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INFORME N.° DFOE-DL-IF-18-2013 17 DE DICIEMBRE, 2013

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO

DE LA MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS

2013

http://www.cgr.go.cr/


CONTENIDO

Página N.°

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCION .................................................................................................... 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ................................................................................... 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ................................................................................ 1

NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ........................................................ 1

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA .............. 2

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA ....................................................... 3

METODOLOGÍA APLICADA ................................................................................... 4

2. RESULTADOS ........................................................................................................ 5

NECESIDAD DE EMITIR NORMATIVA PARA REGULAR LAS OPERACIONES DE LA CONTABILIDAD, TESORERÍA Y PROVEEDURÍA .................... 5

IMPORTANCIA DE INSTAURAR UN SISTEMA CONTABLE SOBRE LA BASE DE DEVENGO .............................................................................. 7

NECESIDAD DE ESTABLECER CONTROLES EFECTIVOS RESPECTO DE LA LABOR DE LA TESORERÍA MUNICIPAL ........................................................ 9

IMPORTANCIA DE FORTALECER LOS CONTROLES RESPECTO DE LOS ACTIVOS MUNICIPALES .......................................................................... 12

MATERIALES Y SUMINISTROS ............................................................................ 12

MOBILIARIO, EQUIPO DE OFICINA, MAQUINARIA Y VEHÍCULOS ....................... 13

3. CONCLUSIONES .................................................................................................. 14

4. DISPOSICIONES .................................................................................................. 15

AL CONCEJO MUNICIPAL ................................................................................... 15

AL ALCALDE MUNICIPAL .................................................................................... 16

ANEXOS

ANEXO ÚNICO: VALORACIÓN DE OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE

AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

FINANCIERO DE LA MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS 24



RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos? La gestión de la Municipalidad de Coto Brus respecto de los procesos relacionados con los controles establecidos en las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y proveeduría para la captación, registro, ejecución y control de los recursos financieros municipales y la salvaguarda del patrimonio municipal. ¿Por qué es importante? Las Municipalidades, como parte de sus atribuciones de gobierno local, captan y administran tributos y otros ingresos de conformidad con el Código Municipal y otra normativa legal conexa, con el fin de financiar sus operaciones y promover el desarrollo local. Para ello deben contar, de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable, con un sistema de administración financiera que integre y articule el presupuesto, la contabilidad, la tesorería y la proveeduría en procura de garantizar la planificación, obtención, asignación, registro, control y evaluación respecto de la utilización de los recursos financieros. ¿Qué encontramos? La Municipalidad de Coto Brus no dispone del manual de procedimientos financiero-contable que exige el Código Municipal. Tampoco cuenta con reglamentación para la organización y funcionamiento de su Proveeduría ni de los procesos de adquisición de bienes y servicios, en contravención de lo establecido por Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Además, carece de políticas, procedimientos y regulaciones referentes al uso, conservación, custodia y control de los activos municipales; así como, de normas para regular aspectos específicos de las modificaciones presupuestarias y de un reglamento para la rendición de cauciones de los funcionarios en quienes recae esa exigencia conforme el ordenamiento jurídico. Por otra parte, la Municipalidad carece de un sistema de contabilidad que responda a los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, fundamentado en la premisa de la dualidad económica, bajo el método contable de lo devengado, razón por la cual esa entidad desconoce la exactitud de la cuantía de sus derechos, obligaciones y del capital o patrimonio institucional y, consecuentemente, no se preparan los estados financieros requeridos para la toma de decisiones y para informar a terceros interesados. Asimismo, a pesar de la cuantía de las adquisiciones de materiales y suministros en el año 2012 (¢456,6 millones) y del valor estimado del mobiliario, equipo de oficina, vehículos y maquinaria (¢1.500,0 millones), ese Gobierno Local carece de controles efectivos sobre la recepción, custodia, ubicación y estado de esos bienes patrimonio institucional, lo cual incrementa el riesgo de usos indebidos, abusos, sustracciones y pérdidas, sin que sean detectados de forma oportuna por la administración municipal.


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Por su parte, en la Tesorería Municipal existen debilidades de control asociadas a la falta de informes consolidados y periódicos de los saldos de todos los valores municipales. Según un arqueo realizado por el Órgano Contralor al 30 de mayo de 2013, tales valores ascendían a unos ¢1.216, 0 millones. Además, carece de políticas y procedimientos para el control de los dineros y valores recibidos como garantías de los proveedores. En conclusión, la presente auditoría revela la prevalencia de deficiencias de control interno relacionadas con el sistema de administración financiera de esa Municipalidad, lo cual es consecuente con los resultados del Índice de Gestión Municipal (IGM) del año 2012, que ubica a ese Ayuntamiento con una baja calificación (48,45) y, particularmente, en el eje 1 “Desarrollo y Gestión Institucional”, con una nota de 11,0 en control interno, situaciones que obligan a las autoridades competentes de esa entidad, a tomar decisiones que promuevan mejoras inmediatas en el funcionamiento e integración de ese sistema y mitigar los riesgos de que se cometan errores e irregularidades con el manejo de los fondos públicos, cuyo presupuesto anual es de unos ¢2.360, 0 millones y, por ende, a rendir cuentas por el manejo eficiente de esos recursos. ¿Qué sigue? Al Alcalde Municipal se le dispone elaborar, someter a los niveles de aprobación correspondientes y divulgar el Manual de Procedimientos Financiero Contable y los reglamentos para: la organización y funciones de la Proveeduría; el uso, mantenimiento y control de los vehículos municipales; el trámite de las modificaciones presupuestarias y; la rendición de cauciones de los funcionarios municipales; así como, las regulaciones internas relacionadas con el uso, conservación y custodia de los activos municipales. Asimismo, implementar el sistema contable mediante el método con base en devengo e instaurar políticas y los procedimientos de control para la salvaguarda de los valores custodiados en la Tesorería Municipal. Al Concejo, conforme con sus competencias y lo dispuesto por el ordenamiento jurídico, se le dispone aprobar los manuales y reglamentos propuestos por el Alcalde para el cumplimiento de las disposiciones giradas en el presente informe.



INFORME N.° DFOE-DL-IF-18-2013

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO

DE LA MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS

1. INTRODUCCION

Origen de la auditoría

1.1 Auditorías realizadas por el Órgano Contralor dan cuenta de que algunas municipalidades presentaban debilidades de control interno en áreas relevantes para la gestión institucional tales como: el presupuesto, la contabilidad, la tesorería y la proveeduría. Las debilidades determinadas constituyen factores de riesgo asociados a la comisión de errores o actos irregulares en detrimento de las finanzas y del patrimonio municipal y del cumplimiento de los objetivos institucionales y el desarrollo del cantón.

1.2 La auditoría de carácter especial se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a la Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y los numerales 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N.° 7428 y en cumplimiento del Plan Anual Operativo de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa.

Objetivo de la Auditoría

1.3 Analizar la efectividad del sistema del control interno financiero establecido en la Municipalidad de Coto Bus, con el fin de promover el fortalecimiento de su gestión y propiciar mejoras en los procesos relacionados con la aprobación, autorización, pago, registro y control de los egresos e ingresos; así como, del registro, control y salvaguarda de los bienes patrimoniales del gobierno local.

Naturaleza y alcance de la Auditoría

1.4 La auditoría de carácter especial consideró el análisis de la gestión de la Municipalidad de Coto Brus respecto del sistema de control interno existente en las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y proveeduría, para la planificación, captación, registro, ejecución y control de los recursos


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financieros municipales; así como, la existencia de políticas y procedimientos efectivos para la salvaguarda del patrimonio municipal. Esto con el fin de fomentar un aprovechamiento racional de los recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones y en procura del logro de los objetivos de esa corporación municipal. La auditoría abarcó el período comprendido entre enero de 2012 y marzo de 2013 y se amplió cuando se consideró necesario.

1.5 La auditoría se efectuó de conformidad con el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público”, promulgado mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, N.° R-CO-94-2006, publicada en La Gaceta N.° 236 del 8 de diciembre de 2006; así como, el Procedimiento de Auditoría y sus criterios de calidad, emitido por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) mediante memorando interno N.° DFOE-0028 del 24 de febrero de 2012.

Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría

1.6 La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones producto del estudio a que alude el presente informe, se realizó en una reunión convocada mediante los oficios DFOE-DL-1293; DFOE-DL-1294 y DFOE-DL-1295 del 4 de diciembre de año en curso, dirigidos en su orden al señor Rafael Ángel Navarro Umaña, Alcalde Municipal; al señor Esteban Esquivel Castillo, Presidente Municipal y a la señora Deynis Pérez Arguedas, Auditora Interna. La reunión se efectuó el 6 de diciembre del año en curso en la sala de reuniones del Concejo Municipal de Coto Brus, con la presencia de los siguientes funcionarios municipales: el señor Rafael Ángel Navarro Umaña, Alcalde Municipal; la señora Liseth Chaves Bolaños, Vice-Alcaldesa; el señor Esteban Esquivel Castillo, Presidente Municipal; la señora Ligia Naranjo Delgado, Proveedora Municipal; el señor Edgar Navarrete Fonseca, Tesorero Municipal; el señor José Antonio Araya Godínez, Contador Municipal, la señora Deynis Pérez Arguedas, Auditora Interna; las señoras Lorena Segura Cordero y Glenda Navarro Morales, Asistentes de Contabilidad y el señor Juan Carlos Mena Campos, Encargado de la bodega de la Unidad de Gestión Vial.

1.7 El borrador del presente informe se entregó el 6 de diciembre del presente año en versión digital al señor Rafael Ángel Navarro Umaña, Alcalde Municipal, con el oficio DFOE-DL-1296-2013, con el propósito de que en un plazo máximo de cinco días hábiles, formulara y remitiera a la Gerencia del Área de Desarrollo Local, las observaciones sobre su contenido. El 13 de diciembre de 2013, el señor Navarro Umaña remitió el oficio MCB-AM-0883-2013 con algunos comentarios referentes a lo señalado en el informe.

El detalle de las observaciones y su valoración por parte del Área de Desarrollo Local se encuentra en el Anexo Único de este informe y fueron incorporadas en su contenido cuando se estimó pertinente.


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Generalidades acerca de la Auditoría

1.8 Las corporaciones municipales, de conformidad con la Constitución Política, el Código Municipal y otras leyes conexas son responsables de la administración y gobierno de los intereses y servicios cantonales, en procura del desarrollo y bienestar de sus habitantes. Para cumplir esos propósitos administran diversos tributos (algunos recaudados en forma directa y otros recibidos mediante transferencias provenientes de la Tesorería Nacional, de órganos desconcentrados o entidades descentralizadas). También reciben ingresos provenientes de transferencias asociadas con partidas específicas y otros conceptos, que se incorporan en los Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios de la República o en presupuestos de órganos o entidades públicas. Además, captan recursos por el cobro de impuestos y de tasas y precios relacionados con la prestación de servicios públicos a su cargo. Adicionalmente, captan recursos del crédito.

1.9 Esos recursos se destinan fundamentalmente, al mejoramiento de la red vial cantonal, a la prestación de los servicios de recolección, tratamiento y disposición final de los residuos sólidos, al aseo de vías y sitios públicos, a la administración de acueductos, mercados y cementerios ya la ejecución de obras de infraestructura para el mejoramiento de la comunidad. Otra parte de esos recursos se transfiere a organizaciones tales como: comités cantonales de deportes y recreación, juntas de educación y a algunas entidades gubernamentales y otra parte de los recursos se utilizan en la prestación de otros servicios y la atención de los gastos administrativos municipales.

1.10 En ese proceso de recaudación y administración de los ingresos por tributos y otras fuentes, resulta determinante el manejo eficiente del presupuesto, la contabilidad, la tesorería y la proveeduría, componentes del sistema de administración financiera que de conformidad con el ordenamiento jurídico1, tienen una participación relevante en los temas de planificación, obtención, asignación, utilización, registro, control y evaluación de los recursos financieros institucionales.

1 Código Municipal, Ley N.° 7794 del 30 de abril de 1998, la Ley de la Administración Financiera de la República

y Presupuestos Públicos N.° 8131 del 18 de setiembre de 2001 y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N.° 32988-H-MP-PLAN del 31 de enero de 2006); Ley General de Control Interno N.° 8292, del 18 de julio de 2002 y las Normas de Control Interno para el Sector Público; así como, en otras resoluciones emitidas por esta CGR respecto a la aprobación de presupuestos de municipalidades y entidades de carácter municipal, tales como las números R-CO-02-2005 del 6 de enero de 2005, R-CO-41-2005 del 23 de mayo de 2005 y R-CO-67-2006 del 28 de agosto de 2006; y las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos, Resolución Nro. R-CO-8-2007, Gaceta N.° 58 del 22 de marzo de 2007, y finalmente, la Ley de Contratación Administrativa, N.° 7494 del 8 de junio de 1995 y su Reglamento (Decreto N.° 3341-H del 27-9-2006)


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1.11 En ese contexto, las unidades administrativas que conforman el sistema de administración financiera, deben vigilar para que se adopten, adecuen e implementen las normas y criterios técnicos que deben regir el eficaz y eficiente registro y control de las transacciones de la entidad. Deben estar claros los distintos roles y responsabilidades del personal, de modo que se promueva el desarrollo coordinado de las funciones propias del presupuesto, la contabilidad, tesorería y proveeduría y se genere información confiable, exacta y oportuna para la toma de decisiones, la evaluación de resultados y la rendición de cuentas.

1.12 En ese sentido, también es imprescindible que su funcionamiento se fundamente en un sistema de control interno eficaz, para garantizar de manera razonable su correcta y efectiva operación y la aplicación de esos recursos con estricto apego al ordenamiento jurídico.

1.13 Por lo tanto, la Municipalidad de Coto Brus, al igual que cualquier otra institución pública, tiene la obligación de mantener un sistema de control interno efectivo para garantizar la eficiente y oportuna captación, registro, ejecución y control de sus recursos financieros y la salvaguarda de su patrimonio. Así como, un efectivo esquema de planificación como sustento de su proceso presupuestario.

1.14 El ayuntamiento de Coto Brus administró alrededor de ¢2.360,0 millones en el año 2012 para atender los intereses de un cantón con una población de 38.000 habitantes, que de acuerdo con el Atlas de Desarrollo Humano Cantonal de Costa Rica, elaborado por el Programa de la Naciones Unidades para el Desarrollo (PNUD), mostraba en el año 2011 un índice de desarrollo humano cantonal medio (0,737). Obtuvo una calificación global de 48,45 en el IGM del año 2012, y particularmente, en el eje 1 “Desarrollo y Gestión Institucional”, logró apenas una nota de 11,0 en lo que corresponde a control interno, lo cual denota un área de atención inmediata para ese gobierno local.

Metodología Aplicada

1.15 Para los efectos del presente estudio, entre otras técnicas y prácticas de auditoría, se aplicaron:

a) Entrevistas a los funcionarios encargados del presupuesto, contabilidad, tesorería, proveeduría y recursos humanos.

b) Revisión y análisis de información contenida en el Sistema de consultas de compras con fondos públicos (SIAC), en el Sistema de Presupuestos Públicos (SIPP) y en el Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM).


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c) Inspecciones físicas a las instalaciones administrativas, plantel y bodegas municipales.

d) Revisión y análisis selectivo de documentación e información financiera referida al control presupuestario, contable, de tesorería y proveeduría.

e) Arqueos a la caja chica y al fondo de la caja recaudadora.

f) Revisión y análisis selectivo de los expedientes y procedimientos relacionados con las contrataciones administrativas y la observación física selectiva de obras contratadas.

g) Además, se utilizaron prácticas de auditoría, como el muestreo y prueba selectiva intencional. La selección de los casos se hizo mediante el muestreo al azar, con fundamento en la experiencia y juicio profesional del grupo de fiscalizadores.

2. RESULTADOS

Necesidad de emitir normativa para regular las operaciones de la contabilidad, tesorería y proveeduría

2.1 La Municipalidad de Coto Brus no cuenta con el manual de procedimientos financiero-contable exigido por el artículo 114 del Código Municipal, que debe ser aprobado por el Concejo y cuyo proyecto debe ser analizado y dictaminado previamente por la auditoría interna. Tampoco cuenta con reglamentación para la organización y funcionamiento de su proveeduría ni de los procesos de adquisición de bienes y servicios, contrario a lo que establecen los artículos 105 y 109 de la Ley de Contratación Administrativa y 221 su Reglamento.

2.2 Además, ese Gobierno Local carece de políticas, procedimientos y regulaciones referentes al uso, conservación, custodia y control de los activos municipales, ni normas actualizadas sobre los trámites para el uso, conservación, mantenimiento y control de los vehículos y maquinaria municipales. Tampoco hay normas para regular aspectos específicos de las modificaciones presupuestarias; no hay un reglamento para la rendición de cauciones de los funcionarios en quienes recae esa exigencia conforme el ordenamiento jurídico, ni existen regulaciones internas respecto de los trámites relacionados con la recepción, custodia y devolución de garantías aportadas por proveedores.

2.3 En otros términos, se carece de instrumentos que coadyuven a definir la responsabilidad por cada proceso, actividad, operación, transacción o acción organizacional en los campos citados. Es decir, que esa responsabilidad esté claramente definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo, según el puesto que ocupa.


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2.4 Sobre el particular, las “Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos”, la Ley General de Control Interno, las Normas de Control Interno para el Sector Público y otra normativa conexa, coinciden en señalar el deber de las entidades públicas de disponer de la normativa interna que defina con claridad los procedimientos, funciones y responsabilidades de los funcionarios y unidades que intervienen en los diferentes procesos, documentando las actividades de control.

2.5 Asimismo, para que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del sistema de control interno, se encuentren debidamente documentadas, oficializadas y actualizadas, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta. Igualmente, deberían utilizarse como medio de capacitación—o como referencia para ésta—a fin de que los servidores de nuevo ingreso tengan un primer acercamiento con sus cargos y con las funciones respectivas.

2.6 Por otra parte, sanas prácticas de control interno informan que las instrucciones dirigidas a uno o varios funcionarios, que tengan especial importancia en virtud de su efecto sobre las operaciones, las actividades o los procesos, o de su impacto sobre los puestos respectivos, también deberán darse por escrito, como medida de protección tanto para la institución como para los servidores.

2.7 De igual manera, las instrucciones contenidas en los manuales y reglamentos deben ser emitidas de manera clara y concisa y con base en un estilo de redacción que las haga fácilmente comprensibles con el fin de evitar que las disposiciones internas para la ejecución de las labores sean olvidadas o se presten a interpretaciones erróneas, lo que a su vez podría conducir a resultados insatisfactorios o adversos. Además, tales instrucciones deben ser actualizadas periódicamente para ajustarlas a los cambios en las necesidades y procesos organizacionales. También, es necesario que se divulguen ampliamente en la organización y estén disponibles para su ulterior consulta por parte del personal interesado.

2.8 La ausencia de normativa interna para regular y ordenar las principales actividades, operaciones y trámites internos sobre el sistema de administración financiera en la Municipalidad de Coto Brus, dificulta la realización de las tareas de manera uniforme y ordenada y la determinación de las competencias y responsabilidades de los funcionarios y unidades participantes en los diversos procesos. Además, por no estar definidas formalmente, se dificulta conocer la secuencia lógica de las actividades que conforman algunas de las operaciones administrativas y a quienes corresponde su ejecución. Tampoco coadyuva en procesos en los que se esté


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decidiendo el establecimiento de responsabilidades ante eventuales irregularidades y perjuicios en contra del patrimonio institucional.

2.9 La carencia de la normativa señalada, se asocia en el caso de la Municipalidad de Coto Brus a la falta de acciones efectivas y decididas de las autoridades municipales, lo cual se manifiesta por ejemplo, en el hecho de que desde hace varios meses la Proveeduría Municipal elaboró los borradores del Manual de Procedimientos de Proveeduría y del Reglamento de Bienes Muebles, pero aún no se han presentado al Concejo para su aprobación. Además, no se han realizado acciones para actualizar el Reglamento para el uso, conservación mantenimiento y control de los vehículos municipales.

Importancia de instaurar un sistema contable sobre la base de devengo

2.10 La Municipalidad de Coto Brus carece de un sistema de contabilidad que responda a los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense (Decreto Ejecutivo Nº 34460-H), fundamentado en la premisa de la dualidad económica, bajo el método contable de lo devengado (contabilidad patrimonial). Las transacciones y hechos económicos no se reconocen o registran cuando ocurren, sino conforme ingresan los recursos y se pagan los compromisos, dado que la información contable proviene solo del control de la ejecución presupuestaria.

2.11 En otros términos, esa Municipalidad carece de un sistema de contabilidad con base en lo devengado que garantice razonablemente que sus registros reflejan el verdadero valor de sus activos, pasivos y patrimonio. En consecuencia, se desconoce la cuantía de los derechos, obligaciones y patrimonio institucional, como los inventarios de materiales y suministros en bodegas; la propiedad, planta y equipo y su depreciación; las cuentas por cobrar y por pagar, así como los valores recibidos por depósitos en garantía. Todo en detrimento de los procesos de toma de decisiones y la rendición de cuentas y del control eficiente del patrimonio institucional.

2.12 Tampoco se genera la información contable necesaria para elaborar los estados financieros importantes para la toma de decisiones mediante el monitoreo oportuno de los resultados financiero-contables y la rendición de cuentas y para su remisión al Ministerio de Hacienda, según dicta la normativa. Estos resultados, evidencian que no han sido suficientes las acciones realizadas por la administración municipal de Coto Brus para mejorar su sistema contable.

2.13 Los Principios de Contabilidad de cita, constituyen un conjunto de conceptos básicos y reglas para el registro contable y presentación de la información, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las dependencias del sector público. Aunado a la existencia de directrices emitidas por la


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Contabilidad Nacional que regulan algunos aspectos contables como el registro de partidas de bienes duraderos, el registro de la amortización de la deuda pública, la obligación de confirmar los saldos y de presentar auxiliares de cuentas por cobrar y por pagar, los estados financieros que deben ser elaborados y remitidos a ese órgano y el tratamiento contable de la estimación de las cuentas incobrables, los inventarios y las provisiones para pasivos contingentes.

2.14 Tales Principios de Contabilidad informan sobre el “Principio de Devengo”, según el cual, el registro de los ingresos y gastos públicos se efectuará independientemente de la percepción efectiva de los recursos y del pago por las obligaciones contraídas, es decir, los ingresos se registrarán a partir de la identificación del derecho de cobro y los gastos con el surgimiento de una relación jurídica con un tercero por los bienes y servicios recibidos a satisfacción.

2.15 El sistema contable debe ser integrado, de manera que, a partir del registro único de cada transacción, se generen las correspondientes afectaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, para lo cual se debe implementar el criterio de registro establecido en los principios y normas de contabilidad aplicables al sector público, según lo que lleguen a establecer las instancias internas y externas competentes.

2.16 Esta situación va en detrimento del suministro de información confiable, exacta y oportuna de las transacciones y hechos económicos que afectan a la corporación municipal; así como de los procesos de toma de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas y del control eficiente del patrimonio institucional. Tampoco permite la elaboración de estados financieros con base en la normativa aplicable.

2.17 La Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establece que el sistema de contabilidad debe estar basado en principios y normas de contabilidad pública generalmente aceptados y debe reflejar la ejecución presupuestaria, los movimientos y la situación de la tesorería; así como, las variaciones, composición y situación del patrimonio de la entidad.

2.18 Asimismo, como medida fundamental para un control interno efectivo, debe establecerse y mantenerse actualizado un sistema de contabilidad que brinde una garantía razonable de que los registros consideran tanto los recursos disponibles, como las obligaciones adquiridas por la institución, y que brinde un conocimiento oportuno de las transacciones y una expresión de los resultados de su gestión, de conformidad con los criterios técnicos y legales aplicables.


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2.19 La Municipalidad de Coto Brus, a pesar de contar con un plan de acciones que inició a partir del año 2012, el cual pretendía entre otros, instaurar un sistema contable basado en el devengo como parte del proceso de la implantación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), no ha sido consistente en su ejecución, principalmente en la implementación del sistema de contabilidad de base de devengado.

2.20 Según el “INFORME DE AVANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN NICSP Y NIIF” correspondiente al primer Semestre de 2013, emitido por la Contabilidad Municipal, varias tareas que debían estar concluidas al 31 de diciembre de 2013, muestran poco avance, tales como las relacionadas con la inducción y capacitación sobre NICSP e implementación del Plan General de Contabilidad y del Manual Funcional de Cuentas Contable, lo cual evidencia la falta de apoyo institucional para fortalecer el sistema contable municipal.

2.21 Conforme las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos, la administración deberá ejecutar las acciones necesarias para que su contabilidad cumpla los siguientes objetivos:

a) Registrar de forma sistemática todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera de la institución, así como mostrar que éstas se realizaron de conformidad con las disposiciones legales y técnicas propias de la materia, de manera que permita el control interno y posibilite el control externo.

b) Proveer información útil, adecuada, oportuna y confiable, de fácil análisis e interpretación, que sirva de apoyo para la toma de decisiones del jerarca y titulares subordinados, así como para terceros interesados.

c) Suministrar la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, sobre la gestión financiera, patrimonial y presupuestaria para apoyar las tareas de control y evaluación presupuestaria, de auditoría y otros fines.

d) Posibilitar la integración de las cifras contables de la institución en el Sistema de Cuentas Nacionales, así como para efectos de suministrar la información necesaria para la elaboración de los estados consolidados del sector público

Necesidad de establecer controles efectivos respecto de la labor de la tesorería municipal

2.22 De acuerdo con los resultados de un arqueo de valores y efectivo practicado como parte de la auditoría realizada por la Contraloría General, al 30 de mayo


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de 2013 los valores y efectivo en poder de la Tesorería Municipal de la Municipalidad de Coto Brus o depositado en las cuentas bancarias ascendían a unos ¢1.216,83 millones, distribuidos de la siguiente manera : ¢987,42 millones correspondiente a cuatro fondos a su favor en la Caja Única del Estado2; ¢226,71 millones depositados en nueve cuentas corrientes bancarias; ¢1,60 millones por dos garantías bancarias y; ¢1,05 millones en efectivo correspondiente a fondos de las cajas chica y recaudadora.

2.23 Además, por lo general, la Tesorería Municipal custodia en la caja fuerte los dineros en efectivo y cheques, que en ocasiones alcanzan cifras millonarias, provenientes de la recaudación diaria, previo a su depósito bancario. Esta situación pone de manifiesto que esa Tesorería administra una cantidad significativa de fondos en efectivo y valores, por lo cual se hace necesario la existencia de normas, políticas y procedimientos de control que garanticen la salvaguarda efectiva de esos recursos.

2.24 No obstante, se determinaron situaciones que atentan contra el control efectivo de esos bienes municipales las cuales se detallan seguidamente:

a) No se preparan informes consolidados de los saldos de todos los valores y efectivos con que cuenta la Municipalidad (dineros depositados en las cuentas corrientes, fondos disponibles en Caja Única, fondos de la caja recaudadora y caja chica y garantías bancarias). El Tesorero confecciona un reporte denominado “Estado Diario de Tesorería” que muestra para cada día los movimientos y saldos individuales de cada una de las cuentas; sin embargo, ese reporte no es objeto de revisión o aprobación de otra instancia municipal competente como parte de una actividad de control interno instaurada para verificar su veracidad.

b) No se elabora ningún reporte de la cuenta corriente en la que se custodian los recursos provenientes de garantías aportadas por proveedores que no han sido retiradas. Tampoco es práctica conciliarla periódicamente. Por ende, no se ejerce un control efectivo sobre tales dineros, con el agravante de que no se han dictado regulaciones para ordenar el proceso de recepción, custodia y devolución de tales garantías.

La ausencia de un control efectivo respecto de tales garantías, provoca que el Tesorero desconozca los proveedores a quienes corresponden varias de las garantías depositadas en la respectiva cuenta corriente. Dicha cuenta corriente al 5 de agosto 2013, tenía un saldo de ¢14,4

2 Recursos Ley 8114; Partidas específicas Ley 7755; Transferencia FODESAF Red Nacional de Cuido;

Transferencias varias del Gobierno Central.


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millones. En contraste, según la Proveeduría Municipal, a esa misma fecha existían solo ¢8,8 millones por garantías pendientes de devolución.

d) La información relativa a los ingresos, egresos y saldos en caja que muestra el “Diario de Caja” de la Tesorería solo se coteja trimestralmente con la del registro denominado “Diario General” de la Contabilidad en el cual se asientan los movimientos financieros del ayuntamiento. Esta situación no permite corregir con oportunidad las diferencias en esos registros que, por lo general, se presentan al final de cada mes y adoptar las medidas procedentes.

2.25 El subsistema de Tesorería, de conformidad con las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos citadas, comprende tanto el conjunto de órganos participantes, como las normas y procedimientos utilizados en la percepción, seguimiento y control de los recursos financieros y en los pagos de las obligaciones contraídas, así como la administración y custodia de los dineros y valores que se generen. En el caso de las municipalidades, las tesorerías tienen la responsabilidad del control respecto de la recepción y resguardo de los valores y efectivo recibidos por el ayuntamiento.

2.26 Esto significa, entre otras tareas asociadas a la labor de la tesorería municipal, controlar y custodiar con base en políticas y procedimientos efectivos los recursos administrados por medio de las cajas recaudadoras, de la caja chica, los títulos u otros valores recibidos como garantías; así como, los dineros depositados en las cuentas corrientes bancarias y Caja Única del Estado. Por su parte, ejecutar los pagos con cargo a las cuentas corrientes mediante cheques y transferencias; firmar, entregar los cheques y custodiar los cheques emitidos no retirados por los interesados; depositar los dineros recibidos en la caja recaudadora producto del ingreso diario de tributos y mantener el registro diario de las operaciones en el “Diario de Caja”.

2.27 Dichas normas también establecen que es responsabilidad exclusiva de la unidad de tesorería la custodia y el manejo de los recursos recaudados, por lo que velará por la existencia de controles efectivos para garantizar la correcta gestión de las rentas y pagos. De igual forma, las Normas de Control Interno para el Sector Público señalan que se deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente y para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados los registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.


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2.28 Adicionalmente disponen que se deben realizar conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones para comprobar periódicamente la exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución para determinar diferencias y adoptar las medidas procedentes. Indican además, que se debe disponer y vigilar la aplicación de regulaciones y dispositivos de seguridad para garantizar la protección de los bienes contra pérdida, deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios.

Importancia de fortalecer los controles respecto de los activos municipales

2.29 La adquisición de materiales y suministros en la municipalidad de Coto Brus para el año 2012, ascendió a ¢456,6 millones y la inversión en mobiliario, equipo de oficina, vehículos y maquinaria se estima en ¢1.500,0 millones. No obstante, ese Gobierno Local no tiene implementados controles efectivos para la salvaguarda, correcto uso y protección de esos bienes. La ausencia de prácticas y procedimientos de control básicos relativos a la custodia, protección y conservación de los bienes municipales, aumenta el riesgo de abusos o usos indebidos en eventual perjuicio de las finanzas municipales.

Materiales y suministros

2.30 En cuanto a este tipo de bienes se determinó lo siguiente:

a) La práctica municipal ha sido trasladar al sitio o lugar de la ejecución de los proyectos de infraestructura u obra comunal los materiales y suministros adquiridos y, en algunas ocasiones, almacenarlos en la bodega municipal.

b) En ambos casos, la Municipalidad no cuenta con controles efectivos para ejercer la vigilancia respecto de su recepción, custodia y utilización, ya que no se ha designado a algún funcionario para que lleve a cabo esas funciones, lo cual impide asegurar en todos los casos el cumplimiento de las especificaciones en cuanto a cantidad, calidad y la correcta recepción, previo a la autorización del trámite de pago.

c) La Municipalidad no cuenta con mecanismos de control sobre tales adquisiciones y sus existencias en las bodegas municipales u otros sitios, mediante un registro sistemático de las entradas, salidas y saldos, salvo lo referente al control de repuestos y suministros para vehículos de la Unidad Técnica de Gestión Vial.

2.31 La carencia de controles efectivos para la custodia y protección de los activos en el plantel u otros sitios, evidencia que lo actuado por la Municipalidad sobre el particular no responde a criterios de valoración de riesgos ni coadyuva


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a garantizar la conservación y salvaguarda de esos bienes y a protegerlos contra la pérdida, despilfarro, mal uso o irregularidades.

Mobiliario, equipo de oficina, maquinaria y vehículos

2.32 Referente a estos activos se determinó lo siguiente

a) La Municipalidad dispone de un sistema automatizado para el control del mobiliario, equipo de oficina, maquinaria y vehículos; sin embargo, su información no es confiable. Esto en razón de que existen bienes registrados en condición de “bueno” cuando en realidad están en desuso por su mal estado; mobiliario y equipo de oficina registrado en una ubicación distinta a la que corresponde; activos que tienen asignado dos números de identificación diferentes y equipo y mobiliario registrado con características que no corresponden.

b) Además, existen activos que no están anotados en el sistema porque no cuentan con la respectiva identificación e incluso, algunos bienes, a pesar de estar debidamente identificados, no están registrados.

c) Por otra parte, se comprobó que en el Registro Nacional aparecen inscritos a nombre de esa Municipalidad maquinaria y vehículos no registrados en el sistema municipal, algunos de estos porque ya fueron desechados.

d) También, en dos informes que revelan los resultados de inventarios físicos del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria y vehículos realizados en el 2009 y 2012 por un agente externo contratado con esa finalidad por la Municipalidad, se determinó la existencia de diversos bienes que estaban en mal estado, pero la administración municipal no ha realizado las acciones que recomendó en su informe para repararlos o desecharlos mediante reciclaje, donación o destrucción.

Además, en el informe referente al inventario físico realizado en 2012, se detallan 55 activos, (mobiliario y equipo de oficina y de cómputo) con un valor de costo de ¢3.215.817,70, que no fueron localizados, pero tampoco se realizaron gestiones para ubicarlos o para determinar las causas del extravío y adoptar las medidas necesarias.

2.33 Denota lo expuesto en este aparte, la ausencia de acciones concretas para atender y corregir las situaciones descritas en torno a la administración de los activos municipales vinculadas con errores en el registro, bienes en mal estado, obsoletos o no localizados, lo cual incrementa el riesgo de pérdidas o el uso indebido respecto de esos bienes patrimonio institucional.


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2.34 En cuanto a este tema, cabe indicar que la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, establece que la proveeduría institucional, además de ser el órgano técnico en materia de contratación administrativa, también le corresponde realizar los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes; así como, de levantar, confeccionar y llevar el inventario permanente de todos sus bienes.

2.35 Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen como uno de los objetivos del sistema de control interno institucional la protección y conservación del patrimonio contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, razón por la cual deben existir normas, políticas y procedimientos que brinden a la organización una seguridad razonable de que existen acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o menoscabo.

2.36 Dichas normas apuntan además, que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, por lo que deberán establecer, actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con esa finalidad, normativa que se echa de menos en la Municipalidad de Coto Brus, es decir, no existe.

3. CONCLUSIONES

3.1 En conclusión, la presente auditoría revela la prevalencia de deficiencias de control interno relacionadas con el sistema de administración financiera de esa Municipalidad, lo cual es consecuente con los resultados del Índice de Gestión Municipal (IGM) del año 20123, que ubica a ese ayuntamiento con una baja calificación (48,45) y, particularmente, en el eje 1 “Desarrollo y Gestión Institucional”, con una nota de 11,0 en control interno, situaciones que obligan a las autoridades competentes de esa entidad, a tomar decisiones que promuevan mejoras inmediatas en el funcionamiento e integración de ese sistema y mitigar los riesgos de que se cometan errores e irregularidades con el manejo de los fondos públicos, cuyo presupuesto anual es de unos ¢2.360, 0 millones y, por ende, a rendir cuentas por el manejo eficiente de esos recursos.

3.2 En ese sentido, los controles y registros prevalecientes en las unidades responsables de las actividades vinculadas con los temas contables, de tesorería y de proveeduría, no coadyuvan a garantizar, de manera razonable, el cumplimiento del ordenamiento jurídico aplicable, de que las operaciones

3 Informe N.° DFOE-DL-IF-11-2013, emitido por el Área de Fiscalización de Servicios para el Desarrollo Local


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municipales se realicen con criterios de eficiencia, eficacia y economía y se garantice la protección y conservación del patrimonio municipal, incrementándose con esto los riesgos de pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

3.3 La Municipalidad desconoce la cuantía de su patrimonio, no dispone de controles efectivos para el resguardo y custodia de los valores y efectivos a cargo de la Tesorería Municipal, los cuales, al momento del arqueo realizado por la Contraloría General, ascendían a más de ¢1.200,0 millones. Igual sucede en el caso de los materiales y suministros adquiridos para la ejecución de obras públicas y del mobiliario, equipo de oficina, maquinaria y vehículos respecto de los cuales no existen políticas y procedimientos de control para garantizar su ubicación, estado y uso correcto, cuya inversión de fondos públicos representan alrededor de ¢1.500,0 millones en mobiliario, equipo, vehículos y maquinaria, y de ¢456,6 millones en materiales y suministros en el año 2012.

3.4 Así las cosas, es necesario que las autoridades municipales de Coto Brus, consideren como parte de sus estrategias de planificación y con la responsabilidad del caso, el fortalecimiento urgente del sistema de control interno referido a las áreas de contabilidad, tesorería y proveeduría, como una de sus prioridades y que ese proceso de mejoramiento se visualice como parte del fortalecimiento de ese gobierno local de frente a los retos actuales que exige la comunidad cuyos intereses tutela.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428 y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N.° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 La Contraloría General se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

Al Concejo Municipal

4.3 En función de lo establecido en el artículo 13 del Código Municipal, de que son atribuciones del Concejo entre otros, dictar los reglamentos de la corporación,


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organizar, mediante reglamento, la prestación de los servicios municipales, celebrar convenios, comprometer los fondos o bienes y autorizar los egresos de la municipalidad, excepto los gastos competencia del Alcalde, se gira la siguiente disposición a ese órgano colegiado.

4.4 Aprobar, cuando proceda y conforme con lo previsto en el ordenamiento jurídico, las regulaciones internas propuestas por el Alcalde Municipal para el cumplimiento de las disposiciones giradas en el presente informe y que requieren obligatoriamente de su aprobación, en el plazo máximo de dos meses posterior a la fecha en que el Alcalde someta a conocimiento de ese órgano colegiado, cada una de las propuestas.

Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, remitir al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General de la República, a más tardar un mes después aprobados cada uno de los documentos que requieren de su aprobación, una certificación donde conste tal aprobación. Ver párrafos 2.1 al 2.9 de este informe.

Al Alcalde Municipal

4.5 En su condición de administrador general y jefe de las dependencias municipales y de su responsabilidad de vigilar por la organización, el funcionamiento, la coordinación y el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general, tal como lo establece el artículo 17 inciso a) del Código Municipal, se le emiten las siguientes disposiciones:

4.6 Emitir el Manual de Procedimientos Financiero Contable que exige el artículo 114 del Código Municipal, el cual debe ser dictaminado por la Auditoría Interna y aprobado por el Concejo Municipal, conforme lo dispone el artículo 114 del Código Municipal. En cumplimiento de lo indicado, se le concede un plazo de doce meses para emitir el manual y remitirlo al Concejo y un plazo de un mes para divulgarlo, luego de aprobado por el Concejo. La acreditación del cumplimiento de esta disposición se hará mediante la remisión de un oficio de esa Alcaldía al Área de Seguimiento de Disposiciones que consigne que fue enviado al Concejo y luego una constancia sobre su divulgación. Ver párrafo 2.1 de este informe.

4.7 Emitir, conforme lo establece el marco jurídico y presentar al Concejo para su aprobación, los siguientes reglamentos internos:

a) De organización y funciones de la Proveeduría Municipal y el correspondiente al proceso de adquisiciones, según lo establecen los artículos 105 y 109 de la Ley de Contratación Administrativa y 221 su Reglamento. Ver párrafo 2.1 de este informe.


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b) Referente al uso, conservación, custodia y control de los activos municipales. Ver párrafo 2.2 de este informe.

c) Para el uso, conservación, custodia, mantenimiento y control de los vehículos y maquinaria municipales. Ver párrafo 2.2 de este informe.

d) Para normar el trámite de las modificaciones presupuestarias, conforme lo exige el numeral 4.3.13 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público. Ver párrafo 2.2 de este informe.

e) Referente a la rendición de cauciones de los funcionarios municipales que indica el ordenamiento jurídico. Ver párrafo 2.2 de este informe.

Se le concede un plazo de ocho meses para elaborar esos reglamentos y remitirlos al Concejo y un plazo de un mes para divulgarlos, luego de su aprobación. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición deberá remitir oficios de esa Alcaldía al Área de Seguimiento de Disposiciones sobre su envío al Concejo y sobre su divulgación.

4.8 Emitir las regulaciones para normar los trámites relacionados con la recepción, custodia y devolución de garantías aportadas por proveedores. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de seis meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe. La acreditación del cumplimiento de esta disposición se hará mediante un oficio de esa Alcaldía remitido al Área de Seguimiento de Disposiciones donde conste la aprobación y divulgación de las regulaciones. Ver párrafo 2.2 de este informe.

4.9 Establecer el sistema de contabilidad basado en los principios y normas de contabilidad pública generalmente aceptada; mediante la instauración del método contable con base de devengo conforme lo establece la normativa que regula esta materia en el sector municipal. Esta disposición deberá ser acatada dentro de un plazo de doce meses y para darla por cumplida, deberá remitir al Área de Seguimiento de Disposiciones un oficio sobre la efectiva instauración y puesta en práctica del sistema. Ver párrafos 2.10 al 2.21 de este informe.

4.10 Instaurar, las políticas y procedimientos sobre los valores y efectivos custodiados por la Tesorería Municipal, conforme lo establece las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos y de Control Interno. Para el cumplimiento de estas disposiciones se concede un plazo de seis meses, por lo que para acreditar su cumplimiento deberá remitir un oficio al Área de Seguimiento de Disposiciones en el que se detalle las políticas y procedimientos establecidos y puestos en vigencia. Ver párrafos del 2.22 al 2.28 de este informe.


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4.11 Instaurar el sistema de control y registro respecto del ingreso, destino, uso y existencias en bodega de los materiales y suministros que se adquieren, dentro de un plazo de seis meses, lo que se dará por cumplido cuando se remita información, mediante un oficio de esa Alcaldía dirigido al Área de Seguimiento de Disposiciones, sobre las acciones adoptadas y puestas en práctica para el control de los materiales y de los lineamientos para su operación. Ver párrafo 2.30, incisos a) al c) de este informe.

4.12 Actualizar la información del registro de activos municipales, referido a aspectos como el estado de conservación, uso y ubicación actual de los diferentes activos -incluyendo los reportados en el último inventario como no localizados-, así como el estado y condición legal de los vehículos y maquinaria que aparecen a nombre de la Municipalidad en el Registro Nacional. Ver párrafo 2.32, incisos a) al d) de este informe.

Para cumplir con esta disposición se concede un plazo de veinticuatro meses y para acreditar su cumplimiento deberá remitir al Área de Seguimiento de Disposiciones un informe sobre las acciones realizadas para corregir y actualizar la información del registro de activos y del Registro Nacional.

4.13 Definir la estrategia municipal referente al uso o disposición que se dará al mobiliario, equipo y vehículos que se encuentra en mal estado u obsoleto. Ver párrafo 2.32, inciso d) de este informe.

Esta disposición deberá ser acatada dentro de un plazo de nueve meses, y para darla por cumplida deberá informar mediante oficio de esa Alcaldía dirigido al Área de Seguimiento de Disposiciones, sobre los lineamientos dictados para ordenar lo relacionado con la disposición de los bienes que no son de utilidad para la entidad.


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Anexo Único

Observaciones al borrador del informe acerca del sistema de control interno financiero de la Municipalidad de Coto Brus

Nro. Párrafos 1.6 y 1.7

Observaciones Administración

En el oficio MCB – AM – 0883 – 2013 del 13 de diciembre de 2013, el señor Rafael Ángel Navarro Umaña, Alcalde Municipal, indica: “En cuanto a los puntos 1.6 y 1.7, correspondientes a la Comunicación Preliminar de los Resultados de Auditoria, dichos puntos se encuentran incompletos al no contener información relacionada,”

¿Se acoge?

Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Por tratarse de un borrador, solamente se dejan los espacios donde en el documento final se hace referencia a la reunión en la que se presentó el borrador del informe; a la entrega del borrador de este al Sr. Alcalde y a las observaciones que hiciere la administración sobre su contenido.

Nro. Párrafos 1.9


Referente a lo señalado en el punto 1.9 del informe sobre las actividades que realizan las municipalidades, señaló el Sr. Alcalde que “La sección 1.9, menciona que nuestro Gobierno Local, administra acueductos y mercados, más sin embargo, la información no aplica a nuestra realidad, en el sentido de que actualmente no contamos ni con acueducto, ni mercado Municipal”

¿Se acoge?

Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Los comentarios de los párrafos 1.8 al 1.12 del documento, se refieren al contexto general común a todas las municipalidades, necesario para ubicar a lector del informe sobre la importancia de la gestión de los gobiernos locales y lo relevante de contar con un sistema de control interno financiero sólido y eficaz para garantizar, de manera razonable su correcta y efectiva operación y la aplicación de esos recursos con estricto apego al ordenamiento jurídico.

Nro. Párrafos 2.12


Manifiesta el señor Alcalde Municipal, que “En el apartado 2.12 se menciona un limitado esfuerzo por parte de la administración, mas sin embargo, consideramos que esa aseveración se encuentra muy extremista en el sentido de que si bien es cierto no se ha avanzado en este proceso, si se han realizado gestiones enfocadas en la adquisición de un software de acuerdo a las necesidades institucionales y la contratación de personal para reforzar áreas estratégicas, los cuales no se han materializado debido a la burocracia en el sector público para el endeudamiento correspondiente”

¿Se acoge?

Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Al respecto, se considera que las acciones realizadas por la Municipalidad en el tema del sistema contable no han dado el resultado esperado, ya que el caso de la ausencia de sistema contable también se trató en el punto 2.3.2 del Informe No. DFOE-SM-142-2008 del 19 de diciembre de 2008 , referente a los resultados del estudio realizado sobre los sistemas tributario y financiero, la organización y la gestión del recurso humano en la Municipalidad de Coto Brus, en el que se cursó la disposición 4.2 f) ii (bis) para que se implementara el sistema de contabilidad con base en lo devengado, lo que ahora, cinco años después, no se ha realizado. No obstante, se atenderá tal observación modificando parcialmente lo señalado en el punto en referencia.


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Nro. Párrafos 2.19


También el señor Alcalde manifiesta en su nota que “considero importante mencionar que, se ha estado en un proceso de capacitación constante por parte del personal del área contable enfocado a las NICSP, mas sin embargo es un proceso continuo, complejo y en el cual todo el sector municipal ha tenido que invertir al respecto, lo que ha generado no solamente en nuestro gobierno local sino en otros gobiernos locales un atraso en la implementación de un sistema contable a base de devengado y aunado a esto la carencia de un software adecuado”

¿Se acoge?

Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Lo señalado por el señor Alcalde confirma el comentario del punto 2.19 del borrador del informe, acerca de la falta de consistencia en la implementación del sistema contable a base de devengo, según se trató también en el punto 2.12 del borrador del informe, incluyendo los comentarios realizados en el aparte anterior de este anexo.

Nro. Párrafos 2.32 inciso b)


En su oficio, el señor Alcalde señala que no se debería indicar el nombre del proveedor que realizó el inventario de activos, ya que “ en ninguna parte del documento se mencionan nombre físicos …”

¿Se acoge?

Sí

No

Parcial

Argumentos CGR Se acoge la observación y se modificará el comentario en lo pertinente

Nro. Párrafos 4.6; 4.7; 4.10 y 4.12


Propone el señor Alcalde, aumentar el plazo para el cumplimiento de la disposición 4.6 de nueve meses a doce meses; de la disposición 4.7 de seis meses a ocho meses; de la disposición 4.10 de dos meses a seis meses y de la disposición 4.12 de nueve meses a veinticuatro meses.

¿Se acoge?

Sí

No

Parcial

Argumentos CGR Se acoge lo solicitado y se harán las correcciones necesarias en el documento final.


INFORME N.° DFOE-DL-IF-18-2013 17 DE …...Al Concejo, conforme con sus competencias y lo dispuesto...

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