UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

TRABAJO DE TITULACIÓN

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

INGENIERO INDUSTRIAL

ÁREA

SISTEMAS PRODUCTIVOS

TEMA

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

INVENTARIOS DEL CENTRO EDUCATIVO DE

CAPACITACIÓN LABORAL (CECAL) DE LA

ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA – ECUADOR

AUTOR

VARGAS ORDOÑEZ ERWIN FABRICIO

DIRECTORA DEL TRABAJO

ING. IND. BORJA MORA LUCY KATHERINE, MSc.

GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2019

ii


UNIDAD DE TITULACIÓN

CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrado ING. IND. BORJA MORA LUCY KATHERINE, MSC,

tutora del trabajo de titulación, certifico que el presente trabajo de titulación ha sido

elaborado por VARGAS ORDOÑEZ ERWIN FABRICIO, C.C.: 0931558639, con mi

respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de

“INGENIERO INDUSTRIAL”

Se informa que el trabajo de titulación: “PROPUESTA DE UN SISTEMA DE

GESTIÓN DE INVENTARIOS DEL CENTRO EDUCATIVO DE CAPACITACIÓN

LABORAL (CECAL) DE LA ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA – ECUADOR”, ha

sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio (Urkund)

quedando el 1 % de coincidencia

https://secure.urkund.com/view/53345533-879225-960967

https://secure.urkund.com/view/53345533-879225-960967

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Declaración de autoría

“La responsabilidad del contenido de este trabajo de Titulación, me corresponde

exclusivamente; y el patrimonio intelectual del mismo a la Facultad de Ingeniería

Industrial de la Universidad de Guayaquil”

Vargas Ordoñez Erwin Fabricio

C.C. 0931558639

iv

Dedicatoria

Dedico este trabajo a mis padres, Franklin Vargas y Vilma Ordoñez, quienes siempre

están dándome su apoyo incondicional fortaleciéndome para seguir adelante en los

momentos más difíciles de la vida. Muchas gracias familia.

v

Agradecimiento

Una vez terminado con éxito el presente proyecto de tesis, quisiera mostrar mis más

sinceros agradecimientos a todos quienes hicieron posible este sueño.

En primer lugar a Dios por darme la fuerza de seguir hasta el final sin desistir,

permitiendo cumplir este objetivo de vida.

A mi familia que siempre está cuando la necesito, siendo parte fundamental para mi

vida, muchas gracias por estar siempre presente dándome su apoyo incondicional.

A la tutora, Ing. Ind. Lucy Borja Mora por la paciencia que tuvo, por prestarnos sus

conocimientos y ser una guía en la realización de la tesis, más que todo nos enseñó que

siempre se debe ser buenas personas y ayudar a los demás.

vi

Índice general

N° Descripción Pág.

Introducción 1

Capítulo I

Diseño de la investigación


1.1. Antecedentes de la investigación 2

1.2. Problema de la investigación 3

1.2.1 Planteamiento del problema 3

1.2.2. Formulación del problema de investigación 4

1.3. Justificación de la investigación 4

1.4. Objetivos de la investigación 4

1.4.1. Objetivo general 4

1.4.2. Objetivos específicos 4

1.5. Marco de referencia de la investigación 4

1.5.1. Marco conceptual 4

1.6. Aspectos metodológicos de la investigación 20

1.6.1. Tipo de estudio 20

1.6.2. Método de investigación 20

1.6.3 Fuentes y Técnicas para la Recolección de Información 20

1.6.3.1 Fuentes Primarias 20

1.6.4 Tratamiento de la Información 21

1.6.5 Resultados e Impactos Esperados 21

Capítulo II

Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico


2.1 Distribución de Planta General 22

2.1.1 Distribución de la Bodega de Productos No Perecibles 24

vii


2.1.2 Distribución de la Bodega de Costura 24

2.1.3 Distribución de la Bodega de Productos Perecibles 25

2.2 Recursos Productivos 25

2.3 Descripción del Proceso 25

2.3.1 Diagrama de Proceso de Operaciones 27

2.3.2 Diagrama de Flujo del Proceso 30

2.3.3 Diagrama de Recorrido 33

2.4 Estudio FODA del CECAL 34

2.4.1 Matriz FODA 35

2.4.2 Análisis FODA 35

2.5 Análisis y Diagnóstico del Problema 37

2.5.1 Análisis de Datos del Problema 37

2.5.2 Entrevista al Rector del CECAL 45

2.6. Diagrama Causa – Efecto 46

2.7 Diagrama de Pareto 47

2.7.1 ¿Técnicas de los “5 Por Qué? 52

2.7.2 Impacto Económico del Problema 52

Capítulo III

Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones


3.1 Planteamiento a Soluciones del Problema 54

3.2 Especificaciones de la capacitación 60

3.3 Costo de Implementar la Soluciones 61

3.4 Análisis de los Beneficios 62

3.5 Implementación de Propuesta a Soluciones 63

3.6 Factibilidad de la Propuesta 63

3.7 Conclusiones 65

3.8 Recomendaciones 66

Anexos 67

Bibliografía 73

viii

Índice de Tablas


1 Análisis de las Fortalezas – Oportunidades y las Fortalezas–Amenazas 35

2 Análisis de las Debilidades – Oportunidades y las Debilidades–Amenazas 36

3 Cuenta con algún Sistema de Gestión 37

4 Frecuencia de Control de Inventario 38

5 Sanción por Falta de Artículos 39

6 Mano de Obra Calificada 40

7 Creación de Cuadros de Necesidades 41

8 Políticas Gestión de Inventarios 42

9 Implementación del Sistema 43

10 Capacitación del Personal 44

11 Análisis ABC de la Bodega de Costura 47

12 Análisis ABC Bodega de Productos de Limpieza 49

13 Análisis ABC Bodega de Productos No Perecibles 50

14 Representación de los 5 ¿POR QUÉ? 52

15 Procedimiento General para el Ingreso de Artículos en Bodega 56

16 Procedimiento General para el Almacenamiento de Artículos en Bodega 58

17 Procedimiento General para el Egreso de Artículos a Bodega 59

18 Procedimiento para la Toma de Inventario 59

19 Procedimiento: Bajas de Inventario 60

20 Plan de capacitación 61

21 Incluido Salón 62

22 Cronograma 63

ix

Índice de Figuras


1 Clasificación de los inventarios 7

2 Representación ABC 11

3 Las "5S" 15

4 Tarjeta Roja Aplicación del Seiri 15

5 Plano General del CECAL Planta baja 22

6 Plano General del CECAL Planta Alta 23

7 Plano Bodega Productos No Perecibles 24

8 Plano Bodega Costura. 24

9 Plano Bodega Productos Perecibles 25

10 Diagrama de Operaciones Proceso Compra. 27

11 Diagrama Operaciones Recepción e Ingreso 28

12 Diagrama Operaciones Almacenamiento 29

13 Diagrama Operaciones Egreso 29

14 Diagrama Flujo Compra 30

15 Diagrama Flujo Recepción e Ingreso 31

16 Diagrama Flujo Almacenamiento. 32

17 Diagrama Flujo Egreso 32

18 Diagrama de Recorrido Recepción y Almacenamiento 33

19 Matriz FODA 35

20 Cuenta con algún Sistema de Gestión. 37

21 Frecuencia Control Inventario 38

22 Sanción por Falta de Artículos. 39

23 Mano de Obra Calificada 40

24 Creación de Cuadros de Necesidades 41

25 Políticas Gestión de Inventarios 42

26 Implementación del Sistema 43

27 Capacitación del Personal 44

28 Diagrama Causa – Efecto 46

29 Análisis ABC Bodega de Costura 48

30 Análisis ABC Bodega Productos Limpieza 51

31 Análisis de Inventario de la Bodega de Productos No perecibles 51

x

Índice de Anexos


1 Nota de Pedidos 68

2 Nota de Devoluciones 69

3 Orden de Egreso 70

4 Toma de Inventario Físico 71

5 Control de Existencias de Inventario 72

xi



“PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS DEL

CENTRO EDUCATIVO DE CAPACITACIÓN LABORAL (CECAL) DE LA

ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA – ECUADOR”

Autor: Vargas Ordoñez Erwin Fabricio

Tutora: Ing. Ind. Borja Mora Lucy Katherine, Msc.

Resumen

El Centro Educativo de Capacitación Laboral (CECAL) reportaba deficiencias en el

manejo de inventarios, las mismas que se traducían en pérdidas económicas. En primer

lugar, no existía un encargado del área por lo que se generaban pérdidas de los artículos y

en segunda instancia, la toma de Inventario se realiza de manera anual. Se utilizó la

metodología de clasificación ABC para ordenar, ubicar y categorizar los artículos en las

bodegas. También se evaluó el flujograma de los procesos de ingreso, almacenaje y egreso

y se determinaron las falencias que presentaban cada uno de ellos. Se llegó por conclusión

que no implementar este nuevo sistema de inventario costaría a la Asociación Fe y Alegría

$4.500 dólares de pérdida al año. Se espera que la propuesta del Sistema de Gestión de

Inventario sirva como guía para empresas u organizaciones afines a la analizada en el

presente trabajo de investigación.

Palabras Claves: Inventario, Flujograma, Procesos, Sistema, Gestión

xii



“PROPOSAL FOR AN INVENTORY MANAGEMENT SYSTEM OF THE LABOR

TRAINING EDUCATION CENTER (CECAL) OF THE “FE Y ALEGRÍA”

ASSOCIATION - ECUADOR”

Autor: Vargas Ordoñez Erwin Fabricio

Tutora: Ind. Eng. Borja Mora Lucy Katherine, Mg.

Abstract

The Labor Training Education Center (CECAL) reported deficiencies in inventory

management, which translated into economic losses. In the first place, there was no one in

charge of the area so that losses of the articles were generated and in the second instance,

the Inventory is taken annually. The ABC classification methodology was used to

organize, locate and categorize items in the warehouses. The flowchart of the admission,

storage and discharge processes were also evaluated and the shortcomings that each one of

them presented. It was concluded that not implementing this new inventory system would

cost the “Fe y Alegría” Association $4,500 of loss per year. The proposal of the Inventory

Management System is expected to serve as a guide for companies or organizations related

to the one analyzed in this research paper.

Key words: Inventory, Flowchart, Processes, System, Management

Introducción

El control interno en una organización, institución o empresa es una herramienta

esencial que permite de manera ordenada manejar los procesos requeridos tanto en

actividades económicas o sociales. Para tener un mejor comportamiento de los

colaboradores o usuarios dentro de una organización se debe utilizar controles de manera

que se lleve de forma detallada los procesos, actividades o funciones que estén

incorporadas. Para ello se deben establecer medidas de control necesarias.

El presente trabajo pretende mostrar cual es la situación actual del Centro Educativo de

Capacitación Laboral (CECAL) Asociación Fe y Alegría – Ecuador en términos de

responsables, encargados y administradores de procesos. Las actividades de logística

deben de tener una coordinación con el sistema productivo, para que se pueda desarrollar

efectivamente.

La logística en sí, es un mecanismo de planificación y dentro de ella se manejan los

inventarios, estos inventarios son vitales para el flujo de los sistemas, pero al mismo

tiempo son un mal necesario que debe ser optimizado.

Lo señalado anteriormente debe estar presente en toda organización puesto que, la

Gestión de Inventarios tiene importancia para el buen manejo de la materia prima de una

manera eficaz, y, así garantizar que no exista ningún retraso en el momento de cumplir las

actividades, además que se logra una correcta planificación y distribución de los materiales

del punto de partida hasta el punto final, controlando de manera completamente toda la que

corresponde a la cadena de valor (Supply Chain).

Bajo esta finalidad, en primer lugar se realizará una observación de las actividades

actuales, para identificar los problemas, evaluar el funcionamiento, la gestión de stock en

base a aplicación de herramientas administrativas, así como la clasificación ABC y al

mismo tiempo determinar parámetros que sirvan para el crecimiento y desarrollo

organizado del CECAL.

De este modo se podrá identificar de forma efectiva las actividades potenciales, dando

así una mayor seguridad en las decisiones tomadas por parte del CECAL y en base a los

resultados determinar el Sistema de Gestión de Inventario que sea el más conveniente para

el mismo y obtener un control interno eficaz.

Capítulo I

Diseño de la Investigación

1.1 Antecedentes de la Investigación

Fe y Alegría – Ecuador es una de las redes más importantes en el país, se sitúa por

detrás del sistema de Educación oficial.

Fe y Alegría fue constituida en Ecuador el 29 de junio del año 1964 por parte de los

laicos los mismos que son parte de la “Compañía de Jesús”, el fundador Sr. José María

Vélez se dedicó a recorrer barrios de Guayaquil y Quito en donde fue sembrando el

entusiasmo entre los pobladores. La metodología que se aplicaba en ese entonces estaba

rindiendo eficazmente de forma organizada y con calidad teniendo así una acogida

positiva. En estos 50 años que tiene de existencia Fe y Alegría se ha metido en el corazón

de los ecuatorianos, formando comunidades para la creación de los centros educativos y de

esa manera proporcionar una educación popular, digna y de promoción social.

El “Centro Educativo de Capacitación Laboral” (CECAL) perteneciente a Fe y Alegría

en donde se realizará la elaboración de una propuesta del “Sistema de Gestión de

Inventarios”, nace en 1998, este centro consta de programas alternativos para los jóvenes y

adultos desescolarizados, que no han empezado o terminado los estudios por diferentes

motivos.

El CECAL en la actualidad no consta con un Sistema que administre de manera

adecuada los inventarios de la bodega. La problemática es que las existencias muchas

veces se pierden puesto que no se encuentra un responsable a cargo del área.

La gestión interna que se lleva acabo para el control es por parte de los colaboradores

(docentes), al final de cada periodo lectivo ellos presentan un informe de las situación

actual de cada aula, de esta manera se es comunicado a la rector (a) o personal a cargo. Al

ser presentado se hace un oficio a la Regional Sur y por ende se es enviado a la matriz

Quito en donde se evalúa el presupuesto y si es aprobado o no, al ser aprobado se manda

un comunicado y la regional sur se encarga de efectuar la compra, se es llevado a la bodega

del CECAL y guardado, muchas veces ya sea el material o elemento se es utilizado sin dar

ningún tipo de aviso, esto provoca que los materiales se pierdan y no sean utilizado para su

fin.

Por ende se deberá poner un encargado del área y aplicar políticas y procedimientos

para evitar estos tipos de eventualidades que generan perdida para la Asociación y así se

optimizara de forma eficaz y eficiente los recursos.

Diseño de la investigación 3

1.2 Problema de Investigación

Mediante la observación e información brindada por parte del Centro Educativo de

Capacitación Laboral perteneciente a la Asociación Fe y Alegría – Ecuador, se muestra que

en el área de la bodega no existe un correcto control de las existencias dentro de las

mismas, la cual se ve afectada por varios factores, como por ejemplo: No existe un

encargado fijo del área, no existe planeación de arribos de materiales e insumos, no hay

áreas específicas dentro de la bodega asignadas para cada material, entre otras novedades.

1.2.1 Planteamiento del Problema.

“Fe y Alegría es en Ecuador la red educativa más importante después del sistema de

Educación Oficial. Presente en 75 centros educativos en 14 provincias en zonas urbanas y

rurales del país, atiende a más de 27.000 estudiantes en su sistema de escuelas y colegios”

(Fe y Alegría , 2016).

A lo largo de los años de existencia Fe y Alegría han encontrado la manera de entrar en

el corazón de los ecuatorianos. Fe y Alegría Ecuador es considerado un Movimiento de

Promoción Social y Educación Popular, que promueve la formación de las personas y al

estar conscientes del potencial y de la realidad de la sociedad y de cómo viven los jóvenes

en la actualidad.

El “Centro Educativo de Capacitación Laboral” (CECAL), es un programa de educación

alternativa de Fe y Alegría para la formación eficiente de jóvenes y adultos excluidos del

sistema educativo formal. En Guayaquil consta de una matriz que está ubicada en el norte

de la ciudad. Las mayores fortalezas son los cursos que están orientados a los jóvenes con

historias particulares (madres solteras, adscripción laboral, entre otros), y la capacitación

laboral que cuenta con una duración de 350 horas para el del nivel I, 400 para el nivel II y

450 horas para el de nivel III, los módulos antes mencionados tienen una duración de 6

meses.

Debido a que el CECAL se mantiene por autogestión, presenta problemas en relación a

políticas, procedimientos y sobre todo no posee un responsable para llevar a cabo un

correcto control de las existencias, puesto que los colaboradores se centran en la atención

de las escuelas, esto provoca que no haya un seguimiento oportuno de los procesos.

Un problema evidente es la mala organización y clasificación de los materiales

existentes no tienen un ordenamiento por categorías, esto provoca muchas equivocaciones

y por ende retrasan las actividades.

Otra situación anómala es la falta de un cronograma, esto provoca que no se conozca la

llegada de nuevos artículos y por ende la falta de información a los colaboradores.


1.2.2 Formulación del Problema de Investigación.

¿El nuevo Sistema de Gestión de Inventarios ayudara a optimizar los recursos del

CECAL?

1.3 Justificación de la Investigación

Una herramienta fundamental que se debe llevar a cabo son las técnicas para controlar

las existencias dentro del CECAL, para así ayudar de manera estratégica a alcanzar y

cumplir los objetivos durante un determinado periodo.

CECAL, busca la optimización de los recursos, por lo que es esencial el diseño de

políticas y una guía de control interna que, de alguna manera ayude a reducir los problemas

existentes y futuros, así poder evaluar las debilidades y fortalezas que se generan y de esa

manera cumplir con los objetivos.

El presente tema tiene como objetivo resolver la problemática que se presenta en el

CECAL, de esta manera plantearles opciones efectivas y viables a dichos problemas. La

mejor solución para la administración correcta de inventario es plantear guía y políticas

que ayuden al control de los mismos.

Dado que CECAL tiene una segmentación amplia y dirigida a la educación de los niños

en el país, por medio de este trabajo se podrá lograr mejoras para el centro educativo, así

como afianzar conocimientos para el investigador, y ponerlos en práctica.

1.4 Objetivos de la Investigación

1.4.1 Objetivo General.

Elaborar una Propuesta de un Sistema de Gestión de Inventarios del Centro Educativo

de Capacitación Laboral (CECAL) de la Asociación Fe y Alegría – Ecuador.

1.4.2 Objetivos Específicos.

• Diagnosticar la situación actual de la bodega del CECAL.

• Clasificar los materiales según categoría ABC.

• Diseñar el sistema de control y políticas de inventarios para los materiales.

1.5 Marco de Referencia de la Investigación

1.5.1 Marco Conceptual.

Inventarios.- “Los inventarios son existencias que se tienen almacenada ya sea para la

producción de bienes, servicios o también productos finales para luego comercializar. Los

inventarios comprenden todo los que es materia prima, productos en procesos, terminados,


repuestos, elementos, accesorios, etc. todo ellos es utilizado para la fabricación de algún

producto, de almacenaje para las ventas o muchas veces para la prestación de servicios”.

(Escolme, 2010).

El inventarios es la cantidades de materiales almacenados la cual es utilizada para la

facilitar la producción o para la satisfacer al consumidor. Los inventarios están

comprendidos por: la materia prima que es lo esencial, los productos que se encuentran en

proceso y los terminados.

Objetivos de los Inventarios.- Uno de los principales objetivo de los inventarios es la

de hacer intermediario de las entradas y salidas. “Garantiza el abastecimiento de la materia

prima y se asegura que no haya excedido el tiempo recomendado para su utilización

(artículos con caducidad) puesto que en la bodega del centro educativo almacenan

productos perecibles, también se debe asegurar la existencia de materiales auxiliares, los

cuales sirven para la parte didáctica de las clases y disminuye los costos de

almacenamiento”. (León Luis, L. F., Rodríguez Barba, 2003).

Tipo de Inventarios.- Existen diferentes tipos de inventarios y estos se clasifican

dependiendo tanto de la organización como de las funciones que desempeñen, existen tres

categorías:

• Según su función.

• Según el procesamiento del material en qué etapa se encuentre.

• Según el tipo de demanda.

Los Inventarios dependiendo de su Función, se clasifican en:

Inventario en Tránsito.- “El inventario en tránsito es el encargado de los materiales y

productos que tienen como punto de partida los proveedores y punto de llegada a la

empresa”. (Emprendepyme, 2016).

Inventario de Ciclo o Rotativo.- “Son los artículos o elementos del inventario que se

lo realiza durante un periodo establecido y esto da como resultado cuando se debe fabricar

más productos puesto que se ha adquirido una gran cantidad de materia prima. Se cuentan

los artículos o elementos durante el periodo establecido”. (Jordi Pau, Ricardo de Navascués

, pág. 171).

Inventario de Seguridad o de Reserva.- “Los inventarios de seguridad son

considerados inventarios de emergencia, estos es utilizados cuando se generan fallas en los

procesos productivos o aumenta la demanda de una forma inesperada y la cual se puede

ver afectado el proceso de producción”. (Emprendepyme, 2016)


Inventario de Previsión o Estacional.- “Se generado cuando, en el momento que se

aumenta la producción y se está en tiempos de demandas bajas siendo el objetivo principal

el satisfacer las necesidades en los tiempos de demanda alta”. (Emprendepyme, 2016).

Inventario de Desacoplamiento.- “Es el inventario que esta entre dos clases de

procesos, cuyas tasas de producción no se pueden sincronizar, esto a su vez hace que los

procesos funcionen como se han planteado”. (Carlos Romero , 2011)

Suministros.- “Consiste en satisfacer las necesidades de consumo de una estructura

económica. Dichos suministros son artículos de gran necesidad para la gestión en la

empresa u organización la cual no tiene una relación directa con el producto que se

fabricará; como por ejemplos: repuestos, accesorios, papelería y útiles”. (Economiasimple,

2016)

Los tipos de inventarios según el procesamiento del material en qué etapa se

encuentre se clasifican en:

Inventario de Materia Prima y Componentes.- “Comprende los distintos elementos

materiales que se incorporan a los bienes para la fabricación, producción y transformación

de un artículo para satisfacer las necesidades y exigencias del cliente, pero que todavía no

han sido procesados. Su característica principal es que se identifica plenamente con el

producto: maderas, lana, cueros, láminas de hierro, telas, etc”. (Pedro Meana Coalla ,

2017)

Inventarios de Productos en Proceso.- “Consiste en gestionar los productos que ha

alcanzado su terminación esto con el fin de ensamblarlos durante el ciclo de producción y

en donde se le aplica la mano de obra directa y gastos indirectos al proceso.

A medida que la materia prima se está transformando en el producto terminado el valor

va aumentado es una de las ventajas que tienen este método”. (Pedro Meana Coalla ,

2017).

Inventarios de Productos Terminados.- “Comprende los artículos o elementos

transferidos que el departamento de producción envía para su almacenamiento; o aquellos

productos que se ha efectuado su compra para luego ser comercializados.

Este tipo de inventario cuenta con una condición y es que depende de la demanda del

producto en el mercado”. (Pedro Meana Coalla , 2017).

Los Inventarios según el Tipo de Demanda:

Inventarios de Demanda Independiente.- “Este tipo de demanda se basa en el

mercado y las condiciones que genera el mismo, se produce de forma aleatoria, las cuales

las piezas estarán relacionadas entre sí”. (Chase, Jacobs, Aquilano , 2006).


Inventarios de Demanda Dependiente.- “Son componentes de productos complejos

los cuales tienen la necesidad de otros artículos almacenados, de cualquier pieza o

componente es un resultado directo de la necesidad de otra”. (Chase, Jacobs, Aquilano ,

2006).

Clasificación de los Inventarios

Figura 1. Clasificación de los inventarios. Información adaptada por CECAL. Elaborado por el autor.

Control

Según (Koontz y O'Donnel, 2019) afirma. “El control es medir y corregir las actividades

de subordinados para asegurarse que los eventos se ajustan a los planes”.

Según (Theo Haimann, 2019) afirma. “Control es el proceso de verificar para

determinar si se están cumpliendo los planes o no, si existe un progreso hacia los objetivos

y metas. El control es necesario para corregir cualquier desviación”.

El control se ve relacionado con la planeación, porque busca que el desempeño

realizado de ajuste a lo planificado, siendo así una de las actividades principales de las

organizaciones.

Sistema de Control

Un sistema de control tiene la finalidad de cumplir especificación que se

han establecidos en las salidas de los procesos que a su vez integran varios

procesos. Los sistemas de control actualmente son muy diversos y de esta

manera se adapta a cualquier circunstancia como guías y navegación de

proyectiles de naves, barcos, aviones etc. Un Sistema de Control de manera

interna en una organización se realiza de forma concreta a lo planificado

en base a las actividades que se estén llevando acabo, de esta manera la

Empresas

industriales de

transformación

Inventarios

de

fabricación

Clasificación

de los

inventarios

Empresa

comercial

Inventarios

de materia

prima

Inventarios

de

producción

en proceso

Inventarios

de

productos Inventarios

de

mercancía


toma de decisión se les facilitaría y además mantendrá la eficiencia de las

variables que pueden llegar a afectar. (Osvaldo Ramírez, 2008).

Control Interno

“El control interno son métodos que de forma coordinada se adaptan a un negocio para

salvaguardar los activos, verificar el grado de exactitud y obtener una información

confiable de esta manera promueven la eficiencia operacional y de un régimen de

seguimiento a las políticas por la administración”. (Oswaldo Fonseca Luna , 2011).

Objetivos del Control Interno

“Los objetivos del control interno es salvaguardar los activos de la organización de esta

manera garantiza la confiabilidad e integridad de la información. Sirve también como

referencia para los procedimientos administrativos, controla la eficiencia y efectividad de

las operaciones y es un dispositivo que sirve para proteger los recursos de la organización”.

(Lifeder, 2018)

Clases de Control Interno

Se clasifica en Interno y Externo. El Control Interno: se ejerce con

personal vinculado o dependiente, pero que posean capacidad para

hacerlo, mientras que el Control externo es ejercido con objetividad por

personal externo o ajeno a la entidad. Las organizaciones utilizan sistemas

de control interno para las operaciones de esa manera guiarse y así evitar

principalmente fraudes y errores en los sistemas y manifiestan, que la

estructura del Control Interno consiste en cumplir a cabalidad todas los

procedimientos y políticas que se hayan establecidos y de esa manera

brindar seguridad para poder lograr los objetivos por parte de la entidad.

(Mariuxi Garaicoa , 2016).

Para ello se revisará algunos casos con respectos al control interno basándose en la parte

administrativa, de gestión e inventarios.

Caso Fundación Suiza

En este modelo, se tiene el caso de la Fundación Suiza para la Cooperación del

desarrollo técnico, donde se realiza una auditoría de gestión, para mejorar la eficiencia y la

eficacia, en los procesos administrativos, de los proyectos que tiene la Fundación, que son

principalmente financieros, y de apoyo. Cada año, se examina de manera general los

procesos administrativos y documentación en el Área de Contabilidad, para poder

determinar el grado de magnitud y de complejidad de la Auditoría de Gestión. Todo esto

en el marco que la fundación si posee un “Manual de Procedimientos Contables” que rige


los procesos de gestión y técnicos del área contable. Mediante un cuestionario se hace una

evaluación, consiste en un formulario con base a preguntas, las cuales son respondidas por

los colaboradores de las áreas. Las respuestas dadas, por cada uno, se registran y se

analizan por parte del auditor donde obtiene la evidencia que deberá constatar en los

manuales de procedimientos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal

como fueron diseñados. “La aplicación de cuestionarios ayuda a identificar las áreas que se

encuentran críticas de manera uniforme y confiable”. (Mariuxi Garaicoa , 2016)

Caso Fundación San Anian

La fundación San Anian, de la ciudad de Ambato fundada en 1993, brinda educación a

las Personas que no han podido concluir su escolaridad (PEI) en un plazo de 4 años en

comparación a los 7 años que normalmente se demora. La fundación lo hace a través de

talleres de socialización, campañas de atención médica y odontológica, además de

alimentación diaria a todos los beneficiarios que se encuentran educándose, dando interés a

la atención integral de jóvenes que vienen de familias disfuncionales. Uno de los

problemas que se detecto es la rotación de personal que se daba en áreas estratégicas como

el trabajo social y la cocina, esto afectó a la operatividad de los proyectos sociales, lo que

no ayudó a la estabilidad, y desarrollo de la Institución. El problema esencial es que el

personal no conocía detalladamente todas las funciones a cumplir y más bien se consideró

necesario establecer Manuales de Funciones. La metodología, que se realizó, fue la

medición del Nivel de Riesgo a través de las respuestas obtenidas del Cuestionario de

Control Interno y que sirvió en identificar las posibles falencias que existían en las

diferentes áreas de la fundación. El riesgo es complementario al nivel de confianza y los

mismos que sirvieron para evaluar los riesgos y para la elaboración del Manual de

Funciones. Actualmente La fundación maneja un sistema de control de forma interna para

la parte contable y administrativa y de esa manera medir los resultados y los objetivos

planteados para las gerencias locales, donde persigue varios objetivos: “Determinar si las

políticas se cumplen en buen nivel y también los procedimientos y a la vez, con los

resultados obtenidos realizar informes y entregarles a los directivos con las conclusiones y

recomendaciones para la evaluación anual realizada”. (Mariuxi Garaicoa , 2016).

Componentes del Control Interno

Son los que marcan las pautas e influyen en las personas respecto al control y las

concientizan y es pilar de todos los elementos tratándose de control.

El control interno tiene varios componentes que se mencionaran a continuación:

• Ambiente de control internos


• Evaluación de los riesgos

• Actividades de control internas

• Información y comunicación

• Supervisión y monitoreo

Métodos de Control de Inventarios

Método de Control ABC

La Clasificación ABC es un método que segmenta el producto y consiste

en darles categorías a los artículos del inventario y distintos nivel de

control e importancia en los procesos internos de la organización. El

principal objetivo de este método es la optimizar los recursos así como

las operaciones del almacén de esa manera utilizar mejor los espacios

enfocándose en los artículos de mayor relevancia. (Juan Perozo , 2018).

Toda empresa puede aplicar esta metodología ya sea grande, mediana o pequeña y

beneficiarse de este sistema puesto que da una mejor rotación de inventarios y ahorra

costos.

Cada organización, institución o centro utiliza diferentes tipos de productos cada uno

con características respectivas y el CECAL no es la excepción, por lo tanto cada uno de

ellos necesitan un manejo diferente dependiendo de la importancia que tengan. Muchas

veces se tienen una visión muy limitada al pensar que se pueden controlar todos de la

misma manera, estos son los motivos por lo que implementar la metodología es una

manera eficiente y efectiva de controlar las existencias.

Este método tiene una función principal, que tanto el inventario como los costos del

mismo disminuyan de esa manera se tiene una mejor rotación.

El inventario ABC consta en clasificar los artículos en grupos como se muestra a

continuación:

• Categoría A: “Son los artículos que constan de una alta demanda y tienen un nivel

mayor de rotación. Generalmente el 80% de las operaciones y del costo del

inventario corresponden al 20% del mismo”. (Juan Perozo , 2018)

• Categoría B: “Son los artículos que representan parte del capital que se le ha

invertido en el inventario, tienen un nivel de control intermedio y es suficiente con

que se establezcan niveles mínimos y máximos al inventario”. (Juan Perozo , 2018).


• Categoría C: “Son los artículos que representan poco capital de inversión por parte

de la empresa, puesto que su demanda es baja y se manejan niveles altos de stock de

seguridad”. (Juan Perozo , 2018).

Figura 2. Representación ABC. Información adaptada por: www. ingenieriafacilonline.blogspot.com.

Elaborado por el autor.

Ventajas del Método ABC

La principal ventaja de la metodología ABC es la optimización de actividades dentro de

la organización, así mismo su cadena de valor, estando así más orientado hacia los

procesos, que los administrativos, también es la capacidad de obtener la información de

manera puntual. La metodología ABC permite un control exhaustivo y una reducción de

los costos indirectos, esto se debe a que reorganiza u elimina actividades.

Con este método se puede implementar o establecer un “Sistema de Gestión de Calidad”

de manera más sencilla, puesto que crea una base informativa de todas las existencias de

manera organizada y detallada y tienen una gran adaptación a los cambios que exige el

mercado constantemente.

Desventajas del Método ABC

Una de las principales desventajas de esta metodología es que necesita contar en su

totalidad con la alta gerencia puesto que si esta pierde el interés de nada servirá el haber

implementado y esto se genera debido a que su implementación es un poco complicada y

costosa, demanda mucho tiempo, recursos y mantenimiento. Otro punto fundamental es

que a los colaboradores se les dificulta la adaptación de esta metodología y muchas veces

tienen miedo, puesto que, al eliminar actividades, sienten el riesgo de ser separados de la

organización.


Método “Just In Time” (Justo a Tiempo)

“Just in time” (también las siglas en inglés JIT), se define como una filosofía, cuyo

objetivo es optimizar los sistemas de producción, de una manera que la materia prima,

componentes o elementos se han entregado justo a tiempo (en el momento que se lo

requiera). “Muchas se confunde la filosofía de manera que trata de conseguir que los

proveedores entreguen con puntualidad para no manejar volúmenes excesivos de

componentes, si no que la filosofía se enfoca en la parte productiva orientada a la

demanda”. (Artículo Tecnología, 2002).

Elementos de la Filosofía JIT

La filosofía JIT consta de siete elementos fundamentales para su entendimiento en

donde seis de ellos abarcan la parte interna de la organización y uno a nivel externo.

a. Su propia filosofía en sí

b. Reduce inventarios

c. Minimiza los tiempos de preparación

d. Optimiza la velocidad de producción

e. Creación de cedulas de producción

f. Distribución de la planta

g. Tamaño pequeños de lotes

La metodología del JIT no solo pretende disminuir o eliminar inventarios, sino que

también sirve para regir las operaciones dentro de una organización. Su objetivo es muy

similar como el de Deming puesto que se enfoca en el mejoramiento continuo solo de esa

manera se podrá obtener una mayor eficiencia y la reducción de gastos no solo en las áreas

de la organización sino también con los proveedores y clientes.

Ventajas del Método JIT

Una de las principales ventajas es que permite reducir los niveles de

inventarios en todos los procedimientos de producción, esto da como

consecuencia que los costos de mantener inventarios se eleven,

financiación de las compras, costos de compras y almacenaje. Minimiza

pérdidas por causa obsolescencia permitiendo una relación con los

suministradores facilitándole las compras de forma segura a lo largo del

año y que se planee mejor y ofrezca menores precios.

El sistema se entorna adaptable y permite cambios de una manera más

rápida. (Peña, 2016).


Desventajas del método JIT

Los problemas que presentan este método son los retrasos que existen y

las posibles suspensiones que se pueden dar por falta de suministros, en

la línea productiva y que se obtenga un impacto negativo en los gastos,

también tienen una limitación en al momento de reducir los precios de

compra debido que si la compa es de baja cantidad aumentara el costo de

cambiar de un suministrador a otro. (Peña, 2016).

Método Japonés “5S”

La palabra lean significa esbelto (esbelta) pero en el ámbito industrial se

la puede tratar como flexibilidad y agilidad. John Krafcik fue quien por

primera vez utilizo esta terminología para basarse en la producción

ajustada, y esto lo hizo al darse cuenta que se utilizaba menos recursos

que el sistema convencional. Lean Manufacturing se basa en los modelo

de gestión enfocados en la demanda, que se le puede aplicar tanto a los

servicios como a la producción de bienes, de esa manera asegura la

calidad del producto, haciéndolo de una manera más rápida y al menor

coste. (María Manzano, Víctor Gisbert, 2016, pág. 18).

En conclusión las “5S” son herramientas con una serie de rutinas en el puesto de trabajo

las cuales tratan de mantener el orden y limpieza además desarrollan y sostienen el

entorno. Estos términos permiten describir las prácticas y tener un control visual de la

producción de manera esbelta.

Importancia de las “5S”

Esta metodología es importante ya que de alguna forma permite eliminar

los desperdicios en las diferentes áreas en la que se es aplicada también

incrementa las condiciones se seguridad e higiene, también son

requeridas en los sistemas de producción de cualquier tipo con el enfoque

de satisfacer al cliente, mejorar el medio ambiente y establecer integridad

en el personal operacional. Las “5S” son fundamentales para conseguir lo

antes mencionado y tiene relación directa con las “4S” la cuales realizan

trabajos o actividades y las cuales son: bienestar personal, compromiso,

control visual, hábito y disciplina. (Uprl.Unizar, 2017).

Este método es fundamental para toda organización puesto que es una entrada para la

aplicación de otras herramientas y la supervivencia de la misma. Mediante ella se puede

eliminar desperdicios que al final no agregan ningún valor, por ello se entiende que la


aplicación de esta metodología es un gasto para las Pyme, pero es un gasto necesario que la

alta gerencia estará dispuesta a pagar, de esa manera poder evolucionar como

organización.

Los valores, los cual no añaden ningún tipo de valor al producto se describirán a

continuación:

• Productos defectuosos

• Sobreproducción

• Movimientos innecesarios

• Procesos deficientes

• Demoras

• Transportes

• Inventarios

Las “5S” representan cinco términos las cuales empiezan todas ellas con “S” que son:

Seiri (Eliminar), Siton (Ordenar), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarización), Shitsuke

(Autodisciplina) las cuales cada una de ellas debe cumplir de manera importante una

función en la organización. El Sistema de Inventarios se debe aplicar, para organizar y

categorización de los productos de esa manera se podrá mantener el orden y la limpieza.

Figura 3. Las "5S". Información adaptada por: www.6sigma.us. Elaborado por el autor.


Seiri (Eliminar)

Este es el primer paso que se debe aplicar y consiste en eliminar todos los objetos que

sean innecesarios y que tampoco den valor al producto. Al aplicarlo, primero se debe

clasificar e identificar los objetos con el fin de ver cuáles son los necesarios y cuáles no.

“Con este método en la zona de trabajo se tiene una mejor capacidad de espacio y a su vez

controlar el flujo de los objetos. Al aplicar el Seiri se puede utilizar una tarjeta toja, esta

tarjeta sirve para indicar el grado de usabilidad de los objetos, de este modo si de verdad es

necesaria en el lugar que se está trabajando o si se debe reubicar o eliminar”. (María

Manzano, Víctor Gisbert, 2016, pág. 22).

Figura 4. Tarjeta Roja Aplicación del Seiri. Información adaptada por: www. sgmspain.wordpress.com.

Elaborado por el autor.

Seiton (Ordenar)

Este método consiste en identificar y ubicar los objetos necesarios de manera que al

querer buscarlos se encuentren de una manera más rápida y fácil. (Juan González , 2013)

Este ítem permitirá contar con lo necesario en el momento y lugar adecuado que se lo

requiera y de esa manera se podrá tener mayores beneficios como:

• Menor control en los inventarios de seguridad.

• Optimiza el tiempo de búsqueda de las cosas.

• Aumento en la productividad tanto de los colaboradores como de la maquinaria

• Da un mejor ambiente laboral

• Evita que se compre materiales innecesarios

• Optimiza el transporte interno


Seiso (Limpieza)

Significa eliminar la suciedad que haya en una fábrica. También es darles

un chequeo a los equipos que se utilizara durante el proceso para

verificar si hay problemas o eventualidades. La limpieza no solo se trata

de tener las cosas en buen estado o que se vean agradables sino también

crear y mantener un pensamiento superior de limpieza y mantener el

correcto funcionamiento. Este paso exige que se identifique cuáles son las

fuentes que provocan la contaminación y suciedad para poder tomar

acciones y eliminar de raíz las causas que lo provocan. La cuestión que la

suciedad no se acumule en el área de trabajo. (Zenempresarial, 2009).

Seiketsu (Estandarizar)

La fase de Seiketsu es la que permite sistematizar lo que ya se ha

conseguido con los otros tres pasos y que esos efectos perduren.

Estandarizar es seguir de manera organizada lo procedimientos, siendo el

objetivo el orden un factor fundamental. Un estándar es la mejor manera

y la más practica por qué se puede documentar, tomar fotografías o

poner señalética que identifiquen. Este paso tiene como enemigo la

conducta que es errática esto provoca que se incumpla con lo establecidos

al no seguir los procedimientos (Juan Hernández, Antonio Vizán , 2013).

Shitsuke (Disciplina)

La última “S” es el último paso para completar esta metodología pero a

su vez uno de los más complicado, corresponde a tener disciplina en el

área o lugar que se esté ejerciendo la labor y de esta manera normalizar

las aplicaciones de trabajo para así convertirlo en un hábito. Una de las

nuevas terminologías que se está usando el la autodisciplina o autocontrol

esto es para que los colaboradores no sientan que es una obligación si no

una cultura que deba perdurar en el tiempo. Este paso es sencillo porque

el objetivo es mantener las cosas y seguir las normas que se han

establecidos, pero a la vez complicado puesto que sebe inculcar en los

colaboradores para que de esa manera no se pierda el interés en el

momento de la implementación. (María Manzano, Víctor Gisbert, 2016,

pág. 25).

Beneficios de las “5S”

• Permite el trabajo en equipo


• Aumento de la productividad

• Mejor ambiente laboral

• Reduce accidentes

• Reduce averías

• Menor nivel de inventario

• Más conocimiento del área de trabajo

• Mayor responsabilidad en las actividades

Método de Evaluación de Inventario

Estos métodos tiene un objetivo, es la de controlar y evaluar los flujo de mercancía

permitiendo identificar tanto a los costos de ventas como los de inventarios y esto

correlaciona a los ingresos con los costos de inventarios real de la organización. Utilizan

tarjetas de control para registrar los productos.

Los métodos más utilizados son: Método “FIFO (First in, First Out)” las siglas en inglés

o también conocido como método “PEPS (Primero en entrar, Primero en salir)”, Método

“LIFO (Last in, First out)”, también conocido como “UEPS (Ultimo en entrar, Primero en

salir)” y por último el Método Promedio Ponderado.

Método FIFO o PEPS

Este método asume que lo primero que entra al inventario son los primeros que deben

ser vendidos y está dado cronológicamente. Este flujo de inventario es aplicado para

prevenir que la compañía mantenga inventarios obsoletos siendo así el sistema más lógico

que una entidad puede usar, cuando la identificación específica no sea posible de aplicar.

“De ésta forma se sabrá el precio de compra de las unidades que no se han vendido al final

del año, y multiplicando el precio por la cantidad de unidades se podrá valorar el inventario

que esté disponibles”. (Jose Fuertes, 2015)

Método LIFO o UEPS

Esta metodología se enfoca en los productos que se compran de manera

reciente, lo que busca es darle salida primero a ellos para dejar en

inventario final lo que se compran de primero. Sirve de gran utilidad para

los países que tienen tendencias inflacionarias ya que los precios del

producto siempre aumentan de manera constante. Los métodos de

valuación sirven para costear las entradas y salidas puesto que las

entradas (compras) ya tienen identificado un costo cuando existen

devoluciones en las ventas, lo que se realiza nuevamente es ingresar de


nuevo al inventario por el mismo valor y costo con que salieron. (Daniel

Salazar, Paula Álvarez , 2013).

Método Promedio Ponderado

El método promedio ponderado sirve para la valuación de inventarios,

este método se ejecuta tomando valores promedios de la mercancía de

stock como en los costos de la mercancía vendida. El valor promedio que

tiene todos los artículos comprados por la propia empresa y las que

mantienen en existencias se dividen por el número de artículos que tienen

y ese es el valor unitario de las ventas. (Economia WS, 2019 ).

Sistema de Control de Inventarios

Estos sistemas son utilizados para registrar el ingreso salida y mercancía existente en la

organización empresa o institución. Existen dos tipos, el sistema periódico y el continuo o

perpetuo.

Sistema de Inventarios Periódicos

Este Inventario se basa en realizar un control en el inventario cada cierto

tiempo, y por ende se debe hacerse de manera física el conteo de las

existencias esto se lo realiza para saber con exactitud la cantidad

disponible. Una de las mayores problemas se da porque la organización

no puede saber cuánto tiene de mercancía y cuantos es lo que cuesta los

productos vendidos pero en determinado momento. Esta información

antes mencionados solo se puede saber cuándo se hace un conteo físico,

que se lo realiza al final de un periodo ya sea de manera anual, semestral

o mensual. En el momento de que existe una compra se va a contabilizar

en la cuenta de compra, muchos de los errores es hacerlo en el activo

(inventarios) y en el momento de finalizar el periodo se debe realizar el

conteo físico de las existencias esto para determinar el soto de ventas.

(Colectivo de Autores , 2008)

Sistema de Inventarios Perpetuo o Continuo

Este sistema permite a la organización mostrar los registros de

mercancías que están disponibles de artículos en cualquier momento que

se lo requiera. Sirve de mucha utilidad para preparar estados financieros

ya sea de manera mensual o trimestral. La organización no

necesariamente debe de realizar un conteo físico para saber el costo de


inventario final costo de venta, en este sistema al contrario del otro si se

hace la contabilización en la cuenta de Inventarios (Activos) y al

momento de devolución de una compra afecta de forma directa a la

cuenta de inventarios. (Homgen Ch T, 2010)

Políticas en la Administración de Inventarios

Esta política consiste en reglas y normativas que se establecen y aseguran la producción

de la organización y su seguridad en referencia a la escasez de materia prima e impidiendo

el exceso de inventarios, y así dar una mejor tasa de rendimiento. Esta política puede variar

de una organización a otra, un periodo a otro y de un producto a otros. La política de

administración de los inventarios debe también estar adaptada al sistema de

producción. Las necesidades de materiales y de servicios no son las mismas para la

producción en serie y para la producción intermitente o por unidad. (Juana García , 2017)

El éxito administrativo va a estar en la aplicación correcta de la política de inventarios, a

continuación se procederá a mencionarlos:

1. Establecer relaciones entre el abastecimiento de los productos y las necesidades que

probablemente se tenga.

2. Clasificar la mercancía, organizarla y categorizarla de una manera adecuada.

3. Mantener en un nivel bajo los costos de abastecimiento.

4. Tener el adecuado nivel de inventario.

5. Cumplir la demanda que una manera rápida y precisa.

6. Acudir a la información obtenida cuando se requiera.

Norma de Seguridad de los Inventarios

La creación de normas para los inventarios se da por la necesidad de que la

organización no tenga pérdidas económicas, de las cuales se detallaran las más

importantes:

1. Mantener el acceso de inventarios limitado, es decir que solo ciertas personas tengan

acceso a la información.

2. Se debe evitar comprar materiales, artículos, componentes de manera excesiva para

no elevar los costos de almacenamiento.

3. Al momento de comprar la mercancía se debe de tener en cuenta el sobreprecio.

4. Se debe evitar todo tiempo de demoras y más cuando se trata de tiempo de entrega o

de adquirir una compra.

5. Los materiales deben estar en instalaciones adecuadas para evitar su deterioro o haya


algún robo y como se menciona anteriormente solo lo debe administrar las personas

designadas.

1.6 Aspectos Metodológicos de la Investigación

1.6.1 Tipo de Estudio.

Se emplearan dos tipos de estudios que se detallan a continuación:

El tipo de estudio para la investigación será de forma descriptiva esto permitirá

identificar cuáles son las realidades y los problemas que se encuentren en el CECAL. Con

este tipo de estudio se observar lo más relevante de la situación, al mismo tiempo la

recolección de datos para definir un análisis de los procesos.

La otra metodología a emplearse es el estudio explicativo porque permitirá encontrar las

causas que generan esa problemática, desde cuando se originó y así poder establecer

conclusiones y explicaciones acerca de lo que ocurre dentro del CECAL.

1.6.2 Método de Investigación.

Los métodos de investigación a aplicarse en el presente trabajo son los siguientes:

El método empírico que se utilizará es el más común, es la observación puesto que con

esta metodología se podrá identificar los problemas y detallar cada uno de los procesos o

actividades con el fin de evidenciar la problemática.

Otro método que se empleara es el método deductivo que permitirá mediante la teoría y

la información recolectada esquematizar y se podrá llegar a una posible conclusión del

estudio, de esta manera se fortalecerá la teoría que se está planteando y así poder dar la

mejor solución a la problemática de la situación actual.

1.6.3 Fuentes y Técnicas para la Recolección de Información.

1.6.3.1 Fuentes Primarias.

La fuente primaria en la cual se aplicará esta investigación es dentro del CECAL en

donde se hará la observación de la bodega de forma directa y en donde se podrá recopilar

la información necesaria.

También se procederá a realizar entrevistas y preguntas tanto al Rector del Centro

Educativo como al encargado del taller para tener una mejor información y conocimiento

de cómo se lleva el control de los artículos.

1.6.3.2 Fuentes Secundarias.

Son todas aquellas que brindan la información de la situación que se está aconteciendo y

que muestra como evidencia el problema de investigación. Registros, órdenes de compra,

órdenes de pago, financiamiento anual, facturas, etc.


1.6.4 Tratamiento de la Información.

La información recopilada por los distintos medios ya antes mencionados se plasmará

en un documento, donde se llevará y contabilizará el registro, de esa forma se sistematizará

y se visualizará de mejor manera la problemática, las causas y sub-causas y lograr así

obtener una conclusión final de este proceso.

1.6.5 Resultados e Impactos Esperados.

Los resultados esperados luego de realizar la propuesta del “Sistema de Gestión de

Inventarios” en la bodega general del CECAL, es ahorrar tiempo en el conteo de

inventarios físicos, puesto que los mismos se encuentran dispuestos de manera organizada

y detallada, también los recursos existentes tendrán una administración más eficiente y los

colaboradores estarán mejor informados acerca de los insumos, materiales y elementos

presentes en la bodega.

Capítulo II

Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico

2.1 Distribución de Planta General

Planta Baja

Figura 5. Plano General del CECAL Planta baja. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el

autor.

Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 23

Planta Alta

Figura 6. Plano General del CECAL Planta Alta. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el

autor.


2.1.1 Distribución de la Bodega de Productos No Perecibles.

Figura 7. Plano Bodega Productos No Perecibles. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el

autor.

2.1.2 Distribución de la Bodega de Costura.

Figura 8. Plano Bodega Costura. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor

Escala

1:50

Escala

1:100


2.1.3 Distribución de la Bodega de Productos Perecibles.

Figura 9. Plano Bodega Productos Perecibles. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor.

2.2 Recursos Productivos

En el CECAL las bodegas cumplen una gran función puesto que son procesos logísticos

que tratan de la recepción, ingreso, almacenamiento y egreso de los artículos tanto dentro

como fuera del centro educativo y de esa manera tener gestionado en donde y como

almacenar los artículos para luego ser repartidos.

Los recursos productivos en el CECAL, tratan de cuáles son las acciones a llevarse a

cabo en el momento de generar una compra, como se lleva a cabo la recepción de la

misma, como es el procedimiento del ingreso, en donde y como se es almacenando y que

procedimiento se efectúa para la salida de cada artículo de las bodegas.

A si mismo se detallará en la descripción del proceso cada uno de los ítem

anteriormente mencionados.

2.3 Descripción del Proceso

Proceso de compra: El CECAL para obtener algún artículo, material, materia prima o

herramienta, pasa por un proceso de la siguiente manera:

1. Se debe hacer un comunicado por escrito por parte del CECAL dirigiéndose a la

Regional Sur (Matriz de la Asociación Fe y Alegría en Guayaquil).

2. Una vez llegado el comunicado se verifica si es verdad lo que falta o está dañado.

3. Luego de ello, se manda el comunicado a la matriz principal que está ubicada en

Quito.

Escala

1:100


4. De ahí se debe verificar que todo esté en orden, que sea correcto el comunicado.

5. Luego se evalúa el presupuesto que hay, si se tiene se da luz verde para efectuar la

compra.

6. Se llama a la Regional Sur para informarle que proceda con la compra.

7. Se procede a evaluar el coste del artículo, material o herramienta.

8. La Regional Sur se encarga de efectuar la compra.

9. Hace un llamado al centro educativo CECAL para informarle que la compra ya está

hecha y coordinar un día para irla a dejar.

Proceso de recepción e ingreso: Se detalla cómo se procede en la recepción e ingreso

de la materia prima a partir del proceso de compra.

1. Luego de haber recibido el llamado y coordinado el día por parte de la Regional Sur.

2. El colaborador (conserje) es el encargado de atender al camión que llega con la

mercancía.

3. El colaborador (conserje) procede a informarle al Rector o persona a cargo.

4. Se verifica la igualdad entre pedido y orden de compra.

5. Se descarga del camión.

6. Fin.

Proceso de almacenamiento: Se detalla cómo es el procedimiento que se tiene para

almacenar en la bodega.

1. Una vez descargada la mercancía.

2. Se preparan los espacios físicos para almacenar.

3. Se verifica que estén en buen estado

4. Se clasifica los artículos cuales son perecibles y cuáles no.

5. Se almacena.

6. Se cierra la bodega.

7. Fin.

Proceso de egreso: Se detalla cómo es el procedimiento que se tiene para almacenar en

la bodega.

1. El docente notifica al colaborador (conserje) que necesita algún elemento.

2. El colaborador (conserje) a veces comunica al Rector o personal a cargo, otras veces

no.

3. Se entrega el elemento.

4. Fin.


2.3.1 Diagrama de Proceso de Operaciones.

Figura 10. Diagrama de Operaciones Proceso Compra. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por

el autor


Figura 11. Diagrama Operaciones Recepción e Ingreso. Información adaptada por: CECAL.

Elaborado por el autor


Figura 12. Diagrama Operaciones Almacenamiento. Información adaptada por: CECAL.


Figura 13. Diagrama Operaciones Egreso. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor


2.3.2 Diagrama de Flujo del Proceso.

Figura 14. Diagrama Flujo Compra. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor


Figura 15. Diagrama Flujo Recepción e Ingreso. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el

autor


Figura 16. Diagrama Flujo Almacenamiento. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor

Figura 17. Diagrama Flujo Egreso. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor


2.3.3 Diagrama de Recorrido.

Figura 18. Diagrama de Recorrido Recepción y Almacenamiento. Información adaptada por: CECAL.



2.4 Estudio FODA del CECAL

El análisis FODA es un método el cual permite analizar los distintos factores que se

generan tanto internamente como externa en la organización, en este caso el CECAL, y

permitirá determinar estrategias a través del conocimiento obtenido, para así poder

alcanzar las metas propuestas por el mismo.

El FODA es una herramienta que sirve para analizar y tener conocimiento de manera

actualizada de la organización, trata de analizar los factores internos y externos

mencionados anteriormente y que pueden afectar a la misma.

Para ello este análisis determina las estrategias que son necesarias para tener un mejor

desempeño y evitar eventualidades desfavorables que afecten al CECAL.

Para identificar y controlar los recursos del CECAL, por ejemplo: procesos, estructura

organizacional, métodos de control etc. se debe realizar un análisis interno, que dentro de

él se encuentra las fortalezas y debilidades del FODA, de esta manera permitirá saber las

características de los elementos y nivel de competitividad que tiene con otras

organizaciones.

Análisis interno: Son factores que la organización los puede controlar y de los cuales

puede aprovechar al máximo, de esa manera obtener rendimiento eficiente y eficaz de las

actividades.

Fortalezas: Dentro de este ítem se encuentra los aspectos positivos, los cuales permitirá

al CECAL alcanzar los objetivos propuestos, por ende deben ser aprovechados al máximo.

Debilidades: Las debilidades son las que obstaculizan el cumplir los objetivos

planteados y los cuales deben ser eliminados mediantes estrategias.

Análisis externo: Son factores que la organización no los puede controlar y de los

cuales está expuesta en su entorno, las oportunidades y amenazas están dentro del análisis

externo, que de algún manera podría favorecer o afectar al desempeño de las actividades.

Oportunidades: Las oportunidades son factores que se pueden aprovechar a favor de la

organización mediante la obtención de recursos y mejora de su desempeño actual.

Amenazas: Son las que dificultan a la organización en el cumplimiento de los

objetivos, limita a la misma el poder mejorar u obtener nuevos recursos y el desarrollo de

las actividades.

A continuación observaremos la figura 19 que nos hará referencia sobre las fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas.


2.4.1 Matriz FODA.

Figura 19. Matriz FODA. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor

2.4.2 Análisis FODA.

Tabla 1. Análisis de las Fortalezas – Oportunidades y las Fortalezas – Amenazas

Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.

Fortaleza – Oportunidades

(FO)

Fortaleza – Amenazas

(FA)

• Con la imagen institucional y el compromiso con

los departamentos se podrá tener la posibilidad de

ampliar la infraestructura del Centro Educativo.

• Teniendo poco colaboradores existe una

comunicación más flexible lo cual permitirá

implementar proyectos y programas educativos,

de esa manera se obtendrá un mejor nivel de

estudio.

• El Centro Educativo al contar con su propia

maquinaria no gasta en alquiler y esa plata se la

puede invertir en nuevas tecnologías didácticas

para el aprendizaje.

• La falta de seguridad tanto en el sector como

política y económica hacen que se preocupen

de algunas pérdidas ya que existen

maquinarias y mercancías dentro del Centro

Educativo.


Estrategia FO: Realizar programas educativos eficientes para cada departamento de

estudio esa manera elevar el interés y el nivel de participación de los jóvenes.

También incrementar la comunicación entre el Centro Educativo y la comunidad de esa

manera atraer a más clientes.

Estrategia FA: Formar un comité con los padres de familia e ir a hablar a la unidad de

policía, de esa manera se podrá tener un mayor control y seguridad en la zona.

Fomentar a los jóvenes la cultura de no comprar productos fuera de la institución.

Estar a la tecnológicamente como por ejemplo programas, sistemas, equipos de

cómputo, material didáctico, así no perder espacio en el mercado.

Tabla 2. Análisis de las Debilidades – Oportunidades y las Debilidades - Amenazas


Estrategia DO: Implementar una planificación estratégica la cual debe estar orientada

al impacto social del centro educativo y así tener una mayor eficiencia y eficacia.

Dar charlas motivacionales tanto a los docentes como a los jóvenes del Centro

Educativo para fomentar la cultura de investigar y así poder realizar nuevos proyectos.

Estrategia DA: Crear programas de estudios extracurriculares como por ejemplo

computación, inglés, arreglos florales, actuación, etc. para generar nuevos ingresos y así

poder capacitar a los docentes y mejorar la seguridad del Centro Educativo.

Debilidades – Oportunidades

(DO)

Debilidades – Amenazas

(DA)

• La poca seguridad dentro del Centro

Educativo minimiza la posibilidad de

poder mejorar y atraer a más clientes.

• La falta de motivación a los docentes al

desarrollo de nuevos proyectos.

• La falta de capacitación a los docentes

genera un retaso con respecto a la

competencia puesto que al tener nuevas

elementos tecnológicos no saben cómo

administrarlos.

• El ingreso económico refleja la poca

seguridad del Centro Educativo y la

ausencia de planeación

administrativa.


7%

93%

Si

No

2.5 Análisis y Diagnóstico del Problema

2.5.1 Análisis de Datos del Problema.

Para analizar los datos en la presente investigación se realizó una encuesta a los

colaboradores y una entrevista al encargado del centro educativo, de esa manera se

observó que necesitan un Sistema de Gestión adecuado para el control de los artículos.

Mediante la información tomada se obtuvieron los siguientes datos lo cual al final

permitirá sacar las conclusiones y recomendaciones respectivamente.

1. ¿El CECAL cuenta con un sistema de control para los inventarios?

Tabla 3. Cuenta con algún Sistema de Gestión


Figura 20. Cuenta con algún Sistema de Gestión. Información adaptada por: CECAL. Elaborado

por el autor

Análisis: realizado una vez la pregunta se puede observar que el 93% de los

colaboradores coincide que no cuentan con un sistema de control para los inventarios y

solo el 7% dice que sí, entonces determina que el CECAL no cuenta con un sistema de

control de inventarios.

Opciones Resultados Porcentaje

Si 2 7%

No 28 93%

TOTAL 30 100%


2. ¿Con que frecuencia se hace un control a los inventarios?

Tabla 4. Frecuencia de Control de Inventario


Figura 21. Frecuencia Control Inventario. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor

Análisis: En esta pregunta los resultados determinan que el 100% de los colaboradores

saben que se realizan un control o conteo de los inventarios una vez al año, dando como

conclusión que se lleva un registro en un largo periodo lo que no es conveniente.


Anual 30 100%

Mensual

Trimestral

Nunca

TOTAL 30 100%

100%

Anual

Mensual

Trimestral

Nunca


100%

Sanción Interna

Acciones legales

No se toma ninguna decisión

otras

3. ¿Siguen algún procedimiento disciplinario cuando llega a faltar alguna

mercadería?

Tabla 5. Sanción por Falta de Artículos


Figura 22. Sanción por Falta de Artículos. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor

Análisis: En esta pregunta los resultados determinan que el 100% de los colaboradores

dice que no se lleva a cabo ninguna sanción disciplinaria al momento de faltar algún

artículo, sabiendo así que no tienen ningún procedimiento dentro de las instalaciones lo

que provoca perdida.


Sanción Interna

Acciones legales

No se toma ninguna decisión 30 100%

Otras

TOTAL 30 100%


33%

50%

17%

Si

Tal Vez

No

4. ¿Cree que exista el personal adecuado para el manejo de inventarios?

Tabla 6. Mano de Obra Calificada


Figura 23. Mano de Obra Calificada. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor

Análisis: El 75% de los colaboradores están indecisos no saben sí, existen personas

calificadas para el puesto, en cambio el 33% dice que sí y el 17% no, por lo que se estima

que no necesitara contratar gente nueva para el puesto.


Si 10 33%

Tal Vez 15 50%

No 5 17%

TOTAL 30 100%


0%

33%

67%

Si

A veces

No

5. ¿Cree usted que al elaborar cuadros de necesidades mejorará la adquisición de

nuevas mercadería?

Tabla 7. Creación de Cuadros de Necesidades


Figura 24. Creación de Cuadros de Necesidades. Información adaptada por: CECAL. Elaborado

por el autor.

Análisis: El análisis efectuado muestra que el 67% de los colaboradores no están de

acuerdo con crear cuadros de necesidad y el 6% a veces, esto muestra mala organización y

predisposición por parte de los mismos para mejor la adquisición de mercadería.


Si 0 0%

A veces 6 33%

No 24 67%

TOTAL 30 100%


73%

20%

7%

0%

Totalmente De acuerdo

De acuerdo

En desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

6. ¿Implementar políticas y guías para los inventarios mejorará el proceso actual?

Tabla 8. Políticas Gestión de Inventarios


Figura 25. Políticas Gestión de Inventarios. Información adaptada por: CECAL. Elaborado

por el autor.

Análisis: De todos los colaboradores encuestados el 73% está totalmente de acuerdo, el

20% manifiesta que está de acuerdo y el 7% en desacuerdo con implementar políticas y

guías, la aplicación de las mismas ayudara a mejorar el procedimiento y será más rentable.


Totalmente De acuerdo 22 73%

De acuerdo 6 20%

En desacuerdo 2 7%

Totalmente en desacuerdo 0 0%

TOTAL 30 100%


60%

30%

10%

Si

Tal Vez

No

7. ¿Se beneficiará el CECAL con la implementación del nuevo sistema?

Tabla 9. Implementación del Sistema


Figura 26. Implementación del Sistema. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor.

Análisis: En la encuesta realizada muestra que 60% de los colaboradores mediante la

implementación de un nuevo sistema resultaran beneficiados, mientras que el 30% está

indeciso y el 10% dice que no sacara nada productivo, con los datos estadísticos muestra

que el nuevo sistema será factible y aceptado por la mayoría de los mismos.


Si 18 60%

Tal Vez 9 30%

No 3 10%

TOTAL 30 100%


93%

4%

3%

Totalmente De acuerdo

De acuerdo

En desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

Fuente: CECAL

Elaboración: Propia

8. ¿Considera usted que se debe hacer capacitaciones para el personal en el manejo

del sistema?

Tabla 10. Capacitación del Personal


Figura 27. Capacitación del Personal. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor.

Análisis: En la encuesta realizada muestra que 93% de los colaboradores están

totalmente de acuerdo, el 4% de acuerdo y el 3% en desacuerdo, esto indica que se debe


Totalmente De acuerdo 28 94%

De acuerdo 1 3%

En desacuerdo 1 3%

Totalmente en desacuerdo 0 0%

TOTAL 30 100%


capacitar a los colaboradores y el uso básico de sistema computarizados para el manejo del

sistema.

2.5.2 Entrevista al Rector del CECAL.

1. ¿El centro cuenta con un Control de Inventarios para la administración de los

artículos?

Por el momento no existe ningún tipo de control para los inventarios.

2. ¿Sería necesario implementar un Sistema de Control para los inventarios?

Claro que sí, ya que al no llevar un control de las existencias existen perdidas de

diferentes clases que afectan al centro educativo.

3. ¿Los colaboradores están actos para realizar la gestión de los inventarios?

Todas las personas tiene la capacidad de realizar distintas tareas y por supuesto los

colaboradores del centro no son la excepción pero hoy en día no se encuentran

actos puesto que necesitan capacitación para dicha responsabilidad.

4. ¿Existe un responsable a cargo de la bodega?

Un responsable directo no, pero el conserje muchas veces se encarga de repartir los

diferentes productos perecibles dentro de las bodegas.

5. ¿Los informes de inventarios como le gustaría recibirlo?

Cada término del año lectivo se hace un conteo físico de las existencias en las aulas

como de la bodega para saber que sirve y que no, pues me parece bien que se lleve

este tipo de informe de manera anual.

Análisis

La entrevista que se le aplicó al Rector del Centro Educativo sirvió como fin para

obtener resultados a las variables que se está estudiando y poder tener un mejor

entendimiento de los mismos. La interpretación de los resultados obtenidos se pudo

confirmar que no se cuenta con un Sistema Control de Inventarios para optimizar los

recursos, esto provoca que se generen pérdidas, una mala organización, no existe ningún

tipo de planificación, este último siendo un problema en la toma de decisiones por parte de

los altos directivos de la Asociación, además:

• Considera que es de suma importancia aplicar un sistema de Gestión de

Inventario

• No cuenta con personal capacitado para realizar dicha actividad.

• No hay un personal a cargo del área.

• Le gusta la forma de cómo se maneja los informes actualmente.


2.6. Diagrama Causa – Efecto

Figura 28. Diagrama Causa - Efecto. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor.


2.7 Diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto es una representación gráfica cuyo objetivo es determinar cuáles

son los elementos de mayor importancia conocido como “pocos vitales” de los de menor

importancia “muchos triviales”.

Este método será de gran utilidad en la aplicación de las bodegas del CECAL puesto

que permitirá analizar los datos obtenidos para luego clasificarlos por categorías

permitiendo así tener una mejor organización y distribución de los artículos.

Al mismo tiempo permitirá tener una mayor rapidez al momento de buscar, mejorará la

calidad tanto del producto como del servicio.

Las principales características de Pareto en aplicación de las bodegas del CECAL se

detallaran a continuación:

• Clasificar los artículos.

• Mejor ordenamiento y distribución de los artículos.

• De esa manera podrá identificar oportunidades, las cuales permitan mejorar al

CECAL.

• Mejorará la calidad atención tanto a clientes internos como externos.

• Establecerá prioridades.

• Generará toma de decisiones con mayor rapidez.

• Se podrá establecer mejoras continuas.

Al aplicar Pareto y clasificar los artículos o productos se tiene como fin caracterizar y

dar un control tanto en el sistema de gestión como en los inventarios y se beneficiará el

CECAL puesto que se optimizará los recursos.

Inventario de la Bodega de Costura

Tabla 11. Análisis ABC de la Bodega de Costura

N° Articulo

Costo Unitario

Promedio

anual

% %

acumulado

Consumo

promed

mensual

Valor de

utilización

Clasificac

.

1 Papel de

molde

$ 47,08 9% 9% 20 $ 941,67 A

2 Hilos $ 43,00 8% 17% 15 $ 645,00 A

3 Cordón $ 23,50 4% 22% 20 $ 470,00 A

4 Cierre $ 22,58 4% 26% 20 $ 451,67 B

5 Velcro $ 21,75 4% 30% 20 $ 435,00 B

6 Alfileres de

gancho

$ 27,25 5% 35% 15 $ 408,75 B

7 Agujas $ 26,17 5% 40% 15 $ 392,50 B


N° Articulo

Costo Unitario

Promedio

anual

% %

acumulado

Consumo

promed

mensual

Valor de

utilización

Clasificac

.

8

Botones

$

19,33

4%

44%

20

$

386,67

B

9 Entre tela $ 64,33 12% 56% 6 $ 386,00 C

10 Broches $ 18,58 4% 60% 20 $ 371,67 C

11 Alfileres $ 23,83 5% 64% 15 $ 357,50 C

12 Tela $ 59,08 11% 75% 6 $ 354,50 C

13 Elástico $ 31,92 6% 81% 10 $ 319,17 C

14 Gredas (Tiza) $ 35,75 7% 88% 5 $ 178,75 C

15 Bobina $ 15,00 3% 91% 4 $ 60,00 C

16 Lápices $ 8,45 2% 93% 3 $ 25,36 C

17 Perforadora $ 16,67 3% 96% 1 $ 16,67 C

18 Tijeras $ 6,67 1% 96% 1 $ 6,67 C

19 Desbaratador $ 5,00 1% 98% 1 $ 5,00 C

20 Pulidor $ 2,50 0% 99% 1 $ 2,50 C

21 Cinta métrica $ 2,50 0% 99% 1 $ 2,50 C

22 Regla L $ 2,25 0% 99% 1 $ 2,25 C

23 Regla curva

francesa

$ 1,50 0% 100% 1 $ 1,50 C

24 Regla curva

sastre

$ 1,25 0% 100% 1 $ 1,25 C


Figura 29. Análisis ABC Bodega de Costura. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor.

Análisis de inventario de la bodega de costura

-40%

-20%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

$-

$100

$200

$300

$400

$500

$600

$700

$800

$900

$1,000

Pap

el M

old

e

Hilo

s

Co

rdó

n

Cie

rre

Vel

cro

Alf

ilere

s d

e G

anch

o

Agu

jas

Bo

ton

es

Entr

e T

ela

Bro

ches

Alf

ilere

s

Tela

Elas

tico

Gre

das

(Ti

za)

Bo

bin

a

Lap

ices

Per

fora

do

ra

Tije

ras

Des

bar

atad

or

Pu

lido

r

Cin

ta M

etri

ca

Reg

la L

Reg

la C

urv

a Fr

ance

sa

Reg

la C

urv

a Sa

stre


En la bodega de costura aplicada una vez el diagrama de Pareto da como resultado lo

siguiente:

ZONA A: 24 Artículos x 15%=3 Artículos

ZONA B: 24 Artículos x 20%=5 Artículos

ZONA C: 24 Artículos x 65%=16 Artículos

Se indica que los tres primeros artículos son los de mayor relevancia, lo que significa

que hay que invertirle un mayor capital y se debe rotar de manera constante para que los

costos no se afecten al tener almacenado dicho insumo.

Inventario de la Bodega de Productos de Limpieza.

Tabla 12. Análisis ABC Bodega de Productos de Limpieza

N° Articulo

Costo

Unitario

Promedio

anual

%

%

Acumula

d

Consumo

promedio

mensual

Valor de

utilización Clasif.

1 Guantes $ 6,25 9% 9% 25 $ 156,25 A

2 Fundas para basura $ 1,67 2% 12% 50 $ 83,33 A

3 Jabón $ 5,00 7% 19% 7 $ 35,00 B

4 Insecticida $ 5,83 9% 28% 6 $ 35,00 B

5 Cloro $ 4,58 7% 35% 7 $ 32,08 B

6 Detergente $ 6,67 10% 45% 4 $ 26,67 C

7 Desinfectante $ 5,00 7% 52% 5 $ 25,00 C

8 Limpia vidrios $ 5,83 9% 61% 4 $ 23,33 C

9 Franelas $ 3,33 5% 66% 5 $ 16,67 C

10 Cepillos $ 2,92 4% 70% 5 $ 14,58 C

11 Cesto para basura $ 12,50 19% 89% 1 $ 12,50 C

12 Recogedor $ 2,58 4% 93% 1 $ 2,58 C

13 Cubeta $ 1,92 3% 96% 1 $ 1,92 C

14 Trapeador $ 1,67 2% 98% 1 $ 1,67 C

15 Escoba $ 1,25 2% 100% 1 $ 1,25 C



Figura 30. Análisis ABC Bodega Productos Limpieza. Información adaptada por: CECAL. Elaborado

por el autor.

Análisis de Inventario de la Bodega de Limpieza

En la bodega de costura aplicada una vez el diagrama de Pareto da como resultado lo

siguiente:

ZONA A:15 Artículos x 15%=2 Artículos

ZONA B:15 Artículo x 20%=3 Artículos

ZONA C:15 Artículos x 65%=10 Artículos

Se indica que los dos primeros artículos son los de mayor relevancia, lo que significa

que en esas dos son los que mayor capital se invierte, Tanto la zona “B” como la “C” son

los triviales pero no quiere decir que no se le preste atención.

Inventario de la Bodega de Productos No Perecibles

Tabla 13. Análisis ABC Bodega de Productos No Perecibles

N° Articulo

Costo Unitario

Promedio

anual

Porcentaje Porcentaje

acumulado Clasificación

1 Computadoras $ 66,67 20% 20% A

2 Inmuebles $ 66,67 20% 41% A

3 Ventiladores $ 50,00 15% 56% B

-40%

-20%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

$-

$20.00

$40.00

$60.00

$80.00

$100.00

$120.00

$140.00

$160.00

$180.00


0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

$-

$10.00

$20.00

$30.00

$40.00

$50.00

$60.00

$70.00

N° Articulo

Costo Unitario

Promedio

anual

Porcentaje Porcentaje

acumulado Clasificación

4

5

Ventanas

Pupitres

$

$

50.00

33,33

15%

10%

72%

82%

B

B

6 Impresoras $ 16,67 5% 87% B

7 Marcadores $ 12,50 4% 87% C

8 Pizarra $ 12,50 4% 91% C

9 Borrador de pizarra $ 8,33 3% 95% C

10 Urinarios $ 5,00 2% 97% C

11 Focos $ 4,17 1% 100% C

12 Televisores $ - 0% 100% C

13 Tumbados

(planchas)

$ - 0% 100% C

14 Acondicionadores

de aire

$ - 0% 100% C

15 Sanitarios $ - 0% 100% C

16 Lava manos $ - 0% 100% C


Figura 31. Análisis de Inventario de la Bodega de Productos No perecibles.. Información adaptada por:

CECAL. Elaborado por el autor.

En la bodega de productos no perecibles aplicado una vez el diagrama de Pareto da

como resultado lo siguiente:


ZONA A:16 Artículos x 15%=2 Artículos

ZONA B:16 Artículo x 20%=4 Artículos

ZONA C:16 Artículos x 65%=10 Artículos

Se indica que los dos primeros artículos son los de mayor relevancia, lo que significa

que en esas dos son la que mayor capital se invierte, y como es bodega de transito no se

elevan los costos de almacenar. Tanto la zona “B” como la “C” son los triviales pero no

quiere decir que no se le preste atención.

2.7.1 ¿Técnicas de los “5 Por Qué?.

Tabla 14. Representación de los 5 ¿POR QUÉ?


2.7.2 Impacto Económico del Problema

Uno de los principales problemas que se tiene al manejar mal las bodegas del CECAL

es que no se tiene un control detallado de las existencias, así mismo el manejo de

inventarios es erróneo por lo que se retrasa las actividades de los procesos.

La pérdida de mercancía es evidente, es el modo más común de sustraerse las cosas,

esto conlleva a que jamás se realicen ningún tipo de inventario y por ende la pérdida de

mercancía, puesto que no existe ningún registro y control.

Problema a

estudiar ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué?

Resultado

del análisis

Ineficiencia

en el

control de

inventarios

de la

bodega

¿Por qué

existe

ineficiencia

en el control

de los

inventarios?

Perdida de

los artículos.

¿Por qué se

pierde los

artículos?

Mala

organización

de los

artículos.

¿Por qué hay

mala

organización

de los

artículos?

No hay

personal a

cargo.

¿Por qué

no hay

personal a

cargo?

No hay

personal

capacitado

para el

puesto.

¿Por qué no

hay personal

capacitado

para el

puesto?

No hay

presupuesto.

Realizar un

informe y

enviarle a la

Regional Sur

para que

avale el

presupuesto

de

capacitación

para el

personal.


La mala organización, control y espacio es otra de las eventualidades que presenta el

mal manejo, ya que, se desconoce la ubicación exacta de la mercancía, esto lo que provoca

es que haya un aumento en los tiempos de entrega encareciendo el proceso, dada muchas

veces el mal trato a los elementos y hasta en ocasiones la descomposición de los mismos

que luego se va a ver reflejado en el cliente.

La gestión de la información en este punto es de suma importancia y al no conocer cuál

es la disponibilidad y fiabilidad de la existencia que tienen, debilita el proceso logístico

como tal afectando a la recepción, transferencia y consumos de los mismos.

Uno de los principales beneficiados en la parte económica con la implementación del

sistema será la Asociación Fe y Alegría y por ende el centro educativo CECAL puesto que

se optimizará los recursos ahorrando tiempo y a su vez talento humano e ingresos. Dentro

del centro educativo también se beneficiaran ya que tendrán una gestión de inventarios

más organizada y distribuida así se evitara tener perdida de los artículos, lo que significa

perdida de dinero.

Y se prestará una mejor atención hacia los jóvenes y colaboradores del centro en donde

habrá un ordenamiento de los artículos y saber si se cuenta con ellos para que, de esta

manera sea más sencilla la entrega.

Capítulo III

Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones

3.1 Planteamiento a Soluciones del Problema

En toda organización debe existir un control interno, incluyendo, claro está, las

actividades logísticas, donde, dentro de ella se manejan los inventarios. En los primeros

capítulos se presentó una observación en el “Centro Educativo de Capacitación Laboral”

en los sistemas de control interno en las actividades logísticas. Este Centro Educativo, que

forma parte de una institución aún más grande como Fe y Alegría, ayuda a jóvenes

desescolarizados en programas educativos.

El problemas más grave, que se podría resumir, es, en que existe un número

considerable de pérdidas de existencias en el Centro Educativo, además, el que no exista

un encargado en el área de inventarios solo empeora las circunstancias; y esta falta de

control se observa aún más cuando solo presenta un informe de inventarios al final del año.

Se partió de la metodología de clasificación ABC, el cual es conocido por tener

características ventajosas en comparación a métodos similares, sustitutivos o

complementarios, en primer lugar, porque, se orienta en el proceso y no en la parte

administrativa, de manera, que obtienes información puntual.

También, se reconoce como desventajosa la dependencia de los altos directivos en el

desarrollo del proceso, dentro del método ABC se genera una engorrosa complejidad que

provoca lentitud en el proceso de aprendizaje de los colaboradores, además, de generar un

alto costo en tiempo y recursos económicos.

En otro aspecto; el proceso de compra, recepción y almacenaje mantiene un sistema un

tanto burocrático, que por las cualidades ordenadoras protege de pérdidas de existencia en

la Organización, naturalmente causa también, que se embrolla el proceso y se ralentice la

velocidad de remplazo de existencia en los inventarios del “Centro Educativo de

Capacitación Laboral”.

Pero esto no sucede en el proceso de egreso, pues, no existe un control de la salida de

existencia en el Centro Educativo. Ejemplo de esto es que no existen encargados en el área

de inventarios o solo se realice un informe anual. Esto claramente conlleva a la perdida de

existencias en el inventario. En consecuencia un 93% de los encuestados piensa que no

existe un Sistema de Control para la administración de los Inventarios. También un 73%

están de acuerdo con un nuevo sistema de inventarios. Según el método ABC en la bodega

de costura el papel molde, hilos y cordón son los de mayor importancia, por tanto, de

Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 55

mayor seguimiento en esta bodega; de ahí el cierre, velcro, alfileres de gancho, agujas y

botones son los que sigue. En la bodega de limpieza los guantes y las fundas de basura son

los más importantes; luego le sigue el jabón insecticida y cloro. En el inventario de

productos no perecibles las computadoras e inmuebles son los de mayor relevancia, como

también, en segunda categoría, ventiladores, ventanas, pupitres e impresoras.

Una vez detectado mediante el método ABC los productos de mayor importancia se

debe desarrollar un proceso adecuado tomando en cuenta su perecibilidad. Dado que los

productos perecibles son de mayor uso, por tanto, se necesita un proceso de egreso más

flexible y rápido, pero, que no conlleve a perdidas. En cambio los no perecibles son más

costosos, pero, su almacenaje es temporal o de transito porque mucho de estos objetos son

activos fijos del Centro Educativo.

Para implementar un control interno en los inventarios primero se debe convocar a una

reunión con todos los colaboradores pertenecientes al CECAL y a los altos mandos de la

Asociación, de esta manera se mostrará e informará cual es el diseño a llevarse a cabo, así

mismo las políticas, procedimientos, llenados de formatos y recalcar la meta que se estima

alcanzar con dicha propuesta.

El encargado de los inventarios tendrá múltiples funciones será responsable de cuidar

las existencias, los documentos, cuando ya no cuenten con formatos abastecer, dar a

conocer el diseño, realizar el conteo físico, ingresar datos entre otras cosas.

La propuesta que se pretende implementar es el determinar el stock de inventarios de

tal manera que determine o señale que el articulo ha llegado o está llegando al mínimo y

que se debe proyectar otra orden de compra.

Pasos para ejecutar el Sistema de Control de Inventarios:

1. Reunir a todo el personal y dar una charla acerca de nuevo sistema a implementarse.

2. Seleccionar al personal: se deberá en este caso capacitar al personal para el manejo de

inventarios, que realicen los procedimientos y que, de esa manera no aumente los

costos.

3. Selección de recursos: se deberá tener todos los materiales disponibles que necesite el

encargado para un correcto control y registro de los inventarios.

4. Realizar capacitación al personal que cumpla con el perfil.

5. Realizar la impresión de formatos.

6. Establecer cuál es el stock mínimo para tener un correcto registro de las existencias.

Políticas Generales

1. El Control de Inventarios deberá realizarse de manera semanal.


2. El registro se llevara en kardex (Ordenes) por cada tipo existencia en el inventario.

3. El departamento de almacenaje y depósito informará mediante el reporte de entrada y

salida al área administrativa contable.

4. Debe quedar las responsabilidades claramente designadas, de manera que los

colaboradores son responsables de las acciones, por tanto, debe haber registro por cada

acción realizada en el departamento de bodegas.

5. La parte administrativa es responsable que se acate todas las normas establecidas.

6. Existirán revisiones físicas en las bodegas.

7. El jefe administrativo o encargado del almacenaje son las únicas personas que pueden

emitir autorizaciones de las salidas, entradas y bodegaje.

8. Bajo ningún concepto se puede obsequiar, transferir o vender existencias de las

bodegas.

9. La planeación en tema que involucre a la bodega es responsabilidad de la unidad

administrativa y del encargado.

Dada las políticas generales para todas las bodegas a continuación se detalla el proceso

que se deberán realizar para tener una mayor eficiencia en el ordenamiento y un mayor

control administrativo de los inventarios cabe recalcar este nuevo proceso estará más

enfocado en el egreso de los bienes puesto que es ahí donde se genera los problemas.

Tabla 15. Procedimiento General para el Ingreso de Artículos en Bodega

N° Descripción Responsable

1 Verificar los niveles de stock mínimos

semanalmente.

Encargado de Bodega

del CECAL

2 En el caso de estar en los niveles mínimos

realizar una nota de pedido. Anexo 1

Encargado de Bodega

del CECAL

3 Enviar la nota de pedido al área administrativa

contable.

Encargado de Bodega

del CECAL

4 Recibir la nota de pedido e informar al Rector a

cargo.

Área administrativa

contable.

5 Realizar un comunicado escrito por parte del

CECAL dirigiéndose a la Regional Sur.

Rector.

6 Verificación del pedido por parte de la

Regional Sur.

Altos mandos

administrativos de la



7 Elaborar la orden de compra. Regional Sur

Altos mandos

administrativos de

Quito

8 Realizar él envió de la copia de la orden de

compras tanto para la Regional Sur y CECAL.

Altos mandos

administrativos de

Quito

9 Verificar que el detalle que se genera en la

factura sea igual a la nota de pedido, es decir

que los artículos (perecibles y no perecibles)

coincidan tanto en cantidad, precio, descripción

y que estén en óptimas condiciones.

Encargado de bodega

del CECAL

10 Si los artículos no constan con las condiciones

adecuadas, se devuelven, por medio de un

memorándum y se procede a llenar el formato

nota de devolución. Anexo 2

Encargado de bodega

del CECAL

11 En caso de que no coincida la factura con la

orden de compra se devuelve con una nota de

devolución inmediatamente se informa al

Rector por memorándum y de esta manera y

por este medio a la Regional Sur.

Encargado de bodega

del CECAL

12 Si constan con las especificaciones solicitadas,

se debe registrar todos los artículos (perecibles

y no perecibles) que ingresen a la bodega según

la hoja de registro de Control De Existencia de

Inventario. Anexo 5

Encargado de bodega

del CECAL

13 Todos los ingresos deben ser respaldados con

documentos físicos.

Encargado de bodega

del CECAL

14 Por último se ingresa la mercadería a la

bodega.

Encargado de bodega

del CECAL



Tabla 16. Procedimiento General para el Almacenamiento de Artículos en Bodega


1

Todos los artículos que ingrese a bodega

deberán contar con su correcta

documentación.

Encargado de Bodega del

CECAL

2 La bodega deberá prepararse, mantenerla

limpia y libre de circulación antes de cada

recepción.


CECAL

3 Se deberá realizar una inspección de los

artículos para verificar su estado.


CECAL

4 Si se encuentran en óptimas condiciones se

procede a clasificar los artículos en perecibles

y no perecibles.


CECAL

5 Se procede almacenar usando el método FIFO

(First In First Out), los primeros artículos que

entran son los primeros en que deben salir.


CECAL

6 Los productos que tienen características

frigoríficas serán trasportados a áreas

adecuadamente climatizadas.


CECAL

7 Se almacena en perchas ya establecidas. Encargado de Bodega del

CECAL

8 Se registra los artículos que han ingresado en

la hoja de Control de Existencia de Inventario

(Kardex). Anexo 5


CECAL

9 Por último se cierra la bodega. Encargado de Bodega del

CECAL



Tabla 17. Procedimiento General para el Egreso de Artículos a Bodega


1 Llenado de la orden de egreso. Anexo 3 Área Solicitante

2 Se entrega la orden de egreso para que pueda

proceder al despacho.

Área Solicitante

3 Recibe la orden de egreso. Encargado de Bodega del

CECAL

4 Se verifica la existencia del bien requerido en la

bodega.


CECAL

5 Si no existe el bien en la bodega se informa al

solicitante e inmediatamente se genera una nota de

pedido. Anexo 1


CECAL

6 Si el bien se encuentra en la bodega se procede a

generar la orden de egreso. Anexo 3


CECAL

7 Se despacha el bien solicitado. Encargado de Bodega del

CECAL

8 Se registra en la hoja de Control de Existencia de

Inventario la salida del artículo. Anexo 5


CECAL


Tabla 18. Procedimiento para la Toma de Inventario


1 Solo personal autorizado puede participar en los

toma de inventario


contable.

2 Se deberá realizar la toma de existencias físicas

según el formato de toma de inventarios físicos y

siendo a su vez realizada por 4 personas. Anexo 4


contable.

3 El inventario deberá ser validado por el área

administrativa contable al comparar los valores

físicos anotados en la hoja de Control de

Existencias de Inventario.


contable.

4 Se levantará un acta de la toma física del

inventario en donde se registraron las diferencias

encontradas.


contable.



Tabla 19. Procedimiento: Bajas de Inventario


1

Se realizará las baja por obsolescencia

o daño del artículo.


CECAL,


contable.

2

Si el bien se da de baja por

obsolescencia o daño se deberá

determinar mediante concepto técnico

cual es el estado del mismo


CECAL,


contable.

3

La pérdida por obsolescencia o daño

será declarada mediante un acta por el

departamento administrativo contable

en donde firmaran los involucrados.

Encargado de Bodega,


contable.


Control de las Existencias de Inventario (Kardex)

El Control de las Existencias es una herramienta de sistema de inventario de forma

permanente para cada uno de los artículos de manera separada. Entre los datos que se

deben llenar están las fechas de egreso e ingreso, junto a las respectivas cantidades y a su

respectivo costo.

En general la estructura entre los kardex de diferentes artículos no es muy distinta la

una a las otras, por lo que, anexar los kardex para cada uno de los artículos no sería

necesario. (Ver Anexo 5)

3.2 Especificaciones de la capacitación

La capacitación va ser impartida por el autor de este documento, porque, fue esta

investigación la que determinó cuáles son los artículos de mayor importancia en el

inventario del Centro Educativo CECAL.

Además, de desarrollar los nuevos procesos de ingreso, almacenamiento y egreso. Los

contenidos se detallarán a continuación:


Tabla 20. Plan de capacitación

Semana Contenido Horas Objetivo

1

Presentación del capacitador

y exponer sobre las

principales falencias que se

presentan en el CECAL.

1

Que el personal del CECAL

tenga el conocimiento de los

problemas internos del mal

manejo de las bodegas.

2

Introducción a las nuevas

políticas y procedimientos

para el manejo de los

artículos en la bodega.

2

Que todos los colaboradores

que conforman el CECAL

aprendan y entiendan los

nuevos procedimientos y

políticas a emplear.

3

Introducción a los nuevos

formatos a implementarse,

procedimiento de llenado y

práctica.

2 Aprender a llenar los

formatos.

4

Explicación de los beneficios,

simulación del procedimiento

de pedido de la bodega.

1

Explicar cómo se

beneficiarán al implementar

el sistema y practicar la

simulación de pedir en

bodega.

Total semana: cuatro

Total horas: 6 horas


3.3 Costo de Implementar la Soluciones

Los costos de implementar la solución que intervienen en la propuesta del Sistema de

Gestión de Inventarios serán detallados a continuación, en donde se han incluido los

recursos humanos y materiales.

También se ha considera otros valores que es la capacitación al Encargado de Bodega y

Área administrativa Contable.

De manera que el costo de implementar el proceso solo conllevaría la propuesta de los

nuevos formatos que con un costo de $0.05 centavos de dólar por 240 días hábiles de

trabajo por 55 artículos en existencia dando como resultado un valor de 660 dólares, el

costo de alquilar un proyector que está en $20.00 la hora por 6 horas da un valor de

$120.00 dólares y el costo de dar la capacitación es de 20 dólares la hora por 6 horas,

dando como resultado un valor de 120 dólares, el encargado de bodega que dejará de

realizar otra actividad para encargarse netamente del área tendrá una remuneración de

$500 dólares.


Tabla 21. Incluido Salón

Tipo C/U Unidades Medida Costo

Formatos (Hojas) $0.05 13200 Numero de hojas $660,00

Alquiler de Proyector $20.00 6 Horas $120,00

Capacitación $20.00 6 Horas $120.00

Encargado del Área $500.00

TOTAL $1.400 ,00


En total se tiene que devengar $1.400,00 dólares. Como ya antes mencionado la

capacitación seria impartida por el autor de este documento.

Entre los costos no monetarios están la poca aceptación de nuevos procesos solo a

principios de su implementación. La dedicación y el aumento en las horas de trabajo en el

CECAL estarán destinados a cambiar el antiguo proceso de egreso y no obstante como

todo cambio siempre dará motivo a pequeñas quejas hasta que se adapten al nuevo

proceso.

También la dificultad de aprendizaje, a comienzo de la implementación, será pequeño

sacrificio, respectos a los costos en comparación a los beneficios, que se obtendrá por la

implementación de este proyecto.

3.4 Análisis de los Beneficios

El primer y más importante beneficio es la solución al problema que se planteó a

remediar. Con este método, siempre y cuando la directiva del CECAL y de la Asociación

Fe y Alegría se comprometa, se reducirá las pérdidas de existencias, optimizará recursos,

tendrá una mejor organización y distribución, dará una nueva imagen atrayendo a más

clientes y de esa manera ira disminuyendo costos innecesarios y aumentando ingresos

tanto en el CECAL como en la Asociación. Mejorará el ambiente de trabajo, porque los

Centros Educativos de ayuda social suelen enfrentar ambientes poco agradables, pero, con

esto se aumentará la motivación y el profesionalismo de los docentes todo esto gracias al

efecto Pigmalión. Esto se da cuando las expectativas del resto afectan el desempeño del

individuo, por lo tanto, se prevé tener como resultado, que el aumento de responsabilidad y


el aumento de la eficiencia, causara cambios en el comportamiento del personal. La alta

directiva tendrá mejores argumentos en todos los Centros Educativos de Fe y Alegría, es

decir, que los altos mandos que forman parte en el “Centro Educativo de Capacitación

Laboral” serán vistos de una manera positiva y el Sistema de Gestión como un punto de

partida para la implementación en otros Centros Educativos.

3.5 Implementación de Propuesta a Soluciones

La capacitación que será impartida se la realizará a partir del próximo año, ¿Porque no

antes?, esto se debe a que la Asociación Fe y Alegría genera un presupuesto anual para

todo los Centros Educativos entonces basándose en ese indicador se aprueba que se realice

o no la charla. Partiendo de esta información se procede a realizar el cronograma de la

capacitación. En Enero del 2020, en horario matutino, en la ciudad de Guayaquil, y en el

mismo “Centro Educativo de Capacitación Laboral” se llevará a cabo una capacitación, en

donde se ahondará las falencias que presentan el CECAL, el nuevo Sistemas de Control,

Procedimientos y guías a seguir, Políticas, prácticas y simulación. También se hablará

como ya antes mencionados cuales son las principales debilidades del CECAL, para luego,

hablar del nuevo proceso de egreso, ingreso y almacenamiento. Se puntualizó las partes del

proceso y cualquier por menor que aparece en cada proceso.

Tabla 22. Cronograma

Actividad Fecha de inicio Fecha de Fin

Reunión con los directivos 06-01-20 06-01-20

Recibir la aprobación 13-01-20 13-01-19

Capacitar a los colaboradores 25-01-20 22-02-20

Seguimiento y control 24-02-20 28-02-20

Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor

3.6 Factibilidad de la Propuesta

La implementación del nuevo Sistema de Gestión de Inventarios conlleva la aplicación

de políticas y procedimientos en el “Centro Educativo de Capacitación Laboral” estos

métodos son factibles puesto que ordenan, organizan, planifican y controlan el inventario

en existencia, de esa manera se genera un ambiente de trabajo seguro, ágil y se le presta

una mayor atención al cliente interno.


Desde la perspectiva administrativa la aplicación del sistema se da para que el

encargado de la bodega siga de forma ordenada los lineamientos que se exigen en el

control, ingreso, almacenamiento y egreso de los artículos, de esta manera se refleja un

valor innovador y organizado ofreciéndole al cliente tanto interno como externo una mejor

perspectiva y confort del Centro Educativo siguiendo las exigencia tecnológicas que

actualmente se desarrolla en el país referente al manejo de inventario. Para el Centro

Educativo aceptar nuevas disposiciones y acatar los beneficios de un sistema de

inventarios más regulados y con un menor número de pérdidas de existencia son mayores.

Se referencia al proceso de cambio puesto que al principio del mismo se dificultará el

adaptarse a las nuevas políticas y procedimientos, pero en la actualidad se es necesario

crear competencia en el campo de inventarios, proporcionado de esa manera un mayor

alcance tanto en tiempo de entrada y salida de los inventarios. La capacitación tendrá como

fin permitir la mayor aceptación de estas nuevas medidas.

Mediante la relación Beneficio – Costo se comprobará si la propuesta a realizarse en el

presente proyecto es factible o no, puesto que es importante determinar cuál es el beneficio

que obtendrá en el CECAL y a su vez la Asociación Fe y Alegría.

El Coeficiente Beneficio – Costo se lo obtiene mediante la siguiente formula:

B/C=Beneficio

Inversión

Si el coeficiente BC > 1 el proyecto es rentable.

Si el coeficiente BC = 0, o cercano a 1 el proyecto es postergado y analizado.

Si el coeficiente BC < 1 el proyecto no es aceptado.

Las pérdidas que se generan al no tener un Sistema de Gestión, se ha tomado de

acuerdo a los valores que la Asociación Fe y Alegría ha proporcionado, el costo estimado

anualmente es de $4.500 dólares, para hallar el valor de Beneficio – Costo se debe calcular

primero el Beneficio Neto que se lo realiza de la siguiente manera:

Beneficio Neto: Costo de las Pérdidas – Inversión Total

Beneficio Neto: $4.500 – $1.400

Beneficio Neto: $3.100

Teniendo el Beneficio Neto se procede a calcular el Beneficio – Costo

B/C=$3.100

$1.400


B/C=2.21

Una vez obtenido el resultado se puede observar y determinar que las mejoras que se

propone al “Centro Educativo de Capacitación Laboral” es factible, dada que la relación

Beneficio – Costo es mayor a uno.

Entonces los costos presupuestados para llevar a cabo este proceso son relativamente

bajos para el Centro Educativo y permiten que los recursos financieros, gracias a los

ahorros de pérdidas de existencia, fluyan de mejor manera. El cuidado en estos egresos

financieros en la reposición de material dañado, extraído y perdido traen más beneficios

que el costo de llevar a cabo.

3.7 Conclusiones

Luego del análisis detallado al Centro Educativo de Capacitación Laboral (CECAL) de

la Asociación Fe y Alegría, ubicado en la ciudad de Guayaquil, se encontraron deficiencias

en el manejo de inventarios, por consiguiente, el monto de las pérdidas económicas en los

reportes contables, a causa de existencias extraviadas, incrementaba el valor de los estados

financieros de la Asociación.

El proceso previo que se generó para la evaluación de los Inventarios, por parte de los

altos directivos, detectó circunstancias que levantó las alarmas y mostró lo perceptible del

tema. En primer lugar, no existía forma de dictar responsabilidades y acciones correctivas,

a razón de que no quedaba existía una persona encargada. En segunda instancia, el informe

del inventario se realizaba una vez por año, en consecuencia, no existía un correcto control

de la situación diaria del depósito, sólo por citar dos aspectos más relevantes encontrados

en el desarrollo de la investigación.

En el proceso de evaluación de inventario, se utilizó la metodología de clasificación

ABC, donde se detallan los productos de mayor uso y valor económico, de manera que en

el inventario de los productos perecibles, la atención con respecto al uso son más

relevantes; con respecto a los no perecibles, su valor económico individual sobre pasa en

importancia al uso. También se evaluó el flujograma de los procesos de ingreso,

almacenaje y egreso, en virtud de ello, se planteó nuevos procesos, políticas y

procedimientos.

Se llegó por conclusión última que no implementar este nuevo sistema de inventario

costaría al Centro Educativo una pérdida de $4.500 dólares anuales. También los


beneficios por el efecto Pigmalión son mayores a los costos de entrenar al personal, como

podría ser los costos de adaptación, y la burocracia.

3.8 Recomendaciones

• Se aconseja a los altos directivos que, una vez tomada la decisión de implementar el

Sistema, interactúen en todo el proceso del proyecto propuesto y se comprometan a la

realización del mismo. Como se mencionó brevemente en el capítulo I el método ABC

suele criticarse de dos maneras: a) Los altos costos, que en este caso ya se

comprobaron que son mucho menores que los beneficios, ya han sido evaluados, b)

Los altos mandos directivos no suelen estar lo suficientemente motivados a ser parte

de todo el proceso reformador y reductor de costos. Para que quede constancia, de este

factor a considerar, se lo mencionó en esta recomendación.

• Es necesario definir el método que se emplea en el manejo del formato de Control de

Existencia de Inventario (Kardex). Este es el método FIFO o PEPS (primeros en

entrar, primeros en salir), se escoge este método porque permite determinar que lo

primero que entra al inventario será lo primero que debe de salir según su estado

cronológico, donde, la ventaja recae en que no existan inventarios obsoletos, además,

de ser especialmente útil para cuando se dificulta la asignación de costo.

• El desarrollo de políticas y procedimientos que se ha propuesto para el área de Bodega

y el área Administrativa Contable permitirá tener una guía y control en el curso de las

acciones o actividades a emplearse.

• Se recomienda fomentar la capacitación al personal puesto que al estar bien instruidos

demostrarán una mejor imagen institucional, se tendrá una mejor atención al cliente

interno y un óptimo desempeño en las actividades a realizarse.

• Se sugiere realizar la toma de Inventario Físico de forma semanal, aplicando un

checklist (Ver anexo 4), de esa manera monitorear los artículos en existencia.

ANEXOS


Anexo N° 1

Nota de Pedidos

Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor

Código Cantidad Medida Descripción

Fecha de pedido:

ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA CECAL

NOTA DE PEDIDO

Firma Elaborado Firma Recibido

Encargado de Bodega




NOTA DE DEVOLUCIÓN

Fecha O/D: N° Pedido:

N° O/D:

Proveedor:

R.U.C:

Dirección:

Contacto:

Fctura N°:

Accion de la devolucion registrar con una X

1. Caducados Produtos vencidos

2. Calidad No cumple con las especificaciones

3. Infestado Contaminado

4. No Pedido Error en la toma de pedido

5. Otra

Firma Elaborado Firma Recibido

Encargado de Bodega

Anexo N° 2

Nota de Devoluciones





ORDEN DE EGRESO

Fecha de despacho:

Persona que recibe:

Firma Autorizacón Firma Recibido

Encargado del Área

Anexo N° 3

Orden de Egreso



Cantidad UnidadDescripción Código DiferenciasCantidad Control de

Existencia de Inventario


TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

Inventario del al

Área :

Contado por: Revisado por:

Anexo N° 4

Toma de Inventario Físico



Entradas Salidas Saldos

Cantidad Cantidad Cantidad

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

DetalleFechaN°

Factura N°


CONTROL DE EXISTENCIAS DE INVENTARIO

CÓDIGO: MÁXIMO:

CATEGORIA: MÍNIMO:

MARCA: UNIDAD DE MEDIDA:

MODELO:

Anexo N° 5

Control de Existencias de Inventario



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