Sistema de Facturacin:Microsoft Dynamics GP es un sistema de contabilidad financiera para pequeas y medianas empresas, se organiza en serie, cadauno de los cuales contiene varios mdulos. La serie tpica son Financiero, Ventas, Compras, Inventario, Proyecto, Nmina,Manufactura, Empresa y Sistema.

Proceso de Ventas

Comprobantes de pago que se emiten: Facturas Boletas de venta

Se deben emitir: En la transferencia de bienes muebles, en el momento en que se entregue el bien o en el momento en que seefecte el pago, lo que ocurra primero. En la transferencia de bienes, por los pagos parciales recibidos anticipadamente a laentrega del bien o puesta a disposicin del mismo, en la fecha y por el monto percibido.

Tipos de Documentos que se usan en GP (PERU):

Cotizacin Una propuesta de venta para un momento en el futuro y a un precio especfico. Las cotizaciones no se contabilizan,pero la informacin que contienen puede transferirse a pedidos o facturas.

COTIZACIONESTIPO DOC ID DOC SECUENCIA1 CTLIMA CTLI0014409 cotizaciones Per

Pedido en espera Los pedidos en espera son documentos que se ingresan como referencia de venta pero los artculos detalladosno afectan la disponibilidad de inventario, la informacin que contienen se puede transferir a facturas cuando los artculos estndisponibles.

COTIZACION PEDIDO EN ESPERA

FACTURACION ARTICULOS ENTREGA DE ARTICULOS

FACTURACION ANTICIPOS

PEDIDOS EN ESPERATIPODOC ID DOC SECUENCIA5 PDBLSANISIDRO PDBLSI00000373 Pedido para Boleta San Isidro5 PDSANISIDRO PDSI0000079 Pedido para Factura San Borja5 PDLIMA PDLI0001618 Pedido para Factura San Borja5 PDLIMABOL PDLB0004862 Pedido para Boleta San Borja

Factura Documento de vinculacin legal que registra el precio y los detalles de la transaccin. Puede transferir informacin deventas de una cotizacin o pedido en espera a una factura. Las facturas pueden contabilizarse y afectan directamente a ladisponibilidad de inventario

FACTURAS / BOLETASTIPODOC ID DOC SECUENCIA3 BLLIMA BL001-005122 Boletas desde logstica3 FTLIMA FT001-001536 Factura desde logstica3 BLLIMA2COMPLE BL002-001641 Boletas Directas Complementos/Anticipos San Borja3 FTLIMA2COMPLE FT002-000230 Facturas directas Complementos/Anticipos San Borja3 BLSANISIDRO BS003-000454 Boletas Directas Complementos/Anticipos San Isidro3 FTSANISIDRO FS003-000079 Facturas Directas Complementos/Anticipos San Isidro3 VENT-EXTERNASLI 004-000002 ventas externas

Devolucin (Notas de Crdito) Documento utilizado para registrar la devolucin de un artculo vendido previamente. Lasdevoluciones deben contabilizarse y no pueden transferirse a otros documentos.

NOTA DE CREDITOTIPO DOC ID DOC SECUENCIA

4 NCLIMA DF0001401 Notas de Crdito /Devoluciones desde logstica

RECLAMOSTIPODOC ID DOC SECUENCIA1 RECLAMOS_LIMA RU00000579 Reclamos Per

Datos Generales del Documento de Venta:

Bodega de Descargade Inventario

Cliente

Tipo Documento

Cliente

Detalle de Articulo deVenta

Detalle de lnea deartculo.

Descuento en lnea de artculo

Cantidaddisponible parafacturar.

Para cambiar la direccin de envo o el Id de sitio de un nico artculo de lnea, puede seleccionar los botones de consultaId. Direccin envo o Sitio predeterminado en las ventanas Entrada transaccin de ventas o Entrada detalle de artculo deventas y, a continuacin, un nuevo Id. de direccin de envo o Id de sitio.

Los cambios slo se aplicarn al artculo de lnea seleccionado. Si especifica un artculo de lnea nuevo, el Id. de direccinde envo o Id. de sitio proceder del artculo especificado previamente

Descuento en lneade articulo

Detalle de Articulo deVenta

Artculo de entregadirecta

Impuesto de Cliente

Impuesto de ArticuloVendedor y Territorio delnea de artculo

Proceso de Registro de Documentos de Venta

Puede utilizar la ventana Entrada transaccin de ventas para especificar e imprimir los pedidos para los clientes y tambinpara ver, anular o eliminar los pedidos que ya existen.

Para registrar un documento venta (Pedido en espera)

1. Abra la ventana Entrada transaccin de ventas.(Transacciones >> Ventas >> Entrada transaccin de ventas)

2. Seleccione Pedido en Espera y especifique o seleccione el ID del tipo de pedido que desee especificar.

3. Nmero de documento.

De acuerdo al tipo de documento, se lista los Id de tipos deventas. En este acaso todos los de tipo pedido en espera

4. Especifique la fecha del documento. La fecha que especifique se utilizar para actualizar los registros de ventas. Para entrar una fechade envo solicitada, seleccione el botn de expansin Fecha.

5. Especifique o seleccione el ID localizacin desde el que se vendern los artculos en el pedido (Bodega). El ID de sitio se utiliza paraasignar los artculos del inventario y puede utilizarse para calcular impuestos.

6. Especifique o seleccione un ID lote (Generalmente un lote es asignado a cada usuario que tiene acceso para ingresar documentos de venta.) Lospedidos deben guardarse en un lote donde permanecern hasta que se anulen, eliminen o transfieran a otro documento.

Especifique un nmerode documento o aceptela entradapredeterminada.

7. Especifique o seleccione un ID cliente y entre el nmero de orden de compra si el cliente le ha provisto de uno. El nmero de orden de compra seimprimir en el pedido

En esta ventana se debe ingresar la Zona de entrega que se utiliza para la generacin de rutas de entrega y para impresiones de notas adicionales enel documento

8. Escriba o seleccione un ID de moneda. Si el registro del cliente tiene un ID de moneda asignado al mismo, el ID de moneda del cliente aparecer comola entrada predefinida.

9. Especifique o seleccione nmeros de artculo, unidades de medida y cantidades de artculo para el pedido. Para ver lneas adicionales de informacinpara cada artculo, seleccione el botn Ocultar o Mostrar al lado de los precios totales.

En el caso de pedidos en elcampo orden de compra seguardara el nmero de garantaque se le entregue al cliente en laventa de muebles.

Ocultar o Mostrar el detalle de lneade Artculo

Cumplimiento de Polticas de Venta (Descuentos de Artculos, generacin y Aplicacin de Bonos)Descuento en Ventas

Ingreso de Descuento por lnea de articulo

Ingreso de Descuento por bono CashEl bono o cash Colineal es un billete de descuento que se entrega al cliente por su compra cuando cumpleciertas condiciones segn poltica de ventas:

Para aplicar un bono Colineal en un documento de venta debemos tener el bono a aplicar en la mano, ya queantes de guardar el documento el bono debe estar aplicado caso contrario si guarda o imprime el documentosin aplicar el bono, el sistema validara si cumple con la poltica de ventas y generara otro bono Colineal, luegode esto el sistema no le permitir aplicar el bono a un documento que tiene un bono generado.Para aplicar un bono debemos pulsar el botn (Cash Colineal) que est situado alado de los totales deldocumento como se muestra en la grfica inferior.

Al pulsar el botn Cash Colineal aparecer una ventana en donde consta el listado de bonos Colineal que seencuentran generados en el sistema y nos permite buscar el bono a aplicar digitando el apellido o nmero deidentificacin del cliente.

Abre la ventanade Descuento delartculo

Dependiendo de la poltica s e cargarael % de descuento correspondientepara el articulo seleccionado, casocontrario le permitir ingresar el dscto.Correspondiente

Aplicar Cash Colineal

Para aplicar el bono debemos seleccionarlo dando clic en el campo Pago del listado y lo sealamos con unvisto al seleccionarlo se nos muestra una ventana en donde debemos digitar la clave impresa en el bono,pulsamos aceptar y se cargara el valor del bono al documento.

Una vez aplicado el bono el valor de descuento se mostrara en el campo Dto.comercial del documento deventa como en la siguiente grafica

(Anexo1) Detalle de Bono Cash

Validado el bono semostrara seleccionado.

- Facturacin de Anticipos y Registro de Cobros a Clientes (MCP).

Facturacin de Anticipos

Por el valor del pago parcial o total de la venta, se genera una factura por valor, en la cual se har uso de un tem detipo servicio, en donde la descripcin indicara que se pag por el pedido.

ITEM: 00ANTICIPOVENTADESCRIPCION: Anticipo de pago de pedido PDBL00004848

Este articulo generara los impuestos correspondientes pero no altera los inventarios.

Registro de Cobros a Clientes:

Para registrar un cobro de clientes nos vamos al men transacciones >> tesorera >> Recibos

Se abre la ventana de Entrada de Recibos: en donde se debe elegir el tipo/secuencia de ingresocorrespondiente a la tienda en donde se haga el cobro:

Datos generalescabecera

tem Anticipo

En el campo id. De Cliente digitamos el nmero de identificacin del cliente o lo podemos buscar desde la lupaubicada a la do del campo. Al validar el valor ingresado se cargara el nombre del cliente.

Pulsamos la tecla TAB y nos ubicamos en referencia en donde aparecer la pantalla de listado de pedidos pendientes del clienteingresado, se debe elegir el pedido o documento que se est cancelando como mximo 2 documentos por cuestiones de longitud decampo.

Despus de seleccionar los documentos pulsamos el botn aceptar

Luego pulsamos el botn Medio de Cobro para ingresar la informacin detallada del cobro del cliente:

En la ventana Entrada de medios de cobro debemos ingresar la informacin relacionada con el detalle del cobro :

Id de Medio de cobro: con cheque a la Vista, cheque postfechado, tarjeta de Credito y efectivoId. De Cuenca bancaria: aqu escogemos la caja a la que afecta el cobro .Monto del Pago: digitamos el valor de ese cobroNum. De Documento: digitamos el nmero del cheque.N de cuenta del titular: aqu es el nmero de la cuenta bancaria a la cual pertenece el cheque.

El buscar los medios de cobro se listaran todos los que se encuentren activos dentro de la empresa para cadatipo de cobro.

Al seleccionar el tipo de cobro se activaran los campos necesarios: en el ejemplo se eligi uno de tipo tarjeta decrdito, por lo tanto en el campo Num. De Documento: digitamos el nmero de la tarjeta de crdito que nosentregue el cliente, y N de cuenta del titular: aqu es el nmero de la cuenta bancaria o cualquier datoadicional.

Ingresamos tambin las fechas validas de la tarjeta como fecha de emisin y vencimiento.Digitamos en el campo Monto del Pago: el valor del cobro que se hara a esa tarjeta.

Los campos Id. Impuesto firmante y comentario no son obligatorios los puede utilizar para almacenarinformacin que se crea conveniente.Verificamos que la informacin sea la correcta y pulsamos el botn insertar >> ubicado en la parte inferiorizquierda y la informacin se agregara al listado del detalle como se muestra a continuacin

Registro de efectivo, o cheque: si en el medio de cobro elegimos un medio de efectivo, cheque a la vista oposfechado, se activar el campo Id. De Cuenca bancaria: en donde escogemos la caja a la que afecta el cobro,en este lisrtaod se mostraran todas las chequeras/cuentas activas .

Se seleccin la cuenta correspondiente y se ingresan los dems campos solicitados. Verificamos los datos ypulsamos Insertar>> para que se agregue al detalle

Una vez ingresada toda la informacin necesaria podemos ver que en la parte superior de la ventana nosmuestra el valor total del cobro. Campo: Monto en moneda Funcional, as como tambin el tipo en ingreso decaja y numero de documento que seleccionamos al inicio. Pulsamos el botn aceptar y nos regresamos laventana de inicio donde podemos contabilizar le cobro registrado.

Notas de Crdito por AnticiposEl Dpto. de Logstica cuando FACTURE el pedido a ser entregado (PREVIA AUTORIZACION) deber tambin hacer laemisin de una NOTA DE CREDITO que afecte a la(s) facturas por valor emitidas, de esta manera la facturacin del pedidoregulariza el inventario y la nota de crdito regulariza las facturas por valor

Esta nota de crdito debe originarse de la factura por valor emitida ..

Anexo 1:

Generacin Bono Cash:Al momento de guardar o imprimir el documento de venta el sistema validara la generacin del bono Colineal y si estdentro de la poltica activa mostrara la siguiente ventana

Desde esta ventana podemos imprimir el bono pulsando el botn con el grafico de la impresora o guardarlo paraimprimirlo ms tarde desde el botn (guardar / salir)

Si seleccionamos imprimir se mostrara un documento con el detalle del bono generado, donde lo podemos imprimir yentregar al cliente.

Consultar un cash

Imprimir el bono

Para buscar un bono Colineal o saber si el cliente tiene otros bonos generados o el estado de estos (anulados, aplicados,caducados) nos vamos a la consulta de documentos de ventas y pulsamos el botn (Cash_colineal)

En esta ventana se mostrara el listado de los bonos generados en el sistema y la informacin de los mismo , los podemos buscarpor nmero de bono, nombre del beneficiario y numero de documento de venta que lo origino..Cuando hayamos encontrado el bono que queremos, damos clic sobre el nmero y se activara la ventana DATOS GENERALES.

Desde la ventana de DATOS GENERALES podemos ver toda la informacin del bono como su estado, documento que logenero y si esta aplicado la informacin del documento en donde se lo aplico.Desde esta ventano lo podemos imprimir , y los usuarios administrador podrn modificar el estado de impresin, fechasde caducidad o eliminar el documento..