Administracion Unidad 4

ADMINISTRACIÓN

ING. RUBÍ SALAS ARÉVALO

UNIDAD No. 4¿QUÉ SON LOS EQUIPOS DE TRABAJO.- COMO MOTIVAR Y RECOMPENSAR A LOS EMPLEADOS?

☺¿Qué son los equipos de trabajo?.- La popularidad de los equipos.- Tipos de equipos de trabajo.- Características de los equipos de trabajo de alto rendimiento.

☺¿Cómo transformar a las personas en jugadores de equipo?.

☺¿Cómo motivar y recompensar a los empleados?.

☺Teorías y temas contemporáneos de la motivación.

Ing. Rubí Salas Arévalo.

¿QUÉ SON LOS EQUIPOS DE TRABAJO?

Un equipo de trabajo es un grupo

de personas organizadas, que

trabajan juntas para lograr un objetivo.


Un equipo pretende alcanzar unas metas comunes. El equipo se forma con la convicción de que las metas propuestas pueden ser conseguidas poniendo en juego los conocimientos, capacidades, habilidades, información y, en general, las competencias, de las distintas personas que lo integran. El término que se asocia con esta combinación de conocimientos, talentos y habilidades de los miembros del equipo en un esfuerzo común, es SINERGIA.

Sinergia significa que el resultado alcanzado por el trabajo de varias personas es superior a la simple suma de las aportaciones de cada una de ellas. Este es el objetivo del trabajo en equipo. Tras la discusión en el equipo, cada componente puede aportar un conocimiento, por ejemplo, del que no disponen los demás. Igualmente, el resto puede tener ciertos conocimientos importantes de los que carecen los otros miembros. Cada uno pone a disposición de los otros sus conocimientos (habilidades y capacidades en general) y, tras un diálogo abierto se ayudan mutuamente hasta alcanzar una comprensión más nítida de la naturaleza del problema y de su solución más eficaz.

Alcanzar esta sinergia es el objetivo fundamental de los equipos de trabajo. No pueden implantarse mediante una orden ni aparece por sí sola. Solamente aparece cuando al interés por el resultado del equipo se suma la confianza y el apoyo mutuo de sus miembros.


¿Qué hace a un equipo diferente a un grupo?

¿Se tiene un equipo solamente porque un grupo de personas trabajan juntas para conseguir algo? Hay grupos de trabajo que no son en realidad equipos (y tal vez no necesiten serlo) porque no poseen una meta común, relaciones duraderas o una necesidad de trabajar de un modo integrado. Por ejemplo, los grupos "ad hoc" pueden ser formados para trabajar en una sola reunión, o en proyectos de corta duración. O los "grupos focalizados" que son reunidos con el sólo propósito de obtener información de entrada para un proyecto, no para que sus participantes trabajen juntos. Ing. Rubí Salas Arévalo.

Tales grupos no reflejan las características típicamente

atribuidas a los equipos. Para que un grupo de personas sea

considerado un equipo es preciso que se tenga un

objetivo común. Y que se pretenda el alcance de la meta

cooperando y ayudándose mutuamente. No hay equipo

sin meta compartida.


VENTAJAS DEL TRABAJO EN EQUIPO1. Más motivación. Los miembros de un equipo de trabajo tienen la

oportunidad de aplicar sus conocimientos y competencias y ser reconocidos por ello, desarrollando un sentimiento de autoeficacia y pertenencia al grupo.

2. Mayor compromiso. Participar en el análisis y toma de decisiones compromete con las metas del equipo y los objetivos organizacionales.

3. Más ideas. El efecto sinérgico que se produce cuando las personas trabajan juntas tienen como resultado la producción de un mayor número de ideas que cuando una persona trabaja en solitario.

4. Más creatividad. La creatividad es estimulada con la combinación de los esfuerzos de los individuos, lo que ayuda a generar nuevos caminos para el pensamiento y la reflexión.

5. Mejora la comunicación. Compartir ideas y puntos de vista con otros, en un entorno que estimula la comunicación abierta y positiva.

6. Mejores resultados. Cuando las personas trabajan en equipo, es indiscutible que se mejoran los resultados.


CARACTERÍSTICAS DE LOS EQUIPOS EFICACES

¿Cuáles son las cualidades que hacen posible que un equipo tenga un alto rendimiento?1.Liderazgo. 2.Metas específicas, cuantificables. 3.Respeto, compromiso y lealtad. 4.Comunicación eficaz. 5.Aprender durante el camino. 6.Pensamiento positivo. 7.Reconocimiento


1. Liderazgo. El buen liderazgo hace posible que los empleados realicen su trabajo con orgullo. Los líderes no hacen las cosas a su gente; hace las cosas con su gente. Tienen un profundo conocimiento que les permite dirigir. Un líder adecuado debe tener la visión de hacia dónde va la organización.

2. Metas específicas, cuantificables. Sin una meta, no hay equipo. ¿Por qué es importante para un equipo tener un propósito, una meta? Porque ayuda a sus miembros a saber hacia dónde van. Les proporciona una dirección

3. Respeto, compromiso y lealtad. El respeto mutuo entre los miembros del equipo y los líderes, es otra característica de los equipos eficaces. También existirá disposición a hacer un esfuerzo extra si está presente la lealtad y el compromiso con las metas.

4. Comunicación eficaz. El líder y los miembros del equipo deben intercambiar información y retroalimentación. Deben preguntar: ¿Cómo lo estoy haciendo?. ¿Qué es correcto y qué es incorrecto?. ¿Cómo lo puedo hacer mejor?. ¿Qué necesitas para hacer mejor el trabajo?.


5. Aprender durante el camino. ¿Hay progreso?. ¿Cómo lo estamos haciendo? Debe obtenerse retroalimentación sobre el resultado del trabajo realizado por el equipo. Esta retroalimentación permitirá rectificar cuando se detecte que no se está en la dirección correcta.

6. Pensamiento positivo. Permitir que las ideas fluyan libremente. Ninguna idea debe ser criticada. Las nuevas ideas son bienvenidas y asumir riesgos debe ser valorado y estimulado. Los errores deben ser vistos como oportunidades de crecimiento y aprendizaje, no como ocasiones para la censura y la reprensión.

7. Reconocimiento. El reconocimiento es una clave para la motivación. La otra es el reto, el desafío. El reconocimiento puede ser tan simple como una expresión verbal del tipo: "Bien hecho". O tener la oportunidad de presentar los resultados a la dirección, o una mención del trabajo realizado por el equipo hecha al resto de la organización, una carta de felicitación,... En definitiva, el equipo debe ser reconocido por sus esfuerzos y resultados.


FASES DE UN EQUIPO DE TRABAJO

Trabajar en equipo no es fácil. Tampoco lo es dirigirlo. Generalmente es necesario contar con un asesor externo al equipo que ayude a éste y a sus componentes a desplegar las habilidades y técnicas necesarias para alcanzar las metas.

Un elemento fundamental es el conocimiento de las fases por las que atraviesa un equipo de trabajo. Hace varias décadas, un buen número de investigadores y expertos en dinámica de grupos describieron y explicaron cómo se desarrollan y maduran los grupos. En años posteriores, varios autores han sugerido modelos que planteaban la existencia de distintos niveles o fases de desarrollo de los grupos.


Niveles o fases de desarrollo de los grupos


1. Formación. Durante esta primera fase, los componentes del grupo “tantean” las normas del equipo e intentan definir los límites de sus tareas.

2. Agitación. En esta segunda etapa, aparecen fricciones y maniobras para situar la posición que cada uno tendrá en el equipo, lo que provocará respuestas emocionales.

3. Normalización. El tercer momento representa un momento para el cambio en el que se desarrolla la interdependencia dentro del grupo, mostrando los miembros buena voluntad para expresar sus opiniones e ideas constructivamente.

4. Realización. En la etapa final, el grupo comienza a aplicar su sentido de unidad en la ejecución de las tareas, desarrollando soluciones y efectuando progresos reales.

Cuadro de las Fases de Desarrollo del Equipo

Fase Estructura del Grupo

Actividad del Equipo

Formación Tanteo y dependencia Orientación

Agitación Hostilidad en el grupo

Respuesta emocional a las demandas de la tarea

NormalizaciónDesarrollo de la cohesión en el grupo

Expresión de opiniones

Realización Afinidad Emergencia de soluciones

TIPOLOGÍA DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO


Los equipos de trabajo pueden agruparse en distintos tipos, dependiendo de quienes los compongan, el alcance de sus objetivos, la voluntariedad u obligatoriedad de la participación en ellos y otras características.

Definiremos aquí cuatro de ellos, así como sus rasgos más reveladores.

1.Círculos de Calidad 2.Equipos de Progreso 3.Equipos de Procesos 4.Equipos Autónomos


1. Círculos de Calidad. Están integrados por un pequeño número de trabajadores que desarrollan su actividad en una misma área, junto a su supervisor, y que se reúnen voluntariamente para analizar problemas propios de su actividad y elaborar soluciones. El círculo se reúne periódicamente, durante una hora a la semana y dentro del horario laboral.

La dirección del círculo no tiene que ser siempre ejercida por el mando directo del grupo. Es posible que otro miembro distinto del círculo coordine y dirija las reuniones.

2. Equipos de Progreso. También llamados "equipos de mejora" o "equipos de desarrollo". Sus miembros se reúnen de forma no voluntaria con el propósito de resolver un problema concreto por el que han sido convocados. Una vez alcanzado el objetivo, el grupo se disuelve.Generalmente se tratan problemas que afectan a distintas áreas de trabajo o departamentos. Por esa razón, la composición es multifuncional y multinivel. Los participantes son seleccionados sobre la base de su conocimiento y experiencia, así como del grado de involucración en el problema.

La duración y periodicidad de las reuniones depende de la urgencia de la solución, pudiendo ir desde reuniones cortas y de frecuencia limitada, hasta reuniones largas y frecuentes.


3. Equipos de Procesos. Una de las líneas de actuación con más potencialidad en la reducción de costes y el incremento de la eficacia y la eficiencia, es la gestión de los procesos. Un equipo de este tipo se centra en un proceso específico con el objetivo de mejorarlos, rediseñarlo o de operar en el mismo un cambio total mediante una acción de reingeniería.

4. Equipos Autónomos. Son conocidos también con el nombre de "equipos de trabajo autogestionario" o de "equipos de trabajo autodirigidos". Representan el grado de participación más amplio ya que, en la práctica, la dirección delega en ellos importantes funciones.

El grupo adquiere una responsabilidad colectiva, administrando sus propias actividades sin interferencia de la gerencia. Tienen atribuciones sobre la planificación de las actividades, el presupuesto y la organización del trabajo. En ocasiones, incluso están facultados para contratar y despedir personal.

COMO MOTIVAR Y RECOMPENSAR A LOS EMPLEADOS

Motivar y recompensar a los empleados es una

de las actividades importantes y más

desafiantes que realizan los gerentes.


Los gerentes EFICACES, interesados en que sus

colaboradores desarrollen un esfuerzo al máximo,

reconocen la necesidad de adaptar sus prácticas motivacionales para

satisfacer sus necesidades y deseos específicos.


¿QUÉ ES LA MOTIVACIÓN?La voluntad de un individuo

de desarrollar altos niveles de esfuerzo para alcanzar

las metas de la organización, bajo la condición de que dicho esfuerzo le ofrezca la

posibilidad de satisfacer alguna necesidad individual.


ELEMENTOS CLAVE DE LA MOTIVACIÓN

•Esfuerzo

•Metas organizacionales

•Necesidades


TIPOS DE MOTIVACIÓNExisten 2 tipos de motivacion:•Motivación intrinseca. Esta motivación viene de dentro de uno mismo. Las actividades que los individuos hacen son su propia recompensa. La gente es motivada porque ellos aman sinceramente la actividad que están haciendo. •Motivación extrinseca. Para aquellos individuos que están motivados extrinsecamente, sus recompensas son factores externos. Ellos hacen su trabajo para ganar un grado o una recompensa o complacer a sus padres o evitar un castigo. La mayoria de la gente esta extrinsecamente motivada. Nuestra sociedad pone un mayor énfasis y presión en obtener grados y desempeño. Por consiguiente, eso hace que sea muy dificil estar intrinsecamente motivado.


¿QUÉ MOTIVA A LA GENTE A TRABAJAR?

Una posible respuesta es la paga. La gente trabaja porque necesita alimentarse, vestirse, implementar su hogar y ver por el bien de su familia. En años pasados, el camino de las compañías para conseguir gente que trabajara fuerte era ofrecerles mas dinero. Pero las organizaciones de hoy ofrecen menos oportunidades para aumentos y promociones. Y los trabajadores de hoy por otra parte responden a diferentes herramientas motivacionales.

Podemos decir entonces que el pago ya no es la única razón para que la gente trabaje. Ing. Rubí Salas Arévalo.

¿QUÉ ES LO QUE LOS TRABAJADORES VALORAN?

Se ha demostrado que lo que mas valoran los trabajadores son "los intangibles", es decir, el hecho de ser apreciados por el trabajo realizado, por mantenerlos informados acerca de las cosas que afectan a todos, tener un jefe simpático que tenga tiempo de escucharlos, etc. Ninguno de estos intangibles son muy costosos, pero si toman tiempo y dedicación por parte de los administradores.

También podemos decir que : * Todos los trabajadores necesitan sentirse importantes, ser necesitados, lograr algo con sentido, sobresalir.

* Los mas importantes motivadores son : lograr resultados, siendo valorados y hacerlos sentir importantes, siendo incluidos y aceptados por un grupo líder o admirado, compitiendo y siendo cabeza de otros grupos, obteniendo influencia y estatus, ganando mas dinero, oportunidades de hacer cosas que uno quiere, etc.

* La llave es encontrar que motiva a la gente que quieres motivar. Ing. Rubí Salas Arévalo.

¿QUÉ PUEDE HACER UN GERENTE PARA MOTIVAR A SUS COLABORADORES?

Hay diversas cosas que un gerente puede realizar para fomentar la motivación de los trabajadores:

Hacer interesante el trabajo.

Relacionar las recompensas con el rendimiento.

Proporcionar recompensas que sean valoradas.

Tratar a los empleados como personas.

Alentar la participación y la colaboración.

Ofrecer retroalimentación (feed-back) precisa y oportuna.


Hacer interesante el trabajo:El gerente debe hacer un análisis minucioso de cuanto cargo tenga bajo su control. El gerente no debe olvidarse de una pregunta, la cual debe hacérsela constantemente:

“¿Es posible enriquecer este cargo para hacerlo más interesante?”.

Hay un límite al desempeño satisfactorio que puede esperarse de personas ocupadas en tareas muy rutinarias. Es muy común que nos encontremos frente a personas que al ejecutar constantemente la misma simple operación sin cesar, desemboque rápidamente en la apatía y el aburrimiento de éstas.


Relacionar las recompensas con el rendimiento:Hay muchas razones por las cuales los gerentes tienden a ser reacios para vincular las recompensas con el rendimiento. Primero y principal, es mucho más fácil acordar a todos un mismo aumento de sueldo. Este enfoque suele implicar menos trajín y además requiere poca justificación. La segunda razón podría estar ligada a los convenios sindicales, los cuales suelen estipular, que a igual trabajo debe pagarse igual salario. Suele ocurrir en otros casos que la política de la organización determina que los aumentos de salarios responden a ciertos lineamientos, no vinculables con el rendimiento. Sin embargo, aún en estos casos, suele haber recompensas aparte del sueldo que pueden ser vinculadas con el rendimiento. Éstas podrían incluir la asignación a tareas preferidas o algún tipo de reconocimiento formal.


Proporcionar recompensas que sean valoradas:Muy pocos gerentes se detienen alguna vez a pensar qué tipo de retribuciones son más apreciadas por el personal. Habitualmente los administradores piensan que el pago es la única recompensa con la cual disponen y creen además, que no tienen nada para decir con respecto a las recompensas que se ofrecen. Es creencia general que sólo la administración superior puede tomar estas decisiones. Sin embargo, hay muchos otros tipos de recompensa que podrían ser realmente apreciadas por el personal. Vale destacar a modo de ejemplo al empleado a quien se le asigna para trabajar en determinado proyecto o se le confía una nueva máquina o herramienta; seguramente éste valoraría mucho este tipo de recompensa. Como síntesis podría decirse que lo mas importante para el administrador es que sepa contemplar las recompensas con las que dispone y saber además qué cosas valora el subordinado.


Tratar a los empleados como personas:Es de suma importancia que los trabajadores sean tratados del mismo modo, ya que en el mundo de hoy tan impersonal, hay una creciente tendencia a tratar a los empleados como si fueran cifras en las computadoras. Este es un concepto erróneo puesto que en lo personal creemos que a casi todas las personas les gusta ser tratadas como individuos.

Alentar la participación y la colaboración: Los beneficios motivacionales derivados de la sincera participación del empleado son sin duda muy altos. Pero pese a todos los beneficios potenciales, creemos que sigue habiendo supervisores que hacen poco para alentar la participación de los trabajadores.


Ofrecer retroalimentación (feed-back) precisa y oportuna: A nadie le gusta permanecer a oscuras con respecto a su propio desempeño. De hecho un juicio de rendimiento negativo puede ser preferible a ninguno. En esta situación, una persona sabrá lo que debe hacer para mejorar. La falta de retroalimentación suele producir en el empleado una frustración que a menudo tiene un efecto negativo en su rendimiento.


CREANDO LA ATMOSFERA CORRECTA

Los lideres que deseen que sus empleados trabajen fuerte deben : Involucrar a los trabajadores en la definición de problemas, resolución de los mismos y toma de decisiones. Estudios de Psicología Social muestran que si involucras a tu personal en un proceso colaborativo, su nivel de compromiso en el proceso se vera incrementado.

Provee oportunidades de aprendizaje y de mejoramiento de sus habilidades. Descubre nuevos y mejores caminos que incentiven a tus empleados a hacer las cosas.......(Creo que esta es la respuesta que mas se acerca a tu pregunta. Ya que tus trabajadores no tienen un nivel tan alto de conocimientos, pues los podrías motivar tratándolos de educar en diferentes ítems, por ejemplo, trato al cliente, computadoras, etc., lo demás creo que esta en la imaginación del empleador, o sea, TU, tienes que sondear a tu propia gente y descubrir sus metas y pienso que por allí puedes entrar. Mas abajo te daré otras ideas)


Establecer condiciones en las que las colaboraciones ocurran con facilidad y naturalidad. La camaradería y el trabajo en equipo crea un sentido de comunidad para los individuos involucrados y puede que se sientan como colaboradores - un importante motivador. Responder a cada necesidad individual. Mostrar interés. Demostrar una alineación entre las metas personales y las organizacionales. Explica como los trabajadores pueden brindar un beneficio individual mientras benefician también a la organización al mismo tiempo. Crear un ambiente de mucha confianza y respeto. El primer paso para hacer esto es seguir la regla de Oro : trata a tus empleados como tu deseas ser tratado.


LA CREATIVIDAD DEPENDE DE TÍ.Los administradores o jefes necesitan ser creativos al momento de recompensar a sus trabajadores. Tome tiempo para encontrar que motiva y excita específicamente a cada uno de sus empleados y luego mira que puedes hacer para que esas cosas sucedan.

Cuando uno de tus empleados pone un esfuerzo extra en un proyecto o en lograr alguna meta que se han puesto de acuerdo, reconozca el logro adecuadamente en una única y memorable manera.


Estas ideas están limitadas solo por la imaginación, tiempo y creatividad. Es importante crear un historia positiva para que el empleado pueda contarla a otros varias veces. Amigos, familia y compañeros de trabajo deberán enterarse del logro individual del empleado y que es lo que hizo la compañía para celebrarlo ya que de esta manera el empleado podrá revivir el reconocimiento muchas veces.


Puedes también crear mecanismos de reconocimiento en las operaciones de tu compañía. Por ejemplo esta el hecho de crear premios, "Premio a la Calidad", "Día de la Excelencia", etc....motivando a que el personal se una en equipos con el fin de conseguir mejoras en sus procesos. Y para plasmarlos a todo nivel en la compañía los resultados se publican en periódicos internos, los cuales pueden incluir también cartas de elogios de los consumidores acerca de empleados específicos o como fueron tratados cuando necesitaron de sus servicios. Todo ello con la idea de que el personal comparta actividades enriquecedoras, se diviertan , puedan conocerse mutuamente y desarrollen un gran sentido de trabajo de equipo.

Recompensar al personal por trabajos excepcionales es critico para mantenerlos motivados y que den lo mejor de si. Hay que tratar que estas recompensas generen orgullo, entusiasmo y diversión.


PAUTAS FINALES PARA EL ADMINISTRADOR

1. Reconoce que cada persona es única con sus debilidades y fortalezas. 2. Trata de poner en la motivacion ideas que necesitas. 3. Recompensa a los empleados por buenos desempeños, y no lo hagas por

un pobre performance. 4. Desarrolla un sistema de comunicación abierta y mantén una línea de

información en ambas direcciones. 5. Cuida a tus empleados y guíalos. 6. Desarrolla un trabajo en equipo basado en la confianza y respeto. 7. Un ambiente físico de trabajo es importante. 8. Trata de encontrar la persona correcta para el puesto. 9. Crea trabajos retadores en donde tenga oportunidades de avanzar, crecer,

tener reconocimiento y recompensa. 10. Trata de motivar a tus empleados en la misma manera que quieres que tus

superiores te motiven a ti. 11. Se sensitivo al reaccionar ante necesidades insatisfechas.


CONCLUSIÓNQuiero concluir diciendo que el

principal papel en todo este proceso lo tiene el empleador, él es el líder , el que lleva la batuta de la orquesta, a medida de como dirija a su grupo, este le responderá. La tarea no es

fácil pero si muy retadora, organízate y lo lograras.


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