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PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA

FORMATO DE PRESENTACION

OFICINA TCNICA DE PROYECTOS OTP

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Tips sobre el formato y contenido.

Aunque, no contamos con un formato nico para la presentacin de los proyectos. Formularemos nuestra propuesta de acuerdo a los criterios establecidos en el siguiente documento. No pretendemos con esto dar una formula nica que se deba seguir; al contrario, se intenta esbozar una estructura bsica para usarse de manera flexible y adaptarse a las particularidades de cada situacin. Algo importante, es redactar la propuesta de la forma ms concisa, coherente y clara posible, de modo que facilite el trabajo de quin lo evala. . Otra cosa; aunque existe la creencia equivocada de que una propuesta correctamente elaborada tiene que ser voluminosa, no es cierto. Generalmente, una propuesta debera oscilar (sin incluir anexos) entre las ocho y diez pginas si se trata de pequeos proyectos. En el caso de uno ms extenso, lo recomendable es que el documento abarque las treinta o cuarenta pginas. Al final, se puede anexar toda la informacin (estadstica, grfica, etctera) que sustente el plan. 1. Cartula y tabla de contenido

La cartula del documento debe contener la informacin bsica y relevante sobre el proyecto, a la par de lucir un aspecto sobrio y profesional. Esto no quiere decir que se tenga que realizar un gasto excesivo en materiales o cubiertas especiales, pues podra ser visto como un uso poco austero de recursos. Los principales aspectos que se deben incluir en la cartula son:

Nombre y logo de la Institucin

Nombre del proyecto (debe permitir identificar la naturaleza del proyecto, a la vez que la solucin del problema previamente identificado)

Quien lo presenta.

Mes y ao de elaboracin de la propuesta

Contacto: nombre del funcionario, telfono, fax, correo electrnico, direccin. Adems de enviar una copia fsica de la propuesta, es recomendable anexar al documento una copia en un medio magntico (CD u otro) y enviar una copia adicional por email. Esto permitir compartir con mayor facilidad el documento entre los responsables de la evaluacin de la propuesta.

Importante

Si la extensin del documento es superior a cinco paginas, se deber incluir una tabla de contenidos que permita una ms fcil ubicacin de sus secciones.

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2. Resumen ejecutivo

Por lo general, el resumen ejecutivo es una de las principales secciones de una propuesta de proyecto. Esta seccin constituye el punto de partida que despierta el inters de la persona responsable de la evaluacin. En tal sentido, es fundamental poner especial cuidado en su redaccin y consistencia. Como su nombre lo dice, un resumen ejecutivo es una sntesis de la informacin ms relevante del proyecto. Por lo general, se recomienda que su extensin no exceda las dos pginas. El resumen ejecutivo debe incluir:

Descripcin breve sobre el problema identificado

Explicacin sobre la solucin del problema motivo del proyecto, que incluya sus

actividades, el nmero de beneficiarios, cmo y dnde operar, el tiempo requerido y el quien o quienes sern los responsables de su ejecucin

Los fondos requeridos para la operacin del proyecto y los planes que garanticen

su sostenibibilidad en el futuro.

Una corta resea (un prrafo) que incluya de manera breve la historia, actividades

y capacidad de la institucin para llevar a cabo el proyecto propuesto.

Importante

El resumen ejecutivo debe ser redactado al final, una vez terminada la elaboracin de la propuesta. Hay que tener en cuenta que, en muchos casos, esta es la nica parte de la propuesta que leen los evaluadores para decidir si continan revisndola o la engavetan. Por ello, es importante poner especial cuidado en su redaccin.

Estructura del proyecto

A continuacin se sugiere una estructura con los principales componentes de la propuesta del proyecto.

1. Informacin general

Nombre del proyecto: Debe permitir identificar la naturaleza del proyecto y a la vez, la solucin al problema previamente identificado.

Entidad Responsable: Indicar el nombre de la entidad responsable del proyecto (facultad, programa, dependencia, etc). As tambin los datos del personal para establecer contacto.

Contacto: Nombre del funcionario, telfono, direccin, email, fax. Localizacin Sealar la ubicacin geogrfica que tendr la sede del proyecto.

Ubicacin Indicar el mbito en que se desarrollarn las actividades, indicando en cada caso, Departamento y municipio.

Beneficiarios Quienes se benefician con su funcionamiento.

Monto del proyecto

Indicar los recursos monetarios que demandar la ejecucin del proyecto, expresndolo en moneda local (indicando el tipo de cambio utilizado), o la del pas de origen de la entidad a la que se solicita financiamiento. Dicho monto se desagregar en: aporte de la cooperacin tcnica, del estado Nicaragense, u otras fuentes si las hubiera.

Fuente de Financiamiento: Quien o quienes financiarn el proyecto Perodo de ejecucin: Indicar el tiempo en meses que tomar la ejecucin del proyecto.

Fecha prevista de inicio: Indicar mes y ao de inicio Fecha prevista de

Finalizacin: Indicar mes y ao de finalizacin

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2. Introduccin y diagnstico

Esta seccin se orienta, bsicamente, a describir el problema central y a demostrar la calidad y calificacin de quien implementar el proyecto. Como se ha mencionado, es preciso elaborar esta seccin tratando de dar la mayor cantidad de elementos de juicio que apoyen nuestra propuesta. Se recomienda evitar ser declarativo al momento de definir el problema. No se debe describir el problema sobre la base de la experiencia personal o sobre creencias. Se debe procurar respaldar el contenido de la propuesta con argumentos slidos, como estadsticas actualizadas, fotos o la opinin de expertos o instituciones acreditadas. En el diagnstico, se debe describir la situacin actual identificando la problemtica que se quiere solucionar, aqu es importante identificar de forma clara el problema, especificando: las relaciones causa efecto, magnitud y temporalidad; tambin es importante establecer la relevancia del problema para la comunidad Universitaria. As como identificar los actores principales y estimar la poblacin, o entidad que causan, se ven afectados, se benefician o se encargan de resolver el problema. Se debe captar la atencin sobre la urgencia del tema planteado as como de procurar convencer de cmo los objetivos y capacidades institucionales calzan con el objetivo del proyecto, de tal manera que se asegure el xito del mismo. 3. Definicin del problema y sus causas

Se debe especificar de la manera ms clara y precisa el problema central identificado, as como sus caractersticas cualitativas y cuantitativas. Luego de haber sido definido el problema central motivo del proyecto, se debe determinar tanto las causas que lo generan como los efectos negativos que este produce. Para ello, lo ms recomendable es elaborar un rbol que interrelacione en forma directa e indirecta las causas con el problema central y con los efectos generados. 4. Lgica de Intervencin (Objetivo General, especficos e identificacin de

beneficiarios) 1 pgina.

Tanto el objetivo central como los objetivos especficos deben reflejar los cambios que se espera lograr con la intervencin del proyecto. Se debe evitar el planteamiento de objetivos muy amplios, ambiciosos y confusos. Por el contrario, es preferible redactarlos de una manera clara cuya descripcin no se extienda ms de una pgina y de modo que reflejen lo realmente alcanzable de acuerdo con la magnitud de la inversin. Es recomendable numerar los objetivos especficos, de manera que ayude a su rpida identificacin y referencia en el documento. 5. Anlisis de las alternativas de solucin. (1/2 pgina).

Describir y evaluar las diferentes alternativas disponibles de solucin al problema y justificar la solucin adoptada. 6. Propuesta Tcnica y resultados esperados. (1/2 pgina)

Especificar las caractersticas tcnicas de la propuesta y especificar los resultados de manera cualitativa y cuantitativa as como su contribucin para resolver el problema.

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7. Actividades principales y cronograma de ejecucin

Esta seccin es importante porque en ella se explica lo que se va a hacer con el financiamiento solicitado. En tal sentido, es necesario que las actividades guarden consistencia con el presupuesto del proyecto, as tambin se debe evidenciar en forma clara cmo estas permitirn el logro de cada uno de los objetivos planteados.

Importante

Es recomendable hacer un cronograma con las principales actividades consideradas durante la ejecucin del proyecto y agruparlas de acuerdo con el objetivo especfico al cual pertenecen. 8. Estrategia de Ejecucin

La institucin tiene mucho inters en garantizar el xito del (los) proyecto (s), para el cual provee el financiamiento. En tal sentido, una breve descripcin sobre la metodologa de ejecucin, los requerimientos tcnicos; el nivel de calificacin y la experiencia de los profesionales o personas que se harn cargo de la ejecucin del proyecto contribuir a garantizar el xito de su implementacin. 9. Plan de sostenibilidad de los resultados

Dada las restricciones financieras, no es conveniente financiar proyectos que generarn necesidades de apoyo externo permanente ni apoyar proyectos que dejen de funcionar al cerrarse el financiamiento del proyecto. En este sentido, es importante mostrar en qu medida los decanos, directores u otros, podrn asumir el proyecto luego de que este concluya. En tal sentido, es importante mostrar en la propuesta una estrategia de sostenibilidad que permita asegurar la operacin proyecto. En este punto es necesario expresar en forma especfica las actuales y futuras fuentes financieras que garanticen la viabilidad financiera del proyecto en el largo plazo. 10. El presupuesto

Al igual que el resumen ejecutivo, el presupuesto es una de las secciones de mayor importancia. Luego de haber definido las necesidades y establecido el plan de trabajo y las metas, se procede a elaborar un presupuesto inicial que indique con exactitud el flujo total de recursos necesarios para la implementacin del proyecto. Si el presupuesto tiene un nmero excesivo de componentes, es preferible presentar una versin resumida del presupuesto agregado en principales categoras. Se recomienda que el cuadro con el presupuesto no exceda de una pgina para un fcil anlisis y comparacin de los componentes del mismo. Si aparte de los fondos propios (o recursos provenientes del Estado) existen otras instituciones donantes; en tal sentido, se deber incluir en el presupuesto, el monto de financiamiento que corresponde a cada institucin.

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Importante

Asegrese de especificar la moneda utilizada en el cuadro del presupuesto. Es preferible usar la moneda del pas de origen de la institucin donante. Si utiliza la moneda local, incluir el tipo de cambio utilizado. 11. Evaluacin y monitoreo Es muy importante incluir una seccin de evaluacin y seguimiento que describa cmo sern medidos los efectos de la intervencin. En esta seccin se puede incluir una descripcin narrativa de quin asumir la responsabilidad de la evaluacin del proyecto, las metodologas de evaluacin a utilizarse as como los indicadores. Esta seccin deber hacer referencia al marco lgico previamente desarrollado. 12. Anexos

En esta seccin se deber incluir toda la informacin relevante (estadsticas, fotografas, cartas de autoridades, involucrados, etc.). Asimismo, se puede incluir la matriz del marco lgico, as como desarrollar con mayor detalle el cronograma de trabajo, entre otros. Bibliografa

Bobadilla, Percy. Diseo y evaluacin de proyectos de desarrollo Lima: PACT, 1998. Internacional Planned Parenthood Federation. Guide for Designing Results Oriented Projects and Writing Successful Proposals. New York: IPPF/WHR.

Ministerio de Economa y Finanzas, Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico. Gua general de identificacin, formulacin y evaluacin social de proyectos de inversin pblica a nivel de perfil. MEF/DGPMSP, 2003.

Negrn, Federico y Valderrama, Mariano. Manual de gestin descentralizada de la cooperacin internacional. Lima: Grupo Propuesta Ciudadana, 2003.

The Foundation Center. Curso Breve para Escribir Propuestas. New York: The Foundation Center, 2004.