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PROCESO AUDITORÍA A LOS SUJETOS VIGILADOS CÓDIGO AIPD03

PROCEDIMIENTO VISITA VERSIÓN 7

ELABORÓ: Profesional Superintendencia Delegada para la Supervisión InstitucionalProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ: Superintendente Delegado para la Supervisión InstitucionalJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ: Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

FECHA:11/06/2015

FECHA:19/06/2015

FECHA:09/07/2015

OBJETIVO Realizar la verificación las instalaciones del sujeto vigilado del cumplimiento de los estándares definidos en la normativa mediante la planeación y ejecución de la visita con el fin de tomar las acciones y correctivos que se requieran de forma oportuna.

ALCANCEInicia con la planeación de la visita, continúa con el desarrollo de la misma, la aprobación del Plan de Mejoramiento, el traslado de los hallazgos a las dependencias o autoridades competentes y termina con el archivo de los papeles de trabajo y demás documentación de acuerdo a las políticas institucionales.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El procedimiento aplica a los procesos relacionados con la Inspección, Vigilancia y Control ejercida por la Superintendencia Nacional de Salud.

DEFINICIONESCoordinador de visita: Es el líder del grupo visitador y responsable de organizar los recursos y de ser el enlace con el sujeto vigilado.

Equipo visitador: Grupo interdisciplinario de funcionarios y/o contratistas que desarrollan la visita.

Informe de visita: Documento que registra los resultados de la visita adelantada, describiendo de manera precisa, clara y concisa los hallazgos establecidos.

Auto de visita: Documento de inicio para la visita al vigilado.

Papeles de trabajo: Son todos aquellos medios que permiten documentar o sustentar la evidencia encontrada o hechos presentados durante la visita. Los papeles de trabajo permiten entre otras, verificar los diferentes tipos de estándares inspeccionados, facilitar la preparación del informe de visita, la sustentación de los cargos legales, recomendaciones y conclusiones de este procedimiento.

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Visita: Acción mediante la cual se informa personalmente de las situaciones, hechos, conductas o estado de los sujetos de visita, trasladándose al lugar para su reconocimiento o inspección. Éstas pueden o no estar programadas dentro del Plan Anual de Auditorías y son realizadas de acuerdo a la necesidad de Inspección y Vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud.

Certificado de permanencia: Es un certificado que emite el sujeto vigilado el cual contiene el nombre de los participantes de la Superintendencia, con sus respectivas cédulas y los días en que se llevó a cabo la visita. Éste debe ser en papel membretado de la Entidad visitada.

Plan de Mejoramiento: Documento que contiene las acciones que se compromete a realizar el vigilado con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan su desempeño y su cometido institucional, las cuales han sido evidenciadas a través de la visita.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros”

En el artículo 68 se establece que la Superintendencia Nacional de Salud tendrá como competencia realizar la inspección. Vigilancia y control del cumplimiento de las normas constitucionales y legales del sector salud y de los recursos del mismo.

Ley 1122 de 2007 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”

En el Artículo 35 establece que son funciones de inspección entre otras las visitas, la revisión de documentos, el seguimiento de peticiones de interés general o particular y la práctica de investigaciones administrativas.

En el Artículo 37 se dispone que la Superintendencia Nacional de Salud debe ejercer sus funciones teniendo como base los siguientes ejes:

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1) Financiamiento: Su objetivo es vigilar por la eficiencia, eficacia y efectividad en la generación, flujo, administración y aplicación de los recursos del sector salud.

2) Aseguramiento: Su objetivo es vigilar el cumplimiento de los derechos derivados de la afiliación o vinculación de la población a un plan de beneficios de salud.

3) Prestación de servicios de atención en salud pública: Su objetivo es vigilar que la prestación de los servicios de atención en salud individual y colectiva se haga en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad, en las fases de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.

4) Atención al usuario y participación social: Su objetivo es garantizar el cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como los deberes por parte de los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud; de igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de participación ciudadana y de protección al usuario del servicio de salud.

5) Información: Vigilar que los actores del Sistema garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y transparencia.

6) Focalización de los subsidios en salud: Vigilar que se cumplan los criterios para la determinación, identificación y selección de beneficiarios y la aplicación del gasto social en salud por parte de las

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entidades territoriales.

En el Artículo 39 se establece como objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud: “c) Vigilar el cumplimiento de las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud y promover el mejoramiento integral del mismo, d) Proteger los derechos de los usuarios en especial, su derecho al aseguramiento y al acceso al servicio de atención en salud, individual y colectiva, en condiciones de disponibilidad accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad en las fases de promoción, prevención, tratamiento y rehabilitación es salud.”

En el Artículo 40, literal e, se establece que la Superintendencia podrá “Ejercer la competencia preferente de la inspección, vigilancia y control frente a sus vigilados, en cuyo desarrollo podrá iniciar, proseguir o remitir cualquier investigación o juzgamiento de competencia de los demás órganos que ejercen inspección, vigilancia y control dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, garantizando el ejercicio de la ética profesional, la adecuada relación médico paciente y el respeto de los actores del sistema por la dignidad de los pacientes y de los profesionales de la salud”

Ley 1438 de 2011 “Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”

En el artículo 121 se listan los sujetos de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud.

Ley Estatutaria 1751 de 2015 “Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones”

El Artículo 3°. Ámbito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los agentes, usuarios y demás que intervengan de manera directa o indirecta, en la garantía del derecho fundamental a la salud.

Decreto 1011 de 2006 “Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.”

En el numeral 2 del artículo 5 se establece que la Superintendencia Nacional de Salud: “ejercerá funciones de vigilancia, inspección y control dentro del SOGC y aplicará las sanciones en el ámbito de su competencia”

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En los artículos 49, 50, 51 y 52 se enuncian funciones de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud relacionadas con el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud.

Decreto 4747 de 2007 “Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones”

En el capítulo II establece las condiciones de contratación entre prestadores de servicios de salud y entidades responsables del pago de servicios de salud.

Decreto 574 de 2007. Modificado por los Decretos 1698 de 2007, 4798 de 2009 y el Decreto 1921 de 2013. “Por el cual se definen y adoptan las condiciones financieras y de solvencia del Sistema Único de Habilitación de Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Entidades Adaptadas”

Las visitas que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos en este decreto y sus modificatorias.

Decreto 2462 de 2013 “Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud.”

Se establece la función de realizar auditorías, recibir declaraciones, requerir información y utilizar los demás medios de prueba legalmente admitidos, para el cumplimiento de sus funciones de inspección y vigilancia.

Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos: artículo 16 numeral 13, y artículo 17 numeral 11.

Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario: artículo 18 numeral 21, artículo19 numeral 10 y artículo 20 numeral 13.

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional: artículo 21 numeral 36, artículo 22 numeral 25, artículo 23 numeral 19, artículo 24 numeral 14, artículo 25 numeral 25

Superintendencia Delegada de Medidas Especiales: artículo 26 numeral 13, artículo 27 numeral 7, artículo 28 numeral 8.

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Resoluciones 000568 de 2015 “por la cual se crean las regionales de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”,

Aplica toda la Resolución.

Resolución 000825 de 2015 “por la cual se conforman unos grupos internos de trabajo en la Organización en el Territorio y se dictan otras disposiciones”

Aplica los Artículos 1º. Y 2º.

Resolución 1215 de 2015 “Por medio de la cual se adopta el Manual de Auditorías y Visitas de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”.

El artículo 1° adopta el Manual de Auditorías y Visitas de la Superintendencia Nacional de Salud, el cual está conformado por las actividades, definiciones, políticas de operación, guías, formatos, instructivos y demás documentos, debidamente definidos en la pirámide documental de la Entidad y relacionados en los procedimientos de Auditoría Integral y Especial, Auditoría Documental y Visitas.

Resolución 256 de 2016 “Por la cual se dictan disposiciones en relación con el Sistema de Información para la Calidad y se establecen los indicadores para el monitoreo de la calidad en salud”

Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos en esta resolución.

Resolución 1328 de 2016 y modificatorias “Por la cual se establece el procedimiento de acceso, reporte de prescripción, garantía del suministro, verificación, control, pago y análisis de la información de servicios y tecnologías en salud no cubiertas por el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y se dictan otras disposiciones”

Las disposiciones contenidas en la presente resolución aplican a todos los prestadores de servicios de salud, a las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) y a las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) que suministren a sus afiliados servicios y tecnologías en salud no cubiertas en el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y que deban recobrarlos al FOSYGA o a quien haga sus veces.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. En el Auto administrativo que ordena la visita deberá establecer el sujeto a visitar, tipo de visita, el objeto de la visita, duración de la visita,

fechas de inicio y terminación de la visita, nombre de los funcionarios visitadores y coordinador de la visita o quien haga sus veces.2. Los directores de la Superintendencia Delegada Institucional son los responsables de designar los funcionarios visitadores y coordinadores 3. de visita. En el caso de las visitas realizadas por las Regionales de la Superintendencia en la Organización del territorio será el Asesor

Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio Los hallazgos deben estar soportados con evidencia y material probatorio para su sustentación.

4. Las visitas se pueden realizar sin notificar al representante legal si así el caso lo requiere 5. Para los temas relacionados con este procedimiento, todos los memorandos dirigidos a las demás Delegadas de la Superintendencia

Nacional de Salud y a los Jefes de Oficina, deben ir firmados por el(la) Delegado(a) para la Supervisión Institucional, o por el asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio.

6. Ningún director, ni profesional, ni coordinador tiene facultad para realizar mesas de trabajo con los vigilados, esta facultad está en cabeza únicamente del Superintendente Delegado, la cual bajo ninguna circunstancia podrá ser delegada, con excepción de las mesas de trabajo que deban realizar las Regionales para la identificación y el seguimiento a la problemática de cada Departamento.

7. Las solicitudes de información por parte de los vigilados sobre el avance de las actuaciones administrativas deberán realizarse mediante oficio y responderse por esta misma vía

ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1 Planear la Visita. Una vez es definida la entidad a visitar por parte del Superintendente Delegado(a), o en el caso de la organización en el territorio por el

Superintendencia Delegada para la Supervisión de

Superintendente Delegado(a)

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Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o el Comité Gerencial para la Organización en el Territorio, se procede a revisar la documentación que dé cuenta de la situación de la Entidad a ser visitada. Esta documentación podrá incluir: información de reporte de Circular Única, informes sobre el seguimiento a los riesgos de operación de los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud, los reportes estadísticos sobre las PQRD interpuestas por los ciudadanos, reporte de sanciones, Informes de auditoría documental, Estudios sectoriales, informes de entes de control, Informes de las redes de controladores, el Reporte de interventores, liquidadores, contralores y promotores, requerimientos de entidades de control y despachos judiciales, el consolidado de planes de mejoramiento y denuncias en medios de comunicación.

En el caso de las auditorías realizadas por las Regionales de la Superintendencia Nacional de salud en el territorio, la planeación y direccionamiento de la auditoria será realizada con el apoyo de la Superintendencia Delegada

Riesgos

Superintendencia Delegada para la

Protección al Usuario


Supervisión Institucional

Superintendencia Delegada de

Medidas Especiales

Comité Gerencial para la

Organización en el Territorio.

Director(a)

Equipo Visitador

Asesor Delegado para

coordinar, supervisar, orientar y dirigir las

Regionales en el Territorio

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para la Supervisión institucional

2 Elaborar y aprobar el Auto de Visita.

Diligenciar el Auto de Visita (AIFT02), el cual deberá indicar por lo menos el sujeto vigilado y la dirección de la sede a visitar, nombre del representante legal o quien haga sus veces, el objeto de la visita, la duración de la misma, las fechas de inicio y terminación de ésta, los nombres de los funcionarios o terceros que la llevarán a cabo, y el nombre del Coordinador de la Visita o quien haga sus veces.

Trasladar para firma del o de los Superintendente(s) Delegado(s), del Director. Una vez sea aprobado y firmado, se traslada a la Secretaría General para su numeración.

Luego de la numeración y fechado se sacan dos copias de los autos y éstas deben ser entregadas al Coordinador de la Visita. Si la Visita se llevará a cabo fuera de Bogotá, o de las ciudades sedes de las Regionales, continúe en la actividad 3, de lo contrario pase a la actividad 4.


Riesgos






Medidas Especiales

Regionales de la Superintendencia Nacional de Salud


Director(a)

Equipo Visitador




AIFT02 - Auto de Visita

3 Gestionar y legalizar Diligenciar el Formato APFT10 para solicitar los Superintendencia Equipo APFT10-

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la comisión.

viáticos y tiquetes, anexando los soportes a que hubiere lugar y trasladarlo al Grupo de Talento Humano de la Secretaría General, de acuerdo a lo señalado en el procedimiento APPD03 Comisión de Servicios.

Delegada para la Supervisión de

Riesgos






Medidas Especiales

Organización en el Territorio- Regionales

VisitadorFormato de Comisión

4 Realizar la apertura de Visita.

Comunicar el Auto de Visita al Representante legal o su apoderado mediante la lectura y firma de conformidad del Representante legal o su apoderado.


Riesgos

Equipo Visitador

AIFT02 - Auto de Visita con firma de recibido del

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Realizar reunión de apertura de Visita, se presenta al equipo visitador y se solicita la designación del personal de la institución visitada que serán los encargados de atender los requerimientos del equipo de la Superintendencia. De igual forma, se solicita un espacio de trabajo y el acceso a los sistemas de información de la entidad visitada.

Entregar la lista de los documentos y/o información a recopilar durante la Visita para verificar el cumplimiento de los estándares a evaluar, dejando una copia a la Entidad visitada y una copia para el Equipo Visitador con la firma de recibido del representante legal.

Solicitar a la entidad el certificado de permanencia para la legalización posterior de los viáticos del equipo de la Superintendencia.

Adicionalmente, se debe iniciar con el diligenciamiento del Acta de Visita.






Medidas Especiales


representante legal

AIFT03 - Acta de Visita.

5 Ejecutar la Visita. Ejecutar la Visita de acuerdo a las disposiciones del Auto de Visita, junto con los responsables temáticos designados por el representante legal del sujeto vigilado.


Riesgos

Equipo Visitador

AIFT03 - Acta de Visita

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Se verifica el cumplimiento de estándares a través de la revisión y análisis de la documentación presentada. De la misma manera, se podrá consultar los sistemas de información y realizar visita a instalaciones, incluyendo las regionales o filiales.

Adicionalmente, se debe continuar con el diligenciamiento del Acta de Visita.






Medidas Especiales


6 Realizar el cierre de la Visita.

Realizar reunión de cierre de Visita, a la cual deben asistir las mismas personas que estuvieron presentes en la apertura. Se da lectura del Acta de Visita, la cual debe incluir la verificación de la lista de los documentos y/o información recopilada de acuerdo a lo solicitado en la apertura (incluido el certificado de permanencia), el acta deberá ser firmada por todos los participantes relacionados en ella,


Riesgos



Equipo Visitador

AIFT03 - Acta de Visita firmada

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y se deja una copia al sujeto vigilado.




Medidas Especiales


7 Elaborar y aprobar el Informe de Visita.

Elaborar el informe de visita, en el formato de AIFL03, relacionando los elementos generales de la visita y los hallazgos encontrados a partir del análisis y contrastación de la información recaudada en las instalaciones del vigilado y la referenciada en los papeles de trabajo.

Posteriormente, se traslada el informe al Director(a) para su revisión y aprobación. En caso de requerirse ajustes, el Equipo Visitador los realiza de acuerdo a los lineamientos y observaciones dadas por el Director(a). En el caso de las visitas realizadas por las regionales


Riesgos




Supervisión

Director





AIFL03 - Informe de Visita

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de la organización en el territorio la revisión del informe debe hacerse en conjunto con el Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio.

El Superintendente Delegado(a) aprueba el Informe de visita.

Para el caso de las visitas de seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento realizadas por terceros en representación de la Supersalud se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos:

- El informe remitido por el equipo auditor contratado se entenderá como el informe preliminar, toda vez que la versión final solo quedará en firme cuando el supervisor del contrato, o quien él delegue, apruebe dicha versión.

- Este informe preliminar se realizará en el formato AIFL03, entendiendo que en la sección “Informe temático de la visita” se relacionaran las evidencias que den cuenta del cumplimiento de las acciones de mejoramiento y la contrastación de la

Institucional


Medidas Especiales


Equipo Visitador

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información recaudada en las instalaciones del vigilado y la referenciada en los papeles de trabajo, en caso de contar con ellos.

- Teniendo en cuenta el objetivo de este tipo de visitas, en el informe preliminar y en el que se encuentre en firme, expost a la aprobación del Supervisor de contrato, o quien él delegue, no se incluirá la sección “Cuadro resumen de hallazgos”.

- Si como parte de lo descrito en la sección “Informe temático de la visita” se evidencia el total cumplimiento de las acciones propuestas en el plan de mejoramiento suscrito por el vigilado, se continúa en la actividad 9. En caso contrario, se diligencia el formato “Traslado para Investigación Administrativa” (PAFT03) y se traslada junto con el Informe de Visita a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos a través de memorando firmado por quien ordenó la visita.

8¿En el informe se identificaron hallazgos?

Sí, continúa en la actividad 10; No, continúa en la actividad 9.

9 Archivar la Superintendencia Secretario de

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documentación de la Visita.

Si el informe no presenta hallazgos se archiva el expediente mediante el procedimiento GDPD03-Procedimiento Administración de Archivo. El expediente contendrá los papeles de trabajo, el acta y el auto de visita originales firmados, el Informe de Visita firmado, y demás documentación que se recaudó durante el desarrollo del procedimiento, la cual puede estar en formato electrónico.

Delegada para la Supervisión de

Riesgos






Medidas Especiales


la Dirección de la

Superintendencia Delegada

Coordinador de Visita

10 Trasladar el Informe de Visita a la dependencia o entidad que

Si los hallazgos por su naturaleza no son de competencia de alguna de las Superintendencias Delegadas o si se requiere que sean puestos en conocimiento de otras


Riesgos


ASFL01-Memorando

PAFT03-

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corresponda. dependencias de la entidad u otras Entidades, se proyecta oficio o memorando, según corresponda, trasladando el informe a las autoridades o dependencias competentes, teniendo en cuenta lo siguiente:

Si por la gravedad y naturaleza de las situaciones críticas o irregulares encontradas se pone en riesgo inminente la prestación del servicio o la sostenibilidad financiera del vigilado, se proyecta memorando dando traslado a la Superintendencia Delegada de Medidas Especiales para iniciar el procedimiento “Determinación de la acción o medida especial” (MEPD01).

Si se evidenció que se vulneraron o menoscabaron los derechos de los usuarios en salud, o si a partir del desarrollo de la visita se identificó que el vigilado incumplió una de las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud, se diligencia el formato “Traslado para Investigación Administrativa” (PAFT03) y se traslada junto con el Informe de Visita a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos.






Medidas Especiales


Director(a) Traslado para Investigaciones Administrativas

ASFL02-Oficio

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Si los hallazgos encontrados tienen alcance disciplinario, fiscal o penal se traslada mediante oficio a la Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República o Fiscalía General de la Nación, respectivamente.

11 Solicitar Plan de Mejoramiento al sujeto vigilado.

A partir de los hallazgos relacionados en el informe de Visita, se proyecta un oficio al vigilado solicitando la suscripción de un Plan de Mejoramiento con el fin de establecer las acciones que permitan superar las situaciones de incumplimiento de la norma. En el oficio se relaciona que estas acciones deberán ser diligenciadas en el formato AIFT01 denominado Ficha Técnica para Suscripción y aprobación de Plan de Mejoramiento.






Riesgos

Superintendencia Delegada para las

Medidas Especiales

Regionales de la Superintendencia


Director(a)




AIFL02 - Oficio

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Nacional de Salud

12

Verificar la recepción del Plan de Mejoramiento.

Revisar los canales dispuestos para la recepción del Plan de Mejoramiento (correo electrónico o Sistema de Gestión Documental) verificando si el sujeto vigilado envió el Plan de Mejoramiento en el tiempo establecido (10 días hábiles).

Si el Plan de Mejoramiento no es aprobado en una primera instancia se informará al vigilado que deberá ajustarlo y remitirlo nuevamente dentro de los siguientes diez (10) días hábiles.

NOTA. El plan de mejoramiento solo será devuelto para ajustes por una única vez






Riesgos


Medidas Especiales


lProfesional

13 Analizar y aprobar el Analizar y aprobar AIFT01- Ficha Técnica para Superintendencia Base de

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Plan de Mejoramiento.

Suscripción y aprobación de Plan de Mejoramiento remitido por la Entidad visitada con el fin de verificar que las acciones propuestas superen las situaciones críticas o irregulares identificadas en la Visita. Una vez se apruebe se incluirá en la Base de Datos de entidades bajo seguimiento.

En el caso de las visitas realizadas por las Regionales, el ANALISIS del plan de mejoramiento presentado por el vigilado será en conjunto con el Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio

Delegada para la Supervisión Institucional




Riesgos


Medidas Especiales



Director(a)

Equipo Auditor

Datos de entidades bajo seguimiento

AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento

14 Definir el mecanismo de realización de Seguimiento al Plan

El seguimiento al Plan de Mejoramiento se podrá realizar mediante el Desarrollo del Procedimiento de Auditoría Documental


Supervisión

Coordinador de Visita

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de Mejoramiento.

(AIPD01) o de Auditoría Integral y Especial (AIPD02) o de Visita (AIPD01).

Nota. Las Regionales realizarán seguimiento sobre los Planes de mejoramiento, producto de las visitas que hayan realizado o acompañado.

Institucional




Riesgos


Medidas Especiales


Comité Gerencial para la

Organización en el Territorio

PUNTOS DE CONTROL

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ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD/TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

7 Elaborar y aprobar el Informe de Visita.

El Superintendente Delegado y Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o el Director revisan el Informe de Visita de acuerdo con la normativa del Sistema General de Seguridad Social en Salud y a las políticas institucionales. El Superintendente Delegado aprueba el Informe de visita.

Cada vez que se realice una

visita.


Asesor Delegado para coordinar,

supervisar, orientar y dirigir las


Director (a)

AIFL03 - Informe de Visita

10 Trasladar el Informe de Visita a la dependencia o entidad que corresponda.

De acuerdo a la naturaleza de los hallazgos, el Informe de Visita debe ser trasladado a la dependencia o Entidad correspondiente.

Cada vez que se realice una visita y en su Informe se identifiquen hallazgos.


Director (a)

Profesional

ASFL01-Memorando

PAFT03-Traslado para Investigaciones Administrativas

ASFL02-Oficio13 Analizar y aprobar el Plan de Mejoramiento. El Plan de Mejoramiento Cada vez que el Superintendente Base de datos

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deberá estar diligenciado en el formato establecido para tal fin, AIFT01. En éste deberán estar relacionadas todos los hallazgos identificados en el Informe de Visita. Finalmente, el sujeto visitado se incluirá en la Base de datos de entidades bajo seguimiento.

sujeto visitado allegue el Plan

de Mejoramiento respectivo.

Delegado(a)

Director(a)

Equipo Auditor

de entidades bajo seguimiento

AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento

ANÁLISIS DE TIEMPO

El tiempo promedio del desarrollo del procedimiento de visita está en 15 días hábiles. En caso de requerir un plan de mejoramiento se requieren 14 días adicionales para la revisión de este o el doble de tiempo en caso de que se requiera un ajuste al plan de mejoramiento.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

N.A.

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE

CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Creación del documento A través del memorando 3-2015-012285 se solicitó la creación del procedimiento y su respectiva

Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

09/07/2015 1

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codificación.

Inclusión de formatos

A través del memorando 3-2015-015825, se solicitó la creación del formato de Informe de Visitas y Auto de Visitas, los cuales fueron identificados con los códigos AIFL03 y AIFT02, respectivamente. Se realizaron los ajustes en las actividades 2, 4, 5, 6 y 7, su respectivo punto de control.

Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional 11/08/2015 2

Modificación actividad

A través del memorando 3-2016-006812, se solicitó la modificación de la actividad 4. Se incluyó además en la sección de NORMAS la Resolución 1215 de 2015.


Modificación actividad

A través del memorando 3-2016-015247, se solicitó la modificación de la actividad 7 con el fin de incluir directrices relacionadas con los informes de visitas cuyo objeto sea el seguimiento a los planes de mejoramiento.


Modificación de actividad A través del memorando 3-2017-009135 se solicitó el ajuste del procedimiento con la inclusión de dos normas y de las políticas de operación 5, 6 y 7, adicional la modificación de la actividad No. 12 y el análisis de tiempo.

Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

12/06/2017 5

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Se aprueba el ajuste del documento mediante memorando NURC: 3-2017-009236

Modificación de actividad

A través del memorando 3-2017-012408 se solicitó el ajuste de actividades y registros del procedimiento donde se indique el AIFT01; en cuanto al formato AIFT01 “Ficha técnica para suscripción del Plan de mejoramiento” se solicitó cambio del título por: Ficha técnica para suscripción y aprobación del plan de mejoramiento y adicionándole otras celdas.



Modificación de actividades

A través del memorando 3-2017-013563 se solicitó el ajuste de normatividad, políticas de operación y actividades



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