INSTRUCTIVO ALMACEN (INVENTARIOS)

Recepcin de mercanca - El almacenista de la planta o quien haga sus veces en la oficina (Auxiliar de produccin), debe recibir la mercanca (materia prima, materiales, etc.) junto con la remisin y/o factura del proveedor. Debe verificar en el momento de la entrega del bien por parte del proveedor o transportador la cantidad, peso, estado y empaque de los productos. En compras de volmenes manejables, las cajas cerradas se deben abrir, para verificar el contenido descrito en la remisin y/o factura. Cuando se trate de volmenes inviables para contar fsicamente, se ingresa las cantidades relacionadas en la remisin, adicionando en el kardex el lote al cual corresponde, para verificar en los consumos al final de las existencias si corresponda o no a las cantidades que se reportaron en los soportes del proveedor. (Si existen diferencias, debemos reportar al proveedor mediante carta y soporte de consumos, evidenciando estas diferencias). La comparacin entre documentos, se hace con base en la orden de compra o requisicin emitida por la empresa frente a la remisin y/o factura del proveedor. Si existe diferencias en unidades, presentacin o referencia con respecto a la orden de compra o requisicin y/o mercanca en mal estado, debe quedar registrado manualmente en la remisin y/o factura (copia que lleva el proveedor o transportador y en el soporte que radica la empresa) la observacin de la inconsistencia, firmada por quien recibe y quien entrega. Cuando se decida efectuar la devolucin sin darle entrada al almacn, debe quedar soportado en un formato de devolucin de mercanca, firmado por quien autorizo la devolucin y la persona autorizada por el proveedor y/o transportador para recibir la mercanca.

2. Almacenamiento: Una vez recibida la mercanca con todo el protocolo establecido, el almacenista proceder a ubicarla en el lugar asignado para ella dentro del almacn o cuarto frio. La distribucin fsica dentro del espacio del almacn se realizara con respecto a las condiciones fsico/qumicas del producto y dejando a la vista, aquellas mercancas con ms tiempo de almacenamiento. Esto aplica para las materias primas o productos perecederos.

3. Entrada de mercanca: Inmediatamente despus del recibo y almacenamiento de la mercanca, los datos de la compra se registrarn en el kardex manual. (Si ya est en funcionamiento Bussines pro o algn sistema contable, la orden de compra, la copia de remisin y factura, ser el soporte para el ingreso de la compra al sistema contable). Cada una de las referencias adquiridas debe contar con un kardex manual, en el cual se debe consignar la siguiente informacin: Fecha de entrada al almacn. Documento (Lote produccin) Cantidad. Costo unitario de compra. Valor total de la compra. Determinar el valor promedio del inventario.

Nota: Este registro hace que se actualice el inventario disponible para consumo.

4. Salida de mercanca: Toda salida de mercanca existente en el almacn debe hacerse de la siguiente manera: (Esto incluye materias primas, materiales, empaques, envases, activos, producto en proceso y producto terminado)

El personal o departamento que requiera mercanca existente en el almacn, deben diligenciar el formato de requisicin interna autorizada por el nivel jerrquico superior dentro de la empresa. (Cuando el superior inmediato no se encuentre fsicamente en el rea, debe realizar una llamada o emitir un correo electrnico al almacenista advirtiendo la autorizacin; sin embargo queda en responsabilidad del superior que autoriza de esta manera, formalizar el proceso dentro del da inmediatamente siguiente a la autorizacin, firmado la requisicin respectiva). El almacenista verifica la existencia, cuando no haya disponibilidad informa a quien corresponde para iniciar el proceso de compras. Cuando exista disponibilidad de mercanca, el almacenista debe diligenciar el formato de salida de almacn donde describe el producto, la cantidad, el destino, firmado por quien retira la mercanca. Al momento de hacer la entrega fsica de la mercanca, quien hace la solicitud y retiro del producto debe dejar sin excepcin alguna cuando sea repuestos, la pieza que se est reponiendo, cambiando o manteniendo. Sin este prerrequisito, no se autoriza la salida de almacn y de efectuarse bajo estas condiciones, el responsable directo es el almacenista. Al hacerse efectiva la salida, el almacenista debe registrar inmediatamente los movimientos en el kardex manual del almacn.

5. Semanalmente se har un conteo selectivo de mercanca (Especialmente las de mayor rotacin) para verificar el almacenamiento, custodia y manejo de los inventarios. 6. Para el cierre mensual, el responsable de la planta y el almacenista, realizaran un inventario fsico del almacn, firmado por quienes participaron en esta toma fsica. Posteriormente ser archivado en una AZ bajo el nombre Toma de Inventarios fsicos, para comparar los saldos contables o del kardex con respecto al inventario fsico en auditorias posteriores.7. Cuando se tenga existencias con caducidad para la utilizacin, se verificar las fechas de vencimientos para evitar que expiren antes de su utilizacin. (Los productos vencidos que no puedan utilizarse, sern responsabilidad del almacenista).8. Las salidas de activos fijos bien sea para otra unidad de negocio o prstamo a un tercero, debe contar con la autorizacin del jefe de planta o en su defecto del gerente general. Adems, quien lo retira debe diligenciar el formato de salida de activos donde establece la descripcin del activo, estado, cantidad, fecha de devolucin, quien lo autoriza, quien lo retira. Al momento de la salida, debe dejar la copia en la portera de la empresa (Si existe vigilancia).