrolle física, social, económica y ambientalmente de una manera controlada, armónica y enmarcada dentro de los planes de desarrollo Nacional, Departamental y el municipal; así como planear, dirigir y organizar el sistema de control interno para la adecuada formulación y desarrollar planes, programas y proyectos municipales”63.

2. Concertación de los Compromisos a Evaluar. Una vez definidos los compromisos a evaluar en el periodo, éste acuerdo deberá ser firmado por los participantes los cuales, deberán escribir el nombre, Documento de Identidad y su firma.

• Fecha de Concertación: En este aparte se deberá escribir la Fecha

(día/mes/año) en la cuál los compromisos a evaluar fueron concertados.

3. Identificación de la (s) Meta (s) Institucional (es) a cuya realización contribuye el empleo. Entendiendo las metas institucionales como los resultados esperados del desempeño de la entidad, como respuesta a las demandas de los usuarios y beneficiarios, expresados en términos de calidad, magnitud o cantidad, se deberá identificar aquella Meta Institucional a cuya realización contribuye el empleo del cuál es titular el empleado a evaluar.

4. Identificación del Propósito Principal en cada uno de los empleos de

carrera. El propósito principal del empleo se establece como la intención fundamental y única que persigue cada empleo para cumplir con la misión institucional. Dicho propósito es la descripción de su objeto fundamental y debe agrupar todas aquellas contribuciones que hace el empleado en el ejercicio de cada función asignada al cargo. El propósito principal junto con las funciones asignadas al cargo describen lo que es necesario hacer o lograr en términos de resultados deberá estar consignado en el respectivo Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales.

Para el caso de los empleos de carrera de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva, el propósito principal esta definido en el Decreto 025 del 12 de Abril del 2006 – Por medio del cual se ajusta el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Alcaldía Municipal de Villa de Leyva -. A manera de ejemplo, se describe a continuación el propósito principal del cargo Comisario de familia e Inspector Municipal de Policía, Código 202, Grado 06:

63 ALCALDÍA MUNICIPAL. Decreto 025 de abril 12 de 2006 Por medio del cual se ajusta el manual especifico de funciones y competencias laborales para los empleos de la planta de personal de la alcaldía municipal de Villa de Leyva. Villa de Leyva: 2006.

263

Propósito Principal:

“Atender e Intervenir en los conflictos relacionados con menores de edad, la familia, la tranquilidad, la salubridad y la seguridad, para promover el orden y la convivencia ciudadana en el Municipio de Villa de Leyva”.

De esta manera, de acuerdo con el área de desempeño especifica, se observa que el propósito principal resume y agrupa las funciones asignadas al cargo y define lo que es su misión o el objeto que tiene y lo que justifica su utilidad y por ende su existencia. Este propósito principal deberá ser redactado conforme esta expresado en el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales (Decreto 025 de 2006) en el NUMERAL 2.2 PROPOSITO DEL EMPLEO.

5. Identificación de las Contribuciones Individuales (Unidades de

Competencia) referidas al Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales y a los Planes, programas y Proyectos Institucionales en cada uno de los empleos de carrera. Las contribuciones individuales se refieren al conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo esperado en términos de resultados observables como consecuencia de la realización del trabajo. Describen en forma detallada lo que el evaluado, ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idóneo. Estas contribuciones se identifican con base en lo establecido en el Manual Especifico de Funciones y con los propósitos, objetivos y metas institucionales para el periodo de evaluación, en el marco del correspondiente Plan Desarrollo Municipal y los Acuerdos de gestión de cada Área.

La definición de estas contribuciones individuales deberá permitir establecer un

juicio objetivo acerca del desempeño del empleado, para lo cuál, se deberán concertar aquellas contribuciones que sean medibles, cuantificables y basadas en hechos comprobables, de tal manera que se pueda llevar a cabo un seguimiento objetivo que demuestre su cumplimiento.

Dicha definición deberá cumplirse en los primeros quince (15) días de cada

período de evaluación y, deberán ser concertadas y delimitadas entre el empleado evaluado, el evaluador o jefe inmediato y el segundo evaluador o empleado de Libre Nombramiento y Remoción, en caso de que se requiera.

De esta manera, para la definición de las contribuciones individuales de los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central de Villa de Leyva, se deberá consultar el Acuerdo 025 de 2006 - por medio del cual se ajusta el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Alcaldía Municipal-, así como los planes, programas y proyectos institucionales y los Acuerdos de gestión de cada Área, que se estén ejecutando o se prevea ejecutar durante el periodo de evaluación.

Se podrán determinar las contribuciones que se estimen necesarias, sin que en ningún caso se determinen menos de dos (2).

• Meta (Cuantificación de la Contribución Individual). Se estima pertinente que, una vez concertadas las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia), se identifique de manera independiente la meta a alcanzar en el marco de cada contribución. Entendiendo la meta como la parametrización del resultado esperado durante el periodo, en el cuadro respectivo, se deberá fijar el producto, en términos cuantificables, que permita verificar el cumplimiento de la contribución.

A manera de ejemplo, se ilustra una contribución individual –hipotética- para el cargo Comisario de familia e Inspector Municipal de Policía, Código 202, Grado 06 en la cuál, es posible fijar una meta específica cuantificable, de tal manera que, al final del periodo de evaluación, se podrá verificar el logro de la contribución concertada de manera más sencilla y objetiva:

EJEMPLO: CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL Y META A ALCANZAR PARA EL CARGO COMISARIO DE FAMILIA E INSPECTOR MUNICIPAL DE POLICÍA, CÓDIGO 202,

GRADO 06

CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL META A ALCANZAR Inspección y verificación de la documentación en los establecimientos comerciales que funcionan en el Municipio para comprobar que cumplan con los requisitos legales para su funcionamiento de conformidad con la Ley 232 de 1995.


comerciales.

La meta propuesta para la contribución será la Inspección y verificación de 20 establecimientos comerciales. Esta cuantificación del resultado obtenido por la contribución permitirá tener un criterio de evaluación más objetivo, por cuanto el punto de referencia para asignar la calificación será la inspección y verificación de los 20 establecimientos. Todas las Contribuciones Individuales concertadas deberán tener un criterio de evaluación medible y/o cuantificable.

• Fecha de Entrega. La fecha en la que el empleado deberá

hacer entrega de los resultados y/o productos alcanzados se consignará con el fin de facilitar el seguimiento y verificación de las contribuciones individuales durante el periodo de evaluación. De esta manera, a cada Contribución Individual se deberá fijar una fecha de entrega de los resultados al inicio de cada periodo de evaluación.

• Valor Asignado en Puntos. En este aparte se señala el valor

asignado en puntos, que el empleado podrá obtener por el cumplimiento de cada una de las contribuciones individuales consignadas en el formato, de acuerdo con su desempeño. De esta manera al seleccionar las contribuciones individuales, el

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valor asignado en puntos se definirá de acuerdo con la importancia que cada contribución represente tanto para desempeño institucional, así como para el cumplimiento de los objetivos y metas del área. Cada contribución debe tener un valor asignado en puntos, pero la sumatoria de todos los valores no podrá exceder sesenta (60) puntos, que es el valor total asignado a la Evaluación de las Contribuciones Individuales.

• Puntos Obtenidos. En este espacio se debe señalar el puntaje

obtenido por el empleado para cada Contribución Individual como resultado del cumplimiento de las metas fijadas y de las evidencias aportadas que lo soporten.

En este sentido, se estima que en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados, la puntuación que se vaya asignando estará determinada por el seguimiento mensual a la Contribución Individual contenida en el Formato de Evaluación No. 002. Este puntaje se obtendrá sumando los puntos asignados en cada mes por el cumplimiento de la contribución para cada periodo de evaluación. El puntaje obtenido deberá oscilar dentro del rango establecido por la escala de puntuación asignada a cada contribución.

• Subtotal en puntos Evaluación contribuciones y Metas

Individuales. Al Finalizar el período de evaluación, se deberá identificar el subtotal en puntos obtenido por el empleado como consecuencia del cumplimiento de los compromisos concertados. Este puntaje se obtendrá del TOTAL EVALUACIÓN SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Unidades de Competencia), contenido en el formato de Evaluación No. 002, que será el resultado de sumar los puntos asignados como resultado del seguimiento mensual de todas las contribuciones.


este mismo sentido, se estima un margen para las realizaciones que superen lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación. De esta manera, se deberán establecer los puntos adicionales obtenidos del SUBTOTAL EN PUNTOS QUE ES POSIBLE OBTENER/OBTENIDOS, contenido en el formato de Evaluación No. 002, de tal suerte que el total de la evaluación de las contribuciones y metas individuales no exceda sesenta y seis (66) puntos.

6. Identificación de las Competencias Comportamentales Comunes a los

Servidores Públicos y por Nivel Jerárquico.

• Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico. Las competencias comportamentales, junto con los requisitos de estudio y experiencia y las competencias funcionales del empleo, determinan la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo - competencia laboral de una persona -.

Las competencias comportamentales por Nivel jerárquico, se entienden como el conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares para el desempeño del empleo, según su nivel jerárquico.

Estas competencias se encuentran definidas en el Manual de Funciones y Competencias laborales de acuerdo con el articulo 8 del Decreto 2539 de 2005, que define las competencias comportamentales mínimas establecidas para cada empleo de acuerdo con el nivel jerárquico, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Responsabilidad por personal a cargo. • Habilidades y aptitudes laborales. • Responsabilidad frente al proceso de toma de decisiones. • Iniciativa de innovación en la gestión. • Valor estratégico e incidencia de la responsabilidad.

• Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos. De acuerdo con el Decreto 2539 del 2005, todo los servidores públicos a quienes les aplican los Decretos 770 y 785 de 2005 deberán poseer y evidenciar determinadas competencias - que están definidas en el articulo 7º- las cuales, deberán estar plasmadas en el respectivo Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales. Estas competencias definen el comportamiento laboral requerido en los empleados para el cumplimiento de sus funciones y la prestación de los servicios en el Estado.

Estas competencias son:

COMPETENCIAS COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS DE ACUERDO CON EL

DECRETO 2539 DE 2005


CONDUCTAS ASOCIADAS

Orientación a resultados

Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad.

? Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. ? Asume la responsabilidad por sus resultados. ? Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. ? Realiza todas las acciones

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necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan.

Orientación al usuario y al ciudadano

Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.

? Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general. ? Considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos o servicios. ? Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. ? Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. ? Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros.

Transparencia

Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental.

? Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos. ? Facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad en que labora. ? Demuestra imparcialidad en sus decisiones. ? Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. ? Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.

Compromiso con la

Organización

Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales.

? Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. ? Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. ? Apoya a la organización en situaciones difíciles ? Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.

Para efectos de realizar la Evaluación de las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y por nivel jerárquico, se deberán identificar mínimo dos (2) competencias

comportamentales que estén asociadas a las contribuciones individuales y a las metas y/o compromisos concertados, de acuerdo con el nivel jerárquico en que se encuentre el empleado. De otra parte se deberán identificar mínimo dos (2) competencias comunes a los Servidores Públicos donde, en todo caso, se deberá evaluar “el Compromiso con la Organización”, competencia que se constituye como esencial en el proceso de evaluación, debido a la importante vocación turística del municipio, tal y como se define a continuación:

Este proceso Este proceso se llevará a cabo dentro de los primeros quince (15) días de cada período de evaluación.

De la misma manera como se definieron las ponderaciones para las contribuciones individuales, se deberá determinar el valor asignado en puntos que podrá alcanzar el evaluado, como resultado de su desempeño, en la calificación de cada Competencia Comportamental. En este sentido, el valor asignado en puntos dependerá de la importancia e impacto que la demostración de la competencia tenga tanto para el área especifica de desempeño como para la institución y la eficiente prestación de los servicios a su cargo. El puntaje asignado será definido de tal manera que el puntaje total máximo a obtener en las Competencias Comportamentales no exceda veinte (20) puntos. Igualmente, en las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos será definido el puntaje asignado de tal manera que el puntaje total no exceda veinte (20) puntos. Finalmente, con base en los valores asignados en puntos, el evaluador deberá asignar la calificación obtenida por el empleado de acuerdo con el comportamiento observado y su impacto en el área y en la prestación del

COMPETENCIA

DEFINICIÓN DE LA

COMPETENCIA

CONDUCTAS ASOCIADAS


Alinear el propio

comportamiento a las

necesidades, prioridades y

metas organizaciona

les

Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. Antepone las necesidades de la organización ante sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones Colabora como apoyo en los eventos y festivales que el Municipio organiza en razón de su vocación turística.

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servicio y con las evidencias aportadas para soportarlas. Esta calificación deberá hacerse con base en el Sistema para la Evaluación de las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel jerárquico desarrollado en el Capitulo 8.

• Subtotal en puntos Evaluación Competencias

Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel Jerárquico. Al Finalizar el período de evaluación se deberá identificar el subtotal en puntos obtenido por el empleado en las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel Jerárquico, que será el resultado de sumar los puntos obtenidos por el desempeño de cada competencia concertada – en los términos definidos en el sistema de evaluación desarrollado –.


este mismo sentido, se estima un margen para las realizaciones que superen lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación. De esta manera, se deberán establecer los puntos adicionales obtenidos de tal suerte que el total de la evaluación de las competencias comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y por Nivel Jerárquico no exceda veintidós (22) puntos, respectivamente.

7. Total en Puntos de los Compromisos a Evaluar. El total de puntos de los

Compromisos a Evaluar se obtiene sumando los siguientes factores:

• Subtotal en Puntos de las Contribuciones y Metas Individuales, • Subtotal en Puntos de las Competencias Comportamentales

Comunes a los Servidores Públicos y • Subtotal en Puntos de las Competencias Comportamentales por Nivel

Jerárquico.

Una vez realizada la anterior suma, al finalizar el período de evaluación, escriba el puntaje obtenido en los compromisos a evaluar, que en ningún caso podrá exceder cien (100) puntos.

8. Total de Puntos que es Posible Obtener / Obte nidos. El total de puntos que

es posible obtener / obtenidos se obtiene sumando los siguientes factores:

• Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos de las Contribuciones y Metas Individuales,

• Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos de las Competencias Comportamentales Comunes a los Servidores Públicos y

• Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos de las Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico.

Una vez realizada la anterior suma, al finalizar el período de evaluación, escriba el puntaje obtenido si las realizaciones del evaluado han superado lo definido

durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación. Este puntaje en ningún caso podrá exceder ciento diez (110) puntos.

9. Identificación de l tipo de Evaluación de Desempeño a realizar. En concordancia con el Acuerdo 07 de Diciembre de 2006, existen tres (3) tipos de Evaluación del Desempeño los cuales, dependen de la situación y el momento en el cuál se encuentre el empleado. Se debe señalar el tipo de Evaluación a realizar de acuerdo con los siguientes criterios:

• Evaluación Definitiva. Son evaluaciones definitivas:

a) La evaluación anual u ordinaria: La evaluación anual u ordinaria abarca el

período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente. Se debe producir a más tardar el quince (15) de febrero de cada año e incluye dos evaluaciones parciales semestrales.

Cuando el empleado no haya servido la totalidad del año se califican los servicios correspondientes al período laboral cuando éste sea superior a treinta (30) días. Los períodos inferiores a este lapso serán calificados conjuntamente con el período siguiente.

b) La evaluación del período de prueba: El período de prueba es aquel tiempo

durante el cual el empleado deberá demostrar su capacidad de adaptación al empleo, su competencia en el desempeño laboral y su integración a la cultura institucional una vez surtido el proceso de selección y el nombramiento del empleado en el cargo.

De acuerdo con el Decreto 1227 de 2005, al finalizar el periodo de prueba deberá realizarse una evaluación donde se califiquen los criterios anteriormente descritos con base en los compromisos fijados al momento de la vinculación laboral del empleado. Al llevarse a cabo la Evaluación deberá efectuarse la correspondiente calificación con el fin de determinar la permanencia del empleado en el cargo para el cual fue nombrado y su inscripción en el Registro Público de Carrera Administrativa o, por el contrario, el retiro del empleado de la entidad en el evento en que la calificación resultará ser no-satisfactoria.

Durante el período de prueba, igualmente podrán llevarse a cabo

evaluaciones parciales que deberán comprender la totalidad del término de las siguientes situaciones:

- Cambio de evaluador - Interrupción de dicho periodo en término igual o superior a veinte (20)

días continuos, caso en el cual el período de prueba se prolongará por el término que dure la interrupción

- Por el lapso comprendido entre la última evaluación parcial, si la hubiere, y el final del período.

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Superada la evaluación del período de prueba, se deben ajustar los compromisos para el período que resta para completar el período de evaluación anual u ordinaria si éste es superior a treinta (30) días.

c) La evaluación extraordinaria: Se realizará cuando el jefe del organismo la

ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del empleado.

Esta evaluación solo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses de la última evaluación definitiva, comprenderá todo el período no evaluado y tendrá en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado.

Si la evaluación extraordinaria del desempeño laboral resultare satisfactoria, el lapso comprendido entre la fecha de dicha evaluación y el 31 de enero del año siguiente constituirá un nuevo período de evaluación. Durante este período se podrán realizar las evaluaciones parciales eventuales a que hubiere lugar.

• Evaluaciones Parciales Semestrales. Las evaluaciones parciales semestrales

son las dos (2) evaluaciones que conforman la evaluación anual u ordinaria, las cuales se realizarán así:

- Primera evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el

primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de agosto del mismo año.

- Segunda evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el primero (1) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de febrero de cada año.

• Evaluaciones Parciales Eventuales. Son evaluaciones parciales eventuales

del desempeño laboral de los empleados las que deben realizarse en los siguientes casos y circunstancias:

- Por cambio de evaluador - Por cambio definitivo de empleo del evaluado, como resultado de

un traslado - Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio

de las funciones del empleo por más de treinta (30) días calendario - Por interrupción del período de prueba por un término igual o

superior a veinte (20) días calendario - La que deba realizarse cuando se produzcan modificaciones a

consecuencia de cambios en los planes, programas o proyectos, siempre y cuando hay an transcurrido, por lo menos, treinta (30) días calendario a partir de la fecha de fijación de los compromisos

- La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el final de la evaluación parcial semestral correspondiente.


Estas evaluaciones deberán realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que las origine, con excepción de la ocasionada por cambio de jefe que deberá realizarse al retiro de éste.

10. Consolidación de las Evaluaciones Parciales Eventuales. Según la

reglamentación, Si la evaluación realizada corresponde a una evaluación parcial eventual, se deberá establecer el puntaje ponderado, dentro de la evaluación semestral, obtenido por el empleado. Este valor estará determinado en proporción a los días del período parcial.

Para obtener la ponderación correspondiente a las evaluaciones parciales se deberá aplicar la formula propuesta. Cuando, de manera especial, el período a evaluar sea superior a treinta días (30) e inferior a ciento ochenta (180), el divisor será igual a los días correspondientes a dicho período.

El resultado de la evaluación semestral será la sumatoria ponderada de los puntajes de las evaluaciones parciales, cuando proceda.

• Motivo de la Evaluación Parcial Eventual: Se deberá identificar la

situación que motiva la evaluación parcial eventual y, posteriormente, aplique la siguiente fórmula, según los días del periodo de evaluación parcial:

Evaluación Período Evaluado (EPE) X Días del Período Evaluado (DPE)

180 (Días correspondientes al semestre)

(EPE) Evaluación Periodo Evaluado: Escriba el puntaje obtenido por el empleado en el total en puntos de los compromisos a evaluar o en el total de puntos que es posible obtener / obtenidos para el Periodo de Evaluación parcial.

• Puntos Obtenidos. Se identifica el valor obtenido, como resultado de

la aplicación de la fórmula anterior, que deberá estar expresado en puntos.

• Evaluación Semestral con Evaluaciones Parciales. Se consigna el

puntaje obtenido por el empleado en el semestre, que será la sumatoria de los puntajes obtenidos en las evaluaciones parciales eventuales.

11. Consolidación de la Evaluación Anual del Desempeño Laboral. La

evaluación Ordinaria o Anual o Evaluación Definitiva será el resultado de sumar las evaluaciones semestrales.

Se debe identificar el resultado de sumar los puntajes obtenidos en cada Evaluación Semestral. Posteriormente, al dividir éste resultado entre dos (2), se obtiene una puntuación con una escala máxima de ciento diez (110) puntos, valor correspondiente para realizar la respectiva calificación.

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• Obtenido. En este aparte, se describe el puntaje obtenido en la respectiva Evaluación.

• Evaluación Extraordinaria. Si la evaluación realizada es

Extraordinaria, se identifica el puntaje obtenido en esta evaluación para realizar la calificación correspondiente.

• Evaluación del Período de Prueba. Si la evaluación realizada es la

del Período de Prueba, se identifica el puntaje obtenido en esta evaluación para realizar la calificación correspondiente.

12. Resultado de la Evaluación del Desempeño Laboral (Calificación).

Según se trate del resultado de la Evaluación del Desempeño Laboral Extraordinaria o, en período de prueba o, de las Evaluaciones Parciales, se deberá determinar la calificación obtenida de acuerdo con el puntaje asignado para el período de evaluación con base en los siguientes criterios:

RANGOS PARA LA CALIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO SEGÚN PUNTOS POSIBLES

RANGOS SEGÚN PUNTOS

POSIBLES Si el empleado obtuvo (...) puntos como

resultado de la valoración de sus resultados, la calificación del

desempeño será: Extraordinaria - Período de Prueba –

Parciales (Esperado)

CALIFICACION CORRESPONDIENTE

CALIFICACION OBTENIDA

ENTRE 101 Y 110 PUNTOS SO =

SOBRESALIENTE

ENTRE 80 Y 100 PUNTOS SA = SATISFACTORIA

79 PUNTOS O MENOS NS = NO

SATISFACTORIA

• Calificación Obtenida. Una vez obtenido el puntaje de la Evaluación Definitiva (Anual u Ordinaria), Extraordinaria ó del Período de Prueba, se debe identificar la calificación correspondiente al resultado obtenido y escriba el símbolo correspondiente.

13. Observaciones y Plan de Mejoramiento. Con base en los resultados de la

Evaluación del Desempeño Laboral, los intervinientes de la evaluación deberán:

• Identificar las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los resultados esperados.

• Prescribir las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya lugar.

• Definir los apoyos o recursos que requiere el empleado para su

mejoramiento.

• Establecer Plan de Mejoramiento, cuando se considere necesario.

• Establecer un cronograma para el seguimiento y evaluación del

plan de mejoramiento cuando se considere necesario.

• Verificar los progresos del empleado de acuerdo con el plan establecido.

• Realizar las demás observaciones que considere pertinente.


• Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no-conformidad detectada u otra situación indeseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no-conformidad. Nota 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Nota 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

• Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no-conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Nota 1: Puede haber más de una causa para una no-conformidad potencial.

Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse”.


• Se cumplen como estaba previsto: en este caso la acción a seguir es

mantener el ritmo de trabajo y tomar medidas que prevengan la ocurrencia de fallas o deficiencias.

• No se han logrado o, cuando menos, en el grado esperado: la acción a seguir es identificar y analizar las causas de las deficiencias, antes que buscar culpables, y tomar las medidas correctivas que, en principio, subsanen los errores cometidos (“acción remedial”) y que,

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en forma definitiva, eliminen la causa de la deficiencia o del incumplimiento (“acción recurrente”). Las acciones remediales son transitorias; las recurrentes, obligan a definir nuevas formas de encarar el trabajo para lograr el resultado propuesto.

• Se están logrando en mayor proporción y con mayores ventajas competitivas a las previstas en el plan inicial: caso en el cual la acción a seguir es “mejoramiento continuo”, base del progreso sostenible que induce a actuar bajo el principio de que “por bien que estén hechas las cosas, siempre habrá la posibilidad de hacerlas mejor”, dentro de los requerimientos del usuario o beneficiario.

14. Comunicación del Resultado de las Evaluaciones Parciales o Semestral ó

Notificación de la Evaluación definitiva y de la Calificación de Servicios . Los resultados de las evaluaciones parciales (semestrales o eventuales) se comunican en virtud de que carecen de recursos ∗. Las evaluaciones Definitivas ((Anual u Ordinaria - Extraordinaria - Período de Prueba) se notifican en virtud de que contra ellas proceden recursos∗.

El (los) evaluador (es) deberá comunicar al evaluado, personalmente y por escrito, el resultado de las evaluaciones parciales, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se produzcan, con copia a la Unidad de Personal. Así mismo, deberá notificar, en un solo acto, la Evaluación Definitiva del Desempeño Laboral.

15. Información sobre los Recursos. De acuerdo con el articulo 38 de la Ley 909

de 2004, sobre la evaluación definitiva del desempeño procede el recurso de reposición y de apelación. Según sea el caso, si el evaluado presente alguno de los dos recursos, se deberá consignar la información correspondiente de manera que quede registrada dicha situación en el instrumento de evaluación.

El recurso de Reposición que se presente contra la Evaluación Definitiva, se interpone ante la el evaluador y el de apelación ante el superior jerárquico del jefe inmediato del evaluado. La notificación del acto que resuelve el recurso de reposición, interpuesto contra la Evaluación del Desempeño, corresponde al jefe inmediato del evaluado y la del que resuelve el recurso de apelación estará a cargo del empleado que adopte la decisión.

16. identificación de las Contribuciones y/o Competencias Extraordinarias. Se estima que en este punto, el evaluador consigne aquellos productos o resultados del empleado, que hayan excedido las contribuciones y metas individuales o las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y/o por nivel jerárquico, fijadas al comienzo del período a evaluar, y que contribuyan a mejorar los resultados del área, de la institución y/o la prestación del servicio. Se escribe la Contribución, meta, y/o competencia que haya sido concertada al inicio del período, posteriormente, se identifica el

∗ Contra las evaluaciones semestrales o parciales, expresas o presuntas no procederá recurso alguno (Art. 36, Decreto 760 de 2005). ∗ Contra la evaluación definitiva procederá el recurso de reposición ante el evaluador y el de apelación ante el superior jerárquico de éste, cuando considere que se produjeron con violación de las normas legales o reglamentarias que la regulan. (Art. 38 de la Ley 909 de 2004 y Art. 35 del Decreto 760 de 2005)

producto superado de manera extraordinaria y las observaciones que se consideren pertinentes.

17. Identificación de los Ajustes a los Compromisos del empleado para el

período a evaluar por motivo de cambios en los Planes, Programas o Proyectos Institucionales. Si por motivo de cambios en los planes, programas o proyectos institucionales que puedan incidir en los resultados de la Evaluación del Desempeño, se hace necesario realizar ajustes a los compromisos del empleado, para el período a evaluar, esta información deberá quedar consignada en el Formato de Evaluación.

18. Despliegue de Contribuciones y Metas Individuales y de las Competencias

Comportamentales. En este punto se procederá hacer el despliegue de los compromisos a evaluar de acuerdo con los siguientes conceptos:

• No. Unidad de competencia. Este número corresponde a la Contribución

Individual y/o de la Competencia Comportamental que ha sido concertada previamente para el período de evaluación y que deberá corresponder a una función asignada al empleado, diferente de las demás y que tiene significado y valor independiente.

• Elementos de Competencia. Una vez identificada la Contribución Individual y/o

de la Competencia Comportamental, se debe identificar lo que el empleado debe ser capaz de hacer en el trabajo, de acuerdo con unos criterios de desempeño y en un contexto determinado. Identifique los elementos de competencia como las actividades especificas que deberá realizar el empleado para alcanzar cada una de las Contribuciones y/o Competencias concertadas.

• Metas . Identifique las metas para cada una de las Contribuciones Individuales

y/o Competencias Comportamentales que han sido concertadas previamente y que el empleado deberá alcanzar. Estas metas se dimensionan en términos cuantitativos (números, porcentajes, proporciones) o cualitativos, de acuerdo con la naturaleza del resultado esperado.

• Criterios. Determine los criterios de desempeño entendidos como el conjunto

de atributos o características de calidad que deberán presentar tanto los resultados obtenidos como el desempeño mismo del empleado en la realización de cada elemento de competencia. Estos criterios deberán precisar el cómo y el qué se espera del desempeño del empleado que es el objeto de evaluación. El criterio de desempeño deberá definirse como un indicador de la calidad de los resultados y de los comportamientos esperados y como el punto de referencia para evaluar.

• Evidencias. De acuerdo con el Decreto 1227 de 200564, la Evaluación del

Desempeño laboral es una herramienta de gestión que con base en juicios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales de los empleados de carrera y en período de prueba, en el desempeño de sus respectivos cargos, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamenten su permanencia y

64 CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 1227 de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998. Bogotá. CR. 2005. Art. 50-51.

270

desarrollo en el servicio. Para ello se establece que las evaluaciones del desempeño laboral deben ser:

• Objetivas, imparciales y fundadas en principios de equidad, para

lo cual deben tenerse en cuenta tanto las actuaciones positivas como las negativas; y

• Referidas a hechos concretos y a comportamientos demostrados por el empleado durante el lapso evaluado y apreciados dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones.

Dentro de los primeros quince (15) días de cada período de evaluación, se deberán concertar las evidencias requeridas para verificar el cumplimiento y desempeño de cada parámetro objeto de evaluación. Identifique aquellas pruebas incontrovertibles del desempeño competente del empleado en la realización de su trabajo, que se constituyan como los hechos a través de los cuales el empleado prueba, sin objeción y con absoluta claridad, el cumplimiento de sus compromisos. Se debe convenir con el empleado qué evidencias requerir, de qué tipo y en qué número, de tal manera que no quede duda sobre cómo valorar los resultados del desempeño. En este sentido, se identifican tres tipos de evidencias:

- Evidencias de producto: Resultados esperados (el “qué”) del trabajo del empleado, con sus características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones y metas individuales. - Evidencias de desempeño o comportamiento del empleado: son las que están directamente relacionado con la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo. Se define en términos de actitudes, valores o manifestaciones tales como oportunidad, presteza, diligencia, amabilidad, transparencia. - Evidencias de conocimientos y comprensión: se refieren a la aplicación de los conceptos, principios, teorías, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un desempeño eficaz en la realización del trabajo. Se determina que una vez identificadas, conjuntamente entre evaluado y evaluador, las evidencias requeridas para verificar el cumplimiento de cada uno de las Contribuciones Individuales y de las Competencias Comportamentales, objeto de evaluación, en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados, el registro, verificación y acopio de estas evidencias se deberá realizar al final de cada mes durante el periodo a evaluar, en la fecha de entrega establecida en el Formato de Evaluación o, en el momento en que se produzcan los resultados o productos del empleado como consecuencia de su desempeño, de acuerdo con el procedimiento para el seguimiento mensual a la Contribución Individual contenido en el Formato de Evaluación No. 002. De esta manera, las evidencias aportadas por el empleado se deberán consignar en el formato de seguimiento mensual a la Contribución Individual, de tal manera que la información consignada en este Formato se constituya como la evidencia que soporte el Sistema General de Evaluación. En este entendido,

la conformación del portafolio de evidencias se constituye como el soporte de la Evaluación del Desempeño que permitirá desarrollar una evaluación objetiva y referida a hechos concretos, al tener en cuenta lo acaecido durante todo el periodo a evaluar soportado en el conjunto de pruebas recolectadas a lo largo del periodo de las actuaciones y logros obtenidos por el empleado. Se deben exigir tantas evidencias cuantas sean necesarias para comprobar el desempeño a satisfacción del empleado, sin olvidar que una misma evidencia puede sustentar o ser aplicable a diferentes contribuciones y metas individuales o a diferentes competencias comportamentales. Cada parámetro a evaluar deberá tener por lo menos una evidencia que lo soporte y solo valdrán como evidencias las definidas en este formulario.

19. Impedimentos y Recusaciones. Cuando alguno de los participantes en el proceso de Evaluación del Desempeño laboral se encuentre incurso en cualquiera de las situaciones previstas en los artículos 38, 39 y 40 del Decreto Ley 760 de 2005 y normas complementarias debe declararse impedido.

Cuando exista alguna causal de impedimento en un miembro de la Comisión Evaluadora, éste podrá ser recusado por el empleado a ser evaluado ante el jefe de la entidad, de acuerdo con el procedimiento establecido. Cuando exista alguna causal de impedimento en un miembro de la Comisión de Personal, éste podrá ser recusado por el empleado a ser evaluado, así: • Si la recusación afecta a alguno de los representantes del nominador,

ésta se dirigirá al jefe de la entidad. • Si la recusación afecta a alguno de los representantes de los

empleados, ésta se presentará ante los demás miembros de la Comisión de Personal a través del Secretario de la misma, de acuerdo con el procedimiento establecido.

20. Usos de La Evaluación. La Evaluación del Desempeño laboral de los

empleados debe tenerse en cuenta:

• Como indicador de gestión. • Como base para que las unidades de personal formulen los planes,

programas o proyectos de capacitación, para el desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los empleados; propiciar la eficacia, eficiencia y efectividad personal, grupal y organizacional; permitir el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios, e implementar programas de bienestar e incentivos.

• Para revisar o ajustar los Manuales de Funciones y Competencias

Laborales.

• Para ajustar o reorientar planes, programas y proyectos del área o de la entidad.

271

• Para validar procesos de selección de personal y de formación y

capacitación.

• Tomar acciones de prevención, corrección o mejoramiento del desempeño personal e institucional, mediante la prescripción de un plan remedial o de mejoramiento a cumplir en un tiempo estimado, determinando los resultados a obtener y las fechas de control.

El resultado de la Evaluación del Desempeño de los empleados constituye la base para que las unidades de personal formulen los planes, programas y proyectos de capacitac ión, para:

• El desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades,

valores y competencias fundamentales de los empleados. • Propiciar la eficacia personal, grupal y organizacional.

• Permitir el desarrollo profesional de los empleados y el

mejoramiento en la prestación de los servicios.

• Implementar programas de bienestar e incentivos.

SISTEMA DE EVALUACION MENSUAL – SEGUIMIENTO A LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (UNIDADES DE

COMPETENCIA) DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERIODO DE PRUEBA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA - BOYACÁ FORMATO NO. 002

JUSTIFICACIÓN De acuerdo con la Ley 909, la permanencia en los empleos de carrera administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, principio que exige, el cumplimiento de las funciones asignadas por el respectivo Manual, la demostración de determinadas competencias comportamentales del empleado y, fundamentalmente, la acreditación del compromiso adquirido en el cumplimiento de los principios que orientan la función publica, el buen desempeño institucional y la eficiente gestión y prestación de los servicios a su cargo. La acreditación del principio del mérito para cada uno de los empleados de carrera, demanda un sistema de evaluación constante que permita fundamentar un juicio objetivo de su desempeño. Este sistema deberá también incentivar el ejercicio de la evaluación como un proceso inherente a la labor diaria del empleado, proceso que le permitirá identificar las debilidades individuales y organizacionales a tiempo, tomar las medidas pertinentes y potencializar las fortalezas y el impacto generado por su gestión.

La verificación de la idoneidad del empleado en el desempeño de su cargo y en el desarrollo organizacional, deberá hacerse de manera integral, objetiva y confiable, soportada en hechos reales y en competencias demostradas. De acuerdo con el Departamento Administrativo de la Función Publica, los resultados de la evaluación pueden verse afectados negativamente por ciertos comportamientos, actitudes, tendencias y posiciones del evaluador. Estos comportamientos han sido estudiados y, a pesar de que su origen y su naturaleza son complejos, a continuación se señalan algunos de estos factores a fin de que se conozca su existencia y la forma de manifestarse:

• Tendencia Central. Consiste en la concentración de las calificaciones alrededor de los puntajes medios de la escala. Las razones de esta típica distorsión son diversas. Entre ellas se mencionan a continuación algunas:

- El temor del evaluador de tener que discutir con los colaboradores o superiores, el resultado asignado y/o no estar en condiciones de presentar hechos suficientes que sustente tales resultados.

- El pensar que s a uno de sus colaboradores lo sitúa en un lugar distinguido corre el riesgo de que sea solicitado en otra dependencia o para otra actividad.

- Evitar que sus colaboradores se vean afectados negativa o positivamente por evaluaciones deficientes o sobresalientes y a la vez ocultar el desconocimiento del desempeño real de los evaluados.

- Evitar que se generen contratiempos en el trabajo o se propicie un ambiente hostil.

• Estimación temporal parcial. Es la tendencia a evaluar sobre la base del

lapso mas inmediato a la fecha de evaluación, de forma que si por ejemplo, en una valoración anual, en el ultimo mes la persona tuvo un comportamiento laboral muy positivo se le otorga un puntaje alto sin tener en cuenta que en el resto del periodo su rendimiento fue regular o deficiente y, al contrario, funcionarios con buenos meritos que han incurrido en errores en la prestación de servicios en el tiempo inmediatamente anterior a la fecha de la valoración se les califica muy bajo aun cuando su actividad en el resto del año hubiere sido satisfactoria.

En este aspecto incide la actitud del evaluador y del evaluado en cuanto a tener la concepción de que la Evaluación del Desempeño se reduce al acto formal de diligenciar un instrumento lo cual desvirtúa el carácter de proceso permanente y continuo de la evaluación.

• Evaluación lógica. Se presenta cuando el evaluador sobreestima la exacta relación que existe entre los factores o rasgos de evaluación. Por ello si guzga por ejemplo, que “Toma de decisiones” esta estrechamente correlacionada con “Orientación a resultados”, tendera a expresar un puntaje muy similar en ambos factores.

La situación se deriva fundamentalmente del análisis superficial de los factores. Por tanto, debe tenerse en cuenta que cada factor se refiere a un aspecto

272

especifico del desempeño y por consiguiente debe considerarse de manera independiente.

• Importancia del cargo. Consiste en evaluar a los funcionarios dependiendo

del nivel del cargo al cual pertenece. Por ejemplo, si el empleado pertenece al grupo del nivel Profesional se estima previamente una evaluación buena o excelente, pero si se trata de evaluar un funcionario del nivel Asistencial, se le califica con exagerado rigor o descuido.

• Efecto de halo. Consiste en otorgar puntajes altos o bajos, mas por una

impresión general que por el análisis imparcial y profundo de cada uno de los factores a estimar. El evaluador se deja guiar por ciertas conductas que aprueba o desaprueba y consiguientemente concede mayores o menores puntajes en las demás. Así por ejemplo, el funcionario evaluado favorablemente en un aspecto, también es evaluado favorablemente en los demás o, al contrario, el evaluador desaprueba una determinada característica y puntúa bajas las demás.

• Efecto de la memoria. A diferencia de la estimación temporalmente parcial, en

el que la evaluación se basa en las ejecuciones más recientes del evaluado, el efecto de la memoria consiste en que el evaluador, a través del tiempo mantiene constantes sus apreciaciones sobre el evaluado sin que realmente se justifique. El mecanismo del error es sencillo: si ya ha evaluado varias veces al colaborador, las valoraciones posteriores están afectadas por el recuerdo de juicios anteriores.

• Benevolencia o dureza. Es la omisión por parte del evaluador de las facetas

negativas en el desempeño del evaluado señalando solo las positivas o, por el contrario, el evaluador solamente tiene en cuenta los aspectos negativos del evaluado. Estas tendencias a calificar mas alto o a subestimar las actuaciones de los colaboradores pueden ser producto de sentimientos de aprecio o antipatía por ejemplo, o bien pueden tener un propósito determinado para el propio evaluador, en pro o en contra del evaluado.

• Políticas institucionales. Las instituciones que no tengan unas políticas o

propósitos claros con respecto a la Evaluación del Desempeño, incidirán negativamente sobre el proceso. No contar con los recursos físicos, tecnológicos, logísticos, humanos y financieros mínimos para el logro de los propósitos institucionales, no disponer de personal idóneo para coordinar el programa de Evaluación del Desempeño, carecer de programas continuos de capacitación para evaluadores y evaluados sobre el tema, son aspectos que incidirán desfavorablemente en el proceso.

El formato No. 002 propuesto, es un instrumento diseñado para complementar la Evaluación del Desempeño Laboral, y los parámetros preestablecidos, con un sistema de seguimiento constante y efectivo de la labor del empleado y del alcance de los objetivos y metas propuestos en el sistema General de evaluación. Así mismo, permite facilitar la labor del evaluador en las fas es de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados del proceso de evaluación. En este sentido el sistema propuesto, en ningún caso, tendrá el sentido o las implicaciones de una evaluación parcial y, menos aún, definitiva, por el contrario este formato ha sido diseñado con el propósito de

contrarrestar los efectos de una evaluación basada en los aspectos anteriormente descritos y constituir la evidencia que soporte los puntos asignados en la Evaluación de las Contribuciones Individuales (Unidades de Competencia) del empleado, en el Sistema de Evaluación. Por medio de este instrumento se podrá verificar de manera oportuna, el grado de cumplimiento de las contribuciones individuales pactadas inicialmente, identificar los factores que afectan su cumplimiento y tomar las medidas pertinentes, al mismo tiempo que se implementa un sistema de evaluación constante y objetivo, a partir del registro y anotación mensual del desempeño laboral del empleado, de tal manera que los intervinientes en el proceso, podrán contar con los soportes necesarios para tomar confiablemente las decisiones. De esta manera, las evaluaciones que se desarrollen, reflejaran el desempeño real sustentado por el seguimiento a los resultados en el momento mismo en que se producen. El resultado de la aplicación del formato propuesto, debe ser la síntesis del seguimiento y orientación que ha de realizar el evaluador durante todo el periodo de evaluación.

DESCRIPCION

El formato de Evaluación Mensual – seguimiento a las Contribuciones Individuales-, está diseñado con el fin de constituir una herramienta, a manera de bitácora, que facilite el seguimiento y verificación del cumplimiento del empleado de las contribuciones individuales (Unidades de Competencia), referidas al manual especifico de funciones y competencias laborales, a los planes, programas y proyectos institucionales y a los acuerdos de gestión de cada área, pactadas inicialmente, de manera periódica y articulada al sistema de evaluación general, en las fases de Ejecución del proceso, Verificación del cumplimiento de los compromisos y determinación de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados. La idea de construir este formato surge del propósito de hacer de la evaluación un proceso constante y pertinente. Es decir, el objeto fundamental es hacer que el ejercicio de evaluar no sea un proceso aislado a la gestión y del quehacer de los empleados, sino que se convierta en un proceso permanente y propio de la cultura institucional. El objetivo es evidenciar de manera oportuna el comportamiento de los empleados y su compromiso con la institución y tomar los correctivos pertinentes en las fallas identificadas o potencializar las fortalezas. En este mismo sentido, el formato está diseñado para facilitar el proceso de evaluación de tal manera que, al finalizar el periodo de evaluación, el evaluador solo deberá tomar los resultados mensuales obtenidos de este formato de seguimiento y sumarlos para obtener la calificación correspondiente a los Puntos Asignados en la Evaluación de las Contribuciones Individuales. La estructura del formato y el respectivo procedimiento para su diligenciamiento es el que se describe a continuación:

273

PROCEDIMIENTO A continuación se establece el procedimiento a seguir por los intervinientes en el proceso de seguimiento mensual a las contribuciones y metas individuales, de acuerdo con el instrumento de Evaluación, Formato 002.

1. Término de la Evaluación. Se estima que el término de este seguimiento sea mensual. De esta manera, los resultados obtenidos por el seguimiento de las contribuciones individuales se consignarán al finalizar cada mes del periodo de evaluación, en la fecha de entrega señalada en el Formato de Evaluación No. 001 o bien, en el momento en que el empleado haga entrega de los resultados o productos de su desempeño, en el marco de cada Contribución Individual previamente concertada.

2. Identificación de los intervinientes en la Evaluación.

• Los Evaluados. Este formato será aplicado a los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central Municipal, dentro de los cinco (5) días siguientes a la definición de las Contribuciones y Metas individuales en el Formato de Evaluación No. 001.

• Los Evaluadores. En este sistema, el evaluador será la misma

persona responsable de realizar la Evaluación del Desempeño Laboral contenida en el Formato de Evaluación No. 001.

De la misma manera, si el jefe inmediato del evaluado es de carrera, se deberá conformar una Comisión Evaluadora, determinada por el jefe de la entidad, que deberá estar integrada por el jefe inmediato del empleado y un empleado de libre nombramiento y remoción el cual debe ocupar, por lo menos, un empleo de nivel o grado superior al del empleado a evaluar. Esta Comisión Evaluadora actuará como un solo evaluador.

3. Descripción de la Contribución Individual Objeto de Seguimiento. En este punto, en cada cuadro de seguimiento, se consigna cada una de las contribuciones individuales plasmadas en el Formato de Evaluación No. 001, con su respectiva meta, valor asignado en puntos y fecha de entrega para el periodo de evaluación, criterios que han sido previamente concertados.

Estas contribuciones individuales podrán ser mínimo dos (2) y deberán

transcribirse siguiendo el orden en que fueron establecidas en el Formato de Evaluación No. 001.

4. Resultados Mensuales. Aquí se consignan los resultados entregados por el empleado en desarrollo de sus funciones al finalizar cada mes del periodo de evaluación, en la fecha de entrega señalada en el Formato de Evaluación No.

001 o bien, en el momento en que el empleado haga entrega de los resultados o productos de su desempeño, para cada contribución.

En primera medida, se debe identificar el mes en el cuál se está haciendo el seguimiento a la Contribución, con su fecha de inicio y de finalización. Seguidamente se establecerán los resultados alcanzados y entregados por el empleado, en el marco de las metas propuestas para cada contribución y, finalmente, se deberá identificar la fecha en la cuál, el empleado hizo entrega de los mismos.

• Puntos asignados por cumplimiento PAPC. Los puntos asignados por cumplimiento se determinarán siguiendo la formula:

RE * VAP = PAPC MPE

RE = Resultados Entregados por el empleado en el mes (medibles y cuantificables). VAP = Valor Asignado en Puntos a la contribución de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. MPE = Meta para el periodo de evaluación de acuerdo con el Formato de Evaluación No. 001. De esta manera la asignación de puntos por cumplimiento será:


5. Evidencias aportadas a la Contribución Individual. En este punto se

deberán describir las evidencias aportadas por el empleado para soportar los resultados entregados en el proceso de seguimiento, de acuerdo con las evidencias requeridas de contribuciones individuales consignadas en el Formato de Evaluación No. 001.

Las evidencias aportadas deberán constituirse como las pruebas incontrovertibles del desempeño competente del empleado en la realización de su trabajo. Estas evidencias deberán ser Evidencias de producto, definidas en la “Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral”65 del la CNSC, pues serán

65 COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL –CNSC-. Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera o en período de prueba. Bogotá. CNSC. 2006.

274

los soportes de los resultados esperados (el “qué”) del trabajo del empleado; Evidencias de desempeño o comportamiento del empleado, que están directamente relacionadas con la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo; o Evidencias de conocimientos y comprensión, que se refieren a la aplicación de los conceptos, principios, teorías, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un desempeño eficaz en la realización del trabajo. Las evidencias deberán estar referidas única y exclusivamente a los resultados entregados por el empleado y deberán entregarse al momento de la definición de los resultados entregados - finalizando el mes, en la fecha de entrega definida o, en el momento en que se produzcan los resultados -, para efectos de sustentar la calificación y agruparse en un Portafolio de evidencias. De esta manera el portafolio definitivo deberá contener las evidencias aportadas por el empleado durante los meses del periodo de evaluación para soportar el cumplimiento de cada contribución. Para la recolección de evidencias se podrá utilizar una o varias de las siguientes técnicas e instrumentos según se adecuen a las condiciones del trabajo, sin olvidar que la fuente principal de evidencia es la actuación del empleado en circunstancias laborales.

• Técnica de observación del desempeño en el lugar de trabajo y registro de lo observado, en un protocolo o guía de observación especialmente diseñada para este efecto.

• Técnica de encuestas a usuarios sobre la calidad de los productos o

servicios generados por el evaluado y sobre su grado de satisfacción con los mismos. Para ello se utilizará un formulario de encuesta de fácil comprensión y diligenciamiento por parte de los encuestados.

• Técnica de sustentación de los trabajos o proyectos bajo su

responsabilidad, para que explique el porqué de la aplicación de conocimientos, conceptos, principios, métodos o procedimientos en la realización del trabajo. Esto puede obrar como “evidencias de conocimiento” sobre el trabajo.

• Técnica de referencias de terceros sobre la calidad de los productos y

servicios o sobre el comportamiento del evaluado, en situaciones objeto de evaluación. Para ello, es necesario establecer, de común acuerdo con el evaluado, cuáles y cuántos de estos reportes o referencias se constituyen en evidencia de desempeño, para ameritar ser incluidos en el portafolio de evidencias.

• Técnica de análisis de “incidentes críticos” que impacten

significativamente, tanto de manera positiva como negativa, en el logro de las metas individuales o de la dependencia, o en el comportamiento esperado del evaluado. El registro de estos incidentes debe incluir las circunstancias en que ocurrieron y las consecuencias que de ellos se derivaron.

• Técnica de recopilación de materiales, muestras o productos del

trabajo del evaluado, registrados en medio físico (papel o magnético) tales como gráficos, diapositivas, documentos, fotografías, en el portafolio de evidencias.

Antes de incluir cualquier evidencia en el portafolio se debe verificar su autenticidad, suficiencia, actualidad y validez; de lo contrario, las pruebas no son procedentes y alterarían significativamente los resultados de la evaluación. De acuerdo con la Guía de Evaluación del Desempeño Laboral, una evidencia es:

• Auténtica cuando es generada por el evaluado o cuando procede de una fuente original con autoridad moral y legal para generarla. Cualquier suplantación carece de autenticidad. Un producto presentado por el empleado como evidencia sin que él lo haya realizado carece de autenticidad.

• Suficiente si la evidencia cubre todos los criterios de desempeño

establecidos. Para efectos de la suficiencia se pueden presentar dos situaciones: - Cuando las contribuciones y metas individuales o las competencias comportamentales requieren más de una evidencia: se debe establecer el valor o peso relativo que cada una de ellas tiene dentro del valor asignado a la contribución o competencia. - Cuando una misma evidencia soporta a dos o más contribuciones y metas individuales o competencias comportamentales: tendrá el valor y peso específico que le corresponda según se trate de evidencia única o de evidencia compartida.

• Actual si la evidencia corresponde al período objeto de evaluación.

Comportamientos o realizaciones del empleado, aciertos o faltas, ocurridas en períodos anteriores, han perdido vigencia.

• Válida si la evidencia está directamente relacionada con el

resultado del trabajo o con el comportamiento objeto de evaluación. Validez es asegurarse de que una evidencia es la que, realmente, debe ser evaluada y no otra, para sustentar el cumplimiento de un compromiso o meta o de una competencia comportamental.

Una vez revisados los anteriores criterios en cada una de las Evidencias soporte de las Contribuciones Individuales, se hará el acopio de las mismas, en una carpeta (física o virtual) y se organizarán por unidades de competencia y por elementos. Se deberán clasificar las evidencias que el evaluado vaya aportando o las que el evaluador obtenga, según que se trate de evidencias de producto, desempeño o conocimientos.

275

Al finalizar el período de evaluación, se deberá adjuntar a las evidencias aportadas, el Formato de Evaluación no. 002 debidamente diligenciado y con la asignación de puntos correspondiente en cada Contribución Individual, de tal manera que éste Formulario se constituya en la Evidencia soporte de su cumplimiento en el Formato de Evaluación no. 001.

• Evaluación sin evidencias. Se estima la posibilidad que, si al momento de

realizar la evaluación se carece de evidencias que permitan demostrar, establecer o verificar un logro o una falta, el (los) evaluador (es) y el evaluado deberán concertar la calificación a asignar como resultado del seguimiento y, de no ser posible dicha concertación, se asignará la calificación que el evaluador considere pertinente, la cuál, deberá estar sustentada en su verificación y apreciación personal.

6. Observaciones. Con base en los resultados del seguimiento, cada mes, al

entregar los resultados de las contribuciones individuales, los participantes deberán establecer:

• Las dificultades que obstaculizaron el cumplimiento de la contribución,

si las hubiere. • Los factores de mejoramiento que permitan el cumplimiento de la

contribución. • Las fortalezas y/o debilidades del empleado en relación con los

resultados esperados. • Las acciones preventivas, correctivas o de capacitación a que haya

lugar. • Los apoyos o recursos requeridos por el empleado para el

cumplimiento de la contribución. • Evaluar a eficacia de las acciones prescritas. • O las demás observaciones a que haya lugar. Este proceso, es de vital importancia en la fase de Ejecución de la evaluación, pues en él, se podrán identificar las acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento a que haya lugar. La Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública (NTCGP 1000.2004, Nos. 3.1 y 3.2) define de la siguiente manera las acciones preventivas y correctivas:

• Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no-conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1: Puede haber más de una causa para una no-conformidad. Nota 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a

producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.


• Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no-conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no-conformidad potencial.

Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.


• Se cumplen como estaba previsto: en este caso la acción a seguir es mantener el ritmo de trabajo y tomar medidas que prevengan la ocurrencia de fallas o deficiencias.

• No se han logrado o, cuando menos, en el grado esperado: la acción

a seguir es identificar y analizar las causas de las deficiencias, antes que buscar culpables, y tomar las medidas correctivas que, en principio, subsanen los errores cometidos (“acción remedial”) y que, en forma definitiva, eliminen la causa de la deficiencia o del incumplimiento (“acción recurrente”). Las acciones remediales son transitorias; las recurrentes, obligan a definir nuevas formas de encarar el trabajo para lograr el resultado propuesto.



7. Subtotal en Puntos Evaluación Seguimiento Mensual a las Contribuciones

Individuales (Unidades de Competencia). El subtotal de la Evaluación por el seguimiento mensual a las contribuciones individuales será la sumatoria de los puntos asignados como resultado del seguimiento mensual a todas las contribuciones. Este puntaje representa la calificación obtenida en el periodo de evaluación para la totalidad de las contribuciones concertadas al inicio del periodo – que en ningún caso podrá excederlos sesenta (60) puntos que es el valor asignado en puntos para este factor de evaluación -, y se constituye como la evidencia que soporta su evaluación. Este resultado deberá consignarse en el Formato No. 001 en el subtotal en puntos de las Contribuciones y Metas Individuales.

8. Subtotal en Puntos que es posible obtener / obtenidos. De la misma forma

que en el formato de Evaluación No. 001 se contempla, que si las realizaciones del evaluado han superado lo definido durante la concertación de los compromisos para el periodo de evaluación, se deberán asignar puntos adicionales obtenidos, de tal suerte que el total de la evaluación de las contribuciones y metas individuales no exceda sesenta y seis (66) puntos.

276

SISTEMA PARA LA EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES A LOS SERVIDORES

PUBLICOS Y POR NIVEL JERÁRQUICO

JUSTIFICACION

El sistema de Evaluación del Desempeño propuesto para los empleados de carrera o en periodo de prueba de la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva, contempla la aplicación del enfoque por Competencias Laborales al contener, como criterios de evaluación, además de las contribuciones individuales, las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y las competencias comportamentales por nivel jerárquico. En este sentido, la utilidad del sistema de Evaluación estará determinada por su capacidad de dotar a los intervinientes en el proceso de evaluación, de un instrumento que permita medir la capacidad de los empleados para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que deberá estar determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado. De esta manera, una vez identificadas las competencias comportamentales comunes a los servidores públicos y las competencias comportamentales por nivel jerárquico a evaluar, contempladas en el Decreto 2539 de 2005, a continuación se presenta el sistema que permitirá realizar su correspondiente evaluación, basado en la metodología conductista de Evaluación del Desempeño, desarrollado por el profesor en psicología David McClelland∗. Este enfoque persigue evaluar el desempeño a partir de la identificación de la persona que hace bien su trabajo de acuerdo a los resultados esperados, -modelo ideal de comportamiento- y define los criterios de calificación en términos de las características de dicha persona. El énfasis está en el desempeño superior y se parte de considerar los atributos de los gerentes exitosos desarrollando diversos escenarios fundamentados en su comportamiento en determinados momentos críticos. Este análisis se basa en la comparación del rendimiento real de un empleado frente a un modelo ideal de rendimiento genéricamente definido. Aplicado a la evaluación de las competencias comportamentales, este enfoque nos permite identificar un modelo de comportamiento ideal, - definido a partir de los criterios

∗ Nacido en Vernon, Nueva York, se licenció en 1938 en WesLeyan University, y obtuvo un master en Psicología en la Universidad de Missouri antes de doctorarse en Psicología en Yale en 1941. Fue profesor en Connecticut College y en la WesLeyan University antes de ser nombrad o profesor de Psicología en Harvard en 1956. En 1987, a la edad de 69 años, fue nombrado profesor de la Universidad de Boston, en la que continuó enseñando hasta su fallecimiento. Antes de “descubrir” las competencias, McClelland ya había realizado aportes esenciales a la ciencia psicológica y a la gestión de Recursos Humanos. En 1973, McClelland publicó un artículo, en el que por primera vez se utilizaba el término “competencia” en su significado actual. El título “Testing for competence rather than for intelligence” (“Evaluar la competencia en lugar de la inteligencia”) era toda una declaración de intenciones: superar el obsoleto concepto de cociente intelectual (C.I.) en la gestión de Recursos Humanos para bucear directamente en lo que comparten los excelentes (competentes) en un puesto y una cultura concretos, y que los diferencia de los mediocres en el mismo contexto. Tres años después, Richard Boyatzis (actual presidente de Hay/McBer) escribió el primer libro sobre competencias “The competent manager” (“El directivo competente”).

establecidos en el Decreto 2539 de 2005 que define las competencias comunes a los servidores públicos y las comportamentales por nivel jerárquico- para tomarlo como punto de referencia de lo que se espera, sea el comportamiento optimo de los empleados, en las diferentes situaciones que se presentan en su que hacer diario y, a partir de él, identificar diferentes escenarios de comportamiento, todo ello con el fin de ofrecer un instrumento de calificación objetivo.

DESCRIPCION El sistema para la Evaluación de las competencias, contempla tanto las comportamentales comunes a los servidores públicos como las comportamentales por nivel jerárquico –Para los niveles en los cuales, hay actualmente empleados de carrera en la Administración Central Municipal, estos son: Profesional, Técnico y Asistencial -, definidas en el Decreto 2539 de 2005. A partir de su descripción y de la caracterización de los comportamientos asociados, se establecen cuatro (4) escenarios que describen los posibles comportamientos demostrados por los empleados sujetos de evaluación donde, el primer escenario será el comportamiento definido como ideal o superior, los siguientes serán los escenarios que van demostrando posibles comportamientos en función de la competencia a evaluar y el último será el comportamiento mínimo que la persona podrá tener respecto de la competencia. El valor asignado en puntos en las competencias sujeto de evaluación será el que, concertadamente, se determine entre el evaluado y el evaluador. De la misma manera, se deberán concertar los puntajes que podrán tomar los diferentes escenarios de comportamiento pero, en ningún caso, el puntaje mínimo podrá ser cero (o). De esta manera, al escoger el escenario de comportamiento ideal, la calificación a asignar será el valor asignado en puntos concertado en el Formato de Evaluación no. 001. Por el contrario, al escoger el comportamiento mínimo, el puntaje deberá ser mínimo de un (1) punto, por considerar que las personas deberán demostrar un mínimo comportamiento favorable en función de la competencia. De esta manera, con base en el comportamiento demostrado por el evaluado y las evidencias aportadas durante el periodo de evaluación, se deberá escoger entre los escenarios definidos, el comportamiento que se ajusta al evaluado y asignar el puntaje correspondiente de acuerdo con los siguientes criterios:

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CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LASCOMPETENCIAS COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ORIENTACIÓN A RESULTADOS







Cumple con las funciones asignadas, Asume la responsabilidad por sus resultados y Optimiza los recursos a su disposición.

Cumple con las funciones asignadas y Asume la responsabilidad por sus resultados.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO



COMPORTAMIENTO DEMOSTRADO POR EL EMPLEADO

PUNTAJE A ASIGNAR DE ACUERDO CON EL COMPORTAMIENTO




Atiende las peticiones de los usuarios y Da respuesta a las mismas.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRANSPARENCIA

TRANSPARENCIA





Demuestra imparcialidad en sus decisiones, Facilita el acceso a la información relacionada con el servicio a cargo de la entidad, Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables y Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.

Demuestra imparcialidad en sus decisiones, Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables y Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestac ión del servicio.

Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables y Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA COMPROMISO CON LA

ORGANIZACIÓN








Respeta las normas de la organización.

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CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERARQUICO

NIVEL PROFESIONAL

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA APRENDIZAJE CONTINUO







Se adapta a las nuevas tecnologías que se implantan en al organización y Aplica los conocimientos adquiridos en el desarrollo del trabajo.

Aplica los conocimientos adquiridos en el desarrollo del trabajo y Aplica la nueva información.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA EXPERTICIA

PROFESIONAL







Aplica reglas básicas y conceptos aprendidos,

Clarifica datos y situaciones complejas y Organiza y ejecuta las tareas pendientes a alcanzar en torno a los resultados institucionales. Aplica reglas básicas y conceptos y Ejecuta las tareas pendientes a alcanzar.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRABAJO EN EQUIPO Y

COLABORACION





Coopera en distintas situaciones y comparte información, Aporta sugerencias, ideas y opiniones, Expresa expectativas positivas del equipo o de los miembros del mismo, Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales, Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

Coopera en distintas situaciones y comparte información, Aporta sugerencias, ideas y opiniones, Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales, Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

Coopera en distintas situaciones, Aporta sugerencias, ideas y opiniones, Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

Coopera en distintas situaciones y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA CREATIVIDAD E

INNOVACIÓN





Ofrece respuestas alternativas, Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas, Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías, Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales e

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Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas especificas. Ofrece respuestas alternativas, Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones, Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías, e Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas especificas.

Ofrece respuestas alternativas, Desarrolla nuevas formas de hacer e Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas especificas.

Ofrece respuestas alternativas y Desarrolla nuevas formas de hacer.

• Cuando tengan personal a cargo CRITERIO S PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA LIDERAZGO DE GRUPOS

DE TRABAJO

LIDERAZGO DE GRUPOS DE TRABAJO




Establece los objetivos del grupo en forma clara y equilibrada, Asegura que los integrantes del grupo compartan planes, programas y proyectos institucionales, Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir, Facilita la colaboración con otras áreas y dependencias, Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo, Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas, Garantiza que el grupo tenga la información necesaria y Explica las razones de las decisiones.

Establece los objetivos del grupo en forma c lara, Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir, Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo, Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas y Explica las razones de las decisiones.


Establece los objetivos, Orienta el trabajo del grupo y Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TOMA DE DECISIONES

TOMA DE DECISIONES








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NIVEL TÉCNICO

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA EXPERTICIA TECNICA

EXPERTICIA TÉCNICA

DEFINICION Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y mantenerlos actualizados.



Capta y asimila con facilidad conceptos e información, Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas, Analiza la información de acuerdo con las necesidades de la organización,

Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado y

Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos.

Capta y asimila con facilidad conceptos e información, Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas, Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado y

Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos.


Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA TRABAJO EN GRUPO




Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos, Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales,

Coopera en distintas situaciones y comparte información, Aporta sugerencias, ideas y opiniones y Respeta criterios dispares y distinta opiniones del equipo.

Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos, Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales,

Coopera en distintas situaciones y Aporta sugerencias, ideas y opiniones.

Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales,

Coopera en distintas situaciones y Aporta sugerencias, ideas y opiniones.

Identifica los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la

consecución de los mismos y Coopera en distintas situaciones.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA CREATIVIDAD E INNOVACION


DEFINICION Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en acciones.



Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas,

Es recursivo, Es práctico, Busca nuevas alternativas de solución y Revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados.

Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas,

Es recursivo, Es práctico y Busca nuevas alternativas de solución.


Es recursivo y práctico. NIVEL ASISITENCIAL

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA MANEJO DE LA INFORMACION

MANEJO DE LA INFORMACIÓN

DEFINICION Manejar con respeto las inf ormaciones personales e institucionales de que dispone.





Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea,

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Organiza y guarda la información a su cuidado y Transmite información oportuna y objetiva. Organiza y guarda la información a su cuidado y Transmite información objetiva.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA ADAPTACION AL CAMBIO





Acepta y se adapta fácilmente a los cambios, Responde al cambio con flexibilidad y Promueve el cambio.

Acepta y se adapta fácilmente a los cambios y Responde al cambio con flexibilidad.

Acepta y se adapta fácilmente a los cambios. Acepta los cambios. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA DISCIPLINA

DISCIPLINA







Acepta las instrucciones y Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA RELACIONES INTERPERSONALES





Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás y Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos.

Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás y Transmite las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos.


Escucha a las personas y Transmite las ideas, sentimientos e información.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA COLABORACION

COLABORACION

DEFINICION Cooperar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales.






Cumple los compromisos que adquiere.

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USOS DE LA EVALUACIÓN La Evaluación del Desempeño laboral de los empleados debe tenerse en cuenta:

ü Como indicador de gestión. ü Como base para que las unidades de personal formulen los planes, programas

o proyectos de capacitación, para el desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los empleados; propiciar la eficacia, eficiencia y efectividad personal, grupal y organizacional; permitir el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios, e implementar programas de bienestar e incentivos.

ü Para revisar o ajustar los Manuales de Funciones y Competencias Laborales. ü Para ajustar o reorientar planes, programas y proyectos del área o de la

entidad. ü Para validar procesos de selección de personal y de formación y capacitación. ü Tomar acciones de prevención, corrección o mejoramiento del desempeño

personal e institucional, mediante la prescripción de un plan remedial o de mejoramiento a cumplir en un tiempo estimado, determinando los resultados a obtener y las fechas de control.

El resultado de la Evaluación del Desempeño de los empleados constituye la base para que las unidades de personal formulen los planes, programas y proyectos de capacitación, para:

ü El desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los empleados.

ü Propiciar la eficacia personal, grupal y organizacional. ü Permitir el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la

prestación de los servicios. ü Implementar programas de bienestar e incentivos.

Elaborado Por Diana Catalina Sánchez Saavedra

Estudiante Escuela Superior de Administración Pública

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