INFORME Nro. DFOE-SOC-IF-00015-2018 26 de setiembre, 2018 · financiera y presupuestaria de la UTN,...

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL

SOBRE LAS LIQUIDACIONES PRESUPUESTARIAS

2016 Y 2017 DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA

NACIONAL (UTN)

Contraloría General de la República de Costa Rica

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa

Área de Fiscalización de Servicios Sociales

2018

INFORME Nro. DFOE-SOC-IF-00015-2018

26 de setiembre, 2018

- 2 - Contraloría General de la República

T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected]

http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

CONTENIDO

Resumen Ejecutivo ................................................................................................................... 3 1. Introducción ..................................................................................................................... 5

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ................................................................................................................. 5 OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 6 ALCANCE ....................................................................................................................................... 6 CRITERIOS DE AUDITORÍA ................................................................................................................. 6 METODOLOGÍA APLICADA ................................................................................................................. 6 GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO .................................................................................. 7 MEJORAS IMPLEMENTADAS POR LA ADMINISTRACIÓN

DURANTE LA AUDITORÍA ................................................................................................................... 8 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA

AUDITORÍA ..................................................................................................................................... 8 SIGLAS ........................................................................................................................................... 9

2. Resultados ...................................................................................................................... 10 LIMITACIONES EN LA PRESENTACIÓN DE LAS LIQUIDACIONES

PRESUPUESTARIAS 2016 Y 2017. .................................................................................................... 10 LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA COMO INSUMO PARA LA TOMA DE

DECISIONES Y LA RENDICIÓN DE CUENTAS. ......................................................................................... 12 Ausencia de análisis plurianuales en los informes de cumplimiento físico y financiero de las liquidaciones presupuestarias 2016 y 2017. ........................................................................................... 12 Ausencia de vinculación del presupuesto con la planificación institucional en aspectos relacionados con la gestión financiera y presupuestaria de la UTN. ..................................................... 13

FALTA DE ESTANDARIZACIÓN EN LA CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

VINCULADA CON LOS REGISTROS PRESUPUESTARIOS (INGRESOS) DEL

PROCESO DE MATRÍCULA Y COBRO, DE LOS CURSOS LIBRES ................................................................... 14 LA UTILIZACIÓN DEL CONCEPTO DE “SUPERÁVIT COMPROMETIDO

DEL PERÍODO” DENTRO DE LAS LIQUIDACIONES PRESUPUESTARIAS

2016 Y 2017 NO SE AJUSTA AL CLASIFICADOR DE LOS INGRESOS DEL

SECTOR PÚBLICO. .......................................................................................................................... 15 3. Conclusiones ................................................................................................................... 16 4. Disposiciones .................................................................................................................. 17

AL DR. MARCELO PRIETO JIMÉNEZ EN SU CALIDAD DE RECTOR

DE LA UTN, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ........................................................... 17

http://www.cgr.go.cr/




Resumen Ejecutivo

¿QUÉ EXAMINAMOS?

La presente auditoría de carácter especial realizada en la Universidad Técnica Nacional (UTN) tuvo como propósito examinar la existencia y aplicación de procedimientos y mecanismos de control desarrollados por esa Universidad para la elaboración de las liquidaciones presupuestarias 2016 y 2017.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?

La UTN brinda servicios de educación superior con énfasis en formación técnica, con una cobertura regionalizada y rural, desarrollando programas académicos, de investigación y extensión, para lo cual cuenta con un presupuesto inicial aprobado para el 2018 de ₡46.212,0 millones, cifra que ha experimentado un crecimiento del 179,2% con respecto a los recursos asignados a esa Universidad en el año 2011.

De este último año al 2018, la matrícula total de la UTN se incrementó en un 98%, pasando de 6.663 estudiantes a 13.172, siendo la sede central la que, en la actualidad, posee la mayor proporción del estudiantado (46,2% en el 2017), seguida de la sede del Pacífico (16%). La Universidad también cuenta con sedes regionales en San Carlos, Cañas y Atenas.

En ese sentido, la liquidación presupuestaria resulta vital para evaluar la gestión institucional, para la rendición de cuentas, así como para la toma de decisiones de ese Centro de Educación Superior. Por ello, debe procurarse que se constituya en un instrumento eficaz que le posibilite a la Administración, evaluar, tanto su gestión financiera como el cumplimiento de las metas y objetivos, a fin de tomar las acciones correctivas que procedan, en forma oportuna.

¿QUÉ ENCONTRAMOS?

Una vez concluida la presente auditoría se determinó que la información de respaldo de las liquidaciones presupuestarias 2016 y 2017 de la UTN, no se ajusta a los requerimientos específicos establecidos en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP), para la presentación de estos productos presupuestarios. En este sentido, se evidenció que de los 13 requisitos exigidos en la normativa, en el 2016 se dio un incumplimiento total o parcial en 9 requerimientos; mientras que en el 2017, esta situación se presentó en 7 casos. Ejemplos de dichos incumplimientos se presentaron en aspectos tales como, detalle de la conformación del superávit específico, presentación estados financieros incompletos, reportes de resultados físicos solamente para un porcentaje de los recursos presupuestarios (2016 un 34,3% del total ejecutado y 2017 un 27%), y evidencia de que la calidad de la información contenida en liquidación no fue sujeta a revisión por personal interno independiente

Por su parte, en cuanto a la revisión del contenido de los informes de cumplimiento físico y financiero, adjuntos a las liquidaciones presupuestarias 2016 y 2017, se determinó que dichos documentos, no contienen análisis plurianuales, que contemplen al menos, el comportamiento de la gestión presupuestaria entre años y análisis de tendencias históricas. Lo cual implica que no se cuente con información oportuna para realizar una efectiva valoración de la gestión institucional, mediante la cual se retroalimente el proceso de toma de decisiones en relación con las desviaciones presentadas o las limitaciones encontradas





durante el ejercicio, situación que en última instancia limita la introducción de mejoras en la gestión institucional.

Además, el Órgano Contralor, identificó que en el “Plan Institucional de Desarrollo Estratégico” (PIDE- 2018-2021) de la UTN se incluyen dos objetivos estratégicos, asociados a la seguridad financiera, la independencia de gestión y a la generación de recursos, sin acciones específicas ligadas a tales objetivos, dentro de su planificación operativa 2018.

Por otra parte, la Contraloría General, tuvo evidencia de que la consolidación de la información vinculada con los registros presupuestarios (ingresos) del proceso de matrícula y cobro, de los cursos libres, no se gestiona de forma estandarizada a nivel institucional. Específicamente, de las visitas de campo realizadas se determinó que, mientras que en las sedes de la UTN del Pacífico y San Carlos, la información del proceso de matrícula y cobro de los cursos libres se tramita por medio de un sistema informático, en las sedes de Cañas y Atenas, tal proceso se realiza mediante registros manuales y hojas de cálculo. Lo anterior, potencia el riesgo de que se incurra en errores y omisiones de la información que puede afectar la confiablidad de los datos correspondientes a los ingresos obtenidos por la UTN por el concepto mencionado; en perjuicio de la confiabilidad y calidad de la información contenida en la liquidación presupuestaria

Finalmente, se determinó que en los resúmenes de las liquidaciones presupuestarias para los años 2016 y 2017 de la UTN, se incorpora el concepto denominado “Superávit comprometido del periodo”, concepto que no está acorde con lo establecido en el clasificador de ingresos vigente para el Sector Público.

¿QUÉ SIGUE?

Dadas las debilidades encontradas se están girando las siguientes disposiciones, a saber: elaborar, aprobar, divulgar e implementar mecanismos de control para la emisión de las liquidaciones presupuestarias en la UTN; y para que los informes físicos y financieros adjuntos a las liquidaciones presupuestarias, contemplen análisis plurianuales de la situación financiera y presupuestaria de la UTN, e incluyan acciones específicas de seguimiento de dichos análisis. Además, definir e incorporar acciones específicas, dentro del Plan anual operativo de la UTN 2019 y siguientes, que permitan la atención de los objetivos estratégicos (asociados a la gestión financiera y presupuestaria) incluidos en el Plan Institucional de Desarrollo Estratégico (PIDE 2018-2021).

Elaborar, aprobar, divulgar e implementar, mecanismos de control para estandarizar la gestión de la información para el registro presupuestario de los ingresos, producto del proceso de matrícula y cobro de los cursos libres en la UTN y finalmente, ordenar que la presentación de futuras liquidaciones presupuestarias, reflejen los rubros del Superávit ajustados al clasificador de los ingresos del Sector Público.

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INFORME Nro. DFOE-SOC-IF-00015-2018

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE

LAS LIQUIDACIONES PRESUPUESTARIAS 2016 Y 2017

DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL (UTN)

1. Introducción

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La conformación de la Universidad Técnica Nacional (UTN) en el año 2008 comprendió un proceso de fusión de cinco instituciones públicas dedicadas a la formación, capacitación y educación parauniversitaria. Esta integración permitió la creación de las sedes universitarias Central, Atenas, Guanacaste, Pacífico y San Carlos1.

1.2. El estudio realizado por la Contraloría General en el 2013, sobre el proceso de conformación y consolidación de la Universidad Técnica Nacional (UTN), contenido en el informe N.o DFOE-SOC-IF-12-2013, evidenció entre otras situaciones, que la estructura organizacional de ese Centro de Estudios no se había logrado consolidar; además, de falta de claridad en la relaciones de jerarquía y duplicación de funciones entre direcciones de la administración superior y las sedes.

1.3. En ese sentido, los hallazgos del estudio citado, demostraron que el funcionamiento bajo esquemas integrados, coordinados, flexibles y funcionales se traduce en un reto para esa Universidad, lo cual cobra mayor relevancia al considerar que, por una parte, la UTN es una entidad de reciente formación y por otra, el hecho de que surge producto de la fusión de varias instituciones.

1.4. En las circunstancias descritas toma relevancia, para una entidad de educación superior de naturaleza pública como la UTN, el contar con procesos de planificación y presupuestación institucional que favorezcan una gestión efectiva hacia el logro de los objetivos establecidos. Particularmente, la liquidación presupuestaria es un instrumento útil, no solo como medio para la rendición de cuentas, sino como insumo para la toma de decisiones. De ahí la necesidad de fiscalizar las liquidaciones presupuestarias, generadas por la UTN.

1 La UTN también cuenta los centros especializados: Centro de Formación Pedagógica y Tecnología Educativa y el

Centro de Calidad y Productividad.





1.5. El estudio se efectuó con fundamento en las competencias que le confieren a la Contraloría General de la República, los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica, N.o 7428 y en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2018 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

OBJETIVOS

1.6. La auditoría efectuada tuvo como propósito examinar el cumplimiento, por parte de la UTN, de los elementos del bloque de legalidad aplicable, así como la existencia y aplicación en esa Universidad de los mecanismos de control desarrollados y que inciden en la elaboración de las liquidaciones presupuestarias 2016 y 2017 de la UTN.

ALCANCE

1.7. El estudio abarcó la revisión de los procedimientos y controles en la gestión de información y los mecanismos definidos por la UTN, para la elaboración de liquidaciones presupuestarias correspondientes a los años 2016 y 2017.

CRITERIOS DE AUDITORÍA

1.8. Los criterios de auditoria fueron presentados y discutidos con la administración de la UTN, el 6 de junio de 2018, y remitidos posteriormente, con el oficio N.o 08599 (DFOE-SOC-0685) del 20 de ese mismo mes y año, en el cual, a su vez, se comunicó a esa Universidad el inicio de la actividad de examen de esta auditoría.

METODOLOGÍA APLICADA

1.9. La auditoría se realizó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, con el Manual General de Fiscalización Integral de la Contraloría General de la República y el Procedimiento de Auditoría vigente, establecido por la DFOE.

1.10. Como insumo primario se utilizaron las liquidaciones presupuestarias 2016 y 2017, presentadas por la UTN mediante el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP) de la Contraloría General.

1.11. Para efectos del presente estudio, se efectuaron entrevistas y consultas formales a funcionarios de la UTN de las instancias vinculadas con la gestión presupuestaria y con procesos de actividades sustantivas. Además, se obtuvo y analizó documentación relevante asociada con cuentas de ingresos y egresos seleccionadas.

1.12. Adicionalmente, se efectuaron inspecciones de campo en las cuatro sedes regionales de la Universidad, a saber: Atenas, Pacífico, San Carlos y Guanacaste, en las cuales se aplicó un formulario a los funcionarios responsables de diferentes procesos y se efectuó recopilación de documentos vinculados con la elaboración de las respectivas liquidaciones presupuestarias.





GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO

1.13. La UTN se creó mediante la Ley Orgánica N.° 86382, con la finalidad de atender las necesidades de formación técnica del país, en todos los niveles de educación superior, orientada a la creación de condiciones económicas y sociales más justas y equitativas, en especial, el fomento de las actividades productivas y la generación de empleo, a partir de la dotación de herramientas y conocimientos técnicos.

1.14. La Universidad se conformó a partir de la fusión de seis instituciones públicas, a saber: Escuela Centroamericana de Ganadería, Colegio Universitario de Puntarenas, Colegio Universitario para el Riego y Desarrollo del Trópico Seco, Colegio Universitario de Alajuela, Centro de Investigación y Perfeccionamiento de la Enseñanza Técnica y el Centro de Formación de Formadores y Personal Técnico para el Desarrollo Industrial de Centroamérica.

1.15. Actualmente la UTN cuenta con la sede Central y el Centro de Formación Pedagógica y Tecnología Educativa, ubicados en Alajuela, y con las sedes regionales universitarias de San Carlos, Atenas, Pacífico y Guanacaste, en las cuales se imparten gran variedad de carreras y grados universitarios, acordes con las condiciones y necesidades de la población meta, en cuanto a temas de género, de edad y de condición social3, entre otros. Igualmente, se ofrecen cursos libres respecto de temas recreativos, de salud, culturales y de habilidades para el mundo del trabajo.

1.16. Dada su reciente creación, esa Universidad ha debido desarrollar un proceso de consolidación, ante la fusión de las entidades que la conformaron y adaptarse paulatinamente al esquema de financiamiento de las otras universidades de educación superior que utiliza instrumentos como el Fondo Especial para la Educación Superior (FEES), entre otros.

1.17. Particularmente, en marzo de 2015, se acordó en el seno del Consejo Nacional de Rectores (CONARE), aprobar el Convenio de Adhesión4 de la UTN a ese Consejo, que busca colocarla en plena igualdad de condiciones a las restantes universidades públicas. Dicho convenio establece que los recursos presupuestarios destinados a la UTN, serán adicionados al FEES y crecerán en la misma proporción que el FEES según lo que acuerde la Comisión de Enlace.

1.18. Destacar que a pesar que la UTN forma parte de CONARE, en el presupuesto de la República para el ejercicio económico 2018, se continúa presentando la asignación de recursos a la UTN de manera separada al FEES5. Para sufragar los gastos de operación, se le asigna una partida específica en la Ley de Presupuesto Nacional, a través del Ministerio de Educación Pública, recursos que, como se mencionó anteriormente, crecen anualmente en la misma proporción que lo hace el FEES.

1.19. Respecto de la organización interna, la UTN dispone de una Dirección General de Administración Universitaria, a la cual pertenecen la Dirección de Planificación Universitaria (DPU) y la Dirección de Gestión Financiera (DGF). Específicamente, la DPU, es la instancia asesora, coordinadora y ejecutora de los procesos de planificación y evaluación de la gestión de la Universidad, unidad que tiene entre sus atribuciones el propiciar información oportuna,

2 Ley Orgánica de la Universidad Técnica Nacional, N.

o 8638, del 14 de mayo de 2008, publicada en el Diario Oficial La

Gaceta N.o 107, alcance 22-A, del 4 de junio de 2008.

3 Plan Institucional de Desarrollo Estratégico 2018-2021 (PIDE) de la UTN.

4 Addendum al Convenio de Coordinación de la Educación Superior Universitaria Estatal del 2 de junio de 2015.

5 Contraloría General de la República. Informe Técnico Proyecto de Ley de Presupuesto de la República 2018.

Setiembre 2017. Pág. 123.





confiable y actualizada a las diferentes instancias y órganos de la Universidad, para apoyar la toma de decisiones respecto del desarrollo institucional.

1.20. Por su parte, la DGF es la dependencia responsable de las transacciones financieras, contabilidad, formulación y control del presupuesto, por lo cual le corresponde ejecutar la coordinación financiera con las sedes y centros universitarios; y establecer metodologías y criterios para la confección de presupuestos y estados financieros de la Universidad, entre otros. Por ende, esta Dirección tiene a cargo la elaboración de las liquidaciones presupuestarias de la UTN.

1.21. En relación con la materia presupuestaria, las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE (NTPP)6, conceptualizan el presupuesto como un instrumento que expresa en términos financieros el plan anual de la institución, mediante la estimación de los ingresos y de los gastos necesarios para alcanzar los objetivos y las metas de los programas presupuestarios establecidos.

1.22. Tales normas definen la liquidación presupuestaria como el cierre de cuentas del presupuesto, la cual refleja el resultado global de la ejecución presupuestaria, tanto a nivel financiero como de la consecución de objetivos y metas previamente definidos por la administración y debe ser preparada al finalizar el ejercicio económico correspondiente.

1.23. Así las cosas, la liquidación presupuestaria se convierte en un instrumento clave para retroalimentar la gestión de corto, mediano y largo plazo y en un medio para fomentar la transparencia y la rendición de cuentas en el Sector Público. Esto por cuanto la información derivada de este proceso posibilita, no solo el conocimiento oportuno sobre la gestión de ingresos y gastos, sino también la identificación de razones y variables que inciden en el cumplimiento de la planficación institucional.

1.24. Las liquidaciones presupuestarias evaluadas en el presente estudio corresponden a los resultados obtenidos por la UTN en el periodo comprendido entre el 1° de enero de 2016 y el 31 de diciembre de 2017, en los cuales la administración universitaria informó de un superávit por ₡5.872,4 millones en el 2016 y ₡5.888,1 millones en el 2017.

MEJORAS IMPLEMENTADAS POR LA ADMINISTRACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

1.25. Mediante Circular N.o DGF-13-2018 del 4 de junio de 2018, emitida por la DGF, la UTN comunicó a los funcionarios responsables de la realización de arqueos de fondos de caja chica, en las distintas sedes de la Universidad, una serie de procedimientos orientados a la mejora de los procesos de control interno, vinculados con los ingresos institucionales, los cuales al final de cada periodo presupuestario, son sujetos de liquidación.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.26. Los resultados de la auditoría se expusieron verbalmente el día 12 de setiembre de 2018 en las instalaciones de administración central de la UTN a los siguientes funcionarios de esa Universidad: Marcelo Prieto Jiménez, Rector; Ismael Arroyo Arroyo, Director Gestión Financiera; Sergio Ramírez García, Jefe Área de Presupuesto; Doris Aguilar Sancho, Directora General Administrativa; Vladimir Campos Chacón, Coordinador de Control y Seguimiento- DGF; Rommel Rodríguez Alfaro, Control y Seguimiento – DGF y Tannia Leitón Sánchez, representante de la Auditoría Universitaria.

6 N-1-2012-DC-DFOE, según resolución N.° R-DC-24-2012del 26 de marzo de 2012, publicada en el Alcance Digital N.°

39 a La Gaceta N.° 64 del 29 de marzo del 2012 y sus reformas.





1.27. El borrador del presente informe se entregó en versión digital, mediante oficio N° 12940 (DFOE-SOC-1018) del 12 de setiembre de 2018 dirigido al Doctor Marcelo Prieto Jiménez, Rector de la Univeridad Técnica Nacional, con el propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles, formulara y remitiera a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Sociales, las observaciones que considerara pertinentes sobre su contenido.

1.28. Al respecto, en el plazo establecido, no se recibieron observaciones al borrador del Informe por parte de la Administración.

SIGLAS

1.29. A continuación se detallan las siglas utilizadas en el presente documento, junto con su significado:

SIGLA Significado

CGR Contraloría General de la República

CONARE Consejo Nacional de Rectores

DFOE División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la CGR

DGF Dirección de Gestión Financiera de la UTN

DPU Dirección de Planificación Universitaria de la UTN

FEES Fondo Especial para la Educación Superior

LAFRPP Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.

LGCI Ley General de Control Interno

NCISP Normas de Control Interno del Sector Público

NICSP Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público

NTPP Normas Técnicas sobre Presupuesto Público

PIDE Plan Institucional de Desarrollo Estratégico

SIPP Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos

UTN Universidad Técnica Nacional





2. Resultados

LIMITACIONES EN LA PRESENTACIÓN DE LAS LIQUIDACIONES PRESUPUESTARIAS 2016 Y

2017.

2.1. De una verificación realizada por la Contraloría General de la República (CGR), se determinó que la información de respaldo de las liquidaciones presupuestarias 2016 y 2017 de la UTN, no se ajusta a los requerimientos específicos establecidos en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP), para la presentación de estos productos presupuestarios.

2.2. En este sentido, la revisión efectuada evidenció que de los 13 requisitos exigidos en la normativa, en el 2016 se dio un incumplimiento total o parcial en 9 requerimientos; mientras que en el 2017, esta situación se presentó en 7 casos.

2.3. Los incumplimientos en la liquidación 2016 se asocian a la no presentación del detalle del superávit específico, ni el cálculo de cada uno de sus componentes. En la liquidación 2017, la administración omitió el acuerdo del Consejo Universitario en el cual se conoció o aprobó dicha liquidación.

2.4. Por su parte, los principales incumplimientos parciales se presentaron en aspectos asociados a la presentación de estados financieros incompletos, reportes de resultados físicos solamente para un porcentaje de los recursos presupuestarios (2016 un 34,3% del total ejecutado y 2017 un 27%), y evidencia de que la calidad de la información contenida en liquidación no fue sujeta a revisión por personal interno independiente. Adicionalmente, en oficios y en acuerdos del Consejo Universitario, vinculados con el trámite y aprobación de la liquidación presupuestaria, no se hace alusión expresa de ese producto presupuestario.

2.5. Las situaciones expuestas evidencian que la Administración de la UTN no está cumpliendo con los requisitos de presentación de las liquidaciones presupuestarias especificados en las NTPP, particularmente los requerimientos contenidos en los numerales 4.3.17. y 4.3.19, respecto de detalles sobre la conformación y cálculo del superávit específico; sobre la revisión interna de la calidad de la información por parte de personal independiente al que realiza el registro; en cuanto a la presentación del acuerdo emitido por el jerarca institucional y sobre los estados financieros que se deben emitir en apego a la normativa contable que le rige, entre otros.

2.6. Igualmente, tal accionar inobserva lo previsto en el numeral 15, aparte a), de la Ley General de Control Interno (LGCI), N.o 8292 y el aparte 4.2 e) de las Normas de Control Interno del Sector Público (NCISP), que estipulan que las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en otros documentos de naturaleza similar.





2.7. Tampoco se cumple con lo estipulado en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP)7, relacionada con la “Presentación de los Estados Financieros”, la cual dispone que la administración8 debe presentar el estado de situación financiera o balance general; el estado de rendimiento financiero; los cambios en los activos netos/patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

2.8. En el mismo sentido, lo señalado denota incumplimiento de lo previsto en las Directrices generales a los Sujetos Pasivos de la Contraloría General de la República para el adecuado registro y validación de información en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos, las cuales en el artículo 10 disponen que la información incluida en dicho sistema debe ser exacta, confiable y oportuna, para lo cual la administración deberá establecer los procedimientos internos requeridos para el registro y la validación de los datos.

2.9. En síntesis, esta situación pone en evidencia que la UTN carece de mecanismos de control que describan y regulen las actividades, los roles y las responsabilidades del personal encargado de la fase de liquidación presupuestaria en esa Universidad. Tampoco, se han establecido parámetros relacionados con la calidad de los documentos que forman parte de la liquidación presupuestaria.

2.10. De las situaciones encontradas no resulta posible determinar los componentes del superávit específico, lo cual dificulta el seguimiento al origen y uso de dichos recursos. De igual manera, se presenta una visión parcial de los resultados contables, físicos y financieros del periodo, la cual afecta la relevancia y oportunidad de las liquidaciones presupuestarias como insumo a futuras etapas del ciclo presupuestario.

2.11. Lo descrito conlleva a una falta de razonabilidad y de confiabilidad en la información contenida en las liquidaciones presupuestarias, en detrimento de la oportuna y efectiva toma de decisiones, la rendición de cuentas a la ciudadanía y la transparencia a la cual está obligado todo ente público.

7 Adoptadas en el ámbito costarricense según Decreto N° 34918-H, publicado en La Gaceta N° 238 del martes 9

de diciembre de 2008. 8 Mediante el acuerdo N°77-2014 según la sesión extraordinaria N°04 del Consejo Universitario de fecha 5 de

noviembre de 2014, acta N°11-2014 se aprobó el proceso de implementación de las NICSP en la UTN.





LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA COMO INSUMO PARA LA TOMA DE DECISIONES Y LA

RENDICIÓN DE CUENTAS.

Ausencia de análisis plurianuales en los informes de cumplimiento físico y financiero de las liquidaciones presupuestarias 2016 y 2017.

2.12. La revisión del contenido de los informes de cumplimiento físico y financiero, adjuntos a las liquidaciones presupuestarias 2016 y 20179, permite concluir que dichos documentos, no contienen análisis plurianuales, que incluyan al menos, el comportamiento de la gestión presupuestaria entre años y análisis de tendencias históricas, los cuales resultan fundamentales para determinar las acciones financieras y presupuestarias que debería realizar la administración.

2.13. Lo expuesto se presenta a pesar de que el artículo 14 de la LGCI informa que es deber del jerarca y los titulares subordinados, analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.

2.14. Además, las NCISP en los numerales 3.4 y 4.6, establecen que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben instaurar prácticas sistemáticas para evaluar las eventuales situaciones que puedan afectar el desempeño de la institución, las cuales deben analizarse y priorizarse, considerando su importancia y posibilidades de que tales eventos se vuelvan a presentar. Además, de implementar las actividades de control que prevengan la ocurrencia de eventuales desviaciones, y en caso de que éstas sobrevengan, emprender las acciones correspondientes; tomando en consideración lo previsto en el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales pueda verse expuesta la Universidad.

2.15. En punto a lo comentado, la NTPP 4.3.17 refiere, entre otros aspectos, a la

relevancia y oportunidad de la información contenida en la liquidación presupuestaria, para que sirva de apoyo en la toma de decisiones y en la rendición de cuentas. Asimismo, la NTPP 2.2.5 establece que la programación de los ingresos y gastos anuales debe estar acorde con proyecciones plurianuales de la gestión financiera, en procura de vincular el aporte anual de la ejecución del presupuesto, al logro de los resultados definidos en la planificación de mediano y largo plazo y la estabilidad financiera institucional.

2.16. La situación detectada obedece a que la administración de esa Universidad no tiene como práctica, ni ha definido, dentro del contexto de los informes físicos y financieros adjuntos a las liquidaciones presupuestarias, mecanismos de control para la realización y seguimiento de análisis plurianuales, que valoren y permitan monitorear oportunamente, los resultados financieros y presupuestarios.

2.17. La ausencia de dichos análisis en los informes de cumplimiento físico y financiero, contenidos en las liquidaciones presupuestarias, genera que la UTN no cuente con información oportuna para realizar una efectiva valoración de la gestión institucional, mediante la cual se retroalimente el proceso de toma de decisiones en relación con

9 En el caso de la UTN, los informes se denominan “Comentarios Generales de la Liquidación” e “Informe de

cumplimiento y objetivos”.





las desviaciones presentadas o las limitaciones encontradas durante el ejercicio. Todo para cumplir con los objetivos y metas plasmados en el plan/presupuesto, institucional, situación que en última instancia limita la introducción de mejoras en la gestión institucional.

Ausencia de vinculación del presupuesto con la planificación institucional en aspectos relacionados con la gestión financiera y presupuestaria de la UTN.

2.18. La Contraloría General, luego de una revisión del documento denominado “Plan Institucional de Desarrollo Estratégico” (PIDE- 2018-2021), encontró que dentro de dicho documento se plantean dos objetivos estratégicos10 (numerales 10 y 15) asociados, entre otros aspectos, a la seguridad financiera, la independencia de gestión y a la generación de recursos para el desarrollo equilibrado y sostenido de la Universidad.

2.19. Dentro de este contexto, se procedió a realizar una revisión detallada del contenido de los informes de cumplimiento físico y financiero, adjuntos a las liquidaciones presupuestarias 2016 y 2017 y de la programación física y financiera del año 2018, incluida en el plan/presupuesto de la UTN, e incorporada en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP), sin que se identificaran acciones ─de ninguna naturaleza─ orientadas al cumplimiento de los referidos objetivos estratégicos.

2.20. Esta situación se presenta a pesar de que la NTPP 2.1.4, dispone que el Subsistema de Presupuesto debe sustentarse en la planificación institucional para que responda adecuadamente al cumplimiento de sus objetivos. Asimismo, tal normativa estipula que los programas que conforman el presupuesto institucional deben reflejar fielmente las metas, los objetivos y los indicadores contemplados en la planificación anual, la cual a su vez debe estar vinculada con la planificación de mediano y largo plazo.

2.21. De igual manera, el numeral b) de la NTPP 2.2.3, informa que el presupuesto debe responder a la planificación institucional de corto plazo y ésta a su vez a la de mediano y largo plazo que se deriven de la estrategia institucional

2.22. Lo expuesto debilita el proceso vinculación plan/presupuesto, por cuanto se omite el desarrollo de acciones concretas por ejecutar, para el cumplimiento de objetivos estratégicos, que tienen relevancia en el quehacer de la UTN y por consiguiente en la calidad del servicio que se brinda a los estudiantes.

10

Dichos objetivos también estaban formulados en la versión del PIDE 2011 – 2021.





FALTA DE ESTANDARIZACIÓN EN LA CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN VINCULADA

CON LOS REGISTROS PRESUPUESTARIOS (INGRESOS) DEL PROCESO DE MATRÍCULA Y

COBRO, DE LOS CURSOS LIBRES

2.23. Los ingresos por concepto de matrícula y cobro, de cursos libres, incorporados dentro del rubro, “Servicios de formación y capacitación”, representaron en la UTN un 30,5% de los ingresos propios. Dicho ingreso se registra, desde el punto de vista presupuestario, producto de la información que se recibe de las diferentes sedes regionales que conforman a la UTN, a saber, las sedes del Pacífico, Cañas, San Carlos y Atenas.

2.24. Dentro de este contexto, el Órgano Contralor, luego de la realización de una serie de giras a dichas sedes, determinó que la consolidación de la información vinculada con los registros presupuestarios (ingresos) del proceso de matrícula y cobro, de los cursos libres, no se gestiona de forma estandarizada a nivel institucional.

2.25. Específicamente, de las giras realizadas se determinó que, mientras que en las sedes de la UTN del Pacífico y San Carlos, la información del proceso de matrícula y cobro de los cursos libres se tramita por medio de un sistema informático, en las sedes de Cañas y Atenas, tal proceso se realiza mediante registros manuales y hojas de cálculo. Información que luego es remitida a la Dirección de Gestión Financiera para su consolidación, lo cual será reflejado como ingreso en la liquidación presupuestaria respectiva.

2.26. Destacar que lo expuesto se presenta a pesar que la LGCI, en su artículo 15, inciso a), específica que son deberes del jerarca y de los titulares subordinados, documentar, mantener actualizados y divulgar internamente los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional. En ese mismo sentido, las NCISP, en el numeral 4.2, disponen la necesidad de documentar las actividades de control en manuales de procedimientos.

2.27. Al respecto, la NCISP 5.1 preceptúa que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los elementos y condiciones necesarias para que, de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos definidos por la administración de ese Centro de Estudios.

2.28. De igual forma, la NTPP 5.1 consigna que la administración deberá establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para que la información relacionada con el presupuesto que se procese e informe sea completa y responda a estándares razonables de calidad en términos de confiabilidad, oportunidad, utilidad, congruencia y exactitud.

2.29. La situación descrita se presenta por cuanto la UTN no ha tenido como práctica la emisión de mecanismos de control puntuales, relacionados con el registro estandarizado de los ingresos presupuestarios generados por concepto de matrícula y cobro, de cursos libres impartidos en las sedes de la UTN.





2.30. Como consecuencia de lo determinado, se potencia el riesgo de que se incurra en errores y omisiones de la información, lo cual puede afectar la confiablidad de los datos correspondientes a los ingresos obtenidos por la UTN por concepto de la matrícula y cobro de estos cursos; en detrimento de la confiabilidad y calidad de la información contenida en las correspondientes liquidaciones presupuestarias.

LA UTILIZACIÓN DEL CONCEPTO DE “SUPERÁVIT COMPROMETIDO DEL PERÍODO” DENTRO

DE LAS LIQUIDACIONES PRESUPUESTARIAS 2016 Y 2017 NO SE AJUSTA AL CLASIFICADOR

DE LOS INGRESOS DEL SECTOR PÚBLICO.

2.31. De la revisión realizada por la Contraloría General de las liquidaciones presupuestarias de los años 2016 y 2017 de la UTN, se determinó que en los resúmenes de esos documentos presupuestarios, se incorpora el concepto denominado “Superávit comprometido del periodo”. Al mismo se le resta al Superávit del periodo, a efecto de obtener un “Superávit neto del periodo”, así denominado por la UTN.

2.32. En el caso de la liquidación presupuestaria del 2016, al monto del Superávit del periodo por ₡5.872,3 millones se le rebajaron ₡4.410,2 millones por el concepto en cuestión, reflejándose, en la citada liquidación, la suma de ₡1.732,1 millones, por concepto de lo que la administración de esa Universidad denomina “Superávit neto del periodo”.

2.33. Por su parte, en la liquidación presupuestaria 2017, se aplicó el mismo procedimiento, por lo cual el Superávit del periodo pasó de ₡5.888,1 millones a ₡2.850,4 millones, correspondiente al denominado por la UTN “Superávit neto del período”, lo que implicó que ₡3.037,6 millones se definieron como “Superávit comprometido del periodo”.

2.34. Sobre el particular debe indicarse que la utilización del concepto de “Superávit comprometido del periodo” no está acorde con lo establecido en el clasificador de ingresos vigente para el Sector Público, el cual prevé únicamente, los rubros de “Superávit libre” y de “Superávit específico”.

2.35. Destacar que el numeral 2.2.3, inciso f), de las NTPP estipula que el presupuesto cumple con el principio de especificación en materia de ingresos y gastos cuando responde a una clasificación generalmente aceptada, la cual identifica tanto las transacciones que dan origen a cada una de las fuentes de los ingresos, así como aquellas que identifican las características del gasto.

2.36. Igualmente la NTPP 2.2.6, inciso a), señala que el presupuesto debe contener al menos una sección de ingresos agrupados en los diferentes niveles de clasificación, de acuerdo con los clasificadores vigentes según lo establezca el órgano competente.

2.37. Adicionalmente, La NTTP 2.2.3, inciso d), señala que el presupuesto regirá durante cada ejercicio económico del 1 al 31 de diciembre, principio que, en conjunto con la base de registro de las transacciones presupuestarias utilizada por la entidad, genera un marco de actuación para la ejecución de los gastos del periodo.





2.38. Lo comentado anteriormente genera un resultado presupuestario que genera distorsión al resultado obtenido por la Universidad, lo cual impide contar con información clara sobre el superávit en las liquidaciones presupuestarias, afectando el proceso de toma de decisiones interna y externa de la Universidad, así como la rendición de cuentas a la ciudadanía. Además que le resta confiabilidad a la información contenida en las referidas liquidaciones.

3. Conclusiones

3.1. El proceso de consolidación de la UTN ha enfrentado riesgos propios de la gestión regionalizada en varias sedes, carentes de mecanismos estandarizados y sin manuales de procedimientos, directrices, políticas y lineamientos, que describan y regulen las actividades, los roles y las responsabilidades del personal encargado de las diferentes actividades que generan insumos para la preparación y posterior aprobación de la liquidación presupuestaria en la Universidad.

3.2. Particularmente, a partir de los hallazgos determinados mediante la presente auditoría, es necesario para la UTN contar con un procedimiento estandarizado, a nivel institucional, para el proceso de la liquidación presupuestaria que repercuta en la suficiencia y calidad de la información contenida en tal documento. Además, de la implementación de mecanismos de control para la generación de la información que sustenta los registros presupuestarios en aras de una mayor razonabilidad y confiablidad de los resultados financieros.

3.3. La implementación de dicho procedimiento permitirá, a su vez, el cumplimiento de los requerimientos exigidos por las normas que regulan ese proceso, así como el atender otras regulaciones vinculadas con la emisión de la liquidación presupuestaria, como el clasificador de ingresos vigente para el Sector Público costarricense. Todo esto en procura de disponer de reportes de los resultados presupuestarios acordes con la realidad de la institución.

3.4. Respecto del cumplimiento de la programación física y en el marco de la vinculación de la planificación con el presupuesto institucional, y dado que la UTN cuenta con objetivos estratégicos formulados en temas asociados a la gestión financiera y presupuestaria, resulta necesario para la UTN, proponer acciones específicas en los presupuestos referidos, orientados al logro de tales objetivos.

3.5. A su vez, es requerido que los mecanismos que establezca la administración le permitan a ese Centro de Estudios, desarrollar análisis plurianuales sobre la información financiera y presupuestaria, los cuales generen insumos para la toma de decisiones, así como información para enriquecer la transparencia y la rendición de cuentas a la ciudadanía, cada vez más exigente y demandante de información relacionada con la gestión de las instituciones públicas. De allí que resulte importante y urgente que la UTN desarrolle prácticas que le permitan administrar, estandarizar y controlar los diferentes procesos mencionados.





4. Disposiciones

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución Nro. R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta Nro. 242 del 14 de diciembre del 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de 2016.

4.3 El Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

AL DR. MARCELO PRIETO JIMÉNEZ EN SU CALIDAD DE RECTOR DE LA UTN, O A

QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.4 Elaborar, aprobar, divulgar e implementar mecanismos de control para la elaboración de las liquidaciones presupuestarias en la UTN, que considere al menos, actividades, roles y responsabilidades de los participantes, y parámetros de calidad de los documentos que forman parte de la liquidación presupuestaria. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición se debe remitir a la Contraloría General, a más tardar el 30 de noviembre de 2018, una certificación en la cual haga constar que el mecanismo de control fue elaborado y aprobado. Asimismo, enviar a la Contraloría General, a más tardar el 21 de diciembre de 2018, una certificación mediante la cual se acredite su divulgación e implementación. (Ver párrafos del 2.1 al 2.11).

4.5 Elaborar, aprobar, divulgar e implementar, mecanismos de control para que los informes físicos y financieros adjuntos a las liquidaciones presupuestarias, contemplen análisis plurianuales de la situación financiera y presupuestaria de la UTN, e incluyan acciones específicas de seguimiento de dichos análisis. Para el cumplimiento de esta disposición, deberá remitirse al Órgano Contralor, a más tardar el 14 de diciembre de 2018, una certificación donde se acredite la elaboración, aprobación y divulgación de los citados mecanismos de control. Asimismo, enviar al Órgano Contralor, a más tardar el 18 de febrero de 2019, una certificación donde se acredite la implementación de dichos mecanismos de control, a partir de la liquidación presupuestaria 2018 de la UTN. (Ver párrafos del 2.12 al 2.17).





4.6 Definir e incorporar acciones específicas, dentro Plan anual operativo de la UTN 2019 y siguientes, que permitan la atención de los objetivos estratégicos asociados a la gestión financiera y presupuestaria, incluidos en el Plan Institucional de Desarrollo Estratégico (PIDE 2018-2021). Para el cumplimiento de esta disposición, deberá remitirse al Órgano Contralor, a más tardar el 07 de diciembre de 2018, una certificación donde se acredite la definición de dichas acciones específicas. Además, a más tardar el 28 de febrero de 2019 enviar una certificación en la que se acredite que dichas acciones fueron implementadas en la planificación anual operativa de la UTN. (Ver párrafos del 2.18 al 2.22)

4.7 Elaborar, aprobar, divulgar e implementar, mecanismos de control para estandarizar la gestión de la información para el registro presupuestario de los ingresos, producto del proceso de matrícula y cobro de los cursos libres en la UTN. Para el cumplimiento de esta disposición, deberá remitirse al Órgano Contralor, a más tardar el 7 de diciembre de 2018, una certificación donde se acredite la elaboración, aprobación y divulgación de dichos mecanismos de control. Asimismo, enviar al Órgano Contralor, a más tardar el 31 de enero de 2019, una certificación donde se acredite la debida implementación de dichos mecanismos de control. (Ver párrafos del 2.23 al 2.30).

4.8 Ordenar que la presentación de futuras liquidaciones presupuestarias, reflejen los rubros del Superávit ajustados al clasificador de los ingresos del Sector Público. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición remitir al Órgano Contralor, a más tardar el 30 de noviembre de 2018, una certificación en la que se haga constar que se giró dicha orden. Además, a más tardar el 18 de febrero de 2019 enviar una certificación en la que se acredite que el ajuste fue implementado, a partir de la liquidación presupuestaria para el periodo 2018. (Ver párrafos del 2.31 al 2.38).

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Lic. Manuel Corrales Umaña, MBA

Gerente de Área

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Lic. Gonzalo Elizondo Rojas

Asistente Técnico

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Máster. Rodrigo Paniagua Páez

Coordinador

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MBA. Adriana Mora Cordero

Colaboradora

Ce.: Archivo auditoría


INFORME Nro. DFOE-SOC-IF-00015-2018 26 de setiembre, 2018 · financiera y presupuestaria de la UTN,...

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