Inventarios

Sistemas de Inventario

Prof. Jorge E. Parada P.

12 de julio de 2006

Resumen

La gestion de inventarios es una funcion de gran importancia dentro de los pla-nes operativos y estrategicos de una organizacion. Los inventarios representan unainversion de dinero para las empresas, pero tambien funciona como un soporte pa-ra las operaciones que puede garantizar la fluidez del proceso productivo ante laocurrencia de imprevistos. En este documento analizaremos los conceptos funda-mentales que tienen que ver con la gestion de los sistemas de inventarios. Primerose estudian los tipos fundamentales de inventarios y se analiza como encajan lasdistintas polıticas de inventario dentro de la estrategia de los procesos productivos.Analizaremos luego los modelos de inventarios para demanda independiente y con-tinuaremos con una brebe explicacion de los sistemas de gestion para la demandaindependiente.

Introduccion Inventario se llama a la existencia de cualquier artıculo o recurso utilizadoen una organizacion. Un sistema de inventario es un conjunto de polıticas y controlesutilizados para el monitoreo de la cantidad de artıculos disponibles, la determinacion delos niveles que se deben mantener, el momento de reponer la existencia de algun artıculoy el tamano que deben tener los pedidos.

1. Tipos de inventarios y caracterısticas principales

Los tipos de inventario varıan del sector manufacturero al sector de servicios. En lamanufactura el inventario se clasifica normalmente en materias primas, productos termina-dos, partes componentes, suministros e inventario de trabajo en proceso. Debe recordarseque para el sector de servicios existe un conjunto de bienes tangibles que sirven de soporteal sistema de entrega del servicio. Para este sector el inventario se refiere a estos bienes.Los inventarios son fundamentalmente una funcion de tres elementos: incertidumbre ovariabilidad en la demanda, incertidumbre o variabilidad en el proceso de produccion yfinalmente incertidumbre o variabilidad en el suministro.

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Sistemas de Inventarios

Inventarios de Materia Prima Son inventarios propios de los sistemas de producionpor manufactura que se utilizan para prevenir la variabilidad en la cadena de sumi-nistro.

Inventarios de Trabajo en Proceso Estos inventarios incluyen todos los materialesde produccion que han sido de alguna forma procesados o manufacturados pero queaun no se encuentran en su forma terminada. Estos inventarios tambien pueden in-cluir partes terminadas, es decir, piezas o componentes terminados que se almacenanpara ser utilizados en un ensamblaje final.

Inventarios de Productos Terminados Son inventarios de cualquier bien o productodestinados al consumidor final y que formaran parte de la cadena de distribucionde la organizacion.

Inventarios de Partes de Servicio Son partes y repuestos que se almacenan para serutilizados como recambio en las tareas de mantenimiento de un equipo o produc-to mas complejo. Por ejemplo los inventarios de repuestos de un fabricante deautomoviles.

Inventarios de Distribucion Son inventarios que se encuentran en transito hacia lo-calidades remotas con respecto a las plantas de produccion, o que se almacenanen depositos de distribucion de la companıa o de terceros. Estos artıculos aun sonpropiedad de la organizacion y se despachan o almacenan en ubicaciones remotas aconsignacion.

Inventaarios de Suministros Son inventarios utilizados como apoyo a las operacionesen fabricas u oficinas y que nunca forman parte del producto final. Pueden sersuministros de oficina, productos de consumo en planta o piezas de repuesto parala reparacion de la maquinaria de la planta.

1.1. Propositos de los inventarios

Pueden identificarse cinco objetivos fundamentales de los sistemas de inventario: laindependencia de operaciones, ajustar la produccion a la variacion de la demanda, permi-tir flexibilidad en los programas de produccion, establecer un margen de seguridad paraafrontar las demoras en la entrega de materias primas y reducir los costos por las comprasde volumen. La independencia de las operaciones se busca con el objeto de que amortiguarlas variaciones del tiempo de produccion en cada unidad de produccion o celda de trabajo.Se busca compensar los tiempos de ejecucion mas largos y estabilizar la produccion pro-medio para estaciones de trabajo que cumplen la misma funcion. El manejo de la variacionde la demanda es un tema importante en el control de inventarios. Se busca (siempre quesea economicamente favorable) tener la capacidad de responder a los aumentos en la de-manda para no perder oportunidad en el mercado. Una reserva de seguridad de inventario

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logra este proposito. En la planeacion de la produccion se busca que el inventario libere alsistema de la presion de sacar un producto. Se permiten ası alargar los plazos de entregade productos terminados y se bajan los costos por el tamano de lotes mayor.

Los retrasos en el despacho de materias primas pueden resultar catastroficos e inclusodetener una lınea de produccion. Los problemas mas comunes en el despacho de materiasprimas son los despachos perdidos, despachos de materiales incorrectos o defectuosos,huelgas de trabajadores o demoras comunes por problemas en las vıas de suministro. Lareduccion de costos por las compras de volumen resulta bastante clara. Colocar un pedidotiene costos administrativos asociados que se reducen al realizar pedidos mas grandes. Dela misma forma, al colocar pedidos grandes se reducen los costos unitarios de los artıculoscomprados.

1.2. Costos de los inventarios

Evidentemente la existencia de algun tipo de inventario produce costos asociados almantenimiento, preparacion y las compras. De todos ellos, el mantenimiento del inventa-rio incurre en los costos mas altos. El mantenimiento del inventario no se refiere solo a losproductos o materiales que se guardan, se refiere tambien al espacio fısico del deposito, alos seguros por danos, robos y manejo del inventario, a la obsolencia, depreciacion, costosde oportunidad e impuestos. Todos estos costos favorecen el mantenimiento de inventariospequenos y de alta rotacion. Los costos de preparacion se asocian a los cambios en lascaracterısticas del producto o de la produccion. La reduccion de costos de preparacionse asocia a una consecuente reduccion en los tamanos de lotes de cada producto. Conse-cuentemente, la produccion de muchos lotes pequenos permite la reduccion del costo deinventario. Este es el objetivo del sistema de produccion justo a tiempo. Los costos de lasordenes y compras son costos administrativos que tambien se asocian con el rastreo delos productos de inventario. Existen otro tipo de costos que se asocia los productos quese acaban, que faltan o que ya no estan disponibles en inventarios. Cuando se agota laexistencia de un artıculo se incurre en la perdida de clientes, de utilidades o en sancionespor retraso. El retraso en este caso se asocia al tiempo que tarda en reponerse el artıculo.Las perdidas o costos asociados al agotamiento de la existencia en inventario son difıcilesde estimar y normalmente son poco mas que una conjetura.En la gestion de inventarios se busca minimizar los costos totales de inventario, producidospor la suma de los cuatro factores explicados anteriormente.

2. Tipos de demanda y los efectos sobre el inventario

La demanda se refiere al pedido o encargo de mercancıas, productos o servicios porparte de un cliente o consumidor. Es de mucha importancia entender la diferencia entrelos dos tipos de demanda, cuya contabilizacion se usa para determinar las capacidades del

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inventario. La demanda independiente se refiere a la demanda de artıculos que no guardanrelacion entre sı. La demanda dependiente se refiere a la necesidad de un artıculo, que esun resultado directo de la necesidad existente por otro artıculo de mayor nivel y del cualforma parte. La demanda dependiente se calcula de manera directa, una vez conocida lademanda por el artıculo de mayor nivel. La estimacion de la demanda independiente serealiza con tecnicas cualitativas y cuantitativas utilizadas en la gestion de la demanda.Segun la estrategia de produccion que utiliza una organizacion, existe un punto en elproceso productivo en el que la demanda pasa de ser dependiente a ser independiente. Eneste punto, llamado punto de desacople de la orden la companıa se hara responsable pordeterminar la cantidad de algun artıculo necesario y el tiempo requerido para obtenerlo.Podemos definir cuatro estrategias fundamentales de manufactura que involucran los sis-temas de inventarios: fabricar para inventario, ensamblar a la medida, fabricar a la mediday disenar a la medida. Cada una de estas estrategias implica un majejo unico de cadatipo de inventarios e implica un desplazamiento del punto de desacople de la orden cadavez mas adentro del proceso productivo.

Fabricar para inventario (Make To Stock) Las actividades se enfocan al manteni-miento de inventarios de productos terminados. Esta es la estrategia mas exigentedesde el punto de vista de la integracion de la cadena de distribucion. Los inventa-rios de productos terminados deben despacharse al cliente en tiempos prudencialespara evitar la obsolencia y depreciacion, ya que regularmente representan una mayorinversion de la organizacion.

Ensamblar para inventario (Assemble To Stock) En esta estrategia el inventarioque define el nivel de servicio de los clientes es el inventario de trabajo en proceso(partes y componentes terminados para ensamblaje). Esta estrategia de manufac-tura es comun en las ventas de equipos electronicos, computadoras personales, etc.El numero de componentes que debe almacenarse siempre es mucho menor queel numero de productos terminados que pueden ser ensamblados utilizando estoscomponentes.

Fabricar a la medida (Make To Order) Las inversiones de inventario suelen ser me-nores ya que el producto terminado se fabrica luego de la colocacion de la orden. Elnivel de servicio se define a partir del inventario de materias primas. La ingenierıadetermina los materiales que son requeridos, el proceso y los costos de fabricacion.

Diseno a la medida (Engineer To Order) El establecimiento del nivel de serviciodepende en este caso de los proveedores. El producto se define, se disena, se plani-fica su manufactura y se produce para satisfacer los requerimientos del cliente. Lainversion en inventarios es nula.

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3. Modelos de inventario para la demanda indepen-

diente

El sistema de inventarios debe ordenar y recibir los bienes, coordinar la colocacionde los pedidos, rastrear las ordenes de compra, verificar los destinos y las cantidades delpedido. El sistema de inventarios debe tambien monitorear y verificar que los proveedoreshallan recibido el pedido, que han despachado un pedido, que las fechas son las adecuadasy debe tener mecanismos para hacer nuevos pedidos y para el manejo de errores.

Existen dos tipos de modelos de inventario: los de cantidad fija de pedido y los deperiodo de tiempo fijo de pedido. El primer tipo de modelos se dice que es impulsadopor un evento, mientras que el segundo es impulsado por el tiempo. Para un modelode cantidad fija de pedido se colocan pedidos en funcion de un evento. Un evento puedeproducirse, cuando la cantidad de inventario restante llega hasta un punto predeterminado(R). La colocacion del pedido es independiente del tiempo y el sistema debe registrarcontinuamente las entradas y salidas del inventario para asegurarse que el evento denuevo pedido se alcance. Al alcanzarse el evento se coloca un pedido por Q artıculos. Eltamano del inventario promedio resulta menor, por lo que se benefician los artıculos mascostosos. Tambien aumenta la capacidad de respuesta para la reposicion de las partes dereparacion crıticas. Por otro lado, este modelo exige mayores esfuerzos de mantenimientoporque se deben registrar todas las entradas y salidas del inventario.

Para un modelo de tiempo fijo de pedido, el conteo de los recursos de inventario tienelugar solo durante un periodo de revision (T ); el inventario fijo promedio suele ser masgrande y debe prevenirse el agotamiento de las existencias durante el ciclo de revision.

3.1. Modelo de cantidad fija de pedido

Para el desarrollo de la expresion mas simple de este modelo se asumen algunas con-diciones que se listan a continuacion - La demanda del producto es constante y uniformeen el perıodo. - El plazo es constante. Se llama plazo al tiempo transcurrido desde que secoloca el pedido hasta que se recibe. - El costo de mantenimiento del inventario se basaen el inventario promedio. - Los costos de los pedidos o de preparacion son constantes. -Todas las demandas seran satisfechas, manera que no se permiten pedidos pendientes. Elmodelo de cantidad fija de pedido tiene un comportamiento de diente de sierra como el quese muestra en la figura 5. La lınea punteada corresponde al valor de R. Q es la cantidadoptima que debe ordenarse y corresponde a la cantidad economica de pedido, tambienllamada EOQ, o Qoptimo. La letra L designa el plazo del pedido. La forma matematicade representar los costos de inventario es

CT = CD +D

QS +

Q

2H

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donde CT es el costo anual total del inventario, D es la demanda anual del artıculo, C es elcosto unitario de cada artıculo, S es el costo de preparacion o de colocacion de un pedido,Q es la cantidad de pedido y H es el costo anual de mantenimiento y almacenamientode un artıculo del inventario. Se busca determinar la cantidad Qopt que minimiza el costototal de mantenimiento. El valor optimo del pedido se encuentra tomando la derivada dela funcion del costo total con respecto a Q e igualando a cero se tiene

dCT

dQ= 0− DS

Q2+

H

2

Qopt =

√2DS

H

El punto de nuevo pedido R se determina para la demanda del plazo de reabastecimiento

R = dL

donde d representa la demanda diaria por el artıculo y L corresponde al plazo de reabas-tecimiento. Ambos valores se consideran constantes y conocidos.

Ejemplo 3.1.1 (Cantidad Fija de Pedido)

3.2. Modelo de cantidad fija de pedido en un proceso de pro-duccion

Una primera modificacion al modelo consiste en ajustar la llegada de artıculos alinventario a una tasa determinada a la vez que se utilizan los artıculos en la planta oproceso. Utilizando la letra d para denotar la tasa de demanda constante de un artıculoque vaya a utilizarse en la planta y la letra p para la tasa de produccion del proceso quefabrica ese artıculo dentro de la misma planta, entonces se modifica la ecuacion anteriorpara obtenerse

CT = CD +D

QS +

Q

2

(p− d)

q

Figura 1: Modelo Basico de cantidad fija de pedido.

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siempre que la tasa de produccion sea mayor que la tasa de la demanda. El valor optimopara el pedido en este caso cambia a

Qopt =

√2DS

H

p

(p− d)

donde se observa que el numero de unidades disponibles es siempre menor que la cantidaddel pedido.

Ejemplo 3.2.1 (Cantidad Fija de Pedido para un proceso de produccion)

3.3. Inventario de Seguridad

En este modelo se asume que la demanda es constante. Esto solo se cumple en raroscasos, pues en realidad la demanda varıa de un dıa para otro. Los niveles de reserva deinventario se utilizan para tener un margen de proteccion contra el agotamiento de lasexistencias. Se llama reserva de seguridad a la cantidad de inventario que se mantiene porencima de la demanda prevista. Un enfoque para lidiar con la demanda busca establecerel numero de unidades que probablemente falten para cumplir la demanda. Se utilizaen este caso el concepto de nivel de servicio, que se refiere al numero de unidades de lademanda que pueden suministrarse de las existencias actuales. En modelo de cantidad fijade pedido, la cantidad de reserva de seguridad depende del nivel de servicio deseado. Elpunto de nuevo pedido (evento que produce un pedido) es la suma del inventario requeridopara cubrir la demanda estimada de un cierto perıodo y una reserva de seguridad definidapor el nivel de servicio al cliente.La diferencia fundamental para un modelo de cantidad fija de pedido donde la demandaes conocida y otro en que la demanda es estimada, radica en el calculo del punto de nuevopedido. Es de notar que la cantidad Q del pedido no cambia en ambos casos, solo cambiael momento en el cual se produce un pedido. Para una demanda con incertidumbre seutiliza, como se dijo anteriormente, una reserva de seguridad y la ecuacion del punto de

Figura 2: Modelo de cantidad fija de pedido durante el tiempo de produccion.

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pedido se modifica tal queR = dL + zσL

donde z es el numero de desviaciones tıpicas para un nivel de servicio especıfico y σL

es la desviacion estandar de utilizacion durante el plazo (L). El termino de la derechacorresponde a la reserva de seguridad; si el valor del termino es positivo se interpreta quelos pedidos se colocan mas pronto y cuanto mas grande sea el valor, tanto mas pronto serealiza el perıodo. Podemos primero determinar la demanda d durante el plazo en el quese espera la llegada de un pedido de reposicion de inventario. Se debe tomar en cuanta quelos plazos pueden ser de dıas o incluso meses. Entonces las demandas para estos perıodospueden determinarse utilizando la demanda de anos anteriores (para el caso de un plazoen meses) o puede utilizarse una demanda proyectada con las tecnicas de la gestion de lademanda para ese perıodo.

Puede proyectarse la desviacion tıpica de la demanda diaria con la ecuacion

σd =

√∑ni=1(di − d)2

n

donde σd es la desviacion para el plazo de un dıa. Para determinar la desviacion en unplazo de varios dıas se utiliza la premisa estadıstica de que la desviacion tıpica de unaserie de eventos independientes es la raız de la suma de sus varianzas, tal que

σL =√

σ21 + σ2

2 . . . σ2i

donde el ındice i denota el numero de dıas de la prediccion. Un problema tıpico puedeser que, para un nivel de servicio P ( %) dado, se debe determinar o estimar el numerode unidades que faltaran para cumplir la demanda estimada para cada ciclo de pedidos.Para una tabla normalizada (con desviacion estandar de 1) la ecuacion utilizada es

E(z) =(100− P )

100

Q

σL

donde E(z) es el numero previsto de unidades faltantes, la diferencia (100−P ) correspondea la fraccion de la demanda insatisfecha, Q es la cantidad economica del pedido y σL esla desviacion para el plazo determinado. Con el valor calculado para E(z) y la tabla sedetermina el numero previsto de desviaciones tıpicas z.

3.4. Modelo de perıodo de tiempo fijo de pedido

En este modelo los nuevos pedidos se colocan en el momento de la revision (T ). Lacantidad de pedido en ese momento es

q = d(T + L) + zσT+L − I

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donde q es la cantidad de pedido, d es la demnada diaria, T es el perıodo de revision,L es el perıodo de reabastecimiento e I constituye los inventarios que aun se encuentranalmacenados en el momento de la revision. El termino zσT+L corresponde al inventariode seguridad durante el ciclo de revision y el plazo de reabastecimiento.El numero previsto de unidades faltantes se modifica en este caso tal que

E(z) =dT (1− P )

σT+L

4. Modelos para la demanda dependiente

En la decada de los 70, con el uso generalizado de los computadores surgieron nue-vas herramientas para la programacion de planta, control de inventarios, proyecciones ygerencia de proyectos. Las innovaciones dirigidas a la gestion de inventarios, conocidatambien como la cruzada MRP, merece especial atencion en este punto. La planeacion derequerimientos de materiales (MRP) consiste en la creacion de programas computaciona-les que detallan el numero de partes, piezas o componentes y materiales, necesarios parala fabricacion de un artıculo. Esta informacion la utiliza para proporcionar instruccionespara el manejo de inventarios y ası lograr el desarrollen las tareas requeridas para la em-presa de manera eficiente. En la Figura 7 se muestra el eslabon que corresponde al laMRP dentro de las actividades de planificacion de operaciones para las industrias manu-factureras. La jerarquıa del proceso de planificacion de la MRP consiste, como se describea continuacion, de un conjunto de actividades que llevan desde la etapa de PlanificacionTotal (que lleva a cabo la alta gerencia) hasta la programacion y colocacion de pedidos anivel del inventario de la empresa. La planificacion total especifica los grupos de productosde la empresa. Para estos fines, se crea en el nivel inmediato inferior un programa o planmaestro de produccion, que determina cuando se desea construir cada artıculo final. Enel nivel inmediato inferior entra en accion el programa de la MRP, que calcula y planificala materia prima necesaria para un proceso de fabricacion. De este programa se obtienecomo salida la programacion de pedidos anteriormente mencionada, que es sencillamenteun cronograma de actividades de encargos y despachos de inventario. La vision generalde un sistema de planificacion de requerimientos de materiales se muestra en la figura 8.Se muestra que el programa de la MRP utiliza tres fuentes imprescindibles de informa-cion para realizar correctamente sus tareas: la demanda de un artıculo determinado, losarchivos de la lista de materiales y los archivos del registro de inventarios.

Ejemplo 4.0.1 (Actividades de planificacion de operaciones)

Ejemplo 4.0.2 (Vision general de la MRP)

La demanda. La informacion sobre la demanda es proporcionada a la MRP por elprograma maestro de produccion. Recuerdese en este punto que la demanda puede ser

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dependiente o independiente. La demanda dependiente es el requerimiento de un pro-ducto o servicio causada por la demanda de otros productos o servicios. La demandaindependiente no deriva de la necesidad de otros productos. La MRP esta basada enla demanda dependiente, es decir, las operaciones del programa cumplen la funcion deproducir aquellos artıculos que son requeridos por la necesidad o demanda independien-te y cuyo conocimiento es proporcionado por el MPS. Luego el programa maestro deproduccion trabaja con dos tipos de demanda independiente: la demanda producida porterceros sobre la necesidad o requerimiento de artıculos especıficos (clientes conocidos) yuna demanda estimada (proyecciones y aproximaciones de una demanda futura).

Figura 3: Actividades de planificacion de operaciones.

Figura 4: Vision general de la MRP.

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Archivos de Lista de Materiales. Estos archivos contienen la descripcion completa delproducto: materiales, partes y componentes y la secuencia de fabricacion. El archivo delista de materiales establece en niveles esta secuencia y cada nivel representa un pasoen la manufactura. Al organizar los niveles en forma descendente navegamos desde unproducto terminado en el nivel superior, hasta los artıculos requeridos para el ensamblajede este artıculo en los niveles siguientes. Notese el uso de la palabra ’ensamblaje’ en ladescripcion de los niveles del archivo de la lista de materiales. En la tabla 1 se muestranlos campos de aplicacion de la MRP. Cabe destacar que el campo de aplicacion de la MRPmas difundido es aquel de industrias de ensamblaje. De la tabla podemos acotar que elfuerte de la MRP no radica en companıas de poco volumen de produccion y encuentraaun mayores deficiencias en companıas dedicadas a la produccion de artıculos complejos ycostosos que requieren lapsos indefinidos de investigacion para la aplicacion de tecnologıasavanzadas.

Archivos de Registro de inventario. Estos archivos cumplen la funcion de proporcionara la MRP informacion sobre el estado del inventario y sobre los marcos de tiempo necesa-rios para la existencia de algun artıculo en el mismo. La MRP tiene acceso a estos archivosy por ello es capaz de determinar y cronometrar los pedidos y puestas en inventario detodos los artıculos necesarios para alguna etapa del proceso de produccion.

El Programa. La interaccion entre la demanda, el archivo de la lista de materiales y elarchivo de inventarios es el fundamento del programa de la MRP. El programa opera sobreel inventario en base a las cantidades de artıculos requeridos por la lista de materiales yen funcion del cronograma establecido por el plan de produccion maestro.

Los Informes. Los informes de la MRP estan orientados a exponer el manejo delinventario. Ellos prestan informacion sobre el estado presente y futuro del inventario yademas determinan la eficiencia o desempeno del proceso global, comparando actividadesplanificadas con aquellas realmente realizadas en los tiempos establecidos.

5. Control de inventarios

Se ha descrito como las diferentes polıticas y estrategias operativas pueden estar aso-ciadas a la gestion de los inventarios de una organizacion. Con los modelos basicos deinventarios que han sido analizados se dispone de herramientas para la toma de desicionesal responder el ¿Que Pedir?¿Cuando Pedir? y ¿Cuanto pedir? para el abastecimiento delas existencias de un artıculo determinado. Ahora bien, ¿como podemos estar seguros dela fiabilidad de informacion que poseemos sobre el inventario? La confiabilidad de la datasobre las existencias en inventario depende de el establecimiento de los metodos apropia-dos para el monitoreo y control del inventario.Los registros de inventarios son la fuente de informacion sobre las existencias verificadasde artıculos. Algunas caracterısticas importantes son

Sirven de apoyo para establecer el valor de una companıa

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Permiten el envıo y cotizacion de los pedidos de los clientes

Permiten la creacion de planes de produccion

Evitan los retrasos producidos por la falta de materiales o partes en el proceso deproduccion

Permiten reducir los niveles de inventarios si se lleva un control adecuado, hasta elpunto de no necesitar inventarios de seguridad.

La exactitud de los registros de inventarios depende de la recoleccion oportuna y precisa dela informacion del inventario. Esta exactitud constituye una medida clave para el controlde inventarios. Una secuancia comun consiste en

1. Contar el numero de artıculos en existencia

2. Se comparan los artıculos contados con el balace que se encuentra en el registro. Silos conteos coinciden entonces se dice que el registro es exacto. La exactitud mınimaaceptable para los sistemas de registro debe ser de alrededor del 95%

5.1. Sistema de procesamiento de transacciones de inventario

Un sistema de procesamiento de transacciones de inventario consiste de un conjuntode procedimientos para el registro de las transacciones de inventario. En estos sistemasse proveen puntos de control que son ubicaciones fısicas de transferencia de artıculos deinventario. En estos puntos de control se documenta y registra la transferencia del artıculode forma manual o automatica.Parte de la informacion que debe documentarse es el numero del artıculo, la cantidad, laubicacion y el estado de los artıculos. El registro de transacciones de forma automatica seapoya en el uso de tecnologıas informaticas. Generalmente los registros de transaccionesse documentan en una base de datos conccectada a la red interna de la organizacion.El registro fısico es realizado utilizando sistemas de identificacion por radiofrecuencia:codigos de barra, escaners y lectores de caracteres opticos o microchips programados pararesponder a una determinada senal del efecto radioelectrico.Para el registro manual de las transacciones del inventario conviene seguir algunas pautas

Crear planillas simples de llenar.

Utilizar codigos de colores: proveer planillas con colores diferentes para cada tipode transaccion.

Minimizar la cantidad de escritura que debe utilizarse.

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Crear planillas que sean facil de escanear y ordenar los campos de manera similar ala interfaz de introduccion de datos computarizada. Esto ayuda en la documentaciony archivo de las transacciones cuando se desea mantener los registros digitales.

Los registros escritos llenados por los empleados son una importante herramienta para laauditorıa de las transacciones de inventario, permitiendo detectar las fuentes de posiblesfallas de exactitud en el registro.

5.2. Algunos metodos de conteo

Aun hoy en dıa muchas organizaciones solo cuidan la realizacion de un conteo anual delas existencias de los inventarios. Este inventario fısico anual, que normalmente correspon-de con la revision en libros para la declaracion de los impuestos suele ser poco recomendadapor su caracter poco representativo durante el resto del ano. Incluso durante ese conteoanual se producen gran cantidad de errores en los registros de inventarios, principalmen-te porque los conteos son realizados por personal poco calificado o poco entrenado. Losmetodos de conteo cıclico proponen el conteo o auditorıa continua de los registros de in-ventarios.Para la realizacion de un conteo cıclico debe establecerse un perıodo de revision de lasexistencias.

Metodo ABC El metodo ABC consiste en categorizar el inventario en funcion de loscostos por volumen de las existencias. Un analisis ABC sencillo asigna a la claseA los inventarios que representan un costo de alrededor del 65 % del costo total delos inventarios pero solo un 20 % del volumen. Los artıculos de clase B son aquellosque represenatn un costo de alrededor del 25 % sobre el costo total y alrededordel 30 % del volumen. Finalmente los artıculos de clase C representan el menorcosto (10 %)pero la mayor parte del volumen del inventario total (50 %). Una vezclasificado el inventario el reconteo fısico se realiza tal que

Clase A: reconteo al menos mensualmente

Clase B: reconteo al menos trimestralmente

Clase C: reconteo al menos semestralmente

Metodo del punto de pedido El reconteo fısico se realiza al ocurrir el evento R quecorresponde al punto de nuevo pedido.

Metodo de conteo Libre El reconteo fısico se realiza una vez que llega al almacenel pedido de reabastecimiento o al retirarse el ultimo artıculo del inventario, deallı deriva que el inventario queda libre de existencias.

Metodo de conteo por zonas El reconteo se realiza por rotacion en cada zona y lasresponsabilidades sobre la exactitud del registro se asignan a los supervisores decada zona.

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Referencias

[1] R. B. Chase, N. J. Aquilano, and F. R. Jacobs. Administracion de Produccion yOperaciones. Manufactura y Servicios. McGraw–Hill Interamericana, Santa Fe deBogota, 8a. ed. edition, 2000.

[2] J. Heizer and B. Render. Direccion de la Produccion. Decisiones Tacticas. PearsonEducation, Madrid, 6a. ed. edition, 2001.

[3] H. A. Taha. Investigacion de Operaciones. Pearson Education, Mexico, 7a. ed. edition,2004.

[4] M. U. Thomas and G. R. Wilson. Maynards Industrial Engineering Handbook.McGraw–Hill, USA, 5a. ed. edition, 2004.

[5] T. E. Vollman, W. L. Berry, D. C. Whybark, and F. R. Jacobs. Planeacion y Con-trol de la Produccion. Administracion de la Cadena de Suministros. McGraw–HillInteramericana, Mexico, 5a. ed. edition, 2005.

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