EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE 1

DEFINICION DE TEORÍA CONTABLE Definiciones

La Teoría Contable es un conjunto de conceptos generales y particulares, cuya función es servir de marco de referencia de la practica y el conocimiento contable, con el propósito de evaluar y desarrollar dicha practica y conocimiento.

Los conceptos pueden adoptar la forma de: Postulados, Cualidades, Objetivos normas básicas o principios contables, normas técnicas, y reglas de procedimiento. Estos conceptos determinan los dos grandes campos de la Contabilidad, La Teoría General de la Contabilidad y Los Sistemas Contables.

La Teoría General está constituida por conceptos generales, o sea de validez universal, que caracterizan a la contabilidad como campo de¡ conocimiento, como ciencia social; acá pueden ubicarse los postulados, cualidades y objetivos.

Los Sistemas Contables, son aplicaciones de la teoría general al diseño e implementación de sistemas de información con propósitos específicos.

Existen diferentes sistemas contables- Sistema de Contabilidad (S.C.) Financiera, S.C. Gerencial, S.C. Tributaría, S.C. Social, S.C. Estratégica, etc.,. Dentro de los sistemas contables se ubican los conceptos particulares , que sirven de base en la elaboración y presentación de información con objetivos específicos; acá pueden ubicarse entonces las normas básicas o

1 Documento elaborado por el departamento de Contaduría Pública: Universidad EAFIT. Medellín.

principios contables, normas técnicas y las reglas de procedimiento.

POSTULADOS: Son conceptos generales, validos en el tiempo y en el espacio, (a través de¡ desarrollo histórico y en diferentes regiones o países), que constituyen la base teórica de la contabilidad como campo de¡ conocimiento, cumple las siguientes funciones.

Ayudan a delimitar e identificar el objeto de la contabilidad, es decir, la materia de que trata o su campo de acción.

Sirven como punto de partida para desarrollar nuevos conceptos y procedimientos.

Algunos constituyen una descripción de¡ entorno económico en el cual opera la contabilidad.

Explican las leyes que rigen el desarrollo de la contabilidad a través de¡ tiempo y el espacio.

A modo de conclusión puede decirse que todos los elementos teóricos presentes en una definición moderna de contabilidad tienen carácter de postulados, y entre ellos tenemos los siguientes- entidad, usuarios, actividad económico-social, información, medición, control, comunicación, toma de decisiones.

CUALIDADES: Las características que debe reunir la información contable para que pueda ser utilizarse en la toma de decisiones: entre ellas tenemos: objetividad, materialidad o Importancia relativa, equidad, verificabilidad, relevancia, pertinencia, comparabilidad (consistente y uniforme), costo-beneficio, etc.,.

OBJETIVOS: Se refiere a los propósitos presentes en cada sistema contable, vinculados siempre a la toma de decisiones por los respectivos usuarios. Cada sistema contable tiene un objetivo especifico originado en sus usuarios y sus necesidades particulares en la toma de decisiones.

PRINCIPIOS CONTABLES 0 NORMAS BASICAS: Son los conceptos generales de un sistema contable- están asociados a las funciones de la contabilidad que son medir, controlar y comunicar. El instituto mexicano de Contadores Públicos los define como "Conceptos básicos que delimitan e identifican el ente contable. establecen las bases para la cuantificación de las operaciones y para la presentación de información".

Algunos principios son: Entidad, Realización, Continuidad, Periodo Contable, Causación, Asociación ingresos, costos y gastos, etc,.

NORMAS TECNICAS: Son conceptos que regulan el proceso contable, es decir, el proceso de elaboración y presentación de información; constituye la aplicación de los principios contables en el reconocimiento o contabilización de los hechos económicos. Se pueden agrupar en normas técnicas de valuación y normas técnicas de presentación.

REGLAS DE PROCEDIMIENTO: Se refiere a la aplicación de las normas técnicas en el registro de información- por lo tanto comprende la dinámica o movimiento de cada una de las cuentas (que vienen incluidos en los planes únicos de cuentas), el flujo documental con todos sus requisitos y en general los manuales de procedimientos, de control y de funciones.

Universidad EAFIT Autor-. Hugo León Uribe PiedrahitaEl sistema de Información Contable

Algunas definiciones importantes sobre Contabilidad.

"La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en términos monetarics, las transacciones, eventos y sucesos que en su mayor parte son de carácter financiero e interpretando sus resultados obtenidos"

AICPA

"La contabilidad es un sistema de medida y comunicación para proveer información económica y social con respecto a una entidad identificable, que permita a sus usuarios juicios informados y decisiones conducentes a la colocación óptima de recursos y al cumplimiento de los objetivos de la organización"

LANGENDERFER

"La contabilidad es un sistema informativo y de comunicación social de hechos económicos, administrativos financieros y sociales integrada por cuatro elementos: el informador, los medios de comunicación, el mensaje, y los usuarios"

JACKALBERTOARAUJO

"La contabilidad es una disciplina que se refiere a las descripciones cuantitativas y predicciones de la circulación de la renta y los agregados de riqueza por medio de un método basado en un conjunto de supuestos básicos"

RICHARD MATTESSICH

"La contabilidad como cuerpo de conocimientos, es una ciencia empírica, de naturaleza económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, de¡ estado y la evolución económica de una entidad especifica, realizada a través de métodos propios de captación, medida, valoración, representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a sus usuarios información objetiva, relevante y valida para la toma de decisiones

GONZALO ANGULO

"La contabilidad es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificabas y cuantificabas que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica"

INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS

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BASES COMPRENSIVAS DE LA CONTABILIDAD

SEGÚN LOS USUARIOS.

CONTABILIDAD FINANCIERA

· Rinde información externa.

· La información se basa en los PCGA.

· La información abarca todos los aspectos de la entidad.

. Es obligatoria legalmente.

· La información es histórica (ajustada) y valuada en términos monetarios.

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

· Rinde información interna· No tiene que respetar los PCGA· Se basa en reglas internas· Es un sistema opcional.

· Hace énfasis en hechos futuros y no siempre se valúa en términos monetarios.

. La información se prepara por departamentos o unidades descentralizadas.

CONTABILIDAD FISCAL

· Rinde información con fines impositivos.

· Parte de la información es proporcionada por la contabilidad financiera.

· Se rige por principios tributarios.

EL CICLO CONTABLE

La contabilidad es un sistema que tiene por objetivo registrar y procesar las transacciones de negocios que lleva a cabo una organización para producir información cuantitativa en una forma comprensible y ordenada. Tanto el registro como el procesamiento y la producción

de información financiera son efectuados a la luz de criterios preestablecidos y aceptados por la generalidad de la comunidad financiera.

El proceso contable incluye básicamente las siguientes etapas:

1. IDENTIFICACIÓN. Esta etapa consiste en identificar cuáles de las actividades que realizó una empresa pueden considerarse transacción de negocios para efectos contables.

2. ANÁLISIS. En esta etapa se analiza específicamente de qué manera afecta a la situación financiera de la empresa las transacciones de negocios efectuadas por la organización e identificadas en la etapa anterior.

3. REGISTRO. En esta etapa se anota en los registros permanentes de la compañía las transacciones de negocios efectuadas por ella y de acuerdo a la manera en que se haya afectado su situación financiera.

4. CLASIFICACIÓN. En esta etapa se agrupan todas las transacciones de negocios que hayan afectado a un mismo tipo de rubro o partida que integra la situación financiera de una organización.

5. RESUMEN. En esta etapa se genera un informe de todas las partidas integrantes de la situación financiera de un negocio después de haber tomado en cuenta las transacciones de negocios de¡ período actual.

6. ELABORACIÓN DE INFORMES. En esta etapa se generan los informes que presentan la situación financiera de un negocio. Dichos informes son-. el Estado de Situación Financiera (o Balance General), el Estado de Resultados y el Estado de Flujo de Efectivo.

7. INTERPRETACIÓN. En esta etapa se analizan los estados financieros de¡ negocio, comparando la situación financiera actual con la de períodos previos y con la de otras compañías de¡ mismo giro.

EL PROCESO 0 CICLO CONTABLE

Realización de unatransacción comercial

La transacción origina la elaboración de un documento fuente

A partir del documento se labora un comprobante

La información delcomprobante se registra en el diario

Se analizan lastransacciones y se clasifican en cuentas del mayor

Se resume la información enlos estados financieros

ENTIDAD O “ENTE CONTABLE”

Es una unidad económica, es decir, un conjunto de recursos (económicos, humanos y naturales), coordinados por una autoridad que toma decisiones para lograr los objetivos de la organización.

Las actividades y bienes de los dueños deben separarse de las actividades y bienes de la empresa.

De acuerdo con la actividad: políticas, financieras, comerciales, etc.

De acuerdo con la composición de su patrimonio-.

públicas, privadas, mixtas.

De acuerdo con sus fines -. con o sin ánimo de lucro,Con relación a la estructura jurídica: sociedades colectivas, de hecho, limitadas, cooperativas, anónimas, etc.

CONCEPTOS BÁSICOS DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA

LA ECUACIÓN CONTABLEACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

1. ACTIVOS:

Son los recursos que posee una entidad para desarrollar su actividad económico social, que están en capacidad de generar beneficios económicos futuros.

Son diferentes tipos de recursos económicos que se adquieren con el fin de utilizarlos para producir un bien o servicio con el fin de poderlos vender posteriormente.

Características.

Abarcan todo tipo de recursos económicos. Deben estar en capacidad de generar beneficios futuros o servicios.

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Son resultado de una transacción específica en la cual juega parte la persona jurídica o natural.

Se debe estar en capacidad de poderlos medir en términos naturales.

2. PASIVOS:

Son obligaciones adquiridas por la entidad que implican el traslado de activos o la prestación de servicios en el futuro a favor de otra entidad o de un tercero.

También se le denomina pasivo externo.

Obligaciones o compromisos económicos de la empresa con terceros que deben cancelarse a corto o largo plazo.

Características.

La obligación debe haberse causado, esto es, haber adquirido la obligación de efectuar el pago.Debe conocerse el beneficio de la obligación.

3. PATRIMONIO:

Obligaciones de la entidad para con los dueños; está constituido por el capital aportado más las utilidades generadas.

También se le denomina pasivo interno.

Conjunto de derechos de los propietarios sobre los

activos de la empresa.

Características .

No presenta ni el valor de mercado, ni el valor subjetivo de la empresa para los dueños.

Las variaciones van a estar determinadas por los diferentes métodos utilizados para medir los activos y los pasivos.

Existe incertidumbre sobre que beneficio recibirá el socio o accionista.

4. FUENTES DE FINANCIAMIENTO:

Son los pasivos más el patrimonio.

5. UTILIDADES:

Son el resultado favorable de la actividad económica de

la empresa, representan un incremento neto en el

patrimonio y en los activos de la empresa. Se

establecen por la diferencia entre los ingresos y los

gastos.

6. INGRESOS.

Es la venta de bienes y servicios en desarrollo de la actividad económica de la empresa.

Produce un aumento en el patrimonio (vía utilidad) y en los activos.

Representan los recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crédito.

Características.

Se debe estar en capacidad de medirlo.

Debe presentar flujos de entrada de efectivo, reales o esperados, que han ocurrido o que ocurrirán como resultado de las operaciones en curso de la empresa durante un período.

Debe existir la enajenación del bien.

7. GASTOS.

Recursos consumidos necesarios para la generación de ingresos en un período contable.

Es la erogación de recursos. en efectivo o no, para adquirir un bien o servicio que trae beneficios en el mismo período contable, de inmediato.

Características.

Es un costo consumido.

Es una erogación que corresponde a la toma de decisiones.

Son erogaciones de recursos necesarias para mantener en funcionamiento la compañía.

8. COSTO EXPIRADO.

Sinónimo de gasto. Recurso consumido.

9. COSTO VIGENTE.

Sinónimo de activo. Recurso que será consumido en el futuro.

1 0. COSTO.

Son un activo y representan aquella porción de¡ precio de adquisición de bienes o servicios que no han expirado o no han sido utilizados en la realización de ingresos.

Es una erogación de recursos, en efectivo o no, para adquirir un bien o servicio que traerá bienes futuros.

Características

· Es un activo, una salida de recursos capitalizaba.

· Es una erogación que corresponde a una toma de decisiones.

11. PERDIDA. inicio

Recurso consumido, no necesario en la generación de ingresos.

Erogación de recursos, en efectivo o no, que no trae beneficio alguno para la compañía.

Características.

No depende de una forma de decisiones internas.

Es una erogación inesperada.

Corresponde a salidas de recursos por aspectos tales como grandes desastres naturales, evaporación normal de químicos, decisiones macroeconómicas inesperadas.

12. GANANCIA.

Acontecimiento favorable, no relacionado con los gastos ¡ocurridos por la entidad.

13. INGRESOS NO OPERACIONALES: (Otros ingresos).

14. GASTOS NO OPERACIONALES: (Otros gastos).

Son ingresos y gastos no asociados a las actividades económicas normales en el negocio.

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15. CICLO ECONÓMICO 0 CICLO DE OPERACIONES:

Es el período de recuperación de la inversión, por lo tanto cada tipo de empresa tiene un ciclo económico de diferente duración.

16. PERÍODO CONTABLE.

Es el período de tiempo al cual se refiere la información contable. El período legal es de un año.

17. GASTO DEPRECIACIÓN:

Es el proceso de consumo de algunos activos no circulantes, a medida que se utilizan en la generación de ingresos.

18. ACTIVOS CORRIENTES 0 CIRCULANTES:

Recursos que se utilizan y consumen en un ciclo económico o en un año, el mayor de los dos. Ejemplos- efectivo, cxc, inversiones, inventarios, gastos pagados por anticipado.

19. ACTIVOS NO CIRCULANTES 0 NO CORRIENTES:

Recursos que se utilizan y consumen en un tiempo superior a un ciclo económico o a un año, el mayor de los dos. Ejemplos.

A. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO-

1. Depreciables: Equipo de oficina, muebles y enseres, vehículos, maquinaria, edificios.

2. No depreciables: Terreno.

3. Agotables: Recursos naturales (minas, bosques).

B. DIFERIDOS.

1. Instalación y montaje.

2. Investigación y desarrollo.

3. lntangibles: Marcas, patentes, good Will, etc.

C. OTROS RECURSOS A LARGO PLAZO:

Cxc, inversiones, terrenos, efectivo, etc.

20. ACTIVOS DE OPERACIÓN:

Activos corrientes + Propiedad, Planta y Equipo.

21. PASIVOS CORRIENTES:

Obligaciones que deben ser canceladas en un ciclo económico o en un año, el mayor de los dos, normalmente con fondos generados por los activos corrientes.

22. PASIVOS NO CORRIENTES 0 A LARGO PLAZO:

Deben ser cancelados en un tiempo superior al ciclo económico o a un año, el mayor de los dos.

23 CAPITAL DE TRABAJO:

Activos corrientes - Pasivos corrientes.

24. BALANCE GENERAL:

Su propósito es mostrar la situación financiera de la empresa, ósea la relación entre los recursos (activos) y sus fuentes de financiamiento (pasivos y patrimonio).

25. ESTADO DE RESULTADOS.

Su propósito es mostrar la productividad o la eficiencia de la empresa respecto a la consecución de sus objetivos (obtención de utilidades).

26. PROTECCIÓN.

Partida de utilidades cuyo fin es evitar una drástica disminución, en el futuro, de los activos de mi empresa.

Características.

Podemos asimilarlo a un colchón de seguridad para mis activos.

Su creación es mediante un gasto, Es por esta razón que ese considera una partida de utilidades.

Su contrapartida es un activo negativo. Nunca son creadas en efectivo.

Son una fuente de financiamiento interno para la

compañía.

26. PROVISION.

Partida de utilidades cuyo fin es asumir futuras obligaciones que la compañía podrá tener con terceros.

Características:

· Su creación es mediante un gasto. Es por esta razón que se considera una partida de utilidades.

· Su contrapartida es un pasivo.

· Nunca son creadas en efectivo. En el tiempo podrán implicar una salida de efectivo.

· Son una fuente de financiamiento interno para la compañía.

· Finalmente su creación evita la salida de recursos de la organización vía impuestos y repartición de dividendos.

28.RESERVAS.

Apropiación de utilidades creadas por la asamblea de asociados con un fin específico.

Características:

· Se debe obtener autorización de los asociados para poder crearlas.

· Nunca son creadas en efectivo.

· Su fin es único y no puede ser cambiado sin obtener la previa autorización de los asociados.

· Son, tal vez, la fuente interna de financiamiento más importante que puede tener un negocio.

· Finalmente, su creación evita la salida de recursos de la organización vía impuestos y repartición de dividendos.

29. FONDOS.

Es un activo creado en efectivo que persigue un fin

específico.

Características:

· No son un activo líquido.

· Su fin es único y no puede ser cambiado.

· Normalmente genera algún tipo de ingresos.

ALGUNOS CONCEPTOS DE LA TEORÍA CONTABLE

A. CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Características o atributos que debe reunir la contabilidad para que se cumplan los objetivos que se le asignan: Ser utilizada en la toma de decisiones.

Se pretende que la información contable sea: objetiva, verificable, significativa, relevante, pertinente, comparable (uniforme y consistente), provisional. predictiva y equitativa.

Por lo tanto, están relacionadas con los objetivos de la contabilidad, facilitar la toma de decisiones.

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1. OBJETIVA:

Representa la realidad objetiva - normas no arbitrarias.

2. VERIFICABLE:

Se puede comprobar.

3. SIGNIFICATIVA:

Lenguaje o código utilizado es entendible para el usuario: palabras, conceptos, símbolos y signos.

4. RELEVANTE:

Selección de los elementos que permitan captar mejor el mensaje: Forma de presentación, clasificación y grado de detalle.

5. PERTINENTE:

Adecuada al propósito del usuario. Para que cumpla debe ser oportuna.

6. COMPARABLE:

Conceptos y procedimientos similares en la elaboración y presentación de información, tiene dos aspectos.

6.1. Consistente:

Comparable en una misma entidad a través del tiempo

mostrando tendencias.

6.2. Uniforme:

Comparable la información de varias entidades @

posición relativa.

7. PROVISIONAL:

Es una limitación a la precisión de la información: no representa hechos acabados ni terminados, hay estimaciones.

8. PREDICTIVA:

Permite predecir decisiones, políticas y comportamientos futuros de la entidad.

9. EQUITATIVA:

imparcial; debe informar adecuadamente a todos los usuarios. Implica ser pertinente y objetiva.

10. IMPORTANCIA RELATIVA 0 MATERIALIDAD:

· Relacionada con la relevancia.

· Su conocimiento puede afectar una decisión; criterios- naturaleza y monto de la cifra.

. La información no debe ser tan detallada, que impida ver aspectos básicos o esenciales, ni tan

global, que esconda información específica necesaria.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES.

1. PRINCIPIOS DEL BALANCE GENERAL

ENTIDAD, REALIZACIÓN, DUALIDAD ECONÓMICA, PERÍODO CONTABLE

2. PRINCIPIOS DEL P Y G

CONTINUIDAD, PERIODO CONTABLE, ASOCIACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS, CAUSACIÓN

3. DEL BALANCE GENERAL Y DEL P Y G

3.1. Medición: CONSERVADURISMO, COSTO/COSTO HISTORICO, UNIDAD MONETARIA

3.2. COMUNICACIÓN: REVELACIÓN SUFICIENTE

B. PRINCIPIOS CONTABLES

Son conceptos básicos que establecen y delimitan el ente contable, definen las bases de cuantificación de las operaciones y fijan criterios para la presentación de la información financiera.

Por lo tanto, están relacionados con las funciones de la contabilidad.- medición, control y comunicación de la actividad que desarrolla el ente económico.

1. PRINCIPIOS QUE ESTABLECEN Y DELIMITAN EL ENTE CONTABLE.-

Entidad, realización, período contable.

2. PRINCIPIOS DE LA CUANTIFICACIÓN DE OPERACIONES.

Costo histórico, continuidad o empresa en marcha, dualidad económica, asociación de ingresos y gastos, causación, conservadurismo (¿), unidad de medida.

3. PRINCIPIO DE LA INFORMACIÓN:

Revelación suficiente.

DEFINICIÓN DE ALGUNOS PRINCIPIOS CONTABLES

REALIZACIÓN:

Eventos que la contabilidad informa porque los considera realizados cuando,

1. Se afecta la situación financiera:

Recursos: Fuentes de (Pasivos + Patrimonio) Financiamiento

y/o

2. Se afecta los resultados:

Ingresos y gastos.

Esto puede suceder con:

Eventos internos,. transformación y utilización de activos, depreciación, etc.

O Eventos externos: inflación, devaluación, transacciones, eventos naturales, etc.

Responde a la pregunta por qué se debe informar contablemente.

Se relaciona con las siguientes normas técnicas- reconocimiento del activo, del pasivo, de los gastos y de los ingresos.

CONTINUIDAD 0 EMPRESA EN MARCHA

Se asume que el ente contable tiene vida indefinida, excepto si existe evidencia en contrario.

· Expectativas o situación de liquidación.

· Duración por un tiempo fijo.. Etc.

1. Implicaciones del principio de continuidad:

La empresa hace inversiones en activos que sólo recuperará en el largo plazo, e incurre en obligaciones que serán canceladas en el largo plazo.

La empresa no se liquidará antes de haber consumido todos sus activos y pagado sus obligaciones en cumplimiento de sus objetivos.

2. Consecuencias o efectos:

Evita la base de liquidación en la información contable.

Permite reconocer como pasivos, partidas que legalmente no se deben.

El estado de resultados pasa a ser el principal, como base para estimar el valor de una empresa.

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PERÍODO CONTABLE

Es el período de tiempo al cual se refiere la información contable.

Se deriva del principio de continuidad: la vida indefinida obliga a establecer cortes o períodos convencionales, para evaluar el ente contable sobre la marcha.

El período contable conduce al principio de:

Asociación de ingresos y gastos:

En cada período se debe presentar una cifra confiable de utilidades, procurando una correspondencia entre los ingresos y los gastos necesarios para generarlos, siendo necesario en algunos casos hacer estimaciones de ingresos y gastos, así se llega al principio de:

Causación:

Los ingresos y gastos deben contabilizarse cuando se consideren realizados (Principio de realización), en forma independiente del movimiento de efectivo.

Así se origina la Contabilidad de Causación, diferente a la Contabilidad de Caja que contabiliza los ingresos y gastos cuando se recauda y paga el dinero.

El principio de causación, se apoya en el de realización: los ingresos y gastos deben contabilizarse, cuando se afecte la situación financiera y/o los resultados, lo cual puede o no coincidir con el movimiento del efectivo.

Por tanto:

1. La realización se refiere a activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.

2. La causación se refiere a ingresos y gastos.

3. Toda causación es realización, pero no toda realización es causación.

La pregunta siguiente es: ¿Cuándo los ingresos y gastos afectan la situación financiera y / o los resultados?

La respuesta conduce a una norma técnica relacionada con la aplicación de la realización:

El reconocimiento del gasto, el reconocimiento del ingreso; es decir, cuándo incorporarlos, dentro de la información contable (Estado de Resultados).

COSTO HISTÓRICO

Es la cantidad de dinero desembolsada o su equivalente, al momento de realizar una transacción.

Considerando las cualidades de la información contable y el concepto de realización, el costo histórico representa limitaciones frente a la toma de decisiones.

Es pertinente para algunas decisiones" no pertinente

para otras. ¿En qué casos es pertinente?. Es una de las

bases de valuación de activos.

UNIDAD DE MEDIDA 0 UNIDAD MONETARIA

El peso o en general el dinero es la unidad de medida de algunos eventos dentro de la Contabilidad, especialmente en la Contabilidad Financiera.

Conduce al tema de las bases de valuación en contabilidad.

Las cualidades de la información y el principio de realización, permiten establecer las limitaciones de la unidad monetaria y la necesidad de información adicional y nueva que solucione dichas limitaciones.

BASES DE VALUACIÓN DE ACTIVOS

1. Precios de venta (o de salida de activos): para activos destinados a la venta.

Valores de realización o precios corrientes de venta.

Valores de liquidación.

Valores futuros actualizados o valores presentes.

Costos ajustados por inflación a valores de realización, liquidación o valores futuros.

2. Precios de compra (o de entrada de activos): para activos que se adquieren.

Costo histórico.

Valores de reposición o costos de reemplazo o precio corriente de compra.

Costo futuro actualizado.

Costo STD.

Costeo variable.

Costos ajustados por inflación a valores de reposición, a costos, futuros, actualizados, etc.

CONCLUSIONES SOBRE BASES DE VALUACIÓN

1. Todas las bases de valuación son pertinentes, porque sirven a diferentes tipos de decisiones.

2. Los usos de las diferentes bases dependen de:

La función que el activo cumpla en el ciclo económico: hay activos destinados a la venta, otros a la compra, etc.

El tipo de información que requiera el usuario para una

decisión específica.

Los objetivos de la empresa con respecto al activo y sus objetivos generales con respecto a la información contable.

3. Es posible y lógico utilizar diferentes bases de valuación en un mismo estado financiero, debido a las diferentes funciones de los activos en el ciclo económico.

CONSERVADURISMO

1. Origen:

Incertidumbre de la actividad económica y ausencia de datos objetivos.

2. Procedimiento General:

Ser pesimista frente a la incertidumbre en la valoración de¡, activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos.

3. Procedimiento Específico:

Varias alternativas para valorar el activo y el ingreso @ La más baja.

Varias alternativas para valorar pasivos y gastos @ La más alta.

Incertidumbre en reconocimiento de¡ gasto @ anticiparlo.

Incertidumbre en reconocimiento de¡ ingreso @ postergarlo.

4. Consecuencias:

Subvaloración de activos, ingresos, utilidad y

patrimonio.

Sobrevaloración de pasivos, gastos.

6. Conceptos y Procedimiento que lo aplican:

El costo histórico, - valoración de inventario por UEPS.

Valoración del activo a costo o valor de mercado, el más bajo.

inicio

6. Evaluación del Conservadurismo:

No es un principio contable, aunque figure en las normas contables de los diferentes países -, es una regla de procedimiento.

Debe utilizarse con equidad: sólo cuando existe incertidumbre, después de analizar las diferentes alternativas y todas ser igualmente probables.

Su manejo arbitrario, se contradice con las cualidades de la información contable, y con el principio de realización.

DUALIDAD ECONÓMICA

Se refiere a la doble dimensión de una entidad

representada en:

Los recursos de que dispone para realizar sus fines y,

Las fuentes de dichos recursos que a su vez, son la

especificación de los derechos que sobre los mismos

existen considerados en su conjunto.

Es fundamental este principio para comprender en forma adecuada el funcionamiento de la entidad, concluyendo sobre la adecuada relación entre la estructura de inversión y la estructura de financiación, así como para aprovechar suficientemente la información de los estados de fuente y aplicación de fondos en sus diferentes acepciones. (Flujo de Efectivo, cambios en la situación financiera, etc.)

REVELACIÓN SUFICIENTE

A través de la contabilidad se debe informar todo lo necesario para comprender la situación financiera y los resultados de¡ ente contable.

En cumplimiento de este principio se elaboran las notas a los Estados Financieros y toda la información suplementaria de estos- cuadros, notas explicativas, anexos en general, Informe de la Junta Directiva, Informe de¡ Revisor Fiscal, etc.

Este principio tiene vigencia dentro de la Contabilidad Financiera, es decir, información dirigida a un usuario en general, a los usuarios externos, que no tienen un conocimiento interno de¡ negocio.

Por tanto, no se aplica en información para propósitos específicos, porque en este caso cada usuario define la calidad y cantidad de información requerido.

El principio está estrechamente relacionado con las cualidades de la información contable, en especial con la relevancia y la importancia relativa.

Su adecuado cumplimiento es determinante en la lectura, diagnóstico y conclusiones que los usuarios externos pueden hacer de la entidad, basados en información contable.

inicio

ASPECTOS GENERALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

CONCEPTO DE FUENTES Y APLICACIONES.

FUENTES DE FONDOS: Son las diferentes alternativas que existen para adquirir recursos.

APLICACIONES DE FONDOS: Son las diferentes alternativas que existen para utilizar o aplicar los fondos adquiridos.

GIF - GENERACIÓN INTERNA DE FONDOS: Los fondos generados por la propia empresa, con la utilidad de¡ periodo, ( Ingresos - Gastos).

OBJETIVOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

BALANCE GENERAL: Mostrar la Situación financiera de la empresa, es decir, la forma de financiar los activos, con deuda y patrimonio.

ESTADO DE RESULTADOS: Mostrar el grado de eficiencia o productividad de la empresa en la consecución de sus objetivos, la obtención de utilidades.

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO: Muestra la estructura 6 composición de¡ patrimonio en un periodo, y los cambios respecto al periodo anterior.

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA: Muestra los cambios en el capital de trabajo ( Activos Corrientes - Pasivos Corrientes ), de un periodo a otro, originados en diferentes conceptos, comparando los balances respectivos.

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO: Muestra las variaciones en el efectivo de un periodo a otro, originado por los diferentes conceptos.

ESTADO DE FUENTE Y APLICACIÓN DE FONDOS: Muestra las variaciones en los recursos (Activos ) y en las fuentes de financiamiento ( Pasivos y Patrimonio entre dos periodos, comparando los Balances respectivos.

CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS, PASIVOS y PATRIMONIO.

ACTIVOS CORRIENTES: Recursos que se utilizan y consumen en un año ó en un ciclo económico, el mayor de los dos. Ejemplos- efectivo. cuentas por cobrar, inversiones, inventarios, gastos pagados por anticipado,

ACTIVOS NO CORRIENTES 0 NO CIRCULANTES: Recursos que se utilizan y consumen en un tiempo superior al año 6 al ciclo económico, el mayor de los dos.

Se pueden clasificar así:

1. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO:1.1. Depreciables: Equipo de oficina, muebles y

enseres. vehículos, maquinaria, edificios.1.2. No depreciables : Terreno.l.3. Agotables: Recursos naturales como minas, bosques, etc.1.4 Amortizables: lntangibles ( marcas, patentes),

publicidad, diferidos, etc.

2. DIFERIDOS:2.1 Instalación y montaje.2.2 Investigación y desarrollo.2.3 lntangibles: Marcas, patentes, good Will.2.4 Publicidad.

OTROS RECURSOS A LARGO PLAZO- Cuentas por cobrar, inversiones, terrenos, efectivo, etc.

PASIVOS CORRIENTES: Obligaciones que deben ser canceladas en un ciclo económico 6 en un año, el mayor de los dos, normalmente con fondos generados por los activos corrientes.

PASIVOS NO CORIENTES ó A LARGO PLAZO: Deben ser cancelados en un tiempo superior al ciclo económico ó a un año, el mayor de los dos.

CAPITAL DE TRABAJO: Activos corrientes - Pasivos

corrientes.

ACTIVOS DE OPERACIÓN: Activos corrientes +

Propiedad, Planta y equipo.

COMPOSICIÓN DEL PATRIMONIO:

Capital social;

Superávit de capital ó Capital adicional pagado- Prima en acciones, etc. Utilidades retenidas apropiadas: Reservas. Utilidades retenidas no apropiadas: - Utilidades por distribuir ejercicios anteriores. - Utilidades por distribuir ejercicio actual. Superávit por valorizaciones. Revalorización del Patrimonio.

Inicio

CLASIFICACIÓN DEL ESTADO DE RESULTADOS

Compañía Se Armo La Gorda S.A.Estado de resultados

Del 1 de enero a diciembre 31 de 1999

Ventas netas a crédito X.XXXVentas netas de contado X.xxxTotal ventas del periodo X.XXXCosto de la mercancía vendida X.XXXUtilidad bruta en ventas X.XXXGastos de operación X.XXXGastos de administración y ventas X.XXXOtros gastos de operación X.XXXTotal gastos de operación X.XXXUtilidad operacional XXXXIntereses financieros X.XXXUtilidad antes de impuestos X.XXXImpuesto sobre la renta (35%) X.Xxx

Utilidad neta de/ periodo X.XXX

inicio

COMENTARIO GENERAL- Un estado de Resultados bien clasificado debe separar los ingresos y gastos originados en cada tipo de actividad que desarrolla la empresa para poder evaluar adecuadamente los resultados; por lo tanto deben separarse los diferentes tipos de utilidad: Operacional, financiera, por otros ingresos y gastos, por inflación, antes de impuestos y utilidad neta 6 después de impuestos.

Los ingresos financieros son originados por actividades de inversión; los gastos financieros son originados por actividades de financiación; evaluados conjuntamente, muestran, en parte, la utilidad generada por la gestión financiera, aunque entre ellos (ingresos financieros y gastos financieros ), no existe relación para analizar en forma suficiente el estado de resultados, es conveniente calcular en forma independiente, la utilidad que genera cada tipo de utilidad, ya que en dicho estado se presentan las cifras acumuladas.

CLASIFICACION DEL BALANCE GENERAL

Compañía Se Armo La Gorda S.A.Balance General a diciembre 31 de 1999

ACTIVOS PASIVOSEfectivo CxP proveedoresCxC clientes $ X. xxx Deudores a largo plazoInventario $ X.XXX Total PasivosTotal Activos Corrientes$ X@

PATRIMONIOActivos Fijos $ X.XXX Capital

Total Activos No $ X.XXX' Utilidades x distribuirCorrientes

Total Patrimonio

TOTAL ACTIVOS $ X.XXX

TOTAL PASIVO+PATRIMONIO $ X.XXX

EL FUNDAMENTO CONTABLE EN LA VALORACION DE EMPRESAS

Entender la contabilidad como un sistema de información de la actividad económica, desarrollada por una Entidad de cualquier naturaleza, implica tener una concepción integral de la variable tiempo, que comprende el pasado, presente y futuro.

Me interesa enfatizar este punto de vista, porque muchas veces se ha identificado la información contable solo con la historia y muy poco o nada con el futuro.

Considero conveniente citar una de las definiciones actuales, que apoya este argumento, elaborada por Gonzalo Angulo, Contable Español: "La contabilidad, como cuerpo de conocimientos, es una ciencia empírica, de naturaleza económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa v cuantitativa, del estado y la evolución económica de una entidad específica, realizada a través de métodos propios de captación, medida, valoración, representación e interpretación, con el fin de comunicar a sus usuarios información objetiva, relevante v válida para la toma de decisiones". (i)

Teniendo presentes estos conceptos, dado que la valoración de una empresa se construye con información proyectada a futura, se puede comprender

sin dificultad que está ubicada en el campo contable. además se apoya en cifras suministradas por los estados financieros como ocurre con el flujo de caja libre, uno de los métodos más utilizados en la actualidad para este propósito, y sobre el cual quiero hacer algunos comentarios.

Existen cinco principios contables: Entidad, Realización, Continuidad. Período Contable y Asociación de ingresos y gastos que, aplicados al desarrollo futuro de la empresa, constituyen el fundamento teórico de la valoración; a ellos se pueden agregar tres cualidades de la información, la objetividad, la verificabilidad y la pertinencia, necesarias para hacerla confiable frente a los usuarios.

La Entidad, constituye el postulado básico de la contabilidad. Es la razón de ser de todo el proceso de valoración, se debe calcular su valor actual de acuerdo a su comportamiento futuro.

La Realización, trata de identificar los hechos futuros que afectarán la situación financiera de la empresa y sus resultados.

La Continuidad, es un supuesto de vida indefinida, al valorar una empresa, de hecho se está aceptando dicho supuesto, va que si no existieran expectativas razonables sobre su funcionamiento futuro, no tendría sentido calcular el valor.

El periodo Contable, permite identificar y cuantificar unos hechos que ocurrirán en períodos futuros.

La asociación, trata de medir la utilidad en el futuro y esto implica hacer proyección de ingresos y gastos.

Por último las cualidades de la información, Objetividad y Verificabilidad, significan que los cálculos se hicieron sobre bases confiables, consultando el pasado y proyectando el futuro de acuerdo a las expectativas del mercado, los objetivos y estrategias de la empresa, así como las variables de¡ entorno y la Política económica; la Prudencia, por su parte, implica que el contenido de la información está acorde con las necesidades específicas del usuario y por consiguiente con el tipo de decisión que desea tomar, que en este caso, estará asociada al valor de la empresa.

Es muy claro que todo el proceso de valoración se dirige a determinar las utilidades que generará la empresa en el futuro, que sean realizables en efectivo; por lo tanto es Importante explicar más el concepto de utilidad, ya mencionado en los principios de Realización y Asociación.

El término fue definido inicialmente por la teoría económica clásica en cabeza de Adam Smith, mejorándose luego por otros economistas, entre ellos Hicks; en esencia, para que exista utilidad en un determinado período es necesario conservar el patrimonio inicial. Se puede hablar de Patrimonio Financiero, expresión monetaria de la participación que tienen los dueños en los activos, y de Patrimonio Operativo, la capacidad instalada, es decir. los activos, o recursos necesarios para que la empresa desarrolle su actividad económica. Este último es el que se utiliza en el Flujo de Caja Libre, instrumento que comprende dos partes: Flujos de caja libre operacional – FCLO y Flujo de Caja Libre Financiero -FCLF-.

En el primer caso, FCLO, se parte de los fondos Generados por la utilidad operacional. GIF - generación interna de fondos -, restando luego el capital de trabajo

operacional activos corrientes operacionales, menos pasivos operacionales totales -, los activos fijos de operación, y el impuesto de Renta pagado por la operación -, con esta estructura se proyectan entre cinco y diez períodos, calculando luego el valor presente de cada cifra de utilidades para cada uno; la sumatoria de ellas representa el valor total de la empresa, si a esta cifra se restan los pasivos, se obtiene el valor de la empresa para los dueños. Al calcular el valor presente, se utiliza una tasa de descuento que debe consultar el valor del dinero en el mercado, el costo de oportunidad, el costo de capital y el comportamiento futuro del interés, sobre unas bases contables.

En síntesis, el FCLO, contiene las fuentes Y aplicaciones de operación y el FCLF, las fuentes y aplicaciones de financiación e inversión - no operacionales -. Sin profundizar más en ésta técnica, que no es el tema a desarrollar, me interesa resaltar como el valor de la empresa se fundamenta en el concepto de Utilidad basado en la conservación del Patrimonio Operativo (FCLO=GIF - Capital de Trabajo - Activos Fijos de operación Impuesto operacional) y en la asociación de ingresos y gastos, que es el punto de partida de la GIF.

Por lo tanto, ni el significado de la Utilidad, ni el de los principios contables citados anteriormente, no son conceptos nuevos, puesto que ya habían sido desarrollados por la teoría económica y la teoría contable y constituyen la base teórica del valor de una empresa toda la información necesaria para desarrollar este proceso, conforma un Sistema Contable, es decir, un sistema de información con propósitos específicas, con todas las características para identificarse como Contable, considerando la definición de contabilidad presentada antes y luego los conceptos presentes en la Valoración.

Conviene hacer referencia, aunque sea rápidamente, a la normatividad contable vigente en Colombia. El Decreto 2649 de 1993 en su artículo 3ero. , "Objetivos básicos"'-, plantea que la información contable debe servir para:

1 . Predecir flujos de efectivo2. Apoyar a los administradores en la planeación,

organización, y dirección de los negocios.3. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito4. Evaluar la gestión.

Solo cito los artículos que pueden relacionarse con el tema de valoración.

Además el artículo 24: "Estados Financieros de Propósito Especial" y el Artículo 31 " Estados preparados sobre una base de contabilidad distinta de los principios de contabilidad Generalmente aceptados" - del mismo decreto -, permiten preparar información con propósitos especiales, utilizando principios y técnicas diferentes a los allí planteados, cuando sea necesario, sin que por tal motivo, no se considere como contable, la información para valorar una empresa, queda incluida perfectamente con este propósito especial.

Las anteriores ideas, pretenden llamar la atención sobre la naturaleza económica integral de la información contable; no tiene ningún sentido conceptual ni práctico establecer una división estricta entre Contabilidad Finanzas -, al contrario, se corre el riesgo de desaprovechar parte del potencial informativo, pues se trata -A-, analizar la empresa como Unidad Económica; sobre ella se pueden confeccionar diferentes sistemas de información contable con propósitos específicos,

dirigidos a diferentes usuarios, con una finalidad única y en general: Facilitar la toma de decisiones.

(1) TUA PEREDA JORGE " Evolución del concepto de contabilidad a través de sus definiciones". Lecturas de teoría e investigación - contable. Medellín 1995. Ediciones Gráficas Ltda. Centro Interamericano jurídico financiero. Pag. 183.

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