INDICADORES DE GESTION DE UN EQUIPO DE VENTAS

Los indicadores de gestión son uno de los agentes determinantes para que todo

proceso de producción, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar

en un sistema adecuado de indicadores para calcular la gestión o la

administración de los mismos, con el fin de que se puedan efectuar y realizar los

indicadores de gestión en posiciones estratégicas que muestren un efecto óptimo

en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de información que

permita comprobar las diferentes etapas del proceso logístico.

CONTAR CON OBJETIVOS Y PLANES • Es necesario haber establecido previamente algunos patrones

tales como la cantidad de visitas que es capaz de realizar cada vendedor. Lo cual puede hacerse a partir del análisis del

comportamiento histórico de las visitas que el grupo realiza , tomando como referencia el mejor desempeño, en

condiciones razonables. Otro método para establecer la cantidad de visitas que cada vendedor es capaz de realizar seria atreves de un análisis de métodos y tiempos a fin de identificar todas las actividades que no agreguen valor al

proceso, eliminarlas luego y dejar solo aquellas que contribuyen al éxito. También es necesario haber establecido

un valor de ventas que podría ser el objetivo que hay que alcanzar o mantener. Es fundamental, tal como se ha

descrito , tener definidos previamente aspectos tales como la capacidad de gestión y unas metas claras ,retadoras pero

alcanzables.

A continuación se especifican los siguientes pasos para el desarrollo del ejemplo :

1. Se trabajan 8 horas diarias , 5 días a la semana. 2. Cada vendedor tiene capacidad de realizar 12 visitas

diarias. Es decir 70 visitas semanales .3. Se tiene establecido que de las 12 visitas se obtengan 10

ventas Se esperan 50 ventas semanales por vendedor.4. Cada visita tiene un costos de $ 12.000.00

5. cada articulo vendido suponiendo que se trata de uno solo tiene un precio de venta de $19.000.00

6.El grupo esta compuesto de 5 vendedores .

IDENTIFICAR LOS FACTORES CLAVE O CRITICOS DE ÉXITO

Una vez establecidos los objetivos y conocida la capacidad de gestión , el paso siguiente consiste

en establecer el conjunto de indicadores de gestión que servirán de apoyo y guía para cada

vendedor y para el grupo. Cabe decir que la gestión del grupo será la resultante de conjugar la

gestión individual de cada uno de los componentes del grupo, y para el líder del equipo

de los indicadores de grupo serán sus propios indicadores.

Se han establecido los siguientes factores para la clave del éxito:

(eficacia,eficiencia,efectividad,resultado y productividad) Expresada en unidades

vendidas por hora-vendedor y respecto del monto de las ventas frente a los costos de

las visitas.

DEFINIR INDICADORES PARA CADA FACTOR CLAVE DE ÉXITO

Para cada factor clave o critico de éxito se definió un indicador y para cada indicador un valor objetivo que se deriva de las condiciones y

patrones iniciales.Los rangos se determinaron de la siguiente

manera: Valor Máximo : 120% del umbral

Valor sobresaliente: 105% del umbral Valor satisfactorio: 100% del umbral Valor aceptable: 95% del umbral Valor mínimo: 90% del umbral

EFICACIA: mide el grado porcentual del cumplimiento de cada vendedor y el grupo en general de cada vendedor y del grupo en general con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas

ventas realizadas por semanas EFICACIA= Visitas realizadas por semana

Meta Mensual por vendedor:

EFICACIA = 50 Ventas x 100= 83,33% 60 visitas

Eficiencia: mide el grado porcentual de cumplimiento de cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de visitas programadas. Visitas realizadas por semana EFICIENCIA = Visitas esperadas por semana Meta semanal por vendedor:

60 Visitas EFICIENCIA = x 100= 100 % 60 visitas

EFECTIVIDAD: Mide porcentualmente la relación entre eficacia y eficiencia. Eficiencia x Eficiencia EFECTIVIDAD= 100 Meta semanal por vendedor :

83,33 x 100 EFECTIVIDAD= =83,33% 100

Resultado: mide el total de ventas logrado por cada vendedor y por el grupo.

Resultado=Total ventas realizadas por semana

Meta semanal por vendedor :

Resultado= 50 ventas por semana

PRODUCTIVIDAD: Mide relación entre las ventas realizadas por hora vendedor(Es una medida de productividad parcial aplicable a cualquier otro recurso) total ventas realizada por semana VentasProductividad= = Vendedor x horas Hora V trabajadas x semana

Meta semanal por vendedor: 50PRODUCTIVIDAD= =1,25 Ventas/ hora vendedor 1 x 40

PRODUCTIVIDAD ($): mide la relación entre las ventas realizadas por vendedor y el costo total de las visitas realizadas.

Total ventas x Precio de c/d ventaproductividad($)= Total visitas x Costo por visita

Meta semanal por vendedor:

50 x 19.00PRODUCTIVIDAD($) = =1.32 60 x 12.00

Diseñar la Medición

Para este caso particular y analizando la composición de los indicadores establecidos se

ve que la información que se requiere recabar se refiere solamente a la cantidad de visitas que

realiza cada vendedor y ala cantidad de ventas que logre .

En las filas encontramos de arriba hacia abajo las visitas totales realizadas de las

ventas y con base en estas dos a partir de la tercera fila están los índices de eficacia , de eficiencia, de efectividad, de resultado, de productividad(ventas x hora vendedor)y

de productividad ($), que relaciona los ingresos correspondientes a las ventas

logradas con los costos correspondientes al total de visitas realizadas

DETERMINAR LOS RECURSOS

No se requieren recursos adicionales para el desarrollo de la medición. El responsable de recabar el dato

correspondiente a cada vendedor será cada uno de los vendedores ;El responsable de consolidar o diligenciar la tabla diseñada, será el líder del equipo, gerente de

ventas, si se requiere.

MEDIR Y AJUSTAR

Al efectuar el análisis de la información consolidad en la tabla de la figura anterior

vemos que la mejor gestión ha sido realizada por el vendedor «E», quien ha obtenido los valores mas altos para 4 de los 6 indicadores( Eficacia , Efectividad,

resultado y Productividad).En cuanto a los indicadores de eficiencia y productividad ($), el mejor valor fue obtenido por los

vendedores «D» y «B» respectivamente

Así mismo comparamos los valores de los indicadores obtenidos por el vendedor «E» con los valores meta para

cada uno se ve lo siguiente:

COMO SE ESTABLECEN LOS INDICADORES DE UNA

ORGANIZACIÓN

En la figura anterior aparece gráficamente la manera como un indicador se despliega en la organización: Primeramente, se

establece para la corporación un indicador, para esto ejecución presupuestal (Epg) ; con base en el se establecen indicadores

para las diversas áreas de la organización,(EP1,EP2,EP3,EP4,EP5), suponiendo que la organización esta compuesta de 4

areas;luego,operativamente cada uno de los indicadores de Ejecución Presupuestal de nivel táctico se sustraen en los

correspondientes subareas operativas; por ejemplo, el indicador táctico EP3 se despliega de los indicadores EP31,EP32,EP33,EP34 y EP35. Podría pensarse que cada uno de ellos esta en el nivel de

uno de 5 equipos de trabajo operativos.

De la misma manera un indicador corporativo bien sea de eficacia de eficiencia, de productividad o de equidad se despliega en varios

indicadores de nivel táctico y cada uno de estos a su vez , se despliega en

otros de nivel operativo. Es decir, los indicadores de gestión se establecen

de arriba hacia abajo a manera de cascada.

En cambio , la información se consolida de abajo hacia arriba, consolidándose y

filtrándose de un nivel a otro. En la grafica que viene a continuación se ve la manera como una vez establecidos los indicadores se consolidan a la inversa es decir , que la información va influyendo desde el nivel

operativo, consolidándose al nivel táctico y de este al nivel estratégico.

¿ES COMUN ENCONTRAR EN LAS EMPRESAS LA SIGUIENTE PRACTICA?

Los presidentes piden a sus vicepresidentes que establezcan los indicadores para sus respectivas áreas: estos , a su vez les piden a sus gerentes que cada uno establezca los indicadores para sus

gerencias los gerentes les piden a sus subgerentes que determinen los indicadores para sus áreas de responsabilidad;

los subgerentes piden a sus equipos de trabajo.El resultado de esta practica, aun cuando sea bien intencionada

a la luz de la participación en el diseño y del subsecuente compromiso, no es muy afortunado y por lo general tampoco es acertado . Las empresas que proceden de esta manera terminan con una fanfarria de indicadores que al fin de cuentas no aportan

la información que la organización requiere.