Trabajo Final - Gerencia de Operaciones

8/3/2019 Trabajo Final - Gerencia de Operaciones

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Programa: MBA Gerencial XLIII

Curso: Gerencia de Operaciones

Diagnstico Operativo EmpresarialCentro de Distribucin de Tiendas por Departamento Ripley


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Diagnstico Operativo Empresarial (DOE)

1. Diagnstico.

a. Generalidades.

La empresa para la cual se hizo el trabajo de diagnstico de Operaciones es unaconocida empresa de Tiendas por Departamentos de capitales extranjeros. Se trata de

Tiendas por Departamentos Ripley S.A. empresa de capitales chilenos con operaciones en

Per desde el ao 1997 y que en la actualidad cuenta con 17 tiendas a nivel nacional. Para

el estudio se eligi el macro proceso de distribucin, el cual se da primordialmente en las

instalaciones de su centro de distribucin ubicada en el distrito de Villa El Salvador.

Este centro de Distribucin es propio (no tercerizado) donde trabajan alrededor de

500 personas entre personal administrativo y operativo. Tiene un rea total de ms de

50,000 metros cuadrados como rea de terreno, faltando an construir alrededor de

4,000 metros cuadrados. Cabe sealar que la empresa cuenta con este nico centro de

distribucin para soportar sus operaciones, por lo que ante una sobre demanda del

h b d l l


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o Recepcin de mercadera de Importacino Recepcin de Transferencias provenientes de otras Tiendaso Control de Calidad

- Despacho de mercaderao Transferencia a Tiendaso

Despacho a domicilioo Retiro y cambio de mercadera

- Almacenamientoo Pickingo Packingo Proceso Ready to Sell

- Logstica Inversao Devolucin a proveedoreso Servicio Tcnicoo Despacho y recepcin de mercadera en servicio de terceros (Lavandera,

compostura etc )


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LPN. Nmero que identifica un bulto desde su recepcin hasta su almacenaje. Elbulto es una unidad mnima de almacenamiento, la cual por lo general es una caja.

En casos particulares se considera un bulto de slo una unidad como es el caso de

los artculos de electrnica y lnea blanca.

CTN. Trmino para definir un cartn. Al contrario de los LPNs que son lasunidades de recepcin, para los despachos se denominan cartones. Es un temaslo de diferenciacin de trminos, pues muchas veces un LPN se convierte

ntegramente en un cartn con la misma codificacin. Estas son prcticas

estndares en el manejo de CDs.

PLT. Identificacin de un pallet que permite asociar uno varios LPNs a ste. PALLET. Fsicamente se trata de una parihuela de madera, en dnde se apilan los

LPNs o CTNs. En trminos lgicos de la aplicacin ERP, un pallet es un PLT, es

decir es una unidad lgica que contiene a varios LPNs. Es un elemento

contenedor de LPNs.

EF E i fij H f i l d d d j l li i


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operativos que son resueltos a travs del mismo software ya sea con nuevos

procesos operativos de correccin o en su defecto con ajustes al inventario.

RF. Equipo PDA (personal digital assistant) conectado a la aplicacin ERP a travsde radio frecuencia.

RTS. Proceso Ready to sell, el cual consiste en procesar la mercadera que se estdespachando de tal manera que quede lista para venderse en la tienda (deben

llevar etiquetas de precio, etiquetas de talla, dispositivo contra robos o piochas,

etc.). Si bien es cierto las Tiendas podran tener la funcin de preparar la

mercadera para la venta luego que es transferida desde el CD, las mejores

prcticas de la industria indican que los CDs deben desempear esta funcin, puesse trata de una actividad operativa que requiere un control centralizado para que

sea eficiente.

SKU. Nombre con el que se identifica a un producto. Viene del trmino en inglsstock keeping unit que significa unidad que mantiene stock o existencia. El SKU es

el cdigo interno con el cual se identifica cada producto y que se puede visualizar

l ti t d i


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de carros trolley, los cuales se desplazan por el sistema de rieles del CD hasta el QA

y luego hacia la zona de almacenamiento de colgado.

SHORT PICK. Trmino del ERP, el cual consiste realizar una operacin en la RF queindica que la mercadera que fue solicitada no se encuentra fsicamente en la

locacin en que se est buscando y que fue indicada por la misma aplicacin.

WMS. Warehouse Management System o Sistema de Administracin deAlmacenes. Trmino con el cual se hace referencia a cualquier software

especializado en el manejo de CDs.

c. Situacin encontrada.En el trabajo de relevamiento de la situacin del CD se revisaron los procesos ms

importantes que se realizan en la actualidad. Se hizo un levantamiento y

posteriormente un anlisis de la disposicin fsica de las instalaciones y el flujo de

trabajo a travs de las mismas para finalmente revisar las actividades relacionadas con

el planeamiento y la organizacin del trabajo en las distintas secciones del CD. Hemos

enfocado el resultado de la situacin actual del CD en 4 aspectos principales los cuales


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actividades que pueden ser mejoradas y cuya mejora ayudara a la reduccin en los

tiempos estndares de estas actividades, mejorando como consecuencia la

productividad. En el Anexo 1 se puede visualizar el flujograma del proceso actual.

- Disposicin fsica de las instalaciones. En lneas generales la disposicin de lasreas en el CD permite un flujo adecuado de las actividades y con pocas

actividades de desplazamiento excesivo de mercadera. Dira que las seccionesestn ubicadas de tal manera que reducen los transportes innecesarios y los

desplazamientos excesivos del personal. Sin embargo se pudo detectar que el

proceso relacionado con la recepcin de mercadera de ciertos productos, tienen

un excesivo desplazamiento hasta la zona de QA (revisin). Por otro lado, tambin

se pudo observar que existe estantera de almacenamiento que no utiliza a 100%el espacio cbico del almacn, existiendo estantera en la seccin 11 de 4 y 5

niveles con una altura mxima de 3.2 mts., siendo la altura del techo del CD de

ms de 10 mts. Por otro lado la seccin 12 es almacenamiento en piso de

productos de lnea blanca y muebles, por lo que tambin es posible utilizar

estantera especializada para este tipo de mercadera y que utilice de manera ms

eficiente el espacio cbico. La disposicin de las secciones en el CD se puede

visualizar en el Anexo 2 del presente documento


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estn recibiendo. Esto genera actividades adicionales de verificacin, pues deben

consultar a travs de su sistema cuntos tipos de manejo distinto de mercadera

tienen en una recepcin de mercadera entregada por el proveedor. El tipo de

manejo de mercadera es relevante en el proceso porque es este criterio el que

determina en que seccin del CD se va a hacer el QA respectivo (verificacin) y a

qu zona del almacn se dirigir la mercadera. Tambin se identific que en el

proceso de packing; particularmente en el proceso de armado de cartones en lazona de Put-to-store, existe una actividad que incrementa de manera innecesaria

la cantidad de trabajo realizado. Esta actividad se relaciona con el manejo de los

remanentes de los LPNs despus de que se han armado los CTNs para las

sucursales. En el momento que se procesa un LPN para atender los

requerimientos de cada una de las tiendas, existe la posibilidad de que el LPN nosea consumido en su totalidad dejando remanentes, los cuales debern ser

devueltos al almacn en un proceso posterior. Esta actividad genera horas-

hombre adicionales, excesivos errores en la asignacin de las locaciones dentro

del almacn al momento que se devuelve la mercadera y tambin ocupa espacio

en el rea temporal de almacenamiento o drop zone. Por otra parte, se detect

tambin que en el planeamiento de las operaciones no se utilizan herramientas

para el control de las mismas como por ejemplo las grficas de control Uno de


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Implementando la herramienta de grficas de control, podra determinarse si el

proceso est controlado o no y/o poder determinar desviaciones o tendencias

sobre el mismo y poder actual proactivamente y no de manera reactiva.

- Uso de la tecnologa. El uso de la tecnologa es un punto muy importante en lagestin de las operaciones de cualquier organizacin. Lo que se pudo relevar es

que el CD cuenta con un ERP de clase mundial, lder en el cuadrante mgico deGartner para soluciones WMS (Warehouse Management Systems). A pesar de

esto, se detect que existen necesidades de tecnologa mayores a las que el ERP

puede proporcionar en estos momentos. De lo que se levant como informacin

se identific que uno de los puntos crticos es la necesidad de contar con una

herramienta que genere reportes operativos y de productividad a partir de lainformacin ingresada en el ERP. Existe un flujo grande de informacin entre

reas, las cuales muchas veces tienen que hacerse en herramientas ofimticas

como Excel, lo cual genera un gran consumo de horas-hombre del personal

operativo. En ese mismo sentido, se detect tambin que los equipos RF que se

utilizan actualmente no fueron seleccionados utilizando el criterio de las

necesidades de cada operacin. En la actualidad se utiliza un solo modelo de RF

para todas las operaciones siendo stas distintas segn las particularidades que


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de picking (a qu ubicacin debe dirigirse y qu LPN o PLT debe coger) por voz a

travs de equipos bluetooth. Esta tecnologa tambin les permite a los operarios

tener las manos libres para una mayor comodidad en la realizacin de sus

actividades.


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Anexo 1 Flujograma del proceso de armado de cartones en mesa de Put-to-store


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Anexo 2. Distribucin fsica de las instalaciones del Centro de Distribucin


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Leyenda

Secciones:

1. Puerta de Ingreso2. Recepcin documentaria3. Patio de maniobras4. Devolucin a proveedores5. Verificacin (QA) de electrnica6. Almacn de artculos de electrnica7. Despacho a sucursales8. Despacho a Domicilio9. Recepcin de Mercadera (Lnea blanca, muebles, enrollables, electrnica)10.Estantera selectiva para Pallets11.Estantera Shelving12.Almacenamiento en piso para muebles y lnea Blanca13.Estantera selectiva para enrollables (Alfombras, edredones, etc.)14.Estantera selectiva (textiles, calzado)15 Estantera selectiva para pallets


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2. Propuestas de mejora.

Tal como se plante en el diagnstico, las propuestas de mejora se han enfocado

en 4 aspectos generales. Estos 4 aspectos son a) los procesos operativos, b) la

disposicin de las instalaciones (layout), c) el planeamiento y organizacin del trabajo

y d) el uso de la tecnologa. Pasaremos a describir las propuestas de mejora para cada

uno de los 4 aspectos.

a. Los procesos operativos.

A nivel de los procesos operativos se identificaron oportunidades de mejora sobre

todo en el proceso de armado de cartones de la mesa de put-to-store o packing.En el Anexo 3 se puede ver el diagrama de actividades del proceso (DAP) actual en

el cual hemos podido distinguir actividades que no agregan valor al proceso en su

conjunto. Si observamos las actividades 10-Deja equipo RF sobre la mesa y 13-

Coge equipo RF nos daremos cuenta que son actividades puramente de transporte

que no agregan valor al proceso. El tiempo estndar consumido por cada una deestas actividades es de 5 segundos cada una, lo que significa una demora de 10

segundos cada vez que el operario tenga que extraer mercadera de un LPN Si


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Colocar al equipo RF un sistema de correas que permita al operario dejar elequipo colgado al lado de su cuerpo. Esta solucin es ms barata pues est

alrededor de los USD 40, pero igual habra una prdida de tiempo que

hemos estimado en 2 segundos para cada actividad. Es decir la demora se

estara reduciendo de 10 segundos a slo 4, con lo que el tiempo total

desperdiciado pasara de 1 hora a 24 minutos aproximadamente. Por lo

tanto se estara perdiendo 0.4 H-H por operario por da.

La segunda opcin est relacionada con un cambio tecnolgico. Se plateapasar a un equipo de RF de ltima generacin de los llamados wearable,

los cuales permiten que el operario los tenga colocados en todo momento

dejndole liberta para utilizar ambas manos. Estos equipos cuestanalrededor de los USD 2,500 a USD 3,000 cada uno, pero la ventaja es que

no habra tiempos muertos, es decir se ganara 1 H-H en promedio por cada

operario por da. Teniendo en cuenta que trabajan 8 operarios en las

mesas de put-to-store por da y que el salario promedio por hora de cada

operario es de USD 2.50, tendramos que el ahorro por mes sera alrededorde los USD 480 por mes. Si se compraran 8 equipos (uno para cada

operario) a USD 3 000 cada uno la inversin total ascendera a USD 24 000


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los beneficios que se pueden obtener con esta solucin, pero desde el punto de

vista de la eficiencia es la solucin ms adecuada. Se propone tambin el diagrama

de actividades del proceso propuesto para esta ltima solucin (Ver Anexo 4) en la

cual se eliminan las actividades 10 y 13.

b. La disposicin de las instalaciones.

En cuanto a la distribucin de las actividades es poco lo que se ha

encontrado como oportunidad de mejora. La disposicin de las reas est bien

distribuida y minimiza el desplazamiento de la mercadera y los operarios. Existe

slo un proceso que encontramos que podra tener excesivo desplazamiento de la

mercadera. Este proceso es el de recepcin de mercadera de electrnica talescomo televisores, equipos de sonido y reproductores de DVD y Blu-ray. La

recepcin de esta mercadera se est haciendo en la seccin 19 correspondiente a

la recepcin de mercadera Nacional e Importada, y la zona de QA o verificacin de

la mercadera se encuentra en la seccin 5 (Ver Anexo 5). Esto se hace de esta

manera porque el almacenamiento de la mercadera de electrnica se encuentraen la seccin 6, la cual es contigua a la seccin 5. La mercadera que es recibida es

transportada a travs de patos hidrulicos hacia la zona de QA lo que significa


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En la seccin 9 se debera recibir mercadera de lnea blanca, muebles yenrollables como es hoy en da, a lo que se debe adicionar tambin la

mercadera de electrnica.

Si al mismo tiempo se debe recibir artculos de lnea blanca, muebles y/oenrollables con artculos de electrnica, se debe privilegiar la recepcin de

electrnica por la seccin 9 y programar el recibo de la otra mercadera en

la seccin 19.

La razn de esta propuesta es porque en el anlisis que se realiz se lleg ala conclusin que la distancia recorrida por la mercadera de lnea blanca-

muebles-enrollables desde la seccin 19 a las secciones 12 y 13 son

menores que el recorrido de la mercadera de electrnica desde la seccin

19 hasta la seccin 5. Adicionalmente hay que considerar que la

programacin de la visita de los proveedores est en control de la empresa,

por lo que dependera del personal que programa las citas con ellos para no

programar al mismo tiempo estos dos tipos de mercadera en la medida de

lo posible. Por ltimo, de lo que se pudo revisar, son pocas las

oportunidades en las que se reciben estos dos tipos distintos de mercadera


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2 veces la capacidad que cuenta la seccin en la actualidad. Por otro lado se tiene

el beneficio que el almacenamiento en racks aumenta la seguridad de las

instalaciones. Los tipos de racks o estantera se muestran en el Anexo 7.

c. El planeamiento y organizacin del trabajo.

En la organizacin del trabajo se encontraron oportunidades de mejora que

ayudaran en los procesos en varios aspectos como por ejemplo en reduccin de

los tiempos de procesos y en otros casos tener visibilidad, control y reaccin

anticipada sobre ciertos procesos crticos del CD. A continuacin pasamos a

describir estas mejoras.

En el proceso de recepcin de mercadera nacional y de origen importadoen la seccin 19, existe una actividad previa al proceso de QA luego de que

se hace la recepcin fsica de la mercadera, que consume tiempo de los

operarios. El problema consiste en que en el momento que se recibe la

mercadera, no se conoce el tipo de manejo de mercadera de los productosque se estn recibiendo. Esta informacin es sumamente relevante para

determinar dos cosas: la primera es la seccin donde se hace QA o


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de la orden de compra que emite el sistema de informacin a fin de que

coloque el tipo de manejo de material por cada producto que forma parte

de la orden de compra. Esto le permitira al rea que hace la programacin

de las citas con los proveedores proveer de manera anticipada esta

informacin al rea de recepcin de proveedores.

La otra oportunidad de mejora est asociado al mismo proceso de armadode cartones en las mesas de put-to-store (Ver Anexo 3). Como vimos en la

seccin anterior, se hizo una mejora relacionada con el uso adecuado de la

tecnologa, lo que permite una reduccin en el tiempo del proceso. Otro

punto importante que hemos visto es que el manejo de la mercadera

remanente que son los LPNs que no se consumen en su totalidad, debenser reprocesados y devueltos al almacn. Este reproceso consume gran

cantidad de tiempo y horas-hombre y adicionalmente uso de recursos

como los equipos que se utilizan para la colocar la mercadera en las

locaciones (patos hidrulicos, traspaletas, etc.). Lo que se est

proponiendo para este problema es la modificacin del sistema informticoque genera las solicitudes de mercadera para que pida por cajas completas

de tal manera de reducir los remanentes a cero Esto se logra generando


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los LPNs con mercadera remanente. Ambos procesos actuales se

muestran en los Anexos 9 y 10 del presente documento.

d. El uso de la tecnologa.

El uso de la tecnologa es un aspecto importante para lograr mejoras en los

procesos de operacin de cualquier compaa. La automatizacin de las operaciones

a travs de herramientas informticas y/o tecnolgicas posibilitan la reduccin de

horas-hombre, reduccin de tiempos de procesamiento, mejora en la calidad de los

procesos, mejora en los flujos de informacin y de trabajo en general, etc.

Bajo este aspecto, hemos detectado por ejemplo que en la actualidad los equiposde RF que se utilizan fueron comprados sin tomar en cuenta las necesidades

especficas de cada operacin. Como pudimos presentar en el proceso de armado de

cartones en las mesas de put-to-store, el equipo de RF no permita que el operario

pudiera utilizar ambas manos para la operacin, y esto generaba tiempos muertos que

no le agregaban ningn valor al proceso. A partir del diagrama de actividades delproceso se pudo detectar este problema y sugerir una alternativa de solucin a partir

de la tecnologa existente con lo cual se elimina esta actividad En el Anexo 11 se


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3. Conclusiones.

De lo que hemos podido recopilar con la realizacin de este trabajo, sacamos las

siguientes conclusiones:

El utilizar herramientas de Ingeniera nos permite tener visibilidad de lasactividades de los procesos y encontrar oportunidades de mejora. Por ejemplo

con el diagrama de actividades de procesos pudimos detectar que existan

actividades que no agregaban valor al proceso y consuman innecesariamente

tiempo de los recursos que forman parte del proceso. A travs del diagrama

pudimos modificar el proceso para mejorarlo.

En los procesos de distribucin de planta, es importante el aprovechamientodel espacio cbico con la finalidad de reducir el rea necesaria, y optimizar el

espacio requerido para por ejemplo el almacenaje. Esto pudimos comprobarlo

en las secciones donde encontramos que no se estaba utilizando el espacioeficientemente y vimos que con la compra de infraestructura era posible crecer

en espacio de almacenamiento Segn los clculos que realizamos en


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este caso hemos visto que el utilizar equipos de RF adecuados permite una

mejora sustancial en los procesos.

La documentacin de los procesos y la capacitacin constante al personalreduce el riesgo de falta de expertise cuando se incorporan operarios nuevos.

En el CD pudimos comprobar esto, pues los puestos operativos ms bajos son

de alta rotacin, pero esto no genera impacto negativo gracias a que el CD

tiene documentados sus procesos y posee adems un plan de entrenamiento

constante a su personal. Con el personal bien entrenado se asegura el

cumplimiento de los objetivos de la operacin, y adems reduce los riesgos de

accidentes de trabajo.

Las grficas de control es una herramienta muy til para el control de losprocesos. Tener controlado los procesos ms crticos nos permite poder

anticipar problemas y establecer programas de mejora continua adecuados.

Nuestra recomendacin fue la implementacin de grficas de control para uno

de los procesos ms crticos del CD que es la generacin de los pedidos que

hacen las tiendas al CD y que forma una de las entradas ms importantes para

el proceso de distribucin del CD. Lamentablemente por un tema de


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Anexo 3 Diagrama de Actividades del Proceso (DAP)


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Anexo 4 Diagrama de Actividades del Proceso Propuesto (DAP)


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Anexo 5 Ruta Actual de Recepcin, QA y Almacenamiento de Mercadera de Electrnica, y Lnea Blanca-Muebles-Enrollables


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Anexo 6 Ruta Propuesta de Recepcin, QA y Almacenamiento de Mercadera de Electrnica, y Lnea Blanca-Muebles-Enrollables


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Anexo 7 Grfico de los tipos de racks o estantera en el Centro de Distribucin


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Anexo 8 Diagrama de Actividades del Proceso


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Anexo 9 Diagrama de Actividades del Proceso Actual


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Anexo 10 Diagrama de Actividades del Proceso Actual


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Anexo 11 Modelo de equipo de Radio Frecuencia

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