INFORME NRO. DFOE-AE-IF-01-2015 7 de enero, 2015 DIVISIÓN ...

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INFORME NRO. DFOE-AE-IF-01-2015 7 de enero, 2015

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS AMBIENTALES Y DE ENERGÍA

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DE LA FUNCIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA EN LA COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y

ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

2015


CONTENIDO

Página nro.

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .....................................................................................................1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA .................................................................................................... 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA .................................................................................................. 1

ALCANCE DE LA AUDITORÍA ................................................................................................... 1

GENERALIDADES ................................................................................................................. 2

METODOLOGÍA APLICADA ..................................................................................................... 2

2. RESULTADOS .........................................................................................................3

NECESIDAD DE VALORAR LA INTEGRACIÓN DE LAS ETAPAS DE REVISIÓN PRELIMINAR Y PLANIFICACIÓN... 3

AUSENCIA DE PROGRAMAS DE TRABAJO INDEPENDIENTES PARA LAS ETAPAS DE PLANIFICACIÓN Y

EXAMEN ............................................................................................................................ 5

FALTA PRECISAR LA NATURALEZA DEL ESTUDIO EN EL PLAN GENERAL DE AUDITORÍA ......................... 6

DEBILIDADES EN LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE

TRABAJO DE LA AUDITORÍA ................................................................................................... 7

FALTA DE ATRIBUTOS DE CALIDAD EN LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS ........................................ 8

LINEAMIENTOS INSUFICIENTES PARA ACTUAR EN CASO DE INCUMPLIMIENTO INJUSTIFICADO DE LAS

RECOMENDACIONES ............................................................................................................ 9

3. CONCLUSION ....................................................................................................... 10

4. DISPOSICIONES ................................................................................................... 11

A MIRIAM OROZCO VALERIO EN SU CALIDAD DE AUDITORA INTERNA DE LA COMISIÓN NACIONAL DE

PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO .. 11


INFORME NRO. DFOE-AE-IF-01-2015

RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos? La Auditoría de carácter especial acerca de la función de la Auditoría Interna en la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE) tuvo como objetivo promover el mejoramiento de la actividad de auditoría interna, mediante la dirección de acciones concretas para su fortalecimiento. Fueron examinadas cuatro áreas temáticas: Estructura y codificación de los papeles de trabajo de la Auditoría Interna de la CNE, conformación de esos expedientes, calidad de las recomendaciones emitidas y el seguimiento de las recomendaciones. Lo anterior, para el año 2013, el cual se amplió cuando se estimó necesario.

¿Por qué es importante? La Auditoría Interna de la CNE es un componente orgánico del Sistema de control interno institucional, por ello, es primordial el mejoramiento y fortalecimiento de los servicios de auditoría que presta, para el logro de los objetivos de la CNE, orientados hacia la prevención de riesgos y atención de emergencias.

¿Qué encontramos? Se determinó que la Auditoría Interna de la CNE ha realizado una labor objetiva e independiente; para la cual, se determinaron oportunidades de mejora en relación con su proceso interno de auditoría, pues, estableció una etapa de Revisión Preliminar independiente de la etapa de Planificación, cuyas actividades resultan congruentes; por lo que, en consideración de los principios de costo beneficio y de eficiencia en los procesos conviene valorar su integración. Además, se determinó la ausencia de programas de trabajo independientes para las etapas de Planificación y Examen; y se omite la naturaleza del estudio en el Plan General de Auditoría.

También, se comprobaron algunos incumplimientos al procedimiento denominado “Estructura y codificación de los papeles de trabajo de la Auditoría”, pues, no se hace referencia en el programa de auditoría a la naturaleza y alcance del estudio; en algunos casos se omite el uso de un cuestionario de evaluación de control interno que consigna dicho procedimiento; expedientes que no incluyen índice en el caso de la documentación del seguimiento de las recomendaciones; y algunos documentos en los papeles de trabajo sin firmas o fechas, o con anotaciones a lápiz.

Además, se identificaron necesidades de mejora en la estructuración de las recomendaciones, al no contar estas con los atributos de calidad suficientes para mejorar la oportunidad de su cumplimiento, y reducir el riesgo de que se presenten incumplimientos no justificados. Asimismo, se constató la ausencia de un procedimiento detallado que establezca las acciones a seguir en caso de que se presenten tales incumplimientos.

¿Qué sigue? Para promover el mejoramiento de la actividad de auditoría interna en la CNE, se dispone a la Auditora Interna analizar la finalidad y actividades que conforman las fases de Revisión Preliminar y Planificación para determinar la factibilidad de integrarlas en una sola fase; ajustar los procedimientos internos para establecer la elaboración de programas de trabajo independientes para las etapas de Planificación y Examen de la auditoría, y la elaboración del Plan General de


Auditoría con al menos los establecidos en la norma 203.06 del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, ello, de conformidad con lo dispuesto en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público que entran a regir el 1º de enero de 2015. También, emitir y divulgar los atributos de calidad que deben contener las recomendaciones emitidas, y las acciones procedentes en caso de incumplimiento injustificado de las recomendaciones.


INFORME NRO. DFOE-AE-IF-01 -2015

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS AMBIENTALES Y DE ENERGÍA

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DE LA FUNCIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA EN LA COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y

ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La auditoría se realizó con fundamento en las competencias conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 183 y 184 de nuestra Constitución Política, y en los numerales 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica nro. 7428.

1.2. Estas competencias han permitido al Órgano Contralor desarrollar esfuerzos tendentes a coadyuvar en la mejora de la gestión de las entidades y órganos de la administración pública costarricense, mediante el fortalecimiento de los componentes orgánicos de los sistemas de control interno. Entre estos componentes se encuentran las unidades de auditoría interna de los entes y órganos públicos, acerca de los cuales interesa incrementar el valor que esas unidades proporcionan para el logro de los objetivos institucionales.

1.3. Dentro de ese marco, el fortalecimiento del sistema de control interno de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), tiene como efecto favorable, ofrecer a los costarricenses una garantía razonable de protección a los recursos que el país destina para la atención de desastres naturales y prevención de emergencias.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.4. El objetivo de la auditoría fue promover el mejoramiento de la actividad de la auditoría interna en la CNE, mediante la dirección de acciones concretas para su fortalecimiento.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.5. La auditoría fue de carácter especial y comprendió el examen de cuatro áreas temáticas: Estructura y codificación de los papeles de trabajo, conformación de los expedientes de papeles de trabajo, calidad de las recomendaciones y el

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seguimiento de estas. El período de análisis de la auditoría fue del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013, el cual se amplió cuando fue necesario.

GENERALIDADES

1.6. Las Auditorías Internas de los entes y órganos públicos coadyuvan con el Órgano Contralor en la fiscalización de los recursos públicos; estas y la Administración activa conforman los componentes orgánicos del Sistema de Control Interno. El numeral 21 de la Ley General de Control de Interno, nro. 8292, establece la función de las auditoría interna como una actividad independiente, objetiva y asesora que permite validar y mejorar las operaciones del ente u órgano fiscalizado. Esta actividad se orienta a la evaluación y mejora de la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección, y se ejecuta conforme al marco legal y técnico, así como, a las sanas prácticas. Además, proporciona una garantía razonable de la actuación del jerarca y del resto de la administración.

1.7. La unidad de Auditoría Interna de la CNE fue creada en 1989, y tiene como jerarca a la Junta Directiva de esa Comisión. Actualmente, dicha unidad está conformada por nueve funcionarios, de los cuales una es secretaria, siete son profesionales de servicio civil (categorías 2 y 3), y la Auditora Interna, quien asumió el cargo a partir del 16 de mayo de 2008.

1.8. Los recursos que fiscaliza la Auditoría Interna alcanzan un monto de ¢9.303.331.000,001, según el presupuesto inicial aprobado para la CNE para el 2014, y un aproximado de ¢38.888.000.000,00 en lo que respecta al Fondo Nacional de Emergencias para ese mismo año2. Además, la CNE cuenta con 166 funcionarios en el 2014, de conformidad con la relación de puestos vigente que consta en el STAP-2547-2014 del 21 de octubre de 2014.

METODOLOGÍA APLICADA

1.9. La auditoría se efectuó con fundamento al Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, promulgado mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, nro. R-CO-94-2006, publicada en el diario oficial La Gaceta nro. 236 del 8 de diciembre de 2006. Además, las técnicas de auditoría utilizadas fueron la revisión documental y entrevistas a los funcionarios. El análisis de las áreas de examen establecidas en el alcance de la auditoría, se efectúo mediante la selección de una muestra de siete de diez auditorías realizadas por la Auditoría Interna de la CNE, conformadas por cinco de siete del periodo 2013 (AU-

1 Aprobado mediante acuerdo 419-03-2013 del 23 de setiembre de 2013.

2 Ver oficio CNE-DGA-168-2013 del 13 de setiembre de 2013.

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004-2013, AU-006-2013, AU-007-2013, AU-008-2013, AU-009-2013); y dos de tres realizadas a julio de 2014 (AU-007-2014 y AU-013-2014).

1.10. La revisión de los expedientes de los papeles de trabajo y el proceso de auditoría seguido, consideró el procedimiento establecido por la unidad de Auditoría Interna denominado “Estructura y codificación de los papeles de trabajo de la Auditoría”.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.11. La comunicación preliminar de los resultados de la auditoría se efectuó el 12 de noviembre de 2014 en la sala de reuniones del piso 9 de la Contraloría General de la República. Estuvieron presentes por parte de la CNE el Dr. Iván Brenes Reyes, Presidente de la Junta Directiva de la CNE; Sra. Fabiana González Solís, Asistente de la Presidencia; Lic. Edgar Ruiz Cordero, Director Ejecutivo; Licda. Miriam Orozco Valerio, Auditora Interna y el Lic. Henry Amey Gómez, Jefe de Auditorías Especiales.

1.12. Mediante el oficio nro. AI-290-2014 del 24 de noviembre de 2014, la Auditoría Interna de la CNE planteó observaciones al borrador del informe. El detalle y análisis de dicho documento se presenta en el Anexo 1 de este informe, y se incorporó al texto de este los ajustes pertinentes.

2. RESULTADOS

NECESIDAD DE VALORAR LA INTEGRACIÓN DE LAS ETAPAS DE REVISIÓN PRELIMINAR Y

PLANIFICACIÓN

2.1. El proceso de auditoría que sigue la unidad de Auditoría Interna de la CNE se fundamenta en el procedimiento denominado “Estructura y codificación de los papeles de trabajo de la Auditoría”. Este procedimiento establece las siguientes fases: revisión preliminar, planificación de la auditoría, ejecución de la auditoría, comunicación de resultados y seguimiento de recomendaciones. Al respecto, se determinó que la etapa de Revisión Preliminar está separada de la de Planificación, a pesar de que la finalidad de la primera se refiere a determinar la viabilidad de la auditoría de conformidad con el objetivo establecido, lo cual, forma parte del propósito de la etapa de Planificación.

2.2. Los elementos que abarca la Revisión Preliminar según el procedimiento citado, son la recopilación y revisión de acuerdos de Junta Directiva, normativa vinculante al tema auditado, información de medios de prensa, nivel de riesgo del universo auditable, información financiera y presupuestaria y criterios vinculantes de la

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Contraloría General y Procuraduría General, así como, entrevistas iniciales al personal involucrado con el tema auditado, entre otros.

2.3. Los elementos señalados resultan congruentes con las actividades de la etapa de Planificación, cuya finalidad es determinar si resulta viable ejecutar la auditoría en el marco de los objetivos y alcance propuestos, así como, la probabilidad razonable de encontrar la información y evidencia requeridas de forma eficiente; ello, a efecto de establecer el enfoque, metodología y criterios disponibles. Lo anterior, es propio de la etapa de planificación.

2.4. Estas actividades de Planificación se describen en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público3; así, en la norma nro. 202 define cuatro etapas del proceso de auditoría, a saber: planificación, examen, comunicación de resultados y seguimiento de disposiciones o recomendaciones. Además, las nuevas Normas Generales de Auditoría para el Sector Público que entrarán a regir a partir del 1° de enero de 20154, también identifican las cuatro etapas citadas del proceso de auditoría. Lo anterior, en concordancia con la normativa de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)5.

2.5. Al respecto, las actividades de la etapa de Planificación propuestas en las normas del Manual de cita, incluye las realizadas por la Auditoría Interna de la CNE en la etapa de Revisión Preliminar, pues, como se indicó tienen la finalidad de determinar la viabilidad de ejecutar la auditoría. Es por ello que, resulta susceptible de considerar una sola fase de planificación, conforme a principios de costo beneficio y eficiencia en los procesos.

2.6. Al respecto, la Auditoría Interna señaló que la etapa de Revisión Preliminar está establecida en el procedimiento “Estructura y codificación de los papeles de trabajo de la Auditoría”. Además, dicha unidad considera que las actividades que realiza comprendidas en la etapa de Revisión Preliminar y las de planificación, constituyen lo requerido por la etapa de Planificación normada en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.

2.7. La situación descrita presenta el riesgo de que se debilite la integralidad del análisis de la viabilidad de las auditorías, como es el caso anotado por la Auditoría Interna mediante oficio nro. AI-155-2014 del 7 de julio de 2014, al señalar que el procedimiento para la etapa de Planificación considera el análisis de riesgos en un momento procedimental posterior a la etapa de Revisión Preliminar, en la cual, se

3 Publicado en La Gaceta nro. 236 del 8 de diciembre, 2006.

4 Publicadas en La Gaceta nro. 184 de 25 de setiembre de 2014.

5 Ver normas de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) números

ISSAI-100, nros. 34 y 44 a 51; ISSAI-200, nros. 74 a 181; e ISSAI-300, nros. 35 a 40.

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elabora la Minuta de Viabilidad. En este sentido, el análisis de riesgos es insumo para establecer la viabilidad de la auditoría.

AUSENCIA DE PROGRAMAS DE TRABAJO INDEPENDIENTES PARA LAS ETAPAS DE PLANIFICACIÓN Y

EXAMEN

2.8. El Órgano Contralor determinó que en las auditorias revisadas, se utilizó un único programa de trabajo para la auditoría. Este programa contiene los procedimientos correspondientes a las etapas de revisión preliminar, planificación, ejecución e incluso los de comunicación de resultados.

2.9. Al respecto, la norma sobre Planificación de la auditoría nro. 203.03 del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, establece el deber del auditor de elaborar el programa de la etapa de planificación a efecto de definir las actividades a realizar para conducir eficientemente el trabajo, alcanzar los objetivos establecidos y recopilar la información necesaria para preparar el Plan General de la Auditoría. Por su parte, la norma 203.07 del manual de cita, agrega el deber del auditor de elaborar el programa específico de auditoría que comprenda los objetivos, la naturaleza, el alcance, la oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría requeridos para implementar el Plan General de la Auditoría en la etapa de examen.

2.10. Las normas 203.03 y 203.07 citadas permiten desprender como práctica regulada para el sector público, la existencia de programas de trabajo independientes, uno para la etapa de planificación y otro para la de examen de la auditoría.

2.11. La Auditoría Interna de la CNE indicó que esta práctica se presenta porque se apegan al procedimiento denominado “Estructura y codificación de los papeles de trabajo de la Auditoría”, desarrollado considerando un solo programa. También, esa Auditoría Interna señaló que “…a la fecha tal situación, se encuentra subsanada, ya que la Auditoría a partir del 7 de julio de 2014, mediante oficio nro. AI-155-2014, instruyó y comunicó a todo el personal técnico de la Auditoría, machotes con la guía de programa para las fases de revisión preliminar (RP) y Planificación (P), con el propósito de que una vez concluida y cerrada la fase de planificación, se proceda a la elaboración del programa específico del estudio”6.

2.12. Al respecto, considera el Órgano Contralor que el oficio nro. AI-155-2014 contiene una instrucción relativa a la estandarización del programa y contenido de las etapas de revisión preliminar y planificación, y es susceptible de clarificar la instrucción para elaborar programas de trabajo independientes para las etapas de Planificación y Examen de la auditoría.

6 Comunicación efectuada mediante correo electrónico del 9 de octubre de 2014.

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2.13. Esta situación puede limitar la eficacia del desarrollo de las etapas de la auditoría, debido a que la auditoría es un proceso sistemático y acumulativo, donde los resultados de la etapa de planificación son el insumo para definir el alcance y los procedimientos de trabajo de la etapa de examen.

FALTA PRECISAR LA NATURALEZA DEL ESTUDIO EN EL PLAN GENERAL DE AUDITORÍA

2.14. De acuerdo con la norma nro. 203.06 del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Plan General de Auditoría debe indicar, al menos, los siguientes aspectos:

a) Objetivos de la auditoría; b) Naturaleza, alcance, oportunidad y plazo de los procedimientos; c) Elementos de coordinación, dirección, supervisión y revisión requeridos; y d) Recursos para el desarrollo del trabajo.

2.15. Al respecto, el análisis de siete expedientes permitió determinar que en todos los casos estos requisitos se cumplen, excepto la indicación de la naturaleza de la auditoría. Por ello, se resalta la importancia de este requisito para hacer expreso el tipo de auditoría a realizar, sea financiera, especial u operativa, lo cual, permite determinar la congruencia con el objetivo, alcance y criterios de auditoría definidos para el desarrollo de las actividades de la auditoría.

2.16. Por otra parte, se observó que el Plan General de Auditoría (PGA) hace referencia al objetivo de las etapas de Revisión Preliminar y Planificación, lo cual, resulta ajeno a los elementos normalmente incluidos en un plan de este tipo, pues, constituyen parte de los insumos obtenidos en la etapa de planificación para formularlo.

2.17. De acuerdo con lo indicado por la Auditoría Interna, la situación descrita se atribuye a falta de instrucción al personal encargado de labores de la Auditoría Interna, que les permita tener claridad del contenido del Plan General de Auditoría y el objetivo que este persigue.

2.18. El no establecer claramente la naturaleza del estudio en el PGA, puede eventualmente confundir a los auditores en cuanto al enfoque, criterios y procedimientos a implementar para el desarrollo de la auditoría, y desorientar a los usuarios de los productos de la Auditoría Interna en relación con el trabajo realizado.

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DEBILIDADES EN LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DE LOS PAPELES

DE TRABAJO DE LA AUDITORÍA

2.19. Se determinó que la Auditoría Interna de la CNE ha dejado de aplicar algunos requerimientos establecidos en el procedimiento Estructura y codificación de los papeles de trabajo de la Auditoría. Así, en ninguno de los siete casos analizados el programa de auditoría hace referencia a la naturaleza y alcance de la auditoría, elementos a incluir de conformidad con el Anexo nro. 5 del citado procedimiento y la norma nro. 203.07 del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. Al respecto, indicó la Auditoría Interna que el alcance se define en la asignación del estudio y en el Plan General de Auditoría.

2.20. Además, en seis de los siete casos analizados se omite el uso del cuestionario de evaluación de control interno que establece la sección de ejecución del procedimiento de cita. Las seis auditorías son las: AU-004-2013, AU-006-2013, AU-007-2013, AU-008-2013, AU-007-2014 y AU-013-2014. Tampoco consta en los papeles de trabajo indicación expresa de las razones de dicha omisión. La Auditoría Interna indicó que el uso de este instrumento es optativo, pues, depende del tipo de auditoría y los objetivos propuestos; sin embargo, a criterio del Órgano Contralor prevalece la necesidad de evidenciar en los papeles de trabajo las razones de la omisión.

2.21. Por otra parte, acerca de la documentación concerniente al seguimiento de las recomendaciones se determinó que en cuatro de las siete auditorías analizadas (las nros. AU-006-2013, AU-007-2013, AU-008-2013 y AU-009-2013), no fue incluido el índice que debe anteceder los documentos de esa sección del expediente, según obliga la sección e) bis del procedimiento Estructura y codificación de los papeles de trabajo de la Auditoría.

2.22. También, en algunos de los papeles de trabajo relativos a los expedientes de las auditorías nros. AU-009-2013, AU-007-2014 y AU-013-2014, se observaron que faltan firmas y fechas. Además, se determinó el uso de anotaciones con lápiz en varios folios de los expedientes correspondientes a las auditorías nros. AU-007-2013, AU-008-2013 y AU-009-2013. Lo anterior, resulta incongruente con lo establecido en la sección de “Contenido básico de los papeles de trabajo” del procedimiento de cita.

2.23. Al respecto, la Auditoría Interna afirma mantener niveles de supervisión que eviten situaciones como las apuntadas, por lo que su ocurrencia es eventual. De esta forma, el mejoramiento continuo incrementa la capacidad de los papeles de trabajo para demostrar suficientemente la rigurosidad del trabajo efectuado por la Auditoría Interna, y facilita su revisión por parte de terceros.

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FALTA DE ATRIBUTOS DE CALIDAD EN LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS

2.24. Para efectos de evaluar la calidad de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna de la CNE en sus informes, se consideraron, como criterio de buenas prácticas cuatro de los atributos de calidad definidos en el formulario de Verificación de la calidad de Disposiciones, nro. HC-06-01 (2014), de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa del Órgano Contralor.

2.25. Los cuatro criterios de calidad son: a) Que la disposición se dirija al destinatario competente para su puesta en práctica; b) Que en la recomendación se haga referencia al hallazgo del informe que la sustenta; c) Que se haya definido el producto que permita dar por cumplida la recomendación; y d) Que indique el plazo para su cumplimiento.

2.26. Al respecto, se determinó que las 37 recomendaciones analizadas, correspondientes a los siete informes de las auditorías analizadas, cumplen con el atributo de indicar el destinatario de la recomendación, y están dirigidas al funcionario competente para su cumplimiento.

2.27. Además, se determinó que 35 de las 37 recomendaciones analizadas no refieren al hallazgo de auditoría que las origina. Tampoco, las 37 recomendaciones estudiadas define el producto que permita acreditarlas como cumplidas, ni el plazo para su cumplimiento. La situación señalada se ilustra en el siguiente gráfico:

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2.28. Con respecto al atributo de referir al hallazgo que sustenta la recomendación, la Auditora Interna manifestó que se tenía como sana práctica, pero posteriormente producto de varias revisiones a los borradores de informe, se dejó de hacer. En cuanto a definir un producto en la recomendación, reconoce la Auditoría Interna que es una sana práctica, la cual, estaría adoptando en las recomendaciones del próximo informe que se emita.

2.29. Asimismo, la Auditora Interna indicó que se tiene la práctica de fijar los plazos de las recomendaciones en la conferencia final, quedando evidencia de ello en los expedientes de los papeles de trabajo; y que, en las recomendaciones del último informe emitido incluyó los plazos acordados con la Administración.

2.30. Es importante la anuencia de la Auditoría Interna al fortalecimiento de los atributos de calidad de las recomendaciones, lo cual, incidirá en la eficacia de las recomendaciones que emita dicha unidad; esto, toda vez que la situación descrita dificulta el trabajo de seguimiento, y eventualmente requiere mayor cantidad de recursos para lograr el cumplimiento de las recomendaciones.

LINEAMIENTOS INSUFICIENTES PARA ACTUAR EN CASO DE INCUMPLIMIENTO INJUSTIFICADO DE LAS

RECOMENDACIONES

2.31. De acuerdo con la norma nro. 206.02 del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, la organización de auditoría del sector público debe establecer con claridad las acciones que proceden en caso de que las disposiciones o recomendaciones emitidas sean incumplidas injustificadamente por la entidad auditada; ello, de conformidad con el marco legal que la regula.

2.32. No obstante, el Procedimiento de seguimiento de recomendaciones y disposiciones de la Auditoría Interna de la CNE, en el apartado 4.2.5 refiere de manera sucinta al trámite que corresponde en caso de vencimiento del plazo establecido para cumplir con las recomendaciones. Este procedimiento refiere a acciones como tramitar un recordatorio o valorar información adicional que se aporte; pero no define acciones concretas para los casos en los cuales se compruebe el incumplimiento no justificado de la recomendación, como por ejemplo: reiteración, establecimiento de plazos perentorios, inicio de Investigación Preliminar y apertura de un procedimiento administrativo.

2.33. El informe de la Auditoría Interna nro. AU-004-2014 denominado Informe sobre el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y otras entidades de fiscalización, con corte a setiembre de 2013, muestra que de 164 recomendaciones y disposiciones a las cuales se les dio seguimiento, 86 están cumplidas, 46 parcialmente cumplidas y 32 sin cumplir. Al respecto, la Auditoría Interna manifestó que “…no se han concretado acciones para la determinación de

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incumplimientos injustificados, en este momento la AI está recabando información para valorar incumplimientos injustificados de recomendaciones, especialmente en materia de TI y financiero contable.”7

2.34. La ausencia de lineamientos suficientes que guíen el proceder de la Auditoría Interna ante situaciones de incumplimiento no justificado de recomendaciones, conlleva el riesgo de que se presenten casos de esta naturaleza y no se tomen acciones correctivas y se dificulte la determinación de eventuales responsabilidades.

3. CONCLUSION

3.1 La Auditoría Interna de la CNE cumple sus funciones de manera objetiva e independiente. El fortalecimiento de dicha unidad presenta la oportunidad de introducir mejoras relativas a sus procedimientos de trabajo y ajustar algunas prácticas a la normativa que aplica a las unidades de auditoría interna del Sector Público, y a su normativa interna.

3.2 En este sentido, la normativa de auditoría emitida por la Contraloría General orienta hacia la uniformidad en el proceso de auditoría, refiriendo a cuatro etapas independientes entre sí, como son la planificación, examen, comunicación de resultados y seguimiento de disposiciones. Es así como, la existencia de una etapa de Revisión Preliminar en la cual se establece la viabilidad de la auditoría, sin considerar el análisis de riesgos que se realiza posteriormente en la etapa de Planificación, limitan que el proceso de auditoría se desarrolle de forma sistemática y acumulativa, donde la etapa de planificación se constituya en la guía eficaz de las etapas siguientes del proceso, al definir el objetivo, naturaleza, alcance y criterios de auditoría que orientarán la ejecución.

3.3 Además, la ausencia de los atributos de calidad de las recomendaciones, como son la no referencia en la recomendación al hallazgo que la sustenta, la falta de definición de un producto para dar por cumplida la disposición y la ausencia de plazo para su cumplimiento, así como de lineamientos precisos en caso de incumplimientos no justificados, deviene en limitaciones en la estructuración de las recomendaciones emitidas a fin de propiciar mejoras en el tiempo de respuesta de la Administración y en las acciones de cumplimiento, de forma que se reduzca el riesgo de incumplimientos no justificados.

3.4 De ahí que, el fortalecimiento de los procedimientos internos de la Auditoría Interna de la CNE contribuirá en el logro de los objetivos propuestos en las

7 Respuesta de la Auditoría Interna de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de

Emergencias del 27 del octubre de 2014.

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auditorías que ejecuta, y brindan un valor agregado a las funciones sustantivas que el ordenamiento jurídico establece para la CNE, y por ende, el logro de los objetivos y metas de la Comisión que resultan de vital importancia para el país.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 El Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como, de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

A MIRIAM OROZCO VALERIO EN SU CALIDAD DE AUDITORA INTERNA DE LA COMISIÓN NACIONAL

DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL

CARGO

4.3 Analizar la finalidad y actividades que conforman las fases de Revisión Preliminar y Planificación, a efecto de determinar la factibilidad de integrarlas en una sola fase; ello, bajo el principio de costo beneficio y eficiencia de los procesos. Utilizar como insumo lo indicado al respecto por las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público que entran a regir a partir del 1° de enero de 2015. Comunicar a la Contraloría General lo actuado a más tardar el 31 de marzo de 2015. Ver párrafos del 2.1 al 2.7.

4.4 Ajustar el documento Procedimiento de estructura y codificación de los papeles de trabajo de la Auditoría, con el fin de establecer lo siguiente:

a) La elaboración de programas de trabajo independientes para las etapas de Planificación y Examen de la auditoría, según establecen las normas 203.03 y 203.07 del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. Ver párrafos del 2.8 al 2.13.

b) La elaboración del Plan General de Auditoría con al menos los requisitos que establece la norma 203.06 del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. Ver párrafos del 2.14 al 2.18.

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Para ello, considerar lo dispuesto en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público que entran a regir a partir del 1° de enero de 2015. Remitir a la Controlaría General una certificación donde se hagan constar los ajustes realizados al citado documento, a más tardar el 31 de marzo de 2015.

4.5 Corregir en los expedientes de los papeles de trabajo de las auditorías analizadas, para que incluyan lo siguiente:

a) La naturaleza y alcance de la auditoría en los programas de auditoría, para las siete auditorías examinadas.

b) El cuestionario de control interno, o la justificación para no utilizarlo en los expedientes de las auditorías nros. AU-004-2013, AU-006-2013, AU-007-2013, AU-008-2013, AU-007-2014 y AU-013-2014.

c) El índice de la etapa de seguimiento de recomendaciones en los expedientes de las auditorías nros. AU-006-2013, AU-007-2013, AU-008-2013 y AU-009-2013.

d) Las firmas y fechas que han sido omitidos en los expedientes de las auditorías nros. AU-009-2013, AU-007-2014 y AU-013-2014.

e) La eliminación de las anotaciones con lápiz en los papeles de trabajo de los expedientes de las auditorías nros. AU-007-2013, AU-008-2013 y AU-007-2014.

Remitir a la Contraloría General una certificación que haga constar el cumplimiento de lo dispuesto, a más tardar el 27 de febrero de 2015. Ver párrafos del 2.19 al 2.23.

4.6 Emitir y divulgar al personal de la unidad de Auditoría Interna, los atributos de calidad que deben contener las recomendaciones de los informes de auditoría que se emitan, a efectos de facilitar la labor de seguimiento de esas recomendaciones. Remitir a la Contraloría General el documento que haga constar la emisión y divulgación de los atributos de calidad indicados, a más tardar el 30 de abril de 2015. Ver párrafos del 2.24 al 2.30.

4.7 Emitir y divulgar al personal de la unidad de Auditoría Interna, las acciones procedentes en caso de incumplimiento injustificado de las recomendaciones giradas a la Administración Activa en los informes de auditoría. Remitir a la Contraloría General el documento que haga constar la emisión y divulgación de las citadas acciones, a más tardar el 30 de junio de 2015. Ver párrafos del 2.31 al 2.34.

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ANEXO nro. 1 OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER

ESPECIAL ACERCA DE LA FUNCIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA EN LA CNE

Nro. Párrafos Resumen Ejecutivo

Observaciones Auditoría Interna

Solicita incluir en el resumen ejecutivo parte de la conclusión 3.1 referente a que la Auditoría Interna de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias cumple sus funciones de manera profesional y objetiva.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Se incluye la alusión solicitada en el resumen ejecutivo.

Nro. Párrafos 2.6: NECESIDAD DE VALORAR LA INTEGRACIÓN DE LAS ETAPAS DE REVISIÓN PRELIMINAR Y PLANIFICACIÓN


Solicita eliminar el principio de costo beneficio que puede ser evaluado por la Auditoría Interna para integrar la etapa de Revisión Preliminar con la de Planificación, pues, la separación de ambas etapas no implica emplear mayores recursos.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Los principios de costo beneficio y eficiencia son criterios orientadores de la gestión pública para maximizar los resultados en el uso de los recursos disponibles, y referidos en el Manual de Normas Generales de Auditoría; por ello, deben ser valorados para determinar la factibilidad de integrar las etapas de Revisión Preliminar con la de Planificación.

Nro. Párrafos 2.8


Indica que aplican dos momentos para definir la viabilidad de la Auditoría: Primero un análisis de la información documental (gestión de las unidades auditadas, marco normativo y estado del SEVRI), después, determina la viabilidad del estudio; y segundo, realiza la valoración de riesgos para determinar las áreas a fiscalizar en la fase de examen. Por ello, solicita eliminar el párrafo 2.8 que indica la conveniencia de considerar un análisis de riesgos de previo a determinar la viabilidad de la auditoria, y no en forma posterior como es la práctica de la auditoría interna.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Se mantiene el criterio expuesto en razón de que la valoración del riesgo de las áreas que se pretenden auditar, debe ser previo a determinar la viabilidad de la auditoría, y resulta fundamental para decidir si se continúa con la siguiente etapa, ejercicio que resulta relevante en ese momento procedimental en aplicación de criterios de oportunidad, razonabilidad y conveniencia.

Nro. Párrafos 2.11


Señala que de la normativa citada no se desprende que los programas de trabajo de Planificación y Examen deben ser archivados en secciones diferentes de los papeles de trabajo, sea uno en la etapa de planificación y otro en la de examen.

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¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Lo manifestado en el texto del borrador del informe corresponde a una sana práctica que pretende mantener el orden de los programas de trabajo en relación con las etapas de auditoría señaladas en la normativa (202 del Manual de Normas Generales de Auditoría). No obstante, esta no se expone en la normativa de cita, por ello, se elimina del párrafo dicha aseveración.

Nro. Párrafos Títulos: “AUSENCIA DE PROGRAMAS DE TRABAJO INDEPENDIENTES PARA LAS ETAPAS DE

PLANIFICACIÓN Y EXAMEN” y “FALTA DE ATRIBUTOS DE CALIDAD EN LAS RECOMENDACIONES

EMITIDAS”


Con respecto al primero de los títulos señala que puede sugerir al lector que no se hacen programas de trabajo de auditoría; y con respecto al segundo que puede sugerir que las recomendaciones de la Auditoría Interna no tienen valor.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Los títulos del borrador del informe señalados describen en forma precisa el contenido de dos hallazgos que describen la situación deficiente y relevante, concluida mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, en el examen de las áreas críticas.

Nro. Párrafos 2.14


Solicita eliminar la frase final del párrafo 2.14 “contar con el programa de examen desde un inicio puede sesgar la orientación de la auditoría”, por cuanto, el programa de la fase de examen no se realiza a priori, sino que considera en su elaboración la revisión preliminar y la planificación.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Se procede a eliminar la frase final del párrafo 2.14 del borrador del informe.

Nro. Párrafos 2.18


Se reconoce que dentro del Plan General de Auditoría no se señala la naturaleza del estudio, y que dicha omisión obedece a que esta se encuentra en otros documentos relacionados. Sin embargo, agrega que se procedió a realizar las correcciones pertinentes.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

De conformidad con la norma 203.06 del Manual de Normas Generales de Auditoría la naturaleza del estudio debe estar en el Plan General de Auditoría. Las correcciones que se indican como realizadas deben ser acreditadas en la etapa de Seguimiento de Disposiciones.

Nro. Párrafos 2.19


Se señala que está en desacuerdo con las afirmaciones del párrafo 2.19 del borrador del informe, en cuanto a que la ausencia de la naturaleza del estudio en el Plan General de Auditoría puede confundir eventualmente a los auditores, al ser una valoración subjetiva y deja de lado que esa información se encuentra en otros documentos de conocimiento y aplicación de los auditores. No

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está de acuerdo con la afirmación de que dicha ausencia podría desorientar a los usuarios de los productos de la Auditoría Interna en relación con el trabajo realizado, pues dicho plan no se comparte. Solicita eliminar el párrafo 2.19.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

De conformidad con la norma 203.04 sobre la Planificación de la auditoría, el Plan General de Auditoría es una guía para el desarrollo de la auditoría, y debe consignar claramente la naturaleza del estudio, aún cuando se mencione en otros documentos. Dicho plan debe ser suficiente para permitir a los auditores y a los usuarios conocer la naturaleza del estudio sin necesidad de acudir a otros documentos. Esto facilita la comprensión del tipo de auditoría y las actividades a realizar, orientando a los colaboradores de la Auditoría Interna, y a los usuarios cuando estos tengan acceso al expediente.

Nro. Párrafos 2.23


En relación con la falta de firmas y fechas en algunos de los papeles de trabajo, y las anotaciones con lápiz en varios folios de los expedientes, se manifiesta que una vez revisado el papel de trabajo E 4/4 (según papel de trabajo PT_10_Falta_Firma_fecha_anotac suministrado a la Auditoría Interna) se afirma que este corresponde a un borrador que no fue desechado oportunamente, y se adjunta un respaldo en formato PDF del mismo documento con igual número de folio, en el que se aprecia la firma y la fecha faltante. También, que el documento E-3/3-9 no es un documento elaborado por la Auditoría Interna sino por el Departamento de Recursos Humanos de la institución, el cual, incorpora al expediente como evidencia. Con respecto al documento E1-1-2, según el documento en formato PDF remitido se aprecia que la fecha se consignó a la par de la firma del supervisor de auditoría y no en el espacio consignado para tal efecto. Reconoce que existían documentos sin firmas lo cual se subsana en forma posterior al recibo del borrador del informe; en cuanto a las ausencias de fechas, también reconoce que se omiten las fechas del momento en que se suscribe la firma del supervisor, sin embargo, los documentos cuentan con la fecha de elaboración. Solicita se aclare el último párrafo para que se indique que la eventualidad de la ocurrencia de las omisiones no es por el reconocimiento expreso de la Auditoría, sino por la verificación de la Contraloría. Propone que el punto 2.23 consigne datos cuantitativos de las omisiones.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Se aceptan las siguientes aclaraciones: El documento E 4/4 consistía en un borrador sustituido por el original, al que se le incorporaron algunas modificaciones. Según se aprecia en el formato PDF remitido por la Auditoría Interna, dicho documento ya cuenta con la firma correspondiente. El documento E-3/3-9 al presentar una numeración sobrepuesta en uno de sus dígitos se indujo a error al consignar el número de folio, entonces, el documento que presenta la deficiencia es el E-3/3-5. Del documento E1-1-2 se acoge la observación en cuanto a la existencia de la fecha de revisión del supervisor de auditoría, pero, se ubicó en un lugar diferente al consignado para tal efecto.

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Se mantiene el hallazgo del borrador del informe en el punto 2.23, en cuanto a la ausencia de firmas y fechas en algunos de los documentos, los cuales, se tuvieron a la vista en el momento de la verificación en los expedientes AU-009-2013, AU-007-2014 y AU-013-2014. Estas omisiones son reconocidas por la Auditoría Interna, y no se estima necesario modificar la redacción del punto 2.23 reseñado en cuanto al detalle de los expedientes revisados.

Nro. Párrafos 2.25


En relación con el criterio de buenas prácticas y los atributos de calidad reseñados en el informe, la Auditoría Interna coincide en cuanto a su contribución de mejora en la gestión de las Auditorías Internas. Sin embargo, señala que la obligatoriedad de la implementación de esos criterios en la disposición 4.6 del borrador del informe, debería ser comunicada oficialmente por la Contraloría General a la totalidad de las Auditoría Internas. Apunta que lo referente a la disposición 4.6 ya se implementó en esa Auditoría a partir del informe AU-026-2014.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Lo señalado corresponde a una valoración relativa a la comunicación de la sana práctica y no plantea ninguna modificación al párrafo señalado, las acciones de implementación deberán ser comunicadas en su oportunidad al Área de Seguimiento de Disposiciones para lo que corresponda.

Nro. Párrafos 2.31


Con respecto a los cuatro atributos de calidad, señala que están regulados en un documento interno del Órgano Contralor no comunicado a las Auditorías Internas. No obstante, reconoce que si bien dichas prácticas aumentarían la eficacia de las recomendaciones, no se puede afirmar que no utilizarlas afecte negativamente la eficacia de éstas, por cual propone una redacción del párrafo diferente, donde no se mencione el elemento de eficacia.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Los atributos de calidad reseñados corresponden a una sana práctica comunicada a la Auditoría Interna como criterio de auditoría, el cual, fue aceptado por dicha unidad. Además, la comunicación de las recomendaciones al jerarca y titulares subordinados competentes es un requisito de legalidad que exige el artículo 35 de la Ley General de Control Interno y las normas 2.10.2 de las Normas para el ejercicio de la Auditoría y 205.01 del Manual de Normas Generales de Auditoría. La consignación de un plazo de cumplimiento resulta fundamental para poder dar por cumplidas las recomendaciones y brindar el seguimiento, con lo cual se brinda certeza y seguridad jurídica, y facilita el establecimiento de responsabilidades en caso de inobservancia. Asimismo, dichos requisitos son fundamentales para el logro de los objetivos de mejora, y por lo tanto, de la eficacia con que se desarrolle el seguimiento.

INFORME NRO. DFOE-AE-IF-01-2015 7 de enero, 2015 DIVISIÓN ...

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