6 PMI - GP8-Gestion de Los Riesgos

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Gerencia de ProyectosGestión de los Riesgos

®

Conceptos Claves

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Identificación de Riesgo

Análisis Cuantitativo

Análisis Cualitativo

Planificación de la Respuesta

Planificación de la Gestión de Riesgos

Supervisión y Control

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Definiciones

Riesgo del Proyecto

Evento incierto o unacondición que, si seproduce, tiene unefecto positivo onegativo en losobjetivos delproyecto.

Gestión de riesgo

El proceso deIdentificar,Analizar yRespondera los riesgos.

•Un Gerente de Proyecto REACTIVO intenta resolver el PROBLEMAcuando éste ocurre.•Un Gerente de Proyecto PROACTIVO intenta resolver elPROBLEMA POTENCIAL antes que éste ocurra.

El Espectro de Incertidumbre

InformaciónCompleta

Información Parcial

InformaciónNula

TOTALCERTIDUMBRE

TOTALINCERTIDUMBRE

Alcance de la gestión de riesgos del proyecto

“Lo conocido”(Knowns)

“Lo conocido de lo desconocido”(Known/Unknowns)

¿Dónde nos gustaría estar?

“ Lo desconocidode lo desconocido”(Unknown/Unknowns)

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Consideraciones

� Si el evento tiene una probabilidad 0% o 100%, ¿Cómo deberían ser considerados?

� ¿Ejemplo de un riesgo positivo u oportunidad?� Riesgo positivo es Introducir un riesgo para ganar

mucho más valor posteriormente.� Tolerancia

� El nivel de tolerancia nos permite determinar que riesgos son suficientemente importantes administrar.

� Comparar el esfuerzo y costo asociado con administrar el riesgo versus el costo resultante si el riesgo ocurre.

Plan de Gestión del Riesgo

Documento que describe:

� La estrategia de gestión de riesgos,� Metodologías y herramientas,� Roles y responsabilidades,� Asignación de presupuesto,� Periodicidad,� Puntaje e interpretación,� Tolerancias,� Formatos de reporte, y� Seguimiento

� ……Para implementar la gestión de riesgos.

Plan de Gestión del

Riesgo

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En resumen ...

1) Plan de gestión delriesgo

1) Plan de alcance del proyecto.

2) Plan de gestión de costos.

3) Plan de comunicaciones.

4) Factores ambientales.5) Activos de procesos de

la organizaicón.6) WBS / EDT

Inicio E Inicio

1) Reuniones dePlanificación.

T y H Inicio S

Planificación de Riesgos

Planificación de RiesgosTécnicas y Herramientas

� Reuniones de Planificación

� Los participantes pueden ser, entre otros, el director del proyecto, miembros del equipo del proyecto e interesados seleccionados, cualquier persona con la responsabilidad de gestionar la planificación y ejecución de actividades relacionadas con los riesgos.

� Se definen los planes a alto nivel para efectuar las actividades de gestión de riesgos.

� Se desarrollarán los elementos de costo de la gestión de riesgos y las actividades del cronograma, para incluirlos en el presupuesto y el cronograma del proyecto, respectivamente.

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Planificación de RiesgosSalidas

� Plan de Gestión de Riesgos

� Metodología

� Roles y responsabilidades

� Presupuesto

� Calendario

� Categorías de riesgo

� Definiciones y matriz de la probabilidad e impacto de los riesgos

� Tolerancias

Conceptos Claves

<

Identificación de Riesgo





Planificación de los Riesgos

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Identificación de riesgos

� Riesgo

� El evento futuro e incierto� Causa

� Situación que existe y establece un riesgo potencial� Efecto

� Es el resultado probable si el riesgo ocurre� Disparador

� Síntomas o señales de advertencia� Ejemplo:

� Una solución tecnológica necesita ser implementada en todas las filiales a nivelmundial de una compañía transnacional ACME, incluyendo a los países en vías dedesarrollo. Si las líneas de telecomunicaciones no son mejoradas (upgraded) atiempo para cuando se necesiten, la solución no será implementada en aquellasfiliales.

Identificación de Riesgo:….El temor más grande

� La identificación del riesgo no es un acto natural.� Puede parecerse a algo como ..”Miren todos, Yo puedo fallar”� Pude ser visto también como una señal de debilidad.

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Categorías de Riesgo

TÉCNICOS� Pruebas� Integración e interfaces� Diseño de software� Cambios de alcance� Ambiente operativo� Tecnología no probada� Complejidad del sistema� Recursos únicos o especiales

GESTIÓN DEL PROYECTO� Disponibilidad del recurso � Calidad del plan del proyecto� Estimaciones incompletas o no

realistas.� Problemas con proveedores o

subcontratistas.

ORGANIZACIÓN� Objetivos de costo, tiempo y

alcance.� Carencia de priorización de

proyectos.� Fondos inadecuados.� Conflicto de recursos con otros

proyectos.

EXTERNO� Entorno regulatorio o legal

cambiante.� Cambios en el mercado.� Temas laborales.� Prioridades cambiantes del dueño.� Riesgo país y clima meteorológico.� Terremotos, inundaciones, etc.

Categorías de Riesgo

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....Mire el WBS

� Revisar paquetes de trabajo.� Evaluar los elementos de

Trabajo para identificar riesgos.

� Identificar los riesgos potenciales.

� Se puede identificar riesgos a cualquier nivel del WBS.

Identificación de Riesgos

� Es un proceso iterativo. � El primer esfuerzo debería ser del equipo del proyecto en identificar y

evaluar los riesgos del proyecto.� Técnicas de recopilación de información:

� Revisión de documentos,

� Tormenta de ideas,

� La técnica Delphi,

� Entrevistas,

� FODA,

� Lista de verificación,

� Análisis de supuestos, y

� Técnicas de diagramación

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Riesgos y Supuestos

“Los recursos necesitados para el proyecto estarán disponibles

cuando se necesiten”� ¿Qué pasa si no están los recursos para cuando empiece el proyecto?� ¿Si el evento es negativo y hay una baja probabilidad que suceda?� ¿Si el evento es positivo y hay una gran posibilidad que suceda?� Algunas veces los supuestos son considerados como riesgos de nivel bajo.� Características principales de los riesgos y supuestos:

� Debe haber cierto grado de incertidumbre en el evento.� Están fuera de control del equipo del proyecto.

En resumen ...

1) Riesgos.2) Disparadores.3) Entradas de otrosprocesos.

1) Plan de Gestión delriesgo.2) Salidas de

planificacióndel proyecto.3) Categorías de

riesgos.4) Información histórica.

Inicio E Inicio

1) Revisiones de ladocumentación.

2) Técnicas derecopilación deinformación.

3) Lista deverificación.

4) Análisis de lossupuestos.

5) Técnicas de Diagramación.

T y H Inicio S


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Conceptos Claves

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a b c d e

Impacto

ProbabilidadNivel Probabilidad

e Casi segurod Muy probablec Probableb Improbablea Remoto

ImpactoNivel Impacto

e Muy alto impactod Alto impactoc Regularb Bajo impactoa Muy bajo impacto

Evaluación

ALTO Atención requeridaMEDIO EvaluarBAJO Monitorear

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� Es una aproximaciónrápida y no refleja elrigor del análisiscuantitativo.

� Puede ser un punto departida para posterioranálisis cuantitativo.

� Cada evento debe serevaluadoindividualmente.

� Se puede mejorar laprecisión si seincrementa el númerode opcionesdisponibles.

Acciones

� Crear un plan de respuesta para cada riesgo de nivel alto:

� Actividades para la gestión del riesgo,� Asignar el responsable (Risk Owner), y� Monitorear el progreso.

� Evaluar los riesgos de nivel medio para determinar si el impacto es muy severo y crear elplan de respuesta si es necesario

� Los riesgos de nivel bajo, podrían ser considerados como supuestos, para su posteriormonitoreo.

� Actualizar el cronograma del proyecto con las actividades asociadas al plan de gestióndel riesgo.

� Evaluar periódicamente los riesgos (nuevos riesgos)� Monitorear el plan de gestión de riesgos para saber si es efectivo.

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Priorización del Riesgo

High

Medium

Low

Probabilityof

Occurance

Severityof

Impact

Risk 1

Risk 2

Risk 3

SteeringAccept Committee

Approval- Tight Control

ProjectTeamDecisions Reject

Return(PotentialBenefit)

Cost(Time /Dollars)

Risk 1

Risk 2

Risk 3

En resumen ...

Análisis Cualitativo de Riesgos

Inicio

1) Plan de gestión delriesgo.

2) Riesgosidentificados.

3) Estado delproyecto.

4) Tipo de proyecto5) Precisión de los

datos.6) Escalas de prob. eimpacto.

7) Supuestos.

E Inicio

1) Probabilidad eimpacto del

riesgo.2) Matriz deevaluación de P-I3) Comprobaciónde supuestos.

4) Clasificación dela

precisión de losdatos.

T y H Inicio

1) Clasificación generaldel riesgo del Py.

2) Lista de riesgosordenados por

prioridad.3) Lista de riesgos paraanálisis y gestión

adicional.4) Tendencias en losresultados del análisiscualitativo de riesgos.

S

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Conceptos Claves

<








� El objetivo es priorizar y cuantificar los riesgos.� Asignar a cada riesgo los siguientes valores:

� P – Probabilidad � I - El Impacto al proyecto si el riesgo ocurre

� Ic Impacto de costo

� Is Impacto de cronograma

� Ie Impacto de esfuerzo� VME (Valor monetario esperado) = P*I = 0.8 * $10,000 = $8,000

� El conocer el VME ayuda a identificar los riesgos más importantes basados sobre el potencial impacto al proyecto.

� El conocer el VME ayuda a considerar una reserva de contingencia del riesgo.

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Valoración del Impacto y Probabilidad

� El gerente del proyecto debería definir la metodología al inicio

IMPACTO

� La valoración del impacto debería ser hecho antes de la valoración de la probabilidad de ocurrencia.

� El impacto debería ser valorado como si el evento ocurrirá.

PROBABILIDAD

� Ver resultados históricos.

� Usar probabilidad matemática.

� Regla de razón de insuficiencia (Si hay insuficiente razón para creer, entonces asuma que todos los resultados son igualmente probables).

� Juicio Experto

� La opinión más experta disponible.� Revisado por pares, gerencia o ambos.

Análisis de Montecarlo

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Análisis de Montecarlo

Análisis Cuantitativo del Riesgo

� Proceso en el cual se analiza numéricamente la probabilidad de cada riesgoy su consecuencia en los objetivos del proyecto, así como el riesgo generaldel proyecto.

� Cuantificación de la exposición al riesgo del proyecto.� Identificación de los riesgos que requieren la máxima atención.� Identificación de metas realistas y alcanzables en cuanto a costo, tiempo y

alcance.� Empleo de herramientas: Monte Carlo y análisis de sensibilidad.

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1) Lista priorizada de riesgos cuantificados.2) Análisisprobabilísticodel proyecto.

3) Probabilidad delograr los objetivosde costo y tiempo.

4) Tendecias en los resultados del análisiscuantitativo de riesgos.

1) Plan de gestión delriesgo.

2) Riesgos identificados.3) Lista de riesgosordenados por prioridad.

4) Lista de riesgos paraanálisis y gestiónadicional.

5) Información Histórica.

6) Juicio de expertos.7) Otras salidas deplanificación.

Inicio E Inicio

1) Entrevistas.2) Análisis desensibilidad.3) Análisis del árbolde decisiones.

4) Simulación.

T y H Inicio S

En resumen ...

Análisis Cuantitativo de Riesgos

Conceptos Claves

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Estrategias de Respuesta

� Transferencia: “Nosotros planeamos transferir todo o parte de la gestión del riesgo a untercero”.

� Outsourcing.

� El tercero debería tener una experiencia particular para gestionar el riesgo.

� El riesgo no es eliminado.� Aceptación: “Nosotros aceptamos las consecuencias del riesgo si ello ocurre”

� Riesgos de bajo impacto o baja probabilidad de ocurrencia o aquellodonde poco podemos hacer sobre el riesgo.

� Aceptación pasiva (“afrontar”) y activa (Plan de contingencia)

Mejor ahora que después

Estrategias de Respuesta

� Evitación: “Nosotros estamos conscientes del riesgo y rechazamos esta opción porlos posibles resultados no favorables”

� Eliminar la condición que está causando el problema.

� Empleado para ciertas circunstancias únicas.� Mitigación: “Nosotros planeamos minimizar la ocurrencia y efecto del riesgo”.

� En muchos casos éste es el camino a tomar.

� Tomar acciones proactivas para asegurar que el riesgo no ocurra.

� Asegurar que el impacto del riesgo es minimizado.

Mejor ahora que después

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1) Plan de gestión del riesgo.2) Lista de riesgos priorizados.3) Clasificación general del riesgo del proyecto.4) Lista priorizada de riesgos cuantificados.5) Análisis prob. del Py.6) Probabilidad de lograrlos objetivos de costo y t.7) Lista de respuestas potenciales.8) Límites de riesgo.9) Responsables del riesgo.10) Causas comunes de riesgos.11) Tendencias en losresultados del análisis cualit.y cuanti. y de riesgos.

Inicio E Inicio

1) Evitación2) Transferencia3) Mitigación4) Aceptación

T y H Inicio

1) Plan de respuesta alriesgo.

2) Riesgos residuales.3) Riesgos secundarios.4) Acuerdoscontractuales.

5) Montos necesariosde reservas decontingencia.

6) Entradas a otros proc.7) Entradas a un plan revisado del py.

S

En resumen ...

Planificación de la Respuesta a Riesgos

Conceptos Claves


Planificación de los iesgos




Planificación de la respuesta

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Revalorando Riesgos y Oportunidades

• Proyectos son dinámicos y así son también losriesgos/oportunidades.

• Algunos riesgos no ocurren

• Probabilidades son incertidumbres.

• La mitigación exitosa de un risk driver(fuente) elimina el“efecto de propagación”

• Nuevos, riesgos/oportunidades no anticipados puedenaparecer.

• Eventos que si ocurren afectan las probabilidades deotros.

Supervisión y Control de Riesgos� Supervisión de riesgos involucra Si:

� Las respuestas a los riesgos fueron como las planeadas.� Los supuestos del proyecto son aún válidos.� Según el análisis de tendencias cambió la exposición a los

riesgos del proyecto.� Ocurrió un disparador de riesgo.� Han aparecido u ocurrido riesgos no identificados previamente.

� Control de riesgos involucra llevar a cabo el plan de gestión de riesgoscuando el riesgo sucede

� Planes de soluciones alternativas (Workaround) son respuestas noplaneadas a eventos de riesgos cuando no hay planes de contingencias.

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Documentar Resultados

RISK EVENT RESULTS

RISK EVENT RESULTS/OCCURRENCE

MITIGATION STRATEGY(IES) SELECTED

RESULTS OF MITIGATION STRATEG(IES)

Llenar después del evento o al final del proyecto.¿Ocurrió el evento? ¿Cuándo? ¿Impacto? ¿Fue como se esperaba?

¿Qué estrategia fue empleada?¿Igual al planeado? Si fue diferente, ¿Por qué?

¿Cuál fue el resultado de la estrategia?¿Funcionó cómo lo planeado?¿El riesgo fue exitosamente contrarrestado?

En resumen

Todos los proyectos tiene

riesgos

Identificarlos

Prepararnos

Tomar accionesapropiadas

Buscar oportunidades

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1) Planes de solucionesalternativas (workaround)

2) Acciones correctivas3) Requerimientos de Cambio.4) Actualizaciones alplan de respuesta alriesgo.

5) Base de datos de riesgos6) Actualizaciones a loslistados de verificaciónde riesgos.

1) Plan de gestiónde riesgo.2) Plan de respuesta al riesgo.3) Comunicaciones delproyecto.

4) Identificación y análisis adicional de riesgos.5) Cambios de Alcance.

Inicio E Inicio

1) Auditoría a lasrespuestas al riesgodel Py.

2) Revisionesperiódicas al riesgodel proyecto.

3) Análisis del valordel trabajo

realizado.4) Medición del rendimiento técnico.5) Planificación adicional de respuesta al riesgo.

T y H Inicio SEn resumen ...

Supervisión y Control del Riesgo

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