MATERIA : Gestión de Proyectos

Unidad I

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¿Qué es la gestión de proyectos?

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

La gestión de proyectos es una disciplina de gestión que se está implantando de formageneralizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicación de conocimientos,metodologías, técnicas y herramientas para la definición, planificación y realización deactividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades.

De forma general, se puede considerar a la gestión de proyectos como una aproximaciónsistemática y estructurada a como las organizaciones gestionan sus actividades norecurrentes.

INTRODUCCIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Es una disciplina que no se puede saber con exactitud (se realizan proyectos desde elinicio de la humanidad) es a partir de 1950 cuando las organizaciones empiezan a utilizarsistemáticamente técnicas y herramientas de dirección de proyectos en proyectoscomplejos de ingeniería.

No cabe duda que el director de proyecto no sólo debe conocer las herramientas mástécnicas de la dirección de proyectos sino que debe utilizar sus habilidades humanas paraalinear los intereses del equipo de trabajo con los objetivos del proyecto.

1.1. CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

La Gestión de Proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas ytécnicas a las actividades de un proyecto, con el fin de cumplir sus requerimientos.

Se puede describir como un proceso de planteamiento, ejecución y control de un proyecto,desde su comienzo hasta su conclusión, con el propósito de alcanzar un objetivo final enun plazo de tiempo determinado, con un coste y nivel de calidad determinados, a través dela movilización de recursos técnicos, financieros y humanos. Incorporando variadas áreasdel conocimiento, su objetivo final es el de obtener el mejor resultado posible del trinomiocoste-plazo-calidad.

En resumen, la gestión de proyectos suma áreas tan distintas como la incorporacióndel proyecto, la gestión de costes, la gestión de calidad, la gestión del tiempo, lagestión de recursos humanos o la gestión de la comunicación (entre los miembros y elexterior).

Así, la gestión de proyectos forma un ciclo dinámico que transcurre del planteamientoa la ejecución y control.

Técnicas y Herramientas de Gestión de Proyectos

Hay una gran variedad de técnicas utilizadas en el planteamiento y control de proyecto, asaber, los Gráficos de Gantt (incluyendo cronogramas, gráficos de carga, entre otros), elPERT (Programe Evaluation and Review Technique) y el CPM (Critical Path Method). Anivel informático también han sido desarrolladas varias aplicaciones de apoyo al procesode gestión de proyectos.

PMBOK

En el mundo de la Gestión de Proyectos, el PMBOK puede ser considerado como la Biblia de la Gerenciade Proyectos. Sin embargo, si uno no ha profundizado mucho en el área de proyectos pero buscadireccionar su carrera hacia esta área de especialización, conocer qué es el PMBOK es el paso inicialpara poder comprender la amplitud de la gestión de proyectos y su importancia para una organización.

PMBOK es el estándar para la Administración de Proyectos y cuyas siglas significan en inglés ProjectManagement Body of Knowledge. Éste a su vez puede ser entendido como una colección de sistemas,procesos y áreas de conocimiento que son universalmente aceptado y reconocidos como los mejoresdentro de la gestión de proyectos.

El comprendido de información proveída en el PMBOK provee a todo profesional que desee especializarseen ésta área de los fundamentos de la administración de proyectos para poder aplicarlo en campostan disimiles como la electrónica, el desarrollo de software, construcción, proyectos web, proyectos enindustrias alimentarias, etc.

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1.2. Fases de la gestión de proyectos

Existen diversos enfoques de la gestión de las actividades del proyecto, incluyendo agilidad, enfoqueinteractivo, incremental y progresivo.

Independientemente del método empleado, la consideración cuidadosa debe darse en torno a aclarar losobjetivos del proyecto, objetivos, y sobre todo, las funciones y responsabilidades de todos losparticipantes e interesados.

Un enfoque gradual tradicional identifica una secuencia de pasos para que el proyecto sea completado.Se pueden distinguir 5 componentes de un proyecto:

1. Iniciación2. La planificación del proyecto o la etapa de diseño3. La ejecución del proyecto o fase de producción4. Seguimiento y control del proyecto5. Etapa de finalización del proyecto

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Fase de Iniciación

La fase inicial determina la naturaleza y el alcance del desarrollo. Si esta etapa no se realiza bien,es poco probable que el proyecto tenga éxito en satisfacer las necesidades de la empresa. Elproyecto clave aquí son los controles necesarios, la comprensión del entorno empresarial yasegurarse de que todos los controles necesarios se incorporen al proyecto. Las deficienciasdeben ser notificadas y una recomendación que debe hacerse para solucionarlos.La fase inicial debe incluir un plan coherente que abarca las siguientes áreas:

� Estudio que analiza las necesidades del negocio y requisitos en los objetivos mensurables

� Examen de las operaciones en curso

� Diseño conceptual de la operación del producto final

� Equipos y los requisitos de contratación, incluida una evaluación de tiempo

� Análisis financiero de los costos y beneficios, incluyendo un presupuesto general

� Análisis de los interesados, incluidos los usuarios, y personal de apoyo para el proyecto

� Carta del proyecto incluidos los gastos, tareas, los resultados, y el calendario.

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Fase de Planificación

Después de la etapa de iniciación, se diseña el sistema de trabajo. En ocasiones, un pequeño prototipodel producto final está construido y probado. La prueba se realiza generalmente por una combinación delos examinadores y los usuarios finales, y puede ocurrir después de que el prototipo está construido osimultáneamente. Los controles deben ser en el lugar que garantiza que el producto final deberán cumplirlas especificaciones de la carta del proyecto. Los resultados de la fase de diseño debe incluir un diseñode producto que:

� Satisface el patrocinador del proyecto, el usuario final, y necesidades de los negocios

� Funciones como estaba previsto

� Puede producirse dentro de las normas de calidad

� Puede ser producido en el tiempo y las limitaciones presupuestarias

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Fase de Ejecución

Consiste en la ejecución de los procesos utilizados para completar los trabajos definidos en el plan degestión de proyectos para lograr los requisitos del proyecto. El proceso de ejecución implica lacoordinación de personas y recursos, así como la integración y la realización de las actividades delproyecto, de conformidad con el plan de gestión del proyectos. Los productos son producidos comoresultado de los procesos realizados tal como se define en el plan de gestión de proyectos

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Fase de Cierre

El cierre incluye la aceptación formal del proyecto y la terminación de la misma. Las actividadesadministrativas incluyen el archivo de los documentos e informar de las conclusiones.

Esta fase consiste en:

� Cerrar Proyecto: finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de proceso para cerrarformalmente el proyecto o una fase del proyecto.

� De cierre del contrato: Completar y resolver cada contrato (incluyendo la resolución de las partidasabiertas) y cerca de cada contrato, aplicable al proyecto o fase del proyecto.

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Fase de Seguimiento y control

El seguimiento y control consiste en los procesos realizados para observar la ejecución del proyecto paraque los problemas potenciales se puedan identificar en forma oportuna y se puedan adoptar medidas,cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto. El beneficio clave es que el rendimiento delproyecto es observado y medido regularmente para identificar las variantes del plan de gestión deproyectos.

Incluye:� Medición de las actividades en curso del proyecto.� Las variables de seguimiento del proyecto (costes, esfuerzo, alcance, etc) contra el plan de gestión del

proyecto y la línea de base los resultados de él.� Identificar las acciones correctivas para abordar las cuestiones y los riesgos.� Influenciar en los factores que podrían eludir el control.

En proyectos multi-fase, el proceso de supervisión y control también proporciona retroalimentación entre lasfases del proyecto, a fin de implementar acciones correctivas o preventivas para que el proyecto cumpla conel plan de gestión del proyecto.

El mantenimiento de Proyectos es un proceso continuo, e incluye:� Continuar con el apoyo de los usuarios finales� Corrección de errores� Actualizaciones del software a través del tiempo

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En el transcurso de cualquier proyecto, se producen cambios. El cambio es una parte normal y esperada delproyecto. Los cambios pueden ser el resultado de modificaciones de diseño necesarias, diferentescondiciones ambientales, la disponibilidad de materiales, efectos de terceros, etc. Más allá de realizar elcambio en el campo, el cambio normalmente necesita ser documentado para demostrar lo que realmente seconstruye. Esto se conoce como Gestión del Cambio. Cuando se introducen cambios en el proyecto, laviabilidad del proyecto tiene que ser evaluado de nuevo. Es importante no perder de vista los objetivosiniciales y los objetivos de los proyectos. Cuando los cambios se acumulan, el resultado previsto no puedejustificar la inversión propuesta.

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Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas La planificación es un procesocontinuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos. Es elproceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes deemprender la acción global o conjunto de medidas pertenecientes a un plan establecido y concreto, realizadoa la consecución de un fin

Es el proceso de evaluar toda la información relevante ylos desarrollos futuros probables, da como resultado uncurso de acción recomendado: un plan Planificarsignifica que los ejecutivos estudian anticipadamentesus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no encorazonadas sino con algún método, plan o lógica.

Los planes establecen los objetivos de la organización ydefinen los procedimientos adecuados para alcanzarlos.Además los planes son la guía para que:

1.2.1. Planificación de proyectos

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La organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; Los miembros de laorganización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos yprocedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generanresultados. Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijarprioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas decambios en el entorno externo, entre otros aspectos

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Todos los proyectos tienen un ciclo vital; es decir, su realización comprende una serie de etapas lógicasque comienza con la formulación de la idea original y el desarrollo de un plan de actividades, continúa conla identificación y la comprobación de las capacidades y necesidades de las partes interesadas y, porúltimo, comprende las etapas de diseño, ejecución y evaluación.

1.2.2. Propuesta

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Puesto que la ejecución de un proyecto de informatización puede requerir una dedicación de tiempo delpersonal de la cooperativa y un gasto considerables, su próxima tarea será convencer a losadministradores, comité de administración o directiva elegida de la idoneidad de la propuesta. Antes decontinuar, necesitará su apoyo decidido. Para ello, deberá elaborar una «propuesta de proyecto» breve,de una o dos páginas, donde se resuman los fines y objetivos, las ventajas y costos previstos, y losriesgos potenciales del proyecto, para que la estudien las personas mencionadas. Aunque pueda pareceruna pérdida de tiempo, realmente no lo es ya que le ayudará a responder a muchas de las preguntas que,con toda probabilidad, le plantearán.

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Selección del Personal

Tradicionalmente, la selección de personal se define como un procedimiento para encontrar al hombre quecubra el puesto adecuado, es decir escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados, paraocupar los cargos existentes en la empresa, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el rendimientodel personal.

Pero, ¿qué significa adecuado? Para contestar, esta pregunta cabría considerar las diferencias individualeso sea, tener en cuenta las necesidades de la organización y su potencial humano así como la satisfacciónque el trabajador encuentra en el desempeño del puesto.

Como paso previo a la selección técnica de personal, resulta obligado conocer la filosofía y propósitos de laorganización, así como los objetivos generales departamentales, secciona les etc de la misma. Estoimplica, entre otras cosas, la valoración de los recursos existentes y la plantación de los que van a sernecesarios para alcanzar esos objetivos, y que comprende la determinación de las necesidades presentesy futuras en cuanto a cantidad y calidad.

1.2.3. Selección y Evaluación de personal

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La selección del Personal tiene como objetivos:

� Definir políticas y programas para garantizar la incorporación del personal idóneo a la entidad.

� Seleccionar candidatos adecuados para el acceso, los traslados, las promocionesy las actividades de formación y desarrollo.

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PRINCIPIOS FUNDAMENTALES

� Principio básico Idoneidad demostrada.� Necesario, factible y costearle. Es una inversión� Debe ser permanente y planificado, tanto para el nuevo ingreso como los movimientos internos y

los planes de formación.� Proceso estructurado, flexible, dinámico y específico para cada puesto y entidad.� Se realiza por personal calificado y entrenado.� Considera junto a los requisitos califica torios y extraterritorial los relativos a los riesgos y

exigencias fisiológicas y psicológicas.� Esta integrado al resto de los subsiste mas del Sistema de Dirección de los Recursos Humanos.

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La supervisión es la regular observación y registro de actividades que se llevan a cabo en un proyecto oprograma. Es un proceso rutinario de recogida de información sobre todos los aspectos del proyecto.Supervisar es comprobar cómo progresan las actividades del proyecto. Es observación: observaciónsistemática y pertinente.

La supervisión también implica informar sobre el progreso del proyecto a los donantes, ejecutores ybeneficiarios del proyecto.

1.2.4. Supervisión y Revisión del proyecto

La supervisión es muy importante en la planificación eimplementación de proyectos.

Es como mirar al camino cuando se va en bicicleta: puedeajustar el recorrido para asegurarse de que no se desvía.

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Objetivos de la supervisión:

� Mejorar la productividad de los empleados.

� Desarrollar un uso óptimo de los recursos.

� Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada.

� Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral.

� Monitorear las actitudes de los subordinados.

� Contribuir a mejorar las condiciones laborales.

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1.2.5. Informes

En términos generales un informe es un trabajo escrito, cuyos resultados o cuyo producto es esperado porpersonas distintas a quien lo realiza, o bien el mismo es encargado por terceros (un jefe, o ejecutivo).

En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. Loesencial es darse cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita comprenderlo.

El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica, o comercial) con el propósitode comunicar información a un nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechosobtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además,aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados ypropone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.

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Tanto el informe como otros medios de comunicación poseen sus respectivas partes:

Portada: Datos personales del escritor o autor y el título del informe.

Índice: En esta parte van señaladas todas las partes del informe y el total de páginas que contiene.

Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar.

Cuerpo: Es la información principal y completa del tema.

Conclusiones: Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten responder lasinterrogantes planteadas.

Bibliografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para responder todas lasinquietudes y plantear las ideas del trabajo

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1. Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:

Científicos:Se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categoría de“memorias científicas”.

Técnicos:Se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas de sociología, antropología,psicología social, etc; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica.

Divulgación: Destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una persona de medianacultura.

Mixtos: Destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje se adapta al de ambosgrupos de destinatarios.

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2. Por las características textuales los informes se clasifican en:

Expositivos: contienen una información o una descripción del tema o unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación, o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier.

Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción “ya realizada o, al menos, proyectada.” (Ibídem). Se denominan también propuesta o proyecto.

Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de acción (es el informe más utilizado en consultoría).

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1.3 Fundamentos de P.M.I.

El Project Management Institute (PMI) es una de las asociaciones profesionales de miembros másgrandes del mundo que cuenta con medio millón de miembros e individuos titulares de suscertificaciones en 180 países.

Es una organización sin fines de lucro que avanza la profesión de la dirección de proyectos a través deestándares y certificaciones reconocidas mundialmente, a través de comunidades de colaboración, deun extenso programa de investigación y de oportunidades de desarrollo profesional.

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La Producción más Limpia (P+L) es la aplicación continua de una estrategia ambiental preventivaintegrada a procesos, productos y servicios para incrementar sobre estos la eficiencia y reducir el riesgopara el ser humano y el medio ambiente.

La Producción más Limpia puede ser aplicada a procesos usados en cualquier tipo de industria, a losmismos productos y a distintos servicios ofrecidos a la sociedad.

Se ha comprobado que la inversión en prevención resulta menos costosa para las empresas, que laspérdidas que éstas pueden encarar derivado de la aplicación de procesos ineficientes.

La comunidad identificada con la Producción más Limpia certifica esta afirmación, sin embargo, unagran parte de las instituciones financieras que son las que otorgan los créditos para los proyectos,desconocen o no están lo bastante convencidas en este punto.

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Por lo cual mientras que, durante los últimos diez años, la Producción más Limpia ha sido muy bienvista y adoptada por la comunidad de Ingeniería, la obtención de créditos continúa siendo uno de losobstáculos más grandes para una aplicación más amplia de la P+L.

A pesar de todo ha habido algunos resultados positivos en este sentido. Se han incrementado lasinvestigaciones y publicaciones relacionadas con la sostenibilidad financiera, entre donantes hanemprendido proyectos de demostración, y en los últimos años han surgido mecanismos especiales definanciamiento para la Producción más Limpia en algunos países.

En adición, los mercados financieros están volviéndose más sensibles hacia el medio ambiente y lasostenibilidad.

Los costos del capital dependen principalmente de los resultados de la evaluación de riesgos ybeneficios esperados, mientras que los asuntos relacionados con sostenibilidad inciden en amboselementos.

Asimismo hay evidencia reciente de que inversionistas institucionales están apoyando cada vez más lasostenibilidad.

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Fuente: Aprovechando la Producción más Limpia. Listados de Chequeo. Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente. División de Tecnología, Industria y Economía.

Principios de la Producción Más Limpia

- Buenas Prácticas de Manejo: mejoras en las prácticas utilizadas y un mantenimiento apropiado puedenproducir beneficios significativos. Estas opciones son de bajo costo.

- Mejor Control de Proceso: modificación y optimización de procedimientos de trabajo, operación de lamaquinaria y parámetros de operación para operar los procesos a mayor eficiencia y minimizar lasrazones de generación de desechos y emisiones.

- Sustitución de Materias Primas: cambio de materias primas por otras menos tóxicas, materialesrenovables o con mayor vida de servicio.

- Modificación de Equipo: modificación del equipo de producción existente y su utilización, por ejemplo,añadiendo dispositivos de medición y control, de modo que el proceso opere a mayor eficiencia.

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- Cambios de Tecnología: reemplazo de tecnología, cambios en la secuencia de los procesos y/osimplificación de procedimientos de modo que se minimice la generación de desechos y emisionesdurante la producción.

- Recuperación in-situ y reutilización: reutilización de materiales de desecho en el mismo proceso uotras aplicaciones dentro de la empresa.

- Producción de subproductos útiles: transformación de materiales de desecho en materiales quepuedan ser reutilizados o reciclados para otras aplicaciones fuera de la empresa.

- Modificación de Productos: modificación de las características del producto de forma que seminimicen los impactos ambientales del mismo derivados de su uso o posterior a éste (disposición) olos impactos causados durante la producción del mismo.