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1

Control Estratégico (CES)

Aplica el Meta Modelo de Metodologías CEIAR: Conceptos, Entregables, Insumos, Actividades, Roles

Guía del Componente Metodológico

2

• Impulsar la implementación del Plan Estratégico y eventualmente hacer los cambios necesarios al mismo.• Especificar los puestos, funciones y

procedimientos de la oficina de Control de Gestión Estrategia.

Finalidad

3

Contenido

1.0 Conceptos

2.0 Entregables

3.0 Insumos

4.0 Actividades

5.0 Roles

Anexos

4

1.0 Conceptos

2.0 Entregables

3.0 Insumos

4.0 Actividades

5.0 Roles

Anexos

Contenido

5

XPP: Execution Premium Process

Este modelo de 6 Etapas resume los conceptos desarrollados por Kaplan & Norton y es la principal formalización de los procesos de Gestión Estratégica y Operacional que se conoce.

Este modelo de 6 Etapas resume los conceptos desarrollados por Kaplan & Norton y es la principal formalización de los procesos de Gestión Estratégica y Operacional que se conoce.

6

Control Estratégico y Control Operacional: Simple de entender, difícil de implantar

Proceso de Gestión Estratégica basado en el Modelo Balanced Scorecard

Etapa 1: Planeamiento Estratégico (PLAEST)• Modelo de Negocio• Análisis FD-OA• Orientación

Estratégica• Mapa Estratégico

(Objetivos Organizacionales)

• Matriz Estratégica• Tareas

Estratégicas• Plan Estratégico

• Materiales para la Comunicación Estratégica

• Planes Operativos por área (Aplicando BSC u otros modelos)

• Materiales para Formación en Control de Gestión

• Fichas de Indicador • Fichas de Iniciativas• Tablero de Gestión• Manual de

Procedimiento para Control de Gestión

Etapa 2: Despliegue Estratégico (DESEST)

Etapa 3: Control de Gestión (CONGES)

Institucionalización del Control Nivel 1 (Menor madurez en Gestión Estratégica)

Institucionalización del Control Nivel 2 (Mayor madurez en Gestión Estratégica)

Leyenda:

Flujos Principales en Gestión Estratégica

Agenda (*) próxima reunión

Tablero de Gestión Estratégico (BSC) en Excel, Fichas de Indicadores, Fichas de Iniciativas.

Plan Estratégico(Documentación en MS Office, eventualmente)

Mejoras al Modelo BSC

Pendientes

CONTROL

Oficina / Función de Gestión Estratégica

Comité de Control Estratégico (Mensuales)

Acta (*) de Reunión

Responsables de:a) Indicadores y b) Iniciativas (Componentes del BSC)

Avances Mensuales

(*) Formato: Agenda y Acta de Sesión (AACT) en Excel

Rol Control de Gestión

PLANEAMIENTO

Comité Técnico

Oficina / Función de Gestión Estratégica

Rol Planificador

Control del Contenido

Control del Avance

Comité Plenario (de Planeamiento Estratégico)

9

• Las ideas que cambian la dirección de la empresa:

▲ Resultan por maduración de ideas preliminares.▲ No surgen sólo durante el planeamiento.

• La Gestión Estratégica es un proceso altamente complejo:

▲ No existe una teoría unificadora al respecto.▲ El BSC sólo cubre parte del problema.

Problema: ¿Por qué no se logra un buen Plan Estratégico mediante un Proceso Anual?

10

• Comité de Gestión Estratégica:▲ Base: Comité de Gerencia o equivalente.▲ Participantes: Responsables de Objetivos.▲ Foco: El Plan Estratégico (NO los problemas

operativos, por más importantes que sean).

• Mensual: Control de Avance.• Trimestral: Control del Contenido.• Técnicas: “Gestión Efectiva de

Reuniones”.• Técnicas para iniciativas densas:

Gestión de Proyectos (PMI, etc)

Solución:Planeamiento y Control Continuo

11

• Herramienta: Presentación de Control Estratégico.• Dos elementos de Control:

Indicadores Iniciativas

• Pregunta Inductora: ¿Estamos siguiendo el Plan Establecido?

▲ ¿Los indicadores están en verde?▲ ¿Las iniciativas están a tiempo?

Control de Avance (Mensual)

12

• Continuación del Planeamiento anual.• Unidad de análisis: Iniciativas críticas o

complejas.• Puede llevar a cambiar Objetivos e

Indicadores y crear Tareas Estratégicas.• Pregunta Inductora: ¿El Plan

Establecido sigue siendo valido?▲ ¿Permite cumplir la Visión / Misión?▲ ¿Genera Valor Económico (Social)?

Control del Contenido (Trimestral)

13

Ciclos PAC: La estructura de una Sesión

● Cada ciclo tiene como finalidad “cerrar” un tema de la Agenda de Sesión (ASES).

● Ello significa llegar a acuerdos, decisiones o conclusiones sobre Lineamientos o Definiciones (D) a seguir, o Pendientes (P) a cargo de un responsable de ejecutarlos a cierta fecha dada (Ver RDP).

● Las D, dentro de lo posible, pueden incluirse en el fraseo de las P con lo cual se simplifica el RDP de la Sesión.

Presentar

Analizar Confirmar

14

Contenido

1.0 Conceptos

2.0 Entregables

3.0 Insumos

4.0 Actividades

5.0 Roles

Anexos

Tablero de gestión - Nivel estratégico

CES - E - BSC-EX - Nivel 1.xls / TG-E CES - E - BSC-EX - Nivel 1.xls / TG-E

16

Formato:

http://free-countdown-timer.com/

CES - E - ASES y RDP - Control de Avance.xls // ASESCES - E - ASES y RDP - Control de Avance.xls // ASES

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Registro de Definiciones y Pendientes (RDP) - versión hoja de cálculo

CES - E - ASES y RDP - Control de Avance.xls // RDPCES - E - ASES y RDP - Control de Avance.xls // RDP

Hace las veces "ayuda memoria" o acta de reunión. Se dirige al Gerente General cc a todos los mencionados en alguno de los Pendientes (Asistentes o no a la reunión). Se envía luego del Comité y refleja las "Definiciones" acordadas y/o cuando es necesario hacer seguimiento a

ciertos acuerdos ("Pendientes").

Hace las veces "ayuda memoria" o acta de reunión. Se dirige al Gerente General cc a todos los mencionados en alguno de los Pendientes (Asistentes o no a la reunión). Se envía luego del Comité y refleja las "Definiciones" acordadas y/o cuando es necesario hacer seguimiento a

ciertos acuerdos ("Pendientes").

En una sola hoja electrónica se acumulan los resultados de varias reuniones.En una sola hoja electrónica se acumulan los resultados de varias reuniones.

18

Presentación del Comité de Control de Avance Mensual del Plan Estratégico

CES - E - Presentación CES.pptCES - E - Presentación CES.ppt

19

Contenido

1.0 Conceptos

2.0 Entregables

3.0 Insumos

4.0 Actividades

5.0 Roles

Anexos

20

Tablero de Gestión - Nivel Estratégico en Excel

CES - E - BSC-EXCES - E - BSC-EX

1

2 3

1

2

3

4

Mapa Estratégico

Tablero de Gestión

Ficha de Indicador

Ficha de Iniciativa

4

1

2

3

4

21

Ficha de Indicador Creciente

DEI - E - Ficha de Indicador Creciente.xls

DEI - E - Ficha de Indicador Creciente.xls

22

Ficha de Indicador Decreciente

DEI - E - Ficha de Indicador Decreciente.xls

DEI - E - Ficha de Indicador Decreciente.xls

Ficha de Iniciativa - versión simplificada

GIE - E - Ficha de Iniciativa - Simplificada.xlsGIE - E - Ficha de Iniciativa - Simplificada.xls

Ficha de Iniciativa - versión completa

GIE - E - Ficha de Iniciativa - Completa.xlsGIE - E - Ficha de Iniciativa - Completa.xls

25

Contenido

1.0 Conceptos

2.0 Entregables

3.0 Insumos

4.0 Actividades

5.0 Roles

Anexos

26

Presentación de Control Estratégico Mensual

CES - A - Procedimiento CES.pptCES - A - Procedimiento CES.ppt

Ciclo de Control Estratégico - Procedimiento General

Paso 1: Tablero de Gestión Mensual • Enfocar: Agenda del

Comité de Gestión Estratégica

• Desarrollar: Comité de Gestión Estratégica

• Aprobar: RDP del Comité Estratégico

Paso 2: Comité Estratégico Mensual

• Enfocar: Tablero de Gestión Estratégica Inicial

• Desarrollar: Tablero de Gestión Estratégica Inicial

• Aprobar: Tablero de Gestión Estratégica Inicial

Más contenido en: CES - A - Procedimiento CES.pptMás contenido en: CES - A - Procedimiento CES.ppt

28

Ciclo de Control Estratégico - Procedimiento General (Uso de la Agenda y Acta de Sesión)

Fichas de Indicador y de Iniciativa actualizadas

Oficina / Función de Gestión Estratégica - Preparar el Comité de Control Estratégico - Contenido

Agenda y Acta de Sesión (AACT) - Acta Ciclo Anterior

Tablero de Gestión Estratégico Ciclo Actual

Agenda y Acta de Sesión (AACT) - Borrador (Acta Ciclo Actual)

Oficina / Función de Gestión Estratégica - Evaluar los Resultados del Comité de Control Estratégico - Avance

Agenda y Acta de Sesión (AACT) - Acta Ciclo Actual

Comité de Gestión Estratégica (Gerente General)- Desarrollar el Comité de Control Estratégico - Avance

Responsables de:a) Indicadores y b) Iniciativas

Ava

nces

Datos complementarios

4

Oficina / Función de Gestión Estratégica - Actualizar el Tablero de Gestión Estratégica

Avances de los pendientes del AACT

1

2

3

Datos complementarios

Agenda y Acta de Sesión (AACT) - Agenda Ciclo Actual

Detalle de: “2. Preparar el Comité de Control Estratégico”

Realizar Seguimiento a Pendientes acordadas el Mes Anterior (para definir el estado)

Agenda y Acta de Sesión (AACT) -Acta Mes Anterior

Tablero de Gestión Estratégico - Mes Actual

Agenda y Acta de Sesión (AACT) -Agenda Mes Actual

Agenda y Acta de Sesión (AACT) -Acta Mes Anterior con Avances a la fecha

Responsables de:a) Indicadores y b) Iniciativas

Avances de las Acciones del AACT

2.1

En estas actividades de preparación es donde se aprecia de manera especial el aporte de la Oficina / Función de Control Estratégico, la eficaz conducción del Control Estratégico y con ello en la Implementación del Plan Estratégico. Con una correcta preparación el Comité de Control fluirá de manera ágil y se

enfocará en los aspectos clave, haciendo un buen uso del tiempo de los Ejecutivos participantes.

En estas actividades de preparación es donde se aprecia de manera especial el aporte de la Oficina / Función de Control Estratégico, la eficaz conducción del Control Estratégico y con ello en la Implementación del Plan Estratégico. Con una correcta preparación el Comité de Control fluirá de manera ágil y se

enfocará en los aspectos clave, haciendo un buen uso del tiempo de los Ejecutivos participantes.

Calendario de Agenda del Comité de Gestión Estratégico

Insertar datos: Objetivos según Calendario de Agenda del Comité de Gestión Estratégico (Preparar Comité de Gestión Estratégico)

2.2

30

Instructivo para conducir un Comité de Control Estratégico

CES - A - Instructivo para Comité Estratégico.xls CES - A - Instructivo para Comité Estratégico.xls

31

Contenido

1.0 Conceptos

2.0 Entregables

3.0 Insumos

4.0 Actividades

5.0 Roles

Anexos

32

Roles: Los específicos para este Componente Metodológico

CES - R - Funciones.xls

CES - R - Funciones.xls

Roles de la Oficina de Gestión Estratégica (*)

34

Contenido

1.0 Conceptos

2.0 Entregables

3.0 Insumos

4.0 Actividades

5.0 Roles

Anexos

35

• Encuesta entre 156 ejecutivos a nivel mundial.• Sólo 11% dijo estar muy satisfecho con

el Planeamiento Estratégico y cree que vale el esfuerzo que se le dedica.• La gran mayoría se encuentran

escépticos sobre el aporte del Plan Estratégico y cree que no llega a influenciar en la dirección que toma la organización.

NO es posible hacer un buen Plan … mediante un Proceso Anual (*)

(*) Mankins, Michael C. and Steele, Richard (2006). ‘Stop Making Plans; Start Making Decisions’, Harvard Business Review, January, pp. 76-84.

36

El XPP simplificado y Herramientas Metodológicas de M+S

37

• KAPLAN, R. S. y NORTON, D. P. (2005). La Oficina de Gestión de la Estrategia. Harvard Business Review, Octubre 2005, p.64-74

• KAPLAN, R. S. y NORTON, D. P. (2008). The Execution Premium – Integrando la estrategia. España. Ediciones Deusto 2008.

• Medina La Plata Edison (2009). Business Intelligence, una guía práctica.

• MURALIDHARAN, R (1997). Strategic Control for Fast-moving Markets: Updating the Strategy and Monitoring Performance. Long Range Planning, 1997. Vol. 30, N° 1, p.64-73.

• MURALIDHARAN, R. (2004). A framework for designing Strategy Content Controls. International Journal of Productivity, 2004. Vol. 53, N° 7, p.590-601.

• PMI (2005). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). USA, Project Management Institute. 2005. 3ra. Edición.

Bibliografía