UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y NEGOCIOS INTERNACIONALES

LA COMUNICACIN EN LA ORGANIZASION

Presentado por:Miguel Angel Pimentel Vargas

Profesor:Meja Coello Luis Alberto

Juliaca Puno Per2014

DEDICATORIA

Al creador de todas las cosas, el que me ha dado fortaleza para continuar cuando a punto de caer he estado; por ello, con toda la humildad que de mi corazn puede emanar, dedico primeramente mi trabajo a Dios.Gracias a esas personas importantes en mi vida, que siempre estuvieron listas para brindarme toda su ayuda, ahora me toca regresar un poquito de todo lo inmenso que me han otorgado a mi familia.

INDICE1. Introduccin2. Describir el proceso de comunicacin3. Funcin de la comunicacin en la organizacin4. La comunicacin formal e informal en la organizacin5. Tcnicas para mejorar la eficacia de la comunicacin6. Conclusin7. Fuentes documentales

IntroduccinLaorganizacin, en tanto quegrupohumano, est dotada de una formacin social compleja. Se trata de unsistemade roles en el que existecoordinacincomunicativa yredesdecomunicacinentre los distintosgruposfuncionales. Desde un enfoque interrasional es posible analizar la relacin entre los conceptos organizacin y comunicacin, y afirmar que existe un profundo nexo entre ellos. Pues es impensable una organizacin sin comunicacin.Lasorganizacionesse han dado cuenta delvalorde la comunicacin como recurso estratgico para desarrollarse y sobrevivir en un mundo altamente competitivo. En donde lasestructurascerradas, aisladas impiden la toma de decisiones, la confrontacin, eldilogofranco, la valoracin de lasaccionesindividuales y colectivas, y de las relaciones armnicas.Muchos de losproblemasactuales en la organizacin son producidos por la falta de comunicacin efectiva, tanto interior como exterior. La comunicacin en las organizaciones es imperante y necesaria, ya que de sta depende elxitode cualquier organizacin. Tanto para laimagenque sta quiere dar al exterior como al interior. Todo con el fin de tener presente las tareas yobligaciones, las reglas de la organizacin y finalmente las relaciones pblicas.Elcambiode barreras enla comunicacinorganizacional responde a la presencia deparadigmas, que en definitiva detienen laevolucinde una organizacin. Ya que al convertirse en mbito esttico los niveles de crecimiento se estancan. Todo cambio y modificacin de esquemas, conlleva un serio y decididoanlisis, que debe superar las buenas intenciones para establecer un conjunto de buenasrelaciones humanas, lo que implica compromisos clara y concretamente comunicados.Por esto, toda organizacin debe establecer dentro de suestructuraun sistema decomunicacionesque dinamice losprocesosque a nivel interno y la proyecten en su rea de influencia.

Describir elprocesode comunicacinLacomunicacin organizacionales el flujo dedatosque sirve a los procesos de comunicacin e intercomunicacin enla organizacin. Se identifican tressistemasde comunicacin: operacionales, reglamentarios y demantenimiento/desarrollo.La comunicacin organizacional brindainformacinentre los miembros deuna empresa, ya que al transmitir un mensaje promueve la comunicacin entre stos.Existen tres factores claves en la comunicacin organizacional: Se da en un sistema complejo y abierto influenciado e influyente en elambiente que conlleva mensajes. Implica personas.Un mensaje se da dentro de cualquier sistema en el cual exista informacin. La manera en que el receptor recibe el mensaje es variable, ya que se ve influenciado por el contexto.En la comunicacin organizacional es importante el flujo de mensajes.En las organizaciones el mensaje que pasa de uno a otroindividuova formando una conexin a la que se le denominaredde comunicaciones. sta se divide en comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales. Tal divisin depende de cual nivel de jerarqua inicia el mensaje y cual lo recibe. Descendente: Tiene lafuncinde coordinar, informar, motivar y controlar. Ascendente: Dentro de susfuncionesestn las de comprobar la recepcin del mensaje, evaluar, informar y sugerir. Horizontal: La objeto primordial es la de intercambio, coordinacin y apoyo entre elpersonalde la misma posicin jerrquica.Los procesos de comunicacin estn compuestos por diversos aspectos, entre stos: Emisor:Personaque emite el mensaje. Receptor: Persona que recibe el mensaje Mensaje: Contenido de la informacin que se enva. Cdigo:Signosy reglas empleadas para enviar el mensaje. Contexto: Situacin en la que se produce la comunicacin. Canal de Transmisin: Va por la que se transmite el mensaje Mensaje codificado:Textoque se quiere hacer llegar al receptor. Retroalimentacin: Confirmacin de que el mensaje fue recibido correctamente. Ruidos, distorsiones e interferencias: Interrupciones en el proceso de comunicacin. Internos: Factores psicolgicos, estados de nimo, etc. Externos: Dificultades en el canal de transmisin, problemas tcnicos, de idioma, decultura.

En elprocesodecomunicacin, el emisor decide el mensaje a emitir, el canal y lacodificacinque va a usar. El emisor, por otra parte, es quien se ocupa de que laretroalimentacin, que es un mensaje en s, llegue lo ms clara posible. Ya que esta es la va necesaria para conocer si el mensaje se recibi con claridad. De lo contrario, la retroalimentacin llegar en el momento en que el receptor incumpla o no realice la tarea indicada en el mensaje, por el hecho de una mala comunicacin ointerpretacinerrnea del mensaje.La mayora de los componentes del proceso de comunicacin tienen la capacidad de crear distorsiones. Por tanto, inciden sobrela metadela comunicacin. Las distorsiones dependen fundamentalmente delestadopsicolgico del emisor y del receptor; del canal usado y del tipo de codificacin.

1.1 DEFINICIN DE LA COMUNICACINLa comunicacin es el proceso mediante el cual se transmiten y se recibendatos, ideas, opiniones yactitudespara lograr una comprensin plena y unaaccineficiente. sta es el acto por medio del cual unindividuoestablece un contacto que le permite transmitir unainformacina otro individuo. Por tanto, es una actividad inherente a los individuos, que implica lainteracciny la puesta en comn de mensajes significativos, por medio de diversos canales ymediospara influir, de alguna manera, en elcomportamientode los dems. La comunicacin es, entonces, un proceso humano de interaccin de lenguajes que se encuentra ms all del traspaso de informacin, es ms un hecho sociocultural que un proceso mecnico.La comunicacin es eficaz cuando el receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor. La comunicacin esdinmica, continua y sistemtica. La comunicacin es la oportunidad de encuentro con otro. Por lo que plantea una amplia gama de posibilidades de interaccin en el mbito social, que es all donde tiene su razn de ser. Ya que a travs de sta las personas logran el entendimiento, lacoordinaciny la cooperacin que posibilitan el crecimiento ydesarrollode lasorganizaciones.Lacomunicacin organizacionales el efecto de comunicar la informacin formal e informal que se genera para la adecuada relacin ydesempeolaboralde los integrantes de unaorganizacin, tanto grupal como interpersonal. La comunicacin es uno de los factores fundamentales en el funcionamiento eficiente de las organizaciones; es una herramienta clave en la organizacin, por lo que juega un papel primordial en la cohesin de lasempresas. Es posible gracias al intercambio de informacin entre los distintos niveles dela organizacin, entre stos se establecen patrones de comportamiento comunicacional, ello supone que cada uno realiza un rol comunicativo especfico.As pues, la comunicacin organizacional es unsistemade interrelaciones y entendimiento laborales, por medio del cual que establece laestructuraa losobjetivosde logro, que estn dirigidos al beneficio individual, colectivo y organizacional. De all, que la comunicacin organizacional sea el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre sta y su medio. Se entiende tambin como el conjunto detcnicasy actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se da entre los miembros de una organizacin y entre organizaciones.La comunicacin produce en una multiplicidad de sentidos dado que cada receptor se transforma, a su vez, en productor de nuevos y variados mensajes. As las relaciones que se dan entre los miembros de una organizacin se establecen gracias a la comunicacin; en estosprocesosde intercambio se establecen compromisos, se asignan y deleganfunciones,.La comunicacin organizacional se determina con relacin a la creacin,mantenimientoy renovacin de: Cultura (valores):Principios, conceptos y creencias, explcitos o implcitos, compartidos por todos los que forman parte de una organizacin. Estructura: Cmo est operativamente organizadala empresa; adems determina las relaciones laborales entre las distintas reas que conforman la estructura organizativa. Estrategia: Pasos que deben darse para alcanzar los objetivos de laempresa. Recursos (habilidades): reas, capacidades, conocimientos, fortalezas. Procedimientos: Rutinas, formas en que se ejecutan las actividades, niveles de accin e interrelaciones. Personal (potencial humano): Factor que se define enfuncinde perfiles, habilidades, actitudes, aptitudes, conocimientos, acorde al nmero necesario que requiere un rea o actividad determinada. Estilo dedireccin: Actitudes que adoptan los integrantes de los niveles directivos de la Empresa. Ante esta perspectiva, la comunicacin dentro deuna empresaest determinada por lo que cada miembro debe conocer segn el nivel que ocupe.

Funcin de la comunicacin en la organizacinDentro de una organizacin la comunicacin abarca tres funciones, a fin de mantener la estabilidad y elequilibriode la empresa. Tales funciones son:Produccin,innovaciny mantenimiento. En la funcin de produccin: La comunicacin abarca todas las actividades y la informacin que se relacionan directamente con los modos decapacitacinpersonal; orientacin pertinente a la realizacin deltrabajo; apertura de espacios para la formulacin y concertacin de objetivos; la solucin deconflictosy la sugerencia de ideas para mejorar lacalidaddelservicioy delproducto. En la funcin innovadora: En sta se dan dos tipos de innovaciones. Primero, la de la organizacin. Segundo, en la organizacin. La innovacin de la organizacin cambia la empresa pero no afecta al personal que labora en ella. La innovacin en la organizacin se requieren cambios en el comportamiento de los individuos, hecho que afecta a todo el conjunto; pues exige unaactitudpositiva y prospectiva en todos y cada uno de los estamentos de la empresa: directivos, administrativos y empleados. La funcin innovadora de la comunicacin incluye actividades de comunicacin tales como lossistemasde sugerencias a nivel general:el trabajodeinvestigaciny desarrollo;la investigaciny elanlisisdemercados; las sesiones de manifestacin de inquietudes y los comits de desarrollo de ideas. La funcin de mantenimiento: Est relacionada con los espacios desocializacinque permiten un contacto con elambientefsico y humano, a travs de la informacin oportuna, amplia y puntual; lo cual genera mejoresrelaciones interpersonalese identificacin con la organizacin. La comunicacin de mantenimiento busca compensar y motivar al personal para que se comprometa con los objetivos y las metas de la organizacin. Reconoce al individuo competente y valioso, resalta eltrabajo en equipoy la creacin individual.La comunicacin organizacional internas promueve la participacin, laintegraciny la convivencia en el marco de lacultura organizacional. Donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. De all que el factor esencial de laculturade una organizacin es la comunicacin en todas sus direcciones y en todos los niveles.La comunicacin organizacional engloba prcticas internas y externas de los flujos comunicativos. En los cuales se pone nfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales de comunicacin que se utilizan. Los flujos de comunicacin se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicacin, y representan en s la estructura de la organizacin desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicacin. Lo cual ayuda a elevar laeficienciadel proceso de lascomunicaciones, es decir, transmitir efectivamente un mensaje.La buena comunicacin es de suma importancia para laeficaciade la organizacin, pues hace referencia a la transmisin y comprensin eficaz de significados. El flujo de mensajes sigue un camino que se denomina redde comunicacin. Por otra parte, se entiende por proceso seriado la ruta que sigue la comunicacin dentro de la organizacin, es decir, el procesopersonaa persona.En una organizacin existen y coexisten de modo paraleloredesformales e informales.En cualquier organizacin, la comunicacin tiene cuatro funciones principales: Controlar: La comunicacin controla laconductade los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquas deautoridady lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicacin desempea una funcin decontrolcuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a ladescripcinde sus puestos o que cumplan con laspolticasde la empresa. Motivar: La comunicacin alienta lamotivacinporque aclara a los empleados qu deben hacer, cmo lo estn haciendo y qu pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. La definicin de metas concretas, la retroalimentacin sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada estimulan lamotivacin. Expresaremociones: En el caso de un gran nmero de empleados, elgrupode trabajo es su fuente primaria de interaccin social. La comunicacin que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfaccin. Por consiguiente, la comunicacin se convierte en una puerta de expresin emocional de sentimientos y de realizacin de las necesidades sociales. Informar: Se refiere al papel que desempea la comunicacin cuando facilita decisiones. Pues mediante la transmisin se proporciona la informacin necesaria para la toma de decisiones.Para que la organizacin funcione es preciso tener cierto control de los miembros, estimularlos para que trabajen, proporcionarles un medio para expresar emociones y tomar decisiones. Cualquier intercambio de comunicacin en una organizacin cumple con una o varias de estas funciones.La comunicacin interna engloba el conjunto de actos de comunicacin que se producen en el interior de una organizacin. Esta comunicacin concierne a todos sus componentes, desde la direccin general hasta los empleados de ms bajo nivel. sta persigue informar acerca de lo que la organizacin hace, e intenta lograr unclimapositivo de integracin al incrementar la motivacin y, en consecuencia, laproductividad.

2.1 CANALES DE COMUNICACINLos principales canales de comunicacin en una organizacin son: los supervisores, los compaeros de trabajo y la actividad personal basada en hacer preguntas y observar. Los miembros de la organizacin suelen acudir a los supervisores, comofuentes de informacin, en los siguientes casos: Para informacin tcnica Para la obtencin de metas instrumentalesSe dan dos canales de comunicacin para transmitir la informacin adecuadamente, stos son: la comunicacin vertical y horizontal. La comunicacin vertical: Puede ser descendente o ascendente. En la comunicacin descendente la informacin permite la regulacin y control de la conducta de los subordinados, tal como: Instrucciones sobre la tarea. Comprensin de la tarea y su relacin con otras tareas: justificacin del trabajo. Informacin sobreprocedimientosy prcticas. Informacin al empleado, sobre su rendimiento y ejecucin. Informacin ideolgica para inculcar un sentido demisin. Los canales de comunicacin ms utilizados en la comunicacin descendente son:cartas, reuniones,telfono,manuales, memorandos, circulares, mails, y guas.Los canales de la comunicacin organizacional son: Comunicacin descendente: Transmite polticas, procedimientos, reglas y manuales. Comunicacin ascendente: Contiene quejas, sugerencias, reportes de desempeo, investigacin de actitudes. Comunicacin lateral u horizontal: En sta se manejan memoranda interdepartamental, conferencias de lnea y asesora, interaccin de empleados con sus supervisores, relacinsindicato-empresa.Los mensajes que se intercambian entre los miembros de una organizacin y otra organizacin pueden ser: Comunicacin escrita: Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como informacin de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las personas tienen la oportunidad depoderregresar a segmentos anteriores del mensaje, lo que permite una mejor comprensin en la informacin. Esta puede darse a travs de: Carta: Es el medio ms usado dentro de una organizacin para las personas ausentes, en la cual se comunica alguna cosa deinterspersonal o grupal. Memorando: Tiene elobjetivode recordar mensajes o informacin con referencia a instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro de la organizacin. Carteleras: Son un factor clave en una organizacin. En sta se maneja la informacin sobre actividades de motivacin o mensajes de inters general para los empleados y directivos. Para que stas funcionen se debe tener en cuenta su ubicacin, es decir, sitios estratgicos por donde hay mayor flujo de personal. Revista: Es la forma de comunicacin tradicional con mayor aceptacin dentro de la empresa. En sta se propicia la participacin activa en todas las actividades, con el objeto de contribuir a fomentar la investigacin de acontecimientos afines a la realidad de la organizacin. Peridico: Envuelve un rea de conocimientos especializados; en muchos casos ste es utilizado para ganartiempoen el mbito de la informacin. Boletn: Es un medio donde se maneja informacin especializada para el pblico interno y externo de la organizacin. Comunicacin masiva: Es la comunicacin permanente que genera mensajes ynoticiasde manera especfica, coherente, directa y sincera para el pblico interno y externo de la organizacin. Esta se da por medio de: Entrevista: Es uno de los medios ms utilizados dentro de la organizacin para laseleccindel personal. En otros casos,la entrevistaes empleada como un instrumento preliminar para estructurar la comunicacin interna. Reuniones: Se puede definir como una comunicacin directa donde intervienen ms de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los integrantes de la organizacin, en ella se retroalimentan, se transfiere informacin de inters general y lo ms importante se toman decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo comn para beneficio de la organizacin. Circuito cerrado detelevisinyradio: Tiene el fin de lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentacin. All los directivos, administrativos y empleados pueden tener una visin ms precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interaccin y percibir con mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del otro.

2.2 BARRERAS DE LA COMUNICACINLos problemas de comunicacin suelen ser sntomas de conflictos ms profundos. Algunas de las barreras de la comunicacin son: Falta deplaneacin: La buena comunicacin no es obra del azar. No obstante, establecer las razones de una instruccin, seleccionar el canal ms rpido y elegir el momento adecuado sonaccionesque pueden favorecer enormemente la comprensin y reducir laresistenciaalcambio. Supuestos confusos: A pesar de su gran importancia, suelen pasarse por alto los supuestos no comunicados en los que se basa un mensaje. Los supuestos no aclarados por ambas partes pueden resultar en confusin y prdida de la buena voluntad. Distorsinsemntica: La cual puede ser deliberada o accidental. Las palabras pueden provocar reacciones distintas. Por ejemplo, para algunas personas el trmino "gobierno" puede significar interferencia o gasto deficitario, para otras puede significar ayuda, trato igual yjusticia. Mensajes deficientemente expresados: Aun siendo claras las ideas del emisor su mensaje puede resentir palabras mal elegidas, omisiones, incoherencia, mala organizacin, oraciones torpemente estructuradas, asuntos que se dan por obvios, jerga innecesaria y falta de claridad respecto de sus implicaciones. Esta falta de claridad se puede evitar si se pone ms cuidado en la codificacin del mensaje. Prdida por transmisin y deficiente retencin: Un mensaje que debe ser transferido en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente se vuelve cada vez ms impreciso. La deficiente retencin de informacin es tambin otro problema serio. As, la necesidad de repetir el mensaje y de emplear varios canales resulta obvia. Escucha deficiente yevaluacinprematura: Escuchar exige totalatenciny autodisciplina. Requiere asimismo que el escucha evite la evaluacin prematura de lo que dice la otra persona. Es comn la tendencia a juzgar, a aprobar o reprobar lo que se dice, en vez de hacer un esfuerzo por comprender el marco de referencia del hablante. Comunicacin interpersonal: La comunicacin eficaz es ms que sencillamente transmitir a los empleados. Requiere de contactos frente a frente en condiciones de apertura y confianza. Para mejor la comunicacin no son necesarios costosos y sofisticadosmedios de comunicacin, sino la disposicin de los superiores a participar en la comunicacin frente a frente. Desconfianza, amenaza y temor: La desconfianza, la amenaza y el temor minan la comunicacin. En un ambiente en el que estn presentes estos factores, todo mensaje ser visto con escepticismo. Por ejemplo, la desconfianza puede ser producto de las incongruencias en la conducta del superior, o de anteriores experiencias en las que el subordinado fue castigado por haberle transmitido honestamente a su jefe informacin desfavorable pero verdica. Periodo insuficiente para la adaptacin al cambio: Algunas comunicaciones apuntan a la necesidad de capacitacin adicional, ajustes profesionales, etc. Los cambios afectan a las personas de distintas maneras, de modo que puede tomar cierto tiempo reflexionar en el pleno significado de un mensaje. En consecuencia, y para una eficiencia mxima, es importante no forzar el cambio antes de que los individuos puedan adaptarse a sus implicaciones. Sobrecarga de informacin: Puede pensarse que un ms abundante e irrestricto flujo de informacin ayudar a resolver sus problemas de comunicacin. Pero un flujo irrestricto puede dar como resultado un exceso de informacin. Cada individuo responde a la sobrecarga de informacin de distinta manera. Primeramente puede desestimar cierta informacin. En segundo trmino, si un individuo se ve abrumado por demasiada informacin, puede cometer errores al procesarla. Finalmente, las personas reaccionan a la sobrecarga de informacin sencillamente rehuyendo la tarea de comunicacin.Con respecto a estas barreras, se pueden considerar en la comunicacin ascendente cuatro principios para predecir estas distorsiones: El poder del superior: Las personas situadas en el nivel inferior de la jerarqua no transmiten informacin ascendente que les puede perjudicar. Influencia del superior: Los subordinados pasan informacin ms favorable a los superiores que tienen ms influencia. Confianza del subordinado en su superior: Se transmite ms informacin distorsionada cuando no se confa en el superior. En situaciones donde hay confianza, la transmisin de la informacin es ms exacta. Aspiraciones de ascenso del subordinado: No se transmite informacin que se supone pueda perjudicar el desarrollo de la carrera profesional del subordinado.Problemas por falta de confianza en la comunicacin: La empresa no cree que la comunicacin interna sea una herramienta degestinestratgica, la ve ms como un smbolo demodernidado una accin demarketingdirigida al pblico interno. La comunicacin interna se considera uncosto, y novalor. Los lderes ven a la comunicacin como un fin en s mismo. Se confunde la comunicacin con lasherramientasde comunicacin. Se cree que la comunicacin interna espropiedadyresponsabilidadde un departamento en particular y no de toda la empresa.

La comunicacin formal e informal en la organizacinLa comunicacin organizacional se divide en formal e informal.COMUNICACIN FORMAL:Es la comunicacin que la organizacin ha regulado. sta define las reglas de comunicacin estables en la organizacin. La comunicacin formal define el modo en que cada miembro de la organizacin ha de comportarse; confirma el tipo de relacin que han de mantener los miembros de la organizacin entre s.La comunicacin formal cumple dos funciones en la organizacin. Primera, permitir la toma de decisiones. Segunda, motivar al personal de la empresa. Para garantizar la toma de decisiones y lograr niveles adecuados de motivacin en los miembros, la organizacin conformaestructurasque facilitan la transmisin de la informacin. Para que la informacin sea adecuadamente transmitida es necesario que exista un flujo de comunicacin que lo permita. Este flujo de comunicacin debe cumplir los siguientes objetivos de informacin: Transmitir la informacin til para la toma de decisiones. Transmitir la informacin con exactitud. Transmitir la informacin con rapidez. Transmitir la informacin sin errores.El flujo de comunicacin adecuado es aquel que ofrece: Una estructura de comunicacin que no la obstruya. Fuentes de comunicacin capaces de recoger y transmitir la comunicacin que se necesita en cada momento El camino que sigue la comunicacin es el adecuado.Las principales estructuras de flujo de comunicacin son. Estructuras centralizadas: El flujo de comunicacin est centralizado cuando todo el poder de decisin se concentra en un nico punto. Lacentralizacines el mejor medio para coordinar la toma de decisiones cuando la informacin no produce una sobrecarga, lo cual limitara la eficacia de la coordinacin. Estructuras descentralizadas: El flujo de comunicacin est descentralizada cuando la informacin se reparte entre varios individuos. Descentralizar el flujo de comunicacin permite una mayor reaccin ante el ambiente y es un estmulo de motivacin.

COMUNICACIN INFORMALSe conforma entornoa las relaciones sociales de los miembros, y surge siempre que un miembro siente la necesidad de comunicarse con otro sin que exista ningn canal formal para ello, o si los que existen son inadecuados, es decir, son las interacciones que conforman relaciones no reguladas por la comunicacin formal. Este tipo de comunicacin aparece donde la comunicacin formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de informacin de los miembros de la organizacin. Estas redes ayudan a mantener relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en lasnormas.La comunicacin informal se produce de manera espontnea y no obedece a patrones de comportamiento establecidos por la organizacin, es reconocida como una forma bsica deconocimientodel otro, de incorporar informacin decarctersituacional (quin es, qu hace)El principal medio de comunicacin empleado en la comunicacin informal es el cara a cara, la relacin interpersonal directa. Sin embargo, algunas organizaciones son conscientes de la importancia de este tipo de comunicacin para conectar con el empleado, y emplean un medio de comunicacin que les permite llegar a todos ellos utilizando con un carcter informal; por ejemplo: los boletines o revistas de la empresa.Los boletines pueden contener historias sobre empleados citados por su buen servicio o por un rendimiento laboral sobresaliente, anuncios sobre las funciones sociales de la empresa, preguntas y respuestas acerca de temas laborales, informacin sobre actividades informales de los empleados etc. Se utilizan con contenidomoralpara ayuda a que los empleados sientan que forman parte del todo.La principal distorsin de la comunicacin informal es la causada por los rumores, que se forman con cierta facilidad; pues al ser una comunicacin no controlada busca complementar la falta de comunicacin de la comunicacin formal. Es la comunicacin en donde el mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisin el origen de ste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa. El cual corre de persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza de su veracidad se toma como una verdad.El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente de tensin, expectativa y desasosiego entre el personal. Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el personal y surge el rumor de que podra haber despidos masivos, esto hace que todos se sientan preocupados por su futuro.La forma de evitar los efectos negativos de la comunicacin informal es aumentando la calidad de la comunicacin formal. Al hacer que sta ltima llegue cuando sea necesaria y en el momento oportuno. Otra forma de hacer frente a la comunicacin informal es evitar que la comunicacin formal sea tan autoritaria, al punto de no dejar cabida para la participacin y las propuestas del personal.Sin embargo, en ocasiones la comunicacin informal puede resultar beneficiosa para la empresa. Cuando por medio de sta se logra complementar la comunicacin formal, lo cual permite que el mensaje enviado fluya ms rpido por la empresa; de este modo, se logra una forma de comunicacin ms eficaz.

Tcnicas para mejorar la eficacia de la comunicacinExisten variosmtodospara mejorar y hacer ms eficiente la comunicacin organizacional, entre stos tenemos: Muestreo de actividad: Es una tcnica de campo en la que se registra y analiza el proceso de comunicacin en distintos momentos, para hacer generalizaciones a partir de estas muestras. Es unmtodoque requiere mucha cooperacin de los miembros de la empresa. Adems, es un mtodo intrusivo, es decir, para obtener los datos es necesario interrumpir el trabajo, lo que obliga a utilizarestrategiaslo ms discretas posible de recogida de muestras. Socio grama: Es la representacin grfica de quin se comunica con quin dentro del grupo. Durante un determinado perodo de tiempo un analista registra los patrones de comunicacin interpersonal dentro del grupo. Anlisis ECCO: Canales de Comunicacin Episdicos en la Organizacin" (ECCO). Es un mtodo que se basa en uncuestionario. Su objetivo fundamental es descubrir cundo una persona recibe por primera vez una parte de la informacin. Los empleados responden un mismo cuestionario al mismo tiempo, y los resultados muestran el patrn de difusin de la informacin para la organizacin. Este tipo de anlisis permite representar la secuencia de comunicaciones sobre un evento determinado.Muestrala difusin de una porcin de informacin desde su origen hasta llegar a todas las personas de la organizacin. Este mtodo invierte poco tiempo para recoger los datos, obtiene resultados rpidos y son ms fiables que los obtenidos mediante auto-informes.Otros aspectos a considerar para mejorar la eficacia en la comunicacin organizacional, entre stos tenemos: Escuchar todo lo que la otra persona comunique. No emitir juicios sobre el mensaje a partir de prejuicios o estado emocional. Escuchar todos los puntos de vista de quien intervengan en una conversacin. Planificar la forma como se va a comunicar algo. No expresar una opinin si no se estsegurode lo que se est diciendo. Verificar el efecto que la comunicacin puede producir en el receptor. Tratar de ser lo ms objetivo posible cuando se exprese una opinin. No exagerar los sentimientos para tratar de convencer a otra persona. Considerar siempre los sentimientos ajenos. No descalificar una opinin sin antes or todos los argumentos.Para que la comunicacin en una empresa fluya adecuadamente, se debe ser: MENSAJE COMPRENSIBLE: Emitir el mensaje utilizando unlenguajesimple. Evitar el uso de palabras que den lugar a ambigedades. Construir sintcticamente las oraciones siguiendo una estructura simple: Sujeto-verbo-predicado. Hacer uso de los canales ms adecuados, segn de lanaturalezadel mensaje. Exponer cada idea en forma positiva. Utilizar el mayor nmero posible de canales. Reiterar las partes fundamentales del mensaje. Proponer ejemplos que clarifiquen el mensaje. Establecer una relacin de empata con el receptor. Elegir el momento oportuno para transmitir el mensaje. Eliminar en lo posible, la existencia de intermediarios entre el emisor y el receptor. MENSAJE DIRECTO: Reducir el mnimo de tiempo que va desde la emisin hasta la recepcin. Expresar lo que se espera del interlocutor. MENSAJE PRECISO: Distinguir perfectamente bien entre la idea principal y las ideas secundarias. Explicar los objetivos que se persiguen. MENSAJE CONCISO: Evitar la excesiva longitud del mensaje. La comunicacin organizacional, reflejo de lasrelaciones humanasen la Organizacin.

ConclusinLa funcin gerencial de una organizacin, entendida como un espacio de convivencia donde se toman decisiones deestrategia, se asignanrecursos, se afrontancrisisy se gestionanrecursos humanos, debe contemplar como prioritaria la comunicacin organizacional. Pues al fallar el proceso de comunicacin en una organizacin el sistema de sta como empresa fracasa, ya que la distorsin entre emisor-receptor se vuelve insalvable.Los acuerdos, los consensos en este marco de relacin deben tenerse en cuenta los aspectos de comunicacin, ya que a travs de sta se llega a un proceso confiable de produccin. Entre los que destacan la confiabilidad y satisfaccin de los integrantes de una organizacin. Un sistema estructural de comunicacin viable debe establecer planes para prestarservicioso desarrollarproductosque satisfagan las demandas de losgrupos.La organizacin debe comprender que la prctica de una buena comunicacin saca a la organizacin del plano de las intenciones y la pone en la dimensin de las realizaciones. Para ello, debe dotarse de la capacidad de articular y conducir el trabajo en equipo y de coordinar los esfuerzos para desarrollar unproyectocompartido. As elconceptode efectividad de los logros debe contemplar, desde el punto de vista de los planes oproyectosde la organizacin, el alcance y la calidad de la comunicacin organizacional.En la misma organizacin coexisten e interactan reas y procesos que, generalmente, son diferentes, los cuales deben estar orientados a la consecucin de un mismo objetivo final. En la misma organizacin, por consiguiente, conviven mundos diferentes: un mundo que piensa en base a resultados econmicos, productividad y eficiencia de procesos; otro, de relaciones sociales y personales, donde aparecen afinidades y diferencias; y un tercero de mensajes y comunicaciones para que todo se desarrolle de manera ordenada y satisfactoria. El conocimiento mutuo, la empata, las relaciones de confianza, la cooperacin presente en la comunicacin favorecen los procesos de y agilizan laconstruccinde la cultura organizacional.Fuentes documentalesBartoli, Annie, Comunicacin y Organizacin, Barcelona, Ediciones Paidos, 1992.Bateson, Gregory et. Al., La nueva comunicacin, Barcelona, Editorial Kairs, 1984.Borrell, Francesc, Comunicar bien para dirigir mejor, Barcelona, Ediciones Gestin 2000 SA, 1996.Fernndez, Collado Carlos, La Comunicacin en las Organizaciones,Mxico, Editorial Trillas, 1997.Martnez de Velzco Alberto, Comunicacin Organizacional Prctica, Mxico, Editorial Trillas. 1995.Muriel Mara Luisa y Rota Gilda, Comunicacin Institucional, Enfoque Social de Relaciones Humanas,Quito, Editorial Andina, 1983.Restrepo J., Mariluz. Nuevos modos de comunicacin entre los individuos de la organizacin. Santiago de Cali, 1996.