“SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS”

Dentro de una organización existen personas que participan de forma directa e indirecta

en las reuniones para la toma de decisiones, son personas con peso en su opinión

debido a que muchas de ellas cuentan una carrera de años que los hace contar con

experiencia en cierta área, y esto hace valer su opinión. Pero además de esa experiencia,

hay factores que se deben tomar en cuenta para que estas personas consideradas claves

en la organización, puedan emitir su juicio de manera correcta, basados no solo en sus

habilidades, sino también en la información suministrada. Estas personas por lo regular

son los que llamamos “ejecutivos” de una organización, y son quienes toman un papel

muy importante, ya que por medio de ellos, se conduce el timón de la organización y se

busca tomar decisiones enfocadas al éxito de la empresa.

Los sistemas de apoyo a ejecutivos, son creados específicamente a la alta dirección,

posicionándose en un factor clave, debido a que buscan que se pueda observar,

monitorear y dar seguimiento a los factores críticos para el éxito de la organización.

Entrelazan información interna y externa de la empresa, planteando un panorama

completo para la toma correcta de decisiones.

Para conducir una empresa al éxito, no importando su naturaleza, se debe estar saturado

de la información necesaria, es decir, se debe conocer, comprender, analizar nuestros pro

y contra, hacer énfasis en nuestras áreas fuertes y mejorar las débiles. Es ahí donde la

información proporcionada o suministrada, juega un papel importante debido a que un

sistema que apoye directamente a los altos ejecutivos, le permitirá mejorar su panorama

para dirigir a la organización.

El sistema de apoyo a ejecutivos, debe contar con ciertas características para que sea

efectivo, dentro de ellas están:

- Buscar cubrir las necesidades particulares de la alta administración.

- Filtrar y dar seguimiento a la información crítica de la organización.

- Se debe desarrollar información por gráficas y tabulares de alta calidad.

- La información debe estar accesible en línea.

Adicionalmente, a las anteriores características es necesario que se cumplan algunos

factores como por ejemplo, que la información suministrada se vea bien; que sea

relevante; rápida; y que información esté disponible y actualizada.

Estos sistemas de apoyo, constituyen una herramienta muy útil para la toma de

decisiones, sin embargo, no significa que por tener los sistemas más avanzados

tecnológicamente se tomarán buenas decisiones, o que guiará a la empresa hacia el

éxito. Si no más bien, se trata de que al contar con un sistema enfocado directamente

hacia los ejecutivos, se tiene la oportunidad de solucionar una situación que se presente,

de forma más eficaz y eficiente buscando la mejor alternativa que la alta dirección

considere correcta y oportuna según sea el caso buscando como objetivo común un

resultado positivo que saque a flote la organización.

Toda información antes de serlo, debe ser procesada, según los datos proporcionados de

la compañía vista desde adentro y fuera de ella, posteriormente esos datos deben ser

unificados para transformarse en información.

Es fundamental que el sistema de información implementado funcione a la perfección y

se convierta en una herramienta totalmente confiable para los ejecutivos que la utilizan.

Debido a que de nada serviría, contar con un sistema que no permita contar con un

ambiente claro y que sea inseguro o en el peor de los casos equivocado.

Las grandes organizaciones vanguardistas continuamente se encuentran sometidas a la

toma de decisiones, ya que tienen que ir implementando nuevas estrategia para salir

adelante.

La información hacia la alta dirección de esas compañías adquiere un rol fundamental, y

por ello un valor inigualable, debido a que estos ejecutivos ven el desarrollo de la

organización de forma global, observan resultados, se guían a través de cifras, gráficas,

etc., es decir, que la información debe ser resumida al resultado. Ellos no cuentan con el

tiempo suficiente para detenerse en ver el detalle de lo que ocurre internamente y a su

alrededor, por esta razón es fundamental que la información que reciban sea real, precisa

y oportuna.

Se debe tener conciencia de que estos sistemas de apoyo para los ejecutivos deben estar

totalmente actualizados, con el fin de que las decisiones que se tomen, vayan de la mano

a los datos reales, y si fuera necesario ir continuamente modificando y actualizando los

sistemas de apoyo, por la evolución que se vaya dando por factores internos y externos.

La implementación y desarrollo de los sistemas de apoyo para ejecutivos, se debe diseñar

para el usuario del sistema, es decir, que se debe desarrollar en base a lo que el ejecutivo

requiera determinando sus necesidades, sin olvidar los objetivos principales de la

empresa a corto y mediano plazo. Se debe definir la información que se necesita para dar

seguimiento al cumplimiento de estos objetivos paso a paso para que se cumpla el

objetivo común y global que es crear una empresa de éxito dentro del mercado. Este

sistema de apoyo es importante que cuando se aplique a la organización se haga

partiendo de cero, y que a su vez se modifique el sistema actual ajustándose a las

necesidades de los ejecutivos, para ello es preferible que se cuente de preferencia con

la ayuda de técnicos externos con experiencia en el tema.

Este sistema cuenta con grandes ventajas como las que ya se mencionaron, pero también

cuenta con desventajas tales como: La aplicación de este sistema requiere de un alto

costo dependiendo del tamaño de la organización. Además se debe contar con el

personal adecuado que tenga el tiempo suficiente para crear, planificar y desarrollar el

sistema. Se debe tener en cuenta que hay que implementar un control que mida el

desarrollo de la aplicación.

Por otro lado, se debe manejar la reducción de resistencia al cambio, ya que no todos los

ejecutivos aceptan algo tan drásticamente diferente en donde se ven comprometidos a

emitir su juicio y definir una orientación de la empresa.

Hoy en día, la tecnología juega un papel sumamente importante para cualquier compañía

en el planteamiento de posibles soluciones para los distintos problemas que pueden darse

dentro de una organización. Continuamente expertos en el tema, van mejorando y

afinando cada vez más los sistemas a utilizar con el fin de convertir a las empresas

vanguardistas en compañías cada vez más y más competitivas.