Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2011

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CODIGO

140-141 AG AC CT E M S

15 HISTORIAS

15-03

16

16-02

HISTORIAL DE LOS EQUIPOS

-Hoja de vida de los equipos

- Registro de control de

mantenimiento y Accesorios

- Conceptos Técnicos

- Manual de funcionamiento de los

equipos

INFORMES CONTABLES

- Informe de Inventarios Anual

1

2

3

10 X

X A partir de que se le dé de baja a un

equipo y cumplido los tiempos de

retención en los archivos de gestión y

central se eliminan.

A partir de su actualización,

transcurrido los tiempos de retención

en los archivos de gestión y central se

transfieren al archivo histórico para su

conservación permanente

Firma Responsable:

ón y

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

Jefe de Archivo

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL/ ALMACEN

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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16

16-03

INFORME

DE GESTIÓN DEL AREA

2 3 X Transcurrido los tiempos de retención

en el archivos de gestión y central se

elimina, queda constancia en el informe

que rinde la Tesorería Municipal

17

17-07

INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTRO DE INSUMOS

DEL ALMACEN 1 X

Una vez se actualice el listado y

Cumplidos los tiempos de retención en

el archivos de gestión se eliminan.

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Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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CODIGO

140-141 AG AC CT E M S

18

18-01

INVENTARIOINVENTARIO DE BIENES

DEVOLUTIVOS DEL EMPLEADO

1 X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión, se elimina.

18-02 INVENTARIOS

CONSTANCIAS DE MOVIMIENTO

- De entrada - De salidas

- De traslado - De préstamo

- De reintegro - De venta de bienes

- De baja de bienes inservibles

- De baja por hurto

Tipología:

Actas de Traslado

-Autorizaciones de entrega y

despacho, actas de baja

2 10 X Transcurridos los tiempos de custodia

en el archivo de gestión y archivo

central, se toma una muestra aleatoria

de cada acción y se transfiere al

archivo Histórico las demás procede a

eliminar.

Nota: Las Acta de baja de bienes por

inservibles y por robo , por venta de

bienes, quedan consignadas en un

Acta de Comité de compras que se

conservan permanente y en una

Resolución..

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SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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18-03

22-14

INVENTARIO GENERAL DE BIENES

INVENTARIO ANUAL

- Inventarios de Bienes Muebles

- Inventario de Bienes Inmuebles

- Inventario de bienes culturales

Patrimoniales

- Parque automotor

PLANES DE MEJORAMIENTO

- INDIVIDUAL

2

2

10

10

X

X

A partir de su actualización y cumplidos

los tiempos de retención en los

archivos de gestión y archivo central,

se transfiere al archivo Histórico para

su conservación permanente.

A partir de su actualización y cumplidos

los tiempos de retención en los

archivos de gestión y archivo central,

se transfiere al archivo Histórico para

su conservación permanente.

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Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

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SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

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E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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27 TITULOS

27-01

27-02

TITULOS DE PROPIEDADES

- Tipología: Escrituras- Planos

TITULOS DE VEHICULOS

- Tipología:

Expediente del vehículo,tarjeta de

propiedad- soat-manifiesto de

aduana -pago de impuestos,

traspaso, seguro, revisión

tecnicomecánica.

1

1

20

20

X

X

Una vez se pierda del derecho sobre un

titulo de propiedad y cumplidos los

tiempos de retención en el archivo de

gestión y archivo central, se eliminan.

Esta información se recupera en la

oficina de instrumento públicos y en la

notaría.

Los planos se conservarán permanente

en la planoteca de la Alcaldía

Una vez se pierda el derecho sobre un

título de un vehículo y cumplidos los

tiempos de retención en el archivo de

gestión y archivo central, se eliminan;

ya que esta información se recupera en

la oficina del transito donde el vehículo

está matriculado.

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DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección