deudas comerciales, financieras, diversas

* Deudas Comerciales* Deudas Financieras* Deudas Diversas

Leda Costa

DEUDAS COMERCIALES:

Objeto del examen de auditoría: › Las transacciones objeto de análisis están

compuestas por el proceso de compra de bienes y servicios desde su iniciación hasta su culminación mediante la entrega de bienes o prestación de servicios.

DEUDAS COMERCIALES: objetivos del examen de auditoría

Exactitud- El auditor debe obtener razonable certeza sobre: › Existencia: verificar que las deudas, y las

cuentas de resultados relacionadas existan.

› Titularidad: comprobar que el titular de las deudas es la empresa sujeta a auditoría.

› Integridad: verificar que no existan omisiones referidas a los pasivos comerciales.


Valuación: implica la atención al reconocimiento en tiempo y forma de los pasivos en su relación con la contraparte que generó los mismos, el tratamiento de la moneda extranjera, el devengamiento de intereses comerciales, entre otros.


Exposición: apunta a la revisión de la clasificación en corriente y no corriente de las cuentas relacionadas con pasivos comerciales.

DEUDAS COMERCIALES: Normas contables aplicables.

Deben reconocerse cuando se ha producido la recepción del bien adquirido o se ha usufructuado el servicio contratado.

Deben valuarse al costo que se espera pagar cuando los mismos sean cancelados.

Pasivos en moneda extranjera, deberán estar valuados a tipo de cambio de cierre

Los intereses no devengados a la fecha de cierre de balance no deben cargarse a resultados del ejercicio y deberán ser objeto de una cuenta regularizadora en caso de estar contabilizados como pasivos.

DEUDAS COMERCIALES: errores o irregularidades más comunes.

Contabilización y/o pago de facturas inexistentes.

Duplicación de facturas o de pagos. Alteración de montos de facturas. Recepción de bienes de diferente

calidad que la facturada por el proveedor.

Errores numéricos o formales en la documentación.

DEUDAS COMERCIALES: conocimiento del negocio.

El auditor debe entender la función de compras, particularmente elementos tales como: › Proceso de compra› Formas de compra› Compras en plaza o importaciones,

modalidad de pago en importaciones› Plazos, monedas, descuentos comerciales› Volúmenes de compra, frecuencia› Proveedores usuales, concentración

DEUDAS COMERCIALES: Aspectos fundamentales de control interno a ser contemplados por el auditor

Autorización de las operaciones: › Las compras de bienes y servicios› La recepción de los mismos› La calidad de lo adquirido› Las devoluciones que existieran› El registro contable de la operación,

incluyendo la creación de un pasivo por concepto de la misma.

Contabilización de operaciones: verificar que las transacciones sean registradas por el monto correcto, en las cuentas apropiadas y en el período que corresponda.

Comprobaciones físicas: la contrapartida de las deudas (por ejemplo bienes de cambio) sí podrá ser objeto de comprobaciones físicas.

Aspectos fundamentales de control interno a ser contemplados por el auditor

Otros controles: › Existencia de normas y procedimientos de

compra estipulados por escrito (manual)› Existencia de documentación adecuada

(ordenes de compra, inf. De recepción, inf. De calidad, órdenes de pago) debidamente prenumeradas

› Autorizaciones adecuadas por nivel pertinente en las diversas instancias

› Separación de funciones› Normas claras de imputación contable y

personal idóneo› Verificación periódica de saldos de cuentas

a pagar

DEUDAS COMERCIALES: Procedimientos de auditoría a aplicar:

Comprenden: pruebas de cumplimiento del funcionamiento de controles y pruebas sustantivas sobre transacciones y sobre saldos.

DEUDAS COMERCIALES: Pruebas de controles

Verificación de autorizaciones: el control implica verificar la autenticidad de la autorización, el cumplimiento de la normativa en cuanto a niveles.

Verificación de autorizaciones sobre registraciones contables.

Verificación de controles de secuencia numérica.

Verificación de conciliación de saldos de proveedores.

Verificación de revisión de estados de cuenta recibidos de proveedores.

DEUDAS COMERCIALES: Recomendaciones para la circularización de proveedores:

Adecuada selección de muestra representativa de los pasivos comerciales.

El envío y recepción de las confirmaciones debe ser de dominio del auditor.

Pueden no incluirse los saldos y por tanto se debe exigir una respuesta del proveedor. Sin perjuicio de ello el auditor puede entender razonable considerar una circularización positiva y brindar los saldos.

DEUDAS COMERCIALES: Pruebas sustantivas

Las pruebas sustantivas apuntan a obtener evidencia suficiente que respalde la opinión a ser incluida en el informe final del trabajo de auditoría.

DEUDAS COMERCIALES: Pruebas sustantivas globales

Implica verificar la razonabilidad de los saldos mediante la comparación de los saldos a auditar, con información comparable de ejercicios anteriores o de períodos intermedios. Implica también la consideración de la composición interna del rubro y su adecuación razonable.

DEUDAS COMERCIALES: Pruebas sustantivas sobre transacciones

Verificar la concreción de la compra, chequeando la totalidad del legajo, controlando la coincidencia de la documentación.

Revisar la adecuada imputación contable de las operaciones de compra verificadas.

DEUDAS COMERCIALES: Pruebas sustantivas sobre saldos

Circularización de saldos a cierre de ejercicio

Verificar un adecuado corte de la documentación

Búsqueda de pasivos omitidos Correcta registración de las deudas en

moneda extranjera (t/c de cierre de ej.). Devengamiento de intereses y su contabilización como resultados y cuentas regularizadoras cuando corresponda.

DEUDAS COMERCIALES: Otros aspectos adicionales- papeles de trabajo.

Programa de trabajo del área Pruebas y comentarios sobre la evaluación de

los controles internos Listados de saldos de proveedores Criterio y selección de la muestra a circularizar Modelo de circular Respuestas de los proveedores Planilla de cierre de circularización, y análisis

de diferencias detectadas Análisis de pasivos omitidos

DEUDAS FINANCIERAS

Se refiere tanto a deudas contraídas por el ente auditado con entidades financieras como así también con instituciones, empresas, particulares, etc., que revistan el carácter de prestamistas.

DEUDAS FINANCIERAS: objeto del examen de auditoría

Lo constituyen los saldos de los prestamos financieras: capital, intereses a pagar e intereses a vencer y en el estado de resultados los intereses perdidos y la diferencia de cambio en el caso de pasivos en moneda extranjera.

Contabilización de las transacciones financieras una vez que éstas se concretan, devengamiento mensual de intereses perdidos, a vencer y a pagar.

DEUDAS FINANCIERAS: objetivos del examen de auditoría

Exactitud: › La existencia de pasivos financieros surge de

documentación de respaldo y los resultados asociados del cálculo de la tasa de interés aplicado al capital ponderado en el tiempo de duración de la operación y reconocido mensualmente en función de su devengamiento.

› Titularidad; los pasivos de la financieros deben ser de la empresa

› Integridad; todos los pasivos financieros que integren el capitulo, deben ser los únicos, y no deben haber omisiones.


Valuación: los de moneda nacional estar valuados a su valor nominal y los de moneda extranjera estar valuados al tipo de cambio interbancario comprador del cierre del ejercicio económico, así como los interese devengados, y las diferencias de cambio en el capítulo de resultados financieros.


Exposición: todos los pasivos y sus resultados asociados deben estar correctamente expuestos de acuerdo con las normas contables adecuadas. Los pasivos cuyos vencimientos sean exigibles en un plazo menor o igual al año estar expuestos como pasivos corrientes y aquellos cuyos vencimientos sean superiores al año como pasivos no corrientes.

Con respecto a las garantías otorgadas por la empresa, que su contabilización esté en cuentas de orden incluidas en la notas explicativas a los estados contables.

DEUDAS FINANCIERAS: Normas contables adecuadas

En nuestro país dichas normas se regulan con la aprobación del Decreto 162/04 de mayo de 2004 y el Decreto 90/005 de febrero de 2005 y sus complementarios.

DEUDAS FINANCIERAS: errores o irregularidades más comunes

Falta de comunicación al departamento contable de las operaciones financieras.

Falta de formalidades a la hora de tomar pasivos financieros.

Falta de devengamiento de los intereses asociados a la operación principal.

Ocultamiento de pasivos tomados por la empresa con destino diferente al giro normal de los negocios del ente auditado.

DEUDAS FINANCIERAS: Conocimiento del negocio

Significa conocer: › Cómo opera la empresa financieramente› Si se financia con terceros o con fondos propios› Si los terceros son instituciones de intermediación

financiera(Bancos) o particulares› Evolución del endeudamiento en los distintos EECC› Si la empresa tiene bienes o derechos cedidos en

garantía› Si la moneda en la cual se financia está apalancada

con la moneda habitual de la empresa en la que comercializa sus productos u opera con monedas distintas asumiendo a su vez riesgo de tipo de cambio.

DEUDAS FINANCIERAS: aspectos fundamentales de control interno a ser contemplados por el auditor

Autorización de las operaciones: › Al auditor le interesa conocer:

Los movimientos que afectan los saldos del capítulo

Las autorizaciones de las operaciones nuevas y el pago de las operaciones anteriores

El devengamiento de los intereses


El auditor se centra en analizar: › Si las autorizaciones se otorgan a un nivel

adecuado› Si se cumple con la separación de

funciones con respecto a la autorización, registración y control de las operaciones

› Si se documenta cada una de las transacciones con documentación interna pre numerada y se archivan en lugares adecuados y seguros


Contabilización de las operaciones: este punto refiere a si existen registros contables auxiliares para cada uno de los acreedores donde se registran los movimientos que efectúan, y si además se registran los movimientos en moneda nacional separados de los que se realicen en moneda extranjera


Acceso restringido a los activos: › La empresa debe mantener registros actualizados de

los documentos de adeudo que respaldan estas transacciones, su custodia debe estar bajo la supervisión del departamento contable y las conciliaciones mensuales de documentación de respaldo con registros contables deben estar a cargo de personas distintas sobre quien recae la custodia y la registración.

› Toda modificación a los saldos contables, ya sea por pagos, cancelaciones, o renovaciones debe hacerse al más alto nivel jerárquico y comunicado al depto. Contable con documentación de respaldo.

DEUDAS FINANCIERAS: Procedimientos de auditoría a aplicar

Cuando se refiere a procedimientos que tienden a verificar el cumplimiento de los controles durante el período de la auditoría y la confiabilidad de los mismos y es lo que se conoce como pruebas de cumplimento o examen de controles.

Cuando el objeto de validación de los saldos expuestos en el capítulo, nos referimos a pruebas sustantivas; y éstas pueden ser pruebas sustantivas sobre saldos o sobre transacciones.

DEUDAS FINANCIERAS: Pruebas de controles

Debe probarse que el sistema de control interno disponga de: › Adecuada segregación de funciones:

autorización- registro- custodia› Acceso restringido a los pasivos› Inventarios periódicos› Clara identificación de los pasivos

DEUDAS FINANCIERAS: Pruebas de controles

Atendiendo a los aspectos más particulares de cada una de las etapas, se verifica en cada caso: › Autorización de las operaciones› Contabilidad de las operaciones› Acceso restringido a los activos y

comprobaciones físicas

DEUDAS FINANCIERAS: Pruebas sustantivas

Se deben solicitar los estados contables y el último balance de saldos emitido a la fecha en que se comience la auditoría. Esta información sirve para saber si existían deudas financieras al cierre del ejercicio anterior y como ha evolucionado su saldo en este ejercicio que se tiene que auditar.

Dependiendo de la cantidad de acreedores financieros, modalidad de monedas operadas, operaciones que se cancelan en el corto o largo plazo, cantidad de operaciones en el ejercicio, el auditor opta por la selección de una muestra o de trabajar con todo el universo.

DEUDAS FINANCIERAS: pruebas sustantivas globales

Calculo global sobre intereses perdidos expuesto en el estado de resultados.

Si la empresa trabaja con presupuestos, el auditor puede solicitar éstos y comparar el endeudamiento presupuestado con el real, así como las tasas de interés.

También es importante, considerar la evolución de los pasivos financieros en los distintos EECC.

DEUDAS FINANCIERAS: pruebas sustantivas sobre transacciones

Verificar los asientos de diario correspondientes a cada uno de los pasivos financieros, verificar el ingreso o egreso del dinero en las cuentas corrientes bancarias.

Lectura de actas de directorio donde se haya decidido obtener prestamos

Verificar en los rubros relacionados en el estado de resultados contra la planilla de devengamiento de intereses el cargo a resultados.

DEUDAS FINANCIERAS: pruebas sustantivas sobre saldos

Se hace a través del análisis de cuenta que se solicita a la empresa en la carta requisitoria al comienzo del trabajo.

Revisar cálculos matemáticos del análisis de cuenta entregado por la empresa

Circularizar los principales saldos que forman el rubro

Examinar las respuestas de los acreedores financieros

Si el pasivo es en moneda nacional verificar que esté a su valor nominal

DEUDAS DIVERSAS

En el grupo de pasivos diversos se incluyen las deudas a favor de terceros, cualquiera sea su origen y naturaleza, indicándose separadamente las existentes con sociedades controlantes, controladas y vinculadas, los saldos acreedores de los clientes, los dividendos a pagar en efectivo, las deudas por cargas sociales, los sueldos y los jornales, los cobros anticipados, etc.

DEUDAS DIVERSAS: Objeto del examen de Auditoría

Documentación que respalda las transacciones que integran los pasivos diversos: › Planillas de liquidación de sueldos y jornales› Declaraciones juradas de impuestos› Movimientos de cuentas de directores y socios› Carta de abogado informando contingencias› Carta de asesores fiscales informando deudas

por liquidación de impuestos› Actas de directorio, donde se toman las

decisiones de recibir o entregar dinero

DEUDAS DIVERSAS: Objetivos del examen de auditoría

Exactitud: › La existencia de los pasivos diversos y los

resultados asociados surge de documentación de respaldo en cada caso

› La titularidad de los pasivos diversos contabilizados en el capítulo debe ser la empresa que se audita

› Que estén todos los saldos considerados


Valuación: › Los pasivos diversos deben estar valuados

de acuerdo con las Normas Contables Adecuadas.

› Los que son en moneda nacional a su valor nominal y los que son en moneda extranjera al tipo de cambio interbancario comprador del cierre del ejercicio económico.


Exposición: › Los pasivos diversos cuyos vencimientos

son exigibles en un plazo menor o igual al año estar expuestos como pasivos corrientes y aquellos cuyos vencimientos sean superiores al año como pasivos no corrientes.

› Los resultados asociados en el estado de resultados dentro de sus costos asociados.

DEUDAS DIVERSAS: errores o irregularidades más comunes

Falta de comunicación al departamento de recursos humanos de adelantos dados al personal por parte de la gerencia financiera.

Falta de formalidades a la hora de tomar pasivos diversos.

Falta de documentos soporte que sustenten las operaciones de pasivos diversos.

Falta de distribución de los gastos en cada uno de los rubros que tienen incidencia directa en los ingresos asociados.

Ocultamiento de pasivos tomados por la empresa por operaciones relacionadas con sus dueños, socios o directores.

DEUDAS DIVERSAS: aspectos fundamentales de control interno a ser contemplados por el auditor

Autorización de las operaciones: todas las operaciones vinculadas al capitulo de deudas diversas deben estar debidamente autorizadas.

Referidos a la liquidación de los sueldos y jornales: el auditor debe analizar cómo la empresa autoriza la liquidación de sueldos y jornales, como autoriza el pago.


Referidos a la liquidación de los impuestos fiscales: reconocimientos de los pasivos correspondientes y de los cargos en el EERR, importa saber cómo autoriza la empresa dichos apsivos y resultados vinculados y cuál es el mecanismo de control que tiene sobre dichos impuestos.


Referidos a los movimientos de cuentas de directores: revisar las autorizaciones de los movimientos de las cuentas como así también el ingreso y egreso de dinero en las mencionadas cuentas. Por lo general son cuentas que tienen poco movimiento durante el ejercicio económico.


En cuanto a su cancelación: el auditor debe investigar si existen ordenes de pago, documentos de adeudo, liberalización de las garantías otorgadas, anulación y destrucción de firma en los documentos de adeudos originales

DEUDAS DIVERSAS: pruebas de controles

Debe probarse que el sistema de control interno disponga de: › Adecuada segregación de funciones:

autorización- registro- custodia› Acceso restringido a los pasivos› Inventarios periódicos› Clara identificación de los pasivos

DEUDAS DIVERSAS: Pruebas sustantivas

Por lo general se trabaja con el 100% de los saldos y con el 100% de las transacciones, siempre y cuando los saldos sean significativos dentro del contexto de los estados contables, de lo contrario basta con la verificación de los controles internos.

DEUDAS DIVERSAS: Pruebas sustantivas globales

Calculo global del IVA ventas Calculo global de los aportes a la

seguridad social Si la empresa usa presupuestos, el

auditor puede solicitar éstos y comparar lo presupuestado en este capitulo en particular con los saldos reales

DEUDAS DIVERSAS: Pruebas sustantivas sobre transacciones

Verificar los asientos d diario correspondientes a cada uno de los pasivos diversos detallados en el análisis de cuenta contra documentación de respaldo, verificar el ingreso o egreso del dinero en las cuentas corrientes

Lectura de actas de directorio para verificar la decisión de tomar algún pasivo que no sea comercial ni financiero

Verificar en los rubros relacionados en el EERR contra la planilla de devengamiento de intereses, el cargo a resultados

DEUDAS DIVERSAS: Pruebas sustantivas sobre saldos

Revisar cálculos matemáticos del análisis de cuentas entregado por la empresa

Circularizar los saldos de cuentas de socios, dueños y directores

Si el pasivo es en moneda nacional verificar que esté a su valor nominal

Investigar los saldos de las cuentas que no tuvieron movimientos y las que tuvieron movimientos inusuales

DEUDAS DIVERSAS: Pruebas sustantivas sobre saldos

Si el pasivo es en M/E, verificar que los saldos estén convertidos a pesos uruguayos al tipo de cambio interbancario comprador billete

Se debe controlar en las cuentas relacionadas si corresponde el cálculo de intereses con los intereses devengados

Análisis de los vencimientos de las operaciones en función de la panilla de detalle que brindó la empresa.

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