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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Generalidades sobre la función de recursos humanos

La administración de recursos humanos es una función operacional

relativamente reciente. El profesional de recursos humanos es un

administrador localizado en grandes, medianas y, en algunos casos,

pequeñas organizaciones, ya que la administración de personal es aplicable

a cualquier tipo o tamaño de organismo social.

La administración de personal se aplica a la dotación de recursos humanos, a

la administración de sueldos, a la negociación del contrato colectivo, a la

capacitación y desarrollo, entre tantos. Por lo tanto, toda persona, de

cualquier nivel en cualquier tipo y tamaño de empresa, interviene en la

administración de personal, la planeación de recursos humanos, la

organización del trabajo y la dirección y control de la organización en la que

trabaja.

Cuando una organización alcanza cierto nivel de complejidad, es de esperar

que incluya una unidad especializada de personal, es decir, un

Departamento de Recursos Humanos, responsable de apoyar a los otros

departamentos.

La administración de un sistema de recursos humanos requiere que la

estructura del organismo social incluya una serie de unidades orgánicas

especializadas, dirigidas por personas capacitadas para realizar todas las

funciones del sistema de personal.

Con frecuencia, se dice que la administración la constituyen personas. Sin

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embargo, el Departamento de Personal desempeña un papel muy particular

en este campo, pues el hecho de que el personal sea responsabilidad de

toda la organización, a la vez que de un departamento específico, lleva a

que las gerencias de línea y el departamento participen de manera conjunta

en actividades, como: la planeación de recursos humanos, la selección y el

control y disciplina del personal.

Desarrollo funcional de la administración

El desarrollo de las funciones básicas de la administración coincide con el

desarrollo industrial de los países, pues ambos fueron impulsados por la serie

de problemas que se listan a continuación.

Formas ineficientes de producción

Éste fue el primer problema administrativo que la industria tuvo que enfrentar.

Los primeros estudios al respecto fueron realizados por Towne y Metcalfe,

quienes aplicaron conceptos de control. Los siguientes se deben a F. W.

Taylor, los Filbreth, Gantt, entre otros, quienes conformaron un concepto

nuevo e integral de la administración. En consecuencia, se considera que es

en esta etapa cuando nace la administración de la producción.

Insuficiencia de capitales

Las innovaciones tecnológicas para la producción en masa requirieron

inversiones en instalaciones, maquinaria, equipos costosos, financiamiento

para materias primas, productos terminados y fuerte capital de trabajo.

Surgió así la administración financiera.

Aparición de la competencia

Al tener que competir con empresas rivales surgió la necesidad de ampliar los

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mercados, para colocar la producción a gran escala. Se desarrollaron

entonces las técnicas de comercialización, las cuales se ocupan desde el

almacenamiento y transportación del producto terminado, hasta su

adquisición por parte del consumidor. Cobró importancia la administración

de la mercadotecnia.

Mayor complejidad de los recursos humanos

Con el crecimiento de la fuerza de trabajo, la complejidad de puestos de

gerentes de área, la aprobación de leyes y reglamentos laborales y el

surgimiento de sindicatos, nació la necesidad de contar con personal

especializado en esta área. Así apareció la administración de recursos

humanos.

ORÍGENES DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL

Las organizaciones modernas se caracterizan, sobre todo, por aprovechar las

destrezas de especialistas para enfrentar los problemas administrativos

complejos. Como es imposible que los gerentes de área dominen todas las

funciones especializadas (personal, sistemas y procedimientos, auditoría

administrativa, informática), crean unidades orgánicas especiales para

asesorarlos, prestarles servicios y evaluar su trabajo.

Se considera que la función de personal se desarrolló en el periodo

comprendido de 1900 a 1930, el cual atravesó por las distintas etapas que se

explican a continuación:

Paternalismo

Una de las primeras manifestaciones organizadas de preocupación por la

función de personal fue el movimiento de bienes industriales anterior a la

Primera Guerra Mundial. Como la Revolución industrial había traído consigo

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muchas privaciones, la vida era dura para clase trabajadora. A fin de aliviar

tales condiciones algunos patrones iniciaron diversos programas que

beneficiaran a sus trabajadores como préstamos, fondos de ahorro, etcétera.

Empleo y expedientes

Muchos departamentos de personal se crearon en realidad como secciones

para manejar expedientes. Su función era la de procesar estadísticas de

empleo (fecha de ingreso del trabajador, antecedentes, oficio

desempeñado y medidas disciplinarias impuestas como la de registrar los

tiempos y la producción para elaborar las nóminas).

Aprovechamiento de nuevos conocimientos

En las décadas de 1910 y 1920 se ubica el movimiento de la administración

científica, la cual demostraba que se podía mejorar la productividad con el

estudio de tiempos y movimientos, la planeación de tareas, el diseño de

herramienta y la aplicación de incentivos.

Legislación laboral

El gobierno marcó la pauta para reformar la relación de la empresa con el

personal, al crear y promulgar leyes que protegen al trabajador, las cuales

imponen normas de contratación, regulación de salarios, honorarios, higiene

y seguridad y prestación de seguridad social.

Sindicalismo

La oposición de los patrones a los sindicatos de trabajadores aumentó el

prestigio de los departamentos de personal, ya que muchos de los programas

iniciales de los sindicatos incluían la búsqueda de prestaciones laborales y se

consideraba que con los departamentos de recursos humanos se podían

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neutralizar.

Década de 1930

Durante esta década se originó otro cambio. En muchas empresas se decidió

que el Departamento de Personal tendría que encargarse de todas las

relaciones con los empleados y trabajadores, se le atribuyó la facultad de

seleccionar al personal, así como de contratar, despedir, trasladar o

ascender a los trabajadores, de determinar los jornales, y de negociar con el

sindicato, en el caso de que lo hubiera. Como en muchas empresas se

establecieron sindicatos, el Departamento de Personal ganó importancia.

Ahora tenía la responsabilidad de negociar el contrato colectivo y manejar

las reivindicaciones de los trabajadores. Como los sindicatos buscaban

puntos débiles en la organización, se otorgó al Departamento de Personal

todavía mayor control centralizado sobre las actividades personales en todo

el organismo.

Época presente

En la actualidad, la influencia y el prestigio de la función de personal han

aumentado por muchas razones. La dirección superior ya no concibe el

trabajo del Departamento de Personal sólo como un conjunto de técnicas

diversas para mantener satisfechos a los trabajadores o cumplir las

obligaciones que impone el gobierno. Dentro de la organización existe

también, un grupo cada vez más grande de profesionales especialistas

encargados de planear los recursos humanos a corto y a largo plazos, de

colocar de manera eficiente al personal requerido, de llevar a cabo el

proceso de capacitación y desarrollo, de crear sistemas de remuneración

justos y de evaluar el desempeño del personal a todos los niveles.

Las organizaciones europeas veían al Departamento de Personal con cierto

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escepticismo, creían que además de innecesario era fuente de costos

indirectos. Consideraban también, que sólo era una moda estadounidense

inútil. Sin embargo, con el tiempo reconocieron su importancia y en la

actualidad, los departamentos de personal son ampliamente aceptados

como parte de una administración efectiva, en casi todos los países de

Europa.

DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE PERSONAL

La función de personal dentro de las organizaciones se ha transformado de

manera sorprendente en las dos últimas décadas, pero aún continúa

desarrollándose. Y la nueva orientación, que se vislumbra, nos permite

predecir el papel que esta función desempeñará en el futuro.

La evolución de la función de personal ha sido determinada por influencias

generales y particulares.

Las influencias generales están estrechamente ligadas a las corrientes

económicas y sociales pero también, a situaciones de tipo legal y social.

Las influencias particulares se encuentran vinculadas al objetivo de la

dirección superior de una empresa, al crear el área de la gestión de personal

pero también, a la estructura organizacional del ramo al que pertenezca la

empresa.

En términos generales, en el desarrollo de la función de personal pueden

observarse los siguientes tres periodos.

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Periodo administrativo

En este periodo los problemas de personal no difieren mucho de los otros que

enfrenta la organización para conseguir sus objetivos. La estructura de las

condiciones básicas en que se lleva a cabo la gestión de personal es

realmente sencilla. La mayoría de los colaboradores están ocupados en

tareas de gestión (ejecutivas).

Este periodo se caracteriza también porque, como la sociedad se desarrolla

con lentitud, el comportamiento del personal es casi igual tanto dentro como

fuera de la organización, es decir, no se producen conflictos graves en el

interior de ésta. Se caracteriza, además, porque corno la atención al personal

es amplia, no sólo cubre las necesidades de seguridad social que éste tiene

fuera de la organización sino que también, cumple con la responsabilidad

paternalista de la organización, típica también de este periodo.

Periodo de aceptación

Este periodo se caracteriza porque las condiciones del periodo anterior

empezaron a cambiar y comenzaron a surgir diferentes problemas de

personal.

En primer lugar, las exigencias cualitativas en todas las áreas de trabajo

aumentaron, y este cambio exigió que los colaboradores fueran más

especializados y que las estructuras se modificaran. En segundo lugar, se

desarrolló una situación económica y político-demográfica en la que la

fuerza de trabajo comenzó a escasear. Se volvió cada vez más difícil

conseguir personal en el mercado de trabajo, no sólo para puestos de nivel

administrativo, sino también personal no calificado.

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Este periodo se caracteriza, además, porque evolucionaron los criterios sobre

seguridad de la vida, así como: sobre la legislación laboral y la fijación de

tarifas salariales. Con ello, se amplió la zona de seguridad de cada

colaborador y disminuyó el margen de acción de la empresa en el aspecto

legal, ya que la legislación laboral, social y fiscal lo limitó cada vez más.

Como resultado de lo anterior, la función del Departamento de Personal

rebasó los límites de la selección, contratación, administración, asistencia

social y cobró mayor importancia para la administración de personal, al

ocuparse también de la inducción, capacitación y desarrollo del personal de

la empresa.

En este periodo los recursos humanos se volvieron tan importantes como los

financieros o los técnicos, en ocasiones incluso más importantes, ya que

terminó por reconocerse el peso que tienen en las decisiones que afectan a

la política general de la empresa, razón por la cual se han vuelto tema de

análisis de la dirección.

Periodo de integración

Durante este periodo continúa la evolución iniciada en el anterior. Ahora son

los factores externos los que determinan la administración de personal dentro

de la empresa debido a que todos ellos están estrechamente relacionados

entre sí y dependen unos de otros.

Se considera que los factores externos son:

• La escasez de personal en el mercado de trabajo.

• La rapidez de la evolución tecnológica.

• El proceso de transformación de la sociedad.

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• El incremento de la calidad de la fuerza de trabajo contratada.

• La tendencia del aumento de los costos de personal.

• Las disposiciones legales: laborales, sociales y de fijación de salarios.

• La rentabilidad de la administración de personal.

En este periodo la economía se consolidó y la mayoría de los países se

industrializaron o estaban en proceso de industrialización. La velocidad del

desarrollo industrial llegó a tal punto que todas las reservas laborales estaban

en activo. Debido a esto sobrevino una nueva etapa de escasez en el

mercado de trabajo, la cual ejerció presión sobre el desarrollo tecnológico.

Esta relación mutua entre la escasez en el mercado de trabajo y la

racionalización dio como resultado que el desarrollo tecnológico se

acelerara aún más.

A su vez, el desarrollo tecnológico influyó en gran manera en la preparación

y la continuidad de la capacitación del trabajo, y en el desarrollo del

personal administrativo como respuesta a las exigencias actuales de un muy

alto grado de movilidad y de capacidad de adaptación por parte del

personal. En otras palabras, de una gran movilidad física y flexibilidad

psíquica.

A partir de lo expuesto se puede concluir que el desarrollo de la función de

personal se relaciona de manera estrecha con el proceso de

transformación de la sociedad.

IMPORTANCIA Y NECESIDAD DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Los objetivos de una organización son, entre otros, hacer frente a las

necesidades de bienes y servicios específicos, obtener remanentes por estos

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logros y, en último término, satisfacer las necesidades de su personal. Sin

embargo, el logro de los objetivos depende sobre todo de los esfuerzos del

personal. Por consiguiente, es necesario reconocer no sólo la importancia

de la labor del departamento de recursos humanos sino también la de que

los gerentes de área reconozcan al recurso humano en las operaciones

diarias de una organización.

La función del departamento de personal dirige su atención al

reconocimiento de los problemas administrativos relacionados con los

recursos humanos y subraya la efectividad del personal en sus trabajos como

la clave del éxito administrativo.

Una organización necesita personal de nivel operativo y de apoyo, así

como de nivel administrativo y directivo para realizar toda una gama de

actividades. Es por esto que el trabajo del departamento de recursos

humanos es tan importante, pues el éxito de la organización depende de

qué tan eficaz sea éste para dotarlo de personal competente.

Por lo común, el Departamento de Personal de una empresa que empieza es

pequeño y depende de un administrador ejecutivo de nivel medio, pero a

medida que aumentan las exigencias, recaen sobre él y surgen nuevas

demandas, aumenta también su importancia y complejidad, hasta que llega

a un punto en que es necesario que el personal del Departamento de

Recursos Humanos aumente su nivel de especialización para afrontar el

crecimiento. Si el departamento continúa creciendo, se divide en secciones

muy especializadas.

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NECESIDAD DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL

¿Por qué es necesaria la creación de un Departamento de Personal?

La función de personal se ha vuelto muy importante para la administración

de las organizaciones. Los diversos factores que han contribuido a este

fenómeno son los que se explican a continuación:

Puestos de gerentes de área complejos

El aumento en las responsabilidades que los gerentes de área de una

empresa tienen que enfrentar los ha obligado a pedir ayuda especializada.

Y como los problemas más importantes y urgentes de resolver, por lo general,

se relacionan con el personal, han tenido que recurrir a los especialistas en la

administración de recursos humanos y con ello han contribuido al

establecimiento y desarrollo del departamento de personal.

Influencias externas

Se considera corno influencias externas a las leyes y reglamentos (que rigen

las relaciones laborales, las cuales crearon la necesidad de capacitar a

gente que pueda interpretarlas y elaborar programas que aseguren su

cumplimiento. Otras influencias externas que también desempeñaron un

papel muy importante en el desarrollo de la función de personal son los

sindicatos y el mercado de trabajo. Lo anterior, permite concluir que estas

influencias contribuyeron en mucho mayor grado al desarrollo de la

función de personal.

Necesidad de congruencia

Confiar sólo en el criterio de los gerentes de área para tomar decisiones que

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afecten al personal suele conducir a que se trate a los empleados de

manera incongruente. Por ejemplo, algunos gerentes pueden basar su

decisión para conceder aumentos de salarios a sus subalternos en sus

simpatías personales, en tanto que otros pueden basarla en la manera en

que éstos se desempeñen. El problema es que estas incongruencias

provocan que los trabajadores sientan que no se les da un trato justo.

Necesidad de pericia

Todos los factores hasta aquí expuestos han vuelto más complejas las

funciones de personal y esto ha llevado a que sólo puedan ser realizadas por

personas experimentadas, con pericia.

Reconocimiento de la importancia de los recursos humanos

Las organizaciones terminaron por reconocer que los recursos humanos

como insumo son vitales para el éxito de las organizaciones sociales. Por

consiguiente, dieron también mayor importancia al papel que la función de

personal desempeña en una empresa.

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Un departamento especializado en los trabajadores de organizaciones

medianas o grandes, con empleados tanto de tiempo total como parcial,

en el área de recursos humanos, llevan a que es adecuado denominarlo

Departamento de Personal o de Recursos Humanos. En organizaciones

pequeñas puede no existir tal departamento, dado que los diversos

componentes centralizados de la función de personal pueden ser

manejados por el propietario o el ejecutivo en jefe.

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La estructura formal de una organización define la autoridad, las

responsabilidades y las funciones que deben ser ejecutadas en cada puesto.

Pero en ello y por consiguiente, en la administración de personal también

influyen los trabajadores.

Para ubicar de manera correcta el nivel jerárquico de una unidad de

recursos humanos, se tiene que recurrir primero a la estructura general de la

organización. Existen diversos tipos de estructura organizacional, pero los

más comunes son: la organización lineal, la organización función y la

organización de línea y asesoría. El tipo de estructura organizacional que se

aplica depende del tipo y tamaño del organismo social. Para diseñar la

estructura de una organización es necesario identificar las condiciones

estratégicas y tecnológicas, así como el medio ambiente en que ésta

funciona.

La función de recursos humanos debe ubicarse en el mismo nivel jerárquico

que las de producción, mercadotecnia y finanzas.

Esto se debe a las razones que se exponen a continuación:

La primera es que el Departamento de Personal ganó importancia,

conforme avanzó el progreso industrial y tecnológico, así que es necesario

ubicarlo en el mismo nivel que las otras funciones operacionales básicas.

La segunda, que como es una función operacional integradora, o sea que

atiende y asesora en materia de personal a todos los departamentos de la

organización, requiere tener amplias facultades.

La estructuración orgánica del Departamento de Recursos Humanos

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reflejará no sólo las funciones que le corresponden sino también, el tamaño

de la organización. Cuando la organización es pequeña, el área de

personal puede constar sólo de un responsable, un auxiliar y una secretaria.

Sin embargo, cuando es mediana, requiere la creación de un

Departamento de Personal con dos secciones y, cuando es grande,

necesita incluir varios administradores subordinados, quienes informarán al

gerente de área.

Tamaño del departamento de recursos humanos

El cumplimiento de los diversos objetivos y funciones que le corresponden al

Departamento de Personal dependerá de que este se organice para

alcanzarlos de manera óptima. En primer lugar, deberá enfocarse en la

imagen del colaborador y en desplegar la disposición y capacidad de

rendimiento de éste en todas las áreas funcionales. Sin embargo, no basta

con impulsar el cambiar de funciones de la administración moderna de

personal y adaptarse a él, también es necesario comprender sus

consecuencias. En segundo lugar, es necesario dotar al departamento con

la plantilla correspondiente de trabajadores, darle la importancia necesaria

dentro de organización de la empresa y, sobre todo, diseñar

adecuadamente la organización de éste. En la actualidad, esta última

exigencia está muy lejos de verse satisfecha. Si comparamos las distintas

formas en que se organiza el departamento en diferentes empresas,

podremos comprobar que la estructura organizacional de esta función

operacional varía mucho entre unas a otras. Estas diferencias en la

organización, probablemente son más grandes que las que se observan en

otras áreas funcionales.

Estas diferencias tienen su origen en diversas causas, una de ellas se

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relaciona con el ramo y el volumen de la empresa; otra, con la influencia

del desarrollo de cada una de las empresas; y con las exigencias que se

desprenden de la administración de personal dentro de organizaciones.

Pero una de las causas más importantes es, sin duda, que desde hace unas

dos décadas la administración de personal dentro de las empresas ha

pasado a primer plano. Por lo tanto, no ha sido posible iniciar el proceso de

transformación en la estructura de su organización, el cual incluye el

planteamiento de nuevos campos de acción de la función de personal en

las organizaciones para que alcance una forma uniforme.

Las funciones específicas asignadas al Departamento de Personal influyen

en el tamaño de éste y en el número de personas que emplea. El número

de empleados en dicho departamento, en relación con el total de fuerza

de trabajo empleada en una empresa, dependerá del tamaño de ésta, de

la disponibilidad de recursos financieros y del alcance de sus planes y

objetivos.

Naturaleza de la autoridad del departamento de recursos humanos

La función de personal a nivel departamental o divisional abarca todas las

funciones operacionales (producción, rnercadotecnia, finanzas). En síntesis,

es responsable de toda la organización.

Funciones asignadas al departamento de recursos humanos

Delimitar las funciones inherentes al Departamento de Recursos Humanos es

una tarea que tiene que realizar la dirección superior para lograr coordinar

sus relaciones con los demás departamentos. Dicho departamento, como

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tal, constituye un grupo asesor que ayuda a los funcionarios de las demás

áreas operativas en los asuntos relativos a políticas de personal, controles que

deben llevarse a cabo, planes de remuneración, programas de

capacitación, desarrollo y seguridad, así como en lo relacionado con las

actividades recreativas. En sí, los funcionarios de área reciben ayuda

especializada del Departamento de Personal en la misma forma que otras

áreas de especialistas los asesoran de manera técnica, como las unidades

de auditoría administrativa, de sistemas y procedimientos y la jurídica.

Objetivos y funciones del departamento de recursos humanos

Me da pean con alejo

La administración de recursos humanos consiste en captar, mantener

trabajando y dando el máximo de sí al personal de la organización, con una

actitud positiva y favorable. La finalidad es proporcionar a la organización

fuerza laboral eficiente. Para lograr esto es necesario conocer la manera en

que los organismos sociales obtienen, desarrollan, utilizan y evalúan los tipos y

las cantidades correctas de personal, lo cual sólo se puede lograr mediante

el estudio de la administración de personal.

En la práctica, el éxito del Departamento de Recursos Humanos depende de

que logre sus objetivos, los cuales se derivan de los objetivos

organizacionales. Los objetivos del departamento de personal, los cuales

deben expresarse por escrito, en la práctica sirven como guía para fijar las

funciones principales de éste.

Los cinco objetivos de un departamento de recursos humanos son los

siguientes:

1. Proporcionar a la organización la fuerza laboral eficiente para

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alcanzar los objetivos organizacionales, y aconsejar a otros

departamentos.

2. Planear los recursos humanos para asegurar una colocación

apropiada y continua.

3. Mejorar la calidad de los recursos humanos para aumentar su

eficacia en todos los niveles de la organización.

4. Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales de

aplicación para cumplir los objetivos organizacionales e

individuales del personal.

5. Aumentar la eficacia y eficiencia administrativa de la

organización con los recursos humanos disponibles.

Funciones del departamento de recursos humanos

La función principal de este departamento consiste en planear los recursos

humanos para asegurar que sean colocados de manera adecuada y en

las cantidades correctas. Pero también le corresponde:

• Suministrar personal idóneo a todos los departamentos de la

organización, en forma eficiente.

• Efectuar una adecuada contratación e inducción del nuevo personal

a fin de lograr un comienzo productivo.

• Fijar un sistema de remuneración justa para alcanzar los niveles

deseados de desempeño.

• Ejercer programas permanentes de capacitación y desarrollo de

personal que aumenten su capacidad operativa.

• Ejercer una adecuada administración del contrato colectivo de

trabajo y lograr adecuadas relaciones laborales.

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• Promover, junto con el sindicato, programas de higiene y seguridad.

• Establecer adecuadas comunicaciones y relaciones humanas.

• Hacer respetar la autoridad y mantener la disciplina requerida en la

organización.

Características de un buen director de personal

El director de la unidad de recursos humanos desempeña un papel muy

importante en la compleja organización moderna, es el responsable de la

organización y del desarrollo de estos recursos, de los cuales dependen

todos los demás de la organización.

Esta responsabilidad demanda que el titular de la función de personal

posea habilidades que le permitan resolver, de la mejor manera, los

problemas laborales cotidianos.

Un buen director de personal deberá ser una persona ecuánime e

imparcial, desprovista de prejuicios y con suficiente capacidad para no

dejarse dominar por el poder que le confieren las relaciones informales, así

como el trato directo y continuo tanto con la dirección superior como con

otros funcionarios de área.

La educación, el conocimiento, las habilidades y las destrezas que debe

tener un buen director de personal podrían incluir lo siguiente:

• Formación profesional en el área de administración.

• Conocimientos especializados de administración de personal y de

ciencias relacionadas.

• Conocimiento de los principios y las prácticas de las relaciones

humanas.

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• Conocimiento amplio de la reglamentación, así como de los

contratos, reglamentos y estatutos de personal que regulan las

relaciones laborales en la organización.

• Habilidad para programar, dirigir y coordinar el desarrollo de

programas de administración de personal.

• Habilidad para analizar situaciones complejas y tomar decisiones de

manera efectiva.

• Habilidad para expresarse de manera clara, concisa y efectiva, tanto

en forma oral como escrita.

• Habilidad para tratar de manera cortes y diplomática con jefes de

área y con el público en general.

El éxito del director de personal dependerá de su habilidad para aplicar los

principios y técnicas de administración de recursos humanos a los

problemas específicos que se le presenten.