“AÑO DEL DEBER CIUDADANO”

“INSTITUTO PERUANO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS”

ASIGNATURA:

ALMACEN Y CONTROL DE EXISTENCIAS

TEMA:

ESTUDIO DE ALMACEN

PROFESOR:

VÍCTOR RAMIREZ

ALUMNO: ENRIQUEZ BECK, NANCY FIESTAS RIVAS, DIANA ZULOAGA CHUNGA, RICARDO

Piura-2007

INTRODUCCION

Siendo las 9:30 a.m. del día Viernes 20 de julio; los integrantes del

grupo Nancy, Diana y Ricardo se reunieron para entrevistar al jefe

del área de almacenes de la Empresa Distribuidora Punto Blanco

S.A., el Sr. Pedro Reyes Ormeño; con una previa solicitud para la

entrevista.

Las personas que trabajan en el almacén, tienen un desafío:

demostrar que éste es capaz de obtener utilidades para la empresa;

logran que el costo del almacenamiento sea mucho menor que los

beneficios que se obtienen al satisfacer en forma oportuna y

económica los requerimientos del usuario y/o proveedores. Para

este fin, la principal labor que le corresponde al almacén, es

ADMINISTRAR en forma óptima los stocks, para evitar los

contratiempos, tanto para la empresa como para sus clientes.

La distribuidora es un almacén de productos terminados, perecibles

y no perecibles.

A continuación detallamos los datos que nos proporcionó el Jefe de

Almacén: Distribuidora Punto Blanco.

1. DEFINICION DEL ALMACEN:

Distribuidora Punto Blanco, es un almacén físico, interno y propio;

donde se tienen los materiales de stock de primera necesidad,

necesarios para sus operaciones de ventas.

2. FUNCIONES DEL ALMACEN:

- Control de materiales.- El control de materiales se encarga de que la

calidad de que cada uno de los materiales esté bien definida. Cuando

no existe control de materiales, es decir, no se especifica bien lo que se

compra, muchas veces existen Materiales Inactivos, que incrementan

innecesariamente los costos del almacén; como son los productos que

no tienen mucha demanda y/o rotación. El Control de Materiales,

coordina con los clientes y proveedores.

En este caso son los días martes, ya que casi ese día no hacen

despacho.

- Programación de Materiales.- la programación se hace mensual y/o

quincenal.

- Compras.- hacen las compras diarias, según la necesidad de los

clientes y/o proveedor y de la demanda. Se encarga el departamento de

sistemas y finanzas.

- Almacenes.- Luego de compras, el proveedor entrega la mercadería al

almacén, el cual es responsable de la recepción, almacenamiento y

distribución. los abastecen para tener productos en stock y despachar

los materiales.

3. LA PROGRAMACION DE LOS MATERIALES:

Este determina la cantidad y la oportunidad en que deben estar los

materiales en el almacén. Para evitar las urgencias de los clientes y para

que la competencia no se aproveche; la Programación de los materiales

se hace mensual y/o quincenal. Por ejemplo tienen fechas de que no hay

mucha demanda, que son los meses de Enero, Febrero y Marzo no hay

mucha entrega, por la gente se va de vacaciones, no tienen mucha

liquidez por inicios de año. En los meses de Abril, Mayo y Junio son los

meses de recuperación por que la mayoría de la gente empieza a

trabajar; y las amas de casa tienen mas responsabilidad por la épocas

de estudios de sus hijos. En los meses de Agosto, Setiembre hasta

Diciembre son las épocas de “Fuerte Demanda”, por las diversas fiestas

que hay en esos meses; su mayor Demanda se da en Diciembre, por la

época de Navidad, dónde los productos que más venden son los

panetones, vinos y productos enlatados.

4. RECEPCIÓN DE LOS MATERIALES:

Ésta es independiente del Almacenamiento. A la hora de recepcionar los

materiales, primero pesan cada producto; ejemplo un paquete de

mayonesa Hellman`s, pesa 425 ml, y sistemas graba los datos y se hace

la sumatoria de cuantas unidades compran. Facilita el conteo de cada

producto por su peso y también tiene efecto para pago de flete.

5. PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES:

a. CONTROL DE PEDIDOS DE MATERIALES:

Generalmente, con los pedidos de stocks, no existen muchos problemas

ya se conocen los productos que se consumen constantemente. Para

realizar este control, la empresa tiene personal técnico que realiza una

función de campo, es decir:

Mediante sus pre-ventas, hacen una visita de previa (02días antes de la

entrega) a los diferentes supermercados, ejemplo Cossto, Don Vitto y

Multiplaza; y a los negociantes del mercado de casi toda la región Piura.

A continuación nos explicó como realizan lo que ellos llaman “Fuerza

de Ventas”:

PROCESO:

1) Los pre-ventas salen con información sobre precios y productos que

tienen para ofrecer, después de dar la información necesaria al cliente;

toman los pedidos a los diferentes negociantes y proveedores,

regresando al almacén a las 2 p.m.

2) Entregan los pedidos al departamento de finanzas y crédito; éstos

evalúan los posibles clientes morosos, si alguien figura en el sistema

como CLIENTE MOROSO no se aprueban sus pedidos.

3) Después de aprobar los créditos; los pedidos pasan al departamento de

Sistema para su respectiva Facturación.

4) Las facturas se entregan a cada jefe de línea, y ellos se encargan de

sacar la mercadería.

5) El chofer y el encargado de repartir verifica la mercadería que todo tiene

que estar conforme a la factura.

6) Suben la mercadería al camión repartidor.

7) Se transporta y empieza la entrega respectiva.

8) Cierre de venta.

Este proceso de ventas ayuda a tomar medidas y a la presicion de entrega de

los productos.

CRONOGRAMA DE DESPACHOS

LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO

Piura Piura Piura Piura Piura Piura

Mercado Mercado Mercado Mercado Mercado Mercado

Castilla Castilla Castilla Castilla Castilla Castilla

Sullana Sullana Sullana Sullana Sullana- Quer Sullana

Paita Catacaos Paita Chulucanas La Unión

Talara La Unión Las Lomas Morropón

Negritos Sechura Tambogrande Talara

Tumbes La Ruta

Morropón : Cada 15 días

6. EL ESTUDIO DE MATERIALES:

El personal técnico ésta permanentemente en busca de materiales nuevos: en

cuanto a costo, rendimiento, obtención disponibilidad en el mercado,

procedencia, integración nacional y desarrollo de proveedores; todo esto se

encarga el mismo proveedor.

7. SU CATÁLOGO:

Los proveedores le dan su catálogo a la distribuidora; y los jefes de línea le

dan a los pre-ventas los catálogos para la venta de los productos.

8. CLASIFICACIÓN DE STOCKS:

8.1Por su Procedencia: los productos son de procedencia Nacional.

8.2Por su Demanda: irregular, regular y fuerte, dependiendo de la época

del año.

8.3Por su Importancia Operativa: es estratégica, por que siempre están

midiendo la gente que compite con ellos.

8.4Por su existencia:

Stock.- siempre tienen en su almacén el stock suficiente y para regular el

stock se hace un reporte de despacho.

8.5Por su Obtención: son productos terminados.

8.6Por su Movimiento: la mayoría de sus productos son activos porque

siempre están en constante movimiento (pedidos- entregas).

9. CLASIFICACION DE SUS:

9.1COMPRAS: compran directamente a los proveedores de las diferentes

marcas, con 15 días de anticipación a la entrega.

9.2ALMACÉN: su almacén depende básicamente del consumo - pedido

de sus clientes, el almacén de Punto Blanco todos los días vende, por lo

que siempre está lleno.

10. EL ALMACENAMIENTO:

Para almacenar los productos la mayor eficiencia y para facilitar su ubicación

los códigos es sólo numérico. Se controla en la base de datos del sistema del

almacén.

El área del almacén es de 980 m2. La clasificación de sus áreas son las

siguientes:

- Área de Productos Pesados.- las almacenan en la entrada, para

ahorrar tiempo y energía. Ejemplo: electrodomésticos, comida para

perros, cajas de leche, etc.

- A. Productos Frágiles: son áreas seguras, de buen ambiente, éste

también se ubica casi a la entrada del almacén. Ejemplo: aceites,

galletas, néctares de fruta envasados en cartón, otros.

- A. Productos Costosos: éstos están en un lugar seguro (con rejas)

con la capacidad y espacio suficiente para su almacén para evitar algún

robo del material. Ejemplo: los cigarros, el ron Tabernero y Cartavio,

sangría, chocolates Sniker, mayonesa Hellman`s, productos Rexona,

productos Unilever, cremas, entre otros.

Solo tienen 3 estantes, sólo para los productos caros, la mayoría

de los productos están colocados sobre parihuelas; para

transportar y recibir los productos dentro del almacén utilizan las

estanterías móviles (carretas).

Para la entrega diaria de los pedidos utilizan camiones, propios

de la empresa.

Para la recepción de los productos utilizan 04 balanzas

electrónicas.

Para el mantenimiento de todo almacén, se hacen fumigaciones

periódicas: trimestralmente.