Universidad Católica del Norte Escuela de Negocios Mineros

Diplomado en Administración de Contratos

Auditorias de Contratos VIII versión DAC

Antofagasta, Abril de 2014

Sergio Hernández Magister en Dirección de Empresas (MBA)

Universidad Católica del Norte.

Auditoria de Contratos

Diplomado en

Administración de Contratos

ANTECEDENTES RELATOR (resumido):

Formación. ·Magister en Dirección de Empresas (MBA) de la Universidad Católica del Norte. ·Ingeniero Comercial de la Universidad Católica del Norte. ·Contador Auditor Contador Público de la Universidad Católica del Norte. -Diplomado en Gestión de Auditoria Interna de la Universidad de Chile. -Diplomado Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS) U.D.P / Deloitte. ·Diplomado Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS), U.C.N / Deloitte. ·Diplomado Evaluación y Preparación de Proyectos, Universidad Católica del Norte. - Auditor Lider ISO 9001/2008 IRCA · Cursos de capacitación en ERM, ISO 9001, Fraude y otros. Experiencia. · Académico Universitario. Por más de 10 años se ha desempeñado en labores de Contabilidad, Auditoria, Finanzas y Administración de Proyectos, como también en el desarrollo de actividades de docencia en el Departamento de Auditoria, Contabilidad y Control de Gestión de la Facultad de Economía y Administración de la Universidad Católica del Norte. · Relator de cursos en la Universidad Católica del Norte en los Diplomados de Administración de Empresas, Diplomado de Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS) y Diplomado de Administración de Contratos (ENM) - Relator de cursos cerrados de IFRS y ERM (empresas como SICEP, COMDES Calama, Minera El Tesoro). -Por más de 6 años ha desarrollado labores de Administración Financiera de Proyectos como también Administración de Contratos y Licitaciones de proyectos Mecesup UCN. - Consultor independiente. - Actualmente se desempeña como Auditor General de la Universidad Católica del Norte, a cargo de dicha unidad.

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Agenda

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Agenda del Modulo

I. Introducción

II. ¿Que es Auditoria?

III. Herramientas de Auditoria

IV. Procedimientos de Revisión

V. Control Financiero y Físico

VI. Análisis de Documentos

VII. Fiscalización de terreno y sus informes (Avance Físico)

VIII. Normativa:

• ISO

• OHSAS

• NCH

• Ley 20.393

• NIIF (IAS 17 – SIC 12 – NIC 32/39)

Diplomado de Administración de Contratos – Escuela de Negocios Mineros 6

I. Introducción

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I. Introducción

El objetivo general del curso en introducir a los participantes en los aspectos relevantes de los procesos de Auditoria asociados a la administración de contratos, con el finalidad de optimizar los resultados al auditar o ser auditado y de esta manera agregar valor a la compañía.

Para el logro del objetivo se requiere:

• Comprender los aspectos relevantes de los procesos de Auditoria y su relación con el Control Interno.

• Vincular las políticas y procedimientos asociados a las contrataciones con las técnicas de Auditoria.

• Identificar y vincular los conceptos de Riesgo y Fraude a los procesos de auditoria de contratos.

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II. ¿Qué es la Auditoria?

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II. ¿Que es Auditoria?

• La Auditoría es una función de control de Dirección cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas a eventuales acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su información y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas.

• Es un examen comprensivo de la estructura de una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.

• "Una visión formal y sistemática para determinar hasta qué punto una organización está cumpliendo los objetivos establecidos por la gerencia (control), así como para identificar los que requieren mejorarse”.

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II. ¿Que es Auditoria?

Dirección - Estructura organizacional:

Por esencia la función de auditoria podría solo cumplir íntegramente esta función si su dependencia es autónoma al ente controlado y tiene las facultades que le permitan analizar con una visión critica, los procesos y funciones de una organización.

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II. ¿Que es Auditoria?

Control :

Proceso de vigilancia de actividades que aseguren que los procedimientos se estén cumpliendo como fueron planificadas o estandarizadas, y corrigiendo cualquier desviación significativa.

Definición Control Interno

• El control interno es un proceso, afectado por el comité directivo de una compañía, la administración y otro personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable respecto a:

– Eficiencia y eficacia de las operaciones.

– Confiabilidad de la información financiera.

– Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

¿Por qué el Control Interno es importante?

• Operacional

• Promover eficiencia y eficacia en las

operaciones a través de los procesos

estandarizados.

• Asegurar la salvaguarda de los activos a

través de las actividades de control

Financiero

• Promover la integridad de los datos en la toma de decisiones del negocio.

• Asistir en la prevención y detección de fraudes a través de la creación de un rastro de evidencia auditable.

De Cumplimiento

• Ayudar a mantener el cumplimiento con las leyes y regulaciones a través de un monitoreo periódico

Conceptos Clave • De la definición se obtienen ciertos conceptos

fundamentales:

– El control interno es un proceso. Es un medio para un fin, no un fin en sí mismo.

– El control interno es afectado por personas. No es sólo manuales de políticas y formas, sino también personas en todos los niveles de la organización.

– El control interno sólo proporciona seguridad razonable, no absoluta, para la administración de la entidad y el comité directivo.

– El control interno está guiado hacia el logro de los objetivos en una o más categorías separadas pero que se traslapan.

II. ¿Qué es la Auditoria?

• Dependen de los objetivos empresariales y de los controles y pautas que establezca la Administración y depende del enfoque de aplicación:

• Pero se puede definir por: – Auditoria de operaciones: relacionados con el uso eficiente y

eficaz de los recursos (auditoria Interna – ISO, etc..) – Auditoria de la información financiera: relacionados con la

preparación de reportes financieros confiables (Auditoria Interna y externa).

– Auditoria de cumplimiento: relacionados con el cumplimiento con leyes y reglamentos aplicables (Auditoria interna y externa).

Clasificación de la Auditoria:

II. ¿Qué es la Auditoria?

•

• Distinguir la diferencia entre la defensa de una posición y el escepticismo profesional.

• Pensamiento Critico

• Actitud Inquisidora

• Identifica Incentivos, presiones, oportunidades y racionalizaciones.

• Busca evidencia que pueda respaldar la aseveración.

• Enfoque de Riesgo

Actitud del Auditor - ¿Qué piensa un Auditor?

II. ¿Qué es la Auditoria? (Bonus Track)

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III. Herramientas de Auditoria

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III. Herramientas de Auditoria

Las herramientas de Auditoria son aquellas formas sistematizadas que nos permiten facilitar una tarea mecánica.

Normas de Auditoria:

La Auditoria es una actividad profesional

• Requisitos mininos de calidad relativos al personal y al trabajo que desempeña.

Personales: En toda labor el auditor debe tener Criterio, Adiestramiento, pericia, idoneidad, independencia y experiencia.

Del trabajo: Debe ser orgánico y coherente, desarrollado en un periodo de tiempo y de acuerdo a las características de la empresa.

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III. Herramientas de Auditoria

Normas relativas al informe:

El informe debe contener una evaluación, impacto, sugerencias y

recomendaciones para mejorar la gestión administrativa.

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III. Herramientas de Auditoria

COSO:

Aplicada desde el año 1992, es la principal herramienta de auditoria que contiene las principales directivas para la implantación, gestión y control de un sistema de Control Interno.

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

Componentes de Control Interno en Coso

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos

Actividades de Control

Información y Comunicación

Monitoreo

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Relación entre Componentes y Objetivos

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos

Actividades de Control

Tres Categorías de Objetivos

Información y Comunicación

Monitoreo

Ambiente de Control

• Los atributos individuales, incluyendo la integridad, valores y competencia, que caracterizan al personal de una organización.

Evaluación de Riesgos

• Mecanismos establecidos para identificar, analizar y administrar riesgos relacionados con varias actividades en las que la entidad está involucrada y que pueden impedir el logro de los objetivos.

Actividades de Control

• Son políticas, procedimientos y prácticas establecidas para asegurar que los objetivos de negocio se logren y que las estrategias para mitigar riesgos sean ejecutadas.

Información y Comunicación

• Sistemas que permiten al personal de la entidad capturar e intercambiar información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.

Monitoreo

• Es el proceso de evaluar la calidad del desempeño del control interno en el tiempo.

Limitaciones de Control Interno

• Errores de juicio en la toma de decisiones.

• Errores por mala interpretación, negligencia, distracción o fatiga.

• Que la administración no observe las políticas o procedimientos prescritos.

• Colusión.

• Costo-beneficio.

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III. Herramientas de Auditoria

COSO II:

Aplicada desde el año 2004, Incorpora a Coso Base, los siguientes elementos:

• Establecimiento de objetivos

• Respuesta a los riesgos

• Identificación de eventos

CoCo (Criteria of Control Committee)

• La guía de control desarrollada por CoCo está dirigida al comité directivo, alta administración, dueños, prestamistas y auditores.

• CoCo prefiere el término control sobre el de control interno que utiliza COSO.

• El criterio de CoCo se ha agrupado en las siguientes categorías: – Propósito: criterio que proporciona conocimiento sobre la dirección

de la organización. – Compromiso: criterios que proporcionan conocimiento de identidad y

valores. – Capacidad: criterios que proporcionan conocimiento sobre la

competencia. – Monitoreo y Aprendizaje: criterios que proporcionan conocimiento

sobre la evolución de la entidad.

MBNQA (Malcolm Baldrige National Quality Award)

• Se obtienen resultados superiores de negocios a través de lo siguiente:

1. Compromiso consistente del liderazgo involucrado.

2. La existencia y operación de un proceso para desarrollar y desplegar direcciones estratégicas trasladadas a planes de acción.

4. Una metodología de trabajo para determinar los requerimientos y expectativas del cliente, junto con los medios para determinar los niveles de satisfacción del cliente.

5. Uso generalizado de información y datos, financieros y no-financieros, para analizar el desempeño.

6. Técnicas para desarrollar y utilizar los recursos humanos.

7. Formas en que los procesos clave son diseñados, administrados y mejorados para lograr mejor desempeño.

7. Cuáles han sido los resultados en áreas clave del negocio, como satisfacción del cliente, desempeño financiero y de mercado, recursos humanos, proveedores y desempeño operacional.

Internal Control Framework of the IASB.

• Establece que los principales objetivos del control interno son

asegurar lo siguiente:

– La confianza y la integridad de la información.

– Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.

– Salvaguarda de activos.

– Uso de recursos económico y eficiente.

– Logro de objetivos y metas establecidos para operaciones o programas.

Internal Control Framework of the IASB.

• Fundamentos conceptuales:

– Los controles pueden ser preventivos (diseñados para prevenir actos indeseables), o de detección (diseñados para descubrir y remediar los efectos de actos indeseables que han ocurrido).

– El término control comprende todas las variaciones del término, como control administrativo, control operativo, control interno, etc.

ACC (Australian Criteria of Control)

• Emitida por el Instituto de Auditores Internos de Australia en 1998.

• Enfatiza sobre la competencia de la administración y los empleados para desarrollar y operar el marco de control interno.

• El compromiso personal sobre el control, que incluye actitudes, comportamientos y competencias, es considerado como el enfoque más eficaz para el control interno.

King Report

• Emitido por el King Committee on Corporate Governance de Sudáfrica en 1994.

• Va más allá de los aspectos financieros y regulatorios usuales sobre corporate governance cosiderando preocupaciones sociales, éticas y ambientales.

Otras Herramientas Sistémicas

• COBIT

• ACL (Access Control List): Separación e identificación de privilegios.

• Start : Sistemas de correlaciones

• Programas de auditoria

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IV. Procedimientos de revisión

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IV. Procedimientos de revisión

Conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un conjunto de hechos , circunstancias relativas o ente, que permiten obtener una opinión

NATURALEZA : Diferentes sistemas de la organización y diferencias de la operación hacen que el auditor aplique criterio profesional.

ALCANCE : Cantidad de operaciones y muchas veces repetitivas hacen imposible aplicar un examen detallado, la respuesta a este hecho es la aplicación de una muestra representativa

OPORTUNIDAD: El auditor trabaja sobre eventos pasados, por lo que es útil la aplicación de procedimientos en distintos momentos del tiempo.

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IV. Procedimientos de revisión

Técnicas de revisión:

Conjunto de métodos prácticos de investigación y prueba:

• Análisis: Agrupación de datos homogéneos y estudio

• Inspección: Examen físico

• Confirmación: Obtención de una validación de terceros

• Investigación: Obtención de información

• Declaración: Manifestación por escrito con firma de interesados

• Certificación: Obtención de un documento que asegure la veracidad de un hecho con la firma de una autoridad

• Observación: Presencia física de cómo se realizan las operaciones.

• Calculo: Verificación matemática de ciertas partidas.

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IV. Procedimientos de Revisión

1.- Para definir los procedimientos de auditoria es fundamental conocer y comprender los ámbitos de gestión de un contrato:

Ámbito Legal

Ámbito Operacional

Ámbito Financiero

Ámbito de Recursos Humanos

Ámbito de Seguridad, Salud, Medio Ambiente y Comunidad.

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IV. Procedimientos de Revisión

2.- La Auditoria de contratos debe incluir procedimientos tendientes a verificar los

siguientes controles :

a) Verificación operacional del servicio contratado y de los valores correspondientes, de los tiempos y plazos establecidos, incluyendo las modificaciones que hubieren ocurrido. b) Aseguramiento del cumplimiento (antes, durante y después) de las políticas Corporativas c) Verificación del cumplimiento de los compromisos suscritos por el contratista en lo referido a los costos, control de riesgos y maximización del desempeño del contrato, lo que considera el monitoreo de los valores y nivel de servicio contratados (KPI). d) Verificación del cumplimiento de las regulaciones y disposiciones laborales, tributarias, legales. e) Aseguramiento del cumplimiento de las políticas seguridad, salud y medioambiente

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IV. Procedimientos de Revisión

3.- Un programa típico de trabajo debe cubrir al menos los

siguientes riesgos inherentes a todo contrato:

Riesgos Clasificación

1. Pagos de servicios incorrectos o indebidos. ALTO

2. Incumplimiento de lo ofertado por el contratista o de lo contratado. MEDIO

3. Infracción a la ley de subcontratación. ALTO

4. Conflicto de intereses. ALTO

5. Fraudes o ausencia de transparencia. ALTO

6. Riesgo de accidentabilidad en el trabajo. ALTO

7. Multas o sanciones por incumplimiento de ley sobre la Responsabilidad

Penal de las Personas Jurídicas Ley 20.393

ALTO

8. Pérdidas operacionales por inadecuada realización de los servicios. ALTO

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V. Control financiero y fisico

Cuadro de control físico y financiero proyecto 1907

Cuadro de control físico y financiero proyecto 1907

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VI. Análisis de Documentos y otros

Ejemplo programa de auditoria.

Ejemplo programa de auditoria basado en riesgos.

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VII. Fiscalización en terreno e informes.

Ver ejemplo informe Metro.

El informe debe contener una evaluación, impacto, sugerencias y recomendaciones para mejorar la gestión administrativa.

Metodología propuesta para auditoria de contratación de servicios.

Identificar dueño

Proceso completo de contratación (desde diseño de requerimientos hasta finiquito del contrato.)

Riesgos

Ámbito general de contratos (Organigrama, responsabilidades, documentos, matrices de aprobación, autorizaciones montos y areas, ertc.)

•Desarrollar y mantener estándares y procedimientos de contratación. •Determinar interacción con otros (Finanzas, legales, contratante, etc.). •DOCUMENTAR las fases de vida de los ciclos del contrato

Potenciales sobrecostos , demoras, juicios, reprocesos, etc. Contrato pobremente escrito Contrato Impropiamente Monitoreado

Fase de pre asignación y asignación. Análisis costo beneficio, Alcance e informes, Evaluación del riesgo, Términos y condiciones,

Evaluación de las ofertas, Análisis previo, Supervisión efectiva.

Fase de ejecución. Monitoreando el cumplimiento, Pago de los contratos, Control de cambios

Fase de cierre Auditando al contratado, Culminación, Evaluación del desempeño

Debe

Auditoria. Mitigar riesgos

potenciales

Proceso sistemático (mejora continua de los procesos y procedimientos)

Actividad 1. Análisis contrato.

Elementos de análisis:

La empresa contratista considera trabajadores extranjeros.

La incorporación del producto del contrato podría generar daños al inmueble donde va a ser instalado producto de su manipulación.

Se pide: Analizar el contrato desde el punto de vista de riesgos y

proponer las mejoras respectivas.

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VIII. Normativas

IX. NORMATIVA

1. Normas ISO aplicables en auditoria de contratos: Estas normas son:

ISO 14001: Especificación para la implementación del Sistema de Gestión Ambiental,

- ISO 14004 : Guía para la implementación del Sistema de Gestión Ambiental,

- ISO 14010/14011/14012 : Criterios para auditar sistemas de gestión Ambiental y requisitos para Auditores,

- ISO 14021/24 : Etiquetado Ambiental, - ISO 14031 : Evaluación del desempeño ambiental,

- ISO 14040 : Evaluación del Ciclo de Vida, - ISO 14060 : Guía para la inclusión de aspectos ambientales en las

normas de productos

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IX. NORMATIVA

1. Normas ISO aplicables en auditoria de contratos:

Estas normas son: ISO 9001 : Contiene la especificación del modelo de gestión.

Contiene "los pre-requisitos" del Modelo. La norma ISO 9001:2008 contiene los requisitos que han de cumplir los sistemas de la

calidad, contractuales o de certificación. ISO 9000 : Son los fundamentos y el vocabulario empleado en la norma ISO 9001. Actualmente en versión 2005 (ISO 9000:2005).

ISO 9004 : Es una directriz para gestionar el éxito sostenido en una organización. Actualmente en versión 2009 (ISO 9004:2009) ISO 19011: Especifica los requisitos para la realización de las

auditorías de un sistema de gestión ISO 9001,y para el sistema de gestión medioambiental especificado en ISO 14001.

IX. NORMATIVA

2. Normas OSHAS:

OSHAS 18001: Es un estándar voluntario que establece los requisitos para evaluar

y certificar el sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo.

Proporciona a las organizaciones un modelo de sistema que permite identificar y evaluar los riesgos en el trabajo y los requisitos que la

Ley exige en cada caso.

Define la política, estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, la planificación de las actividades, los procesos,

procedimientos, recursos, etc., necesarios para desarrollar, poner en práctica, revisar y mantener un sistema de gestión de Seguridad

y Salud en el trabajo.