Iniciación a Office 2013

COLECCIÓN AULA MENTOR SERIE OFIMÁTICA

Ministeriode Educación, Culturay Deporte

CamSo SG

ALV

Iniciación a Office 2013

Ofimática

Catálogo de publicaciones del Ministerio: www.educacion.gob.esCatálogo general de publicaciones oficiales: www.publicacionesoficiales.boe.es

AutorJosé Luis Moreno Sánchez

Coordinación pedagógicaCristina Prada Díez

Edición y maquetación de contenidosCristina Prada DíezRocío de la Bandera Berlanga

Diseño gráfico y de portadaRocío de la Bandera Berlanga

NIPO: 030-14-153-4ISBN: 978-84-369-5590-3

ÍNDICE

Pág.

Módulo A. PROCESADOR DE TEXTOS. WORD............................................................13

Unidad 0. Introducción. ............................................................................................................15

1. Introducción. ....................................................................................................................152. Acceso a Word. ................................................................................................................153. Entorno de trabajo de Word. ...........................................................................................164. La cinta de opciones. .......................................................................................................175. El menú Archivo. .............................................................................................................18

5.1. ¿Qué es SkyDrive? .................................................................................................... 215.2. ¿Cómo entrar en SkyDrive? .................................................................................... 22

Unidad 1. Crear documentos. ...................................................................................................29

1.1. Abrir un documento nuevo. ..........................................................................................291.2. Abrir un documento guardado. ....................................................................................301.3. Seleccionar texto. ...........................................................................................................311.4. Vista previa de impresión. ............................................................................................321.5. Insertar salto de página. ................................................................................................331.6. Cuadros de diálogo. ......................................................................................................34

1.6.1. Fichas y pestañas. ................................................................................................. 341.6.2. Botones de orden. ................................................................................................ 351.6.3. Cuadros de texto................................................................................................... 351.6.4. Listas desplegables. ............................................................................................... 351.6.5. Botones de opción. .............................................................................................. 351.6.6. Casillas de verificación. ........................................................................................ 36

1.7. Los menús contextuales. ...............................................................................................361.8. Guardar un documento. ................................................................................................371.9. Trabajar con varios documentos. ..................................................................................39

1.9.1. Nueva ventana. ..................................................................................................... 421.9.2. Dividir. ................................................................................................................... 42

1.10. Cerrar el documento. ...................................................................................................431.11. Ayuda Word. ................................................................................................................431.12. Imprimir. .......................................................................................................................45

Unidad 2. Formato de documentos. .........................................................................................47

1. Introducción. ....................................................................................................................471.1. Pestaña de inicio. ..................................................................................................... 471.2. Pestaña de insertar. .................................................................................................. 481.3. Pestaña de diseño. ................................................................................................... 481.4. Pestaña de diseño de página. ................................................................................. 48

2. Tipo y tamaño de letra. ...................................................................................................492.1. Negrita, cursiva y subrayado. .................................................................................. 512.2. Alineación. ............................................................................................................... 532.3. Numeración y viñetas. ............................................................................................. 562.4. Bordes y sombreado. .............................................................................................. 582.5. Color de texto y fondo de caracteres. .................................................................... 642.6. Fondo de página. ..................................................................................................... 65

2.6.1. Fondo de marca de agua..................................................................................662.7. Interlineado y espacio entre párrafos. .................................................................... 672.8. Cambiar a mayúsculas o minúsculas. ..................................................................... 692.9. Creación de columnas periodísticas. ...................................................................... 70

2.9.1. Los saltos de columna.......................................................................................712.10. Mover un bloque de texto. ................................................................................... 732.11. Desplazarse por el documento. ............................................................................ 74

2.11.1. Teclas...............................................................................................................742.11.2. Barras de desplazamiento. ..............................................................................752.11.3. Panel de navegación.......................................................................................752.11.4. Ir a....................................................................................................................76

2.12. Insertar un documento. ......................................................................................... 77

Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas. .............................................................................79

1. Introducción. ....................................................................................................................79

2. Cortar, copiar y pegar. .....................................................................................................792.1. Cortar ........................................................................................................................ 802.2. Copiar ....................................................................................................................... 802.3. Pegar ......................................................................................................................... 80

3. Deshacer y rehacer. ..........................................................................................................823.1. Hipervínculos. .......................................................................................................... 83

3.1.1. Hipervínculo a otra parte del documento. Marcadores..................................863.2. Mostrar u ocultar caracteres no imprimibles. ......................................................... 88

Unidad 4. Mejorar el documento. .............................................................................................89

4.1. Estilos. ............................................................................................................................894.1.1. Crear un nuevo estilo a partir del formato...........................................................91

4.2. Índices. ...........................................................................................................................944.3. Añadir contraseña a un documento. ............................................................................964.4. Sangrías. Utilización de la regla. ...................................................................................984.5. Corrector ortográfico. ..................................................................................................102

4.5.1. Revisión ortográfica y gramatical automática......................................................103

4.5.2. Revisión ortográfica y gramatical manual..........................................................1044.6. Sinónimos. ....................................................................................................................1054.7. Buscar y reemplazar. ...................................................................................................1074.8. Configurar página. .......................................................................................................1094.9. Sobres y etiquetas. .......................................................................................................112

4.9.1. Sobres...................................................................................................................1124.9.2. Etiquetas...............................................................................................................114

4.10. Combinar correspondencia. ......................................................................................1164.10.1. Modificar los registros........................................................................................1254.10.2. Escribir una carta a varias personas sin utilizar el asistente............................126

Unidad 5. Inserción. ................................................................................................................128

5.1. Introducción. ................................................................................................................1285.2. Insertar símbolos especiales. ......................................................................................1285.3. Encabezado y pie de página. ......................................................................................130

5.3.1. Encabezado. ........................................................................................................ 1305.3.2. Pie de página. ..................................................................................................... 131

5.4. Insertar numeración de página. ..................................................................................1325.5. Insertar y sobrescribir. .................................................................................................135

Unidad 6. Tablas. .....................................................................................................................137

6.1. Insertar tablas. ..............................................................................................................1376.2. Formato de tabla. .........................................................................................................139

6.2.1. Seleccionar tablas: .............................................................................................. 1396.2.1.1. Seleccionar una tabla...................................................................................1396.2.1.2. Seleccionar una columna.............................................................................1406.2.1.3. Seleccionar una fila......................................................................................1406.2.1.4. Seleccionar una celda..................................................................................1406.2.1.5. Insertar celda................................................................................................1406.2.1.6. Insertar filas o columnas..............................................................................1416.2.1.7. Eliminar celdas..............................................................................................1416.2.1.8. Mover filas y columnas.................................................................................1416.2.1.9. Autoajustar al contenido...............................................................................1416.2.1.10. Ordenar alfabéticamente............................................................................142

6.3. Ancho y alto de tabla. .................................................................................................1446.3.1. Cambiar el ancho y alto de filas y columnas...................................................... 146

6.4. Unir y dividir celdas. ...................................................................................................1486.5. Bordes y sombreados en tablas. .................................................................................1496.6. Estilos de tablas. ..........................................................................................................1526.7. Mover tablas. ................................................................................................................1536.8. Convertir texto en tabla y viceversa. ..........................................................................154

6.8.1. Convertir texto en tabla. ..................................................................................... 1546.8.2. Convertir una tabla en texto. ............................................................................. 154

Unidad 7. Gráficos. ..................................................................................................................157

7.1. Introducción. ................................................................................................................1577.2. Herramientas gráficas. .................................................................................................157

7.2.1. Formas. ................................................................................................................ 158

7.3. Insertar imágenes.........................................................................................................1627.3.1. Insertar Imágenes.................................................................................................1627.3.2. Insertar imágenes desde medios de almacenamiento externos como cámaras fotográficas o escáner. .................................................................................................. 1637.3.3. Insertar imagen desde Internet. ......................................................................... 164

7.4. Captura de imágenes de la pantalla. ..........................................................................1657.5. WordArt. .......................................................................................................................1667.6. Modificar gráficos. .......................................................................................................1717.7. Líneas y flechas. ...........................................................................................................1727.8. Cuadrados y círculos. ..................................................................................................1757.9. Efectos de relleno. .......................................................................................................1757.10. Tres dimensiones. ......................................................................................................1787.11. Trabajar con imágenes. .............................................................................................181

Módulo B. PRESENTACIONES. POWERPOINT. .........................................................185

Unidad 8. Creación de presentaciones y powerpoint. ..........................................................186

8. Creación de presentaciones y diapositivas. ..................................................................1868.1. Entorno de trabajo de Powerpoint. ...................................................................... 1868.2. Vistas de una presentación. .................................................................................. 1888.3. Crear una presentación. ........................................................................................ 1948.4. Añadir textos a las diapositivas. ............................................................................ 1978.5. Tipos de diseño de diapositivas. .......................................................................... 1988.6. Añadir diapositiva. ................................................................................................. 2018.7. Eliminar diapositiva. .............................................................................................. 2028.8. Mover diapositiva................................................................................................... 2038.9. Añadir un cuadro de texto. ................................................................................... 2058.10. Cambiar el formato de texto. .............................................................................. 2068.11. Añadir fondos de color a las diapositivas. ......................................................... 2088.12. Insertar imágenes. ................................................................................................ 214

8.12.1. Insertar una imagen desde el diseño de diapositiva..................................2148.12.2. Insertar una imagen desde Internet.............................................................2158.12.3. Insertar una imagen desde un archivo........................................................217

8.13. Plantillas. .............................................................................................................. 2188.14. Presentación en pantalla. .................................................................................... 2208.15. Duplicar diapositiva. ............................................................................................ 220

Unidad 9. Efectos de transición y animación. ........................................................................222

9.1. Avance de diapositivas: efectos de transición. ...........................................................2229.2. Animación de objetos. .................................................................................................2259.3. Animación avanzada e intervalos. ..............................................................................2279.4. Configuración de la presentación. ..............................................................................2319.5. Plantillas. ......................................................................................................................2339.6. Proteger las presentaciones.........................................................................................2359.7. Presentaciones interactivas. .........................................................................................2369.8. Presentaciones con gráficos y organigramas. ............................................................241

Módulo C. HOJA DE CALCULO. EXCEL .....................................................................249

Introducción. ............................................................................................................................250

Unidad 10. Operaciones con archivos. ..................................................................................251

10.1. Abrir un libro de trabajo ya existente. ......................................................................25110.2. Guardar un libro de trabajo. .....................................................................................25210.3. Cerrar un libro de trabajo. ........................................................................................25410.4. Empezar un libro nuevo de trabajo. .........................................................................25410.5. Botones del cuadro de diálogo “Guardar”. ..............................................................25510.6. Crear automáticamente copias de seguridad. ..........................................................25710.7. Proteger libros de trabajo. .........................................................................................25810.8. Cerrar todos los libros abiertos. ................................................................................262

Unidad 11. Crear una hoja de cálculo. ...................................................................................263

11.1. Entorno de trabajo. ....................................................................................................26311.2. Hojas y celdas. ...........................................................................................................26411.3. Inserción de texto y números. ..................................................................................26711.4. Modificar, eliminar y mover los contenidos de las celdas. ......................................27011.5. Rangos. .......................................................................................................................27311.6. Insertar filas y columnas. ..........................................................................................27611.7. Rellenar celdas automáticamente. .............................................................................27711.8. Dar nombre a las hojas. ............................................................................................28011.9. Insertar celdas en una hoja. ......................................................................................28111.10. Insertar hojas en un libro. .......................................................................................28211.11. Eliminar filas y columnas de una hoja. ..................................................................28211.12. Eliminar hojas de un libro. ......................................................................................28211.13. Mover una hoja de cálculo. .....................................................................................28311.14. Copiar una hoja de cálculo. ....................................................................................284

Unidad 12. Formato. ................................................................................................................285

12.1. Formato de texto. ......................................................................................................28512.2. Formatos numéricos. .................................................................................................28712.3. Ancho de columna. ...................................................................................................29112.4. Altura de filas. ............................................................................................................29112.5. Alineación. .................................................................................................................29212.6. Fondos de las celdas. ................................................................................................29412.7. Unir y separar varias celdas. .....................................................................................29512.8. Líneas y bordes. .........................................................................................................29512.9. Formato automático. ..................................................................................................29912.10. Vista preliminar. .......................................................................................................303

Unidad 13. Datos. ....................................................................................................................306

13.1. Ordenar datos. ...........................................................................................................30613.2. Filtrar datos. ...............................................................................................................30713.3. Subtotales. ..................................................................................................................31113.4. Formato condicional. .................................................................................................314

13.5. Validación de datos. ..................................................................................................31713.6. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word. ......................................32113.7. Imprimir. .....................................................................................................................322

Unidad 14. Funciones. .............................................................................................................330

14.1. Funciones. ..................................................................................................................33014.1.1. Suma. ................................................................................................................. 33214.1.2. Máximo (MAX). ................................................................................................. 33214.1.3. Mínimo (MIN). .................................................................................................. 33314.1.4. Moda. ................................................................................................................. 33414.1.5. Promedio. .......................................................................................................... 33514.1.6. Potencia. ............................................................................................................ 33514.1.7. Producto. ........................................................................................................... 33614.1.8. Raíz. ................................................................................................................... 33714.1.9. Operador de textos (unir textos de celdas). ................................................... 33714.1.10. Tanto por ciento.............................................................................................. 33814.1.11. Hoy. ................................................................................................................. 33914.1.12. Ahora. .............................................................................................................. 33914.1.13. Año. ................................................................................................................. 33914.1.14. Aleatorio. ......................................................................................................... 34014.1.15. SI ...................................................................................................................... 340

14.2. Insertar función con el asistente de funciones. .......................................................34214.3. Autosuma. ..................................................................................................................34814.4. Autocopiado de fórmulas. .........................................................................................35014.5. Referencias absolutas y relativas. ..............................................................................351

Unidad 15. Gráficos e imágenes. ............................................................................................354

15.1. Gráficos. .....................................................................................................................35415.2. Modificar un gráfico. .................................................................................................36115.3. Insertar imágenes. WordArt. ......................................................................................37715.4. Insertar fondo a la hoja de cálculo. ..........................................................................379

Módulo D. BASES DE DATOS - ACCESS .....................................................................381

Introducción. ............................................................................................................................382

Unidad 16. Tablas. ...................................................................................................................387

16.1. Crear una tabla utilizando el asistente......................................................................38716.2. Cambiar el nombre de un campo. ............................................................................39416.3. Ancho de columna. ...................................................................................................39516.4. Agregar campos. ........................................................................................................39816.5. Eliminar campos y registros. .....................................................................................39916.6. Clave principal. ..........................................................................................................40216.7. Ordenar datos. ...........................................................................................................40316.8. Alto de fila. .................................................................................................................40516.9. Filtrar datos. ...............................................................................................................40616.10. Ocultar campo. ........................................................................................................40916.11. Buscar datos. ............................................................................................................411

16.12. Introducción a las bases de datos relacionales. .....................................................412

Unidad 17. Consultas. ..............................................................................................................414

17.1. Introducción a las consultas. .....................................................................................41417.2. Crear una consulta utilizando el asistente. ...............................................................41517.3. Crear una consulta en una base de datos que contiene más de una tabla. ...........41817.4. Establecer un criterio a la consulta. ..........................................................................42017.5. Consultas de tipo resumen. .......................................................................................42217.6. Guardar una consulta con otro nombre. ..................................................................42517.7. Consulta en vista de diseño. .....................................................................................427

Unidad 18. Formularios. ..........................................................................................................430

18.1. Introducción a los formularios. .................................................................................43018.2. Crear formularios utilizando el asistente. .................................................................43118.3. Borrar formularios. ....................................................................................................43518.4. Propiedades de los documentos. ..............................................................................436

Unidad 19. Informes. ...............................................................................................................438

19.1. Introducción a los Informes. .....................................................................................43819.2. Crear informes utilizando el asistente. .....................................................................43919.3. Crear etiquetas con el asistente. ...............................................................................44519.4. Informe con valores de resumen. .............................................................................44919.5. Informe de una consulta. ..........................................................................................45319.6. Vista preliminar. .........................................................................................................456

Módulo A. PROCESADOR DE TEXTOS. WORD

Unidad 0. Introducción.

Unidad 1. Crear un documento.

Unidad 2. Formato de documentos.

Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas.

Unidad 4. Mejorar el documento.

Unidad 5. Inserción.

Unidad 6. Tablas.

Unidad 7. Gráficos.

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Unidad 0. Introducción.

1. Introducción.

WORD es un procesador de textos que sirve para crear, dar formato e imprimir documentos nuevos así como para modificar otros ya existentes.

Las posibilidades de trabajo con este programa son enormes y con él se pueden realizar una gran variedad de tareas que van desde escribir correctamente una carta o un documento sencillo hasta crear Blogs y páginas Web, trabajar con gráficos, intercambiar información con otros programas de Office o guardar documentos en “La Nube” (SkyDrive) para trabajar con ellos en otros equipos sin necesidad de llevarlos consigo.

No obstante, este es un curso de iniciación y por lo tanto tiene como objetivo el conocimiento y uso de las funcionalidades básicas del programa.

Antes de comenzar a crear documentos vamos a ver algunos elementos que nos ayudarán a comprender el entorno de trabajo de Word. Estos elementos son los siguientes:

- Acceso a Word.- Cinta de Opciones.- Barra de formato rápido.- Vista Previa.- Zoom.- Ayuda.

2. Acceso a Word.

Word se encuentra dentro de la carpeta Microsoft Office y se abre desde el botón Inicio que

aparece en la parte inferior izquierda del escritorio .

Al pinchar en el botón se despliega un menú como éste; si colocas el cursor sobre “Todos los programas” se abrirá otra lista con todos los que tienes instalados en tu equipo. Entre ellos verás Microsoft Office 2013.

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Aula Mentor

Haces clic sobre él y se abrirá una lista con todos los programas de Office que hayas instalado.

Pulsas en Word 2013 y aparecerá la ventana de Word.

3. Entorno de trabajo de Word.

Al abrir Word nos encontramos con una ventana parecida a la siguiente ya que el usuario puede configurarla para que se vean unos elementos u otros. En la imagen señalamos los más importantes:

174. La cinta de opciones.

El entorno gráfico y visual de Word al igual que el resto de programas de Office, se muestra esencialmente a través de la cinta de opciones. Está formado por diferentes secciones o grupos desde los cuales se pueden ejecutar todos los comandos de Word. Posicionando el cursor sobre los botones que forman cada sección tendremos acceso rápido a la tarea que queramos realizar.

Cada fragmento es accesible a través de la ficha o pestaña que agrupa el conjunto de secciones relacionadas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. Posicionando la flecha del ratón sobre los botones nos mostrará la función que cumplen. Además, alguna de las secciones permite la ampliación de opciones desplegando una lista a la que tendremos acceso pinchando en el botón situado en la parte inferior derecha de la sección:

.

La cinta de opciones puede ocultarse pulsando en el botón situado en el ángulo inferior derecho:

.

Módulo A. U0. Introducción

Menú archivo

Barra de estado ZoomVista de documento

Área de trabajo o ventana del documento

Barra de desplazamiento

Barra de herramientas de acceso rápido

Pestañas de la cinta de operaciones

Barra de título

Fichas o pestañas

Secciones ogrupos

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Aula Mentor

5. El menú Archivo.

El menú Archivo se encuentra en la parte izquierda de la cinta de opciones con un color

diferente al resto de fichas . El menú Archivo de la versión que guía este manual, la 2013, contiene los comandos básicos Información, Nuevo, Abrir, Guardar y Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones de Word.

- “Información”. Seleccionando esta opción se abre un cuadro de diálogo con la informa-ción del documento que tenemos abierto y 4 botones:

• Convertir el documento.• Protegerlo.• Comprobar si hay problemas de accesibilidad o compatibilidad. • Administrar las diferentes versiones del mismo.

El botón “Convertir” nos permite crear un documento en Word compatible con las versiones 2010, 2007, 2003, 2002. Al hacerlo damos la posibilidad a otros usuarios con quien compartimos la información que puedan abrir nuestro documento aunque no tenga habilitadas todas las opciones que permite Word 2013.

El botón “Proteger” nos permite restringir su utilización, cifrar con contraseña o agregar una firma digital.

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El botón “Comprobar si hay problemas” nos permite comprobar la información personal, las propiedades del documento o las características de compatibilidad con versiones anteriores 2010, 2007, 2003, 2002. Al hacerlo damos la posibilidad a otros usuarios con quien compartimos la información que puedan abrir nuestro documento aunque no tenga habilitadas todas las opciones que permite Word 2013.

El botón “Administrar versiones” recupera documentos sin guardar.- Nuevo. Nos ofrece una serie de plantillas de varios tipos: Cartas, calendarios, currículums,

etiquetas, etc.

Módulo A. U0. Introducción

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Aula Mentor

- Abrir. Utilizaremos esta opción para abrir documentos o imágenes que tenemos guardados en las unidades de nuestro equipo o depositados en SkyDrive “La Nube”.

Al seleccionar “Abrir” desde el menú Archivo se nos mostrarán varias posibilidades de apertura de documentos según el lugar donde los tengamos guardados:

• Últimos documentos guardados en cualquier ubicación (Documentos recientes).• Documentos guardados en SkyDrive “La Nube”.• Documentos guardados en otras unidades del equipo (Para acceder a documen-

tos guardados en nuestro disco debemos pinchar en Abrir > Equipo > Examinar y seleccionamos la carpeta que contiene el documento).

Al abrir un documento guardado, nos aparece un marcador automático que nos permite continuar en la página donde lo dejamos antes de guardarlo:

También nos permite la opción de visualizarlo para una lectura más cómoda que la utilizada para escritura y que aparece como Diseño de impresión: