15 PASOS PARA UN

PROYECTO EXITOSO

Por Cecilia Boggi, MBA, PMP

CEO de activePMO

Introducción

Ya sea que quieras ofrecer un nuevo producto o servicio, lanzar una campaña de publicidad o bien introducir mejoras en los procesos que desarrollas en tu emprendimiento, ese es tu proyecto y necesitas que sea exitoso para alcanzar los resultados esperados. En este artículo te vamos a guiar para lograr resultados exitosos en tus proyectos.

En primer lugar, tenemos que definirqué entendemos por proyecto.

Según el Project ManagementInstitute, PMI®, organizacióninternacional de Dirección deProyectos, un proyecto es un“emprendimiento temporal que selleva a cabo para obtener unproducto, servicio o resultadoúnico”.

Los proyectos presentan, en general,los siguientes aspectos:

u El proyecto persigue laconsecución de un resultado obeneficio.

u Es temporal, es decir que tiene unprincipio y un fin definido.

u El resultado del proyecto esúnico, es decir, diferente a losdemás.

u Consta de una sucesión deetapas o fases donde cada faseelabora un producto o resultadointermedio, necesario paraobtener el resultado final.

u Requiere la concurrencia ycoordinación de personas conhabilidades y capacidadescomplementarias.

u Frecuentemente “cruza” áreas,departamentos y líneas deautoridad de la organización.

u Involucra incertidumbre debido ala unicidad de su resultado, laparticipación de distintasdisciplinas y muchas vecestambién tecnologías innovadoras.

u Requiere un enfoque metódicopara lograr resultados lidiandocon dicha incertidumbre.

De acuerdo a las características ycomplejidades de tu proyecto, esteenfoque puede ser más o menosformal y más o menos detallado, perosiempre será necesario establecerobjetivos, planificar el camino deacción y validar los resultados.

Veremos a continuación un enfoquemuy simple de 15 pasos que teayudará a dominar el proyecto.

Definir Objetivos Claros

Como primer paso de nuestro proyecto esfundamental establecer claramente hacia dóndequeremos ir, cual es la visión por la que llevamos acabo este emprendimiento y cuáles son los objetivosque perseguimos. La definición debe ser clara yconcisa dado que nos guiará en los próximos pasos.Esta visión establece por qué es importantedesarrollar este proyecto y cuáles serán losbeneficios para nuestro negocio.

PASO

1Establecer la Visión:

Conocer a los participantes clave y definir cómo comunicarnosPara llevar a cabo el trabajo delproyecto tendremos que contar con lacolaboración de distintos participantes:patrocinador, clientes, usuarios, líder,equipo de proyecto, colaboradores,etc.

Necesitamos conocerlos einvolucrarlos tempranamente paraasegurarnos de que el proyecto puedasatisfacer sus necesidades orequerimientos, en el caso de losclientes y usuarios, y obtener sucolaboración y apoyo, en el caso delequipo y otros colaboradores.

Entre los participantes claves, tenemosalgunos roles que necesitan estarformalmente definidos a fin decomenzar ordenadamente el proyecto.Estos son el: patrocinador, líder delproyecto, cliente y el equipo.

El patrocinador es quién autoriza queel proyecto se desarrolle utilizando losrecursos de la empresa y establece lavisión y los objetivos.

El líder del proyecto, asignado por elpatrocinador, es el responsable porcumplir con los objetivos establecidos,logrando los resultados esperados. Esel responsable final por el éxito delproyecto.

El cliente es quién establecerá losrequisitos que deberán ser satisfechospor el trabajo del proyecto. Si elproyecto es para la misma empresaque lo ejecuta, el cliente puede ser uncliente interno y hasta podría ser elmismo patrocinador.

Por otro lado, necesitaremos de loscolaboradores que realizarán el trabajoque involucre desarrollar el producto oservicio del proyecto. Estos conformanel equipo del proyecto. Es importanteidentificar a quienes formarán parte delequipo dado que, no sólo ejecutaránlos trabajos, sino que también, algunosde ellos nos ayudarán en la propiadefinición del trabajo a realizar. Esposible que no podamos identificar atodos los miembros del equipo desdeel inicio del proyecto, pero al menosdeberíamos identificar a algunoscolaboradores claves para queparticipen en la planificación delproyecto.

La comunicación adecuada y oportunacon todos los participantes esfundamental para poder realizar eltrabajo del proyecto. Por este motivo,tenemos que planear la forma en quenos comunicaremos.

PASO 2

A partir de la visión establecida en el primer paso ylos interesados clave definidos en el paso anterior, elsiguiente paso es el de recabar los requerimientosdetallados del cliente, patrocinador y usuarios delproducto o servicio a desarrollar con el fin de quetodos tengan un entendimiento común de losmismos. Estos requerimientos deben estarclaramente documentados y revisados con losinvolucrados, dado que a partir de los mismos sedefinirá la solución que proveerá el proyecto.

PASO

3 Obtener los Requerimientos

detallados

Este paso es fundamental para el éxito de tu proyecto dado que la definición pobre de los

requerimientos es una de las causas más frecuentes de fracaso de proyectos.

En este punto se debe definir cuál será la soluciónque proveerá nuestro proyecto para dar respuesta alos requerimientos recopilados y llegar a la metaestablecida por la visión desarrollada.

Esta descripción debe especificar cuál será elproducto o servicio que vamos a construir y cuálesson sus características y funcionalidades.

PASO

4 Elaborar la Descripción del Alcance de la

Solución

Es probable que necesitemos desarrollar algunos productos intermedios para lograr construir nuestro producto. Estos resultados intermedios también forman parte del alcance y tenemos que incluirlos en la definición para asegurarnos que los llevemos a cabo en el marco del proyecto.

Todo el trabajo que se requiera realizar en el proyecto debe estar definido en el alcance.

Los criterios de aceptación definen la manera enque vamos a comprobar que se cumplen con losestándares y que los productos serán aceptadospor nuestros clientes. Si estos criterios no sedefinieran en forma temprana, nos puede pasarque cuando hayamos concluido con nuestrotrabajo nos enteremos que el cliente estabaesperando otra cosa diferente a la que hemoselaborado. Definir los criterios de aceptación yrevisarlos con el cliente o el patrocinador nospuede ahorrar varios dolores de cabeza.

PASO

5 Establecer indicadores de calidad y criterios de

aceptación

Los productos que producirá nuestro proyectodeberán cumplir con ciertos estándares decalidad a fin de satisfacer a nuestros clientes. Paralograr esto, tenemos que definir cuáles son losestándares que se requiere cumplir y cómo vamosa trabajar para lograrlos.

Una vez que tenemos claro el trabajo que tenemos que desarrollar y todos los procesos

que habrá que seguir para ello, podremos detallar las actividades y establecer la

secuencia en que se deben realizar.

PASO

6 Elaborar el Cronograma y el Presupuesto para

llevar a cabo el trabajo

También podremos definir cuáles son los recursos quenecesitaremos para desarrollar esas actividades y eltiempo y el presupuesto que estimamos que podemosnecesitar para ejecutar ese trabajo. Con estasestimaciones estaremos en condiciones de preparar elcronograma y el presupuesto de nuestro proyecto.

Asignar responsables para los trabajos

u Cada trabajo del proyecto deberá tener asignado uny solo un responsable que realizará el trabajo o de locontrario, es muy probable que ese trabajo no serealice o que haya duplicidades de tareas. Sidesignamos claramente las responsabilidades delproyecto vamos a ahorrar conflictos en el desarrollodel proyecto.

u Una herramienta muy útil en la definición de lasresponsabilidades es la Matriz de Asignación deResponsabilidades donde los trabajos se definen enlas filas de la matriz y las personas en las columnas.Dentro de la intersección de filas y columnas seestablece cual es la responsabilidad de esa personasobre dicho trabajo. Estas responsabilidades puedenser, por ejemplo: ejecutar el trabajo, controlarlo oaprobarlo, colaborar o estar informado.

u Si tenemos esta definición clara como parte denuestro proyecto, evitaremos que haya personas queno digan que “no sabían” lo que tenían que hacer,cosa que nos ocurre con mayor frecuencia que loque imaginamos.

PASO 7

Es muy probable que dentro del trabajo delproyecto haya elementos que nodesarrollaremos internamente en nuestraorganización y por lo tanto lo tengamos queadquirir de terceros. Tenemos que identificarestos elementos y definir de qué manera losvamos a adquirir.

PASO

8 Planificar las contrataciones y

compras necesarias

Según las características del mercado, de laorganización y del propio proyecto, en algunoscasos llamaremos a licitación, en otras invitaremosa nuestros proveedores de confianza osimplemente pediremos una cotización.

Evaluar Riesgos y planificar acciones para prevenir problemas

Dada la naturaleza temporaldel proyecto, que su productoo resultado es único, quegeneralmente involucratecnología nueva y requiere laparticipación de diversasdisciplinas e interfaces, laincertidumbre es unacaracterística con la quetendremos que lidiar a lolargo de todo el proyecto.

Una buena forma de reducirdicha incertidumbre esidentificando los riesgos yplanificando las acciones quetomaremos para proteger alproyecto de las potencialesamenazas. Si creemos quepodría presentarse unproblema que nos impacte enel logro de los objetivos denuestro proyecto, podemosanticiparnos y desarrollar

alguna estrategia paraprotegernos.

Esta estrategia puedeconsistir, por ejemplo, encontratar un seguro, enagregar entrenamiento ocapacitación para losmiembros del equipo delproyecto o contratartecnología más conocida yprobada en lugar de la másreciente.

Estas estrategias nos estaríanmodificando la planificaciónrealizada anteriormente,motivo por el cual tendremosque hacer los ajustescorrespondientes y volver arevisar los riesgos hasta estarconformes con el plan deacción definido.

PASO 9

Ahora que tenemos un plan preparado, estedebe ser revisado con los interesados clave,tales como el cliente, patrocinador y porquienes colaborarán con recursos para eldesarrollo del trabajo.

Luego de la revisión y su ajuste, se requiereaprobación para asegurarnos que el trabajodefinido y la forma de lograrlo seránsatisfactorios para el patrocinador o cliente.

PASO

10 Revisar y aprobar el proyecto

Una vez aprobado el plan, será la guía para todo eltrabajo del proyecto y la referencia para controlarque estamos bien encaminados, o para aplicaracciones para corregir el rumbo, en caso deresultar necesario.

La reunión de lanzamiento es la forma de presentar el plan del proyecto aprobado a todo el equipo y promover el compromiso

hacia el logro de los objetivos.

PASO

11 Hacer la reunión de Lanzamiento

del proyecto

Durante la reunión de lanzamiento se establecenlas reglas básicas del trabajo en el proyecto y segeneran los vínculos iniciales entre los miembrosdel equipo, facilitando las comunicaciones a lolargo del proyecto.

Con la reunión de lanzamiento, comienzala ejecución del trabajo del proyecto, porlo que nuestro rol ahora será la de dirigir alequipo y asegurar que se desarrolle eltrabajo siguiendo los procesos que sehayan definido en el plan.

PASO

12 Dirigir el equipo y el trabajo

Para esto tendremos que guiar, motivar, liderar, ydar soporte a los miembros del equipo, facilitandoreuniones, tomando decisiones y resolviendoproblemas para lograr un mejor rendimiento.

Mientras el equipo del proyecto desarrollalos productos y resultados intermedios delproyecto, es importante hacer unseguimiento constante para controlar que seestán cumpliendo los objetivos y que no nosestamos desviando del plan. En caso que asífuera, es nuestra responsabilidad tomaracciones que nos permitan corregir el rumbopara cumplir con los objetivos del proyecto.

PASO

13 Controlar el trabajo y el

avance

Es normal que a lo largo del proyecto surjannecesidades de cambios en el plan por lo que seráimportante revisar dichas necesidades y analizarcómo impacta en el proyecto integralmente. Si elcambio es necesario y conveniente, luego de seranalizado y aprobado, se podrá incluir en el plan eimplementar en el trabajo del proyecto.

Los productos que desarrollamos debencumplir con los requisitos que hemosrecopilado al inicio de la planificación.Validaremos que así sea mediante la revisiónde los mismos. Si detectamos fallas o defectosen los productos, será necesaria su correccióny recién cuando los mismos cumplan con lacalidad establecida podremos entregarlos a losclientes o usuarios.

PASO

14 Lograr la aceptación de los productos

desarrollados

Es importante formalizar la aceptación de losproductos entregados por parte de los clientes ousuarios para lo cual podemos pedirles su firma enun acta de entrega.

Cerrar el proyecto, capitalizar la experiencia y celebrar el éxito

u Cuando hayamos entregado todos los productos denuestro proyecto a los destinatarios correspondientes,podremos decir que el proyecto está finalizando, peroaún nos queda un trabajo por hacer: cerrarloordenadamente.

u Es importante documentar el resultado obtenido, eltrabajo realizado y la forma en la que lo hemos llevadoa cabo a fin de aprovechar el conocimiento aprendidoen este proyecto para aplicarlo en futuros proyectos. Sirevisamos los procesos realizados, los desvíos quehemos tenido respecto al plan, los riesgos y problemaspresentados, las decisiones tomadas y los resultadosde las mismas, identificando lo que nos salió bien y loque creemos que podríamos haber hecho mejor,podremos capitalizar toda esta experiencia y así tenermejores resultados en nuestra organización cuandollevemos a cabo nuevos proyectos.

u Por último, no nos olvidemos de celebrar el éxito delproyecto y agradecer a todos los colaboradores por sudedicación!

PASO 15

u Cecilia Boggi cuenta con gran experiencia en liderazgo de proyectos de tecnologías de la información, mejora de procesos e implementación de PMOs.

u Actualmente es Directora Ejecutiva de activePMO, dedicada a la consultoría y capacitación en Liderazgo y Dirección de Proyectos.

u Profesora en Universidades y Escuelas de Negocios latinoamericanas y expositora en Congresos internacionales.

u En 2011 fue Presidente del PMI Capítulo Buenos Aires y en 2014-2017, Mentora de PMI Región LA Sur.

u Licenciada en Análisis de Sistemas - UBA, Executive MBA de Universidad Francisco de Vitoria, España, Programa de Dirección de Empresas en UCEMA. Certificada PMP®, Facilitadora de Liderazgo Certificada, Professional ExecutiveCoach, Toastmaster Competent Communicator.

SOBRE CECILIA BOGGI

MBA, PMP

CEO de activePMO