Universidad Católica del Norte Escuela de Negocios Mineros

Diplomado Proyectos Mineros

Metodología Aplicable a Proyectos II versión DEGPM

Antofagasta, Noviembre de 2014

Guido Silva Ingeniero Civil

Importancia del buen PM

• Estudios dicen que en un proyecto con un ROI esperado del 15%, un buen PM puede significar un 17% de retorno, un mal PM, solo un 10.

(Eso es mucho dinero, cada año….)

Importancia del buen PM

“En general, la ingeniería Chilena tiene grandes fortalezas en sus capacidades de diseño de obras industriales e infraestructura … sus debilidades radican principalmente en las

capacidades de gestión de proyectos mayores.

Tomas Guendelman (Presidente del Instituto de Ingenieros)

Que es un Proyecto?

• Un PROYECTO es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.

Project Management Body of Knowledge (PMI)

Grupos básicos de Procesos

• Inicialización: El proyecto es definido y autorizado por la organización. Se toman las necesidades, políticas, normas, etc. y se define una respuesta en forma de un Alcance de Proyecto (Scope).

• Planificación: Refina el objetivo y alcance del proyecto y planea como lograr el objetivo.

• Ejecución: Los procesos operativos para lograr cumplir el objetivo en conformidad con el plan del proyecto.

• Seguimiento y Control: Monitorea el cumplimiento de los objetivos del proyecto, principalmente en términos de Calidad, Costo y Tiempo.

• Cierre: Entrega del producto a la organización y cierre de los procesos administrativos, financieros y contractuales del proyecto.

Grupos básicos de Procesos

Áreas de Conocimiento

• Gestión de la Integración del Proyecto: Los procesos y actividades que unifican el proyecto a través de sus distintas etapas o grupos de procesos.

• Gestión del Alcance del Proyecto: Los procesos que garantizan que el proyecto incluya todas (y no mas que eso) las tareas necesarias para cumplir el requerimiento.

• Gestión del Tiempo. Los procesos asociados a la programación.

• Gestión de los Costos: Los procesos involucrados al presupuesto.

• Gestión de la Calidad del Proyecto: Garantizar la satisfacción de las necesidades por la cual el proyecto fue emprendido.

• Gestión de los Recursos Humanos: Los procesos de RRHH asociados al proyecto.

• Gestión de las Comunicaciones: Garantizar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto, que esta sea adecuados, oportuna y entregada a quien corresponda

• Gestión de los Riesgos: Los procesos de gestión, identificación, análisis y planificación de respuesta a los riesgos, su monitoreo y control.

• Gestión de las Adquisiciones: Procesos de compra y adquisiciones de bienes y servicios requeridos por el proyecto.

Procesos de un Proyecto (BHPB)

Identificación y Selección

Definición Ejecución Operación

Definiciones de los objetivos Estudios Básicos Evaluaciones (Económica, Social, Ambiental)

Alcances detallados. Cronograma Plan de Ejecución Permisos Financiamiento Etc.

Ingeniería de detalle. Control de ejecución. Plan de comisionamiento.

Pruebas de desempeño, Reportes de cierre del proyecto Lecciones aprendidas

Focos del Profesional PM

• Alcance, tiempo, costo y calidad

• Necesidades y Expectativas de los grupos de interés.

• Satisfacción de los requerimientos explícitos (identificados) y aquellos no identificados (expectativas) de la organización.

Gestión del Alcance

• Se centra en la definición del alcance y procesos necesarios para asegurar el cumplimiento del objetivo. Es clave agregar todo y solo todo los pasos requeridos.

• Se centra en la definición y control de lo que esta y no esta incluido en el proyecto.

Requerimientos de los Stakeholders

Alcance del Trabajo

Estructura de desglose de trabajo

Plan de Ejecución

Los requerimientos son declaraciones claras, completas e inequívocas de los requerimientos del negocio y temas y criterios relevantes asociados para la organización y grupos de interés.

Ayuda a evitar el “lo que me entregaron no era lo que esperaba”.

Requerimientos de los Stakeholders

Alcance del Trabajo

Estructura de desglose de trabajo

Plan de Ejecución

La definición del alcance (Scope of Work) es un “contrato” entre la organización y el proyecto, con el fin de alcanzar los objetivos.

Tiene una definición clara del entregable del proyecto y los recursos y tiempos entregados para su cumplimiento..

También integra las métricas básicas para cumplir el objetivo, la normativa y estándares que debe cumplir, los limites del servicio, etc..

Requerimientos de los Stakeholders

Alcance del Trabajo

Estructura de desglose de trabajo

Plan de Ejecución

Es la disgregación de la definición del proyecto en grupo de elementos que en su conjunto define el alcance total del proyecto.

Entrega la forma básica de administrar, programar y controlar el proyecto en base a los trabajos que deben ser realizados.

La gestión de cambios del proyecto debe realizarse contra el desglose original, con el fin de verificar si ha ocurrido un cambio de alcance y cuales son sus impactos.

Requerimientos de los Stakeholders

Alcance del Trabajo

Estructura de desglose de trabajo

Plan de Ejecución

En el plan de ejecución se describe completamente el “como” se ejecutara el proyecto asegurando el alineamiento entre los integrantes del proyecto y los stakeholders.

El plan de ejecución contiene todos los

elementos claves para llevar a termino el proyecto, entre estos están los KPI, estrategia de ejecución, estructura organizacional, presupuesto y cronograma, sistemas de control, adquisición, aseguramiento de calidad, hsec, comisionamiento, construcción, etc..

Generación de KPIs

Propósitos Estratégicos

HSEC

Avance

RRHH Operación

Costos

Definición de los Objetivos

Es la etapa de “aterrizaje” o bajada de la estrategia

Los propósitos deben transformarse en metas medibles y objetivas

Estos KPI deben ser un conjunto simple y manejable, para que sea una ayuda al monitoreo y no una carga administrativa

Debe definirse como mínimo un responsable del KPI, fechas de implementación, periodicidad de la información y objetivos mínimos (alertas) y buscados (metas).

Estrategia de Contratación

• Define la forma de como se ejecutara el proyecto en su conjunto.

• Para su definición se debe evaluar el alcance del trabajo, su tamaño, complejidad, información existente, experiencia del equipo, etc..

• Su planificación esta en dos niveles: Nivel de gestión de proyecto y nivel de construcción.

• EPC / EPCM /Llave en mano/ BOOT

Estrategias de Contratación

• EPC: Engineering, Procurement, Construction. Riesgo en el lado del contratista, generalmente suma alzada, alto costo en sus cambios de alcance.

• EPCM: Engineering, Procurement, Construction Management. Contrato de Servicios, Pago por tarifas y cantidad de trabajo, riesgo por parte del owner.

• Llave en mano: Poco poder en manos del owner. Principalmente para obras especializadas.

• BOO[T]: Build, Own, Operate,[Transfer]. Modelo utilizado en Chile principalmente en obras publicas concesionadas.

Gestión de la Integración

• Es un proceso transversal a todos los procesos del proyecto que permite pensar el proyecto como un todo.

• Es vital para la continuidad del proceso. Sin una buena integración procesos que pueden haber sido ejecutados correctamente pueden producir un mal resultado de proyecto.

Gestión del Tiempo

• Son los procesos relativos a la creación de un cronograma que garantice la puntualidad en la conclusión del proyecto.

• Su forma mas básica es un listado de hitos.

• La forma mas común es por medio del uso de una carta Gantt con ruta critica.

Gestión del Costo

• La gestión de costos incluye la estimación, el control y forecast y los reportes periódicos.

• Existen dos métodos de estimación principal: Costos unitarios y costos por el método de base cero.

• Para el seguimiento de costos un método ampliamente utilizado es la curva S.

Gestión del Riesgo

• Es la posibilidad de que algo bueno o malo ocurra. La administración es conocer los riesgos, manejarlos y estar preparados si llegasen a ocurrir.

• Preguntas que debemos hacernos Cual es la posibilidad de que algo malo ocurra? Si ocurre, que es lo peor que puede pasar? Y si pasa, como me impactara en tiempo, costos

o credibilidad? Puedo hacer algo para prevenir que ocurra? Que haré si finalmente ocurre?

Comisionamiento

Construcción Termino de Sistema Pre-Comisionamiento Comisionamiento Start-Up Performance Tests

Sistema operable

Fase 1 Pre-Com Fase 2 Pre-Com

Etapa 3 - Comisionamiento

Performance Testing

ItemEtapas de Comisionamiento

Etapa 1 - Verificación de Construcción

Etapa 2 - Pre-Comisionamiento

BaseAREA /

DISCIPLINA

SISTEMA

Subsistema

Etapas de

Comisionamiento

Etapa 4 - Ramp-Up

PLANTA

Gerente de Proyecto (Owner Team PM)Propietario

Apoyo Equipo de Proyecto y de Construccion (Owner y Contratista)

Gerente Proyecto BHPB /

Gerente de Operaciones

apoyado por PM

Gerente de

Comisionamiento

Equipo de Comisionamiento

formado por Operaciones y

EPCM de acuerdo a

requerimientos

Responsabilidad

de la EntregaGerente de Construcción (Contratista)

Documentos

Planos de Construcción

As-Built, Data Vendor,

Test Packs

Manual de Pre-

Comisionamiento, Work

Packs de Sistemas

Término y Aceptación de

TCCC de Sistemas

Operables

Manual de Comisionamiento,

Work Packs de

Comisionamiento, P&IDs

comisionados

Hito

Certificado de

Completación de

Subsistema. Certificado

NOE

Término Mecánico

de Subsistema

Gerente General de Operaciones

apoyado por PM

Gerente de Operaciones

Disponibilidad

para iniciar

Tests de

Performance

Tests de

Performance

Personal de Operaciones

Ejemplo de metodología.

Comisionamiento

Verificación de la construcción: Certificación de que la instalación (unidad, sistema o subsistema) ha sido construida de acuerdo con los planos, especificaciones, códigos y reglamentos aplicables. Finaliza con el “Notice of Energisation”. Pre-Comisionamiento: Pruebas a equipos individuales y subsistemas requeridos, a fin de garantizar operatividad, seguridad y disponibilidad para el Comisionamiento. En el precom se realizan pruebas en vacío. Al terminar el precom, se emite un certificado de Término Mecánico. Comisionamiento: Pruebas de todo el sistema operativo según lo planeado en el diseño. Las pruebas se realizan con fluidos no peligrosos como aire o agua, a fin de demostrar niveles de capacidad y confiabilidad consistentes con el diseño y los criterios operacionales señalados. Al terminar se emite el “Project Completion” Start-up, ramp-up y performance test: Es la etapa de puesta en marcha con materiales reales de operación. Luego de lograr la estabilidad del sistema se comienzan con las pruebas de rendimiento llevando los equipos a sus limites operativos.

Comisionamiento Protocolos: Certificación que documenta la realización de pruebas y sus resultados en cada etapa y equipo. La documentación de protocolos junto con documentación técnica, manuales, certificados, procedimientos, etc, forman las “Carpetas TOP” Caminatas: Inspección o recorrido realizado por un equipo multidisciplinario que se realiza por el área y sistemas del proyecto. Su objetivo es detectar ítems pendientes y/o deficiencias en la construcción de los equipos, sistemas o subsistemas al ser comparado lo ejecutado contra los planos y objetivos del proyecto. El listado de pendientes forman los “Punch Lists” Punch List: Los hallazgos de las caminatas registrados en el Punch List se clasifican en tradicionalmente en tres categorías, las cuales son: Categoría 1) Hallazgos críticos que ponen en riesgo la operación segura de los sistemas o que directamente impiden que el sistema pueda operar. El Comisionamiento no puede ser llevado a cabo si estos hallazgos no han sido cerrados. Categoría 2) Hallazgos que debiendo ser terminados antes del término del proyecto, no impiden el Comisionamiento de los sistemas ni significan un riesgo al funcionamiento seguro del proyecto una vez en operación. Categoría 3) Observaciones realizadas por el usuario que representan un cambio o inclusión adicional a lo definido por el proyecto. Puede o no ser finalmente realizado.

Universidad Católica del Norte Escuela de Negocios Mineros

Diplomado Proyectos Mineros

Metodología Aplicable a Proyectos II versión DEGPM

Antofagasta, Noviembre del 2014

Guido Silva Ingeniero Civil