9. CONTROL DE OBRA

INTRODUCCIÓN

La bitácora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de comunicación, además de ser un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicio, regulando y controlando la ejecución de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos, así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.

La bitácora de obra es la herramienta en la que el supervisor y el contratista apuntalan su actuación. Por ello debe evitar los problemas relacionados con registros insuficientes e incluso ausencia de la misma, ya que repercuten finalmente en la recepción de la obra y en el cierre del contrato.

Para enfrentar esta problemática con una posición y actitud de prevención, se ha considerado importante mostrar la relevancia y el significado de la bitácora y establecer los criterios a aplicar en su elaboración.

Su relevancia está inscrita en la diferencia que exista entre una solución ágil, transparente e incontrovertida y un proceso de alegatos infructuosos.

Su significado se enfatiza en el hecho de que constituye un instrumento legal de apoyo y respaldo de cualquier diferencia relacionada con lo establecido en el contrato.

INTEGRANTES:BLANCAS CORREA FERNANDA JANINE

CANO CANO JESSICA

JUÁREZ PÉREZ EDGAR

PÉREZ MENDOZA MARICRUZ

RAMOS GUZMÁN LUZ MARÍA

TALLER JOSÉ VILLAGRÁN GARCÍA

ADMINISTRACIÓN II

VI SEMESTRE

11/04/2012

Para apoyar el esfuerzo de la supervisión en la confección diaria de la bitácora, se constituyó esta guía que define las pautas a seguir en sus anotaciones.

DEFINICIÓNBitácora, según el último párrafo del artículo 46 de la Ley de Obra Publica y Servicios Relacionados con la Misma el artículo 1-V del reglamento de la misma, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, en el que deberán referirse los asuntos importante que se desarrollan durante la ejecución de las obras y servicios.

REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITÁCORA

Apertura

Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota de apertura relacionando como mínimo lo indicado en el artículo 95-I del R.L.O.P.S.R.M., Inmediatamente después de la nota de apertura, deberá asentarse lo indicado en el artículo 96 del R.L.O.P.S.R.M.

Numeración y fechado de notas

Todas las notas deberán numerarse y fecharse de acuerdo al artículo 95-II del R.L.O.P.S.R.M. y deberá cerrarse con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente del construcción del contratista según artículo 95-XI.

Redacción y escritura

Las notas o asuntos deberán apegarse al artículo 95-III del R.L.O.P.S.R.M., utilizando papel carbón o autorreproducible para las copias.

Errores

Cuando se cometa algún error, deberá proceder de acuerdo al artículo 95-IV del R.L.O.P.S.R.M.

Tachaduras o enmendaduras

Según el artículo 95-V del R.L.O.P.S.R.M. las notas cuyo original y copias aparezcan con tachaduras o enmendaduras será nula.

Utilización de Espacios

Se deben cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas según el artículo 95-Vll del R.L.O.P.S.R.M.

Retiro de copias

Una vez llena(s) la(s) hoja(s) o cancelado(s) el (los) renglón(es) correspondiente(s) se deberá proceder de acuerdo al artículo 95-VIII del R.L.O.P.S.R.M.

Cuando se requiera, se podrán hacer validaciones de acuerdo al artículo 95-IX del R.L.O.P.S.R.M.

Compromiso de uso

El compromiso de uso esta comprendido en el artículo 95-X del R.L.O.P.S.R.M.

Cierre de bitácora

El cierra de bitácora está contemplado en el artículo 95-XII del R.L.O.P.S.R.M. y será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de campo. Se deberán anular las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y esta, por conducto de la supervisión se anexa al expediente del contrato

ASUNTOS QUE SE DEBEN REGISTRAR

El artículo 86-II d) nos indica que es función del supervisor el registro y control de la bitácora, por lo cual a continuación enlistamos los asuntos a registrar de manera enunciativa y no limitativa.

De manera obligatoria los asuntos que comprende el R.L.O.P.S.R.M.

a) Si el contratista se percata de no poder cumplir con el programa, por causas no imputables a él, deberá notificarlo a la dependencia o entidad mediante anotación en bitácora según artículo 73 del R.L.O.P.S.R.M.

b) El contratista solo podrá ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato, hasta que cuente con la autorización por escrito o en la bitácora según el artículo 74 del R.L.O.P.S.R.M.

c) Cuando se autorice el pago provisional de insumos en los precios por observación directa, el residente de obra y en su caso el supervisor deben llevar un control diario con sus respectivas anotaciones en bitácora lo comprendido en el artículo 78 III a); b); c) y d). del R.L.O.P.S.R.M.

d) Deberán registrarse en bitácora y documentarse, los atrasos que tengan lugar por la falta de pago de estimaciones con la consecuencia señalada en el artículo 98 pfo. 3 del R.L.O.P.S.R.M.

e) Se deberá hacer constar en bitácora, la fecha en que se presentan las estimaciones según el artículo 103 pfo. 2

f) Se deben realizar las anotaciones correspondientes en bitácora de todos los casos de terminación anticipada según el artículo 121 del R.L.O.P.S.R.M.

El contratista, a través de la bitácora o por oficio, deberá notificar la terminación de los trabajos, para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos según el artículo 135 del R.L.O.P.S.R.M.

Relativas a los documentos de la obra

Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra.

Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.

Relativas al plazo y programa de la obra

Modificaciones del programa de obra.

Estado del tiempo que influya en la obra

Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa.

Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o la información, o lo accesos necesarios para realizar el trabajo, no estén disponibles.

Atraso en la contestación de aclaraciones.

Atraso con respecto a la entrega de ingeniería y/o especificaciones.

Atraso en la entrega de materiales y equipo deba suministrar PEMEX.

Relativas a la ejecución de la obra

En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra

En caso de no cumplir con el programa establecido, el equipo de proceso proporcionado por el contratista, fecha de llegada, instalación, interconexión y pruebas.

Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su fecha de llegada, así como su estado, comparado con lo señalado en el contrato.

Ordenes de corrección de defectos de obra.

Equipo descompuesto o inapropiado.

CONTROL DE OBRALa planeación y el control de obra se define como la coordinación de todos los recursos tanto humanos, materiales, equipo y financiero, en un programa, tiempo y costo determinado, para lograr alcanzar los objetivos planteados.

Bajo este principio, se debe de poner mucho énfasis en le correcta interacción de todas las actividades que intervienen en la elaboración del proyecto, ya que solo así se obtendrá mejores resultados, por eso, todos los proyectos de construcción requieren de una correcta planeación, donde se les exige a cada uno de los participantes producir algo único, en este caso sus actividades, en donde su participación y mano de obra, sea importante durante la elaboración de mismo. La buena gerencia debe usarse a lo largo de toda la construcción del proyecto, de principio a fin, es decir, desde el inicio del estudio de viabilidades, la planeación del lugar de trabajo de construcción, hasta la entrega del proyecto al cliente.

Se deben de coordinar todas las personas y subcontratistas que se vean envueltos en cada una de las actividades o partidas. En otras palabras, aplicar la gerencia de construcción a un proyecto determinado

Por consiguiente, surge la necesidad de un buen gerente de proyecto, que debe de tener la capacidad de coordinar lo mejor posible el proyecto. La tarea principal en términos generales de una buena gerencia de proyectos con los siguientes.

PLANEACIÓN:

La finalidad de este punto es hacer más flexible, valiéndose de algunas herramientas o técnicas, cada una de las actividades involucradas en el proyecto para que puedan realizarse de manera más eficaz, evitando problemas y anticipándose a posibles errores que sean difíciles o imposibles de resolver.

•

ORGANIZACIÓN:

La organización de todas estas actividades viene después de la planeación, ya que se aterrizan todas las ideas o soluciones y se relacionan cada una de ellas. En la organización, de deben de ordenar todos los factores por más mínimos que sean, se deben de tomar en cuanta todos los recursos tanto materiales, humanos, financieros, etc.; y como va ser su interacción, por que al fin de cuentas son quienes hacen el proyecto.

GERENCIA:

Una vez planeado y organizado el proyecto, el gerente debe de coordinar todas las actividades, personal, subcontratista, etc.; para que no caigan en conflictos de logística, en donde cada uno de ellos tendrán su tiempo y espacio para realizar sus actividades de una manera eficaz y ordenada.

•

SUPERVISÍON

: Este es un punto importante en la gerencia den proyecto, ya que el gerente se debe involucrar directamente en la supervisión de cada una de las actividades realizadas en el proyecto ya que con esto puede avalar la calidad tanto de materiales, mano de obra, especificaciones, etc.

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CONTROL:

Una vez teniendo todos los puntos anteriores bien definidos y delimitados, la parte del control de obra es muy importante ya que es quien va mostrar como va la obra desacuerdo a lo planeado en calidad, presupuesto, programación y tiempo. El gerente se vale de muchas técnicas de monitoreo de todas las actividades.

Teniendo en cuenta todos estos puntos, cual más grande o pequeños sea el proyecto, se deben de dividir todo el conjunto de actividades que no sean difíciles de, manejar (con detalle a criterio) ni mucho menos dificultar su control. Recordemos que la idea principal de todo esto, es el correcto manejo de recursos y facilitar la elaboración del proyecto con un adecuado sistema de planeación y control. Por consiguiente el planear sus objetivos principales en el análisis decimo será el trabajo, en que orden con que recursos, reduciendo el número de actividades o eventos manejables. La prevención de cualquier contingencia o de cómo manejarlas y sobre todo anticipársela riesgo en donde sus efectos puedan ser minimizados. En General, la importancia de coordinar y controlar el avance del proyecto, tiene su fundamento en la correcta colección de información toma de decisiones en donde un mal monitoreo o informe, se verá reflejado en las tres variables mencionadas anteriormente que son costo, calidad y tiempo.

TIPOS DE REPORTE DE OBRA

Es el documento que se utilizará para informar acerca de una determinada cuestión. En el caso de la construcción de una obra se reportan los avances que esta tiene a lo largo de un periodo; dicho periodo puede ser semanal, quincenal o mensual.

REPORTE FÍSICO

En este se hace un corte cada determinado tiempo donde se muestra la cantidad determinada de trabajo para ese periodo de tiempo. Así se sabe si la obra esta en tiempo, es decir si se cumple con el rendimiento de trabajo.

De igual forma se reporta si las medidas de seguridad son las que se habían planteado desde un inicio, y si estas son las correctas. Así como el cumplimiento de las normas de seguridad por parte de los trabajadores.

Este control físico se da en cada una de las partidas de la obra en ejecución para dar cumplimiento en tiempo programado, monto y volumen de obra.

REPORTE FINANCIERO

En este se hace una relación de insumos, donde se determina la cantidad exacta y pecio al que será adquirido el material, así como el personal requerido para la elaboración del proyecto.

Se reporta el estado financiero en base a estimaciones cobradas, estimaciones pendientes y trabajos pendientes por ejecutar.

REPORTE FOTOGRÁFICO

En este se reporta con imágenes el avance de la obra, funcionando como un comprobando verídico de la información escrita, este debe de llevar una explicación en e pie de cada imagen para una mayor claridad.

Dichas imágenes pueden ser larguillos o bien imágenes individuales, donde se verán detalles y avances generales de obra.

REPORTES DE OBRA FINANCIEROS.

El objetivo del reporte financiero es llevar el control físico-financiero de cada una de las partidas de las obras en ejecución para

Dar cumplimiento en tiempo programado, montos y volúmenes de obra.

Los reportes de avance físico - financiero de las obras se elaboran en base al volumen de obra ejecutado y el estado financiero de la obra (estimaciones cobradas. estimaciones pendientes por cobrar y trabajos pendientes por ejecutar)

- Los reportes financieros de las obras deberán contener:

Numero de contrato, datos de la obra. Conceptos, cantidad de obra en el proyecto, unidad de medida, Precios unitarios, importe, volumen ejecutado, volumen acumulado, importe acumulado, volumen ejecutado en la semana., relación de maquinaria de la empresa, señalando la activa y la inactiva, resumen de cada uno de los conceptos y totales.

Estado de ingresos: Su estado de ingresos, el cual es mejor conocido como el estado de ganancias y pérdidas, muestra que tan bien le está yendo a su empresa y, especialmente, si su negocio está teniendo ganancias.

Sus ganancias brutas son la cantidad total de sus ventas menos sus costos directos en términos de mano de obra, abastecimientos y otros gastos necesarios para generar dichas ventas, mientras que sus ganancias netas son sus ganancias brutas menos todos los gastos incurridos en el manejo de una empresa, tales como renta, publicidad, intereses e impuestos sobre los ingresos.

Flujo de efectivo: asegurarse de que hay suficiente dinero en el banco para cubrir gastos, y lo ideal sería tener dinero sobrante como ganancias.

Predicción del flujo de efectivo: Es un historial del efectivo que ha recibido así como una predicción de sus necesidades de efectivo en por lo menos los siguientes tres meses. El preparar este reporte le ayudará a predecir cuanto efectivo tiene de reserva, cuando puede comprar nuevo equipamiento y administrar los pagos a sus prestamistas o a usted mismo. También le puede ayudar reconocer un posible déficit y la necesidad de pedir dinero prestado o poner dinero propio en la compañía