50 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

P.1. Principio de la contribución al objetivo: El propósito de cada plan y de todos los planes de apoyo es promover el logro de los objetivos de la empresa.

Interpretación:Este principio, que los planes desarrollen, o creen se hagan pensando en que la empresa crezca con sus objetivos que se han propuesto”

P.2. Principio de los objetivos: Si los objetivos tienen sentido para las personas, tienen que ser claros, alcanzables y verificables.

Interpretación:Que cada objetivo sea entendido por cualquier trabajador sea nuevo o de antigüedad, que los puedan desarrollar y verificar si se están cumpliendo.

P.3. Principio de prioridad de la planeación: La planeación precede lógicamente a todas las demás funciones administrativas.

InterpretaciónQue lo más importante para la administración es un buen plan con objetivos claros precisos y verificables

P.4. Principio de eficiencia de planes: La eficiencia de un plan se mide por la cantidad que aporta al propósito y a los objetivos; se compensa con los costos requeridos para formularlo y operarlo, y por las consecuencias no buscadas.

InterpretaciónAl desarrollar a proponer un plan debemos observar el costo – beneficio que brinda a la empresa, si al crearlo devolverá lo invertido, y una garantía o solamente pérdidas.

P.5. Principio de las premisas de planeación: Cuanto más concienzudamente, los individuos a cargo de la planeación, entiendan y concuerden en utilizar premisas de planeación congruentes, mas coordinada será la planeación de la empresa.

Interpretación:Los trabajadores a cargo de la planeación tendrán la satisfacción de que esta será más coordinada en la organización, en cuanto comprendan de la mejor manera las premisas de planeación. Las premisas no son más que suposiciones previas ante la planeación misma.

P.6. Principio de la estrategia y la estructura de la política: Cuanto mayor sea el número de estrategias y políticas que se entienden claramente y se lleven a la práctica, más congruente y eficaz será la estructura de los planes de la empresa.

Interpretación:Si al crear varias estrategias y políticas, están bien definidas se podrán desarrollar acorde a lo que la empresa requiere y necesita

P.7. Principio del factor limitante: En la elección entre alternativas, con cuanta mayor precisión puedan los individuos reconocer y encontrar solución a los factores que son limitantes o decisivos para el logro de la meta deseada, más fácil y precisamente pueden elegir la alternativa más favorable.

Interpretación:Cuando uno comienza a desarrollar los objetivos, siempre va ver factores que retrasen el proceso. Si los encargados son personas que saben recocer y encontrar la alternativa favorable

P.8. Principio del compromiso: La planeación lógica debe acabar en el futuro un periodo que es necesario para prever, en lo posible, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de la serie de compromisos que implique una decisión que tomemos ahora.

Interpretación:Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos a los cambios imprevistos.

P.9. Principio de la flexibilidad: Dar flexibilidad a los planes aminorará el peligro de las pérdidas sufridas por percances inesperados, pero es preciso poner el costo de esta flexibilidad en la balanza y ponderarlo contra sus ventajas.

Interpretación:Los planes deben ser flexibles para poder realizar en ellos los ajustes o cambios que resulten convenientes y no cause problemas en la organización

P.10. Principio del cambio de navegación: Cuanto más comprometen las decisiones de planeación a las personas a seguir un cambio seguro, más importante es repasar los hechos y expectativas periódicamente y rehacer los planes según sea necesario parta mantener el rumbo a una meta deseada.

Interpretación:Cuanto mayor se extienda el futuro y los compromisos propios en las decisiones de planeación, mayor será la importancia de que el administrador revise periódicamente los hechos y perspectivas y que trace los planes nuevamente según sea necesario para mantener el rumbo hacia una meta prevista.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

P.11. Principio de unidad de los objetivos: Una estructura de organización es efectiva si les permite a los individuos contribuir a los objetivos de la empresa.

Interpretación: Si pedimos a los empleados que contribuyan con la elaboración de los objetivos, estos serán más acordes a la realidad de la empresa

P.12. Principio de eficiencia organizacional: Una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los objetivos de una empresa con el mínimo de consecuencias o costos no proyectados.

Interpretación: Si la estructura organizacional se ha creado con diferentes niveles se tiene que ver si todos esos niveles apoyan al conseguimiento de los objetivos de la empresa, o eliminarlos si causan mayor costo que beneficios

P.13. Principio del tramo de administración: En cada puesto administrativo, hay un límite al número de personas que un individuo puede dirigir de manera efectiva, pero el número exacto dependerá del efecto de variables básicas.

Interpretación: Cada jefe debe tener un número determinado de subordinados para que puede dirigirlos de manera efectiva de esta forma conseguirá los objetivos de una forma más rápida y mejor.

P.14. Principio escalar: Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto de administración más alto hasta cada puesto subordinado en una empresa, más clara será la responsabilidad de la toma de decisiones y más efectiva será la comunicación organizacional

Interpretación: Al definir en la organización la autoridad en cada nivel, los jefes sabes sus responsabilidades, y la comunicación entre toda la empresa.

P.15. Principio de delegación por resultados esperados: La autoridad delegada individualmente a todos los administradores debe ser adecuada para asegurar su capacidad de lograr los resultados esperados.

Interpretación: Se debe dar la autoridad a cada jefe o gerente de cada área y no quitarle frente a otras personas las decisiones que ya hayan tomado.

P.16. Principio de responsabilidad absoluta: La responsabilidad de los subordinados por su desempeño ante sus superiores es absoluta, y estos últimos no pueden eludir la responsabilidad de las actividades de organización de sus subordinados.

Interpretación: Cada jefe o gerente tiene que asumir la responsabilidad de cada subordinado y estos no debe eludir ante sus jefes inmediatos.

P.17. Principio de paridad de autoridad y responsabilidad: La responsabilidad de los actos no debe ser mayor, ni menor, que la que implica la autoridad delegada.

Interpretación: Que las decisiones, autoridad y responsabilidad en cada nivel deben estar de acuerdo al puesto y no tomar decisiones que no le corresponden.

P.18. Principio de unidad de mando: Cuanto más completas sean las relaciones de reporte de un individuo a un solo superior, menos problemas habrá de instrucciones en conflicto y mayor será el sentido de la responsabilidad personal por los resultados.

Interpretación:

Cuando mayor este delimitado a quien le va a reportar los resultados a acciones mejor sería la relación entre jefe y subordinado.

P.19. Principio del nivel de autoridad: El sostenimiento de la delegación que se pretende requiere de las decisiones dentro de la autoridad de los administradores las tomen ellos y no las remitan a niveles superiores de la estructura de la organización.

Interpretación: Cuando haya la necesidad de tomar decisiones debe hacerlos en su nivel aunque sea difícil y no evadirlos a sus superiores evitando la responsabilidad por las decisiones que posiblemente pudieran suceder

P.20. Principio de definición funcional: Cuanto más clara sea la definición de los resultados esperados, las actividades a emprender y la autoridad organizativa delegada en una posición o un departamento, y más se comprenden claramente la autoridad y las relaciones de información con otras posiciones, más adecuadamente pueden contribuir los individuos al logro de los objetivos de una empresa

Interpretación: Cuando ya esté completamente los objetivos que queremos alcanzar bien definidos la autoridad, la delegación, comunicación mejor será la contribución hacia lo que la empresa desea alcanzar

P.21. Principio de equilibrio: En toda estructura hay necesidad de equilibrio. La aplicación de los principios o técnicas tiene que equilibrarse para asegurar la eficiencia total de la estructura en el logro de los objetivos de la empresa.

Interpretación:

Siendo la organización un mundo de procedimientos dentro de procesos, existen ineficiencias en tramos amplios de administración y debe quedar claro que las pérdidas tienen que balancearse con las ganancias al delegar autoridad

P.22. Principio de flexibilidad: Cuanto más se haga por incorporar la flexibilidad en la estructura de la organización, más adecuadamente puede cumplir esta estructura con su propósito.

Interpretación:

Sabemos que el entorno es cambiante en varios sentido, ya sea en lo económico, lo político y lo tecnológico. Es labor de toda organización ajustar sus procedimientos a dichos cambios, ya que de no ser así será incapaz de afrontar los futuros problemas que se les presentarán.

PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN DEL PERSONAL

P.23. Principio de facilitación del liderazgo: Cuanto más permitan una estructura de organización y la delegación de autoridad a los administradores diseñar y mantener un ambiente propicio para el buen desempeño, más ayudarán a las capacidades de liderazgo de esos administradores.

Interpretación:

Organizar es una técnica para promover el liderazgo, es necesario establecer una correcta estructura organizacional con el fin de generar un entorno ideal para el trabajo en equipo delegando responsabilidades.

P.24. Principio del objetivo de la integración de personal: El objetivo de la integración de personal administrativo es asegurar que las funciones organizacionales queden a cargo de elementos calificados que estén capacitados para ocupar esos puestos y dispuestos a hacerlo.

Interpretación:

Destaca la necesidad de encontrar a las personas que cuenten con las características requeridas para ocupar algún puesto en la organización. No es un trabajo fácil de realizar, pero existen técnicas y procedimientos que se llevan a cabo para logra una correcta integración del personal.

P.25. Principio de la integración de personal: Cuanto más clara sea la definición de las funciones organizacionales y de sus requerimientos humanos, y mejores sean las técnicas de apreciación administrativa y de capacitación capacitadas, más alta será la calidad de la capacitación.

Interpretación:

Si requerimos una alta calidad de la capacitación, es necesario tener bastante claro cuáles son las funciones y las características que se requieren de las personas que ocuparan algún puesto en la organización. Esto implica diseñar una adecuada estructura organizacional para no tener puestos innecesarios para la organización.

P.26. Principio de definición del puesto: Cuanto mayor sea la precisión con que se identifiquen los resultados esperados de los administradores, mayor será el número de dimensiones de sus puestos que puedan definirse.

Interpretación:

En cuanto a las dimensiones se refiere al conjunto de necesidades que las personas tienen; desde el pago, el estatus, el poder, el juicio y la posibilidad de logro; que influyen en el desempeño de los administradores. Estos son punto a tener en cuenta en el momento en que una persona ocupa un puesto.

P.27. Principio de evaluación de los administradores: Cuanto más claramente se identifiquen los objetivos verificables y las actividades administrativas requeridas, más precisa puede ser la evaluación de los administradores en cuanto a sus criterios.

INTERPRETACION:

Para medir el desempeño es necesario que los objetivos sean verificables y de que las actividades que realizan los administrativos se ajusten a las funciones como la planeación, organización, dirección y control, previamente sean establecidas.

P.28. Principio de la competencia abierta: Cuanto más se comprometa una empresa a asegurar una administración de calidad, más alentara a la competencia abierta entre todos los candidatos a los puestos administrativos.

Interpretación:

Ayuda a brindar oportunidades de desarrollo en cuanto a la promoción de trabajadores dentro de la empresa como a candidatos exteriores, esto generara motivación para ascender y en consecuencia una

mayor presión para que las personas se esfuercen al máximo para ocupar un puesto de mayor jerarquía en la organización

P.29. Principio de la capacitación y el desarrollo de los administradores: Cuanto más se integren la capacitación y el desarrollo de los administradores con el proceso administrativo y los objetivos de la empresa, más eficaces serán los programas y actividades de desarrollo.

Interpretación:

Los administradores necesitan estar capacitados para poder desarrollar los procesos y alcanzar los objetivos con una mayor eficiencia y eficacia. En este caso los esfuerzos de capacitación se deben relacionar con las funciones administrativas, así como las metas y sus propias necesidades de los trabajadores.

P.30. Principio de los objetivos de la capacitación: A mayor precisión en la formulación de los objetivos de capacitación, más probabilidades habrá de lograrlos.

Interpretación:

Según este principio que se relaciona en parte con la planeación, sostiene que una correcta formulación de los objetivos de la capacitación, es decir saber qué es lo que quiero antes, durante y después de la capacitación, me asegurará el mejor resultado de la misma. Lógicamente esto se llevará acabo con una buena planificación.

P.31. Principio del desarrollo continuo: Cuanto más se aplica una empresa en pos de la excelencia administrativa, más requiere que los administradores prosigan con su desarrollo personal.

Interpretación:

Como nos encontramos en un entorno altamente competitivo, los administrativos de hoy en día no deben dejar de aprender, deben desarrollar un ciclo de constante aprendizaje y de adquisición de conocimientos actualizados es pos a mejorar sus propias habilidades y a alcanzar mejores niveles de desempeño.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN

P.32. Principio de la armonía de los objetivos: “Cuanto más puedan armonizar los administradores las metas de la persona con las de la empresa más eficaz y eficiente será esta última”.

Interpretación:Dentro de la organización existen diversos objetivos tanto empresariales como individuales, pero es ahí donde se debe armonizar, ver el punto en común con el cual se conseguirá fortalecer estos objetivos, complementándose. Dando así una integración a todas las motivaciones que impulsan tanto a la organización, como al trabajador a la consecución de las mismas, haciendo de este cumplimiento de objetivos eficaz y eficiente.

P.33. Principio de la motivación: “Puesto que la motivación es mera cuestión de causa y efecto, cuanto más cuidadosamente evalúen los administradores la estructura de recompensas, la consideren desde un punto de

vista de situación y contingencia, y la integren en el sistema entero de administración, más eficaz será un programa de motivación”.

Interpretación:La motivación juega un rol importante en la consecución de los objetivos, es donde los administradores deben evaluar cuidadosamente, debido que cada una de las personas que integran la empresa no tienen las mimas necesidades, mientras unas pueden motivarse con dinero, otras con un buen reconocimiento de su labor.

P.34. Principio del liderazgo: “Como los individuos tienden a seguir a quienes, a su modo de ver, les ofrecen un medio para satisfacer sus metas personales, cuanto más entiendan los administradores qué es lo que motiva a sus subordinados y cómo operan estos motivadores, y cuanto más reflejen este concepto en sus acciones administrativas, serán probablemente más eficaces como líderes”.

Interpretación:Las personas que integran la empresa tienen a seguir un líder, con el cual se motivan para crecer y el cual les ofrece el ambiente y los medios necesarios para su crecimiento personal, esto debe ser tomado en cuanta por quienes dirigen la empresa, debido a que si su liderazgo es el adecuado y realizan una motivación adecuados, además de ser una buen líder, se lograra la consecución de los objetivos empresariales y personales.

P.35. Principio de claridad de la comunicación: “La comunicación tiende a ser clara cuando se la expresa en un lenguaje y se transmite de manera que pueda entenderla el receptor.

Interpretación:La comunicación es fundamental para crear un buen ambiente laboral, por lo cual debe ser clara al ser expresada, dándose en un lenguaje en el cual a todos lo que va dirigido lo puedan entenderlo, es donde la responsabilidad del emisor hacer llegar el mensajes de forma clara y precisa, sea escrita u oral, para los cual debe aplicar reglas aceptadas de manera general.

P.36. Principio de integridad de la comunicación: “Cuanto mayor sea la integridad y congruencia de los mensajes escritos, orales y no verbales, así como del comportamiento moral del emisor, mayor será la aceptación del mensaje por el receptor”.Interpretación:Buena siendo la comunicación parte esencial de la convivencia dentro de la organización, es ahí donde debe primar la ejecución de lo que se hace y dice, porque si comunicamos algo y al final el emisor es quien rompe las reglas o dichos mensajes transmitidos a sus subordinados, es donde que se romperán las relaciones de comunicación, y si están llegan a ser trasmitidas ya no se les tomara con la importancia y responsabilidad que deben tener.

P.37. Principio del uso complementario de la organización informal: “La comunicación tiende a ser más eficaz cuando los administradores utilizan la organización informal para complementar los canales de comunicación de la organización formal.

Interpretación:La comunicación formal muchas veces tiende a ser fría y no efectiva, es donde debemos dar cabida a la comunicación informal aquella que sin ser transmitida por documentos u otros, tiende a ser más efectiva en diversos momentos, es ahí donde se debe aprovechar este medio para hacer más efectiva la comunicación corrigiendo errores o distorsiones que se pueden estar creando en el ambiente laboral.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

P.38. Principio del propósito del control: La tarea del control es asegurar que los planes se realicen con éxito, detectando las desviaciones de los mismos y proveyendo una base para emprender acciones para corregir las desviaciones potenciales o reales no deseadas.

Interpretación:El control es asegurar que los planes se están cumpliendo, ya sea antes, durante o después de su ejecución de dicho plan. El control trata de corregir estas desviaciones y formular medidas correctas para la consecución de los objetivos.

P.39. Principio de los controles dirigidos a futuro: Por los rezagos de tiempo en el sistema total de control, cuanto más se base un sistema de control en la corrección de anticipante en lugar de hacerlo en la simple retroalimentación de información, más administradores tendrán oportunidad de percibir desviaciones indeseables de los planes antes de que ocurran y emprenderán acciones a tiempo para prevenirlas.

Interpretación:

Recurrir al principio del control no solos se queda en ejecutar este cuando la cosas ya se dieron, retroalimentar y solucionar las desviaciones, esto va mucho más allá, es utilizar el pensamiento dirigido a futuro, creando un sistema de control de correcciones en el “antes”, porque parte de aquí la ejecución eficaz y eficiente del procesos y al consecución de los objetivos.

P.40. Principio de la responsabilidad del control: La responsabilidad primaria del ejercicio del control descansa en el administrador a cargo de la ejecución de los planes particulares en cuestión.

Interpretación:

Si bien el administrador es sobre quien recae la responsabilidad del control, este puede delegar autoridad, asignar tareas y responsabilidad de ciertos objetivos, este no puede escapar de la responsabilidad general del cumplimiento de los mismos, ya que él debe proporcionar herramientas y medios a sus subordinados para que estos ejecuten de la mejor manera y bajo su direccionamiento las tareas encomendadas.

P.41. Principio de la eficiencia de los controles. Las técnicas y métodos de control son eficientes si detectan e iluminan la naturaleza y las causas de las desviaciones con un mínimo de costos u otras consecuencias no buscadas.

Interpretación:

Éste principio nos indica que una forma eficiente de controlar, corrige las desviaciones de los procesos y procedimientos en el menor tiempo posible, con el menor uso posible de recursos y con el impacto mínimo. Un control con características contrarias a las señaladas, es poco eficiente y puede, contrariamente a lo que se busca, convertirse en un problema más para la organización.

P.42. Principio del control preventivo. Cuanta más alta sea la calidad de los directivos en un sistema administrativo, menor será la necesidad de los controles directos.

Interpretación:

En control preventivo es muy importante dado que, al detectarse una desviación antes de iniciar un proceso, éste puede ser corregido con mayor facilidad. Depende de la experiencia y habilidad del administrador notar estas fallas y discutirlo con las personas adecuadas para encontrar una solución conjunta.

P.43. Principio de reflejo de los planes: Cuanto más claros, complejos e integrados estén los planes, y más estén diseñados los controles para reflejar estos planes, con mayor efectividad servirán los controles a las necesidades de los administradores

Interpretación:

Los planes se elaboran de manera que puedan ser debidamente controlados. De la misma forma los controles deben estar debidamente planificados para poder ser ejecutados de la forma más eficaz y en el momento oportuno, así los planes se funcionan de acuerdo a lo planteado.

P.44. Principio de la adecuación organizacional: Cuanto más clara, completa e integrada sea una estructura organizacional, y más a propósito se diseñen los controles para reflejar el lugar en la estructura de la organización en el que se ubica la responsabilidad de la acción, más facilitarán los controles la corrección de las desviaciones de los planes.

Interpretación:Todos los planes tienen una persona o varias responsables por él, pero es el administrador el primero en responder por ellos, es por eso que mientras mejor organizada e integrada una organización, más fácil será aplicar el control, detectar las desviaciones y corregirlas, e identificar a las personas o equipo sobre los que recaiga la responsabilidad de tal corrección.

P.45. Principio de individualidad de controles: Cuanto más inteligibles sean las técnicas de control y la información para los administradores individuales que tienen que utilizarlos, más los usarán realmente y mejor producirán un control efectivo

Interpretación:Cada técnica de control debe ser aplicada por cada administrador con el criterio que a él le parezca el más adecuado. Por ello, la información con la que cuente, debe ser precisa, entendible y práctica, para que el control sea efectivo.

P.46. Principio de las nomas: Para el control efectivo se requieren normas objetivas, precisas y adecuadas.

Interpretación:Las normas regulan el comportamiento y establecen parámetros dentro de la organización para el desenvolvimiento de las personas. Al existir normas el desempeño de los trabajadores puede ser medido y ser aplicado un control correctivo de las desviaciones muchas veces surgidas, en este caso, por el comportamiento individual de cada persona.

P.47. Principio de control de punto crítico: Un control eficaz exige atención especial a los factores críticos para evaluar el desempeño contra los planes.

Interpretación:Al momento de comparar lo planificado con lo que se está llevando a cabo, lo más útil que se puede hacer para saber si los procesos se están realizando como deberían, es comparar los puntos más resaltantes de la ejecución de los planes, pues es ahí donde será más notoria la desviación en caso de que exista alguna. Cada administrador debe ser conocedor de estos factores importantes y aplicar las medidas correctivas.

P.48. Principio de la excepción: cuanto más concentren su esfuerzo los administradores en las excepciones significativas, más eficientes serán los resultados de su control.

Interpretación:Este principio está relacionado al de control de punto crítico pero, mientras el anterior se ocupa de reconocer estos puntos, el principio de la excepción se ocupa del tamaño de estos, es decir, que tan significativas resultan estas desviaciones para los planes y el control que debe aplicarse sobre éstas.

P.49. Principio de la flexibilidad de controles: Para que los controles sigan siendo eficaces pese a que ocurran fallas o a que haya cambios imprevistos en los planes, es preciso incorporar flexibilidad en su diseño.

Interpretación:Si un plan falla o si es cambiado sobre la marcha, lo mejor es estar preparado con controles flexibles, que sigan siendo eficaces en situaciones imprevistas. Un control que sólo pueda aplicarse para el plan establecido será inútil si se da un suceso inesperado por lo cual es necesario flexibilizarlo.

P.50. Principio de acción: El control se justifica sólo si resulta indicado, o si las desviaciones experimentadas de los planes se corrigen mediante la planeación, organización, integración de personal y dirección apropiados.

Interpretación:

Si un control no es seguido de una acción correctiva, éste sólo resulta una pérdida de recursos para la organización. La acción a seguir después del control puede tratarse de una reestructuración de los planes, de la capacitación o reemplazo de subordinados o adición de planes para retomar el rumbo. Toda acción dentro de las normas, está justificada para alcanzar los objetivos.