ADMNISTRACION DE PROYECTOS

ADMNISTRACION DE PROYECTOS1.1. Definicin del proyecto.

Es una secuencia de tareas con un principio y un final limitado por el tiempo, por los recursos y los resultados deseados (tiene un resultado deseado, fecha lmite y un presupuesto, personal, suministros y dinero).

Tres elementos de importancia primordial son: el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el sistema de administracin del proyecto.Ejemplos de proyectosEl desarrollo de un nuevo producto o servicio.Efectuar un cambio en la estructura, la dotacin de personal, o el estilo de una organizacin.El diseo de un nuevo vehculo de transporte.Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de informacin.La construccin de un edificio o instalacin.La construccin de un sistema de abastecimiento de agua para una comunidad en un pas en desarrollo.La aplicacin de un nuevo negocin procedimiento o proceso.

1.2 Significado e importancia de la administracin de proyectos.Administracin de proyectos: Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

Las formas y tipos de proyectos son de lo ms diversos. Algunos son pequeos y bien definidos; otros son grandes y complejos. Sin importar el tipo de proyecto que uno va a realizar, sino aplica correctamente los conceptos de la administracin de proyectos, crecer el riesgo de no terminar a tiempo y de rebasar con mucho presupuesto.

El plan de lnea base para un proyecto se puede demostrar en un formato grafico o tabularpara cada periodo (semanal, mes), desde el inicio del proyecto hasta su terminacin. La informacin debe incluir:Las fechas de inicio y terminacin de cada actividad.Las cantidades de los diversos recursos que se necesitaron durante cada periodo.El presupuesto para cada periodo, as como el proyecto acumulado desde el inicio del proyecto a travs de cada periodo.Una vez que se ha establecido un plan de lnea base, se tiene que poner en prctica. Esto incluye realizar un trabajo segn el plan y controlar el trabajo en forma tal, que el alcance del presupuesto se logre dentro del presupuesto y el programa, a satisfaccin del cliente.Estructuracin de un buen plan.Al control de un proyecto de principio a fin.Aceptacin del plan, es decir respaldo de los dems.Motivacin de los involucrados.Mejor utilizacin de los recursos disponibles control de gastos de tiempo y dinero.La administracin de proyecto nos ayuda a:

1.3 Fases de la Administracin de ProyectosCiclo de VidaFases de la administracin:Fase 1 Inicio.Fase 2 Planeacin.Fase 3 Ejecucin.Fase 4 Control.Conclusin

Fases de la administracin de proyectos

11.4 Planificacin de los parmetros de un proyecto (alcance, estructura, especificaciones y estimaciones de tiempo, costo y recursos).La consecucin exitosa del objetivo del proyecto suele verse limitada por cuatro factores: alcance, costo, programa y satisfaccin del cliente.Alcance del proyectoEs el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las estrategias (las cosas por hacer), es decir los productos u objetos tangibles que han de suministrarse cumplan con los requisitos o criterios de aceptacin acordados al comenzar el proyecto. El cliente espera que el alcance se lleve a cabo con la calidad deseada.COSTOEs la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminacin aceptable del proyecto. El costo basa en el presupuesto que abarca una estimacin de los costos relacionados con varios recursos que servirn para llevar a cabo el proyecto. Puede incluirlos sueldos de los que trabajan en l, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo o de instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que se encargan de algunas actividades.ProgramaEs el cronograma que especfica cuando empezaran y terminaran las actividades. El objetivo de un proyecto generalmente establece el tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convencida por el cliente y la persona o empresa que se encargaran de realizarlo.El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto, en determinar fecha y con entera satisfaccin del cliente. Para facilitar su consecucin, es importante elaborar un plan antes de iniciar el proyecto; en l se incluirn todas las actividades, los costos conexos y las estimaciones del tiempo necesario para incluirlos.

Cuando no se elabore, crece el riesgo de no terminar totalmente el proyecto dentro de los lmites del presupuesto y el tiempo..Este esfuerzo de planeacin incluye los siguientes pasos:

Definir con claridad el objeto del proyecto:Dividir y subdividir el alcance en piezas importantes o paquetes de trabajoDefinir las actividades especficas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.Presentar grficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red.Hacer un estimado de tiempo de la duracin que tendr que completar cada actividad.Hacer un estimado de costos para cada actividad.Calcular el programa y presupuesto de un proyecto, para determinar si se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.

Estimacin de costosEs una evaluacin cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto. Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costos de la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnologa de la informacin, y categoras especiales como una asignacin por inflacin o una reserva para contingencias de costo.Estimacin de tiempos

La estimacin del tiempo forma parte de gestin del tiempo de la administracin de proyectos.

Ejemplos de tcnicas de estimacin:

Anlisis de puntos defuncin

Tcnicas de descomposicin

Modelos empricos de estimacin

Herramientas automticas de estimacin

FACTORES QUE RESTRINGEN EL XITO DEL PROYECTO

1.5 Actividades del proyecto.Estructura de divisin del trabajoAgrupacin de elementos de proyectos orientada a entregas que organiza y define elmbito total de trabajo del proyecto. Cada uno de los niveles descendientes representauna definicin cada vez mas detallada del trabajo del proyecto. La estructura de divisinde trabajo (edt) tambin debera identificar las relaciones de los elementos entre si y lasrelaciones de estos con el producto final.Definicin de las relaciones jerrquicas entre tareas puntuales de un proyecto.

Ofrece una divisin lgica del proyecto en niveles sucesivos con aumento del detalle de informacin.

Una edt se compone de tareas organizadas de tal manera que cada tarea se asocia solamente a un mayor nivel (evitando superposicin de objetivos y esfuerzos).

Las tareas pueden ser resumidas progresivamente con el fin de presentar informacin de tiempo, costo y recursos en diferentes niveles e incluso a nivel del proyecto.

La edt se puede asociar a una edo-estructura de divisin de la organizacin para definir quien ser responsable de cada tarea.El equipo asignado al proyecto:

Bajo el concepto de la administracin de proyectos se asignan representantes de cada uno de los departamentos funcionales de las divisiones del equipo asignado al proyecto.

Cada miembro del equipo deriva una gua funcional experta y el control administrativo del gerente de departamento. El equipo incluye al siguiente personal clave: Gerente de proyectos. Ingeniero de proyectos. Gerente de construccin del proyecto. Coordinador de construccin del proyecto. Ingeniero de puesta en marcha del proyecto. Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto. Supervisor de costo y programas del proyecto. Administracin del proyecto. Gerente de aprovisionamiento del proyecto. Asistente del controlador del proyecto.Lista de actividades

Es la relacin de actividades fsicas o mentales que forman procesos interrelacionados enun proyecto total.No es necesario que las actividades se listen en orden de ejecucin, aunque si esconveniente porque evita que se olvide alguna de ellas. Sin embargo las omisiones de lasactividades se distribuirn mas tarde al hacer la red correspondiente.

Matriz de secuencias

Existen dos procedimientos para conocer la secuencia de actividades:

Por antecedentes: se les preguntara a los responsables de los procesos cuales actividades deben quedar terminadas para ejecutar cada una de las que aparecen en lalista. Debe tenerse especial cuidado que todas y cada una de ellas tengan por lo menos un antecedente excepto en el caso de ser actividades iniciales, en cuyo caso suantecedente ser cero.

Por secuencia: el procedimiento es preguntar a los responsables de la ejecucin, cuales actividades deben hacerse al terminar cada una de las que aparecen en la lista de actividades. Para este efecto se debe presentar la matriz de secuencias iniciada con la actividad cero que servir para indicar solamente el punto de partida de las dems.

1.6 Matriz de asignacin de responsabilidades

La matriz de asignacin de responsabilidades (raci por las iniciales de los tipos de responsabilidad) se utiliza generalmente en la gestin de proyectos para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera, se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance este asignado a un individuo o a un equipo.

Control mediante grafica de GanttEl diagrama de Gantt es un diagrama de barras horizontales en la cual la lista de actividades va debajo del eje vertical y las fechas se colocan a lo largo del eje horizontal.

En el eje horizontal corresponde al calendario, o escala de tiempo definido en trminos de la unidad mas adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, da, semana, mes, etc. En el eje vertical se colocan las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una lnea horizontal cuya longitud es proporcional a su duracin en la cual la medicin efecta con relacin a la escala definida en el eje horizontal.

EJERCICIOS:

Elabore una matriz de asignaciones de acuerdo a las actividades planteadas en el proyecto en equipo.2) De acuerdo a la siguiente matriz de secuencia, elabore una matriz de asignaciones o precedencia.

3) Con los datos del ejercicio anterior elabore una grafica de Gantt.

4) Elabore una matriz de secuencia, precedencia y una grafica de Gantt del proyecto de equipo.