UNIDAD 1 (VF) proyectos 2.pdf
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Ing. César Urquizú Objetivos de aprendizaje Capitulo 1: Introducción a la Administración de Proyectos. Definiciones y criterios básicos de proyectos. Definiciones y criterios básicos de la administración. Definición del modelo de administración de proyectos. 7.1
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Ing. César Urquizú
Objetivos de aprendizaje
Capitulo 1: Introducción a la Administración de Proyectos.
Definiciones y criterios básicos de proyectos.
Definiciones y criterios básicos de la administración.
Definición del modelo de administración de proyectos.
7.1
Ing. César Urquizú
¿ QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ?
Es la planeación, organización, dirección y control de los
recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
También se dice que la administración de proyectos ocurre
cuando se da un énfasis y una atención especial para
conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr
un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de
administradores que actúan como agentes unificadores para
proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos
existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos
humanos y tecnología.
Ing. César Urquizú
Administración de Proyectos
La administración de proyectos es la aplicación de
conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas a
actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan
las necesidades y expectativas de partidos interesados de un
proyecto.
Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de los
participantes interesados invariablemente involucran
balancear demandas que compiten entre sí, tales como:
Alcance, tiempo, costo y calidad.
Participantes interesados con diferentes necesidades y
expectativas.
Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos
no identificados (expectativas).
Ing. César Urquizú
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
La administración de proyectos implica una gran
importancia, por lo que es usada en una gran diversidad
de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en
desarrollo de sistemas en computadora, en
procesamiento de hidrocarbono, en la industria
petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa
nacional, etc.
Ing. César Urquizú
Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos
productos al mercado, las cambiantes exigencias de los
consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el
fluido de operaciones en una organización, provocando que los
métodos de administrativos convencionales sean inadecuados.
Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya
que ofrece nuevas alternativas de organización.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos
cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de
disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y
efectivas para obtener el máximo beneficio.
Ing. César Urquizú
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION
PLANEACION DE LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA:
VIAS DE ACCIÓN, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
ORGANIZACIÓN DEL RECURSO HUMANO Y MATERIAL
OBTENCION DE LAS MAXIMA EFICIENCIA AL MENOR COSTO POSIBLE
DIRECCIÓN ADECUADA
MOTIVACION Y OBTENCION DE LA PRODUCTIVIDAD
RESULTADOS LOGRADOS / RECURSOS CONSUMIDOS
CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL RENDIMIENTO
ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DE LA ORGANIIZACION
Ing. César Urquizú
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
La administración procura siempre el máximo
aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización
eficiente. Las principales funciones de la administración se
engloban en planeación, organización, dirección y control.
Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién,
cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más
importantes de la planeación son determinar el status actual
de la organización, pronosticar a futuro, determinar los
recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de control y coordinar durante
todo el proceso de planeación.
Ing. César Urquizú
PLANEACION
Fija el curso concreto de la acción que ha de seguirse estableciendo:
Los principios que habrán de orientarlo
Objetivos, misión
La secuencia de operaciones para realizarlo
Las asignaciones de tiempo y recursos necesarios para realizarlo.
Cronogramas.
Presupuesto, asignación de recursos, definición del alcance
El planteamiento básico es responder a que quiero? ¿Qué tengo? ¿Qué
necesito?
Planteamiento analítico dice ¿Qué hay que hacer? ¿Por qué hay que
hacerlo? ¿Dónde hay que hacerlo? ¿Quién va a hacerlo? ¿Cómo se va a
hacer? ¿Cuándo hay que hacerlo?
Ing. César Urquizú
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
La organización realiza actividades en grupo, de
asignación y asesoramiento, y proporciona la
autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el
trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos,
se proporcionan los recursos necesarios y se asignan
los grados de autoridad.
Ing. César Urquizú
La organización
Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para
logar un objetivo indicando la autoridad y las responsabilidad
asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecución de
las mismas, combinando el trabajo de los individuos o
grupos con los elementos (recursos) necesarios para su
ejecución con el fin de lograr la máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos señalados.
Ing. César Urquizú
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el
comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aquí se comunican y explican los objetivos a los
subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los
subordinados para llegar a los estándares requeridos, se
recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente
motivacional.
Ing. César Urquizú
La dirección
Principio de la administración donde se logra la realización
efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad
ejercida a base de decisiones ya sea tomadas directamente
con mas frecuencia delegando dicha autoridad.
Vigilar en forma simultanea que se cumplan las actividades
en la forma adecuada según las ordenes emitidas.
En concreto es la aplicación del liderazgo dentro de la
empresa
Ing. César Urquizú
Por último se encuentra el control, que se
encarga de medir el rendimiento obtenido
en relación a las metas fijadas. En caso de
haber desviaciones, se determinan las
causas y se corrige lo que sea necesario.
Ing. César Urquizú
El control
Principio administrativo que establece en forma total o
parcial:
La medición o evaluación de los resultados actuales y
pasados, con relación a los esperados.
La corrección, formulación o mejora de nuevos planes a
través de la recolección sistemática de datos y el
reconocimiento de la realización de planes.
Ing. César Urquizú
¿ QUIEN ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ?
El administrador de proyectos puede ser definido como el
individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos
dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico.
Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en
cada proyecto.
El administrador de proyectos es una extensión del
administrador general de una organización.
Ing. César Urquizú
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando
normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también
planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos,
asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto,
darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y
reportar su avance.
Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.
Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:
¿ Qué se va a hacer ?, * ¿ Cuándo se va a hacer ?, ¿ Por qué se va a hacer ?
* ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ? , * ¿ Qué tan bien se está
haciendo el proyecto ?
Ing. César Urquizú
A. ¿Qué es un proyecto de inversión?
De manera general podemos decir que un proyecto
de inversión es una propuesta de acción que implica
la utilización de un conjunto determinado de recursos
para el logro de unos resultados esperados.
B. Naturaleza de los proyectos de inversión
Un proyecto puede ser privado o público.
Ing. César Urquizú
1. Proyecto de inversión privada
Es acometido por un empresario particular para satisfacer sus propios
objetivos. Los beneficios que el agente económico privado espera del
proyecto son los resultantes del valor de la venta de los productos
(bienes o servicios) que generará el proyecto.
2. Proyecto de inversión pública
Los proyectos de inversión pública son un instrumento de
intervención del Estado en aquellas áreas que corresponden a su misión
y naturaleza. De manera general, el Estado tiene funciones importantes
que cumplir en áreas económicas y sociales, bien porque no sea
atractiva la intervención para el empresario privado, o bien porque se
trate de servicios sensibles de naturaleza indelegable. Aquí; se incluyen
los proyectos generadores de “bienes públicos”, fortalecer la seguridad
nacional o la justicia, actores considerados estratégicos por el Estado,
infraestructura de apoyo a la inversión productiva, etc-
Ing. César Urquizú
Al pensar en la formulación de un proyecto surgen varios
interrogantes que de alguna manera ayudan a construir el
marco referencial de dicho proyecto:
Ing. César Urquizú
MODELOS DE PROYECTOS:
El embarcarse en un proyecto es una opción por la acción, por un
cambio controlado a través del tiempo. Un proyecto no es un
sueño…pero un sueño que se hace realidad puede ser un proyecto.
El método de proyecto es un marco dentro del cual el sueño puede
tomar forma y convertirse en realidad.
Existen varios modelos de proyectos, los que reflejan diferentes
definiciones y desarrollos en metodología a lo largo del tiempo y en
diferentes campos de aplicación. Cada modelo fue confeccionado
para ciertos factores, contexto, objetivo, grupo, recursos disponibles
etc…
Ing. César Urquizú
LA ESTRUCTURACION DEL PROYECTO CON
PREGUNTAS A HACERSE ANTES DE DESPEGAR EL
PROYECTO.
Aspectos principales Preguntas por hacer antes de iniciar el
proyecto.
Definir metas, objetivos,
contexto y grupo a
trabajar.
¿En que contexto se dará el proyecto?
¿Qué cambios traerá consigo?
¿Por qué debe realizarse este proyecto?
¿Cuál es el resultado esperado?
¿Para quién está diseñado el proyecto?
¿Cuáles son los asuntos que están en juego?
El contenido del proyecto.
¿Cuál es el tema y contenido del proyecto?
¿Cuál es el enfoque metodológico escogido?
¿Qué actividades están involucradas?
¿Qué se necesita para que el proyecto avance?
¿Dónde y cuándo?
¿Dónde va a implementarse el proyecto?
¿Cuánto va a durar?
¿Cuándo va a iniciarse?
¿Cuándo se va a terminar?
Detalles prácticos.
¿Qué logística se requiere?
¿Qué asuntos prácticos tienen que manejarse en
el proyecto?
Fondos.
¿Cuál es el costo global del proyecto?
Planeación
Implementación
Evaluación
¿De dónde van a provenir los fondos?
Los socios
¿Quiénes son los socios con los que se va a
trabajar?
¿Cuál es el papel que van a desempeñar?
¿Cuáles son los arreglos para coordinarse?
Condicionantes de acción
¿Califica el proyecto para alguna asistencia
financiera?
¿Es posible utilizar los servicios e
instalaciones existentes? (Condiciones).
Comunicación
Comunicación interna: ¿Cómo circula la
comunicación en el equipo de trabajo?
Comunicación externa: ¿Necesita el proyecto
Ing. César Urquizú
ESTRUCTURANDO EL PROYECTO CON BASE A
PREGUNTAS.
INSPIRADO DEL METODO LASWELL
Utiliza preguntas para identificar elementos individuales del proyecto y cómo se
interrelacionan entre sí. Tus respuestas te darán una visión de conjunto del proyecto y te
permitirá ver como sus partes constitutivas están ligadas.
¿Quién? ¿Para quién?
¿Con quién?
Identificación de los compañeros o socios en el
proyecto o los grupos por atender.
Los papeles que desempeñan y sus relaciones con el
proyecto.
Sus percepciones sobre el proyecto
Fortalezas y debilidades enraizadas en esas relaciones
y percepciones.
¿Qué?
Las principales actividades del proyecto espontáneas,
organizadas e institucionales.
Las dimensiones sociales, económicas políticas y
educativas.
El impacto del proyecto en dichas dimensiones.
¿Por qué?
Necesidades y deseos que van a satisfacerse por el
proyecto.
La motivación e intereses de los participantes.
Los principales objetivos del proyecto.
Las opciones de financiamiento del proyecto.
La relación entre los objetivos de los participantes y
los institucionales
¿Dónde?
El contexto social del proyecto y la situación de los
participantes.
¿Cuándo?
El período de tiempo focalizado (Pasado, presente,
futuro).
A corto, mediano o largo plazo.
Antecedentes de los participantes en tanto que afecten
al proyecto.
¿Cómo?
¿ Como se instrumentó? ( La organización y el
proceso de participación )
Las técnicas e instrumentos utilizados.
Los insumos de los participantes: (experiencia,
teorías, otros proyectos etc.)
Ing. César Urquizú
DEFINIENDO
PLANEANDO
IMPLEMENTANDO
MONITOREANDO
AFINANDO
EVALUANDO
CAPITALIZANDO
ESTRUCTURANDO EL PROYECTO DE ACUERDO A
LAS DIFERENTES FASES.
Ing. César Urquizú
PROPOSITO E
INTENCIÓN
OBJETIVOS
ENTORNO GRUPOS
HISTORIA
ORGANIZACION
MODELO EN ESPIRAL
Ing. César Urquizú
ANALIZANDO
ANALIZANDO
DESARROLLANDO
IDEAS
PERCIBIENDO
ACTUANDO
ESCOGIENDO
CONTRACTUALIZANDO
PROGRAMANDO
MODELO EN ESPIRAL
Ing. César Urquizú
Génesis del proyecto
Evaluación de una
situación que puede
mejorarse.
Reuniendo personas.
Decidiendo trabajar juntos.
el proyecto es aún vago
Análisis de la situación
Formulando propósitos y
objetivos
Poniéndolo en práctica
Implementando
condiciones
Recursos
Límites
Definiendo acciones
Tareas
Métodos
Planeación, administración
del tiempo
Definir plan de evaluación.
Implementando el
monitoreo.
Evaluación y reporte
REPRESENTACION DIAGRAMATICA DE LAS ETAPAS DE
PLANEACION DE PROYECTOS
Ing. César Urquizú
El proyecto
Planeación Administración Monitoreo
1.Génesis
del
proyecto
2.Diseño del
proyecto
3. Recaudación
de fondos
Implementación
del proyecto.
Evaluación
del proyecto
Reporte
ADMINISTRACION DEL PROYECTO – FASES
Ing. César Urquizú
Propósitos de la
organización.
Propósitos sociales y
educativos (ligados al
entorno social)
Objetivos concretos y
medibles.
Actividades
Recursos
Resultados
E
V
A
L
U
A
C
I
O
N
FASES DEL PROYECTO Y EVALUACION.
Ing. César Urquizú
EVALUACIÓN
AFINACION
ENTENDIENDO
MI PAPEL
ANALIZANDO
FORMULANDO
HIPOTESIS
DESARROLLANDO
SOLUCIONES
INTERPRETANDO
FORMULANDO
OBJETIVOS
PROGRAMANDO
ASIGNANDO TAREAS
IMPLEMENTACION
PLANEANDO UN PROYECTO CON BASE A EL PAPEL
QUE DESEMPEÑO EN EL PROCESO.
Ing. César Urquizú
Receptividad a las iniciativas de
la juventud .(entornos rurales,
barrios en desventaja).
Reportes de consejeros
voluntarios . (abordaje,
experiencia, contactos.
GENESIS DE
LA IDEA.
Contacto inicial.
Escuchando y ayudando a
formular el proyecto.
Remitirse a los consejeros
voluntarios.
APROBACION
DE LA IDEA
Documentación
Reuniones con las personas
recurso.
Encuesta de mercado
Resumen inicial del
proyecto.
Transmisión de experiencia
adquirida. Aportada por el
consejero voluntario (asesoría,
críticas, contactos).
DEFINICIÓN
PRECISA DE
LOS
OBJETIVOS.
Definición precisa de los objetivos
Definición de los recursos humanos
y las habilidades necesarias,
recursos financieros y estrategia de
comunicación.
Esbozar el programa de trabajo
Presentación del proyecto.
Información sobre las opciones
financieras.
Orientación sobre instituciones que
proporcionan asesoría.
Ayuda a pedir con el formato de
presentación del proyecto.
Abastecimiento de equipo
técnico.(PC, Fax. Internet)
Continua en la siguiente
página.
FASES EN EL ESTABLECIMIENTO DE UN PROYECTO.
Ing. César Urquizú
ADQUISICION
DE
RECURSOS
Adquisición de habilidades
Opción del status legal y de
impuestos apropiado.
Adquisición de recursos
financieros.
Adquisición de recursos técnicos.
IMPLEMENTACION
TECNICA DEL
PROYECTO
ADMINISTRACION
DEL PROYECTO.
EVALUACION Y
DESARROLLO.
Taller de iniciativas
para jóvenes.
Mesas redondas sobre
temas específicos:
Inicio de negocios,
proyectos
humanitarios,
iniciativas culturales,
publicidad.
Involucración de
consejeros voluntarios.
Ayuda con la
promoción de jóvenes
empresarios.
Facilitar contactos con
otros líderes de
proyectos.
Identificación de los obstáculos
humanos y técnicos.
Ajustes, reprogramar y revisión
de objetivos.
Comunicación interna y externa.
Administración y rendición de
cuentas.
Realimentación a los compañeros.
Reporte de la evaluación.
Nuevos ejemplos de cooperación.
Proyecto experimentado.
Líderes de proyectos
Asesor voluntario
Ing. César Urquizú
