Coordinacion Y Motivacion De Equipos De Trabajo

Cra. Claudia G. Pasquaré

PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONALPROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONALPROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL

Desarrollo de competencias para la Desarrollo de competencias para la administración del Hospital Municipaladministración del Hospital Municipal

MODULO 5MODULO 5: Administrar el trabajo.: Administrar el trabajo.


CONTENIDOSCONTENIDOSCONTENIDOSCONTENIDOS

PLANIFICACION:PLANIFICACION:

EJECUCION DE LO PLANIFICADO:EJECUCION DE LO PLANIFICADO:

a.a. Administración del tiempo.Administración del tiempo.

b.b. Trabajo en equipo.Trabajo en equipo.

c.c. Reuniones productivas.Reuniones productivas.

d.d. Toma de decisiones.Toma de decisiones.

CONTROL. CONTROL.


PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONALPROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONALPROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL

Desarrollo de competencias para la Desarrollo de competencias para la administración del Hospital Municipaladministración del Hospital Municipal

MODULO 5MODULO 5: Administrar el trabajo.: Administrar el trabajo.

ADMINISTRACION DEL TIEMPOADMINISTRACION DEL TIEMPO


Es un recurso y tiene valor:Es un recurso y tiene valor:

Psicológico.Psicológico.

Racional.Racional.

Económico.Económico.

QUE ES EL TIEMPO ?QUE ES EL TIEMPO ?QUE ES EL TIEMPO ?QUE ES EL TIEMPO ?


Es una idea que se construye a partir de una Es una idea que se construye a partir de una experiencia concreta.experiencia concreta.

Tiempo individual.Tiempo individual. Tiempo sectorial.Tiempo sectorial. Tiempo de las organizaciones.Tiempo de las organizaciones. Tiempo socialTiempo social

QUE ES EL TIEMPO ?QUE ES EL TIEMPO ?QUE ES EL TIEMPO ?QUE ES EL TIEMPO ?

TODOS Y CADA UNO DE ESTOS TIEMPOS TODOS Y CADA UNO DE ESTOS TIEMPOS INTERACTUAN CONSTANTEMENTE Y CONSTITUYEN INTERACTUAN CONSTANTEMENTE Y CONSTITUYEN

UN ENTRAMADO TEMPORALUN ENTRAMADO TEMPORAL

TODOS Y CADA UNO DE ESTOS TIEMPOS TODOS Y CADA UNO DE ESTOS TIEMPOS INTERACTUAN CONSTANTEMENTE Y CONSTITUYEN INTERACTUAN CONSTANTEMENTE Y CONSTITUYEN

UN ENTRAMADO TEMPORALUN ENTRAMADO TEMPORAL


POR QUE ADMINISTRAR EL POR QUE ADMINISTRAR EL TIEMPO?TIEMPO?

POR QUE ADMINISTRAR EL POR QUE ADMINISTRAR EL TIEMPO?TIEMPO?

Es un recurso escaso.Es un recurso escaso.

No puede ser almacenado, ni ahorrado.No puede ser almacenado, ni ahorrado.

No se puede “administrar”.No se puede “administrar”.

NOSOTROS NO ADMINISTRAMOS EL TIEMPO , NOSOTROS NO ADMINISTRAMOS EL TIEMPO , EL TIEMPO NOS ADMINISTRA A NOSOTROSEL TIEMPO NOS ADMINISTRA A NOSOTROS

NOSOTROS NO ADMINISTRAMOS EL TIEMPO , NOSOTROS NO ADMINISTRAMOS EL TIEMPO , EL TIEMPO NOS ADMINISTRA A NOSOTROSEL TIEMPO NOS ADMINISTRA A NOSOTROS


BENEFICIOS DE LA BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPOADMINISTRACION DEL TIEMPO

BENEFICIOS DE LA BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPOADMINISTRACION DEL TIEMPO

Nos guía siempre hacia objetivos, prioridades y Nos guía siempre hacia objetivos, prioridades y caminos que nos conducen a esos objetivos.caminos que nos conducen a esos objetivos.

Evita el estrés.Evita el estrés. Facilita la obtención de resultados más eficaces, Facilita la obtención de resultados más eficaces,

eficientes y efectivos.eficientes y efectivos. Podemos obtener más y mejores resultados en Podemos obtener más y mejores resultados en

menor tiempo y con menor gasto de recursos.menor tiempo y con menor gasto de recursos. Organiza mejor el trabajo y las otras actividades.Organiza mejor el trabajo y las otras actividades. Ayuda al cumplimiento de plazos.Ayuda al cumplimiento de plazos. Tenemos más tiempo para nuestros intereses.Tenemos más tiempo para nuestros intereses.


CÓMO ADMINISTRAMOS CÓMO ADMINISTRAMOS NUESTRO TIEMPO ?NUESTRO TIEMPO ?


CRITERIOS MAS COMUNES CRITERIOS MAS COMUNES PARA LA ASIGNACION DEL PARA LA ASIGNACION DEL

TIEMPOTIEMPO Hacemos lo que nos gusta hacer antes de Hacemos lo que nos gusta hacer antes de

hacer lo que no nos gusta.hacer lo que no nos gusta. Hacemos cosas que sabemos hacer más Hacemos cosas que sabemos hacer más

rápidamente que aquellas que no sabemos rápidamente que aquellas que no sabemos cómo.cómo.

Hacemos cosas que requieren poco tiempo Hacemos cosas que requieren poco tiempo antes de hacer aquellas que requieren antes de hacer aquellas que requieren mucho tiempo.mucho tiempo.

Hacemos cosas para las cuales tenemos Hacemos cosas para las cuales tenemos recursos.recursos.

Hacemos cosas que están agendadas Hacemos cosas que están agendadas antes que aquellas que no lo están.antes que aquellas que no lo están.

Respondemos a las demandas de otros Respondemos a las demandas de otros antes que a las nuestras.antes que a las nuestras.


CRITERIOS MAS COMUNES CRITERIOS MAS COMUNES PARA LA ASIGNACION DEL PARA LA ASIGNACION DEL

TIEMPOTIEMPO Hacemos las cosas que son urgentes Hacemos las cosas que son urgentes

antes de las que son importantes.antes de las que son importantes. Esperamos hasta la fecha límite antes Esperamos hasta la fecha límite antes

de movernos.de movernos. Hacemos cosas que proporcionan un Hacemos cosas que proporcionan un

cierre inmediato.cierre inmediato. Respondemos sobre la base de quien Respondemos sobre la base de quien

nos solicita algo.nos solicita algo. Respondemos sobre la base de las Respondemos sobre la base de las

posibles consecuencias hacia nosotros posibles consecuencias hacia nosotros de hacer o no hacer algo.de hacer o no hacer algo.

Trabajamos en cosas de acuerdo a su Trabajamos en cosas de acuerdo a su arribo.arribo.


ACTITUDES ANTE EL CAMBIOACTITUDES ANTE EL CAMBIO

AMENAZA


CAUSAS DE SENSACION DE CAUSAS DE SENSACION DE AMENAZAAMENAZA

Temor a perder el status o posición.Temor a perder el status o posición.

Preocupación por su futuro profesional.Preocupación por su futuro profesional.

Frustración.Frustración.

Miedo a perder la seguridad. Miedo a perder la seguridad.

Incertidumbre general.Incertidumbre general.


PROCESO EMOCIONALPROCESO EMOCIONAL

PELIGROPELIGRO OPORTUNIDADOPORTUNIDAD

Negación

Enojo

Regateo Depresión

Aceptación

Esperanza


DE LAS COSAS QUE UNO DE LAS COSAS QUE UNO TEMETEME

40% nunca suceden.40% nunca suceden. 30% ya pasaron.30% ya pasaron. 12% son imaginarias.12% son imaginarias. 10% son tan insignificantes que no nos 10% son tan insignificantes que no nos

podrían dañar.podrían dañar. 8% son reales, pero de ellas:8% son reales, pero de ellas:

4% las podemos resolver4% las podemos resolver

4% no las podemos resolver4% no las podemos resolver


FRASES TIPICASFRASES TIPICAS


Zona de confortZona de confort

Zona de pánicoZona de pánico

Tensión Tensión conflictoconflicto

CUANDO CAMBIAMOS ?CUANDO CAMBIAMOS ?CUANDO CAMBIAMOS ?CUANDO CAMBIAMOS ?

Depende de Depende de nuestros modelos nuestros modelos

mentalesmentales


ESTRATEGIAS DE MEJORAESTRATEGIAS DE MEJORAESTRATEGIAS DE MEJORAESTRATEGIAS DE MEJORA

CENTRADAS EN LA ADMINISTRACION DEL CENTRADAS EN LA ADMINISTRACION DEL ROLES Y RESULTADOSROLES Y RESULTADOS: Trabajo en equipo.: Trabajo en equipo.

CENTRADOS EN EL TIEMPO PROPIAMENTE CENTRADOS EN EL TIEMPO PROPIAMENTE DICHODICHO: Horario modular.: Horario modular.


COMO MEJORAR LA COMO MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ? ADMINISTRACION DEL TIEMPO ?

COMO MEJORAR LA COMO MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ? ADMINISTRACION DEL TIEMPO ? Establezca objetivos.Establezca objetivos.

De prioridades a esos objetivos y al listado de De prioridades a esos objetivos y al listado de tareas.tareas.

Liste las actividades.Liste las actividades.

Controle el tiempo antes de que el tiempo lo Controle el tiempo antes de que el tiempo lo controle a Usted.controle a Usted.

Sea organizado.Sea organizado.

PLANIFIQUE Y MIDA !!!!PLANIFIQUE Y MIDA !!!!


URGENTEURGENTE NO URGENTENO URGENTE

IMPORTANTEIMPORTANTE

Crisis Crisis EmergenciasEmergencias Problemas apremiantesProblemas apremiantes Proyectos cuyas fechas Proyectos cuyas fechas vencenvencen

Construir relacionesConstruir relaciones Reconocer nuevas Reconocer nuevas oportunidadesoportunidades AprendizajeAprendizaje PlanificaciónPlanificación RecreaciónRecreación

NO IMPORTANTENO IMPORTANTE

Interrupciones, algunas Interrupciones, algunas llamadasllamadas Correo, algunos Correo, algunos informesinformes Algunas reunionesAlgunas reuniones Cuestiones inmediatasCuestiones inmediatas Actividades popularesActividades populares

TrivialidadesTrivialidades Algunas cartasAlgunas cartas Algunos llamados Algunos llamados telefónicostelefónicos Actividades Actividades agradablesagradables

MATRIZ DE MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL ADMINISTRACION DEL

TIEMPOTIEMPO


URGENTEURGENTE NO NO URG.URG.


RESULTADOSRESULTADOS I I

Estrés Estrés AgotamientoAgotamiento Administración de Administración de crisiscrisis Siempre apagando Siempre apagando incendiosincendios

IIII

NO IMPORTANTENO IMPORTANTE IIIIII IVIV


TIEMPOTIEMPO


URG.URG. NO URGENTENO URGENTE


II RESULTADOS RESULTADOS II II

Visión , perspectivaVisión , perspectiva Proacción, iniciativaProacción, iniciativa Clima saludableClima saludable Equilibrio y controlEquilibrio y control Pocas crisisPocas crisis Satisfacción y logrosSatisfacción y logros

NO IMPORTANTENO IMPORTANTE IIIIII IVIV


TIEMPOTIEMPO


TIEMPO DE GESTIONTIEMPO DE GESTIONTIEMPO DE GESTIONTIEMPO DE GESTION Impuesto específicamente por el jefe.Impuesto específicamente por el jefe.

Impuesto por los colaboradores.Impuesto por los colaboradores.

Impuesto por los pares.Impuesto por los pares.

Impuesto por el sistema.Impuesto por el sistema.

El tiempo autoimpuesto.El tiempo autoimpuesto.


DESPERDICIADORES DEL DESPERDICIADORES DEL TIEMPOTIEMPO

DESPERDICIADORES DEL DESPERDICIADORES DEL TIEMPOTIEMPO

Psicológicos.Psicológicos.

Administrativos.Administrativos.

Logísticos.Logísticos.


DESPERDICIADORES DESPERDICIADORES PISCOLOGICOSPISCOLOGICOS

DESPERDICIADORES DESPERDICIADORES PISCOLOGICOSPISCOLOGICOS

LA ADMINISTRACION DE VOS MISMOLA ADMINISTRACION DE VOS MISMO

Falta de autoconocimiento.Falta de autoconocimiento.

Falta de objetivos definidos.Falta de objetivos definidos.

Miedo.Miedo.

Modelos mentales.Modelos mentales.


Con qué criterio de ordenamiento Con qué criterio de ordenamiento está armada esta lista de está armada esta lista de

números?números?

5 , 4 , 2 , 9 , 8 , 6 , 7 , 3 , 1 5 , 4 , 2 , 9 , 8 , 6 , 7 , 3 , 1


DESPERDICIADORES DESPERDICIADORES PSICOLOGICOSPSICOLOGICOS


MECANISMOS DE EVASIONMECANISMOS DE EVASION

Repetir actividades ya realizadas.Repetir actividades ya realizadas. Morosidad por falta de interés.Morosidad por falta de interés. No saber decidir que no hacer.No saber decidir que no hacer. No saber decir que no.No saber decir que no. Escaparse. Escaparse. Soñar despierto.Soñar despierto. Hacer vida social.Hacer vida social. Hacerlo tu mismo.Hacerlo tu mismo.




EL VERDADERO PRECIO DE LA DEMORAEL VERDADERO PRECIO DE LA DEMORA

Presión.Presión.

Urgencia.Urgencia.

Crisis.Crisis.


DESPERDICIADORESDESPERDICIADORESADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS

DESPERDICIADORESDESPERDICIADORESADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS

PROBLEMAS EN LA ORGANIZACIÓNPROBLEMAS EN LA ORGANIZACIÓN

Falta de objetivos definidos.Falta de objetivos definidos. Reuniones improductivas.Reuniones improductivas. Exceso de personas.Exceso de personas. Información deficiente.Información deficiente. Horas largas.Horas largas. Trabajo intenso.Trabajo intenso.


DESPERDICIADORESDESPERDICIADORESLOGISTICOSLOGISTICOS

DESPERDICIADORESDESPERDICIADORESLOGISTICOSLOGISTICOS

Desorganización del habitat.Desorganización del habitat.

Mal uso del teléfono.Mal uso del teléfono.

Interrupciones.Interrupciones.


COMO MEJORAR LA COMO MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ? ADMINISTRACION DEL TIEMPO ?

COMO MEJORAR LA COMO MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ? ADMINISTRACION DEL TIEMPO ? Establezca objetivos.Establezca objetivos.

De prioridades a esos objetivos y al listado de De prioridades a esos objetivos y al listado de tareas.tareas.

Liste las actividades.Liste las actividades.

Controle el tiempo antes de que el tiempo lo Controle el tiempo antes de que el tiempo lo controle a Usted.controle a Usted.

Sea organizado.Sea organizado.

PLANIFIQUE Y MIDA !!!!PLANIFIQUE Y MIDA !!!!


PRINCIPALES CAUSAS DE PRINCIPALES CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPOPERDIDA DE TIEMPO


1.1. TeléfonoTeléfono

2.2. Objetivos y prioridadesObjetivos y prioridades

3.3. Compañeros o colaboradoresCompañeros o colaboradores

4.4. Plan de trabajo cotidianoPlan de trabajo cotidiano

5.5. Política de puertas abiertasPolítica de puertas abiertas

6.6. Trabajos diversosTrabajos diversos

7.7. Visitantes, clientes, proveedoresVisitantes, clientes, proveedores

8.8. Fechas límite autoimpuestasFechas límite autoimpuestas

9.9. PersonalPersonal

10.10.Tendencia a trabajar demasiadoTendencia a trabajar demasiado

11.11. Jerarquía, jefe.Jerarquía, jefe.




12.12.Falta de ordenFalta de orden13.13.Delimitación de responsabilidadesDelimitación de responsabilidades14.14.ReunionesReuniones15.15.Delegación Delegación 16.16.TrámitesTrámites17.17.Arreglo personalArreglo personal18.18.MantenimientoMantenimiento19.19.ConflictosConflictos20.20.EntrevistasEntrevistas21.21.Vida domésticaVida doméstica22.22.Centros de interésCentros de interés23.23.Otros ........Otros ........


VIAS DE SOLUCION VIAS DE SOLUCION PSICOLOGICASPSICOLOGICAS


AMPLIACION DE AUTOIMAGENAMPLIACION DE AUTOIMAGEN

Conócete a vos mismo.Conócete a vos mismo.

La administración de vos mismo.La administración de vos mismo.

Una filosofía del tiempo.Una filosofía del tiempo.




AUTOMOTIVACIONAUTOMOTIVACION

Identifica las causas de pérdida de tiempo.Identifica las causas de pérdida de tiempo.

Admite cuando estás perdiendo el tiempo.Admite cuando estás perdiendo el tiempo.

La pregunta de Lakein.La pregunta de Lakein.

Anticipate a tus vías de evasión.Anticipate a tus vías de evasión.

Date la oportunidad de continuar.Date la oportunidad de continuar.


PASOSPASOSPASOSPASOS Diferenciar tiempo productivo y no productivo.Diferenciar tiempo productivo y no productivo. Caracterizar el tiempo no productivo.Caracterizar el tiempo no productivo. Identificar los desperdiciadores del tiempo no Identificar los desperdiciadores del tiempo no

productivo.productivo. Analizar las reales causas de los Analizar las reales causas de los

desperdiciadores.desperdiciadores. Proponer posibles soluciones.Proponer posibles soluciones. Evaluar las resoluciones y sus efectos Evaluar las resoluciones y sus efectos

posteriores.posteriores. Elegir las soluciones adecuadas.Elegir las soluciones adecuadas. Implantar las soluciones.Implantar las soluciones. Evaluar.Evaluar.




REFORZAMIENTOREFORZAMIENTO

Objetivos y prioridades.Objetivos y prioridades. Registro del tiempo.Registro del tiempo. El hábito.El hábito. Create una rutina.Create una rutina. Combate la morosidad.Combate la morosidad. Controla tu ansiedad.Controla tu ansiedad. El tiempo discrecional.El tiempo discrecional. Comprometete con alguien.Comprometete con alguien. Cómo volver después de evadirse?Cómo volver después de evadirse?


ASPECTOS IMPORTANTES DEL ASPECTOS IMPORTANTES DEL INVENTARIOINVENTARIO

ASPECTOS IMPORTANTES DEL ASPECTOS IMPORTANTES DEL INVENTARIOINVENTARIO

Distribución del tiempo, en porcentaje, de Distribución del tiempo, en porcentaje, de acuerdo a prioridades.acuerdo a prioridades.

Determinación de metas diarias y priorizadas.Determinación de metas diarias y priorizadas. Registro del tiempo a medida que éste Registro del tiempo a medida que éste

avance, de acuerdo al plan y a los resultados avance, de acuerdo al plan y a los resultados obtenidos.obtenidos.

Evaluaciones diarias sobre la base de las Evaluaciones diarias sobre la base de las metas alcanzadas y el tiempo que se destinó metas alcanzadas y el tiempo que se destinó a ellas.a ellas.

Resumen semanal.Resumen semanal. Evaluación.Evaluación.


MOROSIDADMOROSIDADMOROSIDADMOROSIDAD Elegí un aspecto en que seas presa de la Elegí un aspecto en que seas presa de la

morosidad. morosidad.

Determina prioridades y actúa de acuerdo a Determina prioridades y actúa de acuerdo a ellas, haciendo las cosas de una sola vez y ellas, haciendo las cosas de una sola vez y terminándolas.terminándolas.

Fija plazos y dalos a conocer.Fija plazos y dalos a conocer.

No eludas tareas difíciles.No eludas tareas difíciles.

No caigas en el perfeccionamiento hasta el No caigas en el perfeccionamiento hasta el límite de paralizarte en él.límite de paralizarte en él.


VIAS DE SOLUCION VIAS DE SOLUCION ADMINISTRATIVASADMINISTRATIVASVIAS DE SOLUCION VIAS DE SOLUCION ADMINISTRATIVASADMINISTRATIVAS

PLANIFICACIONPLANIFICACION

Diagnóstico.Diagnóstico.

Objetivos.Objetivos.

Prioridades.Prioridades.



ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN

Concentración.Concentración.

Delegación. Delegación.

Reuniones. Reuniones.



DIRECCIONDIRECCION

Protección del tiempo.Protección del tiempo.

Decisiones. Decisiones.

Estimular la administración de quien dirija una Estimular la administración de quien dirija una reunión.reunión.



CONTROLCONTROL

Principio del control.Principio del control.


VIAS DE SOLUCION VIAS DE SOLUCION LOGISTICASLOGISTICAS

VIAS DE SOLUCION VIAS DE SOLUCION LOGISTICASLOGISTICAS

Sistemas de archivo.Sistemas de archivo.

Uso del teléfono.Uso del teléfono.

Control y prevención de interrupciones.Control y prevención de interrupciones.

Información.Información.


TÉCNICASTÉCNICASTÉCNICASTÉCNICAS Establece preguntas para la atención del Establece preguntas para la atención del

teléfono, cómo deben hacerse, cómo y cuándo teléfono, cómo deben hacerse, cómo y cuándo pasar una llamada, y qué asuntos podrían ser pasar una llamada, y qué asuntos podrían ser atendidos por otra persona.atendidos por otra persona.

Establece horarios para el uso del teléfono.Establece horarios para el uso del teléfono. Antes de hacer una llamada hacé un bosquejo Antes de hacer una llamada hacé un bosquejo

de los temas a tratar.de los temas a tratar. Limitate a la pauta.Limitate a la pauta. Se breve y directo.Se breve y directo. Establecé previamente el límite del tiempo.Establecé previamente el límite del tiempo.

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