DEPARTAMENTO DE BANQUETES DE UN HOTEL

Tania Sánchez Quezada

El Departamento de banquetes

◦ Es el responsable de organizar diferentes tipos de eventos.

◦ De esta forma se ponen a disposición del cliente los salones, la

infraestructura del hotel, su material y equipo y sobre todo, el

conocimiento y la experiencia del personal, tanto

administrativo como operacional, en este tipo de eventos, lo cual tiende a garantizar un desarrollo impecable.

◦ Este tipo de departamento permite planificar de ante mano

los horarios, cantidad y honorarios de su personal al hotel y

mantener un mejor control de costos en la mercancía; para

así obtener una alta rentabilidad.

◦ En realidad, es relativamente más fácil administrar un Departamento de banquetes que

un restaurante.

◦ Un evento se debe organizar, tomando en cuenta hasta el

más pequeño de los detalles. Tanto la experiencia como la

intuición juegan un papel fundamental, pues se deben tomar

en cuenta las contingencias inherentes al personal y al

establecimiento.

◦ En varios hoteles, una reservación de más de diez personas

es considerada como un banquete. E inclusive pueden

llegar a planearse eventos con cientos o miles de personas,

donde éstas conocerán el establecimiento, para convertirse

en clientes potenciales de los diferentes tipos de servicio que éste ofrece.

Diferentes tipos de Banquetes

Celebraciones de carácter social.

◦ Bautizos.

◦ Primeras comuniones.

◦ Confirmaciones.

◦ Fiestas de quince años.

◦ Bodas.

◦ Aniversarios.

◦ Graduaciones.

◦ Bar Mitzvah o Bat Mitzvah.

◦ Fiestas de fin de año.

◦ Compromisos matrimoniales.

◦ Fiestas navideñas.

◦ Desayunos, comidas, cenas.

Celebraciones de carácter empresarial.

◦ Fiestas de empresas.

◦ Conferencias.

◦ Ferias.

◦ Seminarios.

◦ Exposiciones.

◦ Asambleas.

◦ Congresos.

◦ Desayunos, comidas, cenas.

◦ Aniversarios

◦ Posadas

◦ El organizador del evento posee una idea bastante precisa

de lo que desea. La tarea del ejecutivo de ventas de

banquetes consiste en satisfacer los deseos del cliente, en

la medida de lo posible, en cuanto a las capacidades del

establecimiento y los medios financieros de los que dispone

el organizador ( cliente ).

Los primeros pasos.

El inicio de la celebración comienza muchas veces con una

llamada telefónica, o visita por parte del cliente. Es el momento

cuando éste desea saber, si el salón que mejor se ajusta a su

evento está disponible en la fecha deseada.

◦ Además, da a conocer al hotel lo que necesita y deja su

información, con el fin de recibir pronto la documentación

correspondiente.

◦ Cabe aclarar, que a esto

◦ se le llama “ cotización ”.

Para formar una cotización

◦ Las primeras preguntas por lo general son :

◦ Día , fecha, hora y número de invitados.

◦ Tipo de celebración.

◦ Nombre completo, dirección y número de teléfono para contactarle.

◦ Deben , consultar con el libro de reservaciones o la agenda del hotel en ese mismo instante para conocer la disposición de los salones en determinada fecha.

◦ En caso de que el salón esté libre, se procederá a reservarlo en calidad “tentativa ” y se le va a dar un plazo al cliente, en el cual deberá confirmar la realización del evento. De ser así, deberá dar un adelanto de por lo menos un 30% de la cantidad total aproximada.

La confirmación de un evento.

◦ Cuando se confirma un evento, por parte del cliente u

organizador, la persona encargada en el hotel procederá con la

presentación de un contrato que será firmado por ambas partes.

Ésta es la última oportunidad para aclarar cualquier duda en

forma general con el cliente y así tener muy en claro lo que ésta

contratando con el hotel.

También se va a elaborar una hoja de función, ó servicio (Ditto)

que se utiliza de forma interna en el establecimiento, la cual se

reparte a todos los departamentos involucrados en la realización

del evento

◦ .

Check list para la mise en place.

◦ Como ya se mencionó anteriormente, es muy útil ayudarse de una “

Check list ” o lista de control.

◦ Con el fin de llevar a cabo una adecuada mise en place, de acuerdo

con su respectiva lista de control, se necesita:

◦ Obtener todos los datos sobre la preparación y presentación de los

platos.

◦ Decidir cuál es el tipo de servicio óptimo.

◦ Hacer una lista de todo el material necesario.

◦ Reservación definitiva del salón(es).

◦ Disposición de las mesas.

◦ Hora de inicio del evento en general y del aperitivo, cena, comida , desayuno, etc.

◦ Menú.

◦ Bebidas.

◦ Café y digestivos.

◦ Cigarros, puros.

◦ Niños: necesidad de niñeras, sillas especiales, atracciones, etc.

◦ Equipo especial: audiovisual, luces, etc.

◦ Música, tarimas, estrados y pista de baile.

◦ Apertura prolongada: bocadillos a media noche, servicio de desayuno, etc.

◦ Decoración, flores, fotógrafos y números en las mesas.

◦ Traductores y edecanes.

◦ Cómo se pagará la cuenta.

◦ Persona encargada de cambios de última hora.

La distribución de responsabilidades por

departamento◦ El personal necesario para llevar a cabo cada evento debe definirse antes que

cualquier otro aspecto. Si surge la necesidad, se contratarán personal extras-eventual por ese día. Luego se determinará qué actividad hace cada cual, como y dónde. Por ejemplo:

◦ Limpieza del salón.

◦ Disposición de las mesas.

◦ Estaciones de servicio/ bar/ buffet/ aperitivos.

◦ Pulida y limpieza de la mise en place.

◦ Vestida de las mesas, del buffet, de las estaciones, etc.

◦ Mise en place en la sala y en área de steward.

◦ Montaje del buffet.

◦ Limpieza de los baños y áreas cercanas a los salones.

◦ Mantenimiento de los salones; por ejemplo, verificar que no haya ninguna lámpara o foco quemado, etc.

El Maître-D’Hotel y el Chef

El ejecutivo deciden sobre la presentación de los platos, tomando

en consideración claro está, los gustos y preferencias del cliente.

◦ Con esta información el Maître D’ Hotel puede hacer una lista más

completa del material necesario, para el servicio de cada uno de

los platos. A ésta se le agregará un 10% de más del material como

reserva, de garantía para el cliente en caso de necesitarse una

hora extra.

Organigrama del hotel

Los salones.

◦ Los grandes establecimientos pueden recibir un número importante

de personas en sus salones, los cuales pueden dividirse en salas más

pequeñas, por medio de paredes corredizas a prueba de sonido.

◦ El área de banquetes también debe estar equipada de un “

lobby ” ( antesala ), baños y vestidores.

Mobiliario.

Las mesas tanto de invitados como de buffet, deben ser de

diferentes tamaños, y formas, sólidas, ligeras y plegables.

◦ Las sillas deben ser cómodas.

◦ Los carritos de servicio y las estaciones de bar-móviles también

forman parte del mobiliario del Departamento de banquetes.

El montaje de los salones.

◦ Los salones para eventos deben permitir diferentes disposiciones

en cuanto a montaje, para satisfacer los gustos y preferencias de

los clientes.

Material.◦ La mantelería debe ser igual y de diferentes formas y tamaños de

acuerdo con las mesas. De cada tamaño o forma debe existir el triple

del número de mesas, por si se presentan diferentes eventos al mismo tiempo; mientras otra parte de la mantelería puede estarse lavando.

◦ Todo el material de mesa, por ejemplo: la vajilla, los cubiertos y la cristalería, entre otros, debe ser duradera, de diferentes tamaños y fácil de limpiar, fácil de reponer y de mantener.

◦ Todo el material técnico; es decir: pistas de

baile, tarimas, podiums, equipo audiovisual,

etc.; también es parte del Departamento

de banquetes y su tipo y cantidad, van a ir de

acuerdo con la capacidad del establecimiento.

Banquete

Que se encarga el departamento de banquetes?

Es el responsable de administrar el

hotel

Es el responsable de coordinar el

personal de la limpieza de hotel.

Es el responsable de organizar

diferentes tipos de eventos.

Que es mas fácil de administrar un banquete o un restaurante.

◦Un banquete

Menciona algunas celebraciones social:

◦Boda

◦Graduaciones

◦Aniversarios

◦Cumpleaños

Menciona algunas celebraciones empresariales:

◦Conferencias

◦Exposiciones

◦Cursos

◦Aniversarios de empresas

Cuales son los pasos de para contratar un banquete:

◦Primero visitar el lugar

◦Hacer una cotización

◦Confirmación del evento

◦Contrato

◦Checo list

Cuantos tiempos hay de banquete:

◦De 4 a 5

◦De 8 a 10

◦De 6 a 8

GRACIAS