Administración de Inventarios de café Para un mejor control de rendimientos, existencias, y

trazabilidad eficiente, con costos bajos.

Roberto Mojica Moreira2015

Introducción

• El almacenamiento y su administración, es uno de los pasos más críticos e importantes en el proceso de cualquier producto agrícola. En el caso del almacenamiento del café, el propósito es mantener el valor comercial del café el mayor tiempo posible preservando su calidad.

• El café ocupa el segundo lugar de importancia en el mundo entre todas las materias primas; por lo tanto se debe tener un excelente control de la existencias de café almacenado, un excelente control de los rendimientos y de su calidad; y así evitar faltantes en inventarios, o sobrantes que se desconocían.

Razones porque un buen almacenamiento es necesario.

• La producción de café es estacional (temporadas), mientras que el consumo se realiza durante todo el año. Esto significa que productores, exportadores, importadores, intermediarios buscan un mejor precio durante el año.

• Debido al sistema de comercialización que gobierna al mercado del café, los cafés certificados tienden a almacenarse por meses o por años antes de ser entregados a los poseedores de los contratos.

• Es importante saber la existencia de café en los almacenes así como su rendimiento, para poder establecer el mejor precio de compra y venta.

Antecedentes

Tiempo excesivo en la toma de inventarios físicos. Inventarios físicos inexactos o poco confiables. Café mal pesado por mala operación de basculas y falta de

procedimientos y normas a cumplir. Mal control de la calidad del café almacenado. Faltantes de café; que puede llevar a un incumplimiento de

contrato. Sobrante de café, (después de cubrir contratos y que no se

vendió). Sistema (software) poco amigable o complicado para el usuario. Horas excesivas de trabajo, en digitar datos en el sistema.

Antecedentes

Desconocimiento del café en proceso. Falta de control en la trazabilidad. Desconocimiento del rendimiento real del café, ( se establece a través

de muestras) y no a través del control de inventarios diario. No se realizan cierres diarios de producción y no se establece el

rendimiento (pergamino trillado entre oro resultante). Falta de control en los movimientos internos del café en bodegas, (se

pierde la cantidad y ubicación). Cuenta corriente de proveedores de café, con datos aproximados y no

exactos. Exceso de personal para el almacenamiento del café. Espacios de almacenamiento mal utilizados. Falta de procedimientos y normas. Falta de capacitación e incentivos del personal

Objetivos

Poder realizar un inventario físico confiable y exacto en cualquier momento.

Toma de inventarios físicos en poco tiempo, máximo 4 horas. Buena operación de pesaje, (buena operación de basculas). Automatización del pesaje. Controlar y saber exactamente los rendimientos diariamente,

(cierre diario de café en proceso). Definir y conocer en tiempo real la existencias exactas de café,

que se encuentran en los almacenes. Saber la disponibilidad de café para embarques.

Objetivos

Control de la trazabilidad y control de cuentas corrientes de los proveedores de café.

Contar con un sistema (software) práctico, y confiable. Control de la calidad del café almacenado. Conocer la cantidad y calidad de café en proceso. Contar con procedimientos para almacenar café, buscando la

reducción de costos y maximizar los espacios de almacenamiento.

Acondicionamiento de los almacenes, para mejor conservación de la calidad del café.

Claves para una buena Administración de Inventarios

Personal capacitado. Incentivos salariales, sobre una medición tangible. Manuales de procedimientos con normas a cumplir. Sistema de operación de pesaje automatizado para evitar el

digitar pesos. Basculas electrónicas en buen estado de funcionamiento y

totalmente certificadas. Documentos enumerados y auditados, llevando un correlativo,

como: boletas de recibo, boletas de envío, boletas de movimiento interno de café en bodegas, boletas de control de calidad, boletas del almacén de café.

Software de comunicación entre basculas y PC.

Claves para una buena Administración de Inventarios

Diseño amigable y practico de operar, de software; para el control de inventarios, control de producción, control de café exportado, control de rendimientos, control de calidad, y control de cuentas corrientes.

Elaboración de planos de bodega para establecer capacidad de almacenamiento, definir ubicaciones del café y tener un tráfico sin interrupciones en el ingreso como salidas de café al almacén.

Procedimientos de almacenamiento de café: en sacos, big bags, o a granel.

Establecer los rendimientos diariamente a través de inventarios de café pergamino y café oro; y cierres diarios de producción.

Control de la humedad del café en bodegas. Mejorar la gestión de control de calidad. Mejorar las condiciones ambientales de los almacenes.

Diagrama de flujo desde recepción hasta almacenamiento

Documento de envío enumerado

Recibo de café enumerado

Envío de café del proveedorEnvío de café del proveedor

Recepción y pesaje, con bascula electrónicaConectada al sistema de datos

Recepción y pesaje, con bascula electrónicaConectada al sistema de datos

Boleta de recepción enumerado en

almacén con datos de ubicación

Boleta de control de calidad enumerado

Se ingresan datos al sistema (software) y se

genera el recibo

Recepción de café e ingreso a bodegas

Afecta a saldo en inventarios de café

pergamino

Afecta a cuenta corriente de proveedor

Ejemplo de control de inventarios, con resultados de control de calidad.

Ejemplo de cuenta corriente

Diagrama de flujo de bodegas a procesos

Boleta de salidaenumerada

del café pergamino, con el número de orden de trillado

Cierre de orden de trillado enumerada con la cantidad de

café pergamino y la cnatidad de café oro

resultante

Boleta de control de calidad del café

pergamino y el café oro resultante

Boleta de envío, carta de porte

Orden de trillado elaborada en el

sistemaE impresa

Se ingresan datos al sistema para generar la información y documentos

Afecta al inventarios de café pergamino

Afecta al inventario de café oro

Se ingresan datos al sistema para generar la información y documentos

Afecta a cuenta corriente de proveedores

Elaboración de orden de trillado; que a la vez sirve como orden de salida del

café de la bodega.

Salida de café de la bodega al beneficio seco, se elabora

boleta de salida y se anexa a la orden de trillado.

Proceso de trillado, clasificación, y envase. Se

realiza cierre diario de producción, estableciendo

los rendimientos

Corroborar la calidad del café pergamino sometido al

proceso y la calidad del café oro resultante según

preparación.Control de calidad.

Envío de café a puerto y emisión de los documentos respectivos. Pesaje del café

con bascula electrónica y conectada al sistema.

Salida de café de bodega a procesos

Ejemplo de orden de producción en el sistema

Ejemplo de orden de producción impreso

Ejemplo de orden de cierre de trillo diario

Ventajas y desventajas del uso de sacos para almacenar café

Ventajas Desventajas

Se puede usar medios lotes o lotes completos.Baja inversión.Poco equipo mecanizado.Ilimitadas posibilidades de almacenamiento.Se puede mantener la trazabilidad muy fácil.Es posible separar café dañado.Sacos de kenaff adecuados para la ventilación del café.Sacos se pueden utilizar en todos los tipos de café.

Se requiere de mano de obra.Se deben usar solo sacos libres de hidrocarbono.Sacos de polipropileno no proporcionan una buena ventilación.Sacos rotos o viejos, pueden causar pérdidas de café.

Ventajas y desventajas usando big bags.

Ventajas Desventajas

Poca mano de obra.Flexibilidad.Manejo más eficiente.Control de calidad más simplificado.Bajo costo de almacenaje por Kg de café.

Montacargas son necesarios.Lavado de sacos, periódicamente.Limitada altura de las estibas.Muestreo de café es poco representativo.Pérdida de la trazabilidad.Escaza ventilación del café.

Ventajas y desventajas del almacenamiento en silos

Ventajas Desventajas

No se utiliza mano de obra.Manejo simple por silo.Alto volumen de café puede ser manejado.Bajos costos.Adaptado para mezclas.No se utilizan sacos.

Equipo de transporte es necesario.Es necesario establecer bien la calidad antes de almacenar.Poca flexibilidad.Dificultad para mantener la trazabilidad.Daños a la calidad son ocasionados si no existe un buen control, (mezclar un café con daño, con café sano) .

Resumen, requerimientos

Personal capacitado e incentivado. Manual de procedimientos, con normas. Software bien diseñado. Cierre diario de órdenes de trillado. Control diario de rendimientos. Inventarios físicos semanales. Excelente gestión de control de calidad. Control ambiental de las bodegas.

Referencia

Mi experiencia de 32 años en la industria del café, en empresas, como:

Daglio & Co. S.A: almacenamiento en silos, trojas, y sacos. COEX, S.A. de C.V: almacenamiento en silos y sacos. ECOM Coffee, Group: almacenamiento en sacos, big bags. La Lajas, Huatusco, México: almacenamiento en silos.