Unidad 3 Administracion de Un Proyecto de Informacion

Administracin de proyectos de informacin

Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software 1

Ingeniera en Desarrollo de Software

6 semestre

Programa de la asignatura:



Clave:

15143631

Universidad Abierta y a Distancia de Mxico

UnADM




ndice

Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin. .................................................. 3

Presentacin de la unidad ................................................................................................. 3

Propsitos .......................................................................................................................... 4

Competencia especfica ..................................................................................................... 4

3.1. Anlisis de un proyecto de informacin ....................................................................... 5

3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de informacin .......................................................... 8

3.1.2. Deteccin de necesidades para la implementacin de un proyecto de informacin

dentro de un marco organizacional .................................................................................. 14

3.2. Implementacin de un proyecto de informacin ........................................................ 21

3.2.1. Las TIC en los sistemas de informacin ................................................................. 25

3.2.2. Implementacin y administracin de un proyecto de informacin ........................... 28

Cierre de la unidad .......................................................................................................... 36

Para saber ms ............................................................................................................... 37

Fuentes de consulta ........................................................................................................ 38




Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin.

Presentacin de la unidad

La presente unidad aborda temas referentes al anlisis de las aplicaciones de los

proyectos de informacin; as mismo, se observa cmo es posible implementar este tipo

de proyectos en el marco organizacional.

Un vez que se conoce el proceso de desarrollo de los proyectos de informacin

(abordados en la Unidad 2. Etapas de un proyecto de informacin), en esta unidad se

revisarn elementos importantes en la administracin del proyecto respecto a su

implementacin, por lo que se revisar el tema 3.1. Anlisis de un proyecto de

informacin, en el cual se desarrollar un panorama acerca de las aplicaciones que puede

efectuar un proyecto de informacin por medio del anlisis de sus necesidades. En el

siguiente tema, 3.2. Implementacin de un proyecto de informacin, primero se podr

conocer las condiciones y elementos necesarios para la implementacin de un proyecto,

as como la importancia que tienen las tecnologas de informacin dentro de los sistemas

de informacin, para luego tener una comprensin ms clara de cmo implementar y

administrar de mejor manera un proyecto de informacin.

Es importante mencionar que quien realiza la administracin de proyectos es el

administrador, que tambin se le conoce como project management, en espaol se

traducira como lder, director, gerente o administrador (Torres y Torres, 2012, p. 20).

Segn el PMBOK1 (por sus siglas en ingls de Project Management Body of Knowledge),

se traduce como director de proyectos y es el responsable directo de que el proyecto se

concrete y cubra todas las expectativas con la mayor eficiencia en cada una de las fases

de la vida del proyecto. Las principales funciones que realiza un administrador de

proyectos en cualquier nivel de la estructura organizacional son la planeacin, direccin,

control y motivacin a quienes forman parte del proyecto entre otras actividades; es decir,

administran actividades temporales debido a que lo proyectos presentan la caracterstica

de discontinuidad (recuerda las caracterstica de los proyectos que se revisaron en la

Unidad 1. Fundamentos de proyectos). El perfil de un administrador de proyectos incluye,

entre otras caractersticas, la capacidad de tomar decisiones, el trabajo en equipo, contar

con conocimientos generales sobre administracin de proyectos, y sobre el rea para la

cual se requiere el proyecto de informacin; por ejemplo, si se requiere implementar un

sistema para el control de informacin financiera en una organizacin, un desarrollador de

1 Publicacin del Project Management Institute PMI, libro internacionalmente conocido como las bases sobre las que se establecen las mejores prcticas de la moderna direccin y gestin de proyectos. (Alonso, 2008, p. 40).




software puede ser un administrador de proyectos si tiene conocimientos bsicos de

administracin de proyectos, as como de la forma de realizar el sistema de informacin

que se requiere para controlar la informacin financiera: facturas, gastos, ingresos,

egresos, etctera. Un administrador de proyectos tambin debe poder manejar

situaciones crticas, relacionarse en forma armoniosa con sus colaboradores y todos los

involucrados en el proyecto, saber negociar, ser creativo e innovador, entre otras

caractersticas.

En general, esta unidad comprende el contenido descrito anteriormente, con la finalidad

de proporcionar una base para efectuar una administracin eficiente de un proyecto de

informacin, para que luego de desarrollar sus etapas se logre una entrega de calidad con

fundamento en su implementacin y aplicacin.

Propsitos

Al trmino de esta unidad logrars:

Identificar las aplicaciones de los proyectos de informacin.

Detectar las necesidades para la implementacin de un sistema de informacin.

Analizar el desempeo de las tecnologas de informacin en los sistemas de

informacin.

Aplicar las etapas de un proyecto de informacin a partir de las necesidades de un

marco organizacional.

Identificar los aspectos necesarios para la implementacin de la administracin de

un proyecto de informacin, a partir de la resolucin de problemas informticos en

un marco organizacional.

Competencia especfica

Construir un proyecto de informacin para resolver una necesidad en una situacin

especfica dentro de un marco organizacional, mediante las fases del proceso

administrativo.




3.1. Anlisis de un proyecto de informacin

Es de suma importancia efectuar un anlisis previo a cualquier proyecto de sistemas de

informacin, debido a que a travs de este anlisis, se pueden identificar de mejor manera

algunos elementos tales como las necesidades reales que pudiera tener una

organizacin, los requerimientos necesarios que debe efectuar el nuevo sistema, las

tareas que se deben efectuar y los resultados que deben obtenerse, as como los riesgos

que pueden obstaculizar la concrecin del proyecto. Estos elementos son fundamentales

para la planeacin y desarrollo de cualquier proyecto de informacin. Este tema se

enfocar en el anlisis de riesgos de un proyecto de sistemas de informacin.

Los riesgos no son lo nico que se analiza respecto a los proyectos de informacin, pues

en todo proyecto tambin es necesario analizar y determinar los factores crticos de xito

(FCE). Esto contribuye a que los administradores de proyectos centren sus esfuerzos en

los puntos clave. Existen estrategias destinadas a identificar los factores crticos de xito.

FCE es un trmino empleado para designar un elemento necesario para que una

organizacin o proyecto logren su misin (Leyva, Rosado y Febles, 2012, p. 41). Los

FCE son parte esencial de la determinacin de la estrategia de un proyecto. Al proceso

que se realiza para identificar, entender y utilizar los FCE se le nombra inteligencia

competitiva (IC), que se define como el proceso estratgico de identificar, entender y

utilizar los FCE (Leyva, Rosado y Febles, 2012, p. 41). Algunos FCE, en donde radica la

importancia de la administracin de los proyectos, son los siguientes segn Torres y

Torres (2012, p. 22 y 23):

Planeacin y comunicacin: es de esencial importancia planear y mantener una

comunicacin fluida y acertada en el desarrollo de los proyectos, de tal manera que se

puedan evitar problemas, reducir al mnimo su impacto sobre el logro del objetivo de un

proyecto cuando stos se presentan (Torres y Torres, 2012, p. 22).

Tiempo: establecer el tiempo que se requiere para disear un plan eficaz antes de iniciar

el proyecto es importante para el logro satisfactorio de cualquier proyecto Torres (2012,

p. 22).

Definicin del objetivo: es importante que se defina el proyecto en forma clara,

integrando en el objetivo un producto un servicio o un resultado esperado, determinado

en funcin del alcance, tiempo y costo y aceptado por el cliente (Torres y Torres, 2012, p.

22).

Involucrar al cliente: es importante que se involucre al cliente para que se integre

activamente como parte del resultado exitoso de un proyecto.




Satisfaccin del cliente: se considera como el fin ltimo y el beneficio mayor de los

proyectos de informacin. Para ello, es necesario estar en continua comunicacin con l,

mantenerlo informado y a su vez indagar sobre sus expectativas por si van cambiando.

Medicin y comparacin del alcance real con el avance planeado: debe realizarse de

manera regular y oportuna para la aplicacin de acciones correctivas inmediatas en caso

de ser necesario.

Evaluacin del desempeo: al concluir el proyecto, es necesario evaluar el desempeo

con el fin de identificar los factores de mejora en caso de realizarse proyectos similares en

un futuro.

Realimentacin del cliente: es necesario intercambiar con el cliente, como parte del

equipo del proyecto, sus impresiones, opiniones, etctera, es decir, hacer un recuento de

las lecciones aprendidas (McLeod, 2000, p. 194).

Para efectos de comprender la importancia del anlisis en los proyectos de sistemas de

informacin se exponen, a continuacin, varias definiciones:

El anlisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propsito de disear

un sistema nuevo o mejorado (McLeod, 2000, p. 194).

El anlisis de un sistema de informacin parte de la revisin de los objetivos generales de

la organizacin, y de la demostracin del cumplimiento de los mismos mediante la

aplicacin de los sistemas de informacin existentes o propuestos (Stair y Reynolds

2000, p. 545).

Por ejemplo, en el caso de una empresa que desea conocer sus ventas diarias, ingresos,

egresos y sus utilidades, el objetivo podra traducirse en una o ms necesidades de

informacin, una de las cuales podra ser la elaboracin de un estado de resultados por

medio de una base de datos, que calcule las prdidas y ganancias de la empresa, por

medio del clculo de los costos y del ingreso del flujo monetario de la organizacin.

Con base en las definiciones anteriores, se entiende como anlisis de los proyectos de

informacin a la recaudacin de informacin sobre un sistema ya existente, o por

desarrollar, para determinar los requerimientos que debe cumplir el sistema en donde, a

su vez, deben contemplarse otras alternativas y limitantes, as como investigar su

factibilidad.

Es posible observar que el anlisis del proceso de un sistema de informacin de alguna

empresa u organizacin pequea puede resultar algo fcil de efectuarse; por el contrario,




el proceso en una empresa u organizacin de gran tamao se tornara un poco difcil y

tediosa, por lo que Stair y Reynolds (2000), sugieren efectuar los siguientes pasos:

1. Establecer participantes: definir a los participantes en el estudio del sistema existente

o que se desea efectuar, lo cual implica identificar a los usuarios, beneficiarios, personal

del sistema de informacin y administradores. Los participantes desempean los

siguientes roles:

Usuarios: manejarn e interactuarn con el sistema.

Beneficiarios: les favorecer directamente la implementacin del sistema de

informacin.

Personal del sistema de informacin: personas involucradas en la planeacin,

desarrollo, implementacin y ejecucin del sistema de informacin.

Administradores: su responsabilidad y tarea principal es el aseguramiento del

funcionamiento de un sistema de informacin

2. Recopilar los datos y requisitos convenientes: buscar informacin adicional

relacionada con las necesidades y problemas que enfrenta la empresa; para esto, es

preciso identificar la fuente de los datos, las cuales pueden ser externas o internas, para

luego recopilar la informacin por medio de herramientas como entrevistas, cuestionarios

y observacin directa.

3. Analizar los datos y requisitos: identificar las necesidades de los usuarios,

beneficiarios y organizacin.

4. Efectuar un informe del sistema existente o del que se desea efectuar integrando

los requerimientos y las prioridades del proyecto: deber desglosar los requerimientos

que debe cumplir un sistema de informacin analizando un sistema vigente o un proyecto

de sistema de informacin. Es preciso plasmar las prioridades del proyecto; es decir, las

funciones principales, as como sus requerimientos fundamentales.

Con la intencin de complementar el tema sobre el anlisis de un proyecto de

informacin, es preciso conocer sus aplicaciones para identificar el grado de impacto y

aplicaciones estratgicas en las organizaciones.




3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de informacin

Hoy en da, las organizaciones han cambiado su enfoque hacia la orientacin sobre el

valor que tiene el conocimiento, ya que el mercado compite en trminos de procesos e

innovacin, y no nicamente en cuanto al producto; es decir, que se ha enfatizado en

cuanto a la calidad y cantidad de produccin, as como en los servicios involucrados en

dichos procesos.

As pues, las organizaciones hoy en da dan una gran importancia a su informacin, la

cual puede ser referente a su propio personal, respecto a su experiencia, conocimiento,

innovaciones, entre otras, por lo que para lograr entrar al mercado competitivo se debe

contar con una fuente de informacin confiable y segura. Es respecto a este requerimiento

donde se ubica la aplicacin de los sistemas de informacin.

La aplicacin de los proyectos de sistemas de informacin pueden realizarse en diferentes

niveles organizacionales, segn sea su necesidad, enfoque o categora; es posible utilizar

los sistemas de informacin estratgicamente, de manera ofensiva, defensiva o

controlada.

La siguiente figura muestra la manera en que una empresa puede visualizar y emplear los

proyectos de sistemas de informacin, segn OBrien y Marakas (2001).




Aplicacin de los proyectos de sistemas de informacin en las organizaciones basado en OBrien y Marakas

(2001)

Justificacin

en cuanto a

costos

Nivel 4. Justificacin en cuanto a costos

Se mantiene un control estrecho sobre TI.

Las plataformas y las aplicaciones de tecnologa estn en constante actualizacin.

Las evaluaciones del entorno sobre la inversin se realizan slo en el nivel proyectado.

No existe un plan global de adquisicin de tecnologa.

Controlada

Nivel 5. Controlada

TI se considera como algo costoso.

La gerencia no est dispuesta a invertir en TI o equipos de cmputo.

Ofensiva

Nivel 2. Ofensiva

Los proyectos de informacin se consideran como un impulsor de la competitividad.

Las redes de computadoras personales y servidores proliferan en todas las reas funcionales de la organizacin.

La organizacin requiere de la captacin de los beneficios de las TI.

Defensiva

Nivel 3. Defensiva

El crecimiento de los proyectos de informacin es menos controlada que la tasa de crecimiento empresarial.

Las inversiones en TI siguen en comportamiento general de la industria.

Estratgica

Nivel 1. Estratgico

Las TI pueden ser un factor importante de competitividad.

Las TI tienen cada vez ms demanda en el procesamiento de

transacciones, toma de decisiones, colaboracin y procesos

empresariales claves como: reduccin de tiempo, costos, mejorar

la calidad y la flexibilidad




Es preciso mencionar que la seleccin y priorizacin de proyectos debe efectuarse con

base a los objetivos de la organizacin, es decir, priorizar aquellos proyectos que brinden

mayor beneficio y que contribuyan al xito de la organizacin.

Existen diversos mtodos que categorizan de diferente manera los proyectos.

Cash, McFarlan y Mc Kenney (1996) afirman que, segn la reduccin de costos de las

tecnologas, los sistemas de informacin han dejado de ser aplicaciones de apoyo al

trabajo, para convertirse en aplicaciones que permiten lograr ventajas competitivas

importantes y discuten el modelo de categorizacin de proyectos que a continuacin se

muestra:

El modelo de McFarlan propone cuatro categoras de sistemas:

Estratgicas Alto potencial

Aplicaciones crticas para el xito futuro de una organizacin

Aplicaciones que podran ser importantes para el xito futuro de una organizacin

Operacionales clave Soporte

Aplicaciones de las cuales la organizacin actualmente depende

Aplicaciones que son valiosas, pero no son crticas para el xito de la organizacin

Categoras de sistemas del modelo de McFarlan Fuente: Llorens, 2005, p. 97.

1. Sistemas estratgicos: son aquellos que aplican la tecnologa de informacin con la

finalidad de obtener una ventaja competitiva. Generalmente este tipo de sistemas

presentan las siguientes caractersticas:

Influyen en diferentes mbitos dentro y fuera de la organizacin; por ejemplo, un

sistema de transacciones bancarias por Internet, el cual afecta tanto el estado

financiero del banco que transfiere como a la cuenta y el banco donde se realiza la

transaccin.

Reflejan un impacto significativo sobre el funcionamiento de las partes que operan el

sistema.

Los beneficios resultan de un mejor posicionamiento de mercado.

2. Sistemas de alto valor potencial: se refiere a los sistemas que tienen posibilidades

futuras de adquirir un alto valor estratgico. Por lo general, los beneficios en estos

proyectos no son visibles a simple vista o en el presente inmediato. Esto puede deberse a

que, normalmente, integra nuevas ideas u oportunidades tecnolgicas, de las cuales an

no se han explorado todas sus potencialidades.

3. Sistemas operacionales clave: es importante considerar la justificacin de costos y

beneficios en este tipo de sistemas. Sin embargo, no siempre la solucin de menor costo




puede resultar la ms eficaz, por lo que es an ms importante considerar el balance

entre los costos, beneficios y los riesgos que existieran.

4. Sistemas de soporte: pueden no ser indispensables, pero por su capacidad de mejora

de la eficiencia operacional, puede resultar til contemplarlos.

La aplicacin de un proyecto de sistema de informacin aporta estrategias en la

organizacin. Puede identificarse mediante una matriz de valoracin estratgica (Llorens,

p. 96) en donde se observa una valoracin del aporte estratgico de un proyecto donde se

integran dos aspectos:

La lnea de accin del proyecto: proveedores, clientes y competidores

El empuje estratgico: alianza, crecimiento, innovacin, costo y diferenciacin.

Para realizar una valoracin de los proyectos, es importante considerar los siguientes

mbitos de accin:

Respecto a la relacin de la organizacin con los proveedores

Mejorar la capacidad de negociacin para obtener mejores condiciones.

Reducir los costos: ser un mejor cliente y obtener trato diferencial o un mejor nivel de

servicio. Mejorar la calidad y los costos de los servicios y productos que se ofrecen.

Mejorar la satisfaccin del cliente: reducir la posibilidad de que los clientes cambien de

preferencia y busquen otros proveedores.

Posicionar los productos en el mercado: mejorar el conocimiento de los clientes y sus

necesidades.

Identificar y atender nuevos mercados

En cuanto a la relacin de la organizacin con los competidores:

Diferenciar o crear productos y servicios nuevos

Mejorar los canales de distribucin

En estos mbitos de accin, la forma en que apoya a las estrategias organizacionales un

proyecto de sistemas de informacin se clasifica de la siguiente forma:

1. Diferenciacin: un proyecto contribuye a la distincin o diferenciacin de la empresa

superando la calidad y nivel de los servicios brindados por la competencia; por ejemplo,

brindando mejores precios, introduciendo innovaciones, atendiendo las necesidades en

forma satisfactoria, etctera.




2. Costos: cuando un proyecto contribuye a la disminucin de costos, tanto para los

clientes como para los proveedores, es muy probable que se desarrolle una preferencia

de los proveedores hacia la organizacin.

3. Innovacin: cuando un proyecto apoya la introduccin de nuevos productos se

fomentan relaciones novedosas con los clientes, as como la competitividad.

4. Crecimiento: cuando apoya en la flexibilizacin de los procesos de produccin,

contribuye a aumentar la produccin o ventas y a expandir geogrficamente los mercados

de la empresa.

5. Alianzas: el proyecto contribuye como apoyo a la administracin e inversin en

tecnologa para evitar que la organizacin sea superada por sus competidores.

Los elementos antes enlistados se presentan en una matriz de valoracin estratgica,

donde se podr observar si el proyecto evaluado es estratgico, de alto valor potencial,

operacional o de soporte.

Proveedor

Cliente Competidor

Diferenciacin

Costo

Innovacin

Crecimiento

Alianza

Matriz de valoracin estratgica. Fuente: Llorens, p. 97.

Por medio de la matriz de valoracin estratgica, se pueden identificar las aportaciones de

los proyectos al logro de la visin y los objetivos de una organizacin y a los FCE (alta,

Empuje

estratgico

Esfera estratgica




mediana, poca o ninguna), describiendo la contribucin de los proyectos a estos factores:

logro de la visin y objetivos de la organizacin.

Esta descripcin se integrar respondiendo a las preguntas: por qu se afirma que el

proyecto tiene cierto grado de contribucin?, cmo contribuye al logro de la visin

y objetivos de la organizacin?, cmo apoya a los factores clave de xito?

Se integra la descripcin de la contribucin de los proyectos en una matriz de valoracin

estratgica como la que se observa a continuacin (Llorens, p. 98):

Proyectos Contribucin Visin Objetivos FCE

Objetivo Objetivo Objetivo FCE FCE FCE

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Matriz de valoracin estratgica de los proyectos. Fuente: Llorens, p. 98.

En la primera columna, de izquierda a derecha, se integra el nombre de los proyectos. En

la matriz anterior se muestra un listado de proyectos, considerando que en una

organizacin se implementen varios para sus diversas reas funcionales; pero si se

refiere a uno slo, es posible integrar una nica celda. En la segunda columna se describe

la contribucin que se considera hace el proyecto a los aspectos de la organizacin

mencionados anteriormente. En las siguientes celdas: visin, objetivos y FCE es

posible integrar valores, por ejemplo de cero a diez, donde cero representa la forma

mnima de contribucin, y el diez el grado mximo. Tambin pueden integrarse las

escalas:

0=ninguna

1=Poca contribucin

2=Mediana contribucin

3=Alta contribucin

El anlisis de este tipo de herramientas, en las cuales se concentra informacin sobre la

relacin de los proyectos en el buen funcionamiento de la organizacin, o qu tanto

impactan en su estructura, objetivo, resolucin de problemas, en su buen funcionamiento,

es posible detectar qu FCE se est desatendiendo para implementar proyectos de

informacin que se consideren pertinentes; ante ello, en el siguiente tema se abordar la

relacin entre la deteccin de necesidades con la implementacin de un proyecto de

informacin.




3.1.2. Deteccin de necesidades para la implementacin de un

proyecto de informacin dentro de un marco organizacional

La deteccin de necesidades forma parte de la evaluacin de proyectos de informacin;

se inserta como elemento de un estudio donde es posible detectar las necesidades que

pueden ser satisfechas mediante la implementacin de los proyectos (Baca, 2006).

La deteccin de necesidades es a la vez una fase y una estrategia de evaluacin

diagnstica. Fase porque se ubica como la primera etapa dentro de la planeacin

normativa, estratgica y tctica de una intervencin preventiva; es la base del diseo y la

operacin de cualquier programa o proyecto (Centro de Integracin Juvenil, s. f.).

Para efectos de esta unidad, la deteccin de necesidades se considerar como una

estrategia de evaluacin diagnstica, que se inserta en todo tipo de organizaciones, pues

en ellas se realizan la clasificacin o distribucin de flujos de informacin constantes; sin

embargo, no todas las organizaciones son capaces de identificar sus verdaderas

necesidades para, a partir de ello, contar con un flujo de informacin que cubra las

necesidades reales de las empresas.

De lo anterior parte la necesidad de llegar a la raz de los problemas, oportunidades o

carencias propios de cada organizacin, y as cumplir los requerimientos de las mismas,

por medio de la implementacin de un proyecto de informacin.

Para diagnosticar las necesidades reales de una organizacin, y a partir de ello lograr la

implementacin de un proyecto de informacin, existen una serie de tcnicas y

herramientas que contribuyen en la identificacin de dichas necesidades. La mayora de

ellas persiguen la finalidad de recopilar informacin necesaria para la identificacin y




anlisis de los problemas o necesidades, a continuacin se explican algunas herramientas

para dicho fin.

Diagnstico organizacional: este proceso consiste en evaluar el funcionamiento en una

organizacin, un departamento, un equipo o un puesto de trabajo con la finalidad de

identificar las fuentes de los problemas y, en algunos casos, las reas de oportunidad.

Dicho diagnostico comprende las siguientes tareas:

Recaudacin de datos referentes a las operaciones actuales

Analizar dichos datos

Generar conclusiones de un posible cambio o mejora

La informacin necesaria para diagnosticar los problemas en la organizacin se puede

recaudar mediante la aplicacin de cuestionarios, entrevistas, la observacin y los

registros de la organizacin.

Cuestionario: para la elaboracin de preguntas para un cuestionario es importante

considerar las siguientes recomendaciones (Daz de Rada, 2001):

Respecto de contenido de las preguntas: se debe tener claro el objetivo del cuestionario y

la informacin que se espera obtener.

Respecto a la forma de preguntar, se deben considerar las siguientes recomendaciones:

Preguntas claras breves y concisas.

Deben ser formuladas con una alta precisin.

Las preguntas deben formularse con base en el lenguaje de la poblacin a

estudiar, es decir, considerar el nivel acadmico, contexto social, cultural, etctera.

Se deben evitar palabras en las preguntas tales como no sabe, no contesta.

Las preguntas deben ser referidas a un slo aspecto o relacin lgica.

Tipos de preguntas:

1. Abiertas: pueden ser dicotmicas, es decir, que pueden contener dos o ms

opciones de respuesta.

Ejemplo: qu opina usted del proceso de capacitacin que se lleva a cabo

actualmente?________________________________________________

2. Cerradas: contienen categoras u opciones de respuestas delimitadas.

Ejemplo: qu tiempo se lleva en el proceso de capacitacin actual?

a) 15 a 20 das b) 20 a 25 das c) 25 a 30 das




Es conveniente elaborar las preguntas abiertas de tal manera que las respuestas aporten

informacin que se considere til en la identificacin de un problema u oportunidad.

Es conveniente elaborar adecuadamente las opciones o alternativas de respuesta de las

preguntas cerradas, de manera que no sean confusas y que proporcionen los datos que

realmente se necesitan analizar.

Entrevista: Es una tcnica en la que una persona (entrevistador) solicita informacin

a otra persona o grupos de personas (entrevistados o informantes), para la obtencin

de datos de una situacin o problema.

La entrevista se refiere a una conversacin que se da al menos entre dos personas, una

de ella es el entrevistador y la otra el entrevistado.

El objetivo de la entrevista es obtener informacin de los entrevistados, as como facilitar,

transmitir informacin, orientar o dar apoyo en relacin con sentimientos,

comportamientos, conflictos de la organizacin o departamento.

Existen dos tipos de entrevistas, segn Campabadal (2005):

a) Entrevista estructurada: es dirigida, las preguntas se preestablecen en el mismo

orden, y son recopiladas en un cuestionario.

b) Entrevistas no estructurada: son libres, las preguntas se elaboran de manera abierta, y

se van elaborando en el transcurso de la conversacin.

En una entrevista siempre se deben registrar los resultados, pueden ser grabados o

tomando nota de ellos.

Al finalizar la entrevista, es posible que se logre analizar los resultados recopilando las

conclusiones relativas al tema de inters.

Observacin: debe ser un proceso en el que es preciso poner atencin a los

movimientos, acciones, tareas y eventos que se efectan en la organizacin para

detectar, a partir de ello, algn problema u oportunidad que lleve a la necesidad de

implementar el proyecto de informacin. Es conveniente efectuar dicha observacin

por un periodo constante de tiempo; para la observacin y medicin de algn proceso

especifico puede ser til la implementacin de algunas herramientas de muestreo y

estadsticas, probabilstico, sistemtico, errtico entre otros.

Registros de la organizacin: herramienta para la identificacin y anlisis de

necesidades o problemas. Es importante considerar los registros de informacin con los




que actualmente cuenta la organizacin, con la finalidad de analizarlos e identificar algn

problema u oportunidad de mejora en la implementacin de un sistema de informacin.

Para lograr la implementacin de un proyecto de informacin partiendo de la identificacin

de necesidades en una organizacin, es posible tambin aplicar el enfoque sistmico, el

cual emplea una orientacin sistmica para definir problemas y oportunidades para

proponer soluciones, dentro del cual se contemplan las siguientes actividades (Burch y

Grudnitski, 1992, p. 80):

1. Reconocer y definir un problema o una oportunidad implementando el pensamiento

sistmico

2. Desarrollar y evaluar soluciones alternativas de sistemas

3. Elegir la solucin de sistema que cumpla mejor los requerimientos

4. Disear la solucin de sistema elegido

5. Implementar y evaluar el xito del sistema que ha sido diseado

A continuacin se muestra una figura que desglosa cada paso del enfoque sistmico,

segn Burch y Grudnitski (1992, p. 82), para la identificacin de necesidades. Esto con la

finalidad de proporcionarte una alternativa para el desarrollo e identificacin de soluciones

a problemas que presente alguna organizacin, y a partir de ello lograr implementar un

sistema de informacin.




Enfoque sistmico para la solucin de problemas. Fuente: Burch y Grudnitski, 1992, p. 80.

A continuacin se explicarn los elementos que conforman el enfoque sistmico:

Definicin de problemas y oportunidades

Un problema puede definirse como el conjunto de hechos o circunstancias que dificultan

la consecucin de algn fin (DRAE, 2013a).

Una oportunidad es una condicin bsica que presenta el potencial de resultados

deseados (Burch y Grudnitski, 992, p. 81).

Con lo anterior, es oportuno aclarar que los sntomas de algn problema deben ser

separados de los problemas en s, ya que los sntomas son simplemente seales de una

causa o un problema implcito.

Un ejemplo de un sntoma de problema en una organizacin puede ser el siguiente: las

ventas de un producto en una empresa han bajado, esto es consecuencia de que los

empleados encargados han perdido ventas en mostradores, debido a que no logran

Definir el

problema

Desarrollar

soluciones

alternativas

Elegir la solucin

Disear solucin

Implementar la

solucin

Su

pe

rvis

ar

y e

va

luar

los r

esulta

do

s




obtener informacin actual sobre precios y disponibilidad de los productos existentes en el

almacn. En este ejemplo, es posible identificar como oportunidad el incrementar las

ventas en un alto porcentaje si los empleados encargados recibieran las respuestas

inmediatas a las solicitudes, a travs de la implementacin de un sistema de control de

informacin, ventas e inventarios en tiempo real.

Para emplear el pensamiento sistmico en la identificacin de algn problema u

oportunidad es importante considerar:

Observar las interrelaciones entre los sistemas

Observar los procesos de cambio en los sistemas

Desarrollar soluciones alternativas

Comnmente existen distintas maneras de solucionar algn problema o de buscar alguna

oportunidad. Efectuar una sola alternativa limita la opcin de considerar varias

caractersticas significativas de las diferentes alternativas (Burch y Grudnitski, 1992).

Una fuente de las soluciones alternativas pudiera ser la experiencia y retomar las

soluciones que han funcionado, o que se han considerado en un pasado. Pero en s las

soluciones provienen de ideas propias y del ingenio.

Luego de ello, podran generase alternativas ms realistas considerando los recursos

financieros, de personal, entre otros. Algunos paquetes de software son de gran ayuda

para la toma de algunas decisiones por medio de simulacin, pudiendo contribuir en la

generacin de variedad de alternativas.

Retomando el ejemplo de la definicin de problema y oportunidad, podran haberse

generado las siguientes soluciones alternativas:

Capacitar al personal para tener una atencin inmediata las ventas

Implementar un sistema de control de informacin, ventas e inventarios en tiempo

real

Invertir en tecnologa avanzada para efectuar movimientos en tiempo real

Evaluar soluciones alternativas

Una vez que se tienen las soluciones alternativas, es preciso evaluarlas con la finalidad

de identificar la mejor solucin. Es preciso determinar qu alternativa cumple mejor los

requerimientos especficos o generales, las caractersticas y capacidades que sean

necesarias para lograr el xito del proyecto (Burch y Grudnitski, 1992).




Es conveniente clasificar o ponderar los criterios, segn el grado de cumplimiento de los

requerimientos del proyecto; por ejemplo, se podra clasificar un criterio referente a los

costos de operacin ms altos que uno de facilidad de uso.

Elegir la mejor solucin

Mediante la gua de la seleccin de la mejor solucin es posible integrar al diseo del

proyecto esta seleccin, implementarlo y evitar con ello la implementacin de un proyecto

que no sea la mejor alternativa ante los problemas. Dentro de ello pueden surgir tambin

algunos riesgos como la elevacin de costos, debido a una mala eleccin; pueden no

cumplirse los objetivos deseados, ni los requerimientos.

Luego de evaluar las posibles soluciones de alternativas, se puede iniciar el proceso de

seleccin de la mejor solucin; para ello es conveniente comparar las diferentes

alternativas. Tambin es posible no elegir la solucin de la alternativa con mayor

calificacin a causa de diferentes razones; una de ellas podra ser, por ejemplo, una

restriccin presupuestaria imprevista, factores polticos u objeciones legales, entre otros;

en este caso debe identificarse y evaluarse nuevas soluciones alternativas (Burch y

Grudnitski, 1992).

Disear e implementar una solucin

Una vez que se ha elegido la solucin, esta debe disearse e implementarse.

Particularmente, las especificaciones de diseo podran detallar las caractersticas y

capacidades de los recursos humanos, materiales, as como las actividades de los

sistemas de informacin que requieren un nuevo sistema.

Un plan de implementacin especfica los recursos, las actividades y el momento

oportuno para una implementacin apropiada (Burch y Grudnitski, 1992).

Uso del enfoque sistmico

Este enfoque es muy til en la deteccin de problemticas en una organizacin; sin

embargo, muchas veces no es tan necesario efectuar el enfoque para identificarlo, ya que

muchas organizaciones presentan alguna problemtica o alternativa, por lo que este

enfoque ayuda en la deteccin ms certera de lo que en realidad necesita la organizacin,

para luego lograr el diseo de solucin y a partir de ello la implementacin de un proyecto

de informacin (Burch y Grudnitski, 1992).




3.2. Implementacin de un proyecto de informacin

La implementacin de un proyecto de informacin es una de las fases ms importantes

del ciclo de vida de desarrollo de un sistema. Se considera una de las claves de xito,

debido a que la correcta implementacin ser el resultado de un buen proceso a lo largo

del desarrollo de un proyecto; es decir, una implementacin correcta indica que las etapas

de planeacin, anlisis, diseo, codificacin, etctera, han sido efectuados correctamente,

por lo que tambin indica que el resultado del proyecto ser exitoso.

La implementacin de un proyecto de informacin requiere la elaboracin de una serie de

tareas antes de que el nuevo sistema de informacin sea implementado. Al efectuarse las

actividades la responsabilidad se centra en los usuarios finales y el personal de operacin

(Burch y Grudnitski, 1992, p. 895).

Preparacin para la implementacin

Aunque un sistema se encuentre bien diseado, gran parte del xito del proyecto depende

de la preparacin y ejecucin de su implementacin.

Es necesaria la elaboracin de un reporte final de la implementacin, en donde lo ms

importante de este documento es el plan de implementacin basado en el diagrama de la

tcnica de evaluacin y revisin de programas (PERT) o grfica de Gantt.

Un ejemplo de este plan de implementacin puede ser el siguiente:

Plan de implementacin L M M J V L M M J V L M M J V

Codificacin

Prueba

Instalacin

Documentacin

Capacitacin y soporte Ejemplo de plan de implementacin




El ltimo documento formal

Es el reporte final de la implementacin. Este reporte es relativo al sistema, es decir, si es

sencillo y con pocos alcances, el reporte ser sencillo tambin; por el contrario, si se trata

de un sistema ms complejo, el reporte corresponder a la complejidad del proyecto. Es

importante desarrollar una parte del reporte final antes de iniciar la fase de

implementacin, el resto de reporte se efecta al finalizar la implementacin del nuevo

sistema. Durante el proceso de implementacin, se debe preparar la documentacin que

contenga los procedimientos y programas; se deben realizar pruebas y registrar los

resultados de stas, as como los resultados de las conversiones, el seguimiento y por

ltimo la aceptacin (Burch y Grudnitski, 1992).

Plan de implementacin

Por lo regular, el plan de implementacin se empieza algunas semanas o meses antes de

la llegada de la tecnologa, segn el alcance y complejidad del proyecto.

El plan de implementacin para un sistema algo grande o complejo puede medirse en

meses; comprende una coordinacin y calendarizacin de varias actividades y tareas que

pueden efectuar un equipo de implementacin.

La siguiente imagen muestra un plan de implementacin de un proyecto tpico de un

sistema grande o a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992):




1 4 7 9 10 11 12

2

3

6 8

5

Diseo detallado

de sistemas

Solic

itar

tecno

loga

Probar tecnologa Instalar tecnologa

Revisar

especificaciones

Escribir programa Probar programa Conversin del

sistema

Implementar

seguimiento Aceptar




Plan de implementacin de un proyecto tpico de un sistema a gran escala. Fuente: Burch y Grudnitski, 1992, p. 897.




Segn el ejemplo, cuando la tecnologa ha sido evaluada y seleccionada, se genera la

orden de compra para adquirir el componente estructural de la tecnologa elegida. Se

conforma un equipo de programacin y ste empieza a verificar las especificaciones del

diseo, para asegurar un buen entendimiento antes de empezar con la codificacin. La

capacitacin empieza al instante para personal y usuarios, es continua hasta su final.

El proyecto incluye la fase en la cual la tecnologa es sometida a una serie de pruebas,

con el fin de asegurar su funcionamiento eficiente y comprobar lo que se plane. Al ser

exitosas las pruebas, el sistema pasa a un proceso de conversin el cual puede ser

paralelo, directo, modular o en fase (Burch y Grudnitski, 1992).

Al tener todo en orden y en excelencia, resultados correctos, documentacin clara,

correcta y completa, personal capacitado, y procedimientos de operacin claros, el

sistema en este momento pasa de estar en un estado de desarrollo a un estado

operacional. Esta transicin indica la aceptacin del usuario y del personal operacional.

3.2.1. Las TIC en los sistemas de informacin

Como se ha mencionado antes, los sistemas de informacin son elementos orientados al

tratamiento para generar informacin necesaria para la toma de decisiones y

cumplimiento de algn objetivo; es preciso mencionar que las tecnologas de informacin

son herramientas que facilitan la elaboracin de tareas tales como almacenamiento,

procesamiento y transformacin de la informacin, por lo que es posible observar que la

aplicacin de las tecnologas de informacin dentro de los sistemas de informacin

contribuye en gran medida a el xito de la elaboracin de proyectos de informacin ms

eficientes.

Con la finalidad de reafirmar lo anterior, a continuacin se expone la definicin de

sistemas de informacin y conceptos de las tecnologas de informacin, as como su

contribucin en los sistemas de informacin.

Un sistema de informacin se define como un sistema capaz de recoger, almacenar y

procesar datos para que luego de un anlisis, obtener informacin til y necesaria para la

organizacin en la que en la que se encuentra inmerso (Cotos y Taboada, 2005, p. 4).

Las tecnologas de la informacin son un trmino utilizado para describir la combinacin

de la tecnologa de informtica (hardware y software) con la tecnologa de las

comunicaciones (redes de datos, imgenes y voz) (Fernndez, 2006, p. 20).




Previo a la introduccin del trmino de la informtica, los sistemas de informacin se

efectuaban con procesos manuales. Un ejemplo podra ser un sistema de informacin de

los estados de cuenta de una empresa, los cuales se efectuaban segn determinados

procesos y normas estandarizadas. Se calculaban mediante hojas o cuadernos de clculo

de estados de cuenta, con la finalidad de documentar y archivar informacin econmica

de la empresa. An suele ser usual la implementacin de algunos sistemas de

informacin que no empleen la tecnologa informtica.

Sin embargo, la aparicin de la tecnologa informtica en los sistemas de informacin ha

detonado una significativa aceptacin por parte de las organizaciones, as como por los

desarrolladores de proyectos, gracias a la automatizacin en los procesos mecnicos que

anteriormente se efectuaban manualmente, esto provoca que en la actualidad se

consideren como un soporte fsico de los sistemas de informacin.

La siguiente figura muestra la estructura que compone un sistema de informacin:

Componentes de un sistema de informacin con base en el esquema Componentes de un sistema de

informacin. Fuente: Fernndez, 2006, p. 21.

EL esquema anterior muestra los componentes principales de un sistema de informacin

en el que se involucran las personas o usuarios de las tecnologas, procesos que son los

responsables de generar o manipular los datos.

Personas Datos Procesos

Tecnologas de informacin




Las tecnologas de la informacin se clasifican en dos grupos (Fernndez, 2006):

Las tecnologas informticas: se dividen en componentes de hardware (dispositivos

electrnicos como ordenadores, pantallas, impresoras, etctera), y en componentes de

software (cdigo de informtica que logra hacer funcionar el hardware). Es posible

tambin clasificar las tecnologas informticas como parte de los componentes de un

sistema de informacin, las cuales pueden ser tecnologas basadas en datos, cuya

funcin es (capturar, almacenar, y gestionar datos e informacin), y las tecnologas

basadas en procesos, cuyas funciones se centran en dar soporte a las actividades o

procesos que se efectan en las organizaciones.

Tecnologas de telecomunicaciones. Son las que realizan interconexin de la

tecnologa informtica de datos o procesos, desde diferentes puntos. Existe un avance

considerable en relacin con las tecnologas de telecomunicaciones, debido a la

introduccin y adaptacin a Internet por parte de las organizaciones. Este creciente

avance ha permitido un acceso remoto entre los sistemas de informacin, as como la

interconexin entre diferentes sistemas de informacin que se ubique en distintos lugares.

Los sistemas de informacin se disearon con la finalidad de satisfacer diferentes

necesidades que gestionen la informacin. Recopilan datos de la organizacin, tanto

internos como externos, en la que se desee implementar un sistema de informacin, para

luego ser analizados, manipulados y procesados segn lo requieran, con la finalidad de

generar informacin til en la toma de decisiones.

Un sistema de informacin se encuentra conformado por diferentes componentes, segn

Cotos y Taboada (2005), los cuales son:

Los datos: entradas al sistema de informacin. Son indispensables en la generacin de

informacin.

El usuario: es la persona que utilizar el sistema de informacin, es quien puede proveer

de informacin, manipularla y utilizar los resultados generados.

El hardware: es indispensable para que el sistema de informacin pueda efectuar la

comunicacin, el procesamiento y el almacenamiento de la misma.

Los procedimientos: son los que se efectan sobre los datos y producen distintos

resultados. Forman parte del software del sistema de informacin, persiguen el objetivo

del correcto procesamiento de las entradas, y que se generen los resultados esperados.

Cada da se emplea en mayor grado la tecnologa de informacin en la automatizacin de

las actividades de una organizacin. Los sistemas de informacin han logrado evolucionar

a partir de la implementacin de la tecnologa de informacin como un medio de




automatizar los procesos, y apoyar la toma decisiones para lograr ventajas competitivas

mediante su aplicacin; ante ello, es necesario centrar la atencin en los beneficios de

implementar proyectos de sistemas de informacin mediante la administracin de

proyectos, lo cual permite alcanzar la mayor eficiencia de todos los recursos que ello

conlleva (Torres y Torres, 2012). Esto se revisar con detalle a continuacin.

3.2.2. Implementacin y administracin de un proyecto de informacin

En lo que respecta a la implementacin de un proyecto de sistema de informacin, es

importante sealar que esta se refiere a tener todo en orden, es decir, que el

funcionamiento del sistema sea el que se requiere, que la documentacin sea clara,

correcta y completa, que se cuente con el personal capacitado, que se cuente con los

recursos y por ltimo, asegurar la claridad en los procedimientos de operaciones. (Mc

Leod, 2000).

De igual manera, es conveniente recordar que la administracin de proyectos de

informacin apoya en la planeacin y programacin, organizacin, direccin y control de

un conjunto de tareas o actividades, que se desarrollan por un grupo de trabajo y que

persiguen el cumplimiento del mismo objetivo, dentro de los cuales se encuentran el

anlisis, diseo, desarrollo, mejora de alguna oportunidad o problema de informacin que

se desee atender en una organizacin (Torres y Torres, 2012).

Es importante que recuerdes cada una de las etapas que conforman un proyecto de

informacin, tales como la planeacin, programacin, organizacin, direccin, ejecucin y

control, donde se observa un desarrollo gradual del proyecto, se detectan las

necesidades, se determinan las caractersticas del trabajo, y se concluyen las etapas de

planteamiento de un proyecto. De la misma forma en que los seres humanos tenemos un

ciclo de vida, en el cual nacemos, crecemos, nos reproducimos y morimos, los proyectos

de sistemas de informacin tambin tienen su propio ciclo, como se muestra en seguida:




Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de informacin. Fuente: Coronel,

Morris y Rob, 2011, p. 375.

Las fases se exponen a continuacin:

La planeacin abarca dos aspectos fundamentales, uno de ellos es la evaluacin inicial,

donde se detalla la situacin actual de la organizacin y por qu surge la necesidad de la

implementacin de un nuevo sistema. Es importante empezar a prever en esta etapa los

recursos, requerimientos, y tiempos que requiere el sistema (un proceso similar al de la

etapa de administracin de proyectos de informacin que se abarc en la unidad 2 de la

presente asignatura). Otro de los factores se refiere al estudio de factibilidad del sistema,

en donde es posible determinar si es factible lo que se pretende efectuar. Este estudio se

deriva en tres tipos que, segn Burch y Grudnitski (1992), son:

1. Factibilidad tcnica

2. Factibilidad econmica

3. Factibilidad operacional

Evaluacin inicial

Estudio de factibilidad

Necesidades del usuario

Evaluacin del sistema

existente

Diseo lgico del sistema

Especificacin

detallada del sistema

Codificacin, prueba y

depuracin

Instalacin, afinacin.

Evaluacin

Mantenimiento

Mejora

Planeacin

Anlisis

Diseo detallado

de sistemas

Implementacin

Mantenimiento




La factibilidad tcnica es un estudio que ayuda a determinar que los recursos existentes

son suficientes para efectuar el proyecto, en este se deben sealar y describir el equipo

que se emplear, la tecnologa existente de software y el personal disponible.

El estudio de factibilidad econmica comprende la demostracin de que el proyecto

resulta ser factible econmicamente. En l se deben englobar aspectos como un anlisis

costo-beneficio, costos de operacin, produccin, entre otros. Este estudio suele ser el

ms importante o significante para las organizaciones, ya que es la parte en la que se

convencen de que los beneficios valdrn el costo de proyecto.

El anlisis de factibilidad operacional pretende demostrar la utilidad del sistema una vez

que se haya concluido y ejecutado dentro de la organizacin. Es conveniente que este

tipo de estudios sea realizado por un analista de sistemas, el cual tenga los conocimientos

suficientes del sistema de informacin.

El anlisis determina las necesidades del usuario por medio de una investigacin y

anlisis de requerimientos. Tambin se efecta un previo estudio y anlisis de la situacin

y funcionamiento del sistema que se implementa actualmente. Por ltimo, se elabora un

anlisis del diseo lgico del sistema; es decir, qu lgica se implementar y qu

actividades involucra.

El diseo detallado del sistema considera las especificaciones tcnicas que se

requieran para lograr que el sistema genere informacin de manera eficiente. Los

sistemas pueden ser diseados para conversin de uno antiguo a otro nuevo. En la

implementacin se instalan el hardware, software, los programas de aplicacin, y se

implementa el diseo del sistema. Al comienzo de esta fase el sistema entra en un ciclo

de codificacin, prueba y depuracin hasta quedar listo para su entrega.

Como ltima fase del ciclo de vida de un proyecto de informacin, se presenta la etapa de

implementacin del proyecto, la cual suele ser la ms costosa debido a que se involucran

personas, herramientas y recursos. Es normal que esta etapa consuma mucho tiempo, ya

que es en donde se lleva a cabo todo el trabajo que ha sido planeado y desarrollado

anteriormente durante el ciclo de vida. La etapa de implementacin se puede dividir en

seis procesos segn Burch y Grudnitski (1992):

Codificacin

Prueba

Instalacin

Documentacin

Capacitacin

Soporte




Codificacin: consiste en convertir las especificaciones fsicas del diseo en lneas de programas. Por lo general, se vuelve una actividad intensa y se recomienda efectuarse a la par con las pruebas del programa. El cdigo debe ser claro, legible, limpio, documentado y modular. Prueba: se efecta con la finalidad de descartar cualquier defecto, y con base en el tipo de software que se desea implementar. Las pruebas que se pueden efectuar pueden ser de tipo dinmicas o estticas, automatizadas o manuales.

Esttica: el cdigo a evaluar no se ejecuta.

Automtica: el cdigo a evaluar es ejecutado en una computadora.

Manual Automtico

Esttico Inspecciones Chequeo sintctico

Dinmico Corrida en fro (desk cheking)

Pruebas de unidad Pruebas de integracin Pruebas del sistema

Categorizacin de los tipos de pruebas. Fuente: con base en Valacich, George y Hoffer, 2004.

Inspecciones: es un elemento para asegurar la calidad. Se considera como una

inspeccin detallada del cdigo del sistema.

Corrida en frio (desk cheking): se refiere a ejecutar el cdigo para verificar el

funcionamiento adecuado.

Chequeo sintctico: es una prueba efectuada por compiladores.

Pruebas de unidad: son conocidas como las pruebas de la caja blanca y caja negra en

las cuales nicamente se conocen sus entradas y salidas.

Pruebas de integracin: pueden ser profundas o anchas. Verifican que los mecanismos

de proteccin sean adecuados.

Pruebas del sistema: se dividen en:

Alfa: se efectan con una muestra de datos reales.

Beta: son evaluaciones de un grupo de colaboradores.

Instalacin: proceso en el que se sustituye el anterior sistema de informacin por uno

nuevo, dentro del proceso de instalacin existen cuatro categoras las cuales son:

1. Instalacin directa: la instalacin del nuevo sistema se efecta simultneamente con el

sistema actual, pero luego de la instalacin se deja de implementar el sistema actual y

se implementa el nuevo.




2. Instalacin en paralelo: la instalacin del nuevo sistema se efecta simultneamente

con el sistema actual, pero luego de la instalacin se sigue implementando el sistema

actual, y se implementa el nuevo sistema simultneamente por un periodo ms.

3. Instalacin de localidades individuales: la instalacin del nuevo sistema se efecta por

localidades individuales, se efecta simultneamente con el sistema actual, al terminar

la instalacin se implementa el nuevo sistema y se prosigue a instalar la siguiente

localidad.

Sistema actual

Instalacin de un

nuevo sistema

Nuevo sistema Tiempo

Sistema actual

Instalacin de un

nuevo sistema


Sistema actual

Instalacin de un

nuevo sistema


Localidad n




4. Instalacin por fases: en las primeras fases se tiene el sistema actual sin el mdulo 1 y

sin el mdulo 1 y 2, luego se implementa el primero y se comienza la instalacin del

segundo para que luego de la instalacin sea implementado.

El proceso de documentacin consiste en la recopilacin, entrega y explicacin al

cliente de la informacin correspondiente al sistema ( en papel formato electrnico),

relacionada con los alcances, funcionamiento, procedimientos y operacin del mismo,

an cuando se capacita al personal podra suceder que no slo las personas a las cuales

se les da la capacitacin utilizarn el sistema, por eso es til integrar la documentacin

misma que se divide en:

Documentacin del sistema: integra la documentacin interna, la cual se refiere a

las instrucciones tcnicas del sistema que ser implementado, y se considera

interna ya que maneja la informacin relacionada con el(los) programa(s) que

sern ejecutados de manera automtica por la computadora; y la externa que se

refiere a la informacin relacionada con el procedimiento del sistema como lo son

Sistema actual

Instalacin de un

nuevo sistema


Localidad n+1

Sistema actual Sistema actual

sin el mdulo 1 Sistema actual sin el mdulo 1 y 2

Instalacin

mdulo 1

Instalacin

mdulo 2

Nuevo mdulo 1 Tiempo

Nuevo mdulo 2 Tiempo




los diagramas de entidad relacin, diagrama de clases, CPM, etctera(los cuales

se abordaron en el tema en la unidad 2 en el sub-tema Tcnicas y elementos de

control para proyectos de informacin). Dicha informacin se nombra como

externa debido a que se encuentra nicamente relacionada con el procedimiento

del sistema, ms no se refiere especficamente al sistema.

Documentacin complementaria del sistema: se refiere a hipertextos/tutoriales,

ayuda por lnea y manuales de usuario.

Capacitacin: Es necesario seleccionar el personal a quienes se les ofrecer.

Usuarios directos del sistema

Usuarios indirectos del sistema

Es recomendable tomar en cuenta las habilidades y expectativas que tienen cada tipo de

usuarios, con la finalidad de que la capacitacin que se lleve a cabo sea comprendida en

su mayora y con claridad.

Mtodo de capacitacin Porcentaje relativo

Experto en el sitio 51 %

Instruccin asistida por computadora 12 %

Cursos formales 10 %

Componentes de ayuda de software 10 %

Tutoriales 7 %

Manuales interactivos de capacitacin 5 %

Fuentes externas ( vendedores) 5 % Tipos y frecuencias de los tipos de capacitacin. Fuente con base en: Valacich, George y Hoffer, 2004.

Soporte: en esta fase se ofrece el soporte a usuarios por un grupo de personas capaces

de responder preguntas, y as como asistir a los usuarios pertenecientes a una

organizacin.

En un centro de soporte se efectan las siguientes tareas:

Instalacin de nuevo hardware y software

Asistencia de consultas de los usuarios con respecto al sistema

Extraccin de datos de grandes repositorios para PC

Asignacin de cuentas

Responder preguntas bsicas

Ofrecer demostracin de hardware y software

Se trabaja con los usuarios para proponer cambios en los sistemas




Los entregables de los procesos de documentacin, capacitacin y soporte son:

Proceso Entregable

Documentacin Documentacin del sistema Documentacin del usuario

Plan de capacitacin del usuario Clases Tutoriales

Mdulos de capacitacin de usuarios

Materiales de capacitacin Ayudas de capacitacin basadas en computadora

Plan de soporte a usuarios Ayuda a usuarios Ayuda en lnea Carteleras de boletines y otros mecanismos de soporte

Entregables de la documentacin de sistemas, capacitacin de usuarios y soporte a usuarios. Fuente con

base en: Valacich, George y Hoffer, 2004.

Mantenimiento: una vez que el sistema es operacional los usuarios finales, por lo

general, solicitan cambios. Estos cambios generan actividades como las de

mantenimiento del sistema, que a su vez se agrupan en tres tipos:

Mantenimiento correctivo: se efecta en respuesta a errores del sistema.

Mantenimiento adoptivo: se realiza debido a cambios en el ambiente de trabajo.

Mantenimiento perfectivo: se hace con la finalidad de mejorar el sistema.

Cualquier cambio estructural del sistema conlleva efectuar todos los pasos del ciclo de

vida de desarrollo del sistema, por lo que siempre se encuentra en alguna de las fases.

Con lo anterior se puede observar que la fase de implementacin de un proyecto es en la

que realmente se demuestra lo planeado, con ello se pone a prueba lo bien que se ha

efectuado el proyecto hasta este punto; por ello, es oportuno que en esta etapa se cuide

la administracin de proyectos, la cual est dada por la supervisin, direccin y control.

Con la finalidad de comprender ms a fondo el tema de implementacin, se presenta un

ejemplo sencillo de un sistema de informacin, el cual consiste en una base de datos para

el control de ventas de una organizacin. A continuacin se detallan los procesos de

implementacin:

1. Codificacin: el presente sistema se desarrolla en lenguaje de programacin de .NET, y el periodo de programacin se ha realizado en tres semanas.

2. Prueba: se le aplica el de tipo dinmico. Primero se realiza la prueba de unidad, luego la de integracin y, por ltimo, las del sistema.

3. Instalacin: se efecta la de tipo paralelo, ya que se seguir utilizando el sistema que existe actualmente y, al mismo tiempo, se efectuar la implementacin del nuevo sistema.




Documentacin: sern los tutoriales, ayuda por lnea, manuales de operacin y de usuarios.

4. Capacitacin: se efectuar en un periodo de tres semanas, y se impartir a usuarios directos e indirectos. El material de capacitacin que se necesitar consiste en un centro de cmputo con el sistema actual instalado, adems del personal que lo utilizar.

5. Soporte: el plan contempla la asistencia a usuarios que se efectuarn en una

semana y media. La asistencia en lnea se efectuar en un periodo de dos semanas y de manera simultnea.

En esta seccin se intent demostrar que la implementacin y la administracin deben ir

aunados, ya que estas dos actividades de los proyectos de informacin son un gran

detonante en el xito de un proyecto, por lo que es indispensable prestar suma atencin

en la administracin del proyecto desde su inicio hasta la implementacin y entrega.

Cierre de la unidad

La presente unidad intenta concluir y reforzar las herramientas necesarias para la

elaboracin exitosa de proyectos de informacin. Esta ltima parte de la asignatura, en

general, se enfoc primero en profundizar el proceso de anlisis de los proyectos de

informacin, en donde se expusieron las aplicaciones que tienen dichos proyectos; as

mismo, revisaste una serie de procedimientos con el fin de detectar las necesidades para

la implementacin de un proyecto dentro del marco organizacional.

El surgimiento y la importancia de las tecnologas de informacin, como parte de los

sistemas de informacin, constituyen una herramienta muy apreciada por las

organizaciones ante la necesidad de los proyectos de informacin, por medio de los

cuales puedan implementar estrategias, impulsar la competitividad, reducir tiempos,

costos y apoyar en el desarrollo organizacional.

Respecto a la implementacin de informacin, se revisaron los pasos seguir para una

adecuada implementacin y, por ltimo, se revis el tema de la administracin de los

proyectos de informacin, el cual pretende demostrar que el xito de un proyecto est

muy relacionado con la adecuada administracin, por lo que se expusieron algunos

aspectos que se deben considerar para el logro y cumplimiento de los requerimientos,

requisitos y objetivos del proyecto.




Para saber ms

Con la finalidad de reforzar el tema sobre aplicaciones de proyectos de informacin se

recomiendan los siguientes materiales con ejemplos de proyectos de informacin:

Meja, J. (2006). Sistema de acceso seguro a recursos de informacin para redes

inalmbricas. Recuperado de

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIME-

ZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd

Ahumada, L. (2005). Uso de sistemas de informacin geogrfica en los estudios

de riesgo ssmico: aplicacin al anlisis de sistemas de tuberas. Recuperado de

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/374/1/Binder3.pdf

Con la finalidad de reforzar los temas de aplicaciones de proyectos y de las TIC en los

sistemas de informacin, puedes consultar el siguiente recurso:

Cruz, L. (2009). Propuesta de sistema para la planeacin de proyectos de

tecnologas de informacin. Recuperado de

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/5515/1/C7.1403.pdf

Para profundizar en el tema sobre el anlisis de los proyectos consulta el siguiente texto:

Leyva, M., Rosado, R. y Febles, A. (2012). Modelado y anlisis de los factores

crticos de xito de los proyectos de software mediante mapas cognitivos difusos.

Recuperado de

http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf

Un ejemplo de proyecto de sistema de informacin se expone en forma detallada en el

siguiente documento:

Villanueva, V. y Yez, C. (1999). Anlisis y diseo de un sistema para el control

de informacin financiera de proyectos de inversin. Recuperado de

http://132.248.9.195/pd1999/270395/Index.html

Sobre el tema de la administracin de proyectos, se recomienda la implementacin de

algunos softwares que pueden ser de ayuda, uno de ellos es ITM Platform (ITM Platform,

2012). Es una aplicacin completa, en la cual se permiten efectuar diferentes procesos de

administracin tales como: comunicacin empresarial, editor de Gantt avanzado,

importacin desde MS Project, gestin de equipos, multi-idioma, multi-moneda,




estimacin de esfuerzos, seguimiento de las tareas, costo de los recursos, particin de

horas y costos reales, estructura organizativa, proceso de negocio, documentacin,

retorno de la inversin, medir los riesgos, seguimiento de proyectos y valor ganado.

Puedes investigar sobre este recurso en Internet.

Fuentes de consulta

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su organizacin. Una gua para mejorar el rendimiento de su organizacin. Madrid:

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Unidad 3 Administracion de Un Proyecto de Informacion

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