Sistematizacion de Auditoría de Cobertura - 2013 (Vers 3 0) (2)
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Hacia una cobertura con calidad en las Instituciones Educativas “SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA EXTERNA A LA GESTIÓN DE MATRÍCULA Y COBERTURA 2013, EN 30 ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DE MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL VALLE” (Versión 3.0) Documento Elaborado por: LUIS EDUARDO VALENCIA MOSQUERA SANTIAGO DE CALI, ABRIL 7 DE 2014
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Auditoria 2013
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Hacia una cobertura con calidad en las Instituciones Educativas
“SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA EXTERNA A LA GESTIÓN DE MATRÍCULA Y COBERTURA 2013, EN 30 ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS DE MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL VALLE” (Versión 3.0)
Documento Elaborado por: LUIS EDUARDO VALENCIA MOSQUERA
SANTIAGO DE CALI, ABRIL 7 DE 2014
SED - ETValle Subsecretaría de Cobertura Educativa ____________________________________________________ levam
2
Departamento del Valle del Cauca UBEIMAR DELGADO BLANDON Gobernador Secretaría de Educación Departamental NELSON RAFAEL VARGAS MUÑOZ Secretario de Educación Departamental JOSÉ GUSTAVO PADILLA OROZCO Subsecretario de Cobertura Educativa Grupo Subsecretaría de Cobertura año 2014 SARA DIANA URBANO BURBANO Líder proceso Permanencia DIEGO JAVIER CASTRO DURÁN Líder Proceso Acceso IDA PATRICIA PRADO Profesional Universitario LUCINA MARÍN TORRES Directora de Núcleo CILIA MERCEDES GONZALEZ CANIZALES Profesional Universitario LUCIA GALEANO BECERRA Profesional Universitario ANDRES LÓPEZ ALARCÓN Profesional Universitario CARMEN ELISA LOZANO Profesional Universitario LUIS EDUARDO VALENCIA MOSQUERA (levam)
Instructor docente Apoyo a procesos de Cobertura MARÍA LILIANA VALDERRAMA MESA Auxiliar Administrativa LUCÍA ESTEHR CADENA Técnico
SED - ETValle Subsecretaría de Cobertura Educativa ____________________________________________________ levam
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1 Introducción…………………………………………………………………………… 4
2 Identificación del proceso de auditoría externa a la gestión de matrícula y de
cobertura del servicio educativo……………………………………………………
5
2.1 Ubicación geográfica de los Municipios no certificados del Valle que se focalizaron en la auditoría externa………………………………………………….
6
2.2 Establecimientos Educativos seleccionados para la auditoría………………… 6
3 Alcance de la sistematización de la experiencia de auditoría externa 2013… 7
4 Resultados de la aplicación de la lista de verificación de cobertura…………… 7
4.1 Establecimientos Educativos que presentaron total conformidad frente a la lista de verificación de cobertura……………….…………………………………
7
4.2 Establecimientos Educativos que presentaron más de una (1) NC………………………………………………………………………………………
8
4.3 Puntos de la lista de verificación que resultaron sin ninguna NC, en la auditoría……………………….…………………………………………………….…
9
4.4 Puntos de la lista de verificación que observaron una Frecuencia superior a una (1) NC, en la auditoría …………………………………………….….………...
10
4.5 Puntos de la lista de verificación que observaron mayor frecuencia de NC en
la auditoría ……………………….…………………………………………………...
10
5 Inconsistencias Halladas en documentos, empleados en la auditoría externa 2013………………………………………………….…………………………………
11
6 Conclusiones…………………………………………………………………………. 13
6.1 Recomendaciones…………………………………………………………………… 13
7 Anexos………………………………………………………………………………… 15
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“SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA EXTERNA A LA
GESTIÓN DE MATRÍCULA Y COBERTURA 2013, EN 30 ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS DE MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL VALLE”
1. INTRODUCCIÓN
La Secretaría de Educación Departamental (SE) Entidad Territorial del Valle,
dando cumplimiento a las directrices establecidas en la Resolución 1084 de mayo
30 de 2012, realizó el proceso de Auditoría Externa entre el 1 y 30 de abril de
2013. La Auditoría es parte de la Gestión de Matrícula y Cobertura del Servicio de
Educación con el objetivo de analizar las inconsistencias y las oportunidades de
mejora en el interior de cada uno de los (EE) Establecimientos Educativos.
Este documento tiene como objetivo sistematizar el ejercicio de la auditoría
externa a la Gestión de Matrícula y Cobertura en los establecimientos educativos
realizado en abril de 2013. En especial se busca reflexionar sobre los documentos:
Oportunidades de Mejora e Inconsistencias Detectadas; Informe de Auditoría
Formato; Lista de Verificación1 y Actas de inicio y de Cierre. Es decir, ir más allá
del análisis documental de la auditoría, conocer el nivel de las no conformidades
en los EE y generar algunas recomendaciones en las conclusiones, que podrían
ser de utilidad para las auditorias futuras.
Se describe, en primera instancia, una identificación del proceso de auditoría y los
Municipios donde se efectuó; luego un breve análisis y reflexión estadística a las
conformidades, no conformidades obtenidas; se listan los hallazgos en Registros
de 30 EE; y al final, las conclusiones y recomendaciones.
Se agradece a Roberto A. Manzano J. y Lucina Marín quienes fueron auditores del
proceso 2013, a los compañeros Diego J., Castro D., Sara Diana Urbano B., Ida
Patricia Prado B. y al Doctor Gustavo Padilla O., por sus valiosos aportes.
1 La Lista de Verificación de Cobertura con 38 puntos, se presentan en el Anexo 1
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2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA EXTERNA A LA GESTIÓN
DE MATRÍCULA Y DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO.
De acuerdo con lineamientos del Ministerio de Educación Nacional MEN (2012)2,
el propósito de Realizar Auditoría al Macroproceso de Gestión de la Matrícula y de
Cobertura del Servicio en los EE consiste en analizar tanto el comportamiento del
mismo como las conformidades y no conformidades, lo cual permite mantener un
enfoque de autocontrol y mejoramiento continuo.
Inicia con la planeación y organización de las Auditorias al Macroproceso de
Gestión de la Cobertura en los EE, esto permite visualizar las inconsistencias y
oportunidades de mejora en la ejecución de la gestión; y termina con la
actualización de los reportes consolidados de matrícula y su envío a la instancia
superior: GAGEM o Unidades desconcentradas, SE, MEN.
Los funcionarios designados de la SE analizan la información de novedades de
matrícula reportada por los EE y la confrontan con el Informe de Auditoría Interna.
Algunos de los pasos a seguir en la auditoría son:
Planear la auditoría externa; seleccionar el equipo de auditoría externa; programar
los EE; preparar el plan de auditoría; comunicar a los auditados sobre el plan de
auditoría; preparar documentos de trabajo: Formatos, normas, guías y registros;
realizar lista de verificación para auditoría; ejecutar auditoría en sitio, realizar
informe de auditoría; verificar el cumplimiento del informe de auditoría; consolidar
los registros de las no conformidades, hacer informe y enviar al auditor líder;
entregar informes al líder del proceso; realizar cierre del plan de auditoría;
comunicar al EE la autorización de corrección de no conformidades que puedan
ser solucionadas; actualizar registro de matrícula; identificar casos críticos y remitir
a asuntos disciplinarios; archivar documentos de gestión. 2 MEN, Diseño detallado del subproceso “C05.01 auditoría de matrícula” perteneciente al Macroproceso “C.
gestión de la cobertura del servicio educativo” y proceso “C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula”. Bogotá, Colombia. 2012
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2.1 Ubicación geográfica de los Municipios no certificados del Valle
que se focalizaron para la auditoría externa.
En el mapa 1 puede observarse la ubicación geográfica de los municipios no
certificados del Valle del Cauca, en los cuales se encuentran los respectivos EE, a
los que se aplicó la auditoría externa.
Mapa 1. Municipios intervenidos en la auditoría externa.
Fuente: http://www.valledelcauca.com/valle.php. Modificado por el autor del presente documento, por necesidad didáctica.
* El número entre paréntesis indica la cantidad de EE auditados en el Municipio.
2.2 Establecimientos Educativos seleccionados para la auditoría.
Mediante Acta del Comité de Cobertura fechada febrero 28 de 2013 se acordaron,
entre otros los criterios, aplicar la auditoría a 40 EE y se hizo la selección de ellos,
de acuerdo con los criterios establecidos. Sin embargo, por razones, que se
comentan, de estricta disponibilidad presupuestal, éste proceso se aplicó a 30
EE3. Los 30 EE se distribuyen en 25 municipios no certificados, mapa 1.
3 El listado de los 30 EE se encuentran en el Anexo 2
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3. ALCANCE DE LA SISTEMATIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA DE AUDITORÍA
La sistematización de la auditoría externa constituye, para la Secretaría de
Educación Departamental Entidad Territorial Valle, una experiencia de valor toda
vez que se traduce en un aporte que enriquece las auditorías externas futuras en
nuestros EE. Esta sistematización tiene como objetivo escudriñar y reflexionar en
la relación de los documentos y en las experiencias vividas, aquellos elementos
que articulan el proceso de matrícula y cobertura, que permiten una participación
de control cada vez más eficiente y enriquecedor de aprendizajes permanentes.
Definiendo el alcance de la sistematización, se trata no de hacerla sobre todas las
actividades del proceso de auditoría como tal, sino que se concreta en especial a
la organización de resultados, al estudio de la lista de verificación, formatos,
registros y seguimiento al proceso de apertura y de cierre de la auditoría externa.
4. RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN DE
COBERTURA, EN LA AUDITORÍA EXTERNA.
Los resultados se clasifican en dos, los que se refieren a los obtenidos en los EE y
la reflexión sobre los puntos de la lista de verificación de cobertura.
4.1 Establecimientos Educativos que presentaron total conformidad
frente a la lista de verificación de cobertura.
Al aplicar la Lista de verificación a los 30 EE, solo ocho (8) resultaron con total
conformidad. Es decir, algo más de la cuarta parte de EE auditados (el 26,66%)
están llevando adecuadamente el proceso de gestión de matrícula y de Cobertura
del Servicio Educativo, como lo precisa la Resolución 1084 de mayo 30 de 2012.
En la tabla 1 se destacan los ocho (8) EE que registraron cero NC con relación a
la lista de verificación de cobertura.
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Tabla 1. EE de la SE Valle que presentaron total conformidad
GAGEM MUNICIPIO ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO (EE) NC
2 PRADERA IE ATENEO 0*
3 RESTREPO IE JORGE ELIECER GAITAN 0
3 SAN PEDRO IE MIGUEL ANTONIO CARO 0*
6 LA UNIÓN IE SAN JOSE 0
8 ANSERMANUEVO IE SANTA ANA DE LOS CABALLEROS 0
8 ARGELIA IE GILBERTO ALZATE AVENDAÑO 0
8 EL ÁGUILA IE EL AGUILA 0
8 ULLOA IE LEOCADIO SALAZAR 0
Fuente: Creado por el autor del presente documento sobre la base de datos encontrados en archivo,
* Respondieron afirmativamente el punto No. 30 de la Lista de Verificación
4.2 Establecimientos Educativos que presentaron más de una (1) NC.
La gráfica 1, muestra el número de no conformidades en cada uno de los 22 EE..
El 50% de estos establecimientos educativos auditados tuvieron entre 1 y 4 NC; el
otro 50% entre 5 y 17 inconformidades. La Institución Educativa con mayor
número de no conformidades registró 17, es decir el 44,7% en relación con los 38
puntos, de la lista de verificación de cobertura.
Gráfica1. Cantidad de NC por Establecimientos Educativos
0 2 4 6 8
10 12 14 16 18
IE A
RTU
RO
GO
ME
Z …
IE L
A C
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SOLI
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Tabla 2. Distribución de No-Conformidades (NC) encontradas en los Veintidós (22) EE
GA-GEM
Municipio Nombre EE Frec. de NC
Números de la NC (De la Lista de Verificación)
% de NC por EE (Respecto
a los 38 puntos)
5 CAICEDONIA IE LA CONSOLITA 1 11 2,63%
6 LA UNIÓN IE MAGDALENA ORTEGA 1 38 2,63%
6 ZARZAL IE EFRAIN VARELA VACA
1 38 2,63%
8 ALCALÁ IE ARTURO GOMEZ JARAMILLO
1 35 2,63%
8 EL ÁGUILA IE SANTA MARTA 1 37 2,63%
2 EL CERRITO IE JORGE ISAACS 2 11, 13 5,26%
5 SEVILLA IE SEVILLA 2 11, 12 5,26%
6 TORO IE FRAY JOSE JOAQUIN ESCOBAR
2 8, 38 5,26%
6 VERSALLES IE LA INMACULADA 2 32, 38 5,26%
3 GUACARÍ IE ESCUELA NORMAL SUPERIOR MIGUEL DE CERVANTES SAAVEDRA
3 8, 11, 24 7,89%
4 TRUJILLO IE SAGRADO CORAZON DE JESUS
4 7, 21, 37, 38 10,53%
3 YOTOCO IE ALFONSO ZAWADZKY 5 8, 13, 15, 21, 24 13,16%
4 ANDALUCÍA IE ELEAZAR LIBREROS SALAMANCA
5 7, 13, 21, 31, 32 13,16%
4 TRUJILLO IE JULIAN TRUJILLO 5 4, 7, 15, 21, 28 13,16%
1 DAGUA IE BORRERO AYERBE 7 12, 14, 15,16, 20, 31, 32
18,42%
1 LA CUMBRE IE MARIA AUXILIADORA 7 1, 5, 8, 15, 25, 35, 37 18,42%
2 GINEBRA IE MANUELA BELTRAN 7 7. 12, 16, 21, 32, 34, 37
18,42%
4 BUGALA-GRANDE
IE ANTONIO NARIÑO 8 1, 5, 7, 15, 21, 25, 28, 37
21,05%
1 YUMBO IE CEAT GENERAL PIERO MARIOTTI
9 1, 5, 15, 21, 23, 24, 25, 37, 38
23,68%
1 DAGUA IE EL PALMAR 11 7, 12, 15, 21, 22, 23, 24. 28, 31, 32, 37
28,95%
5 CAICEDONIA IE ANTONIA SANTOS 13 1, 2, 3, 16, 17, 18, 19, 22,23, 24, 25 37, 38
34,21%
3 CALIMA EL DARIEN
IE SIMON BOLIVAR 17 4, 6, 8, 14, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 30, 37, 38
44,74%
Fuente: Creado por el autor del presente documento sobre la base de datos encontrados en archivo,
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En la tabla 2 se muestra la cantidad de las NC en el proceso de Matrícula y
Cobertura del Servicio Educativo hallada en los 22 EE restantes, de los 30
auditados, toda vez que éstos tuvieron al menos una (1) no conformidad.
Es momento de recordar que las NC se convierten en oportunidades de mejora
para el EE y para el Sistema Educativo de la entidad territorial.
4.3 Puntos de la lista de verificación que resultaron sin ninguna NC, en
la auditoría.
De los 38 puntos de la lista de verificación aplicada en la auditoría resultaron
cuatro (4) sin ninguna NC, en los 30 EE, dichos puntos corresponden a los
numerales: 10, 27, 29 y 33, cuyo contenido se precisa en la tabla 3.
Tabla 3. Verificaciones con total conformidad
No. de la
Lista Cuatro Verificaciones de Cobertura presentaron total conformidad en los EE, (cero NC)
10. Verificar número de cupos disponibles según la capacidad instalada.
27. Verificar si hay aulas disponibles en la mañana y en la tarde.
29. ¿Qué medios de transporte hay disponibles para el acceso a la Institución Educativa?
33. Identificar estrategias que se han implementado para la permanencia de los estudiantes con
recursos de gratuidad o de calidad.
Los restantes 34 puntos de la Lista de Verificación presentaron al menos una (1)
No-Conformidad en los distintos EE auditados.
4.4 Puntos de la lista de verificación que observaron una Frecuencia
superior a una (1) NC, en la auditoría.
En la tabla 4 se muestra la frecuencia de NC obtenida en la auditoría, teniendo en
cuento el total de 116 NC, (según los registros de 38 puntos en la lista de
verificación), aplicados en cada EE.
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Tabla 4. Frecuencia de NC, halladas según puntos de la Lista de Verificación.
No. De la
Lista*
Frecuencia
de NC
No. De la
Lista*
Frecuencia
de NC
No. De la
Lista
Frecuencia
de NC
1 4 14 2 27 0
2 1 15 6 28 3
3 1 16 4 29 0
4 2 17 2 30 3
5 3 18 2 31 3
6 1 19 2 32 5
7 6 20 2 33 0
8 5 21 9 34 1
9 1 22 3 35 2
10 0 23 4 36 0
11 4 24 6 37 9
12 4 25 5 38 8
13 3 26 0
Total de NC: 116
Fuente: Creado por el autor del presente documento sobre la base de datos encontrados en archivo,
* En el orden ascendente como aparece el Formato C05.01.F04
4.5 Puntos de la lista de verificación que observaron mayor frecuencia
de NC en la auditoría.
De los 38 puntos de la Lista de Verificación, se presentaron en total 116 NC. La
tabla 5 muestra las tres verificaciones 21, 37 (moda) y 38 con mayor frecuencia
de no conformidades.
Cuadro 5. Verificaciones con mayor frecuencia de NC
Verificación con mayor NC Cantidad de NC
21. Verificar el número de traslados según los cupos asignados para éstos. 9
37. Verificar la identificación y caracterización de la población en condición de vulnerabilidad.
9
38. Verificar que los estudiantes en el SIMAT, estén registrados en el Libro de Matrícula y carpeta por estudiante
8
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5. INCONSISTENCIAS HALLADAS EN LOS DOCUMENTOS EMPLEADOS EN
LA AUDITORÍA EXTERNA 2013.
Teniendo en cuenta las condiciones de los registros en formatos oficiales del
proceso de auditoría archivados en la SE, se observan algunas inconsistencias,
que se presentan a continuación:
* Algunos Formatos empleados en la auditoría no tienen el código distintivo. Así
mismo, en algunos casos no aparece el nombre del formato. (Pág. 29, 34, 44 del
archivo que reposa el Cobertura de la SE)
* En algunos formatos no se registra el nombre del Establecimiento Educativo al
cual corresponde dichos datos, con excepción de C05.01.F04.
* Ninguno de los formatos empleados en la auditoría aparece el nombre del
municipio al cual pertenece el Establecimiento Educativo.
* Se observan hojas (independientes) con nombres y firmas que verifican un
determinado proceso, pero a pesar de estar compaginadas de manera ordenada
en la carpeta de archivo, pueden prestarse para confusiones, dudas, o erradas
interpretaciones. (Pág. 83, 113)4
* Al finalizar el proceso de verificación, es necesario precisar los nombres, las
firmas del equipo auditor y explicitar sus cargos.
Lista de Verificación de Cobertura.
En al menos un EE no se presentó el Libro de Matrícula; pero este hecho no fue
registrado como hallazgo, o No Conformidad. Toda vez que no existe un punto en
la Lista de Verificación de Cobertura que pueda destacar este hecho. El punto 38
no es suficientemente explícito en este sentido.
Acta de apertura de la auditoría.
De los 30 EE auditados se hallaron 27 Acta de inicio; 3 EE que no lo presentaron,
o no se encuentran en el respectivo archivo de la Subsecretaría de Cobertura
Educativa.
4 Páginas relativas al archivo de la Auditoría 2013 que reposa en Cobertura de la Secretaría de Educación Valle.
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La mayoría de Actas están firmadas por los participantes de la apertura de la
auditoría. Algunas Actas no tienen firmas (Pág. 137, 187)
Algunas Actas tienen un anexo de Certificado de Asistencia oficial con las firmas
respectivas de los asistentes; Algunas Actas sencillamente no están firmadas.
Registros de Oportunidades de Mejoramiento e Inconsistencias Detectadas
(Formato C05.01.F02).
En algunos de estos registros el nombre del proceso es incorrecto. (Página 23)
La constancia “Firmas y Aprobaciones” donde aparecen los Nombres, Cargos y
Firmas del equipo auditado, Rector y GAGEM - Unidad Desconcentrada, está
impresa en una hoja independiente. (Pagina 43, 58, 299)
Informe de Auditoría (Formato C05.01.F03)
* Este documento aparece con solo una firma, la del auditor responsable de la
Secretaría de Educación Departamental.
Acta de Cierre de la Auditoría.
* En ningún caso se emplea el formato recomendado por el MEN, como
documento finalizador o de cierre del proceso de Auditoría Externa, Formato
B02.03.f01, Acta de Reunión5.
* En algunos de los cierres realizados, no se registran las firmas de los presentes
en la reunión, al menos las del Rector y del GAGEM o Unidades desconcentradas.
* En al menos un registro de Conformidades y No Conformidades se señaló
“Cerrado” sin realizar el debido proceso. (Pág. 70 – 73)
5 MEN. Diseño Detallado del Subproceso “C05.01 auditoría de matrícula”. Pág. 16
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6. CONCLUSIONES
Los documentos de la auditoría 2013 se encontraron en muy buenas condiciones
de archivo para su estudio. Sin embargo es necesario que se coloque una última
hoja en las carpetas del archivo, con el listado de los EE, en su respectivo orden.
Estadísticamente, el 26,66% de los EE auditados tuvieron total conformidad con
respecto a la lista de verificación. El 36,37% de los EE resultaron con menos de 4
NC; y el otro 36,37% de EE presentaron entre 5 y 17 NC.
De los 30 EE auditados, el 10% reporta al menos una Sede Educativa con
problemas, en su entorno, de conflicto armado.
No aparece Acta de Inicio de 3 EE; No aparece Registros de Oportunidades de
Mejoramiento de 3 EE no presentaron; No aparece Informe de Auditoría de 4 EE.
De acuerdo con el estado de dichos registros encontrados, se hace una serie de
recomendaciones, con el fin de mejorar el proceso de auditoría externa en el año
2014, toda vez que contribuye al aprendizaje permanente y enriquecimiento del
macroproceso C de Cobertura del Servicio Educativo, en la Entidad Territorial
Valle.
6.1 Recomendaciones.
* Código y Nombre de todos los Formatos. Todo formato empleado en
auditorías debe señalar explícitamente su código y el nombre respectivo.
* Adicionar una casilla en los Formatos C05.01.F02 y C05.01.F03 precisando el
nombre del Establecimiento Educativo y el municipio al cual pertenece, ya que el
formato original empleado no lo explicita.
* Formato Informe de Auditoría, C05.01.F03. Al menos deben aparecer dos
firmas, la del Auditor y la del Auditado.
* La constancia de Registro de Conformidades y No conformidades Detectadas
por parte de los auditores (nombres, cargos y firmas de auditores) debería estar
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impreso en el respaldo de la última página del Formato C05.01.F02. Se propone
lo siguiente:
Resultados del Plan de Acción
Establecimiento Educativo y Municipio:
Fecha: DD/MM/AA Proceso: 1. “Cerrado” □
2. “Vencido-pendiente” □
Cargo: Equipo Auditor: Nombre completo Firma
________________
________________
________________
________________
________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
Rector: _______________________________
_________________________
* Así mismo, si no se emplea el formato adecuado, o Acta de Reunión para cerrar
la auditoría, se recomienda otro cuadro igual al anterior, impreso en la misma
página del Formato C05.01.F02 (es decir, dos cuadros); el primero para el Cierre
de Auditoría el mismo día de la aplicación; y el segundo en caso de presentarse
“Vencido-pendiente” después de seguimiento, cuando se verifique la corrección de
la deficiencia en el EE, acordada en la fecha del plan de acción.
* Adicionar en la Lista de Verificación de Cobertura, 2014 Formato C05.01.F04
algunos puntos específicos en los que se pueda verificar la existencia de Libros de
Matrícula, carpetas por estudiante y demás documentación propios de cobertura.
* Ampliar el contenido, en la Lista de Verificación, de los puntos 21, 37 y 38 de la
que obtuvieron mayor frecuencia de NC en la auditoría, a fin de escudriñar
causales y consecuencias, relacionados con estos.
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7. ANEXOS.
ANEXO 1 LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORÍA EXTERNA, DE 38 PUNTOS, APLICADOS A 30 ESTABLECIMIENTOS EUCATIVOS DE LA SEDVALLE- 2013 EN EL FORMATO C05-01-F04
1. Verificar la divulgación ante la comunidad educativa del acto administrativo que determina la organización del macroproceso gestión de la cobertura educativa del servicio educativo en la EE. 2. Verificar si se realizó el proceso de proyección de cupos y de manera oportuna. 3. Verificar si se realizó el subproceso de prematrícula en el establecimiento Educativo y si éste fue oportuno. 4. Verificar la realización del subproceso de gestión traslados en el establecimiento Educativo y si se hizo de manera oportuna si se ha hecho el seguimiento correspondiente. 5. Verificar la asignación de cupos a niños procedentes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en el establecimiento Educativo y si se realizó de manera oportuna. 6. Verificar la realización del subproceso de inscripción de alumnos nuevos y si se ejecutó de manera oportuna. 7. Verificar la realización del subproceso de asignación de cupos, teniendo en cuenta los criterios establecidos y si éste se ejecutó de manera oportuna 8. Verificar la realización del subproceso registrar matrícula y si éste se ejecutó de manera oportuna. 9. Verificar la realización del subproceso novedades de matrícula y si se hizo de manera oportuna. 10. Verificar número de cupos disponibles según la capacidad instalada. 11. Verificar el número de cupos proyectados con respecto al registro de matrícula real encontrado. 12. Verificar si hay desfase entre los cupos ofrecidos y los alumnos inscritos. 13. Verificar si la asignación de cupos nuevos cumplió con los criterios de asignación definidos. 14. Verificar el número de alumnos inscritos según el número de cupos asignados. 15. Verificar el número de alumnos por salón y por grado. 16. Verificar el número de traslados desde y hacia la Institución. 17. Verificar si se tramitaron todas las solicitudes de traslado. 18. Verificar la duración del proceso de traslado. 19. Verificar cuántos estudiantes fueron efectivamente trasladados. 20. Verificar si los traslados provienen de establecimientos cercanos. 21. Verificar el número de traslados según los cupos asignados para éstos. 22. Verificar el porcentaje de retiros y porcentaje de deserción por grado año lectivo anterior. 23. ¿Hay registro de los motivos de la deserción o retiro? 24. ¿Hubo seguimiento a esos estudiantes?
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25. Rendimiento: tasa de aprobación y tasa de repitencia, año lectivo anterior. 26. Verificar y describir acciones de estímulo a la demanda, conjunto con Alcaldía y otros entes. 27. Verificar si hay aulas disponibles en la mañana y en la tarde. 28. Vías de acceso a cada sede y distancia que la separa de los hogares de los estudiantes. 29. ¿Qué medios de transporte hay disponibles para el acceso a la Institución Educativa? 30. ¿Hay alguna sede con problemas de conflicto armado? ¿Cuál? 31. Identificar estrategias que se han implementado para el acceso de la población que está por fuera del sistema con recursos de gratuidad o de calidad. 32. ¿Cuánto fue la inversión y cuántos los beneficiados? 33. Identificar estrategias que se han implementado para la permanencia de los estudiantes con recursos de gratuidad o de calidad. 34. ¿Cuánto fue la inversión y cuántos los beneficiarios? 35. Verificar el estado de actualización de los estudiantes en el SIMAT. 36. Verificar el cumplimiento de la norma con relación a la gratuidad de educación. 37. Verificar la identificación y caracterización de la población en condición de vulnerabilidad. 38. Verificar que los estudiantes en el SIMAT, estén registrados en el Libro de Matrícula y carpeta por estudiante Notas:
1. El cuestionario se responde con una (X) en dos columnas. C (conforme) o NC (no conforme) 2. Adicionalmente tiene una columna de “Observaciones” para anotar los datos complementarios que permitan aclarar la respuesta en cuestión. 3. Las preguntas a los puntos 23, 24, 29, 30, 32 y 34 se debe ampliar en la casilla de observaciones. 4. En la página final se registran los nombres y firmas tanto de Auditores como del auditado.
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Anexo 2
Cuadro 2. Total de EE auditados en abril de 2013
No. GAGEM MUNICIPIO EE
1 1 DAGUA IE BORRERO AYERBE
2 1 DAGUA IE EL PALMAR
3 1 LA CUMBRE IE MARIA AUXILIADORA
4 1 YUMBO IE CEAT GENERAL PIERO MARIOTTI
5 2 EL CERRITO IE JORGE ISAACS
6 2 GINEBRA IE MANUELA BELTRAN
7 2 PRADERA IE ATENEO
8 3 CALIMA EL DARIEN IE SIMON BOLIVAR
9 3 GUACARÍ
IE ESCUELA NORMAL SUPERIOR MIGUEL DE CERVANTES SAAVEDRA
10 3 RESTREPO IE JORGE ELIECER GAITAN
11 3 SAN PEDRO IE MIGUEL ANTONIO CARO
12 3 YOTOCO IE ALFONSO ZAWADZKY
13 4 ANDALUCÍA IE ELEAZAR LIBREROS SALAMANCA
14 4 BUGALA-GRANDE IE ANTONIO NARIÑO
15 4 TRUJILLO IE SAGRADO CORAZON DE JESUS
16 4 TRUJILLO IE JULIAN TRUJILLO
17 5 CAICEDONIA IE LA CONSOLITA
18 5 CAICEDONIA IE ANTONIA SANTOS
19 5 SEVILLA IE SEVILLA
20 6 LA UNIÓN IE SAN JOSE
21 6 LA UNIÓN IE MAGDALENA ORTEGA
22 6 TORO IE FRAY JOSE JOAQUIN ESCOBAR
23 6 VERSALLES IE LA INMACULADA
24 6 ZARZAL IE EFRAIN VARELA VACA
25 8 ALCALÁ IE ARTURO GOMEZ JARAMILLO
26 8 ANSERMANUEVO IE SANTA ANA DE LOS CABALLEROS
27 8 ARGELIA IE GILBERTO ALZATE AVENDAÑO
28 8 EL ÁGUILA IE EL AGUILA
29 8 EL ÁGUILA IE SANTA MARTA
30 8 ULLOA IE LEOCADIO SALAZAR
